Handleiding voor het opstellen van een bedrijfsnoodplan HR-CentruM Samenwerken aan je loopbaan! November 2010
Inhoudsopgave Inleiding 3 Bedrijfsnoodplan 4 Belangrijke bedrijfsgegevens 4 De bedrijfshulpverleningsorganisatie 6 Opleiding en oefening 7 Alarmeringsprocedure 7 Instructies 7 Ontruimingsplan 8 Bijlage 1. Meldingsformulier ongeval 9 Bijlage 2. Meldingsformulier brand of andere calamiteit 10 2
Inleiding Volgens de Arbeidsomstandighedenwet heeft de werkgever de verplichting om te zorgen voor de veiligheid en de gezondheid van de werknemers inzake alle met de arbeid verbonden aspecten. De werkgever voert daartoe een beleid dat is gericht op zo goed mogelijke arbeidsomstandigheden. Dit betekent onder andere dat de werkgever verplicht is om doeltreffende maatregelen te treffen op het gebied van eerste hulp bij ongevallen, brandbestrijding en evacuatie van werknemers en andere aanwezige personen, en dat doeltreffende verbindingen worden onderhouden met desbetreffende externe hulpverleningsorganisaties. Volgens de wet werken de werkgever en werknemers samen bij de uitvoering van het arbeidsomstandighedenbeleid. Dit betekent dat de werkgever overleg voert met de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging over aangelegenheden die het arbeidsomstandighedenbeleid betreffen en over de uitvoering van dit beleid. Volgens de Wet op de ondernemingsraden heeft de ondernemingsraad instemmingsrecht inzake het vaststellen, wijzigen of intrekken van onder meer een regeling op het gebied van arbeidsomstandigheden. Een onderdeel van het arbeidsomstandighedenbeleid is het opstellen van een Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E). De werkgever is verplicht om schriftelijk vast te leggen welke risico's de arbeid voor de werknemers met zich brengt en welke risico s er zijn voor bijzondere categorieën van werknemers. De RI&E bevat tevens een plan van aanpak met daarin opgenomen de maatregelen die de werkgever neemt om de benoemde risico s te beperken. Dit plan van aanpak vormt het uitgangspunt van het bedrijfsnoodplan. De RI&E wordt eenmaal per vijf jaar uitgevoerd. De werkgever is tevens verplicht om binnen de organisatie bedrijfshulpverlening te organiseren. De wijze waarop de bedrijfshulpverlening is georganiseerd en de maatregelen die in dit kader zijn genomen moeten schriftelijk worden vastgelegd. Volgens het Arbobesluit is de werkgever tenslotte verplicht om, ten behoeve van de planning voor noodsituaties, een intern noodplan op te stellen. Het interne noodplan wordt ten minste eenmaal per drie jaar door een onafhankelijke deskundige getoetst, geëvalueerd en indien nodig gewijzigd. In deze handleiding gaan we nader in op het vormgeven van een bedrijfsnoodplan en de onderdelen die daarin opgenomen moeten zijn. 3
Bedrijfsnoodplan Het bedrijfsnoodplan is erop gericht om de gevolgen van alle risico s die aanwezig zijn bij het uitoefenen van de arbeid te beperken. Deze risico s worden met behulp van een RI&E bepaald. Ook is een bedrijfsnoodplan erop gericht om in geval van een noodsituatie snel gecoördineerde actie te kunnen ondernemen, zodat de gevolgen van de noodsituatie zo beperkt mogelijk blijven. In het bedrijfsnoodplan vinden we tenminste onderstaande onderdelen terug. Belangrijke bedrijfsgegevens In de eerste plaats worden in het bedrijfsnoodplan gegevens opgenomen die betrekking hebben op de organisatie, werknemers, derden en het gebouw. Gegevens met betrekking tot de organisatie Hierbij gaat het om adresgegevens, het centrale telefoonnummer en belangrijke telefoonnummers