Werkplekken en vergaderruimtes reserveren in de bibliotheek Adviesdocument
Inhoud Inleiding... 3 Geautomatiseerd en online!... 3 SuperSaaS... 3 Configureren SuperSaaS... 3 Ervaringen SuperSaaS bij Bibliotheek Den Bosch... 4 Alternatieven... 5 YouCanBook.Me... 5 Seats2Meet... 5 AppGuard... 5 Meer informatie... 5 onderdeel van project Taal & Media Klanten van de bibliotheek 2
Inleiding Al meer dan 100 jaar bieden bibliotheken gratis werkplekken aan om in de bibliotheek te komen werken en studeren. Door de opkomst van internet, mobiele telefoon en de groei van het aantal ZZP-ers is de vraag naar werkplekken gegroeid, bieden er steeds meer commerciële partijen werkplekken aan en worden de werkplekken in de bibliotheek ook steeds vaker opnieuw ontdekt. Deze toenemende vraag heeft als gevolg dat de vraag soms groter is dan het aanbod en er een groeiende behoefte is om werkplekken en vergaderruimtes te kunnen reserveren. In het kader van de actielijn Werkplekken in de bibliotheek is er gekeken naar systemen die voor bibliotheken een oplossing kunnen bieden. Geautomatiseerd en online! Een simpele manier om als bibliotheek de reserveringen handmatig bij te houden is een (digitale) agenda of spreadsheet. Dit is voor bibliotheken snel en makkelijk te implementeren, maar heeft als nadeel dat er altijd een medewerker beschikbaar moet zijn om reserveringen te beheren en dit (vooral bij een groot aanbod) erg foutgevoelig is en veel werk kan kosten. Vanuit veel bibliotheken was de behoefte om hiervoor een geautomatiseerd systeem in te richten dat de bibliotheek zoveel mogelijk taken uit handen kon nemen. Hierbij moest het systeem ook online beschikbaar zijn. Zo kunnen bibliotheekleden ook zonder tussenkomst van een bibliotheekmedewerker zelf hun reserveringen doorvoeren. SuperSaaS Een van de systemen waarin zoveel mogelijk zaken te automatiseren zijn, en welke voor klanten online te benaderen is, is het programma SuperSaaS. SuperSaaS is een reserveringssysteem dat als Software As A Service wordt aangeboden. Dit houdt in dat het voor een organisatie niet noodzakelijk is om zelf software te installeren en te beheren. Maar dat zij de software alleen maar hoeven te configureren en te gebruiken. Configureren SuperSaaS Het configureren van SuperSaas is relatief simpel. Voor iedere werkplek of vergaderruimte kan een aparte agenda aangemaakt worden. Hierbij moet een beheerder aangeven wanneer de werkplek of vergaderruimte beschikbaar is. Eventueel kunnen ook aanvullende faciliteiten zoals lunch, koffie, beamers, geluidsapparatuur e.d. aan vergaderruimten en werkplekken toegevoegd worden. Daarnaast is het voor iedere werkplek en vergaderruimte mogelijk om de procedure van het plaatsen van een reservering en de vervolgstappen die ingezet moeten worden, aan te passen aan de wensen van een organisatie. Zo kan er bij het plaatsen van een reservering b.v. automatisch een mail naar verschillende medewerkers verstuurd worden om hen van een reservering te informeren. Zo kunnen zij vervolgstappen nemen (zoals het klaarzetten van koffie of faciliteiten). onderdeel van project Taal & Media Klanten van de bibliotheek 3
Ervaringen SuperSaaS bij Bibliotheek Den Bosch Binnen Brabant is er al ervaring opgedaan met het gebruik van SuperSaaS. Binnen Bibliotheek Den Bosch worden er drie verschillende vergaderruimtes aangeboden. Speciaal voor Bibliotheek Den Bosch is SuperSaaS zo ingericht dat gebruikers deze ruimtes online via de website van de bibliotheek kunnen reserveren. Door binnen de website van Bibliotheek Den Bosch op een van de verschillende ruimtes te klikken, wordt een gebruiker (na registratie) doorgestuurd naar het reserveringsformulier voor deze werkplek. Hierop kunnen gebruikers direct zien of en wanneer een ruime beschikbaar is en kan deze direct gereserveerd worden. Bibliotheek Den Bosch geeft aan dat SuperSaas vooral interessant is voor de bibliotheek door de flexibiliteit van het SuperSaaS systeem en in het bijzonder de mogelijkheid om het systeem bij het configureren helemaal aan te laten sluiten op de bedrijfsprocessen van de bibliotheek. onderdeel van project Taal & Media Klanten van de bibliotheek 4
Alternatieven Naast SuperSaaS zijn er ook een aantal alternatieve reserveringssystemen beschikbaar die voor bibliotheken inzetbaar zijn. YouCanBook.Me You Can Book.me is een systeem dat vergelijkbaar is met SuperSaaS, maar zich in eerste instantie op personen richt. Er zijn wel mogelijkheden om tegen betaling werkplekken, vergaderruimtes en andere diensten toe te voegen. Maar dit is niet het primaire doel van deze toepassing. Seats2Meet Voor het Seats2Meet concept is een pakket ontwikkeld om online werkplekken en vergaderruimtes te verhuren. Via de website My Own S2M kunnen bibliotheken zich kosteloos als Seats2Meet locatie aanmelden en gebruik maken van het systeem van Seats2Meet. Dit is een gebruiksvriendelijk systeem dat heel erg vergelijkbaar is met SuperSaas. Er zijn een aantal voorwaarden waar een bibliotheek aan moet voldoen als ze zich aan willen melden als Seats2Meet locatie. Zo moet de bibliotheek bijvoorbeeld minimaal gratis WIFI en gratis koffie en thee aanbieden. Daarnaast is het systeem alleen gratis te gebruiken als de vergaderruimtes en werkplekken ook daadwerkelijk gratis aan klanten aangeboden worden. Zou een bibliotheek hier kosten voor in rekening brengen, dan moet hiervan een deel afgedragen worden aan de Seats2Meet organisatie. AppGuard Bij de start van het project werkplekken waren er geen leveranciers van bibliotheeksystemen bekend die systemen aanboden met vergelijkbare functionaliteiten zoals SuperSaaS. In een overleg met App software hebben zij wel aangegeven dat het in hun nieuwe systeem AppGuard 3.0 mogelijk is om een vergelijkbare functionaliteit in te bouwen. Hiervoor moeten door App echter nog aanpassingen in het systeem doorgevoerd worden welke zij niet op korte termijn verwachten te realiseren. Voor bibliotheken die behoefte aan reserveringsfunctionaliteiten hebben en al gebruik maken van de diensten van App, zou dit een interessante optie zijn om samen met App verder te verkennen. Meer informatie Wilt u meer informatie over SuperSaaS en reserveringssoftware in de bibliotheek, dan kunt u contact opnemen met Agréne Lourens (a.lourens@cubiss.nl). Voor meer informatie over de mogelijkheden van AppGuard kunt op contact opnemen met Jurgen Hendrikx (j.hendrikx@cubiss.nl). Cubiss is dealer van AppGuard. onderdeel van project Taal & Media Klanten van de bibliotheek 5