voor leveranciers uit de levensmiddelen- en drogisterijsector die aansluiten Release 1.0, 16 september 2015
Inhoudsopgave Inleiding... 3 1 Aanmelden... 3 2 Training volgen... 4 3 Betalen en inloggen... 4 3.1 Inloggen GS1 Data Source... 4 3.2 Inloggen GS1 Datakwaliteit Checker... 4 4 Invoeren van gegevens... 4 5 Opsturen van producten... 5 5.1 Hoe stuurt u producten naar de meetservice?... 5 6 Controleren van de kwaliteit van gegevens... 6 6.1 Het resultaat van de controle van logistieke gegevens... 7 6.2 Het resultaat van de controle van etiketinformatie... 8 7 Geslaagd: gegevens van uw hele assortiment invoeren... 8 8 Meer informatie... 9 Bijlage 1: uitzonderingen producten... 9 Bijlage 2: checklist... 10 Release 1.0.0,, 16 september 2015 2015 GS1 Nederland Page 2 of 10
Inleiding Wat is GS1 Data Source? GS1 biedt één centrale bron voor de sectorbrede elektronische uitwisseling van artikelgegevens: GS1 Data Source (GS1 DAS). Zo heeft iedereen altijd de beschikking over kwalitatief hoogwaardige artikeldata. GS1 DAS houdt op één plek bij wie welke gegevens uitwisselt met wie. GS1 maakt hierbij gebruik van een wereldwijde standaard. Hoe werkt het? Leveranciers leveren via GS1 DAS (neutrale) artikelgegevens aan, zoals artikelcode, productnaam, verpakkingstype, afmetingen, gewicht, ingrediënten en btw-tarief. Het gaat overigens niet alleen over de gegevens van consumentenartikelen, maar ook over die van dozen en pallets. Ook moeten leveranciers van verpakte levensmiddelen etiketinformatie van deze producten vastleggen in GS1 DAS. Als leverancier geeft u zelf aan wie over welke artikelgegevens mag beschikken. Uw afnemers kunnen de gegevens dan opvragen en inlezen in hun systemen. Klik hier voor een korte introductiefilm over GS1 DAS. Stappenplan om aan de slag te gaan We werken samen met u aan de kwaliteit van uw gegevens. Daarom doorloopt u een aantal stappen om te oefenen met het invoeren van artikeldata en om aan te tonen dat u uw artikelgegevens op een juiste manier kunt invoeren. U voert eerst de gegevens in van een aantal artikelen en deze worden door automatische checks en een meetservice gecontroleerd op juistheid. Heeft u uw data goed ingevoerd? Dan ontvangt u van ons een certificaat en kunt u aan de slag om de gegevens van uw hele assortiment in te voeren en deze via GS1 DAS beschikbaar te stellen aan uw klanten. Tips - Gebruik dit stappenplan in digitale vorm, zodat u meteen op de links in het document kunt klikken voor nadere informatie. - Plan genoeg tijd in om alle stappen uit dit stappenplan zorgvuldig uit te voeren zodat u zo snel mogelijk uw certificaat kunt halen. Een goede voorbereiding is het halve werk. 2,5 maand doorlooptijd U doorloopt in gemiddeld 2,5 maand de stappen tot het moment dat u bent gecertificeerd. Daarna kunt u pas de gegevens van uw hele assortiment invoeren en publiceren aan uw klanten. Uitzonderingen voor bepaalde productcategorieën Voor losse groente- en fruit, bulk- en diepvriesproducten gelden bijzondere regels. Levert u deze producten? Lees bijlage 1 dan eerst goed door. Uitbesteden U kunt het vastleggen van logistieke gegevens en/of etiketinformatie in GS1 DAS ook uitbesteden. GS1 heeft een aantal bedrijven gecertificeerd die dit voor u kunnen doen. Voor meer informatie klik hier. Als u gegevens van uw gehele assortiment door een gecertificeerd bedrijf laat vastleggen hoeft u de stappen in het certificeringsproces niet te doorlopen. U hoeft dan geen training te volgen, productgegevens in te voeren en opsturen, etc. Gebruik de checklist In de bijlage van dit stappenplan vindt u een checklist met een aantal belangrijke acties die u niet moet vergeten om de weg naar certificering goed te doorlopen. 1 Aanmelden Aanmelden voor GS1 DAS kan via het formulier op de GS1 website. U ontvangt dan van GS1 een bevestiging van uw aanmelding en een factuur. Release 1.0.0,, 16 september 2015 2015 GS1 Nederland Page 3 of 10
