STUDIE 29 BEROEPSOPLEIDINGSPROFIEL n.a.v. de beroepsprofielen van secretariaatsmedewerk(st)er afdelingssecretaresse
BEROEPSOPLEIDINGSPROFIELEN n.a.v. de beroepsprofielen van secretariaatsmedewerk(st)er afdelingssecretar(is)esse sector : handel - administratie studiegebied : handel Vlaamse Onderwijsraad D/1997/6356/18
INHOUD OPLEIDINGSPROFIEL SECRETARIAAT INHOUD GEMEENSCHAPPELIJK GEDEELTE 1 INLEIDING 1 1.1 Situering van de beroepsopleidingsprofielen 1 1.2 Identificatie van het beroepsopleidingsprofiel 2 1.2.1 Gegevens betreffende het beroepsprofiel 2 1.2.2 Gegevens betreffende de beroepsopleidingsprofielen 2 1.3 Opdracht 3 1.4 Ontwikkelingsproces 3 1.5 Legitimatie 3 2 SITUERING VAN DE BEROEPSOPLEIDINGEN-PROFIELEN 4 2.1 Gegevens uit de beroepenwereld 4 2.1.1 Beroepenstructuur 4 2.1.2 Lijst van geraadpleegde beroepsprofielen 5 2.2 Gegevens uit de onderwijswereld 6 2.2.1 Opleidingenaanbod 6 2.2.2 Geografische spreiding van het opleidingsaanbod (TSO-BSO) 8 2.2.3 Onderwijsactiviteiten 9 2.3 Visie op de ontwikkeling van beroepsopleidingsprofielen 10 3 BEROEPSOPLEIDINGSPROFIEL 11 4 MEDEWERKERS 12 5 BIBLIOGRAFIE 13 SPECIFIEK GEDEELTE 15 SECRETARIAATSMEDEWERK(ST)ER 3 HET BEROEPSOPLEIDINGSPROFIEL 15 3.1 Benaming 15 3.2 Globale omschrijving 15 3.3 De concrete vertaalslag 15 3.3.1 Selectie van de taken uit het beroepsprofiel 15 3.3.2 Omzetting naar vaardigheden 17 3.3.3 Clustering van vaardigheden 19 3.3.4 Ondersteunende kennis 20 3.3.5 Samenvattende tabel 22 3.4 Houdingen 24 3.5 Contextgegevens 25
INHOUD OPLEIDINGSPROFIEL SECRETARIAAT 3.6 Niveau van de opleiding 25 3.6.1 Graad van verantwoordelijkheid 25 3.6.2 Graad van complexiteit 25 3.6.3 Graad van transfer 25 3.6.4 Conclusie 25 AFDELINGSSECRETAR(IS)ESSE 3 HET BEROEPSOPLEIDINGSPROFIEL 26 3.1 Benaming 27 3.2 Globale omschrijving 27 3.3 De concrete vertaalslag 27 3.3.1 Selectie van de taken uit het beroepsprofiel 27 3.3.2 Omzetting naar vaardigheden 30 3.3.3 Clustering van vaardigheden 33 3.3.4 Ondersteunende kennis 35 3.3.5 Samenvattende tabel 37 3.4 Houdingen 40 3.5 Contextgegevens 3.6 Niveau van de opleiding 40 3.6.1 Graad van verantwoordelijkheid 41 3.6.2 Graad van complexiteit 41 3.6.3 Graad van transfer 41 3.6.4 Conclusie 41 BIJLAGEN 42 Bijlage 1: Geografische spreiding van het opleidingsaanbod (TSO-BSO) 42
GEMEENSCHAPPELIJK GEDEELTE
OPLEIDINGSPROFIEL SECRETARIAAT 1 1 INLEIDING 1.1 Situering van de beroepsprofielen Er werden 6 beroepsprofielen ontwikkeld die zich in de secretariaatssfeer situeren. Het Hoger Instituut voor de Arbeid ontwikkelde in opdracht van de SERV de beroepsprofielen secretariaatsmedewerk(st)er, afdelinssecretar(is)esse en directiesecretar(is)esse 1. De Vlor-werkgroep Beroepsprofielen Hogeschoolonderwijs ontwikkelde de profielen van (meertalig) directieassistent(e), zakelijk verta(a)l(st)er en tolk en het profiel van medisch secretar(is)esse. Deze tweede reeks profielen werd door de Raad Hoger Onderwijs in een advies aan de Vlaamse minister van Onderwijs overgemaakt 2. Na vergelijking van het profiel van directiesecretar(is)esse met dat van (meertalig) directieassistent(e) blijkt dat de beschreven takenclusters uit de twee beroepsprofielen grotendeels met elkaar overeenkomen. Vandaar dat de sociale partners stellen dat het hier om hetzelfde beroep gaat, nl. de directiesecretar(is)esse. Deze benaming geniet de voorkeur van de sociale partners, omdat zij (hij) een uitvoerende, secretariële opdracht heeft. De directieassistent(e) heeft bijkomende, gedelegeerde bevoegdheden die het secretariële karakter overstijgen. Van de 5 beroepsprofielen, die uiteindelijk overblijven, zijn er drie die een duidelijke inhoudelijke verwantschap vertonen, nl. de mate van verantwoordelijkheid bij de taakuitoefening 3. Een secretariaatsmedewerk(st)er heeft een beperkt verantwoordelijkheidsdomein, een afdelingssecretar(is)esse een middelmatig en een directiesecretar(is)esse een ruim verantwoordelijkheidsdomein. Deze laatste beroepen situeren zich in het middenkader en het hogere of directiekader. 1 2 3 Het opstellen van een beroepsprofiel (het proces van A tot Z), Hoger Instituut voor de Arbeid, KU Leuven, 1996 RHO/WVE/ADV/021 d.d. 2 juli 1996 Het opstellen van een beroepsprofiel (het proces van A tot Z), Hoger Instituut voor de Arbeid, KU Leuven, 1996; blz. 39
2 OPLEIDINGSPROFIEL SECRETARIAAT Schematisch overzicht BEROEPSPROFIEL BEROEPSOPLEIDINGSPROFIEL NIVEAU Secretariaatsmedewerk(st)er afdelingssecretar(is)esse BOP n.a.v. secretariaatsmedewerk(st)er BOP n.a.v. afdelingssecreta(is)esse directiesecretar(is)esse secretariaat-talen 4 zakelijk verta(a)l(st)er en tolk zakelijk vertalen en tolken 4 medisch secretar(is)esse medisch secretariaat 4 2 3 Dit document handelt over het beroepsgerichte gedeelte van de opleidingsprofielen n.a.v. de beroepsprofielen van secretariaatsmedewerk(st)er en van afdelingssecretar(is)esse. In een latere fase zullen deze opleidingsprofielen met dat van Secretariaat-talen (een optie van de basisopleiding Secretariaatsbeheer in het hogeschoolonderwijs) op elkaar afgestemd worden. Dit finale opleidingsprofiel zal een globaal en een hiërarchisch overzicht (op basis van het niveau) van alle vaardigheden weergeven. 1.2 Identificatie van het beroepsopleidingsprofiel 1.2.1 Gegevens betreffende het beroepsprofiel Sector : Handel-administratie Subsector : Administratie Beroepen : secretariaatsmedewerk(st)er, afdelingssecretar(is)esse Erkenning beroep : geen gereglementeerd beroep 1.2.2 Gegevens betreffende de beroepsopleidingsprofielen Sectorcommissie Opleidingsprofielen vaste kern Handel-administratie uitbreiding Secretariaat Studiegebied handel
