LoonBapi. Inhoudsopgave: LoonBapi Algemene opmerkingen:

LoonBapi Inhoudsopgave: LoonBapi Algemene opmerkingen:... 1 Certificaten aanvragen... 2 Certificaten importeren...16 EBV aanvraag (digitale postbus)... 19 EBV gegevens invoeren (digitale postbus)... 23 Pincode... 26 A&A-kantoren en Pincode... 29 Bestaande Certificaten... 30 Backup LoonBapi... 35 Waar staan mijn LoonBapi-data en mijn key-bestanden?... 36 LoonBapi in een Netwerk... 37 Nog vragen?... 39 LoonBapi Algemene opmerkingen: Waarom LoonBapi? Per 1 januari 2006 moet u de aangifte loonheffingen digitaal verzorgen. U deed dat al voor o.a. uw aangifte Omzetbelasting. 'Digitaal' wil in deze zeggen via het internet. Internetverkeer is voor kwaadwillenden echter leesbaar. Een betere beveiliging van de elektronische communicatie tussen de Belastingdienst en haar klanten is dan ook nodig. Om dit te garanderen is BAPI in het leven geroepen. BAPI (Belastingdienst Advanced Program Integration) maakt het mogelijk berichten van de Belastingdienst veilig te versturen of te ontvangen. De beveiliging gebeurt door het plaatsen van een geregistreerde digitale handtekening. RoosRoos heeft om dit alles te realiseren deze LoonBapi-module ontwikkeld. Neem de tijd voor LoonBapi LoonBapi is niet ingewikkeld, het werkt namelijk met wizards die u stap voor stap door de benodigde procedures leiden om de digitale, beveiligde aangifte te realiseren. Neemt u wel de tijd om LoonBapi te doorlopen want fouten kunnen - letterlijk - duur zijn. Twee weken om LoonBapi af te ronden Het aanvragen van de Certificaten of Pincode, en uw digitale postbus kost tijd. U stuurt het een en ander toe aan organisaties en u moet vervolgens wachten op hun antwoord. In totaal duurt de hele LoonBapi-procedure zo'n twee weken. Houdt u daar alstublieft rekening mee. Aangifte Loonheffingen via Loon-pakket De aangifte loonheffingen zélf doet u via het vertrouwde Loon-pakket. De LoonBapi-module is 'slechts' een stuk gereedschap om dat op een digitale, veilige manier te kunnen doen. Een uitleg hoe u de aangifte loonheffingen verzorgt, vindt u ook op deze 'help' webpagina. Dan nu naar de LoonBapi-module zelf! 1

Certificaten aanvragen Als u LoonBapi hebt installeert en voor de eerste keer opstart, ziet u het onderstaande scherm: Afbeelding: Het dialoogvenster Hoe wilt u met Loon aangiftes doen? LoonBapi werkt met wizards. U wordt dus stap voor stap door de schermen geleid. Met 'F1:Help' kunt u te allen tijde nadere helpteksten oproepen. In dit eerste scherm geeft u aan op welke manier u (uiteindelijk!) met het Loon-pakket de aangiften wilt gaan doen. U hebt de keuze uit: 1) Met Pincode. U kiest dan voor het aangifte doen via alleen een Pincode. RoosRoos adviseert Pincode als u alleen de aangifte voor uw eigen bedrijf hoeft te doen. 2) Met Certificaten. U wilt vanaf 'nul' de Certificaten met dit pakket aanvragen. Met deze optie geeft u dus aan dat u nog geen Certificaten via een ander software-pakket hebt aangevraagd om digitaal aangifte te doen. RoosRoos adviseert deze optie als u een administratie- of accountantskantoor hebt maar nog géén DigiNotar-Certificaten via een ander softwarepakket hebt aangevraagd. 3) Met Certificaten. Met deze optie geeft u aan dat u reeds via een ander softwarepakket DigiNotar-Certificaten hebt aangevraagd om digitaal aangifte te doen. U wilt deze zogeheten Key-Certificaten waarschijnlijk nu ook gaan gebruiken om de elektronische aangifte loonheffingen met Loon te verzorgen. RoosRoos adviseert deze optie als u een administratie- of accountantskantoor hebt en wél al Certificaten via een ander softwarepakket hebt aangevraagd. Wij starten LoonBapi met de 2e, meest uitgebreide optie: 'Met Certificaten'. Vanaf 'nul', dus. Onderin bij 'Wijzigen standaard map' wordt aangegeven waar de map met uw Certificaten 2

