Doelmatig inkopen méér dan de som der delen! 22 november 2011 Vereniging van Administratief Personeel bij het onderwijs Aristo, Utrecht

Agenda Inleiding Doelmatig inkopen Afsluiting Definities Mogelijkheden Compliance VAP, Doelmatig inkopen 2 DUO 2011

Kennismaking Dienst Uitvoering Onderwijs en PIANOo Samenwerking project: Utrecht, 22 november 2011 Lokatie: Aristo te Utrecht Inkoopprofessionalisering Onderwijsinstellingen Herman J. Bunt Adviseur Inkoop Sander Beek Accountmanager/Projectleider VAP, Doelmatig inkopen 3 DUO 2011

DUO, project Inkoopprofessionalisering Onderwijsinstellingen Doel Het project levert een bijdrage aan de professionalisering van de inkoop van producten en diensten door scholen waardoor onderwijsgelden effectiever worden ingezet Via 1. Creëren van bewustwording 2. Kennis opsporen en verspreiden 3. Samenwerking bevorderen Door Voorlichting en Informatie Advies Training VAP, Doelmatig inkopen 4 DUO 2011

Uw verwachtingen? Doelmatig inkopen VAP, Doelmatig inkopen 5 DUO 2011

Definities Inkoop is alles waar een externe factuur tegenover staat! Vrij naar oorspronkelijke bron: Jan Telgen Inkoopfunctie is iedereen die een rol of taak heeft te vervullen als het over inkoop gaat! Inkoopprofessionalisering 6 Herman J. Bunt, 2011

Doelmatig inkopen Stellingen Samen inkopen levert géén positieve bijdrage aan de verbetering van de bedrijfsvoering binnen onze school! Willen wij voordeel halen uit inkopen, dan moet het College van Bestuur zich er persoonlijk mee bemoeien! Grootste opbrengst bij inkopen ligt in het boeken van schaalvoordelen, massa = kassa! VAP, Doelmatig inkopen 7 DUO 2011

Invloed op het inkoopproces hoog mate waarin specificaties vastliggen (kosten)besparingsmogelijkheden laag tactisch inkoopproces operationeel inkoopproces klant nazorg specificeren contracteren selecteren bestellen bewaken leverancier aanbestedingsproces Vrij naar oorspronkelijke bron: Arjan van Weele (1992) Inkoopprofessionalisering 8 Herman J. Bunt, 2011

Inkoopdriehoek Compliance Beïnvloeden van overige kosten Optimalisatie totale supply chain kosten Beperking Total Cost of Ownership Reductie / eliminatie transactiekosten Vrij naar: Martin Putters, Capgemini Consulting 2011 Inkoopprofessionalisering 9 Herman J. Bunt 2011

Beïnvloeden vraag Compliance Beïnvloeden van overige kosten Optimalisatie totale supply chain kosten Beperking Total Cost of Ownership Reductie / eliminatie transactiekosten Inkoopprofessionalisering 10 Herman J. Bunt 2011

Beïnvloeden van de vraag Eliminatie van de behoefte hebben we dit wel nodig? Consolidatie van de vraag harmonisering/standaardisatie van specificatie! samenvoegen afzonderlijke volumes! Verbetering van de specificatie goed is goed genoeg! kan het ook anders? VAP, Doelmatig inkopen 11 DUO 2011

Het begint met de spendanalyse... Wie geeft Hoe vaak Waaraan Hoeveel geld uit op Welk moment en Waar gaat dat geld heen? bedrag rek.nr naam kostenplaats kostensoort nr overig 732 12345 Putten, van BV Unit 21 schoonmaak 1 Datum, behandeld door,. ontdubbelen Indelen in afdelingen toewijzen aan inkooppakketten controleren op juistheid en volledigheid Vrij naar oorspronkelijke bron: Jan Telgen et al Dat staat allemaal in het crediteurenboek! Inkoopprofessionalisering 12 Herman J. Bunt, 2011

Consolidatie van vraag hoog Ke Delen van informatie Kostenbesparing O n a f h a n k e l ij k h e i d laag Ko Delen van informatie en volume Onafhankelijkheid C Delen van informatie volume en resources F1 laag K o s t e n b e s p a r i n g hoog Inkoopprofessionalisering 13 Herman J. Bunt, 2011

