Fondsenwerving Vrijwilligerswerk of stage in Afrika Je wilt graag vrijwilligerswerk of een stage doen in Afrika. Hier komen kosten bij kijken voor transport, huisvesting, maaltijden, begeleiding en voorbereiding. Wij begrijpen dat dit een behoorlijk bedrag kan zijn om zelf op te brengen. Geen paniek, allereerst vinden wij het heel leuk dat je vrijwilligerswerk of een stage wilt gaan doen. Gelukkig zijn er legio mogelijkheden om het bedrag dat nodig is voor jouw reis bij elkaar te krijgen of donaties te verzamelen voor een wens van het project waar jij naar toe gaat. We willen je graag helpen. En je zult verbaasd zijn hoe gul sommige mensen zijn en hoe leuk fondsenwerven is! De projecten in Afrika waar je vrijwilligerswerk gaat doen zijn volledig afhankelijk van giften en kunnen de kosten voor jouw reis en verblijf niet betalen. Deze kosten zijn daarom voor rekening van de vrijwilliger zelf. Jouw gehele verblijf als vrijwilliger wordt door ons zorgvuldig georganiseerd en begeleid. Wij werken met eigen medewerkers op alle bestemmingen. Hierdoor kunnen wij kwaliteit en integriteit maximaal waarborgen. Onze grootste prioriteit is veiligheid en welzijn van onze vrijwilligers. Daarom besteden we hier ook veel tijd en aandacht aan. Fondsenwerving: een goede manier om je kosten te dekken Of je nou vrijwilligerswerk gaat doen of stage gaat lopen: jouw komst heeft altijd voordeel voor de projecten in Afrika waar je aan de slag gaat. Men profiteert immers van jouw inzet, kennis, vaardigheden en hulp. Ook als je stage loopt en daarbij begeleid wordt. 1
In praktijk blijkt dat veel mensen uit je omgeving graag iets willen bijdragen aan jouw initiatief in de vorm van een donatie. Je kunt twee dingen doen: 1. Je werft fondsen voor je project en betaalt je deelnamekosten zelf. In dat geval ontvangt je project al het geld dat je inzamelt. 2. Je werft fondsen om in eerste instantie je deelnamekosten mee te dekken. Jouw inzet helpt immers het project ook en donaties maken het voor jou mogelijk om dit te doen. Let op: Er is een verschil in werkwijze tussen optie 1 en 2. Kies je voor optie 1 dan kun je gebruik maken van onze community op Pifworld. Kijk op onze website op deze pagina: http:///stichting/project-sponsoring Je kunt het project van je keuze selecteren en een eigen fondsenwervingspagina aanmaken. Dan kun je direct van start en komen alle donaties direct binnen bij onze stichting. Deze donaties komen in aanmerking voor belastingvoordeel. Kies je voor optie 2 dan maken mensen hun donatie aan jou persoonlijk over en niet aan de stichting. Jij gebruikt dit geld om de faktuur te betalen die je van ons ontvangt voor je deelnamekosten. Deze donaties komen niet in aanmerking voor belastingvoordeel. Toolkit Fondsenwerving Fondsenwerving is leuk en inspirerend als je de slag te pakken hebt. We helpen je graag op weg met deze handige toolkit vol tips en ideeën. Je zou ook kunnen denken aan het nemen van een (extra) bijbaantje of kijken of je tijdelijk extra uren kunt werken. Dat tikt ook al lekker aan. 2
Plan van aanpak sponsorwerving Het binnenhalen van je doelbedrag kan een behoorlijke klus lijken maar is zeker haalbaar als je het goed organiseert. Het beste kun je een planning maken van de acties die je wilt ondernemen en wanneer en van wie je welke bedragen hoopt binnen te halen. Bijvoorbeeld als je 2000,= wilt ophalen: Maand%1%% Maand%2%% Maand%3%% maand%4%% maand%5%% %% %% %% %% %% 500% 400% 300% 400% 400% Zelf%bijdragen% Familie/%vrienden/%kennissen% Bedrijven%% Akties%% %% %% %% %% 800% 400% 200% 600% 3