OPLEIDINGSPROFIEL SECRETARIAAT 3 1.3 Opdracht Het beroepsprofiel 4 werd aan de Koepelcommissie op 9 mei 1996 voorgesteld. Op 18 september 1996 werd de opdracht gegeven om de vaste kern van de sectorcommissie Handel-administratie en de uitbreiding Secretariaat samen te stellen. Tenslotte bepaalde de Koepelcommissie het niveau van de beroepen. De beroepsprofielen van secretariaatsmedewerk(st)er en afdelingssecretar(is)esse worden in deze uitgebreide sectorcommissie omgezet in beroepsopleidingsprofielen. Naast het in kaart brengen van de opleidingen, die tot de verschillende beroepen leiden, wenst de Koepelcommissie dat het beroepsgerichte gedeelte van het opleidingsprofiel n.a.v. de beroepsprofielen van secretariaatsmedewerk(st)er en afdelingssecretar(is)esse ontwikkeld wordt. De constructie van beroepsprofielen en hun vertaling naar beroepsopleidingsprofielen garanderen een zekere aansluiting tussen de bedrijfswereld, het onderwijs en het circuit van bij- en nascholing. Op deze wijze kunnen veranderingen in de beroepspraktijk relatief snel vertaald worden naar de inhoud van leerprogramma s. Er werd gebruik gemaakt van een leidraad: de handleiding Beroepsopleidingsprofielen voor het secundair en het volwassenenonderwijs, die door de Dienst voor Onderwijsontwikkeling werd ontwikkeld. Deze handleiding beschrijft de inhoudelijke en vormelijke procedures waaraan de profielen moeten voldoen. Ze verzekert op deze wijze de uniformiteit tussen de ontwikkelde beroepsopleidingsprofielen, zowel tussen als binnen de diverse onderwijsniveaus. 1.4 Ontwikkelingsproces Er werd gebruik gemaakt van het conferentiemodel: een groepsberaad waarin op grond van een informatiedocument en eigen kennis en ervaringen van de deelnemers een profiel ontwikkeld wordt. De ontwikkeling van deze beroepsopleidingsprofielen nam 6 vergaderingen in beslag (07/11/96, 15/01/97, 19/02/97, 26/03/97, 16/04/97, 14/05/97). 1.5 Legitimatie Deze beroepsopleidingsprofielen worden gelegitimeerd door: - Raad Secundair Onderwijs: Afdeling Tso-BSO, Afdeling BuSO 5 - Raad voor Volwassenenonderwijs 4 5 Het opstellen van een beroepsprofiel (het proces van A tot Z), Hoger Instituut voor de Arbeid, KU Leuven, 1996 De afdeling BuSO merkt op dat rekening moet gehouden worden met de aard van de handicap om bepaalde handelings- en cognitieve vaardigheden te doen verwerven.
4 OPLEIDINGSPROFIEL SECRETARIAAT 2 SITUERING VAN DE BEROEPS- OPLEIDINGSPROFIELEN 2.1 Gegevens uit de beroepenwereld 2.1.1 Beroepenstructu0ur Om het administratieve werkveld adequaat uit te zuiveren en een relevante afbakening aan te brengen, werden twee criteria gebruikt: het onderscheid naar werksoort en de functionele gerichtheid. Onderscheid naar werksoort Beroepen waar de klemtoon ligt op het bewerken van informatie, worden ondergebracht in de werksoort administratief werk. Beroepen waar de klemtoon ligt op vormgeving, verwerking en distributie van informatie, worden ondergebracht in de werksoort secretariaatswerk. Het gaat hier niet om absoluut gescheiden werksoorten. Tussen beide kunnen raakvlakken zijn. Functionele gerichtheid Administratieve medewerkers zijn gericht op het uitvoeren van in hoge mate nauwkeurig omschreven taken. De mate van autonomie in de volgorde van de uitvoering van de taken is relatief beperkt en het werk is dikwijls iteratief en daarom in vele gevallen gestandaardiseerd. Secretar(issen)esses daarentegen zijn gelieerd aan één of meerdere personen, voor wie ze een heel pakket taken vervullen, afhankelijk van de concrete situatie. Deze taken hebben betrekking op het ondersteunen van één of meerdere hiërarchische meerderen bij de uitvoering van hun werkzaamheden. Deze gevarieerde taken zijn in de meeste gevallen niet gestandaardiseerd omdat een secretar(is)esse steeds moet kunnen inspelen op wisselende omstandigheden en ad hoc moet reageren op zaken die onverwacht opkomen. In dit document wordt van het administratieve werkveld (administratief en secretarieel werk) enkel de structuur weergegeven. Tot nu toe zijn er enkel beroepsprofielen ontwikkeld van de secretariële beroepen. De sectorcommissie opleidingsprofielen vraagt met aandrang aan de sociale partners om ook de beroepsprofielen van de administratieve beroepen uit te tekenen. Dan zal duidelijk blijken dat er beroepsopleidingsprofielen dienen uitgetekend te worden, die grondig verschillen van de nu voorliggende beroepsopleidingsprofielen.
OPLEIDINGSPROFIEL SECRETARIAAT 5 Beroepenstructuur Administratie BEROEPENCLUSTER BEROEP FUNCTIE Personeelszaken / salarisadministratie financiële administratie Commercie bank / verzekeringen Secretariaat ADMINISTRATIEF WERK 1 medewerker personeelzaken datatypist facturist telefonist receptionist 2 medewerker salarisadministratie 3 medewerker financiële administratie 4 medewerker debiteuren - crediteuren 5 assistent financiële administratie 6 medewerker in- en verkoop 7 administratief medewerker verkoop 8 commercieel / administratief medewerker bank 9 commercieel / administratief medewerker verzekeringen SECRETARIAATSWERK 10 secretariaatsmedewerk(st)er 11 afdelingssecretar(is)esse 12 directiesecretar(is)esse archiefmedewerker datatypist facturist telefonist receptionist archiefmedewerker administratief baliemedewerker administratief kasmedewerker bank administratief medewerker financieringen bank boekhoudkundig medewerker medewerker commerciële ondersteuning bank medewerker financiële administratie medewerker internet dienst bank personeelsmedewerker 2.1.2 Lijst van geraadpleegde beroepsprofielen Het opstellen van een beroepsprofiel (het proces van A tot Z), Hoger Instituut voor de Arbeid, KU Leuven, 1996.
