COCIR-GEDRAGSCODE OVER INTERACTIES MET ZORGPROFESSIONALS VRAGEN EN ANTWOORDEN 1 ALGEMEEN 1. Waarom nemen de bedrijfsleden van COCIR deze code aan? Onze branche maakt en verkoopt producten en oplossingen die de levens van miljoenen patiënten verbeteren. In de gezondheidssector wordt veel direct of indirect gefinancierd met overheidsgeld. Het is essentieel dat onze branche, inclusief alle deelnemers in deze branche, zich aan bepaalde principes houden die invulling geven aan de hoge normen die wij onszelf stellen en die de gemeenschap van ons verwacht. De COCIR-code is opgesteld om schade aan de reputatie van onze leden en onze branche te voorkomen en om ervoor te zorgen dat het publiek vertrouwen heeft in de ethische normen van onze branche. 2. Wat is de relatie van de COCIR-code met andere branchecodes en wat als ze afwijkend zijn? Diverse branches in de gezondheidssector beschikken over gedragscodes. Er zijn gemeenschappelijke thema's, maar als u denkt dat er meer dan één code op u van toepassing is en er is een conflict hiertussen, dan dient u zich aan de striktere code te houden. 3. Hoe staat de COCIR-code in relatie tot de wet? De COCIR-code vervangt de wet niet. Als er wettelijke normen zijn, dan dienen de leden zich hieraan te houden. Er wordt van leden verwacht dat ze zowel de wet als ook de COCIR-code naleven. En de striktste norm toepassen. Als de COCIR-code wordt nageleefd, zal dit in veel landen inhouden dat ook de wet nageleefd wordt. Maar sommige landen hebben strengere wettelijke normen en leden moeten er dan voor zorgen dat ze deze wetten naleven. 1 Dit document moet samen met de COCIR-gedragscode gelezen worden. VRIJGEGEVEN VERSIE 9 februari 2012 Pagina 1 van 11
4. Waar en voor wie geldt de Code? De COCIR-code heeft betrekking op alle artsen die praktijk voeren of die fysiek aanwezig zijn in geografisch Europa (van de Atlantische Oceaan tot aan de Oeral). Als een arts dus in Duitsland praktiseert, valt hij of zij altijd onder de COCIR-code, ongeacht waar hij of zij zich in de wereld bevindt. Ook als een Amerikaanse arts een conferentie in Europa bijwoont, zal hij of zij gedurende het verblijf in Europa onder de COCIR-code vallen. Als er een conflict is tussen de COCIR-code en een andere code die op de betreffende arts van toepassing is, dan geldt de strengere code. Een Amerikaanse arts in Europa, die valt onder de MITAgedragscode, zal zich dus aan deze code moeten blijven houden. 5. Wat moet ik doen als iemand me vraagt iets te doen waardoor ik de COCIR-code schendt? Als iemand, waaronder een zorgprofessional, u vraagt de voorwaarden van de COCIR-code te schenden, laat dan de COCIR-code zien en leg uit waarom u niet aan het verzoek kunt voldoen en dat de COCIRcode door de hele branche is aangenomen. In bepaalde omstandigheden kunt u er ook voor kiezen om uw eigen jurist, compliance officer of een jurist van de zorgprofessional of andere autoriteiten in te schakelen. Dit is afhankelijk van de aard en de ernst van het ongepaste verzoek. 6. Wie is verantwoordelijk voor het toezien op de naleving van de COCIR-code? Uiteindelijk moeten alle bedrijfsleden van COCIR hieraan voldoen om in de COCIR te kunnen blijven. 7. Wat betekent Europa? Europa betekent alle landen van de EU, de EER en andere landen tussen de Atlantische Oceaan en de Oeral. 8. Wat moeten leden doen om ervoor te zorgen dat derden zich aan deze COCIR-code houden? Leden mogen onafhankelijke derden gebruiken voor de promotie, import en verkoop van hun producten en diensten, zoals agenten, distributeurs of consultants (hierna "onafhankelijke derde partijen" of "ODP's" genoemd). Als u precies weet met wie u zaken doet, kan dit helpen de leden te beschermen tegen praktijken van personen of organisaties die minder betrouwbaar kunnen zijn. Leden dienen alleen zaken te doen met en deze te geven aan ODP's die integriteit hoog in het vaandel hebben en die voldoen aan de van toepassing zijnde wetten en voorschriften. VRIJGEGEVEN VERSIE 09 februari 2012 Pagina 2 van 11