en data-aanvraag komen te staan. Wij raden u aan de standaard genoemde map niet te wijzigen! Wijzig deze map alleen als u LoonBapi op een netwerk wilt plaatsen (zie het aparte hoofdstukje daarover). Het Loon-pakket heeft deze informatie nodig om de digitale aangifte te kunnen doen. Default staat hier een mapnaam die door RoosRoos en MS Windows wordt geadviseerd: C:\Documents and Settings\<uw gebruikersnaam>\application Data\RoosRoos\LoonBapi\Certificaat1 ingevuld. Ook als u met Pincode werkt, vindt u in dit veld de naam van de (standaard) Certificaten-map. Bij de installatie van LoonBapi worden namelijk eveneens automatisch het rootcertificaat van DigiNotar en het publieke deel van de Certificaten van de fiscus geïnstalleerd. Die heeft het Loon-pakket ook nodig als u met Pincode werkt. Via de optie 'Stappenplan' belandt u op een pagina van de RoosRoos-website waar u per 'aangestipte' optie het stappenplan vindt. 3

Afbeelding: Het dialoogvenster Status U belandt nu in het tabblad 'Status'. Via dit tabblad kunt u altijd zien wat u nog moet doen ('Volgende stap'), en wat u eventueel al hebt gedaan ('Al gedaan'). De groene pijl geeft steeds aan met welke stap u nu bezig bent. LoonBapi meldt bij 'Volgende stap': 'Vul de gegevens in voor het aanvragen van Certificaten'. Dat gaan we nu dus doen. Ter info: u ziet linksboven in het scherm het logo van DigiNotar staan: dat is de organisatie waarbij we de Certificaten gaan aanvragen. 4

Afbeelding: Het dialoogvenster Aanvraag Certificaten start Hier geeft u aan of het om een 'eerste aanvraag' van de Certificaten gaat, of om 'extra Certificaten', 'vernieuwing van de Certificaten', 'wijziging van de Certificaten' of 'overig'. 'Eerste aanvraag' gebruikt u als u nog nooit eerder bij DigiNotar Certificaten hebt aangevraagd. Dat is de optie die wij hebben gekozen, en die staat dan ook standaard gemeld. Via de optie 'Test eventueel verbinding' kunt u testen of LoonBapi berichten via het internet kan versturen. Als dat inderdaad kan, toont LoonBapi dit scherm: Afbeelding: Het dialoogvenster Test verbinding Na 'OK' keert u terug naar de LoonBapi-wizard. Met 'Verder' gaan we naar het volgende scherm. 5

Afbeelding: Het dialoog- en invulvenster Aanvrager Dit tabblad vult u in (samen met de tabbladen 'Bedrijf ' en 'Adres') met uw algemene gegevens. De rode velden zijn verplicht. De aanvrager moet vertegenwoordigingsbevoegd zijn, en conform de inschrijving bij de Kamer van Koophandel. Meestal zal het de directeur betreffen. Heet de (vertegenwoordigingsbevoegde) directeur bijvoorbeeld Jan Groot, vult u dan bij 'Naam' 'Groot' in en bij 'Voorletters' 'J'. Verder vult u op dit tabblad een wachtwoord in om de zogeheten privésleutel van uw Certificaten te beveiligen. U mag dit wachtwoord zelf bepalen. Onthoudt u dit wachtwoord goed! NB Als u een administratiekantoor bent dan vult u op dit tabblad de persoonlijke gegevens van de 'vertegenwoordigingsbevoegde' van uw administratiekantoor in, en dus níet de gegevens van uw klant. 6