6 OPLEIDINGSPROFIEL SECRETARIAAT 2.2 Gegevens uit de onderwijswereld 2.2.1 Opleidingsaanbod De opleidingen / studierichtingen / kwalificaties die in het vet staan, komen direct overeen met de beroepencluster secretariaat. De andere opleidingen / studierichtingen / kwalificaties zijn verwant met deze beroepencluster. 2.2.1.1 Gewoon secundair onderwijs Voltijds secundair onderwijs In het voltijds technisch en het beroepssecundair onderwijs zijn er momenteel geen studierichtingen in het studiegebied Handel die ondubbelzinnig gekoppeld zijn aan één bepaald beroep of beroepencluster in de secretariaatssfeer. Structuuronderdelen, die een secretarieel beroep voor ogen hebben: - 3 de graaf BSO Kantoor, inclusief het specialisatiejaar Kantooradministratie en gegevensbeheer - 3 de graad TSO Secretariaat - Talen Structuuronderdelen, waar de afgestudeerden zowel in secretariële als in administratieve en handelsberoepen kunnen instromen: - 3 de graad Boekhouden - informatica TSO Handel TSO - 3 de leerjaar van de 3 de graaf Administratie vrije beroepen TSO Immobiliënbeheer TSO Internationaal transport en goederenverzending TSO KMO-administratie TSO Medico - sociale administratie TSO Opmerking De TSO-specialisatiejaren zijn een tewerkstellingsgerichte éénjarige opleiding die de leerling vertrouwd maakt met ofwel een administratieve ofwel een secretariële functie binnen het aangediende deelaspect van het administratieve en handelsgerichte werkveld. ARGO en de representatieve verenigingen van inrichtende machten (CVPO, OVSG, VVKSO) bieden allen studierichtingen aan uit het studiegebied Handel. Deeltijds beroepssecundair onderwijs In het deeltijds beroepssecundair onderwijs wordt de opleidng Kantoorbediende georganiseerd. ARGO en de representatieve verenigingen van inrichtende machten (CVPO, OVSG, VVKSO) bieden deze opleiding aan. 2.2.1.2 Buitengewoon secundair onderwijs - In opleidingsvorm 4 (identiek aan het gewoon secundair onderwijs inzake structuur en sanctionering van de studies) worden in type 4 (lichamelijk gebrek), type 5 (zieke leerlingen) en type 6 (visuele handicap) de volgende studierichtingen uit het studiegebied Handel georganiseerd:
OPLEIDINGSPROFIEL SECRETARIAAT 7 Boekhouden informatica TSO Handel TSO Secretariaat Talen TSO Kantoor BSO Deze opleidingen worden enkel door het VVKSO ingericht. - In opleidingsvorm 3 (het buitengewoon secundair beroepsonderwijs) worden in type 1 (licht mentale handicap), type 3 (karakteriële stoornis), type 4 (lichamelijk gebrek), type 6 (visuele handicap) en in type 7 (auditieve handicap) de volgende kwalificaties behorende tot de afdeling Verkoop- en kantoortechnieken uit het beroepenveld Tertiaire sector georganiseerd: Verkoop- en kantoortechnieken Dactylografie Stenografie Telefonie Magazijnbeheer Deze opleidingen worden door het VVKSO en door het OVSG ingericht. 2.2.1.3 Onderwijs voor sociale promotie In het volwassenenonderwijs richt men de volgende opleidingen in (opleidingsgehelen Secretariaat en Handel - studiegebied Handel-administratie) 6 : - Bedrijfsadministratieve informatica 1-2-3 LO HST - Bedrijfsadministratieve informatica: analyse v.e. bedrijfsad. informatiesysteem KO HST - Bedrijfsadm. informatica KO HST - Bedrijfsadm. informatica: programmeren in gegevens bankomgeving KO HST - Bedrijsadministratieve informatica - toepassinspakketten KO HST - Dactylo - Tekstverwerking KO HSB - Dactylo - tesktverwerking - labo informatica 1-2 LO HST - Burotica 1-2-3 LO HST - Burotica KO 1 KO HST - Burotica KO 2 KO HST - Burotica toepassingssoftware KO HST - Dactylo KO HST - Dactylografie KO HST - Dactylografie - tekstverwerking KO HST - Dactylografie en initiatie tekstverwerking KO HST - Ned. dactylografie KO HST - Gevorderde kantoorautomat. KO HST - Burotica MO HST - Ned. stenodactylo 1-2 LO HST - Ned. stenodactylografie 1-2 LO HST - Stenodactylografie 1-2 LO HST - Werkplaatsorganisatie MO HST - Franse stenodactylografie MO HST - Ned. stenodactylografie MO HST - Secretariaat KO HST - Public relations en onthaal LO HST 6 Advies over de uniformering van benamingen in het secundair en hoger OSP, 22 maart 97 (RVOL/WNI/ADV/001), Studie 4: Indeling van het secundaire OSP, Vlor, maart 1996
8 OPLEIDINGSPROFIEL SECRETARIAAT - Telefonist - receptionist KO HST - Administratie 1-2-3 LO HST - Bedrijfsadministratie 0-2-3 LO HST - Secretariaat - correspondentie 1-2 LO HST - Medisch secretariaat KO HST ARGO en de representatieve verenigingen van inrichtende machten (CVPO, OVSG, VSKO) bieden deze opleidingen aan. 2.2.1.4 Opleidingen buiten het onderwijs (niet-exhaustief) VIZO: Ondernemersopleiding Verlener van kantoordiensten Voortgezette vorming (volmaking / bijscholing) Opleidingsmodules ingericht door VIZO of gesubsidieerd door VIZO (georganiseerd door de professionele en interprofessionele middenstandsorganisaties): - informatica: initiatie PC, tekstverwerking, spreadsheets, powerpoint - dactylografie - telefooncursussen - vlot communiceren in andere talen - beroepsspecifieke taalcursussen - algemeen beheer - klantgerichte zakelijke communicatie - introductie Internet VDAB: Voltijdse opleidingen van lange duur - meertalig algemeen bediende - meertalig bediende (uitvoerend) - meertalig secretaresse - meertalig secretariaatsbediende (zelfstandig) - meertalig secretariaatsbeheer (uitvoerend) - tweetalig uitvoerend bediende met PC-kennis Aparte opleidingsmodules - tekstverwerking - gegevensuitwisseling tussen PC-pakketten - kantoorautomatisering en secretariaat - ontwikkeling van prestaties voor secretariaatsmedewerkers - dactylografie - meerdere burotica- en informaticacursussen 2.2.2 Geografische spreiding van het opleidingsaanbod (TSO-BSO) De tewerkstelling spreidt zich uit over het Vlaamse grondgebied. De industriële bedrijvigheid concentreert zich vooral in de grootsteden en in de omgeving van de grote industrieassen. Het opleidingsaanbod (zie kaartje) is verspreid over gans Vlaanderen. Grote concentraties vindt men in de grootsteden Brussel en Antwerpen en in iets mindere mate in Gent, Brugge en Hasselt. Zie bijlage 1.