Niet weten met wie leden zaken doen, kan ernstige gevolgen hebben en kan zelfs leiden tot civiele en strafrechtelijke aansprakelijkheid van een lid. Alle ODP's moeten daarom: (i) een due-diligence-onderzoek doen naar voorgestelde ODP's met een op risico gebaseerde methode. Dat betekent dat de due-diligence-methode evenredig moet zijn aan het geïdentificeerde risico. Het doel is om vast te stellen of de voorgestelde OD's betrouwbaar zijn en geen onwettige en onethische methodes gebruiken voor het uitvoeren van hun diensten voor of namens leden. (ii) hun keuzebeleid bekendmaken aan ODP's (iii) verplichtingen in contracten met ODP's opnemen om te kunnen voldoen aan de anticorruptiewetten en de plichten van de COCIR-code; (iv) significante ODP's controleren als onderdeel van het regelmatige herzieningsproces van leden van hun relaties met ODP's en daarnaast significante ODP's onderwerpen aan (financiële) controles. 9. Wat gebeurt er als een dealer de COCIR-code schendt? De leden gaan ermee akkoord om hun verantwoordelijkheid, om zich te houden aan de in deze Code genoemde principes, over te dragen aan hun dealers en agenten. Als een lid een schending door een dealer of andere vertegenwoordiger ontdekt, moet het lid actie ondernemen tegen de betreffende ODP en ervoor zorgen dat de schending niet opnieuw plaatsvindt. 10. Is het de bedoeling dat leden exemplaren van deze COCIR-code aan zorgprofessionals geven? Ja. U wordt ten zeerste aangeraden deze COCIR-code aan zorgprofessionals te geven en om deel te nemen aan activiteiten om ze te laten begrijpen wat de ethische en wettelijke vereisten en beperkingen voor leden zijn. 11. Wat moeten leden doen om ervoor te zorgen dat deze COCIR-code intern wordt nageleefd? Leden dienen te overwegen om geschikte nalevingprogramma s op te zetten om conformiteit met de betreffende wetgeving en voorschriften en deze COCIR-code te waarborgen. Dit nalevingprogramma kan betrekking hebben op het management en op juridisch-, administratief- en compliance personeel voor de volgende activiteiten: (i) informeren (ii) opstellen van procedures ter goedkeuring van de betalingen, onkosten, subsidies, giften, donaties, compensatiefondsen of activiteiten die in de COCIR-code behandeld worden; (iii) betrachten van gepaste zorgvuldigheid met betrekking tot de activiteiten die in de COCIR-code beschreven staan; en (iv) bewaken en controleren van betalingen, onkosten, subsidies, giften, donaties, compensatiefondsen of activiteiten die in de COCIR-code behandeld worden op naleving van wetten en voorschriften. VRIJGEGEVEN VERSIE 09 februari 2012 Pagina 3 van 11
DE PRINCIPES 1. Wat is het doel van de vier principes? De COCIR-code is opgesteld op basis van principes en niet zozeer op basis van regels. Principes liggen ten grondslag aan de gehele code en zullen altijd een handige richtlijn zijn bij het nemen van beslissingen. Als er zich een situatie voordoet (waaronder een situatie waarvoor in de COCIR-code of in deze Q&A geen specifieke regel wordt gegeven), kunt u terugvallen op deze basisprincipes en op basis hiervan de juiste handelingsmethode vaststellen. Een andere vraag, die handig kan zijn om uzelf te stellen, is: "Zou ik het erg vinden als dat wat we doen op de voorpagina van de krant komt te staan?". Dit is de zogenaamde 'newspaper test'. Deze zal u vaak helpen de juiste weg te bewandelen. Als u echter twijfelt, raden we u aan contact op te nemen met uw juridische of compliance afdeling om te controleren wat de plaatselijke voorschriften in een specifiek geval voorschrijven. 