Succesfactoren Je grootste succesfactor is je eigen enthousiasme en gedrevenheid. Sponsoring werkt heel effectief in je persoonlijke netwerk. Deze mensen kennen jou en jouw enthousiasme heeft op hen waarschijnlijk een aanstekelijke werking. Zorg dat je goed ingelezen bent over wat je gaat doen en het doel waar de donatie naartoe gaat. Daardoor kan je eventuele vragen makkelijker beantwoorden. Maak je doel concreet en zorg dat de sponsor weet wat er met het geld dat gegeven wordt gedaan wordt. Wees open over welk bedrag je nodig hebt en naar welk rekeningnummer het bedrag overgemaakt kan worden. Houd je sponsors betrokken bij wat je doet. Zorg dat zij je kunnen volgen via een weblog of sociale media en schrijf regelmatig een (korte) update. Je kunt hiervoor een weblog aanmaken op Reismee. Via onze website http:///vrijwilligerswerk/ervaringen-vanvrijwilligers kun je direct een Doingoood reisblog aanmaken. Bedank iedere sponsor persoonlijk. Elke sponsoring telt mee, hoe klein de donatie ook. Zie sponsorwerving bij bedrijven als een zakelijke transactie en niet als bedelen om geld. Jij gaat daadwerkelijk een prestatie leveren. 4
Je netwerk Sponsoren werven gaat het makkelijkste in je eigen netwerk. Het handigste is als je je netwerk eerst in kaart brengt. Begin bij de mensen die het dichtste bij jou staan en werk verder naar buiten. Je netwerk is groter dan je denkt. Wil je ook bedrijven benaderen, doe dit dan bij voorkeur bij bedrijven die je al kent. Vergeet bijvoorbeeld niet je (vorige) werkgever(s), je stamkroeg of favoriete restaurant, de winkel waar je vaste klant bent of bedrijven waar vrienden en kennissen werken die je willen helpen. Onderschat de kracht van kleine donaties niet. Alle beetjes helpen! Bedrijven Kennissen Kerk Familie & vrienden Sport club Personeelsvereniging Persoonlijke benadering is het beste. Een live gesprek werkt beter dan een telefoontje. Een telefoontje werkt beter dan een e-mail. Een e-mail werkt beter dan een oproep via Facebook of Twitter (tenzij je een heel trouw netwerk hierop hebt). Zorg bij voorkeur dat je je potentiële sponsoren zelf benadert op een persoonlijke manier. Een mix van verschillende communicatiemiddelen is het beste. Vermijd het gebruik van standaard berichten aan een grote groep, probeer zoveel mogelijk aan iedereen (delen van) je bericht persoonlijk te maken. 5
Een belangrijke tip: maak een planning wie je wanneer benadert. Ga niet op dag 1 van je fondsenwerving alle kanalen tegelijk inzetten! Waarom niet? Dat leggen we je graag uit. Een behoorlijk deel van jouw doelbedrag zal afkomstig zijn van de mensen die het dichtste bij jou staan. Oftewel, van deze groep mag je verwachten dat zij jou gaan sponsoren. Dit kun je gebruiken voor je benadering naar je netwerk dat iets verder bij je vandaan staat omdat je bij hen kan aangeven welk percentage van je doelbedrag je al behaald hebt. Voorbeeld: stel dat je 2000 euro wilt inzamelen. Van je persoonlijke netwerk heb je al 950 euro gedoneerd gekregen. Dan kun je in je netwerk uit kring 2 (zie voorgaand plaatje) aangeven dat je al bijna op de helft van je doelbedrag bent. Dat straalt vertrouwen uit omdat je kunt aantonen dat er al andere mensen zijn geweest die het vertrouwen in jou hebben en jou een donatie gunnen. We zetten voor jou de stappen op een rij 1. Maak een duidelijke brief of flyer (zie voorbeeld verderop in deze