Enkele verbeter mogelijkheden.... Begin met emotieloze inkooppakketten Pluk eerst het laaghangend fruit Aansluiten bij inkoopcontracten gemeente, provincie, VOS/ABB, KBO, Besturenraad.. (energie, verzekeringen, opleiding,.) Niet klakkeloos accepteren jaarlijkse prijsverhogingen Alle abonnementen opzeggen (daarna piepsysteem) Van decentraal netwerk per school naar centraal Digitalisering leermiddelen Herzie de stille post verzekeringen etcetera, etcetera, VAP, Doelmatig inkopen 14 DUO 2011

Recente resultaten onderwijsinstellingen... BHV -/- 68% (wijziging specificatie, eliminatie behoefte) Afvalverwerking -/- 33% Schoonmaak -/- 30% (resultaatgericht contracteren) Telefonie + infrastruct. -/- 30% Kantoorartikelen -/- 30% Installatieonderhoud -/- 25% Multifunctionals -/- 25% (samenwerking 4 besturen in het PO) Onderwijsleerpakket -/- 11% ICT-werkplekken -/- 10%.. VAP, Doelmatig inkopen 15 DUO 2011

Beïnvloeden aanbod Compliance Beïnvloeden van overige kosten Optimalisatie totale supply chain kosten Beperking Total Cost of Ownership Reductie / eliminatie transactiekosten Inkoopprofessionalisering 16 Herman J. Bunt 2011

Beïnvloeden van het aanbod Herstructureren leveranciersrelaties kostenvoordeel halen uit duurzame samenwerking Concurrentie bevorderen door continue concurrentiestelling door wijziging vraag, voorbeeld: Leermiddelen VO Optimaliseren leveranciersbestand differentiëren op de (wereld)markt is uw euro differentiëren (niet alle inkooppakketten en leveranciers gelijk behandelen) VAP, Doelmatig inkopen 17 DUO 2011

Beïnvloeden aanbod: vier basisstrategieën Financieel belang (mate van invloed op bedrijfsvoering) hoog Hefboom maximaliseren inkoopvoordeel; Verdeel en heers Strategisch strategische samenwerking; early supplier involvement; partnerships Routine simplificeer inkoopprocessen; system contracting Knelpunt levering en beschikbaarheid zeker stellen laag laag (veel) Complexiteit aanbodzijde (en/of veel of weinig leveranciers) hoog (weinig) Inkoopprofessionalisering 18 Herman J. Bunt, 2011

Visie leverancier op inkopende organisatie Belang verkoopwaarde (omzet) (variabel per leverancier) hoog Exploitabel prijsgericht; korte termijn voordeel zoeken Core business vertroetel de klant; omzetvergroting; referentiewaarde laag (Over)last weinig aandacht; verlies klant is geen probleem Ontwikkeling koester de klant; omzetvergroting; zoek kansen; referentiewaarde laag Aantrekkelijkheid om aan u te leveren hoog Inkoopprofessionalisering 19 Herman J. Bunt, 2011

Beïnvloeden overige kosten Compliance Beïnvloeden van overige kosten Optimalisatie totale supply chain kosten Beperking Total Cost of Ownership Reductie / eliminatie transactiekosten Inkoopprofessionalisering 20 Herman J. Bunt 2011

Beïnvloeden overige kosten Optimalisatie totale kosten in de supply chain JIT, KANBAN, KAIZEN,.. Beperking Total Cost of Ownership van de wieg tot het graf BTW niet altijd een kostenpost! Reductie of eliminatie van transactiekosten vermindering aantal facturen (bijv. Atlantic Telecom ipv KPN) Procurement Card e-procurement Order to Pay proces (e (e-procurement incl. facturering en betaling) VAP, Doelmatig inkopen 21 DUO 2011

Compliance Compliance Beïnvloeden van overige kosten Optimalisatie totale supply chain kosten Beperking Total Cost of Ownership Reductie / eliminatie transactiekosten Inkoopprofessionalisering 22 Herman J. Bunt 2011

Compliance Contractbeheer & contractmanagement Inkoopgovernance Effectief meten VAP, Doelmatig inkopen 23 DUO 2011

Contractmanagement & -beheer Contractmanagement: beheren van alle contractuele afspraken; doel: risico s vermijden, kosten bewaken èn reduceren, ondersteunen inkoopbeleid Contractbeheer: de juiste informatie op het juiste moment op de juiste plaats doel: ondersteuning van het gehele contractmanagement-proces VAP, Doelmatig inkopen 24 DUO 2011

Inkoopgovernance (1) Inkoop bij uitstek gevoelig voor fraude gebrek aan controle gelegenheid intentie, ethiek Toezicht op en beschrijving van inkoopprocessen Verantwoordelijkheid voor inrichting inkoopprocessen Inkoopprofessionalisering 25 Herman J. Bunt, 2011

