36. Een prijsaanvraag en een offerte opstellen. 36.1 Een zakelijke brief Vroeger verliep alle zakelijke post per brief. Tegenwoordig wordt er ook veel via e-mail gecorrespondeerd. De rol van de zakelijke brief is daarmee echter niet uitgespeeld: nog steeds versturen veel bedrijven dagelijks grote aantallen brieven per post. Brieven zijn gemakkelijk voor vertrouwelijke informatie of het maken van duidelijke formele afspraken. Door een brief te ondertekenen krijgt die rechtsgeldigheid. Ook bezwaarschriften en klachten kunnen meestal beter per brief worden ingediend. Solliciteren gebeurt tegenwoordig vaak per e-mail, maar een brief is nog steeds goed mogelijk. Ook een combinatie van die twee (een met een tekstverwerker geschreven en opgemaakte brief, die als bijlage bij een e-mail wordt verzonden) komt veel voor. Zakelijke brieven en e-mails bestaan grotendeels uit dezelfde basiselementen: Afzender en geadresseerde(n) Plaats, datum en kenmerk Onderwerp Aanhef Brieftekst = eigenlijke inhoud Slotgroet en ondertekening Bijlage(n) Kopie(en) 1
Brieven zijn vaak wat langer en gedetailleerder dan e-mails. Hieronder bespreken we de onderdelen die meestal deel uitmaken van een zakelijke brief. Er zijn verschillende manieren om brieven op te maken en in te delen. Veel instellingen en bedrijven hebben hun eigen stijl voor de opmaak van brieven en e-mails. De gebruikelijkste briefopmaak is tegenwoordig de 'nieuwe Amerikaanse indeling', waarbij elk onderdeel aan de linkerkant begint en alinea's worden gescheiden door een witregel. Afzender en geadresseerde(n) Afzender Veel bedrijven en instellingen maken gebruik van briefpapier waarop de eigen adresgegevens al zijn voorgedrukt. Ze hoeven dan niet meer apart te worden vermeld. Als de gegevens van de afzender niet voorgedrukt zijn, komen die vóór de gegevens van de geadresseerde. Vermeld bij bedrijfscorrespondentie in elk geval: de handelsnaam het volledige adres en postnummer het ondernemingsnummer telefoonnummer faxnummer e-mailadres websiteadres Geadresseerde Na een witregel volgt het adres van de geadresseerde. Daar vermeldt u: de handelsnaam het volledige adres en postnummer land het ondernemingsnummer eventueel specifieke vermeldingen zoals de naam van de afdeling 2
Elke regel begint met een hoofdletter. Zet toevoegingen als PERSOONLIJK, SPOED, VERTROUWELIJK, AANTEKENEN of LUCHTPOST in hoofdletters boven het adres. Tussen deze aanduidingen en het adres komt een regel wit. Als de brief niet in een vensterenveloppe gaat, zijn de aanduidingen aantekenen en luchtpost overbodig. Voor de naam van de ontvanger kan T.a.v. met hoofdletter worden ingevoegd, maar dat is niet per se nodig. Het geven van de naam maakt al duidelijk voor wie de brief bedoeld is. Wees bij de naam van de geadresseerde zo volledig mogelijk: begin met De heer Mevrouw gevolgd door eventuele titels de voorletters. Als het geslacht van de ontvanger onbekend is, gebruik dan De heer of mevrouw. Datum en kenmerk Na het adres volgt opnieuw een witregel. Daaronder staat de datum, eventueel voorafgegaan door de plaatsnaam Antwerpen, 1 september 2012. De naam van de maand wordt met kleine letters geschreven, het jaartal bestaat uit vier cijfers. Op voorgedrukt briefpapier van bedrijven staat vaak ook Uw kenmerk Ons kenmerk. 3
Als u reageert op zo'n brief, vermeld dan altijd het opgegeven kenmerk onder of naast Uw kenmerk. Onderwerp Daarna kan ook nog een regel als Onderwerp: Betreft: worden gebruikt. Schrijf de woorden onderwerp en betreft hier met een hoofdletter; ze worden gevolgd door een dubbele punt. Daarna volgt een korte aanduiding van het onderwerp van de brief. Die kan het best beginnen met een kleine letter, omdat de regel immers al een hoofdletter heeft. Aanhef De aanspreking begint met een hoofdletter. Na de aanspreking schrijft u een komma. Wees in de aanhef zo precies mogelijk: gebruik liever Geachte mevrouw Jansen dan Geachte heer of