Programma van Eisen / Request for Proposal nieuwe website Wereldfietser 1. Inleiding, aanleiding, achtergrondinformatie 1.1 Inleiding De Wereldfietser (hierna te noemen WF) is een vereniging die mensen die de wereld per fiets willen ontdekken verenigt, informeert en inspireert. Meer concreet betekent dit: Mensen met elkaar in contact brengen Informatie over landen, culturen en materiaal delen Mensen voor fietsreizen interesseren. Inspireren om fietsend landen en culturen te verkennen. De missie en doelen van de vereniging komen momenteel tot uiting in het organiseren van activiteiten en beurzen, het uitgeven van een tijdschrift en het onderhouden van een website (met forum en wiki). 1.2 Aanleiding De huidige website is gebaseerd op verschillende CMS-en (Drupal, PhpBB, Wiki) en bestaat uit gekoppelde verschillende websites (wereldfietser, tijdschrijftdewereldfietser, vakantiefietser.be). De integratie van de verschillende systemen is oppervlakkig, verschillen zijn goed zichtbaar voor bezoekers. Er is sprake van stijlbreuken in de vormgeving. De huidige website is voor langere tijd niet onderhouden en er zijn geen nieuwe initiatieven op het gebied van internet ontplooid. Dit heeft erin geresulteerd dat de website van WF niet goed meer bij de behoeften aansluit. Bij die behoeften valt te denken aan: Homepagina die meer te bieden heeft dan nu (Blogs ter enthousiasmering) Ruimte op de server t.b.v. het plaatsen van afbeeldingen Betere doorzoekbaarheid van de website Lid worden verder automatiseren Publiceren van activiteiten op één herkenbare plaats Enz. Bij het bestuur is behoefte aan een grotere continuïteit wat betreft het technisch beheer van de website, alsmede het hebben van goede backups. Hiertoe zoekt WF naar een partner die hierin kan voorzien. 1.3 Achtergrondinformatie Er bestaat een duidelijke wens binnen de vereniging om aansprekender te worden voor jongeren. Een moderne website die te benaderen is via verschillende devices en dus responsive is moet hier een bijdrage in leveren.
2. Procedure en besluitvorming De actie om de website te vernieuwen is al enige jaren geleden gestart. De laatste opzet was het opstellen van een min of meer compleet Programma van Eisen, op basis daarvan offerte te vragen aan enkele leveranciers en daar een keuze uit te maken. Door onbeschikbaarheid van de toenmalige opstellers van het PvE is dit niet volledig (over de volle breedte) tot op hetzelfde detailniveau afgerond. Gedetailleerde uitwerking van delen van het PvE ontbreekt nog op dit moment. Het bestuur heeft besloten nu de leveranciersselectie te starten met het voorliggende document en de uitwerking van de nog ontbrekende delen te laten doen als onderdeel van het ontwikkelingstraject. Dit impliceert dat de leverancier mee kan denken en inbreng kan hebben in het uiteindelijke product. WF hanteert de volgende procedure en tijdschema: 5 april 2015: verzenden van dit Programma van Eisen / Request for Proposal aan drie leveranciers Uiterlijk 10 april 24:00: reactie van de leveranciers per email of zij aanvullende informatie nodig hebben om te kunnen offreren en zo ja, welke 11-24 april: verschaffen van die aanvullende informatie/reactie door WF (email of mondeling, al naar gelang de vraagstelling, bij voorkeur email) Indienen offertes uiterlijk 16 mei 24:00, per email naar w.heijser@kpnplanet.nl en in cc aan robertjankuijten@gmail.com WF zal deze uiterlijk 30 mei hebben beoordeeld Mogelijk resulteert dat in aanvullende vragen van WF aan de leveranciers. Als die er zijn worden ze uiterlijk op 31 mei voorgelegd aan de leveranciers De antwoorden op deze vragen verwacht WF uiterlijk 7 juni 24:00 Op 9 juni gaat er een voorstel voor de keuze van een leverancier naar het bestuur van WF Het bestuur besluit op 16 juni Uiterlijk 19 juni ontvangen alle leveranciers bericht over de keuze We verwachten dat de leverancier aan wie de opdracht gegund wordt direct aansluitend begint met de ontwikkeling als vermeld in de offerte.