brochure) waarin je vermeldt: - wat je gaat doen - bij welk project - in welk land - wat je reisdata zijn - doelstelling van het project en wat jij hoopt te gaan bijdragen - bedrag dat je wilt inzamelen Geef aan dat het project afhankelijk is van giften en dat jij daarom je reis en verblijf zelf zal betalen. Vermeld dat als men jou wil sponsoren dat zij het mede mogelijk maken dat het project van jouw inzet, kennis, ervaring en hulp kan profiteren. Maak het geheel zo duidelijk en overzichtelijk mogelijk. Bedenk dat mensen in 1 minuut alle info moeten kunnen lezen, de rest vertel je hen zelf als ze dit verder willen weten 6
2. Een leuke manier van fondsenwerven is ook als je dit verbindt aan een tegenprestatie (zie kopje sponsorakties verderop in deze brochure voor inspiratie hiervoor). Bedenk of je je akties wilt ondersteunen met een of verschillende tegenprestaties. Breng in kaart wat jouw tegenprestaties kunnen zijn en noem ze op in jouw brief/ flyer. Foto s zeggen meer dan 1000 woorden! Voeg die dus zeker toe aan je brief of flyer! Je kunt ze bij ons opvragen, van onze facebookpagina afhalen (www.facebook.com/doingoood) of van onze Pinterest pagina afhalen (www.pinterest.com/doingoood) 3. Benader je met je brief of flyer je persoonlijke netwerk, de mensen die dichtbij je staan. Dit zijn je (groot)ouders, familieleden, directe collega s en goede vrienden. Vraag aan ieder van hen ook of ze jouw verhaal met hun netwerk (bijv. collega s) willen delen. Je zult zien dat je uit dit netwerk al een groot deel van je doelstellingen kunt behalen. 4. Benader met je brief of flyer je kennissenkring. Dit zijn bijvoorbeeld vrienden van je persoonlijke netwerk, studiegenoten, collega s van andere afdelingen, de buren, mensen uit de kerk of van je sportclub. Start hiermee nadat je bijvoorbeeld 30% van je doelbedrag hebt gerealiseerd. 5. Benader met je brief of flyer je netwerk van verenigingen, bedrijven, winkels, de kerk, de sportclub. Het gaat hier om sponsoring door de organisatie zelf, niet door de mensen die je daar kent. Mag je bijvoorbeeld een presentatie en collecte in de kerk houden (of na de dienst iets verkopen), wil een bedrijf jouw sponsoren met geld of artikelen die je met een bingo of veiling kunt verloten/ verkopen. Willen scholen misschien meehelpen met een sponsorloop of een inzameling? 6. Organiseer een sponsor aktie (als je dat wilt en als het nog nodig is om je doelbedrag te behalen). 7. Plaats een persbericht in de lokale krant waarin je aangeeft wat je gaat doen en op welke manieren je de fondsenwerving aanpakt. Voorbeelden van persberichten vind je verderop in deze brochure. 7
Sponsoracties Het opzetten van een sponsoractie kan je in een keer een groot bedrag aan sponsorgeld opleveren. Enkele suggesties voor sponsoracties: Sponsorloop op sportclub, school of vereniging. Op onze website kun je hiervoor materiaal downloaden. Een leuk alternatief voor een sponsorloop zijn de boekjes van Steun waarbij sponsorbedragen gekrast worden in ruil voor kortingscouponnen. Organiseer een loterij of veiling. Dit zou je ook online kunnen doen. Houd een voetbal- of andere sportcompetitie. Bijv. een 5 tegen 5 competitie en vraag per poule 50,= inleg. Dit legt goed de aandacht naar bijv. een voetbal project waar je heen gaat. Schrijf je in voor een hardloopwedstrijd en zorg dat mensen je sponsoren hiervoor. Geef een benefietdiner, BBQ, feest of borrel. Dit kun je in samenwerking met een restaurant doen of je kunt zelf voor je gasten koken. Ook leuk om te combineren met een loterij op de avond zelf. 8