- Gebruik de GLN die u ook in EDI-berichtenuitwisseling met uw klanten gebruikt bij de vraag: Heeft u een GS1 Adrescode (GLN). 2 Training volgen Als u zich heeft aangemeld voor GS1 DAS, dan volgt u alle modules van de online training. U kunt zich hier aanmelden. In de training krijgt u uitleg over de stappen die u doorloopt om op een goede manier gegevens in de datapool te kunnen invoeren en een uitleg over de webinterface van Gs1 Data Source. Aan deze traingin zijn geen kosten verbonden en u kunt deze zo vaak volgen als u wilt. 3 Betalen en inloggen Na uw aanmelding ontvangt u via e-mail een factuur. Nadat u de factuur heeft betaald, ontvangt binnen een paar dagen via e-mail de inloggegevens voor GS1 DAS en voor de GS1 Datakwaliteit Checker zodat u van start kunt gaan. Opbouw factuur Het tarief dat u voor het gebruik van GS1 DAS betaalt is afhankelijk van uw omzet. Zie hiervoor het tarievenoverzicht. De factuur bevat de volgende onderdelen: Eénmalig Jaarlijks Certificering U betaalt een éénmalige bijdrage om het gebruik van de datapool voor uw organisatie in te richten. U betaalt jaarlijks contributie om gebruik te kunnen maken van de datapool. Daarnaast kunt u gebruik maken van ondersteuning door GS1 Customer Support. U betaalt eenmalig 400,- voor de begeleiding tijdens het certificeringproces, tenzij u het vastleggen van uw gegevens uitbesteedt. - In de eenmalige kosten van 400,- zijn 4 controles van etiketinformatie inbegrepen. Als er daarna nog controles nodig zijn, dan belasten wij de kosten daarvoor aan u door. 3.1 Inloggen GS1 Data Source Als u inloggegevens heeft ontvangen kunt u hier inloggen om gegevens in te voeren in de webinterface van de datapool. 3.2 Inloggen GS1 Datakwaliteit Checker De GS1 Datakwaliteit Checker is een tool die aangeeft hoe goed de kwaliteit van uw artikelgegevens in GS1 DAS is. De tool voert een aantal automatische (logische) checks uit en geeft weer hoe u scoort bij vergelijkingen van daadwerkelijke waardes van uw producten (fysieke controles) en de ingevoerde gegevens van die producten. In de handleiding leest u hier meer over. Hier kunt u inloggen. 4 Invoeren van gegevens U gaat nu starten met het oefenen van het invoeren van de gegevens van artikelen. Deze worden dan door GS1 gecontroleerd. Als u verpakte levensmiddelen levert, voer dan naast de logistieke gegevens ook etiketinformatie in (o.a. allergenen, ingrediënten en voedingswaarden). Release 1.0.0,, 16 september 2015 2015 GS1 Nederland Page 4 of 10
Bestudeer voordat u gaat starten met het invoeren van de gegevens de volgende documentatie. Dit helpt om het proces vlot te doorlopen. - Internationale meetregels - Veldenlijst en invoerinstructie (voor zowel logistieke als etiketinformatie) - GS1 DAS webinterface handleiding - Voer alleen gegevens in van consumenteneenheden die u gaat opsturen ter controle (inclusief de bijbehorende handelseenheden/artikelhiërarchie). U heeft nadat u de inloggegevens heeft ontvangen ook van GS1 gehoord hoeveel producten dit zijn. - Om uw gegevens te kunnen controleren en u van feedback te voorzien over de kwaliteit ervan, publiceert u uw gegevens aan de meetservice (GLN: 8712345012014) én aan de GS1 Datakwaliteit Checker (GLN: 8712345012021). 