OPLEIDINGSPROFIEL SECRETARIAAT 9 2.2.3 Onderwijsactiviteiten (TSO-BSO) 2.2.3.1 Globale kenmerken van de leerplannen en programma s De basis van de derde graad Secretariaat - talen TSO wordt gelegd in de tweede graad Handel - talen TSO. Vanaf de derde graad krijgen de leerlingen in het fundamentele gedeelte een beroepsgerichte vorming waarbij de componenten talen en tekstverwerking per leerjaar ruim drie vierde van het fundamentele gedeelte uitmaken. Er wordt gestreefd naar een professionele taalvaardigheid in een vlotte stijl en met correcte inhoud. De verwerking van de informatieve gegevens gebeurt via professionele softwarepakketten waarbij de integratie van verschillende pakketten voorop staat. De werking van een secretariaat met inbegrip van hedendaagse ondersteunende kantoorapparatuur krijgt eveneens de nodige aandacht. De studierichting Secretariaat - talen behoort tot het technisch onderwijs. Dit betekent dat er dubbele doelstellingen worden nagestreefd. Deze opleiding bereidt de leerlingen niet enkel voor op een directe tewerkstelling, maar geeft hen ook de mogelijkheid om het hoger onderwijs van één cyclus met succes te volgen. Het is dus geen louter tewerkstellingsgerichte studierichting. De basis van de 3 de graad Kantoor BSO en het aansluitende leerjaar van de derde graad Kantooradministratie en gegevensbeheer BSO wordt in de tweede graad Kantoor en verkoop gelegd. Een goede taalvaardigheid krijgt de aandacht: een vlotte kennis van het Nederlands (zowel schriftelijk als mondeling), een praktische kennis van het Frans (luisteren, spreken en lezen) en noties van praktisch Engels (spreken). De leerplannen tekstverwerking en informatica voorzien een degelijke kennis van schriftelijke informatieverwerking via professionele softwarepakketten: in het specialisatiejaar staat de integratie van de verschillende pakketten en het gebruik van actuele kantoorapparaten voorop. Belangrijk is dat het leerplan stage een reeks kantooractiviteiten voorstelt. Het fundamentele gedeelte van deze studierichting is gericht op een arbeidsoriënterende opleiding met als klemtonen de ontwikkeling en ondersteuning van de noodzakelijke vaardigheden voor het toekomstige beroep. 2.2.3.2 Globale opbouw van de lessentabellen Elke lessentabel is opgebouwd uit drie delen. Een eerste deel bevat een verplichte basisvorming die een algemene vorming vooropstelt. Het tweede deel, het fundamentele gedeelte genoemd, bevat de vakken die gericht zijn op een specifieke invulling. Tenslotte is er het complementair gedeelte dat een aantal pedagogische voorstellen bevat en de onderwijsinstelling de mogelijkheid biedt om de opleiding uit te diepen of te verbreden. In het volgende overzicht wordt de basisvorming buiten beschouwing gelaten. In Secretariaat - talen TSO wordt de communicatieve vorming sterk beklemtoond: ruim de helft van het urenpakket in het fundamenteel gedeelte wordt hieraan besteed. Het talenaanbod is erg ruim en gevarieerd: er is een keuze uit Frans, Engels, Duits, Spaans, Italiaans en zelfs Russisch. Gewoonlijk worden drie vreemde talen aangeboden. Er is een evenwichtige aandacht voor bedrijfsgerichte vorming en praktische vorming (dactylo en tekstverwerking). In een leerplan van een onderwijskoepel wordt de component stage opgenomen (2 uren).
10 OPLEIDINGSPROFIEL SECRETARIAAT In de derde graad Kantoor BSO en het derde leerjaar van de derde graad Kantooradministratie en gegevensbeheer BSO beheerst de praktijkcomponent (toegepaste informatica, tekstverwerking en stage) de opleiding. De component stage wordt opgenomen in alle leerplannen (ongeveer één derde van de opleiding). Aan communicatieve en bedrijfsgerichte vorming wordt eveneens aandacht besteed. 2.3 Visie op de ontwikkeling van beroepsopleidingsprofielen Naast de implementatie van de PC en zijn steeds groter wordend toepassingsveld voor het beroep van secretar(is)esse, zijn de laatste jaren ook het toenemend belang van klantgerichte vaardigheden en een goede beheersing van vreemde talen een belangrijke vereiste geworden in het beroep. - Doordat de secretar(is)esse veelvuldig met klanten in contact komt en ook zelfstandig afspraken moet maken, wordt het steeds belangrijker dat zij (hij) niet enkel vlot en correct is, maar ook dat ze (hij) over vaardigheden beschikt om met klanten de inhoudelijke aspecten te bespreken. Dit veronderstelt in de eerste plaats een gedegen domeinkennis, maar eveneens een aantal commerciële vaardigheden. - Door de Europese eenheidsmarkt en de globalisering van de economie in het algemeen wordt een actieve kennis (schrijven en spreken) van één of meerdere vreemde talen alsmaar belangrijker in het beroep van secretar(is)esse. Het gevraagde kwalificatieniveau van secretar(is)esse is gestegen en stijgt nog steeds. Dit is een evolutie waar in de opleidingen terdege rekening mee zal moeten gehouden worden.
OPLEIDINGSPROFIEL SECRETARIAAT 11 3 DE BEROEPSOPLEIDINGSPROFIELEN Zie specifiek gedeelte vanaf blz. 14.
12 OPLEIDINGSPROFIEL SECRETARIAAT 4 MEDEWERKERS Sectorcommissie Opleidingsprofielen Handel administratie Voorzitter: Nicole Janssens (VVKSO) Leden sociale partners werkgevers werknemers onderwijs ARGO CVPO OVSG VSKO overheid onderwijsinspectie DvO experts secretariaat Vlor VASTE KERN UITBREIDING SECRETARIAAT L. Ardies (VDV) J. Delfosse (FEDIS) P. Van Heddegem (LBC-NVK) R. Vandeput H. Ghysen J. Van de Velden N. Janssens M. Van de Sande F. Vermeesch J. Van Ransbeek D. Vanhaekendover R.M. Raick W. Mast en plv. F. Verbesselt L. Dekelver L. Van Waes (CEVORA) J.-P. Vanden Berghe
OPLEIDINGSPROFIEL SECRETARIAAT 13 5 BIBLIOGRAFIE - D. Malfait, L. Sels, Het opstellen van een beroepsprofiel (het proces van A tot Z), Hoger Instituut voor de Arbeid, KU Leuven, 1996 - Beroepenstructuren in de sector handel administratie, Vlaamse Onderwijsraad, PROF/OPSO-SECRETAR/JVR/DOC/002, 1996 - Onderzoek naar een toekomstgerichte beroepen- en kwalificatiestructuur in de Belgische groothandel, OVD Groep CEVORA, 1996 - Definities beroepen Handel (Detailhandel / Groot- en internationale handel) OVD Nederland, VVKSO, PROF/OPSO-SECRETAR/EXT/DOC/004, 1996 - Eindtermendocument Assistent-secretaresse, LOB ECABO (Nederland), 1996 - Eindtermendocument Secretaresse, LOB ECABO, 1996 - Eindtermendocument Directiesecretaresse / management assistent, LOB ECABO, 1996 - Functieomschrijvingen Secretaresse, Administratief bediende, Bediende aankoopadministratie, LBC-NVK, PROF/OPSO-SECRETAR/EXT/DOC/009, 1996
SPECIFIEK GEDEELTE SECRETARIAATSMEDEWERK(ST)ER
OPLEIDINGSPROFIEL SECRETARIAAT 15 3 HET BEROEPSOPLEIDINGPROFIEL 3.1 Benaming BOP n.a.v. het beroepsprofiel van secretariaatsmedewerk(st)er. 3.2 Globale omschrijving Een opleiding voortvloeiend uit dit beroepsopleidingsprofiel leidt leerlingen / cursisten op tot het uitoefenen van een uitvoerende functie op een afdelingssecretariaat op een bedrijf, bij een persoon die een zelfstandig of een vrij beroep uitoefent of bij een overheidsinstelling. Zij moeten in staat zijn om onder begeleiding routinematige werkzaamheden op het gebied van post- en tekstverwerking, communicatie, archivering en diverse andere ondersteunende taken te verrichten. 3.3 De concrete vertaalslag 3.3.1 Selectie van de taken uit het beroepsprofiel van secretariaatsmedewerk(st)er Het beroepsprofiel bevat geclusterde taken, doch niet volgens het DvO-model. De volgende criteria werden gebruikt bij de selectie: - Is de taak haalbaar voor een beginnend beroepsbeoefenaar? - Is het aanleren van een bepaalde taak relevant en haalbaar voor onderwijs? De taken afspraken regelen (64) en bijhouden agenda baas / bazin (103) werden geschrapt, omdat deze een grotere verantwoordelijkheid, die zich situeert op het niveau van afdelingssecretar(is)esse, vereisen. Taken 28, 30, 31, 32 (vanzelfsprekend voor een gevorderd PC-gebruiker), 48 (een vereiste voor alle bedienden) en 123 (niet enkel voor een afdelingssecretar(is)esse) werden toegevoegd. Enkele taken (nrs. 13, 17, 18, 37, 114) werden lichtjes aangepast (geschrapte delen zijn doorgehaald, toevoegingen zijn onderstreept).