van bijvoorbeeld de directie, beveiliging en het Hoofd BHV. Ook worden hier alarmnummers vermeld, zoals bijvoorbeeld politie en brandweer. Denk ook aan het nummer van de bedrijfsarts en de ambulance. Gegevens met betrekking tot de werknemers en derden - Het aantal werknemers, de verdeling over de verdiepingen en de tijden waarop de werknemers aanwezig zijn. - In het pand aanwezige derden, zoals bijvoorbeeld beveiliging of catering. - In het pand aanwezige bezoekers en/of de tijden waarop bezoekers in het pand aanwezig zijn, inclusief de spreiding van de piek- en dalmomenten. Gegevens met betrekking tot het gebouw - De ligging van het gebouw met eventuele bijzondere gevaaraspecten binnen de omgeving, afmetingen van het gebouw, aantal verdiepingen en toegangsmogelijkheden. - Tekeningen van alle bouwlagen en de locatie van hoofdaansluiting van gas, water en elektriciteit. - De locatie van liften, deuren, installaties, het ventilatiesysteem en bluswatervoorzieningen, hoe deze bediend worden en welke instructies hiervoor gelden. - De locatie van de vluchtwegen, hoe deze te herkennen zijn en waar de verzamelplaats is in het geval van een ontruiming. - Plaatsen in het gebouw met bijzondere risico s, zoals gevaarlijke stoffen. Dit wordt gebaseerd op de resultaten van de Risico Inventarisatie & Evaluatie. Tip Hang plattegronden met vluchtwegen en nooduitgangen op meerdere, goed zichtbare plaatsen op binnen de organisatie. Wijs nieuwe medewerkers op de plattegronden. 4
Risico inventarisatie en evaluatie Volgens de Arbeidsomstandighedenwet is elk bedrijf met personeel verplicht om een Risico inventarisatie en evaluatie (RI&E) uit te voeren. In de RI&E staan de gevaren en risico s voor de veiligheid en gezondheid van werknemers, die het uitvoeren van de werkzaamheden met zich mee kan nemen. De RI&E bevat tevens een plan van aanpak met daarin een beschrijving van de risicobeperkende maatregelen en de termijn waarop de werkgever deze maatregelen heeft genomen. De wet bepaalt dat de werkgever zich ten aanzien van het naleven van zijn verplichting in dit kader laat bijstaan door één of meerdere deskundige werknemers. Deze Preventiemedewerker heeft de volgende wettelijke taken: Het leveren van bijstand aan het opstellen van de RI&E Het adviseren van en samenwerken met betrokkenen zoals het medezeggenschapsorgaan en externe deskundigen inzake het arbeidsomstandighedenbeleid. Het meewerken aan de uitvoering van maatregelen die voortvloeien uit het plan van aanpak. In organisaties van maximaal 25 werknemers mag de werkgever zelf de rol van Preventiemedewerker op zich nemen. De RI&E moet in veel gevallen getoetst worden door een gecertificeerde arbodienst. De RI&E hoeft niet getoetst te worden als: Er in totaal minder dan 40 uur per week arbeid wordt verricht binnen de organisatie. Er maximaal 25 werknemers werkzaam zijn en er voor de branche een specifiek RI&E instrument aanwezig is dat is goedgekeurd door werkgevers- en werknemersorganisaties. De RI&E moet altijd actueel zijn. Dat wil zeggen dat wanneer er wijzigingen zijn in bijvoorbeeld de arbeidsomstandigheden, werkprocessen, bedrijfsmiddelen of locatie, de RI&E ook aangepast moet worden. De Openbare Bibliotheken hebben een eigen RI&E (CAO artikel 47). Zie voor meer informatie: http://www.wobsite.nl/werkgeversvereniging/5/47/0/risico_inventarisatie Eval uatie.html Ook vind je op de site van de WOB de arbocatalogus van de Openbare Bibliotheken. http://www.wobsite.nl/werkgeversvereniging/5/48/0/arbocatalogus.html 5