Inkoopgovernance (2) Inkoopmanager (-coördinator) Initiator & regie van de transformatie. Invulling inkoopleiderschap. Inkoop businessgedreven maken. Kostenmanagement. Competentieontwikkeling. Directeur Bedrijfsvoering Verantwoordelijk voor indirect sourcing. Overheadkosten reduceren. Uitbesteding van niet-kerntaken. Vrij naar oorspronkelijke bron: Gerco Rietveld Inkoop, een nieuw paradigma College van Bestuur Introductie inkoopleiderschap. Regie van het samenspel. Inkoopgovernance. Stakeholders sturen op hun waardecreatie en procesrol. toelichting op positionering en structuur Controller Draagt zorg voor goede uitvoering en naleving van inkoopbeleid, wettelijke en instellings-procedures Directeur Financiën Inkoopprestaties transparant en bestuurbaar maken. Resultaten naar bottom line. Impact op budgetten, KPI s en investeringen. Schooldirecties Verantwoordelijk voor direct sourcing. Business inkoopgedreven maken. Inkoopwaardedrijvers activeren en exploiteren. Inkoopprofessionalisering 26 Herman J. Bunt, 2011

Checklist signalen inkoopfraude Offerte vaak bij dezelfde leverancier aanvragen Offerte accepteren na sluitingsdatum Offerte aanvragen bij leverancier die niet aan de spec s kan voldoen Een leverancier geeft vaker dan gemiddeld meest gunstige offerte af Klachten en andere signalen van afgewezen leveranciers Ongevouwen facturen zijn meestal nooit in een envelop verzonden Leverancier heeft enkel een postbusadres Leverancier gevestigd op het adres van een werknemer Onduidelijke redenen voor bepaalde leveringen Facturen met een onduidelijke omschrijving Leverancier = leveranciers Inkoopprofessionalisering 27 Herman J. Bunt, 2011

Effectief meten (1) Discussie Waarom inkoopprestaties beoordelen? Wanneer mag een verbetering geclaimd worden? Wanneer leiden goede bedoelingen tot resultaat? VAP, Doelmatig inkopen 28 DUO 2011

Effectief meten (2) Inkoopbesparingen Aandachtspunten Taakstellingen voor inkoopbesparingen Elimineer invloeden waar inkoop geen greep op heeft Onderscheid verwachte en feitelijke besparing Onafhankelijke verificatie van inkoopbesparingen Maverick Buying Gebruikers/budgethouders werken om interne afspraken heen Compliance rate Percentage inkoopvolume dat daadwerkelijk onder contract wordt ingekocht VAP, Doelmatig inkopen 29 DUO 2011

Enkele voorbeelden Inkoopkosten voor produkten en diensten Kwaliteit van ingekochte produkten en diensten Inkooplogistiek Inkooporganisatie Meting gericht op Beheersing ven controle van inkoopkosten Reductie van inkoopkosten Betrokkenheid van inkoop in voortraject Toezicht op kwaliteit geleverde produkten en diensten Toezicht op tijdig indienen van bestelaanvragen Toezicht op tijdige levering Toezicht op geleverde hoeveelheden Training en motivatie inkoopmedewerkers Inkoopmanagement Inkoopinformatie-systemen en research Inkoopprocedures en richtlijnen Continu (C) / Incidenteel (I) C C I C I C C I I/C I/C I Voorbeelden Inkoopbudgetten, verschillenrapportages, prijsontwikkelingen Ontwikkeling inkoopomzet, kostenbesparingen, effect op ROI Aantal wijzigings-/herstelopdrachten Kwaliteitsindices per leverancier, kwaliteitskosten per leverancier Orderdoorlooptijd binnen inkoopafdeling, achterstanden per inkoper, spoedorders Leveringsbetrouwbaarheidsindex per leverancier, aantal manco s Aantal kleine orders, onder- en meerleveringen, omloopsnelheid voorraden Tijdbestedingsanalyse, workloadanalyse, ziekteverzuim Inkoopafdelingsbudget, inkoopaudit Inkoopaudit Inkoopaudit, aantal nieuwe/geëlimineerde procedures VAP, Doelmatig inkopen 30 DUO 2011

Aanpak doelmatig inkopen find it get it keep it tip: gewoon aan de slag, gewoon doen! VAP, Doelmatig inkopen 31 DUO 2011

failure success Doelmatig inkopen Herman J. Bunt Adviseur Inkoop Dienst Uitvoering Onderwijs T 06 461 110 42 VAP, Doelmatig inkopen 32 DUO 2011