2. Wat is het doel van het scheidingsprincipe? Dit fundamentele principe gaat over het scheiden van begunstiging en invloed. Het concept is ervoor te zorgen dat keuzes die zorgprofessionals bij zakelijke transactie maken, uitsluitend op legitieme gronden genomen worden. Geoorloofde beïnvloeding heeft uitsluitend betrekking op de objectieve condities van de aanbieding, namelijk prijs, kwaliteit, specificaties en service. Het scheidingsprincipe zorgt ervoor dat beslissingen van een zorgprofessional niet door andere ongepaste overwegingen beïnvloed worden. Het scheidingsprincipe bevordert eerlijke concurrentie. 3. Tot hoever reikt het transparantieprincipe? Het transparantieprincipe geldt voor alles met een bescheiden waarde, behalve relatiegeschenken of redelijke gastvrijheid in de vorm van maaltijden of andere gastvrijheid die ondergeschikt is in tijd en focus aan het legitieme doel van een bijeenkomst. Het geldt bijvoorbeeld niet voor relatiegeschenken zoals pennen, maar wel voor uitnodigingen voor conferenties, beurzen etc. Denk eraan dat de plaatselijke wetten en voorschriften die op de betreffende zorgprofessional van toepassing zijn (zoals de gedragscode of voorwaarden van het dienstverband) in acht genomen moeten worden. 4. Wie is verantwoordelijk voor het verkrijgen van goedkeuring? Het lid of de zorgprofessional? Hebben we een schriftelijke verklaring nodig van het management van een ziekenhuis? VRIJGEGEVEN VERSIE 09 februari 2012 Pagina 4 van 11
Beiden zijn verantwoordelijk. U moet minimaal een bevestiging van een dergelijke goedkeuring kunnen overleggen. U kunt de zorgprofessional of zijn/haar management vragen om een dergelijke bevestiging. Als dit echter alleen aan de zorgprofessional gevraagd wordt, dient hij/zij schriftelijk aan u te bevestigen (bijv. per e-mail) dat het management goedkeuring heeft verleend. U dient zich altijd het recht voor te behouden om zelf om een schriftelijke bevestiging van de administratie van de zorgprofessional te vragen. 5. Wat als de zorgprofessional het voordeel niet aan zijn/haar management wil vertellen? U dient dit als een teken van mogelijke schending van de COCIR-code te beschouwen. Veel zorgprofessionals hebben ook gedragscodes waaraan zij zich moeten houden. Transparantie is een universeel principe. Het is in het belang van zorgprofessionals om open te zijn over voordelen die ze van leden gekregen hebben. 6. Wat betekent marktwaarde? Marktwaarde betekent een eerlijke betaling voor gedane werkzaamheden - het normale tarief in de markt voor iemand met de relevante ervaring en kwalificaties. U moet zichzelf altijd de vraag stellen: "Zou u hetzelfde betalen voor iemand die geen klant of potentiële klant is?" 7. Waarom heb ik documentatie nodig? Aan de hand van documentatie kunt u naleving aan de COCIR-code bewijzen en daarnaast dient documentatie voor uw eigen bescherming. Het is ook een voorwaarde voor transparantie. BIJEENKOMSTEN 1. Wat is een geschikte locatie of plaats? Dit betekent een locatie die geschikt is voor de overdracht van informatie, kennis, training en vaardigheden. Deze moet ergens zijn waar mensen daadwerkelijk met elkaar kunnen praten in een geschikte omgeving. Een trainings- of onderwijsbijeenkomst dient bijvoorbeeld plaats te vinden in het eigen kantoor van het lid, een laboratorium, of een conferentieoord dat voor vergaderingen bedoeld is. Het is mogelijk om betekenisvol informatie uit te wisselen in bepaalde plaatsen met een socialer karakter, zoals een restaurant. Maar een golfclub, skiresort of club zijn niet geschikt om informatie uit te wisselen. De hoofdactiviteit is dan niet de discussie en er is geen werkelijk objectief doel. 2. Wat betekent 'redelijk' in de context van reis, verblijf en gastvrijheid? Wat 'redelijk' precies inhoudt, hangt af van de context. VRIJGEGEVEN VERSIE 09 februari 2012 Pagina 5 van 11