De bedrijfshulpverleningsorganisatie Verder wordt in het bedrijfsnoodplan beschreven hoe de bedrijfshulpverleningsorganisatie (BHV-organisatie) eruit ziet. Hierbij gaat het om de rollen, taken en verantwoordelijkheden van de medewerkers binnen de BHV-organisatie. Overzicht BHV-ers Volgens de Arbeidsomstandighedenwet wijst de werkgever één of meerdere werknemers aan als Bedrijfshulpverlener. Het spreekt voor zich dat de Bedrijfshulpverleners (BHV-ers) moeten beschikken over een zodanige opleiding en uitrusting, en dat zij zodanig georganiseerd zijn dat zij hun taken naar behoren kunnen uitvoeren. Tip Het aantal BHV-ers dat aangesteld moet worden binnen een organisatie ligt niet vast in de wet. Het aantal moet afgestemd worden op de risico s van mogelijke calamiteiten en de grootte van de organisatie. Mogelijke calamiteiten binnen de bibliotheek zijn voornamelijk het onwel worden van werknemers, derden en bezoekers, brand, wateroverlast door een leidingbreuk en kleine ongevallen. In het bedrijfsnoodplan wordt een overzicht opgenomen met daarin alle BHV-ers binnen de organisatie, inclusief de BHV-functie (zoals Hoofd BHV, plaatsvervangend Hoofd BHV, EHBO-er of BHV-er), de afdeling en verdieping waar de BHV-er werkzaam is en het telefoonnummer waarop hij of zij te bereiken is. Naam Afdeling Verdieping Telefoon BHV-functie De rol en verantwoordelijkheden van de medewerkers binnen de BHV-organisatie De Directeur is eindverantwoordelijk voor de veiligheid van werknemers en heeft daarmee de verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat de bedrijfshulpverleners hun werkzaamheden kunnen uitvoeren. Het Hoofd BHV is verantwoordelijk voor de organisatie, leiding en uitvoering van de bedrijfshulpverlening. Het Hoofd BHV adviseert de directeur over de inrichting van de bedrijfshulpverlening, stelt het bedrijfsnoodplan op en bij, toetst de naleving van veiligheidsmaatregelen en bewaakt de middelen en materialen. In het geval van een calamiteit heeft het Hoofd BHV bovendien de verantwoordelijkheid om de ontstane situatie te beoordelen en te bepalen of er externen moeten komen (bijvoorbeeld politie, brandweer of ambulance) en of er tot ontruiming over moet worden gegaan. Het Hoofd BHV heft tevens de alarmsituatie op als de situatie veilig is verklaard. De BHV-ers zijn volgens de Arbeidsomstandighedenwet met name verantwoordelijk voor: - Het verlenen van eerste hulp bij ongevallen. - Het beperken en bestrijden van brand en het beperken van de gevolgen van ongevallen. - Het in noodsituaties alarmeren en evacueren van alle werknemers en andere personen in het bedrijf. 6
Tip De verhuurder van een pand (of degene die de gebruiksvergunning van het pand heeft) is verantwoordelijk voor het opstellen en onderhouden van een bedrijfsnoodplan. Als er in een pand meerdere organisaties vertegenwoordigd zijn, dan moeten al deze organisaties betrokken worden in het bedrijfsnoodplan. Tenslotte wordt aangegeven wie er verantwoordelijk is voor het beheer en onderhoud van het bedrijfsnoodplan. Dit kan het Hoofd BHV zijn. Vaak wordt deze rol gecombineerd met een andere functie, zoals het Hoofd Facilitaire Zaken. Opleiding en oefening Om hun werkzaamheden goed uit te kunnen voeren, is de werkgever verplicht om de BHV-er in staat te stellen de benodigde opleidingen te volgen. Na het behalen van het verplichte diploma zijn de BHV-ers verplicht om één keer per jaar een bijscholingscursus te volgen. Het type opleiding en de datum waarop de opleiding is gevolgd dient goed geregistreerd te worden. Ditzelfde geldt voor oefeningen waaraan is deelgenomen, zoals