Zet een spaarpot neer op je eigen verjaardag, de verjaardag van je ouders, broer/zus en vrienden. De verjaardagsgasten geven dan een donatie in plaats van een verjaardagskado. Ben je muzikaal of artistiek (of zijn je vrienden dat)? Geef een benefietconcert of een optreden. Ken je iemand die zijn baard of snor eraf of hoofd kaal wil scheren voor het goed doel? Bepaal een bedrag vooraf met het slachtoffer en zoek donateurs hiervoor. Vergeet niet foto s te maken! Ben je creatief (of zijn je vrienden dat)? Misschien kan je iets maken dat je kunt verkopen. Schilderijen, mooie (portret) foto s, heerlijke cupcakes of sieraden. Bied een tegenprestatie aan in ruil voor sponsoring: kook een diner bij iemand thuis, bak een taart of pannenkoeken, was de ramen, houd een autowasdag, doe aan honden uitlaat service, pas op de kinderen of bedenk iets anders origineels om te doen. De Ice Bucket Challenge was (of je hem nou goed vond of niet) een goed voorbeeld van een originele aktie die veel aandacht gekregen heeft. Ook leuk: zelf tegenprestaties bedenken en aanbieden om tijdens je reis te doen. Bijvoorbeeld: als jij xx euro sponsort, eet ik in Oeganda een gefrituurde sprinkhaan op en stuur ik jou daarvan een foto/filmpje. Of: als jij xx euro doneert maak ik voor jou een foto van (dier, beroep, natuur, mijzelf met of terwijl ik.). Of: als jij xx euro doneert ga ik voor 100 kinderen pannenkoeken bakken in Tanzania. Wees origineel en creatief! Of: als jij xx euro doneert neem ik voor jou een (typisch Afrikaans souvenir, sleutelhanger, lokaal flesje bier, biljet van het lokale geld, (voetbal)t-shirt van het land) mee terug naar huis. Feestdagen acties: Koninginnedag, Moeder/Vaderdag, Pasen, Sinterklaas en Kerstmis. Er zijn ook websites waar je producten voor thema acties kunt inkopen, zoals Baltus Fundraising en PROM ES. Zoek je sponsors voor je eigen reis- en verblijfkosten? Kijk eens bij crowdfunding zoals: http://www.gofundme.com/ 9
Promotiemateriaal Wij hebben ten behoeve van de sponsorwerving een aantal promotiematerialen beschikbaar. Een sponsorbrief die je aan je netwerk kunt sturen of laten lezen Een persbericht dat je aan lokale of regionale media kunt sturen. Op sommige websites zoals www.dichtbij.nl kun je zelfs je eigen persberichten online zetten. Brochure over Doingoood en de samenwerking met projectpartners in Afrika Brochure van Doingoood foundation over donaties en doelgroepen die wij daarmee helpen (alleen van toepassing bij optie 1) Op de volgende pagina s staan voorbeelden die je kunt kopiëren en aanpassen voor eigen gebruik. Alle rode delen dien je in elk geval aan te passen met je eigen gegevens. 10
Voorbeeld tekst infobrief netwerk Uiteraard kun je alles helemaal aanpassen en is dit slechts een voorbeeld van hoe het zou kunnen. Belangrijk is dat je iets doet waar je achter staat en dat bij je past. Naar Afrika voor het goede doel (Plaats, datum) Beste (geadresseerde), Op (datum) vertrek ik naar (land) om als vrijwilliger mee te werken bij (naam project). Dit project heeft als doel (invullen, zie ook onze website voor de projectomschrijvingen, houd het kort en kernachtig). Ik ga meehelpen bij dit project door (invullen welke werkzaamheden je gaat doen of welke vaardigheden je hebt om over te brengen aan het project). Het project waar ik vrijwilligerswerk ga doen is volledig afhankelijk van donaties en giften. Daarom zijn