Ten eerste, in het geval van reizen, is de vraag of de reis nodig is of niet. Er moet een echt educatief doel zijn voor de bijeenkomst. Als een Europese arts dezelfde informatie of training krijgt op een congres in Australië als een paar weken later in Duitsland, dan is de enige aangewezen weg om hem naar het congres in Duitsland te sturen. Denk vervolgens aan de reis- en verblijfskosten. "Redelijk" wil niet altijd zeggen het goedkoopste. Over het algemeen is reizen in economy class voldoende. Als een arts bijvoorbeeld echter een professor is die aan het hoofd staat van een afdeling in een groot ziekenhuis, dan kan het redelijk zijn om hem/haar in business class te laten reizen. Hetzelfde geldt voor de keuze van accommodatie en maaltijden. Over het algemeen is een restaurant met een Michelinster niet redelijk. Bedenk wat de persoon in kwestie zelf zouden betalen. Een handige richtlijn hier is naar uw eigen bedrijfsbeleid te kijken ten aanzien van reizen voor werknemers en ook naar het beleid dat ziekenhuizen of instituten aanhouden. Gebruik deze richtlijn bij het nemen van beslissingen over wat in elk geval redelijk is. 3. Wat betekent "ondergeschikt in tijd en focus"? Dit is in feite een maatstaf voor het werkelijke doel van de bijeenkomst. Een bijeenkomst tijdens een werkdag met s avonds een diner, voldoet aan de test dat de gastvrijheid ondergeschikt is aan tijd. Als de bijeenkomst 's ochtends is en de deelnemers mogen 's middags skiën, dan voldoet dit niet aan de test. Als u een bijeenkomst van twee dagen bijwoont, of een conferentie met diverse werkgerelateerde activiteiten, dan kan een sociale gebeurtenis, zoals bijvoorbeeld een concertbezoek aan het einde van de bijeenkomst, voldoen aan de test ten aanzien van 'ondergeschikt'. U dient er ook voor te zorgen dat een dergelijke bijeenkomst "redelijk" is, zoals hierboven beschreven. Het is ongepast om een arts naar een Formule 1-race te vliegen. Het kan wel gepast zijn om na een hele dag vergaderen en werk verzetten samen naar de opera te gaan. Onthoud ook dat als een kaartje voor een bepaald evenement een uniciteitswaarde heeft, die niet terugkomt in de nominale prijs, u in alle gevallen moet vermijden de zorgprofessional te beïnvloeden als het gaat om het kopen van apparatuur als gevolg van verleende voordelen. Dit is in overeenstemming met het scheidingsprincipe. U dient ook de frequentie van eventuele gastvrijheid in overweging te nemen. Het is ongepast steeds dezelfde ontvangers op frequente basis mee te nemen naar dit soort evenementen. Met uitzondering van redelijke en incidentele maaltijden en drankjes zoals beschreven in deel 4 van de Code, is amusement op zichzelf, zonder dat er een werkbijeenkomst plaatsvindt, niet toegestaan. Denk bij twijfel aan de newspaper test. 4. Hoe zit het met gasten? Om gênante situaties te voorkomen, dienen alle uitnodigingen aan zorgprofessionals duidelijk te vermelden dat de uitnodiging niet voor andere gasten geldt en dat de genodigde zelf zal moeten betalen voor eventuele andere gasten (als bijv. de echtgeno(o)t(e) in hetzelfde hotel verblijft). VRIJGEGEVEN VERSIE 09 februari 2012 Pagina 6 van 11
Leden dienen nog verder te gaan en actief stappen te ondernemen om een zorgprofessional duidelijk te maken dat een andere gast niet welkom is, bijvoorbeeld door een persoonlijke voucher of ticketsysteem te gebruiken voor gratis evenementen. Als echter blijkt dat er ondanks deze stappen toch ongenode gasten verschijnen (zoals de echtgeno(o)te(e) van de zorgprofessional), bijvoorbeeld bij een gratis evenement, dan mogen leden betalen voor de redelijke kosten van een maaltijd of gerelateerde zaken. Het bedrag dient de werkelijke kosten te reflecteren. 5. Wat wordt bedoeld met "derden"? Met "derden" wordt een persoon of entiteit bedoeld die noch een lid, noch een zorgprofessional is. 6. Mag ik betalen voor amusementselementen van een conferentie van derden? Nee. Leden mogen activiteiten sponsoren die de uitwisseling van informatie over producten, diensten en wetenschappelijke informatie bevorderen. Het is aan de derde partij om een conferentie te organiseren en om amusement te bekostigen. 