De werkkostenregeling in 2015 - vrije ruimte, gerichte vrijstellingen, werkplekgerelateerde vrijstellingen en intermediaire kosten Alles is loon, maar toch niet alles... In onze vorige update heeft G&P Accountants u verteld dat alles wat een werkgever aan een werknemer vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt, in beginsel loon vormt. Daarnaast hebben wij opgemerkt dat verstrekkingen van werkgevers aan werknemers op basis van wellevendheid, sympathie of piëteit uit hoofde van een persoonlijke relatie, niet tot het loon worden gerekend. Maar daar blijft het niet bij. Om werkgevers en werknemers tegemoet te komen - immers werknemers maken ontegenzeggelijk (zakelijke) kosten - is besloten dat een werkgever een bepaald percentage van de fiscale loonsom aan de werknemer kan vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. Daarnaast zijn de begrippen 'vrije ruimte', 'gerichte vrijstellingen', 'werkplek gerelateerde gerichte vrijstellingen' (voorheen 'nihil-waarderingen') en 'intermediaire kosten' geïntroduceerd. Door de introductie van deze begrippen is het 'alles-is-loon-principe' eigenlijk weer verlaten en zijn er tal van uitzonderingen. Met deze update brengen wij u hiervan graag op de hoogte. De vrije ruimte Met de introductie van de WKR is een bepaald percentage van de fiscale loonsom vrijgesteld. Voor 2015 is dit percentage vastgesteld op 1,2% van de fiscale loonsom. Dit is de zogenoemde 'vrije ruimte', ook wel het 'werkkostenforfait' of het 'forfait' genoemd. Voor een werkgever betekent dit dat hij 1,2% van de fiscale loonsom, vrij van loonheffingen en naar eigen inzicht vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikkingstellingen kan geven aan zijn werknemers. Daartoe moet de werkgever dit loonbestanddeel van te voren wel hebben aangewezen als 'eindheffingsloonbestanddeel'. Indien de werkgever meer vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt dan de vrije ruimte toestaat, is het meerdere belast tegen een eindheffing van 80%. Deze eindheffing is een volledige werkgeverslast.
Gerichte vrijstellingen Binnen de WKR heeft de wetgever een beperkt aantal vergoedingen en verstrekkingen aangewezen als de zogenaamde 'gerichte vrijstellingen'. Dit houdt in dat deze vrijstellingen dan niet ten koste gaan van de vrije ruimte van 1,2% van de fiscale loonsom van de werkgever. Deze gerichte vrijstellingen kunnen naast de vrije ruimte onbelast worden vergoed of verstrekt. Van belang is dat met ingang van 1 januari 2015 het 'noodzakelijkheidscriterium' als gerichte vrijstelling wordt geïntroduceerd. Werkplek gerelateerde gerichte vrijstellingen (voorheen 'nihilwaarderingen'), behandelen wij in een afzonderlijke paragraaf). De reguliere gerichte vrijstellingen zijn: ICT-middelen en gereedschappen; Met ingang van 1 januari 2015 wordt het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium als gerichte vrijstelling geïntroduceerd voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur. Hieronder vallen ook alle vergoedingen of verstrekkingen die daarmee verband houden, zoals een abonnement via een 4G-kaartje of een beschermhoes voor de telefoon. Vervoer, bijvoorbeeld werkelijke kosten van abonnementen en losse kaartjes voor reizen met het openbaar vervoer, taxi, vliegtuig, alsmede vergoedingen voor reizen met eigen vervoer (maar ook lopend) van maximaal 0,19 (2014) per zakelijke kilometer (waaronder ook woonwerkverkeer); Kosten voor tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking, bijvoorbeeld maaltijden, overnachtingen en dergelijke tijdens dienstreizen. Let op!: indien een werknemer meer dan twintig dagen op eenzelfde plek verblijft, geldt het zogeheten 20-dagencriterium, aldus de regelgever. De gerichte vrijstelling wijzigt dan in een belaste vergoeding. De werkgever kan de belaste vergoeding ten laste brengen van de vrije ruimte, dan wel de belaste vergoeding tot het loon van de werknemer rekenen; Cursussen, congressen, seminars e.d. voor het onderhouden en verbeteren van de kennis en vaardigheden die nodig zijn voor het werk; Outplacement. Hieronder wordt verstaan de diensten en adviezen voor een (bijna ex-) werknemer om op zo kort mogelijke termijn een passende nieuwe werkkring te vinden door het verbeteren van kennis en vaardigheden.