mevrouw. Die laatste aanhef is alleen geschikt als niet te achterhalen is wie de brief zal lezen. Het is af te raden om een brief te beginnen met alleen Geachte of Beste; zet er altijd een naam of de toevoeging heer of mevrouw bij. Een brief aan meerdere lezers kan bijvoorbeeld beginnen met Geachte leden of Geachte leerling. De aanhef Beste wordt voor een zakelijke brief afgeraden, al kan hij wel gebruikt worden als de lezer en schrijver elkaar redelijk goed kennen. Geachte, Beste, Geachte meneer, / Geachte mijnheer, / Geachte heer, Geachte mevrouw / Geachte mevrouw, Geachte mevrouw Jansen, / Geachte mevrouw, 4
Brieftekst Hoewel de aanhef van een brief eindigt met een komma, begint de eerste zin toch met een hoofdletter. Zorg voor een duidelijke indeling van de brief in alinea's die elkaar op logische wijze opvolgen, en die van elkaar worden gescheiden door een witregel. Vroeger werden brieven afgesloten met formuleringen als 'Hopende u hiermede van dienst te zijn, verblijf ik'. Die worden tegenwoordig als verouderd beschouwd. Beter zijn bijvoorbeeld: 'Ik hoop u hiermee van dienst te zijn geweest' 'Ik hoop u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben.' Slotgroet en ondertekening Als slotgroet is Met vriendelijke groet(en) het gebruikelijkst. Hoogachtend is formeel. Na die slotformule volgt een komma. Direct onder deze regel kan iets staan als namens [bedrijfsnaam, afdeling, directeursnaam enzovoort]. Daaronder volgen enkele regels wit voldoende plaats voor de handtekening, en vervolgens de voornaam en de achternaam van de persoon die tekent. Bij namen die zowel voor mannen als voor vrouwen gebruikt kunnen worden (bijvoorbeeld Jo, Kim, Dominique) kunt u mevrouw of de heer voor de naam toevoegen. Onder de naam vermeldt u eventueel de functie van de afzender. De woorden namens, de heer, mevrouw en functieaanduidingen krijgen bij voorkeur geen hoofdletters. Als de brief wordt ondertekend door een ander dan de schrijver van de brief, dan kan er voor de handtekening i.o. = in opdracht of b.a. = bij afwezigheid staan. 5
Na de ondertekening volgt de naam van degene die als briefschrijver vermeld wordt. Als er meer ondertekenaars zijn, kunnen hun namen naast of onder elkaar worden geplaatst. Als slechts één van hen de brief ondertekent, kan onder diens naam + eventuele functienaam worden toegevoegd 'mede namens ' Bijlage(n) Als er bijlagen bij de brief zijn, wordt dat ofwel na de ondertekening, ofwel bij de onderwerpsaanduiding vermeld. Schrijf het woord Bijlage(n) gevolgd door een dubbele punt, een korte omschrijving of de titels van de bijlage(n). Als dat relevant is, kunt u het aantal bijlagen vermelden. Kopie(en) Als u een kopie aan derden stuurt, vermeld dan achter het woord Kopie (aan) (gevolgd door een dubbele punt) de namen van de personen aan wie een kopie stuurt. 6
36.2. Een prijsaanvraag opstellen. Een prijsaanvraag kan gewoon per brief of ook per email gebeuren. Een voorbeeld. Een transactie begint doorgaans met een of meer prijsaanvragen. Vooraleer een firma een bestelling plaatst, wil ze eerst inlichtingen over prijzen, kwaliteit, assortiment, uitzicht, voorwaarden e.d. inwinnen. Na vergelijking van de verschillende offertes zal ze bij die leverancier bestellen die op dat bepaalde ogenblik de interessantste offerte doet. Je kan een prijsaanvraag doen op verschillende manieren: per telefoon, per fax, per brief, of met een standaardformulier. De manier waarop hangt af van verschillende factoren: dringende / niet-dringende prijsaanvraag vertrouwde of nieuwe leverancier routine- of speciale aanvraag. PRIJSAANVRAAG PER BRIEF Zoals elke zakenbrief bestaat een prijsaanvraag meestal uit een inleiding, een midden, en een slot. Wat kan er in de inleiding staan? Je kan vermelden hoe je van de firma of het product op de hoogte bent gekomen (via advertenties, handelsbeurs, zakenrelatie,...). Je kan je bedrijf voorstellen. Je kan vermelden dat je dringend je voorraad wil aanvullen of je assortiment wil uitbreiden. 7