3. Eisen 3.1 Functionaliteit 3.1.1 Functionaliteit - algemeen Een belangrijk deel van de functionaliteit van de nieuwe website zal sterk lijken op die van de huidige en kan in dezelfde of vergelijkbare vorm worden overgenomen. In dit document wordt veelvuldig gerefereerd aan bestaande functionaliteit. Kennis van de bestaande site is daarom essentieel voor een goed begrip van dit document. Op dit moment zijn er slechts weinig bezoekers van de site die verschillende pagina s bezoeken. (Het forum wordt druk bezocht maar andere delen beduidend minder.) Meer kruisbestuiving tussen verschillende pagina s is wenselijk. Hierbij wordt gedacht aan het gebruiken van widgets op pagina s (waaronder ook zeker de forumpagina s) waarin laatste nieuw toegevoegde items onder de aandacht worden gebracht. Daarnaast dienen bepaalde zaken die zich nu voornamelijk op het forum afspelen op een ander deel van de website ondergebracht te worden (zoals alle discussies over WF activiteiten als weekenden en plaatselijke rondjes.) Ook moet de nieuwe website meer ruimte te bieden aan WF-leden en gebruikers van de website. Hiertoe behoort het realiseren van meer uitgebreide profielen voor gebruikers. Op deze profielen kunnen gebruikers laten zien waar hun expertise ligt en welke ervaring ze hebben (bezochte landen, fietstechniek, winterkamperen, wildkamperen enz.) Profielen moeten goed benaderbaar zijn, via verschillende ingangen. Bijv. direct op een gebruikersnaam kunnen klikken op het forum. (Zie ook nieuwe Thorntree forum van Lonely Planet.) Voorts wil WF extra ruimte bieden door te faciliteren dat in een apart deel van de website gebruikers eigen blogs kunnen bijhouden van fietsreizen. Inclusief het plaatsen foto s enz. Langeafstand fietsroutes. Hierbij kan een wereldkaart voorgesteld worden waarop alle mogelijke langeafstand fietsroutes geprojecteerd zijn. Dit kunnen bekende (bewegwijzerde) routes zijn (North Sea Cycle Route, Great Devide, Limes, Frontlijnroute, Lands End Johns O Groates enz.) maar ook minder vastomlijnde routes zoals de Zijderoute, Noordkaap Kaapstad, Alaska Kaap Hoorn enz. Op deze pagina zouden leden/ gebruikers ook nieuwe langeafstand fietsroutes kunnen uploaden. Het is dan wel zaak dat er ook goed gefilterd kan worden. Bij al deze functionaliteiten kan er rekening met kruisbestuiving gehouden worden. Je moet dus kunnen zien wie er allemaal over de Zijderoute heeft gefietst volgens hun profiel, blog of expertisegebied.
3.1.2 User Scenario s Ter illustratie van wensen en ideeën m.b.t. de nieuwe website volgen hier (niet uitputtend) enkele user scenario s. User scenario s beschrijven hoe verschillende soorten bezoekers op de site terecht zouden kunnen komen. In feite beschrijven ze de doelgroep van WF. Beginneling Bas heeft een fietser met bepakking zien fietsen en hierdoor krijgt hij zin om ook eens op fietsvakantie te gaan. Maar waar te beginnen? Via een zoekmachine op internet probeert Bas informatie te achterhalen over fietsvakanties, reizen op de fiets. Zo komt hij terecht op de website van WF. Jongeren Ilse en Rens hebben verkering met elkaar. Beiden studeren en ze zijn internetvaardig. Ze houden van reizen maar hebben een klein budget. Op het internet zoeken ze naar slimme budgetoplossingen. Zo komen ze op de site van WF. Jonge vrouw Emma is gek op fietsen. Ze zou graag eens een vakantie lang fietsen maar haar vriendinnen vinden dit helemaal niets. Hun idee van vakantie vieren is op het strand liggen en zeker niet 100km per dag fietsen zonder te weten of er wel een camping is. Emma besluit te zoeken op reisgenoot fietsvakantie. Zo komt ze op het forum van WF. Oude rot in het vak Jan gaat al bijna vijftig jaar regelmatig op de fiets op reis. Hij heeft bijna alle landen van Europa doorkruist en ook een aantal landen daarbuiten op de fiets bereisd. Hij leest ook graag verhalen van andere fietsreizigers. Daarom is hij al jarenlang lid van WF en spelt hij het tijdschrift van voor naar achter. Via het tijdschrift komt hij erachter dat er nog meer verhalen te vinden zijn op de site van WF. Hij gaat online lezen maar reageert ook op verhalen en maakt een profiel aan op de site inclusief een eigen blog pagina waarop hij zijn eigen reizen beschrijft. Exotische bestemmingen Marc is een ervaren fietsreiziger. Elk jaar maakt hij reizen per fiets in landen waar niet veel toeristen komen. Hiervoor zoekt hij informatie over visa, grensovergangen en routes door onherbergzame streken die per fiets te doen zijn. Op zijn zoektocht stuit hij op de site van WF. Hier vindt hij niet alleen antwoorden maar ziet hij ook vragen van andere fietsers waarop hij het antwoord weet. Fietsfanaat Joost is fietsenmaker. Fietsen zijn zijn lust en zijn leven. Voor hem is er geen ander vervoermiddel dan de fiets. Daarom gaat hij ook op de fiets op vakantie. Hij kent alle tijdschriften, beurzen enz. die met fietsen te maken hebben. Hij deelt zijn kennis over fietstechniek graag. Dit doet hij o.a. op het forum van WF.