Afbeelding: Het dialoog- en invulvenster Bedrijf Hier vult u uw verdere algemene (bedrijfs)gegevens in. Ook hier dienen de gegevens overeen te komen met de data zoals bekend bij de Kamer van Koophandel. Bij niet-kvk organisaties dient hiervoor de gebruikelijk gehanteerde data te worden ingevuld. Bij 'Loonbelastingnummer'' vult u uiteraard het LB-nummer in van uw bedrijf. Als u geen LB-nummer hebt, mag u ook uw Fiscaalnummer (Fi-nummer) of Omzetbelastingnummer invullen. Het nummer van de KvK is het Dossiernummer, dat u linksboven op het uittreksel van de KvK ziet staan. Administratiekantoren vullen hier (tevens) hun Beconnummer in. 7

Afbeelding: Het dialoog- en invulvenster Adres Dit tabblad is bedoeld voor de adresgegevens van uw bedrijf. Als uw bedrijf niet is ingeschreven bij de KvK dan vult u hier het zogeheten statutaire adres in. 8

Afbeelding: Het resultatenvenster Bekijk Certificatengegevens Dit formulier is alleen een overzicht van de gegevens en kan (nog) niet worden opgestuurd. Hebt u de gegevens goed gecontroleerd? Ga 'Terug' als u de gegevens wilt bekijken. N.B. Na het versturen kunt u de gegevens niet meer wijzigen! Bij incorrecte gegevens moet u een nieuwe aanvraag doen bij DigiNotar. Voor deze nieuwe aanvraag rekent DigiNotar wederom 85. 9

Afbeelding: Het dialoogvenster Verstuur aanvraag Certificaten Zoals LoonBapi in dit scherm al meldt: controleer of de ingevulde gegevens in orde zijn, want na het versturen kunt u de gegevens niet meer wijzigen. Pas als u het veldje 'Ik heb de gegevens gecontroleerd en wil deze niet meer wijzigen' hebt aangevinkt, kunt u het aanvraagformulier voor de Certificaten printen en elektronisch (via het internet) versturen. NB LoonBapi verstuurt de aanvraag via het internet naar DigiNotar zonder dat u dat ziet. Als u niet zelfstandig bevoegd vertegenwoordiger bent van het bedrijf dat de aanvraag doet, dan hebt u de machtiging nodig van de persoon die dat wel is (meestal de directeur). Met de optie 'Print ook machtigingsformulier' wordt het formulier geprint dat deze machtiging regelt. U vult het formulier in, de directeur en de gemachtigde zetten hun handtekening en voegen beiden een kopie van een geldig legitimatiebewijs bij. Het machtigingsformulier stuurt u straks per post (tezamen met de Certificatenaanvraag) naar DigiNotar. Als u hebt aangegeven dat uw gegevens in orde zijn, klikt u op de knop 'Print en verstuur elektronisch naar DigiNotar'. Het volgende scherm verschijnt: 10

Afbeelding: Het dialoogvenster Algemene gegevens correct? Na 'Ja' meldt LoonBapi: Afbeelding: Het dialoogvenster Aanvraagbestanden aangemaakt, Certificatenaanvraag elektronisch naar DigiNotar verstuurd Deze melding geeft aan dat de Certificatenaanvraag naar DigiNotar via het internet heeft plaatsgevonden. Dat doet LoonBapi dus automatisch, zonder dat u het ziet. Nu verschijnt het formulier dat u zélf per post naar DigiNotar moet opsturen: 11

Afbeelding: Het resultatenvenster Aanvraagformulier Certificaten DigiNotar U ziet de door u ingevulde NAW-gegevens, telefoonnummer, etc. Het formulier ondertekent u en stuurt u vervolgens zélf naar DigiNotar. Het adres staat onder in het formulier gemeld: DigiNotar Postbus 340 1940 AH Beverwijk Op deze wijze worden er twee Certificaten aangevraagd bij DigiNotar: 12