16 OPLEIDINGSPROFIEL SECRETARIAAT TAKENCLUSTER TAAK 1 1 voorbereiding 2 aanzetten van de burotica 2 postverwerking 3 post ontvangen en verspreiden 4 post inschrijven en verwerken 5 post verzendklaar maken 10 selectie van adressen van de mailing listings 3 correspondentie 11 typen van correspondentie in het Nederlands 13 correspondentie opnemen (in steno) in het Nederlands 15 correspondentie op aanwijzing opstellen 17 correspondentie uitwerken van steno of dictafoon 18 correspondentie van anderen bewerken op basis van aangebracht correctie 4 tekstverwerking 22 volledige concepten typen (routine typewerk) 23 statistisch en ander te bewerken materiaal typen 24 stukken tekst op aanwijzing op PC verwerken 26 tekstopmaak verzorgen 28 aanmaken van slides 29 vormgeving van teksten 30 maken van eenvoudige grafieken en tabellen 31 compileren uit verschillende bestanden 32 compileren uit verschillende programma s 34 telefoon aannemen en zonder meer doorverbinden 35 telefoon aannemen, bericht noteren, niet zelf afhandelen 37 aannemen van binnenkomende fax of telexberichten en doorgeven 39 bezoekers verwelkomen en doorverwijzen 41 afspraken maken via de fax of telefoon, slecht op aanwijzing 6 informatiebehandeling 48 huisstijl bewaken 49 informatie slechts ontvangen en doorgeven 50 informatie slechts op aanwijzing opzoeken in dossiers 8 organiseren 64 afspraken regelen 65 planningsagenda s bijhouden 10 archivering 95 stukken verzamelen, sorteren en coderen 96 stukken slechts op aanwijzing opbergen 97 stukken in het archief opzoeken 11 beheren 102 bijhouden adressenbestand 103 bijhouden agenda baas / bazin 12 service- en diverse taken 114 zorgen voor EHBO-spullen / materiaal 115 planten verzorgen op kantoor 116 inzamelen geld voor verjaardag of afscheidscadeautjes 117 kopen cadeautjes 118 serveren van koffie en thee 121 bestellen van snacks 13 ondersteuning 122 op orde houden van de eigen werkplek 123 klein onderhoud van kantoorapparatuur 124 maken van kopies 1 Elke taak heeft een uniek nummer in het beroepsprofiel (blz. 120-130)
3.3.2 Omzetting naar vaardigheden TAAK VAARDIGHEID 2 aanzetten van de burotica kan buroticamateriaal volgens geëigende procedures aan- en uitzetten; software openen, gebruiken en afsluiten 3 post ontvangen en verspreiden 4 post inschrijven en verwerken kan de post (brieven, faxen, elektronische berichten ) ontvangen, inschrijven en verwerken volgens bestaande procedures 5 post verzendklaar maken kan de post verzendklaar maken 10 selectie van adressen van de mailing listings kan adressen uit mailing listings selecteren 11 typen van correspondentie in het Nederlands kan correspondentie typen 17 correspondentie uitwerken 18 correspondentie van anderen bewerken op basis van aangebrachte correcties 13 correspondentie opnemen in het Nederlands kan correspondentie opnemen in het Nederlands 15 correspondentie op aanwijzing opstellen kan correspondentie op aanwijzing opstellen in het Nederlands 22 volledige concepten typen (routine typewerk) 23 statistisch en ander te bewerken materiaal typen 24 stukken tekst op aanwijzing op PC verwerken 26 tekstopmaak verzorgen 28 aanmaken van slides 29 vormgeven van teksten 30 maken van eenvoudige grafieken en tabellen 31 compileren uit verschillende bestanden 32 compileren uit verschillende programma s 34 telefoon aannemen en zondermeer doorverbinden 35 telefoon aannemen, bericht noteren, niet zelf afhandelen kan op aanwijzing via PC een concept (tekst, statistisch materiaal ) uitwerken kan gegevens uit verschillende bestanden en / of programma s integreren via tekstverwerking en deze verder bewerken kan telefonische berichten noteren en doorgeven
TAAK VAARDIGHEID 37 aannemen van binnenkomende faxberichten en doorgeven kan binnenkomende faxberichten aannemen en doorgeven 39 bezoekers verwelkomen en doorverwijzen kan bezoekers verwelkomen en doorverwijzen 41 afspraken maken via de fax of telefoon, slechts op aanwijzing kan op aanwijzing afspraken maken via de fax of telefoon 48 huisstijl bewaken kan de huisstijl bewaken 49 informatie slechts ontvangen en doorgeven 50 informatie slechts op aanwijzing opzoeken in dossiers kan informatie ontvangen en correct en op het juiste moment doorgeven en op aanwijzing opzoeken 65 planningsagenda s bijhouden kan planningsagenda s bijhouden 95 stukken verzamelen, sorteren en coderen kan stukken verzamelen, sorteren en coderen 96 stukken slechts op aanwijzing opbergen kan stukken op aanwijzing opbergen 97 stukken in het archief opzoeken kan stukken in het archief opzoeken 102 bijhouden adressenbestand kan adressenbestand raadplegen en updaten 114 zorgen voor EHBO-materiaal kan zorgen voor EHBO-materiaal 115 planten verzorgen op kantoor kan planten verzorgen op kantoor 116 inzamelen geld voor verjaardag of afscheidscadeautjes kan geld voor verjaardags- of afscheidscadeautjes inzamelen 117 kopen cadeautjes kan cadeautjes kopen 118 serveren van koffie en thee kan koffie en thee serveren 121 bestellen van snacks kan snacks bestellen 122 op orde houden van de eigen werkplek kan de eigen werkplek op orde houden 123 klein onderhoud van kantoorapparatuur kan de handleiding van kantoorapparatuur raadplegen en de instructies toepassen 124 maken van kopies kan kopies maken