Avonturier Simone en Lars zijn aan het fietsen in Laos. Tenminste, dat waren ze. Nu zitten ze met fietspech vast in een guesthouse. Gelukkig is er wifi. Via Google zoeken ze op fietsenwinkel en de plaatsnaam in Laos. Zo komen ze op het forum van WF terecht. Andere bezoekers van het forum geven ze tips over fietszaken en mogelijke oplossingen voor het verhelpen van het probleem. Een dag later fietsen Simone en Lars weer. Niet voordat ze hun oplossing hebben gedeeld op het forum. 3.1.3 Structuur en functionaliteit van de website, per pagina Zie bijlage met schermvoorbeelden en toelichting. 3.2 Techniek en beheer 3.2.1 Beheer Er wordt onderscheid gemaakt tussen functioneel beheer en technisch beheer. Functioneel beheer wordt uitgevoerd door een vrijwilliger van WF met een zekere mate van ICT-kennis. Technisch beheer wordt uitgevoerd door één of meer externe partijen. Voorstellen daarvoor worden verwacht als onderdeel van de offerte. 3.2.2 SEO De structuur van de nieuwe website moet dusdanig zijn dat het een SEO (Search Engine Optimization, zoekmachineoptimalisatie) vriendelijke site is. Dit moet zo gerealiseerd worden dat het SEO vriendelijk houden van de site geen grote tijdsinspanning vergt van de vrijwilligers van WF. 3.2.3 Backend Voor zowel gebruikers als beheerders van de website is het een harde eis dat de nieuwe website geheel via een single sign on (SSO) te benaderen is. Mocht de nieuwe website niet geheel op één platform gebouwd worden dan dient er via een brigde/ active directory o.i.d. toch een SSO gerealiseerd worden. De backend van de website moet goed te gebruiken zijn door mensen die niet over zeer uitgebreide ervaring met websites beschikken. Dit hoeft niet voor alle functionaliteiten te gelden. Van een administrator of beheerder mag meer kennis verwacht worden dan van een redacteur. Het blog deel van Ik ben op reis moet eenvoudig te beheren zijn (denk niveau Wordpress zonder plugins.) Opmerkingen over huidige backend Phpbb backend: Dit is de forumsoftware. Het beheerderspaneel heeft behoorlijk wat mogelijkheden. Het is niet heel gebruiksvriendelijk voor onervaren gebruikers. Dit is geen probleem aangezien er slechts een beperkte groep gebruik maakt van dit deel van de website. Van de betreffende gebruikers mag verwacht worden dat zij voldoende technische kennis hebben om de meeste werkzaamheden te verrichten.