1) Een Certificaat voor het zetten van uw digitale handtekening. Dit wordt ook wel de 'Fingerprint' genoemd. U ziet de Fingerprint staan op dit formulier. 2) Een Certificaat voor het ontsleutelen van berichten die de Belastingdienst naar u mailt. Deze aanvraag heet in technische termen een PKCS#10 request. LoonBapi zorgt daar via het internet automatisch voor. De melding die u op het geprinte formulier ziet staan: 'Gaarne bijvoegen: Twee e-mailberichten met elk een PKCS#10 request naar aanvraag@diginotar.nl' kunt u dan ook aan LoonBapi overlaten. Om de juistheid van de aanvraag te kunnen controleren dient u bij het geprinte formulier aan DigiNotar tevens mee te sturen: - Kopie geldig legitimatiebewijs aanvrager(s) - Kopie uittreksel(s) Kamer van Koophandel, waaruit de bevoegdheid van de ondertekenaar (natuurlijk persoon) blijkt (maximaal 2 maanden oud!) - Machtigingsformulier (indien van toepassing, zie voorgaand). Nadat de controles door DigiNotar op uw Certificatenaanvraag zijn uitgevoerd en gehonoreerd, ontvangt u binnen een week een brief van Diginotar. In deze brief staan uw Dossiernummer en Ophaalcode. Tevens bevat de enveloppe de codes waarmee u uw Certificaten kunt intrekken. U trekt uw Certificaten in als u weet of vermoedt dat derden ongewenst gebruik van uw Certificaten kunnen maken. Mocht het elektronisch versturen of het printen van de aanvraag printen mis zijn gegaan, of al zijn afgehandeld, dan toont LoonBapi u automatisch een venster met daarin o.a. de mogelijkheid nogmaals elektronisch te versturen of de aanvraag te printen. U kunt nu het veldje 'Ik heb de gegevens ingevuld ' aanvinken, en op 'Voltooien' klikken. U verschijnt weer in het scherm 'Status': Afbeelding: Het dialoog- en resultatenvenster Status 13

Hier ziet u bij 'Volgende stap' vermeld: - Wacht op antwoord van DigiNotar. Dat wil zeggen de brief van DigiNotar waarin o.a. uw Dossiernummer en Ophaalcode staan. - Ga naar www.diginotar.nl, en download de Certificaten. 14

Aantekeningen: 15

Certificaten importeren Na deze stappen is de aanvraag Certificaten via DigiNotar 'rond' en kunt u verder met de knop 'Import Certificaten'. Met die keuze belandt u in dit scherm: Afbeelding: Het dialoog- en invulvenster Importeer Certificaten U gaat nu via de website van DigiNotar de Certificaten downloaden en daarna importeren in LoonBapi. Met dit tabblad kunt u e.e.a. realiseren. Via 'Status aanvraag' belandt u op de website van DigiNotar, en kunt u zien in welke fase uw Certificaten-aanvraag bij DigiNotar zich bevindt. Dit kunt u heel eenvoudig doen door tegelijkertijd en kort de knoppen 'Ctrl' en de letter 'V' in te drukken op uw toetsenbord. LoonBapi houdt namelijk 'achter de schermen' uw sleutel gereed. Met 'Downloaden twee (DER)-Certificaten' belandt u ook op de website van DigiNotar. Daar kunt u uw Dossiernummer en Ophaalcode invoeren, en vervolgens stuk voor stuk (!) de twee Certificaten van het formaat '_DER' downloaden en op (b.v) uw harde schijf plaatsen. U moet dus twee keer downloaden, en in één en dezelfde map! In ons voorbeeld C:\Temp\Certificaat. 16