Studie- en opleidingskosten en procedures tot erkenning van verworven competenties (EVCprocedures) met het oog op het verwerven van (meer) inkomen; de hierin begrepen reis- en verblijfkosten vallen onder de gerichte vrijstelling voor reis- en verblijfkosten; Maaltijden als gevolg van overwerk, koopavonden of dienstreizen. Dit zijn de meer dan 10%- zakelijke-maaltijden. Ook maaltijden met zakenrelaties vallen hieronder, evenals maaltijden tijdens werklunches (wel goed documenteren). Let wel kantinemaaltijden vallen hier niet onder. Verhuiskosten; mits wordt voldaan aan een aantal voorwaarden, mag de werkgever een onbelaste verhuiskostenvergoeding geven van maximaal EUR 7.750. Deze vergoeding mag worden gegeven naast de vergoeding van kosten van het overbrengen van de inboedel; Extraterritoriale kosten (30%-regeling), de 30%-regeling wordt in deze notitie onbesproken gelaten; Vakliteratuur. Dit betreffen boeken, tijdschriften die een werknemer nodig heeft voor het onderhouden en verbeteren van zijn kennis en vaardigheden bij het werk. Onder omstandigheden kunnen ook dagbladen vakliteratuur zijn. Kosten van inschrijving in een beroepsregister; Dit zijn veelal wettelijk voorgeschreven registraties die de beroepsgroep eist voor het veiligstellen en bewaken van kwaliteitsnormen, bijvoorbeeld de NIVRA voor registeraccountants die controller zijn. Overigens ook inschrijvingen in een register zonder een verplicht karakter kunnen door de werkgever onbelast worden vergoed. Voorwaarde daarbij is voldoende kwaliteitsborging, tuchtrecht e.d. door de beroepsvereniging, bijvoorbeeld de Nederlandse Orde van Belastingadviseurs voor bedrijfsfiscalisten. Personeelskorting; Voor korting op branche-eigen producten van de werkgever of van een met de werkgever verbonden vennootschap is een gerichte vrijstelling is van toepassing, mits aan de volgende twee voorwaarden wordt voldaan: a) Het voordeel (korting) bedraagt niet meer dan 20% van de waarde in het economische verkeer van de producten; en b) Het voordeel bedraagt op jaarbasis niet meer dan 500.
Gerichte vrijstelling voor werkplek gerelateerde zaken (voorheen 'nihil-waarderingen') Zoals al eerder geschreven is alles wat een werkgevers hun werknemers vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen loon. Om te voorkomen dat ook voorzieningen op de werkplek als loon in aanmerking moet worden genomen of in de vrije ruimte vallen, zal met ingang van 1 januari 2015 een nieuwe gerichte vrijstelling worden ingevoerd voor een aantal werkplek gerelateerde voorzieningen waarvoor thans (t/m 2014) een 'nihilwaardering' geldt. Bij ministeriële regeling zullen bepaalde voorzieningen voor deze gerichte vrijstelling aangewezen. Dat betekent dat deze werkplek gerelateerde voorzieningen niet alleen belastingvrij kunnen worden ter beschikking gesteld, maar ook verstrekt (eigendom gaat over naar de werknemer) of vergoed aan de werknemer. Het is de verwachting dat dit vooral Arbo-gerelateerde voorzieningen zullen zijn. Te denken valt aan: Voorzieningen op de werkplek zoals bedrijfsfitness, de vaste computer, het kopieerapparaat en de vaste telefoon, fietsenstalling, pennen en papier e.d.; Arbovoorzieningen, bijvoorbeeld geneeskundige keuringen, inentingen in het kader van preventie- en verzuimbeleid, veiligheidsbril met geslepen glazen voor bijv. een laborant of lasser, beeldschermbril, EHBO-cursus e.d.; Consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd. Denk hierbij aan fruit, koffie, thee, frisdrank, soep en andere kleine versnaperingen; Kleding die (bijna) uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen, zoals uniformen en overalls en werkkleding die op het werk achterblijft, alsmede kleding met een of meerdere logo's van ten minste 70 cm2 per kledingstuk; Renteloze personeelslening, mits de werknemer daarmee een fiets, elektrische fiets of elektrische scooter voor woon-werkverkeer koopt; Ov-jaarkaart en voordeelurenkaart, mits de werknemer deze kaart ook voor het werk gebruikt.
Intermediaire kosten De vergoeding van intermediaire kosten door een werkgever is geen loon en valt daarom niet onder de WKR. Dit betekent dat ook intermediaire kosten naast de vrije ruimte kunnen worden vergoed. De vraag is dus wat 'intermediaire kosten' zijn? De wetgever heeft geen definitie van intermediaire kosten gegeven. Wel is aangegeven dat intermediaire kosten bij de werkgever thuishoren en die de werknemer heeft voorgeschoten. Bij intermediaire kosten geeft de werkgever als het ware opdracht aan de werknemer om namens en voor rekening van de werkgever uitgaven te doen. Het gaat om kosten die betrekking hebben op aanschaf of onderhoud van zaken die tot het vermogen van de werkgever gaan behoren en om kosten die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering. Bij intermediaire kosten speelt het element arbeidsbeloning geen rol. Denk hierbij aan kosten in verband met de auto van de zaak (ruitenwisservloeistof, motorolie, parkeerkosten, tolwegen, ijskrabber, autowaskosten, e.d.). In de parlementaire behandeling van de WKR is ook een voorbeeld gegeven: Een werknemer geeft een presentatie bij een klant. Hij koopt hiervoor markeerstiften en een fles wijn voor de klant. De markeerstiften neemt hij na zijn presentatie mee naar kantoor. De vergoeding voor de markeerstiften is een intermediaire vergoeding. Dat geldt ook voor de vergoeding voor de fles wijn, want vergoedingen voor kosten die de werknemer maakt voor een externe representatie of voor relatiegeschenken voor externe relaties en klanten van het bedrijf, zijn intermediaire vergoedingen en dus belastingvrij. Kortom, de intermediaire kosten worden als het ware door de werknemer 'voorgeschoten'. In onze volgende update zullen wij wat dieper ingaan op de op Prinsjesdag voorgestelde aanpassingen. Bron: mr. Roy H.R. Vliese, partner bij TEKZ Belastingadviseurs en Kerngroeplid bij Nyenrode Business Universiteit, www.tekz.nl