7. Is het toegestaan dat een lid 100% van de gelden betaalt voor een onderwijsprogramma dat door derden gegeven wordt, en dat die derde partij bepaalt hoe de gelden gespendeerd worden? Zolang het lid geen zeggenschap heeft over de inhoud van het programma of de manier waarop de derde partij de gelden besteedt, is dit toegestaan. 8. Is het gepast als een lid een spreker voor een onderwijsprogramma aandraagt dat gesponsord wordt door een zorgprofessional, als de zorgprofessional het lid vraagt dit te doen? Ja. GASTVRIJHEID ZONDER CONNECTIE MET BIJEENKOMSTEN 1. Wat is het doel van dit deel? Veel bijeenkomsten tussen vertegenwoordigers van leden en zorgprofessionals vinden plaats in ziekenhuizen en klinieken. In veel Europese landen is het echter normaal dat een bijeenkomst tussen de vertegenwoordiger van een lid en een zorgprofessional gevolgd wordt door een maaltijd en/of een drankje, bijvoorbeeld in een restaurant. Leden mogen voor dergelijke maaltijden en drankjes betalen. Maar leden dienen er wel voor te zorgen dat een dergelijke gastvrijheid redelijk van aard is en incidenteel. 2. Kunnen leden zorgprofessionals uitnodigingen voor theaterbezoeken of sportevenementen? VRIJGEGEVEN VERSIE 09 februari 2012 Pagina 7 van 11
Zorgprofessionals mogen uitsluitend uitgenodigd worden voor een theaterbezoek, sportevenement, opera of andere amusementsactiviteiten als deze verband houden met een bijeenkomst, en uitsluitend als het evenement ondergeschikt is in tijd en focus aan de bijeenkomst. Uitnodigingen voor uitsluitend sociale activiteiten zijn volgens de Code niet toegestaan. CONSULTANCY 1. Wat is de betekenis van "consultancy" - wat valt hier onder? De term "consultancy" is erg breed. De definitie uit het woordenboek van een consultant is een professional die advies geeft op een bepaald kennisgebied. Een consultant is niet in dienst bij zijn opdrachtgever, maar is zelfstandig ondernemer of werkt voor een consultancybedrijf, meestal met meerdere en wisselende cliënten. Een zorgprofessional die tegen betaling een dienst aan een lid levert, wordt beschouwd als een "consultant". Hieronder vallen demonstraties, wetenschappelijk advies, en dergelijke. 2. Kan een lid een consultancyregeling aangaan met een zorgprofessional als onderdeel van een verkooptransactie? Een consultancy dient nooit te worden toegekend alleen op basis van de waarde van verkopen, nu, in het verleden of in de toekomst. Als een klant echter ten tijde van een verkooptransactie om legitieme redenen om een consultancyovereenkomst vraagt, dan kan deze gelijktijdig met een verkoopovereenkomst aangegaan worden als een afzonderlijke overeenkomst, mits de consultancyrelatie transparant, openbaar en voor de redelijke marktwaarde is. Met andere woorden, als hij voldoet aan de andere vereisten van de COCIR-Code en dan met name aan deel 5. 3. Welke vorm dient "managementgoedkeuring" te hebben? De goedkeuring dient schriftelijk te zijn, maar kan per e-mail gebeuren. Zie ook de opmerkingen over het transparantieprincipe hierboven. GIFTEN 1. Wat betekent bescheiden? Bescheiden heeft de algemene betekenis - dit betekent dat een gift niet bijzonder opmerkelijk mag zijn, maar van het soort dat normaliter uitgewisseld wordt in de sociale sfeer die van toepassing is. Een doos chocolaatjes is bescheiden. Een bos bloemen om een belangrijke gebeurtenis te vieren (zoals een bruiloft of examen) kan passend zijn. Een normale fles wijn is bescheiden, een kist wijn is niet bescheiden. Iets duurs dat een hogere dan normale waarde heeft, is nooit gepast. VRIJGEGEVEN VERSIE 09 februari 2012 Pagina 8 van 11