Nu moet u de gedownloade Certificaten in LoonBapi importeren. U kiest daartoe met de drie puntjes (...) uiteraard dezelfde map als waarnaar u de DigiNotar''DER'-Certificaten hebt gedownload. In ons voorbeeld dus C:\Temp\Certificaat, en u geeft 'OK'. Tenslotte importeert u met 'F10:Importeer' (in 1 x) de twee 'DER'-Certificaten daadwerkelijk in LoonBapi. Nadere uitleg Ophaalbrief De distributie van de Certificaten verlopen dus via de website van DigiNotar. Aan de hand van de 'Ophaalbrief' van DigiNotar (die u van DigiNotar hebt ontvangen n.a.v. uw verzoek om Certificaten) kunnen de Certificaten vervolgens gedownload worden. In deze 'Ophaalbrief' staan de instructies en de Ophaalcode voor de Certificaten. Deze brief bevat daarnaast het Dossiernummer en de Intrekkingscode. De 2 Certificaten stuk voor stuk downloaden De 'DER'-Certificaten zijn het zogeheten Encryptiecertificaat (ook wel versleutelcertificaat genoemd) en het Digitale handtekeningcertificaat. Deze 'DER'-Certificaten staan op de DigiNotar-website in afzonderlijke bestanden en zullen door u dus ook stuk voor stuk moeten worden gedownload. U plaatst (= downloadt) ze beide in één en dezelfde map op (bijvoorbeeld) uw PC. In ons voorbeeld: C:\Temp\Certificaat. In 1 x importeren van de 2 Certificaten Via de optie 'Map waarin u de Certificaten hebt gedownload' geeft u aan in welke map de twee 'DER'- Certificaten (het Encryptiecertificaat en het Digitale handtekeningcertificaat) zijn gedownload en opgeslagen. U markeert de map, en u geeft 'OK'. LoonBapi zal de twee 'DER'- Certificaten tegelijkertijd voor u importeren (via de optie 'F10:Importeer'). U importeert dus in 1 maal de 2 'DER'- Certificaten. U hoeft dus niet 2 x te importeren. U hoeft in de gekozen map ook geen nader bestand te markeren. Rootcertificaat niet importeren U hoeft op de website van DigiNotar het zogeheten Rootcertificaat niet te downloaden, en dus ook niet te importeren. Het Rootcertificaat wordt namelijk al 'meegenomen' bij de installatie van LoonBapi. 17

Aantekeningen: 18

EBV aanvraag (digitale postbus) Afbeelding: Het dialoog- en invulvenster EBV aanvraag start De Belastingdienst is voor Bapi als het ware de e-mailprovider, net zoals voor u thuis bijvoorbeeld xs4all. De Belastingdienst maakt daartoe voor de werkgever een digitale postbus aan. Met Loon kunnen Aangiftes via die postbus worden verstuurd. Dat zien we later in de cursus. Welke aangifte(s) In deze stap van de wizard vraagt u de postbus Elektronisch Berichten Verkeer aan. U moet daartoe in dit 1e scherm aangeven voor welke aangifte(s) u zich wilt aanmelden, de naam van het pakket, en de leverancier. In verreweg de meeste gevallen zal het gaan om de aangifte loonheffingen via het Loonpakket. Dat is dan ook standaard zo ingesteld. De 'Leverancier' is dus default 'RoosRoos Uitgevers B.V.'. In het verleden kon u ook voor andere aangiftensoorten de EBV-postbus aanvragen via LoonBapi, maar die optie werd nooit gebruikt door de RoosRoos-klanten. Elektronische Kopie Aanslag Als u met Certificaten werkt, kan Loon tevens berichten ophalen (van de Belastingdienst) via de postbus (tweerichtingsverkeer). Vinkt u daartoe de optie 'Elektronische Kopie Aanslag' aan. 19