alle kosten voor de reis en het verblijf voor mijn eigen rekening. Om mijn hulp aan dit project mogelijk te maken wil ik vragen of jij/u mij wilt helpen met een donatie. Ik zamel geld in om mijn reis en verblijf in (land) mee te kunnen betalen. In totaal wil ik (bedrag) inzamelen. Er zijn twee opties om mij te ondersteunen: 1. Je/U doneert het bedrag aan mij en ik ben u eeuwig dankbaar 2. Je/U doneert een bedrag en ik lever daarvoor een tegenprestatie Tegenprestaties (opsomming van je tegenprestaties en je eventuele voorwaarden daarbij bijvoorbeeld dat je ze alleen doet als het niet gevaarlijk of ongezond is-) Volg mij Op het blog (domein.reismee.nl, kan een ander reisblog zijn) houd ik mijn belevenissen bij tijdens de sponsorwerving en ook straks tijdens mijn reis. Leuk als je/u mij volgt! Op de website kun je/u je/uw e-mailadres invullen om op de mailinglijst geplaatst te worden. Elke keer als ik iets op de website zet krijg je/u hiervan een bericht. Alvast hartelijk bedankt voor je/uw donatie! 11
Voorbeeld tekst flyer netwerk Uiteraard kun je alles helemaal aanpassen en is dit slechts een voorbeeld van hoe het zou kunnen. Belangrijk is dat je iets doet waar je achter staat en dat bij je past. (Naam) gaat naar Afrika voor het goede doel Wanneer: (data) Waarheen: (land) Wat doen: vrijwilligerswerk bij (naam project) Waarom: (wat je gaat doen en waarom) Wat kost het: (doelbedrag) Waar gaat dat geld naartoe: Mijn reis- en verblijfskosten. Deze zijn voor eigen rekening omdat het project waar ik vrijwilligerswerk ga doen volledig afhankelijk is van donaties en giften Wat kan jij doen: Mij sponsoren om mijn hulp aan dit project mogelijk te maken! De opties: 1. Je/U doneert het bedrag aan mij en ik ben u eeuwig dankbaar 2. Je/U doneert een bedrag en ik lever daarvoor een tegenprestatie Tegenprestaties (opsomming van je tegenprestaties en je eventuele voorwaarden daarbij bijvoorbeeld dat je ze alleen doet als het niet gevaarlijk of ongezond is-) Volg mij Op het blog (domein.reismee.nl, kan een ander reisblog zijn) Dank u wel! 12
Onderstaand een voorbeeld voor een persbericht over vrijwilligerswerk. Doe er een sprekende foto bij, van jezelf of van het project waar je naartoe gaat. Naar Afrika voor het goede doel Op (datum) vertrekt (jouw volledige voor en achternaam) naar (land) om als vrijwilliger mee te werken bij (naam project). Dit project heeft als doel (invullen, zie ook onze website voor de projectomschrijvingen, houd het kort en kernachtig). (Jouw voornaam) gaat meehelpen bij dit project door (invullen welke werkzaamheden je gaat doen of welke vaardigheden je hebt om over te brengen aan het project). ( korte uitspraak van jezelf in 1 of 2 zinnen- over je motivatie om te gaan ), zegt (jouw voornaam) over het vrijwilligerswerk in Afrika. Een dergelijk avontuur vergt natuurlijk ook een goede voorbereiding. ( korte uitspraak van jezelf in 1 of 2 zinnen- over hoe je de voorbereiding gaat aanpakken ). Het project waar (jouw voornaam) vrijwilligerswerk gaat doen is volledig afhankelijk van donaties en giften. Daarom zijn alle kosten voor de reis en het verblijf voor eigen kosten van vrijwilligers. (jouw voornaam) is druk bezig met de sponsorwerving voor de reis. Hierbij benadert (hij/zij) zowel bedrijven als particulieren. Op dit moment heeft (jouw voornaam) al (bedrag) bij elkaar en de resterende (bedrag) wil hij/zij nog werven door (noem een ludieke aktie, een aanbieding, iets dat je organiseert, hoe mensen