DUURZAAM ONDERNEMEN bij NS Strategie Mobiliteit per trein heeft een duurzaam karakter en daarmee NS ook. Door het reizen van deur tot deur voor onze klanten zo aantrekkelijk mogelijk te maken draagt NS bij aan verduurzaming van mobiliteit. Het duurzame karakter van ons treinproduct is echter één kant van duurzaam ondernemen. Het gaat om het bewust richten van de ondernemingsactiviteiten op waardecreatie in drie dimensies, people, planet, profit en daarmee op de bijdrage aan maatschappelijke welvaart op de langere termijn. Binnen NS noemen wij dit duurzamer ondernemen. NS blijft op kop lopen in het aanbieden van duurzame mobiliteit aan onze klanten, als duurzame vervoerder én als duurzame werkgever. Elke dag zorgt NS voor een miljoenenpubliek. Met 30.000 medewerkers bieden wij de klant eigen invulling van de reistijd en vermindering van zijn milieuvoetafdruk. Daarmee committeert NS zich aan een schone, bereikbare en duurzame maatschappij. Aangezien NS een maatschappelijke onderneming is, geeft NS de voorkeur aan de term duurzaam ondernemen in plaats van maatschappelijk verantwoord ondernemen, terwijl de scope hetzelfde is. Om binnen deze brede scope focus aan te brengen zijn 5 speerpunten gedefinieerd en één concreet corporate doel: NS onderneemt transparant en met zorg voor omgeving én medewerker door haar energie-efficiency te verbeteren, haar milieu-impact ten aanzien van afval en geluid te verminderen en te investeren in en ontwikkelen van medewerkers, omdat dit de basis is voor continuïteit en winstgevendheid. NS stelt het doel duurzaam ondernemen in te bedden in de bedrijfsprocessen in te bedden en de bedrijfsonderdelen te ondersteunen in het realiseren van de speerpunten, zodat NS op kop blijft lopen in het aanbieden van duurzame mobiliteit aan onze klanten (als duurzame vervoerder én als duurzame werkgever). Wij doen dit door (planet) het verbeteren van onze energie-efficiency met 2% per jaar voor alle energieverbruik, het verminderen van onze milieu-impact op het gebied van afval en geluid en (people) door het investeren in en ontwikkelen van onze mensen. Energie Target Energie Efficiency Index -> 2 % p/j Bruto vloeroppervlakte en reizigerskilometers Energie, Afval, Geluid, Diversiteit, Duurzame Inzetbaarheid Speerpunten People Planet Profit (GRI) Scope Rapportage (scope) NS zal over haar manier van duurzame bedrijfsvoering rapporteren. In dit kader heeft NS het Global Reporting Initiative (GRI) omarmd. NS geeft met behulp van GRI een verantwoording over haar resultaten op duurzaam ondernemen en is transparant volgens internationaal gerespecteerde normen onder andere op het gebied van ketenverantwoordelijkheid, stakeholderdialoog en sociale aspecten. NS streeft naar een GRI niveau B extern getoetst. Bovendien wordt NS opgenomen in de transparantiebenchmark van het Ministerie van Economische Zaken. Ook hier sluit onze insteek aan bij
die van de aandeelhouder: door de minister van Financiën is een oproep gedaan aan alle staatsdeelnemingen om activiteiten te ontwikkelen op gebied van maatschappelijk verantwoord of duurzaam ondernemen en transparantie hieromtrent. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de strategie ligt bij de bedrijfsonderdelen. Zij krijgen door middel van een strategiebrief de kaders aangereikt om hun bedrijfsplannen te maken. Tabel: Ontwikkeling strategie duurzaam ondernemen, doelen en rapportage over de jaren 2008 2009 2010 Drie milieuthema s in strategiebrief opgenomen CO2/energie, afval en geluid Target 20% CO2 reductie 2020 t.o.v. 1990 vertaalt naar verbeteren energie-efficiency Drie bedrijfsonderdelen eigen doelstellingen met wisselende diepgang Governance Duurzaamheid benoemd als afzonderlijk thema speerpunten: energie, afval