NB De postbus bij de Belastingdienst is een andere postbus dan u normaal hanteert. Als u normaliter uw email ontvangt en verstuurt via bijvoorbeeld Outlook Express dan verlopen de emailberichten met de Belastingdienst niet via Outlook Express. De emailberichten met de Belastingdienst verlopen namelijk altijd via de postbus, die u hier aanvraagt. Als u die postbus hebt, worden vervolgens de emailberichten met de Belastingdienst automatisch via het Loon-pakket verstuurt en ontvangen. Na 'Verder' toont het volgende scherm: Afbeelding: Het dialoog- en invulvenster EBV aanvraag In vrijwel alle gevallen zal het gaan om een geheel nieuwe aanvraag: u hebt nog geen postbus met de Belastingdienst. Die optie is ook standaard ingesteld. Als u wél al een postbus met de Belastingdienst hebt, kunt u per 2006 niet meer uw bestaande postbus 'wijzigen' en uitbreiden voor de aangifte loonheffingen. Voor de aangifte loonheffingen hebt u per 2006 altijd een nieuwe, ongedeelde postbus nodig! U kunt dus niet (meer) een bestaande postbus uitbreiden. De Belastingdienst geeft per 2006 geen Proces-ID meer uit om digitaal met u te kunnen communiceren. Dit systeem was te omslachtig en leidde tot veel fouten. Nadat u dit tabblad 'EBV aanvraag' hebt ingevuld, kunt u de EBV aanvraag postbus printen. Dat doet u uiteraard met de knop 'Druk af EBV Postbus Aanvraag'. 20

Loon zorgt er dan automatisch voor dat het aanvraagformulier van de Belastingdienst wordt afgedrukt, zodat u het formulier naar de Belastingdienst op kunt sturen: Afbeelding: Het resultatenvenster EBV aanvraag U moet dit aanmeldingsformulier vervolgens ondertekenen en zélf per post sturen naar: Belastingdienst/Centrale administratie informatieverwerking Team EBV, cluster GO Antwoordnummer 1230 7300 VB Apeldoorn 21

Pas na 'F10:OK' kunt u in de wizard de optie 'Ik heb de EBV-aanvraag uitgeprint en opgestuurd' aanvinken. Daarna kiest u voor 'Voltooien'. Enkele dagen nadat uw aangifteformulier is ontvangen, krijgt u van de Belastingdienst de brief 'Elektronische Berichtenverkeer'. Daarin staan de zogeheten accountgegevens van uw postbus ('Mailbox en IP inbelaccount'). U hebt deze gegevens nodig om met de Belastingdienst te kunnen communiceren. In de volgende wizard ('EBV gegevens invoeren') kunt u deze gegevens invullen. 22

EBV gegevens invoeren (digitale postbus) Afbeelding: Het invulvenster EBV gegevens U hebt het formulier 'EBV aanvraag' geprint en opgestuurd, en vervolgens van de fiscus de brief 'Elektronisch berichtenverkeer' ontvangen met uw accountgegevens ('Mailbox en IP inbelaccount'). U kunt nu de gegevens (E-mailadres en wachtwoord) invullen op dit tabblad 'EBV gegevens'. Als u in de brief ziet staan 'Gebruikersnaam POP3/IMAP4 mailbox' dan wordt dáármee het 'E-mailadres' bedoeld. Het e-mailadres eindigt altijd op @obebd.nl. Dat is dan ook standaard reeds ingevuld. NB In de brief 'Elektronisch berichtenverkeer' van de fiscus ziet u wellicht ook (bovenaan) een 'Gebruikersnaam inbelverbinding/ipid-account' staan. Dat e-mailadres moet u niet overnemen in LoonBapi. In dit scherm vult u tevens uw EBV postbus wachtwoord in. Deze vindt u eveneens in de brief 'Elektronisch berichtenverkeer' die u van de Belastingdienst hebt ontvangen, en wel direct onder de Gebruikersnaam POP3/IMAP4 mailbox. NB In de brief 'Elektronisch berichtenverkeer' van de fiscus ziet u wellicht ook (bovenaan) een 'Wachtwoord' staan, direct onder 'Gebruikersnaam inbelverbinding/ipid-account'. Dat wachtwoord moet u niet overnemen in LoonBapi. 23