2. Wat is een relatiegeschenk? Een door het lid aangeboden artikel, met daarop meestal het merk van het lid, bijvoorbeeld een pen, een paraplu of een pet. 3. Wat betekent "incidenteel" in deze context? Giften kunnen uitsluitend gegeven worden bij een speciale gelegenheid, bijvoorbeeld een opmerkelijke gebeurtenis waar de etiquette voorschrijft dat er een gift gegeven wordt (bijvoorbeeld bij een bruiloft of geboorte). Giften dienen niet routinematig aangeboden te worden. Het moge duidelijk zijn dat verschillende giften van elk 50 euro bij elkaar opgeteld toch buitensporig en meer dan normaal zijn. Dit kan van invloed zijn op de zorgprofessional op een manier die het scheidingsprincipe kan schenden. GIFTEN VOOR LIEFDADIGHEIDSDOELEN 1. Wat is het verschil tussen een gift en een liefdadige donatie? Een liefdadige donatie wordt gedaan aan een instituut en niet aan een persoon. Er zijn diverse tests om te bepalen wat "liefdadig" is en dit is per land verschillend. Neem contact op met uw juridische of nalevingsafdeling en volg het protocol van uw bedrijf voor het goedkeuren van dergelijke liefdadige donaties. 2. Mag een lid een liefdadige donatie geven voor een evenement van een zorgprofessional, als de opbrengsten van dit evenement gebruikt zullen worden voor algemene fondsen van de ontvangende zorgprofessional? Nee. De algemene bedrijfskosten van de zorgprofessional gelden niet als liefdadig doel. 3. Mag een lid financieel bijdragen aan een evenement of galafeest of dit sponsoren als dit gegeven wordt door een liefdadige instelling die verbonden is aan een zorgprofessional, en als de opbrengsten van het evenement of feest gebruikt worden voor liefdadige doeleinden? Ja, mits de donatie duidelijk gescheiden is van verkopen, dat wil zeggen dat (a) deze niet resulteert in de aankoop van producten of diensten van het lid (bijv. leden dienen geen gala te sponsoren dat bedoeld is om medische apparatuur voor de zorgprofessional te kopen of om een faciliteit te bouwen voor medische apparatuur voor de zorgprofessional); en (b) dat er geen geld wordt gegeven om een zorgprofessional over te halen om producten of diensten van het lid te kopen, leasen, aanbevelen of gebruiken. 4. Mag een lid een liefdadige donatie doen aan een liefdadige instelling als die instelling ook een zorgprofessional is? Ja, mits de donatie duidelijk gescheiden is van verkopen, dat wil zeggen, dat (a) deze niet resulteert in de aankoop van producten of diensten van het lid; en (b) dat er geen geld wordt gegeven om een zorgprofessional over te halen om producten of diensten van het lid te kopen, leasen, aanbevelen of gebruiken. 5. Hoe kan een lid bepalen of de opbrengsten voor een liefdadig doel worden gebruikt? VRIJGEGEVEN VERSIE 09 februari 2012 Pagina 9 van 11
Het lid dient gepaste voorzichtigheid te betrachten bij de voorgestelde liefdadige instelling om te bepalen of de gelden voor een bonafide liefdadig doel gebruikt zullen worden, in tegenstelling tot gebruik voor de algemene bedrijfsonkosten van de zorgprofessional, zoals salarissen, kapitaalverbeteringen en aanschaf van apparatuur. 6. Mag een lid een gesubsidieerde zetel bij een zorgprofessional financieren als deze ook een onderwijsinstituut is? Vraag dit na bij de juridische of nalevingsafdeling van uw bedrijf. ONDERZOEK 1. Wat is de betekenis van legitiem wetenschappelijk werk? Werk waar het lid of de bredere gemeenschap profiteert van de output. U dient werkelijk geïnteresseerd te zijn in de output van het onderzoek als zodanig (d.w.z. de wetenschappelijke inhoud). 2. Wat is het doel van deze regel? De regel verhoogt transparantie van betalingen ter financiering van onderzoek. Een duidelijke scheiding tussen onderzoeksgelden en aankopen onderstreept het werkelijke wetenschappelijke belang, de neutraliteit en uiteindelijk de kwaliteit van het gedane onderzoek. 3. Moet de betaling voor onderzoek voor een specifiek project zijn? Ja. Subsidies voor onbeperkt onderzoek en ontwikkeling, die naar goeddunken van de zorgprofessional gebruikt kunnen worden, zijn niet toegestaan. In dergelijke gevallen zijn er geen goed gedefinieerde doelstellingen of af te leveren producten en geen verwachtingen van de kant van het lid ten aanzien van leren of andere voordelen met betrekking tot productverbetering. Om toegestaan te kunnen worden, moet een overeenkomst betrekking hebben op specifieke doelen, mijlpalen en af te leveren producten, die samen door het lid en de zorgprofessional gedefinieerd worden. Geld wordt betaald voor werk dat is uitgevoerd. 