en geluid Verbeteren energie-efficiency Alle bedrijfsonderdelen concrete(re) doelstellingen en rapportage GRI level C self declared Duurzaam ondernemen als integraal onderdeel van de strategie (planet én people) Energie, afval en geluid en diversiteit en duurzame inzetbaarheid van medewerkers Verbeteren energie-efficiency Alle bedrijfsonderdelen concrete doelstellingen én interne monitoring én streven naar rapportage GRI level B externally assured Duurzaam ondernemen is voor NS een integraal onderdeel van onze bedrijfsstrategie en daarmee van onze bedrijfsprocessen. Dit hoofdstuk beschrijft de governance of corporate responsibility van duurzaam ondernemen binnen NS en de sleutelfuncties die betrokken zijn in de sturing, monitoring en rapportage van de verantwoordelijkheden. Uiteraard valt deze governance binnen de bestaande corporate governance zoals beschreven op pagina 70. van het jaarverslag, waar verantwoordelijkheden en structuur van directie, RvC en corporate audit is beschreven. In maart 2010, keurde de groepsraad de inrichting van de organisatie en start van het programma Duurzamer Ondernemen goed om de NSstrategie te kunnen realiseren. Hieronder wordt de inrichting (formele en informele organisatie) beschreven en het programma Duurzamer Ondernemen. Het doel van dit programma is duurzamer ondernemen in te bedden in de bedrijfsprocessen. Organisatie De gekozen organisatievorm is er op gericht om op effectieve wijze een brede verankering van duurzaam ondernemen in de onderneming te borgen én optimaal gebruik te maken van de reeds aanwezige kennis. Dit gebeurt door vertegenwoordiging van alle relevante bedrijfsonderdelen en alle relevante functiegroepen in de formele structuur. Daarnaast wordt er nadrukkelijk gestuurd op de ontwikkeling van een informele organisatie om op die manier de bewustwording en betrokkenheid van alle medewerkers te stimuleren. De formele organisatie bestaat uit een Duurzaam Ondernemen Council, een Duurzaam Ondernemen Werkgroep en een aantal tijdelijke taakgroepen. De Council De Duurzaam Ondernemen Council" is een besluitvormend en beleidmakend gremium. Voorgenomen besluiten en beleid kunnen worden voorgedragen aan de Groepsraad. De Council komt vier keer per jaar bijeen en rapporteert twee keer per jaar aan de Groepsraad en NS directie. In mei is de Council voor de eerste keer bijeengekomen.
Duurzaam ondernemen Council Voorzitter: Directievoorzitter Nedtrain, die namens de President van NS de portefeuille beheert Human Relations Voorzitter Commodity Team Energie Corporate Communicatie F&A Hoofd Strategie Duurzaam Ondernemen In de in december 2008 geactualiseerde Corporate Governance Code is een expliciete verantwoordelijkheid voor MVO bij bestuurders neergelegd en is ook bepaald dat het toezicht van de RvC zich uitstrekt tot MVO. Omdat NS de code volgt is een en ander besproken tijdens een vergadering van de RvC. Daar kwam men tot de conclusie dat veel zaken, die de RvC en directie bespreken aspecten van MVO bevatten en dat in die zin het toezicht zich ook tot die aspecten uitstrekt, maar dat het wel goed zou zijn het onderwerp één keer per jaar expliciet te bespreken. De werkgroep De duurzaam ondernemen werkgroep bestaat uit vertegenwoordigers van de bedrijfsonderdelen Strukton, NS Reizigers, NS Poort, Nedtrain, Abellio en NS Hispeed en vertegenwoordigers van de functiegroepen Inkoop, Corporate Communicatie, Commercie, Corporate Planning en Control en P&O/HR. De werkgroep wordt voorgezeten door de directeur Duurzaam Ondernemen en komt een keer per maand bijeen. Zij geeft opdracht aan taakgroepen die tijdelijk voor een specifieke opdracht of taak worden ingezet. Daarnaast bereidt ze besluiten of beleid voor ten behoeve van de