OPLEIDINGSPROFIEL SECRETARIAAT 19 3.3.3 Clustering van vaardigheden De vaardigheden worden gegroepeerd in voor het onderwijsveld zinvolle, organiseerbare gehelen. Er werd rekening gehouden met de takenclusters uit het beroepsprofiel. CLUSTER VAARDIHEID: DE LEERLING / CURSIST Informatie beheer 1 kan adressenbestanden raadplegen en updaten archivering 2 kan stukken verzamelen, sorteren en coderen 3 kan stukken op aanwijzing opbergen 4 kan stukken in het archief opzoeken verwerking 5 kan buroticamateriaal volgens geëigende procedures aan- en uitzetten, software openen, gebruiken en afsluiten 6 kan adressen uit mailing listings selecteren 7 kan op aanwijzing via PC een concept (tekst, statistisch materiaal ) uitwerken 8 kan gegevens uit verschillende bestanden en / of programma s integreren via tekstverwerking en deze verder bewerken Communicatie onthaal 9 kan bezoekers verwelkomen en doorverwijzen telefoon 10 kan telefonische berichten noteren en doorgeven correspondentie 11 kan correspondentie typen in het Nederlands en het Frans 12 kan correspondentie opnemen in het Nederlands 13 kan correspondentie op aanwijzing opstellen in het Nederlands interne / externe communicatie 14 kan binnenkomende faxberichten aannemen en doorgeven 15 kan op aanwijzing afspraken maken via fax of telefoon 16 kan de huisstijl bewaken 17 kan informatie ontvangen en correct en op het juiste moment doorgeven en op aanwijzing opzoeken Organisatie secretariaat 17 kan de eigen werkplek op orde houden vergadering 18 kan planningsagenda s bijhouden postafhandeling 19 kan de post (brieven, faxen, elektronische berichten ) ontvangen, inschrijven en verwerken volgens bestaande porcedures 20 kan de post verzendklaar maken ondersteuning 21 kan de handleiding van kantoorapparatuur raadplegen en de instructies toepassen 22 kan kopies maken dienstverlening 23 kan geld voor verjaardags- of afscheidscadeautjes inzamelen 24 kan cadeautjes kopen 25 kan koffie en thee serveren 26 kan snacks bestellen 27 kan planten verzorgen op kantoor 28 kan zorgen voor EHBO-materiaal
20 OPLEIDINGSPROFIEL SECRETARIAAT 3.3.4 Ondersteunende kennis Ondersteunende kennis, die niet rechtstreeks gekoppeld kan worden aan een cluster van vaardigheden en die een minimale basis is voor het uitoefenen van het beroep. - time-management: efficiënt tijdsbeheer - noties van teamwork - de werking van de burotica: telefoon, fax, kopieerapparaat, printer - correct PC-gebruik - gebruik van handleidingen (burotica, softwarepakketten ) - achtergronden bij de bedrijfsstructuur, bedrijfsvormen, organogrammen, overlegstructuren - domeinkennis (indeling in bedrijfssectoren) - luistervaardigheid - rekenvaardigheid - veiligheid, milieu, kwaliteit, ergonomie - praktijkgericht taalgebruik: per taalvaardigheid wordt d.m.v. een cijfer het gewenste beheersingsniveau aangeduid (1 = elementaire kennis, 2 = praktische kennis, 3 = gevorderde kennis) Nederlands Vreemde taal 1 Vreemde taal 2 Vreemde taal 3 luisteren 3 2 1 1 lezen 3 2 1 - spreken 3 1 1 1 schrijven 3 1 1 - Per cluster van vaardigheden wordt de kennis vermeld, die nodig is om deze vaardigheden te realiseren. Tussen haakjes wordt een verwerkingsniveau aangegeven. Niveau 1: weten (Dit niveau kan omschreven worden door middel van werkwoorden van het type: reproduceren, bewust zijn, herinneren, herkennen, registreren, opnoemen, aanduiden, benoemen, opsommen ) Niveau 2: inzien (Begrijpen, verstaan, aantal aangeven, verband uitdrukken, bewijzen, voorbeelden geven, typeren, de essentie aangeven, omschrijven, met eigen woorden zeggen ) Niveau 3: toepassen (Gevarieerd aanwenden, uitwerken, nieuwe middelen vinden, beoordelen, evalueren, produceren, vergelijken met, structureren ) Niveau 4: integreren (Spontaan toepassen, zich uit eigen beweging identificeren )
OPLEIDINGSPROFIEL SECRETARIAAT 21 CLUSTER ONDERSTEUNENDE KENNIS (NIVEAU) Informatie beheer bestandenbeheer op PC (3) gegevensbeveiliging (1) recht (wet op de privacy) (1) archivering (bestaande) klassementsystemen (1) archiveringsprogramma s (1) klasseringsmethodes (3) bestandenbeheer op PC (3) gegevensbeveiliging (1) verwerking tekstverwerking, rekenbled, gegevensbeheer op PC (3) principes van vormgeving en opmaak van slides (3) gegevensbeveiliging (1) recht (wet op de privacy) (1) Communicatie onthaal etiquette, omgangsvormen (4) huisstijl en bedrijfscultuur (2) vlotte omgangstaal (4) telefoon gebruik van telefoontoestellen (3) noteertechnieken (basis) (3) huisstijl en bedrijfscultuur (2) basisregels van klantvriendelijk telefoneren (3) vlotte omgangstaal (4) correspondentie klavierbeheersing (4) tekstverwerking op PC (3) BIN-normen (4) internationale conventies (1) huisstijl (2) vormen van gebruik van stijlen (brieven, faxen, elektronische berichten) (1) correcte spelling (3) interne / externe communicatie huisstijl en bedrijfscultuur (2) basisregels van klantvriendelijk telefoneren (3) vlotte omgangstaal (4) Organisatie secretariaat werking van een secretariaat (1) huisstijl en bedrijfscultuur (2) vergadering soorten vergaderingen (organisatie, logistieke ondersteuning) (1) huisstijl (2) postafhandeling (bestaande) verwijs- en opvolgingssystemen (3) postvoorschriften (3) ondeteuning huisstijl en bedrijfscultuur (2) dienstverlening samenstelling van een EHBO-kastje (1) etiquette (4)
3.3.5 Samenvattende tabel Cluster Vaardigheid: de leerling / cursist Ondersteunende kennis (niveau) 1 Informatie 1.1 beheer 1.1.1 kan adressenbestanden raadplegen en updaten bestandenbeheer op PC (3) gegevensbeveiliging (1) recht (wet op de privacy) (1) 1.2 archivering 1.2.1 kan stukken verzamelen, sorteren en coderen 1.2.2 kan stukken op aanwijzing opbergen 1.2.3 kan stukken in het archief opzoeken 1.3 verwerking 1.3.1 kan buroticamateriaal volgens geëigende procedures aan- en uitzetten, software openen, gebruiken en afsluiten 1.3.2 kan adressen uit mailing listings selecteren 1.3.3 kan op aanwijzing via PC een concept (tekst, statistisch materiaal ) uitwerken 1.3.4 kan gegevens uit verschillende bestanden en / of programma s integreren via tekstverwerking en deze verder bewerken (bestaande) klassementsystemen (1) archiveringsprogramma s (1) klasseringsmethodes (3) bestandenbeheer op PC (3) gegevensbeveiliging (1) tekstverwerking, rekenblad, gegevensbeheer op PC (3) principes van vormgeving en opmaak van slides (3) gegevensbeveiliging (1) recht (wet op de privacy) (1) 2 Communicatie 2.1 onthaal 2.1.1 kan bezoekers verwelkomen en doorverwijzen etiquette, omgangsvormen (4) huisstijl en bedrijfscultuur (2) vlotte omgangstaal (4) 2.2 telefoon 2.2.1 kan telefonische berichten noteren en doorgeven gebruik van telefoontoestellen (3) noteertechnieken (basis) (3) huisstijl en bedrijfscultuur (2) basisregels van klantvriendelijk telefoneren (3) vlotte omgangstaal (4) 2.3 correspondentie 2.3.1 kan correspondentie typen in het Nederlands en het Frans 2.3.2 kan correspondentie opnemen in het Nederlands 2.3.3 kan correspondentie op aanwijzing opstellen in het Nederlands klavierbeheersing (4) tekstverwerking op PC (3) BIN-normen (4) internationale conventies (1) huisstijl (2) vormen van gebruik van stijlen (brieven, faxen, elektronische berichten) (1) correcte spelling (3)