ontruimingsoefeningen. Naam Opleiding Datum opleiding Oefening Datum oefening Alarmeringsprocedure De alarmeringsprocedure beschrijft hoe werknemers een calamiteit kunnen melden. Het gaat daarbij om zaken als: Bij wie wordt de calamiteit gemeld? Hoe wordt de calamiteit gemeld? Welk nummer dient gebeld te worden binnen kantoortijden? Welk nummer dient gebeld te worden buiten kantoortijden? Welke informatie dient er doorgegeven te worden? Dit is in ieder geval: - De naam van degene die de melding doet. - De plaats en het adres waar de calamiteit plaatsvindt. - De aard van de calamiteit. - Het aantal slachtoffers. Instructies De instructies geven aan wat de werknemers moeten doen in het geval van een calamiteit. Hierbij valt te denken aan zaken als: Volg de instructies op van een BHV-er of externe hulpverlener. Gebruik bij brand geen lift. Schakel zo mogelijk alle apparatuur uit voordat je het pand verlaat. Ga naar de verzamelplaats. Meld je bij de BHV-er of je afdelingshoofd en wacht tot er verder instructies worden gegeven. Voorkom paniek en blijf rustig. 7
Ontruimingsplan Een ontruimingsplan geeft aan wat er moet gebeuren in het geval van ontruiming van het bedrijfspand. Een ontruimingsplan omvat de onderstaande onderdelen. Bevoegdheden Wie is er bevoegd om de opdracht geven om tot ontruiming over te gaan? Vaak zijn dit in ieder geval het Hoofd BHV en de Directeur. Bij aankomst ter plekke nemen politie en/of brandweer de leiding van de hulpverlening op zich. Ook zij kunnen de opdracht tot ontruiming geven. Procedure Na de melding van de calamiteit beoordeelt het Hoofd BHV de ernst van de situatie. Het Hoofd BHV geeft, als hij dat nodig acht, de opdracht om tot ontruiming over te gaan en/of schakelt externe hulpverleners in. Nadat het alarm is afgegaan hebben de BHV-ers de verantwoordelijkheid om erop toe te zien dat de ontruiming volgens instructies verloopt. Dit betekent dat zij: De rust onder alle aanwezigen bewaren, zodat paniek voorkomen wordt. Medewerkers, bezoekers en derden naar de (nood) uitgangen leiden. Erop toezien dat er geen mensen meer het pand ingaan. Erop toezien dat er geen gebruik wordt gemaakt van de lift. Controleren of er geen mensen in het pand achterblijven. Mensen naar de verzamelplaats sturen. Controleren of alle in het pand aanwezige mensen op de verzamelplaats aanwezig zijn. Rapporteren aan het Hoofd BHV. Het Hoofd BHV geeft tenslotte aan wanneer het pand weer betreden kan worden. Tip Zorg dat de BHV-ers duidelijk herkenbaar zijn voor de overige aanwezigen in het pand. Voorzie hen bijvoorbeeld van een reflecterend hesje met daarop BHV, zodat in geval van nood iedereen weet wie de BHV-er is. 8
Bijlage 1. Meldingsformulier ongeval Algemene informatie Naam melder Datum melding Tijdstip melding Informatie ongeval Datum ongeval Tijdstip ongeval Aard ongeval / ernst letsel Naam slachtoffer Opmerkingen Ondernomen actie Ongeval gemeld aan BHV ingeschakeld Externe hulpverleners ingeschakeld ja, om..uur ja, namelijk Opmerkingen Plaats en datum Naam Handtekening 9
Bijlage 2. Meldingsformulier brand of andere calamiteit Algemene informatie Naam melder Datum melding Tijdstip melding Informatie calamiteit Datum calamiteit Tijdstip calamiteit Aard brand / calamiteit Slachtoffers ja, namen Opmerkingen Ondernomen actie Ongeval gemeld aan BHV ingeschakeld Externe hulpverleners ingeschakeld Ontruiming pand Opmerkingen ja, om..uur ja, namelijk ja 10
Opheffen alarmsituatie Signaal veilig Signaal brand meester door om..uur door om..uur Plaats en datum Naam Handtekening 11