Council. De notulen van de werkgroepen en Council worden intern breed verspreid. De werkgroepleden zijn verantwoordelijk voor de voortgang van de speerpunten en rapportage hierover binnen hun eigen bedrijfsonderdeel en vakgebied. Zij rapporteren ieder kwartaal via de reguliere planning en control cyclus over de in de Duurzaam Ondernemen Monitor vastgestelde indicatoren en de in bedrijfsplannen opgenomen doelen. Naast de formele organisatie is er ook een groeiende informele groep medewerkers die zich inzet voor duurzaam ondernemen. Op dit moment bestaat die groep uit ongeveer 100 personen. Eind mei is een eerste informele bijeenkomst gehouden voor een grote groep medewerkers (78). Een gefilmd verslag van de bijeenkomst is te vinden < link naar filmpje>. De resultaten zijn te vinden in bijlage. 90% van de deelnemers beoordeelden de bijeenkomst goed tot zeer goed. Belangrijkste reden voor deelname was persoonlijke belangstelling. Bijna alle deelnemers (98%) gaan duurzaam ondernemen integreren in haar of zijn dagelijks werk. Het programma NS voert een drie jarig 'duurzamer ondernemen' programma dat tot doel heeft duurzaam ondernemen in te bedden in de bedrijfsprocessen en de bedrijfsonderdelen te ondersteunen in het realiseren van de speerpunten. Innovatie en het betrekken van de beleving van onze klanten en andere stakeholders zijn onderdeel van het programma om de ambitie op kop blijven lopen in duurzame mobiliteit waar te kunnen maken. Duurzamer ondernemen levert kostenbesparingen op, medewerkerbetrokkenheid en is de basis voor de continuïteit van onze business.
2010 2011 en verder I Beleid en borging in de bedrijfsvoering duurzaamheidsmonitor Governance GRI transparantie Benchmark Vaststellen KPI boom Interne CA onderzoek Proef GRI & toets II Ondersteuning bedrijfsonderdelen en functiegroepen Kennisuitwisseling (in&extern) Planning, coordinatie, training Advies inrichting inrichten organisatie III Voortgang speerpunten (decentraal) Faciliteren/coordineren, focus, facts IV. Ontwikkeling duurzame innovaties Roadmap per bedrijfsonderdeel Green board Partners en methoden (Prorail/leveranciers/sector) Onderzoek beperken transportverliezen V. Communicatie en dialoog Stakeholder dialoog Bewustwordingsplan Plan incl communicatie Check speerpunten Stakeholder dialoog Innovatie Innovatie is een belangrijk deel van het programma (IV). Innovatie is nodig om stappen te maken en de doelen te realiseren. Een aantal van de innovaties van NS kunnen worden gekenmerkt als innovaties gericht op verduurzaming van NS (duurzame innovaties). Deze worden gerealiseerd in de diverse bedrijfsonderdelen in de staande organisatie. Het programma Duurzamer ondernemen inventariseert deze innovaties, en heeft een aanjaagfunctie ten behoeve van realisatie en implementatie. Duurzame Innovaties Duurzamer ondernemen Staande organisatie Innovatie Innovatieve Werkmethoden
Om te komen tot innovaties worden er diverse innovatieve werkmethoden gebruikt zoals het ideeënmanagement bij Nedtrain, waar ca. 20% van de ideeën die via deze methode worden gegenereerd kunnen worden gekenmerkt als duurzaam. Het concrete doel in 2010 is het verbeteren van de energie-efficiency. Aangezien tractieenergieverbruik het grootste gedeelte van het energieverbruik bepaalt en deze via netbeheerder ProRail bij de treinen komt wordt ook sectorbreed samen met ProRail naar innovaties gezocht. Afbeelding van te renoveren dubbeldek trein met o.a. toepassing innovatieve warmtepomp De meeste duurzame innovaties (zoals de warmtepomp) zijn veelal technisch van aard. In het programma zal ook aandacht worden gevraagd voor innovaties die juist gericht zijn op de klant en stakeholderbeleving. Hierbij zal communicatie een belangrijke rol spelen.