4. Waarom verbiedt de COCIR-code onderzoeksgelden die in verband staan met of bijdragen aan verkopen van producten of diensten van leden aan de zorgprofessional? Onderzoeksgelden mogen niet gebruikt worden om de besluitvorming van een zorgprofessional te beïnvloeden met betrekking tot het kopen van apparatuur van een lid, ongeacht of de onderzoeksgelden en de verkooptransacties gelijktijdig plaatsvinden. 5. Worden overeenkomsten voor klinische onderzoeken beschouwd als onderzoeksovereenkomsten? Ja. Overeenkomsten voor klinische onderzoek zijn toegestaan en noodzakelijk om nieuwe producten op de markt te brengen die in ware omstandigheden getest zijn en die zodoende de betrouwbaarheid van het product en veiligheid van patiënten vergroten. Hoewel overeenkomsten voor klinisch onderzoek onder specifieke regelgevende codes en procedures vallen, zijn ze onderhevig aan hetzelfde inherente VRIJGEGEVEN VERSIE 09 februari 2012 Pagina 10 van 11
risico van het ongepast beïnvloeden van de besluitvorming van een zorgprofessional met betrekking tot aankoop van producten of diensten van een lid. Daarom moeten zij de COCIR-gedragscode respecteren naast de specifieke regelgevende codes en procedures. 6. Hoe kunnen leden zorgen voor scheiding van verkopen? Leden dienen organisatorische maatregelen te nemen om te waarborgen dat besluiten omtrent onderzoeksgelden door andere en onafhankelijke afdelingen en/of personen genomen worden dan door degenen die commerciële beslissingen over verkopen nemen. Verkooppersoneel van leden kan input geven over de geschiktheid van de voorgestelde onderzoeksgelden maar verkooppersoneel mag geen ongepaste invloed op het besluit uitoefenen. LEENAPPARATUUR 1. Wat is een redelijke leentermijn? Over het algemeen is dit korter dan één jaar. 2. Is het lenen van apparatuur ter vervanging van defecte apparatuur of leveringsproblemen toegestaan? Ja. Dit valt onder het respectievelijke verkoop- of servicecontract tussen het lid en de zorgprofessional maar is toegestaan als een tijdelijke maatregel. COMMISSIE VOOR DE COCIR-GEDRAGSCODE 1. Wat is de taak van de leden, COCIR zelf en de commissie voor de Gedragscode? COCIR heeft als taak belanghebbende partijen een middel te geven om ervoor te zorgen dat klachten over naleving van deze code direct doorverwezen worden naar onafhankelijke senior personeelsleden in juridische- of compliance functies, zodat de klachten op correcte wijze behandeld kunnen worden. Het is de taak van de juridische of complianceafdelingen van de leden om dergelijke klachten te behandelen en op te lossen in overeenstemming met de nalevingsprocessen en -procedures van het bedrijf van het lid. Dit omvat een onderzoek en geschikte respons, waaronder disciplinaire maatregelen tot aan beëindiging van het dienstverband, waar van toepassing. Elk lid is er verantwoordelijk voor dat er een totaaloverzicht (bijv. genummerd) gegeven wordt aan de commissie van de COCIR-gedragscode waarin duidelijk wordt hoe de naar hen verwezen zaken zijn opgelost. Daarin staat bijvoorbeeld hoeveel klachten er zijn geverifieerd, welke vorm de respons had, bij hoeveel zaken disciplinaire maatregelen genomen werden en welke stappen het lid heeft gezet om herhaling te voorkomen. Het is de taak van de commissie van de COCIR-gedragscode om de algemene trends te bewaken met betrekking tot het aantal en soorten gemelde klachten. De commissie zal feedback geven aan COCIR over de algehele adequaatheid van de collectieve naleving van de code door het lid. De commissie zal feedback geven aan elk lid over de adequaatheid van het lid omtrent de naleving met de code. VRIJGEGEVEN VERSIE 09 februari 2012 Pagina 11 van 11
VRIJGEGEVEN VERSIE 09 februari 2012 Pagina 12 van 11