5 Opsturen van producten Om na te kunnen gaan of u gegevens goed in GS1 DAS heeft ingevoerd, stuurt u een aantal consumenteneenheden op naar de GS1 meetservice. De meetservice kijkt naar de breedte, diepte, hoogte en gewicht van uw producten en vergelijkt deze met uw productgegevens in de datapool. Als u verpakte levensmiddelen levert, stuur deze dan op. De meetservice controleert dan namelijk ook de etiketinformatie. Om een goed beeld te krijgen van de kwaliteit van uw gegevens hanteren wij het volgende uitgangspunt voor het aantal consumenteneenheden dat u moet opsturen: 10% van uw assortiment met een minimum van 4 en een maximum van 15 producten U hoort van GS1 hoeveel consumenteneenheden u moet opsturen. - Het aantal producten dat wij u vragen om op te sturen is gebaseerd op het totaal aantal consumenteneenheden dat u in uw assortiment heeft voor al uw klanten en niet op het assortiment dat u aan 1 klant levert. - Stuur alleen de consumenteneenheden op die u voor het certificeringsproces moet invoeren. Tip - Probeer zo veel mogelijk verschillende producten en soorten verpakkingen op te sturen. U kunt zo oefenen met gegevens van uw volledige assortiment. 5.1 Hoe stuurt u producten naar de meetservice? GS1 heeft de metingen en controles aan een externe meetservice uitbesteed. Zij controleren de gegevens van de door u opgestuurde consumenteneenheden. Aanmelden Meld hier aan welke consumenteneenheden u gaat opsturen. Opsturen producten Stuur dezelfde consumenteneenheden die u via de site heeft aangemeld op naar de meetservice op onderstaand adres. Vermeld daarbij de bijbehorende GTIN s (GS1-artikelcodes). Release 1.0.0,, 16 september 2015 2015 GS1 Nederland Page 5 of 10
Xxtract Steurstraat 11 1317 NZ ALMERE - Stuur de producten op waarvan u de gegevensheeft ingevoerd. 6 Controleren van de kwaliteit van gegevens Pas als u uw consumenteneenheden en PDF s (voor etiketinformatie) naar de meetservice heeft opgestuurd en de gegevens van deze producten heeft ingevoerd, starten wij met het controleren van uw data. Voor logistieke gegevens en etiketinformatie voeren wij verschillende controles uit, zowel logische als fysieke. We leggen graag uit wat dit inhoudt. Logistieke gegevens - De meetservice controleert of de daadwerkelijke afmetingen en de gewichten van uw producten overeenkomen met de door u ingevoerde gegevens (fysieke controles). - Daarnaast voert de GS1 Datakwaliteit Checker een aantal automatische (logische) controles uit. U kunt dan bijvoorbeeld denken aan een vergelijking van netto- en brutogewicht, waarbij netto niet zwaarder mag zijn dan bruto. Certificeringeis: de gegevens van alle naar de meetservice opgestuurde producten moeten 100% scoren op zowel de fysieke als logische controles. Etiketinformatie - Van verpakte levensmiddelen controleren we of de etiketinformatie op 2 consumenteneenheden overeenkomt met de door u ingevoerde artikelgegevens (fysieke controles). - De GS1 Datakwaliteit Checker voert daarnaast een aantal automatische (logische) checks uit. U kunt dan bijvoorbeeld denken aan of het type allergeen wel een geldige waarde uit de codelijst heeft. Certificeringeis: Het testrapport etiketinformatie mag geen fouten bevatten. Daarnaast moet u 100% scoren op logische controle etiketinformatie in de GS1 DAS Datakwaliteit Checker. GS1 Datakwaliteit Checker Tijdens het certificeringsproces worden de resultaten van de logische en fysieke controles in de GS1 Datakwaliteit Checker weergeven. Release 1.0.0,, 16 september 2015 2015 GS1 Nederland Page 6 of 10
- U moet op de bovenstaande controles (A, B en C) 100% scoren om een certificaat te behalen. Dit geldt voor alle consumenteneenheden (records) die u voor het certificeringproces moet invoeren. - De scores van D en E zijn niet relevant in het certificeringsproces. - Daarnaast mag u geen fouten hebben in het testrapport fysieke controles etiketinformatie. De resultaten die hierin staan worden niet in de Checker weergeven maar krijgt u via een e-mail van ons. 6.1 Het resultaat van de controle van logistieke gegevens Het controleproces van de logistieke gegevens bestaat uit de volgende stappen: - Nadat u de logistieke gegevens (+ bijbehorende artikelhiërarchie) heeft ingevoerd, ziet u de