Voorbeeld van een prijsaanvraag per brief Hairteam Stella Marisstraat 2 2170 Merksem Ondernemingsnummer 0123456789 Telefoon: 03-644.29.30. Fax: 03-645.83.11 Email: infohairteam@gmail.com www.hairteam.vl All 3 Kappersproducten nl Kwadijkerkoogweg 13a 1442 LA Purmerend Nederland Merksem 1 september 2012, Geachte mevrouw Bergmans, Wij hebben uw onderneming via de website gevonden. Graag hadden wij van u een prijsofferte gekregen voor de volgende producten : shampoos, kleuringen, gel en wax in het gamma van Goldwell, Keune en Schwarzkopf. Wij zouden dit gamma een heel jaar volgen in ons leerbedrijf. Graag kregen wij van u een extra korting als leerbedrijf zodanig dat wij onze modellen een niet al te grote prijs voor de geleverde producten moeten aanrekenen. Wij kunnen contant betalen. Indien het echter mogelijk zou zijn de factuur na 30 dagen te betalen, zou dit voor ons beter uitkomen. Ik hoop u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben. Met vriendelijke groeten, Jan Lafaille Leraar bedrijfsbeheer mede namens de leerlingen van 7 Haarstyliste Bijlage: 1 oprichtingsakte van het leerbedrijf 8
Oefening: U bent Kapsalon De Client Nationalestraat 60 te 2000 Antwerpen met ondernemingsnummer 0466539514. En u vraagt een prijsaanvraag aan bij Groothandel HAIRTEAM Stella Marisstraat 2 te 2170 Merksem met ondernemingsnummer 0123456789 voor volgende producten: 24 shampoos anti-roos 500 ml 36 shampoos droog haar 500ml 36 shampoos vet haar 500ml 24 shampoos super haar 500ml 12 kleuringen paille 200 ml 24 kleuringen acajou 200 ml 24 kleuringen black 200 ml 12 kleuringen taupe 200 ml Maak een mooie brief met prijsaanvraag. Vergeet niet: identiteitsgegevens van de koper; identiteitsgegevens van de verkoper; onderwerp van de brief; plaats en datum van uitgifte; reden van de prijsaanvraag; nauwkeurige omschrijving van de gewenste goederen of diensten; duidelijke formulering van de vraag naam en functie van de aanvrager 9
36.3.Een offerte opstellen. Offerte Logo naam adres ondernemingsnummer leverancier naam adres ondernemingsnummer klant Offertenummer Offertedatum Ter attentie van Uw referentie Geldigheidsduur Leverdatum Artikelnummer Omschrijving Aantal Prijs per stuk Bedrag BTW Subtotaal Handelskorting Subtotaal Financiële korting MvH BTW bedrag 6% BTW bedrag 12% BTW bedrag 21% TOTAAL Algemene voorwaarden 10
Oefening : Stel een offerte op met de volgende gegevens. Groothandel HAIRTEAM Stella Marisstraat 2 te 2170 Merksem met ondernemingsnummer 0123456789 is een groothandel in kappersproducten en moet volgende producten aanbieden aan de firma : Kapsalon De Client Nationalestraat 60 te 2000 Antwerpen met ondernemingsnummer 0466539514. Art.15467 24 shampoos anti-roos 500 ml aan 8,00 het stuk zonder BTW Art.25693 36 shampoos droog haar 500ml aan 6,00 het stuk excl. BTW Art.19374 36 shampoos vet haar 500ml aan 6,00 het stuk excl. BTW Art.20594 24 shampoos super haar 500ml aan 7,00 het stuk excl. BTW Art.32947 12 kleuringen paille 200 ml aan 12,00 het stuk excl. BTW Art.35129 24 kleuringen acajou 200 ml aan 14,00 het stuk excl. BTW Art.31284 24 kleuringen black 200 ml aan 10,00 het stuk excl. BTW Art.39467 12 kleuringen taupe 200 ml aan 10,00 het stuk excl. BTW Het BTW tarief bedraagt 21 % Een hoeveelheidskorting van 8 % kan aangeboden worden. Een financiële korting van 2 % kan aangeboden worden bij contante betaling. De offerte is 1 maand geldig. Datum van vandaag Offertenummer 2222 Referentie van de klant PV/203 Voorziene leveringsdatum 6 weken na de bestelling De goederen worden franco aan huis geleverd. 11
Offerte Logo Offertenummer Offertedatum Ter attentie van Uw referentie Geldigheidsduur Leverdatum Artikelnummer Omschrijving Aantal Prijs per stuk Bedrag BTW Subtotaal Handelskorting Subtotaal Financiële korting MvH BTW bedrag 6% BTW bedrag 12% BTW bedrag 21% TOTAAL 12