jou kunnen sponsoren en waarnaar ze hun donatie kunnen overmaken. ) ( korte uitspraak van jezelf in 1 of 2 zinnen- over of: je aktie, het verschil dat je denkt te gaan maken, hoe je je voelt over je vrijwilligerswerk/ de sponsoraktie ) Heeft u vragen aan (jouw volledige voor en achternaam) over zijn/haar vrijwilligerswerk bij (naam project) in (land) of wilt u hem/haar sponsoren, dan kunt u contact opnemen via (jouw e-maildres en/of telefoonnummer) Noot voor de redactie: (dit zet je er alleen bij als je het persbericht NIET zelf plaatst maar e-mailt aan een redactie) Voor meer informatie of een interview kunt u contact opnemen met: Je naam Adres en woonplaats Telefoonnummer E-mail adres 13
Onderstaand een voorbeeld voor een persbericht over vrijwilligerswerk. Doe er een sprekende foto bij, van jezelf of van het project waar je naartoe gaat. Stage lopen in Afrika Op (datum) vertrekt (jouw volledige voor en achternaam) naar (land) om als stagiaire aan de slag te gaan bij (naam project). Dit project heeft als doel (invullen, zie ook onze website voor de projectomschrijvingen, houd het kort en kernachtig). (Jouw voornaam) gaat bijdragen aan dit project door (invullen welke werkzaamheden je gaat doen of welke vaardigheden je hebt om over te brengen aan het project). ( korte uitspraak van jezelf in 1 of 2 zinnen- over je motivatie om te gaan ), zegt (jouw voornaam) over deze stage in Afrika. Een dergelijk avontuur vergt natuurlijk ook een goede voorbereiding. ( korte uitspraak van jezelf in 1 of 2 zinnen- over hoe je de voorbereiding gaat aanpakken ). Het project waar (jouw voornaam) stage gaat lopen afhankelijk van donaties en giften. Daarom zijn alle kosten voor de reis en het verblijf voor eigen kosten van stagiaires. Het project zal echter ook flink profiteren van de komst van (jouw voornaam) doordat hij/zij zal meewerken in (het ziekenhuis/ de school/de opvang) en tegelijkertijd niet alleen vakkennis opdoet maar ook actuele vakkennis kan overdragen. (Jouw voornaam) is druk bezig met de sponsorwerving voor de reis. Hierbij benadert (hij/zij) zowel bedrijven als particulieren. Op dit moment heeft (jouw voornaam) al (bedrag) bij elkaar en de resterende (bedrag) wil hij/zij nog werven door (noem een ludieke aktie, een aanbieding, iets dat je organiseert, hoe mensen jou kunnen sponsoren) ( korte uitspraak van jezelf in 1 of 2 zinnen- over of: je aktie, het verschil dat je denkt te gaan maken, hoe je je voelt over je stage/ de sponsoraktie ) Heeft u vragen aan (jouw volledige voor en achternaam) over zijn/haar stage bij (naam project) in (land) of wilt u hem/haar sponsoren, dan kunt u contact opnemen via (jouw e-maildres en/of telefoonnummer) Noot voor de redactie: (dit zet je er alleen bij als je het persbericht NIET zelf plaatst maar e-mailt aan een redactie) Voor meer informatie of een interview kunt u contact opnemen met: Je naam Adres en woonplaats Telefoonnummer E-mail adres 14
Wij hopen dat we je op goede ideeën hebben gebracht en hebben laten zien dat fondsenwerven echt leuk kan zijn en loont. Natuurlijk zal je ook soms reacties krijgen die tegenvallen maar dan: kop op! Belangrijk is dus: Begin met een plan Blijf realistisch Heb vertrouwen Ben enthousiast Wees creatief Ben zelfverzekerd Blijf professioneel Denk out of the box Gebruik Social Media Bedank iedereen die gedoneerd heeft Heel veel succes! Heb je vragen? Neem dan gerust contact op met Anneke Vermeulen van Doingoood foundation 06 44 31 86 77 15