volgende dag de score van de logische controles in de GS1 Datakwaliteit Checker. - Na het opsturen van de consumenteneenheden naar de meetservice worden de fysieke metingen na ongeveer 5 werkdagen uitgevoerd. De resultaten zijn daarna snel zichtbaar in de Checker. - Daarnaast houden wij u via de wekelijkse e-mail van de GS1 Datakwaliteit Checker op de hoogte van uw scores op zowel de logische als de fysieke controles. Als één of beide scores lager is dan 100%, kijk dan in de Checker of in de bijlage van uw e-mail welke afwijking(en) zijn geconstateerd en pas uw gegevens aan in GS1 DAS. - Sla na iedere wijziging de gegevens op en geef opnieuw vrij. De wijzigingen worden dan naar de meetservice en naar de GS1 Datakwaliteit Checker gestuurd. - Controleer uw scores weer en pas uw data indien nodig aan tot dat u alle gegevens goed heeft ingevoerd en 100% scoort. Release 1.0.0,, 16 september 2015 2015 GS1 Nederland Page 7 of 10
- Als u zover bent dat u 100% scoort op de controles van al uw consumenteneenheden in het certificeringsproces, dan heeft u dit onderdeel succesvol afgerond! - Geef uw gegevens altijd weer vrij als u de aanpassingen heeft doorgevoerd in GS1 DAS. Publiceren hoeft niet opnieuw. Voor meer informatie over het vrijgeven van data, klik hier en kijk onder hoe werkt de webinterface. 6.2 Het resultaat van de controle van etiketinformatie Dit is alleen van toepassing voor leveranciers van verpakte levensmiddelen. De controle start op het moment dat de PDF s door de meetservice zijn ontvangen en de etiketinformatie in GS1 DAS is ingevoerd en aan de meetservice is gepubliceerd. De controle bestaat uit de volgende stappen: Fysieke controle - De meetservice controleert van 2 consumenteneenheden of de etiketinformatie op de PDF 1-op-1 klopt met de gegevens in GS1 DAS. - U ontvangt van GS1 na 5 werkdagen via een e-mail een rapport met de resultaten. Bestudeer de bevindingen in het testrapport. De foutcodes worden beschreven in een tabel achterin het rapport. - Voer de nodige aanpassingen door in de datapool voor alle consumenten- eenheden die u voor de certificering heeft ingevoerd. - Geef de gegevens van de gewijzigde GTIN s (GS1-artikelcodes) in GS1 DAS vrij. Voor meer informatie over het vrijgeven, kijk hier onder hoe werkt de webinterface. GS1 accountmanagement (accounts@gs1.nl) ontvangt graag een seintje als u de aanpassingen heeft doorgevoerd en de data weer heeft vrijgegeven. Wij koppelen dit vervolgens terug naar de meetservice zodat zij 2 nieuwe etiketten kunnen controleren. - Na ongeveer 5 dagen zijn uw gegevens weer gecheckt en ontvangt u weer een testrapport. U kunt gegevens weer controleren en aanpassen indien nodig tot u alles goed heeft ingevoerd. - Als u zover bent dat u geen fouten meer heeft in het testrapport etiketinformatie, heeft u dit onderdeel succesvol afgerond! Logische controle In de GS1 Datakwaliteit Checker kunt u ook de score logische controle etiketinformatie en de afwijkingen vinden. U wordt ook via een wekelijkse e-mail op de hoogte gehouden. Op het moment dat u geen fouten meer heeft in het testrapport staat de score van de logische controle in de Checker op 100%. 7 Geslaagd: gegevens van uw hele assortiment invoeren Als u 100% scoort op al uw artikelgegevens dan krijgt u een certificaat. Ook wordt op de GS1 website uw bedrijfsnaam toegevoegd aan het overzicht van bedrijven aangesloten zijn bij GS1 DAS. U ontvangt het certificaat van GS1 per e-mail. Als u uw certificaat heeft ontvangen, kunt u gelijk data van al uw artikelen invoeren en in de datapool aanvinken aan welke klanten u uw data wilt publiceren. - Pas nadat u het certificaat heeft ontvangen, kunt u de gegevens van uw hele assortiment gaan invoeren en beschikbaar stellen aan uw klanten. GS1 heft de publicatierestrictie namelijk dan pas op. GS1 programma datakwaliteit Artikelgegevens kunnen alleen bijdragen aan optimale bedrijfsprocessen als ze volledig en correct zijn. GS1 blijft daarom bedrijven helpen bij het inzicht krijgen in en het verbeteren van datakwaliteit door controles uit de GS1 Datakwaliteit Checker en door producten steekproefsgewijs na te meten. U kunt uw scores bij blijven houden in de GS1 Datakwaliteit Checker. Release 1.0.0,, 16 september 2015 2015 GS1 Nederland Page 8 of 10