Cluster Vaardigheid: de leerling / cursist Ondersteunende kennis (niveau) 2.4 interne / externe communicatie 2.4.1 kan binnenkomende faxberichten aannemen en doorgeven 2.4.2 kan op aanwijzing afspraken maken via fax of telefoon 2.4.3 kan de huisstijl bewaken 2.4.4 kan informatie ontvangen en correct en op het juiste moment doorgeven en op aanwijzing opzoeken huisstijl en bedrijfscultuur (2) basisregels van klantvriendelijk telefoneren (3) vlotte omgangstaal (4) 3 Organisatie 3.1 secretariaat 3.1.1 kan de eigen werkplek op orde houden werking van een secretariaat (1) huisstijl en bedrijfscultuur (2) 3.2 vergadering 3.2.1 kan planningsagenda s bijhouden soorten vergaderingen (organisatie, logistieke ondersteuning) (1) huisstijl (2) 3.3 postafhandeling 3.3.1 kan de post (brieven, faxen, elektronische berichten ) ontvangen, inschrijven en verwerken volgens bestaande procedures 3.3.2 kan de post verzendklaar maken 3.4 ondersteuning 3.4.1 kan de handleiding van kantoorapparatuur raadplegen en de instructies toepassen 3.4.2 kan kopies maken 3.5 dienstverlening 3.5.1 kan geld voor verjaardags- of afscheidscadeautjes inzamelen 3.5.2 kan cadeautjes kopen 3.5.3 kan koffie en thee serveren 3.5.4 kan snacks bestellen 3.5.5 kan planten verzorgen op kantoor 3.5.6 kan zorgen voor EHBO-materiaal (bestaande) verwijs- en opvolgingssystemen (3) postvoorschriften (3) huisstijl en bedrijfscultuur (2) samenstelling van een EHBO-kastje (1) etiquette (4)
24 OPLEIDINGSPROFIEL SECRETARIAAT 3.4 Houdingen In het beroepsprofiel worden een aantal houdingen vermeld, die als onmisbaar worden beschouwd. Accuratesse Contactbereidheid zin voor samenwerking Zelfstandigheid zin voor initiatief Omschakelingsvermogen flexibiliteit Discretie en betrouwbaarheid Stressbestendigheid Organisatievermogen Assertiviteit in functie van het uitvoeren van een taak Bij het vastleggen van zakelijke belangrijke gegevens moet men uiterst precies te werk gaan. Nauwkeurigheid is eveneens vereist bij het verwerken van gegevens, organiseren en archiveren. Correct kunnen omgaan met personen binnen en buiten het bedrijf. Belangrijk is dat men zeer goed samenwerkt met collega s en vooral met de direct verantwoordelijke. In concrete situaties inschatten of de eruit voorbloeiende taken onder zijn / haar bevoegdheid vallen. De correspondentieprocedures of communicatieprocessen doelmatig laten verlopen. Aanvoelen wanneer en waarmee een chef niet wil worden gestoord. Een eigen realistische dag- of weekindeling kunnen maken. In dagelijkse situaties orde op zaken weten te stellen door snel te kunnen inspelen op wisselende omstandigheden. Alle vertrouwelijke en geheime informatie met de nodige omzichtigheid behandelen teneinde niet bedoelde informatieoverdracht te voorkomen. Goed kunnen omgaan met deadlines. Vlot verschillende taken en opdrachten kunnen verrichten. Er op gericht zijn taken zodanig te plannen en te coördineren dat het beoogde doel op een efficiënte manier bereikt kan worden. Niet aarzelen om meer uitleg te vragen over een opdracht, opdat men een exact beeld heeft van het verwachte eindresultaat. 3.5 Contextgegevens Een secretariaatsmedewerk(st)er werkt altijd onder de directe leiding van een verantwoordelijke. Typische arbeidsomstandigheden zijn: - binnendienst - tamelijk vaste tot flexibele werktijden - zittend werk tijdens een deel van de dag; heen en weer lopen gedurende een deel van de dag - werken aan een beeldscherm
OPLEIDINGSPROFIEL SECRETARIAAT 25 3.6 Niveau van de opleiding 3.6.1 Graad van verantwoordelijkheid Autonomie in de uitvoering van het werk Autonomie in het nemen van beslissingen Invloed op werkverdeling Verantwoordelijkheid voor prestaties Vertrouwelijkheid Leidinggeven Volgorde en uitvoeringswijze liggen geheel vast. Er is slechts een beperkte autonomie binnen de deelactiviteiten. Zeer beperkt. Wordt door anderen bepaald, met een beperkte marge. Verantwoordelijk voor het deelresultaat, dat gecontroleerd wordt. Uitzonderlijk omgang met vertrouwelijke informatie. Planning en coördinatie van de eigen werkzaamheden, maar geeft geen leiding aan anderen. 3.6.2 Graad van complexiteit Routine in het dagelijkse werk Informatievoorziening Er wordt redelijk veel routinematig werk verricht. Informatie ontvangen, op aanwijzing uit- en opzoeken en doorgeven. 3.6.3 Graad van transfer Adviseren Adviseert op niveau van de eigen collega s Talenkennis zie tabel op blz. 21 Domeinkennis Er is slechts een beperkte domeinkennis nodig. 3.6.4 Conclusie Gelet op de graad van verantwoordelijkheid, de graad van complexiteit van de taken en de graad van transfer tussen de taken wordt het beroepsopleidingsprofiel van secretariaatsmedewerk(st)er op niveau 2 geplaatst.
SPECIFIEK GEDEELTE AFDELINGSSECRETAR(IS)ESSE
OPLEIDINGSPROFIEL SECRETARIAAT 27 3 HET BEROEPSOPLEIDINGSPROFIEL 3.1 Benaming BOP n.a.v. het beroepsprofiel van afdelingssecretar(is)esse. 3.2 Globale omschrijving Een opleiding voortvloeiend uit dit beroepsopleidingsprofiel leidt leerlingen / cursisten op tot het uitoefenen van een ondersteunende functie bij één of meerdere leidende functionarissen op bedrijf, bij een persoon die een zelfstandig of een vrij beroep uitoefent of bij een overheidsinstelling. Zij moeten in staat zijn tot het zelfstandig verzorgen van werkzaamheden op het gebied van organisatie en coördinatie, correspondentie, post- en tekstverwerking, communicatie, informatie en vergadering, archivering en diverse andere ondersteunende taken. 3.3 De concrete vertaalslag 3.3.1 Selectie van de taken uit het beroepsprofiel van afdelinssecretar(is)esse Het beroepsprofiel bevat geclusterde taken, doch niet volgens het DvO-model. De volgende criteria werden gebruikt bij de selectie: - is de taak haalbaar voor een beginnend beroepsbeoefenaar? - is het aanleren van een bepaalde taak relevant en haalbaar voor onderwijs? Alle taken werden weerhouden. Enkele taken (nrs. 13, 14, 62, 84) werden lichtjes aangepast (geschrapte delen zijn doorgehaald, toevoegingen zijn onderstreept). Er werden geen taken toegevoegd.