Er zitten echter wel een aantal nadelen of bugs in de phpbb software. Zo kan er niet op inactieve gebruikers gezocht worden met mailadres als ingang (inactieve gebruikers worden niet getoond in normale zoekopdrachten). Dit lijkt geen instelling te zijn. Op de tabel met inactieve gebruikers staat niet het veld emailadres. 3.2.4 Rollen Tussen de gebruikers van de website zijn verschillende rollen te onderscheiden. De grootste groep bezoekers bestaat uit niet-wf-leden, gevolgd door een groep bezoekers die wel lid zijn van de vereniging maar daarbinnen niet actief. Bij de actieve leden van WF zijn de volgende groepen te onderscheiden: Bestuursleden Redactieleden van het tijdschrift. Een deel hiervan krijgt een vergoeding/ staat op de loonlijst Vrijwilligers die betrokken zijn bij de organisatie van de jaarlijkse WFbeurs zowel in het voortraject als ondersteunend tijdens de beursdag zelf Organisatoren cursussen/ondersteuners cursussen Organisatoren van fietsweekenden/buitenlandtocht Organisatoren van niet-officiële WF activiteiten (dit zijn bijvoorbeeld de maandelijkse rondjes vanuit diverse steden) Moderatoren van het forum Vrijwilligers die de content op de frontpage verzorgen Webmaster Beheerder van de Facebookpagina Beheerder Twitteraccount (status onbekend). De ledenadministratie is uitbesteed. Ditzelfde geldt voor verschillende zaken rondom het tijdschrift. Bijvoorbeeld de distributie, deze wordt verzorgd door uitgeverij Holcus (uitzoeken hoe de diverse zaken exact geregeld zijn). 3.2.5 Opmerkingen voor design en techniek Design De vereniging wil een jongere doelgroep aanspreken. Het design van de nieuwe website dient hierbij aan te sluiten Enkele jaren geleden is er een nieuw logo geïntroduceerd. Dit logo is nog niet doorgevoerd in alle onderdelen van de vereniging. Het logo is ontworpen met in het achterhoofd dat het logo in verschillende kleuren gevoerd kan worden. Dit zou ook op de website toegepast kunnen worden. Bijv. rood op de voorpagina, groen bij activiteiten, blauw bij verenigingszaken, geel voor het forum enz. Techniek De gehele website dient responsive te zijn. D.w.z. dat de site op zowel computer, tablet als smartphone goed gebruikt moet kunnen worden De website moet platformonafhankelijk te gebruiken zijn Mocht er op de nieuwe site gebruik gemaakt gaan worden van cookies dan dient dit gemeld te worden aan bezoekers van de site Goed SEO plan voor de website of specifieke delen daarvan.
3.3 Conversie De content van de huidige website dient (tenzij niet meer relevant) te worden geconverteerd naar de nieuwe website. De conversie dient opgenomen te zijn in de offerte. Het forum is zondermeer het grootste onderdeel van de huidige website en tevens samen met de Wikipagina s de grootste bron van informatie. Informatie op die onderdelen van de huidige site dient absoluut beschikbaar blijven. Deze moet daarbij zowel benaderbaar als te wijzigen blijven. Overige onderdelen van de huidige website bevatten veel minder content, een deel daarvan is bovendien aan vernieuwing toe. Conversie daarvan kan mogelijk achterwege blijven. 3.4 Capaciteit & Traffic 3.4.1 Capaciteit (storage) De huidige website van WF neemt in totaal ongeveer 1GB ruimte in beslag op de server van de huidige hostingpartij. De site biedt bezoekers/gebruikers geen mogelijkheid om rechtstreeks foto s of videomateriaal op de site te plaatsten. Slechts beheerders hebben rechten daartoe op het Drupal deel van de huidige site. Op de overige delen van de website kunnen geen foto s, documenten, gps-bestanden of videomateriaal geplaatst worden. Op de nieuwe website moet dit in elk geval voor documenten, gps-bestanden en fotomateriaal ruimte beschikbaar zijn. 3.4.2 Traffic Het aantal bezoekers van de WF site is de laatste jaren stabiel tot licht stijgend. Het gaat hierbij om 50.000 unieke bezoekers per maand (100.000 terugkerend). Het maximum van het aantal simultaan actieve gebruikers is bijna 500. De nieuwe website moet 1000 simultane gebruikers mogelijk maken met acceptabele responsetijden, dit maximum moet schaalbaar zijn. 3.5 Hosting De leverancier wordt gevraagd tevens de hosting voor de WF website uit te voeren, al dan niet in samenwerking met een andere partij, en samen met die partij het technisch beheer van de website te leveren. 3.6 Security/continuity Wat betreft de beveiliging van de website van WF geldt dat WF verwacht dat de partijen die de website ontwikkelen, beheren en hosten dit afdoende regelen en in de offerte aangeven hoe. 3.6.1 Privacy van bezoekers WF heeft een open blik op de wereld en wil ook graag transparant zijn richting haar leden/bezoekers van de website. Daarom wil WF graag dat er bij het ontwerp van de nieuwe website rekening wordt gehouden met partijen zoals Facebook die veel