8 Meer informatie GS1-website Bezoek onze website voor meer informatie over het gebruik van GS1 DAS in de levensmiddelen- en drogisterijsector. U vindt u onder andere informatie over: - Hoe u producten meet volgens de internationale GS1-meetregels - Waar u kunt inloggen in de GS1 DAS webinterface en in de GS1 Datakwaliteit Checker - Welke velden moeten worden ingevuld voor logistieke gegevens en etiketinformatie - Een gebruikershandleiding voor de webinterface Bekijk regelmatig onze website zodat u er zeker van bent dat u gebruik maakt van de meest recente documentatie. Training: aan de slag met GS1 Data Source In de training krijgt u uitleg over GS1 DAS, de meetregels en over het invoeren van gegevens. Voor meer informatie klik hier. Account management Heeft u vragen over hoe u aan de slag kunt gaan met GS1 Data Source, de GS1 Datakwaliteit Checker of een van de stappen uit dit stappenplan? Neem dan contact op met accountmanagement levensmiddelen en drogisterij via accounts@gs1.nl of 020-5113820. Customer Support Heeft u technische vragen over GS1 DAS? Neem dan contact op met de GS1 Customer Support via info@gs1.nl of 020-5113888. Bijlage 1: uitzonderingen producten AGF Alleen verpakte AGF consumenteneenheden (CE s) worden gemeten. Als er etiketinformatie op de CE staat, dan moet dit ook in GS1 Data Source worden ingevoerd. Los fruit of kratten met los fruit worden niet door de meetservice gemeten voor het toelatingstraject. De krat wordt wel met bijbehorende productinformatie in GS1 Data Source ingevoerd. Voor los fruit hoeft u geen etiketinformatie te registeren. De ingevoerde data wordt alleen op logische controles in de GS1 Datakwaliteit Checker gecheckt. Bulkproducten Diepvries Bulkproducten worden niet door de meetservice gemeten voor het toelatingstraject. De krat waarin de bulkproducten worden geleverd, wordt wel met bijbehorende productinformatie in GS1 Data Source ingevoerd. Voor bulkproducten hoeft u geen etiketinformatie te registeren. De ingevoerde data wordt alleen op logische controles in de GS1 Datakwaliteit Checker gecheckt. Indien de maatvoering van een product afhankelijk is van de temperatuur of opslag van het product, dan meet de meetservice deze producten alleen op afspraak. Als er geen afspraak gemaakt is, maar dit wel had gemoeten om de producten in de juiste conditie te kunnen meten, moeten de producten opnieuw worden aangeleverd. Release 1.0.0,, 16 september 2015 2015 GS1 Nederland Page 9 of 10
Bijlage 2: checklist Hieronder vindt u in het kort de belangrijkste stappen die u moet ondernemen om uw data te laten controleren om een certificaat te kunnen halen, Als u het certificaat heeft, kunt u de gegevens van uw hele assortiment invoeren en beschikbaar stellen aan uw klanten Betaal de factuur. Voer alleen gegevens in van consumenteneenheden (+ artikelhiërarchie). Geef de gegevens vrij en publiceer aan de meetservice én aan de GS1 Datakwaliteit Checker. Meld producten aan bij de meetservice. Stuur producten op naar de meetservice. Meld via accounts@gs1.nl als u producten heeft opgestuurd en data heeft ingevoerd. Geef data vrij als u aanpassingen heeft doorgevoerd in GS1 DAS. Meld via accounts@gs1.nl als u na controle van etiketinformatie correcties heeft doorgevoerd. Release 1.0.0,, 16 september 2015 2015 GS1 Nederland Page 10 of 10