28 OPLEIDINGSPROFIEL SECRETARIAAT TAKENCLUSTER TAAK 1 1 voorbereiding 1 zelfstandig plannen van dagindeling of weekindeling 2 aanzetten van de burotica 2 postverwerking 3 post ontvangen en verspreiden 4 post inschrijven en verwerken 6 post zelf afhandelen 7 toezien op de afhandeling van de post 8 versturen van e-mail 9 filteren en doorgeven van de binnenkomende e-mail 10 selectie van adressen van de mailing listings 3 correspondentie 11 typen van correspondentie in het Nederlands 12 typen van correspondentie in een vreemde taal 13 correspondentie opnemen (in steno) in het Nederlands 14 correspondentie opnemen (in steno) in een vreemde taal 15 correspondentie op aanwijzing opstellen 16 zelf correspondentie opstellen 19 correspondentie afhandelen met tekenbevoegdheid 21 vertalen van correspondentie (brieven en nota s) 4 tekstverwerking 23 statistisch en ander te bewerken materiaal typen 25 stukken van anderen bewerken 26 tekstopmaak verzorgen 27 redigeren van teksten van anderen 28 maken van slides 29 vormgeven van teksten 30 maken van grafieken en tabellen 31 compileren uit verschillende bestanden 32 compileren uit verschillende programma s 5 communicatie 36 telefoon aannemen, selecteren en afhandelen 38 aannemen van binnenkomende fax- of telexberichten en afhandelen 39 bezoekers verwelkomen en doorverwijzen 40 onverwacht bezoek zelf te woord staan 42 zelfstandig afspraken maken 43 een praatpaalfunctie vervullen 44 een vraagbaakfunctie vervullen 45 contacten onderhouden voor de leidinggevenden 46 eigen contacten onderhouden (in- en extern) 48 huisstijl bewaken 6 informatiebehandeling 7 ondersteunen van vergaderingen 51 zelf informatie selecteren en samenstellen 53 zelfstandig belanghebbenden intern van informatie voorzien 54 zelfstandig belanghebbenden in- en extern van informatie voorzien 56 bijhouden van de vergaderagenda 58 voorbereiden agendastukken 59 notuleren van vergaderingen 60 uitwerken van de notulen 61 besluiten van de vergadering weergeven 62 naleving van de besluiten controleren opvolgen 8 organiseren 64 afspraken regelen 65 agenda s bijhouden 66 organiseren van zakenlunches en diners 67 zakenreizen reserveren en boeken 68 vergaderingen organiseren (plaats, benodigdheden ) 71 verzorging representatiegeschenken 72 verzorging en programma gast(en) organiseren 73 organiseren van de werkzaamheden van het secretariaat 74 werkbesprekingen organiseren 77 organiseren van de interne circulatie van nota s 1 Elke taak heeft een uniek nummer in het beroepsprofiel (blz. 120-130)
OPLEIDINGSPROFIEL SECRETARIAAT 29 TAKENCLUSTER TAAK 2 9 coördineren 80 werkzaamheden secretariaat coördineren 81 invoering van nieuwe procedures begeleiden 82 taken delegeren en uitvoering controleren 83 facturen en declaraties controleren en fiatteren 84 verantwoordelijkheid dragen voor de toegekende budgetten 86 werkindeling van het secretariaat bepalen 89 verantwoordelijkheid dragen voor de dagelijkse gang van zaken op het secretariaat 90 verantwoordelijkheid dragen voor de prestaties van het secretariaat 93 inwerkprogramma s maken voor nieuwe medewerkers op het secretariaat 94 werkbegeleiding voor de nieuwe medewerkers 10 archivering 95 stukken verzamelen, sorteren en coderen 97 stukken in het archief opzoeken 98 archief inrichten / of reviseren 99 archief beheren (schonen en actueel houden) 101 documentatie / bibliotheek beheren 11 beheren 102 bijhouden adressenbestand 104 bijhouden van de financiële administratie 105 bijhouden van de kantoorvoorraad 106 bestellen kantoorvoorraad 107 opstellen van (reis)declaraties 108 bijhouden van de kas 110 personeelsadministratie gegevens bijhouden 111 bijhouden administratie m.b.t. ziekte en verlof 112 opstellen van facturen 113 bijhouden van softwarelicenties en -handboeken 12 service- en diverse taken 116 inzamelen geld voor verjaardag of afscheidscadeautjes 117 kopen cadeautjes 118 serveren van koffie en thee 119 onderhoud kantoorapparatuur regelen 120 aankoop van relevant materiaal regelen 13 ondersteuning 122 op orde houden van de eigen werkplek 123 klein onderhoud van kantoorapparatuur 124 maken van kopies 125 bijhouden van een persoonlijke gegevensbank 126 op de hoogte blijven van softwarepakketten 2 Elke taak heeft een uniek nummer in het beroepsprofiel (blz. 120-130)
3.3.2 Omzetting naar vaardigheden Taak Vaardigheid: de leerling / cursist 1 zelfstandig plannen van dagindeling of weekindeling kan de dag- en weekindeling zelfstandig plannen 2 aanzetten van de burotica kan buroticamateriaal volgens geëigende procedures aan- en uitzetten; software openen, gebruiken en afsluiten 3 post ontvangen en verspreiden 4 post inschrijven en verwerken 6 post zelf afhandelen kan de post (brieven, faxen, elektronische berichten ) ontvangen, inschrijven en verwerken volgens bestaande procedures 7 toezien op de afhandeling van de post kan toezicht uitoefen op de afhandeling van de post 8 versturen van e-mail kan faxen en elektronisch corresponderen 9 filteren en doorgeven van binnenkomende e-mail 10 selectie van adressen van de mailing listings 38 aannemen van binnenkomende fax- of telexberichten en afhandelen 11 typen van correspondentie in het Nederlands 12 typen van correspondentie in een vreemde taal 13 correspondentie opnemen in het Nederlands 14 correspondentie opnemen in een vreemde taal kan correspondentie typen kan correspondentie opnemen 15 correspondentie op aanwijzing opstellen kan correspondentie op aanwijzing opstellen 16 zelf correspondentie opstellen kan zelf correspondentie opstellen 19 correspondentie afhandelen met tekenbevoegdheid kan correspondentie afhandelen met tekenbevoegdheid kan correspondentie verzendklaar maken en verzenden 21 vertalen van correspondentie (brieven en nota s) kan correspondentie (brieven en nota s) vertalen 23 statistisch en ander te bewerken materiaal typen kan via PC een concept (tekst, statistisch materiaal ) uitwerken 25 stukken van anderen bewerken 26 tekstopmaak verzorgen 27 redigeren van teksten van anderen 28 maken van slides 29 vormgeven van teksten 30 maken van grafieken en tabellen 31 compileren uit verschillende bestanden 32 compileren uit verschillende programma s kan gegevens uit verschillende bestanden en / of programma s integreren via tekstverwerking en deze verder bewerken 36 telefoon aannemen, selecteren en afhandelen kan telefonische berichten noteren en doorgeven kan telefonische berichten zelfstandig afhandelen 39 bezoekers verwelkomen en doorverwijzen kan bezoekers verwelkomen, doorverwijzen en zelf te woord staan 40 onverwacht bezoek zelf te woord staan