informatie verzamelen d.m.v. Pref-cookies (de Like-knop.) WF is van mening dat het derden niet aangaat wie onze website bezoekt en wil dit dan ook graag voor zover mogelijk afschermen (dus meer doen dan strikt noodzakelijk is om te voldoen aan de geldende privacywetgeving). Tegelijkertijd is het gebruik van Facebook zo wijd verspreid en heeft WF zelf ook verschillende Facebookpagina s dat ze hier ook niet al te rigide mee om kan en wil gaan. 3.6.2 Waarborging privacy gegevens van leden Gegevens van leden die opgeslagen worden op de website dienen veilig te zijn. Gevraagd wordt in de offerte aan te geven welke voorzieningen hiervoor zijn getroffen. 3.6.3 Backups Het dagelijks maken van backups van de gehele website dient onderdeel te zijn van de hosting-dienstverlening. De backups dienen volledig geautomatiseerd uitgevoerd te worden, op een veilige locatie opgeslagen te worden en direct toegankelijk te zijn wanneer noodzakelijk. WF verwacht periodiek een rapportage over het backuppen. WF kan incidenteel een backup als test op te vragen of een test m.b.t. de backup uitvoeren, dit is onderdeel van de hosting-dienstverlening. 3.6.4 Afvangen spam-aanvallen op de website De hostingpartij dient adequate voorzieningen te hebben getroffen om de website van WF te beschermen tegen spam/ddos-aanvallen e.d. 3.6.5 Updates De hostingpartij zorgt ervoor dat de systeem software van de WF website up to date blijft (adequaat patch- en releasemanagement).
4 Offerte WF vraagt de leverancier een offerte uit te brengen voor de ontwikkeling, implementatie, hosting en technisch beheer van haar nieuwe website volgens bovenstaande specificaties en daartoe de volgende vragen te beantwoorden. 4.1 Is het bovenstaande voldoende om een offerte uit te kunnen brengen? Zo nee, welke aanvullende informatie is nodig en welke aanpak wordt voorgesteld om die te verkrijgen/verschaffen (zie ook hoofdstuk 2, tweede bullit)? 4.2 Welke werkwijze wordt voorgesteld om te komen van (zo nodig aangevulde) specificaties tot een geïmplementeerde website (incl. conversie van de bestaande)? Is sprake van een gefaseerde aanpak, zo ja, met welke fases? Wat wordt verwacht van WF tijdens de ontwikkeling en implementatie? Op welke punten/wijze heeft WF de mogelijkheid tussenresultaten te accorderen/accepteren cq bij te stellen? Welke nazorg wordt geleverd? 4.3 Welke documentatie wordt geleverd? 4.4 Welke technische oplossingen (platforms/pakketten/etc) worden voorgesteld? 4.5 WF vraagt te offreren voor zowel ontwikkeling/test/implementatie/conversie als (mogelijk deels aan een derde partij uitbestede) hosting/technisch beheer van de nieuwe website. Geef voor elk van deze onderdelen aan wat deze zullen inhouden. Specificeer de quality of service, dan wel de keuzemogelijkheden daarbij (bijvoorbeeld de mogelijke beschikbaarheidslevels gerelateerd aan niveaus van hosting en beheer). Voor wat betreft de productie-situatie: hosting en technisch beheer komen te liggen bij de leverancier(s), functioneel beheer bij WF. Beschrijf welke activiteiten bij de leverancier(s) komen te liggen en welke bij WF, zódanig dat in alles is voorzien en geen activiteiten tussen wal en schip vallen. 4.6 Planning Welk tijdschema wordt voorgesteld? 4.7 Kosten Wat zijn de kosten voor de nieuwe website: - Eenmalig o Ontwikkeling, testen o Conversie o Implementatie o Nazorg o Licenties o. - Periodiek o Hosting o Technisch beheer o Onderhoud o Licenties o. Wat zijn de betalingscondities?
Welke nazorg/garantie is inclusief? Welke tarieven worden gehanteerd voor wijzigingen, aanpassingen etc? Indien niet direct voor alles bindende bedragen kunnen worden genoemd (zie 4.1) wordt de leverancier verzocht indicatieve bedragen te leveren die, na uitvoering van 4.1, zo nodig zullen worden aangepast naar bindende bedragen. Geef hiervoor de condities aan. 4.8 Betrouwbaarheid en continuïteit van de leverancier Wat is de historie, omvang, marktpositie en track-record van de betrokken leverancier? Wat is de marktpositie van de voorgestelde pakketten/software? Geef enkele referenties van vergelijkbare eerdere opdrachten. 4.9 Overige opmerkingen die de leverancier relevant vindt in het kader van de offerte.