Vul alle gegevens zeer nauwkeurig in. Bij een fout in een gebruikersnaam of wachtwoord kunt u geen verbinding krijgen als u (digitaal) de aangifte doet. Na 5 keer inbellen met een foutieve postbusnaam of wachtwoord wordt uw account geblokkeerd! Let op het verschil tussen hoofdletters en kleine letters. Sommige letters en cijfers lijken erg veel op elkaar. Let vooral op het verschil tussen I (ie), l (L) en 1 (één) of het verschil tussen O (oh) en 0 (nul). Bij twijfel kunt u de Belastingdienst bellen voor nadere informatie. Na het invullen van het tabblad 'EBV gegevens', klikt u op de knop 'Voltooien'. Loon zorgt er dan automatisch voor dat de gegevens worden opgeslagen en u de aangifte(s) digitaal en veilig kunt gaan versturen. U bent nu klaar met LoonBapi. Het afsluitende scherm verschijnt: Afbeelding: Het dialoogvenster Status 'Klaar' 24

Aantekeningen: 25

Pincode U hebt in het allereerste scherm van LoonBapi gekozen voor Pincode: Afbeelding: Het dialoogvenster Manier van aanvragen Pincode Als u met een Pincode werkt, hoeft u geen Certificaten bij DigiNotar aan te vragen. U moet wel uw Pincode aan de Belastingdienst opgeven. Zoals eerder gemeld: de Pincode is een combinatie van gebruikersnaam en wachtwoord: tezamen vormen zij uw handtekening. (Als A&A-kantoor kunt u met Pincodes de aangifte loonheffingen verzorgen, hoewel RoosRoos administratiekantoren Certificaten adviseert. Na dit hoofdstuk 'Pincode' leest u in een apart hoofdstuk hoe u als administratiekantoor de aangifte loonheffingen via Pin aanpakt.) Het pdf-formulier om de Pincode van vijf cijfers op te geven kunt u downloaden via www.belastingdienst.nl. Dat kan ook via LoonBapi. Het scherm om daar te komen ziet er als volgt uit: 26

Afbeelding: Het dialoogvenster Print PDF-aanvraag Pincode Nadat u de Pincode-aanvraag hebt ingevuld en opgestuurd, kunt u dat aanvinken en verder met de volgende wizard: 'EBV postbus aanvragen'. Hebt u al een Pincode? Als u al een Pincode hebt, en geen nieuwe aan wilt vragen, vink dan in deze wizard 'Pincode aanvragen' de optie 'Ik heb de Pincode-aanvraag ingevuld en opgestuurd' aan. U hoeft het pdfformulier met de Pincode-aanvraag uiteraard niet meer in te vullen en op te sturen. Een 'extra' Pincode aanvragen voor de digitale aangifte loonheffingen vormt op zich geen probleem, maar gebruik dan wel dezelfde Pincode als voor de Vennootschapsbelasting of de IB. Anders overschrijft de nieuwe Pincode de oude Pincode. 27

Vervolgens vult u uw algemene gegevens in om de EBV-aanvraag te realiseren: Afbeelding: Het invulvenster Aanvrager (Pincode) De weg wijst zich vanzelf. U voert in de (6) stappen van de EBV-aanvraag uw algemene gegevens in en de benodigde data voor de EBV-aanvraag zelf. Uiteindelijk drukt u het EBVaanvraagformulier af, waarop o.a. zal staan ' Dit proces maakt gebruik van Pin'. Na deze wizard is de weg hetzelfde als beschreven bij 'Certificaten', en bent u klaar om met uw Pincode elektronisch aangifte te doen bij de Belastingdienst. 28

A&A-kantoren en Pincode Hoewel RoosRoos A&A-kantoren Certificaten adviseert, is het mogelijk als A&A-kantoor de aangifte loonheffingen via Pin te verzorgen. Hieronder leest u hoe u dat doet. 1) De klant van het A&A-kantoor vraagt zelf de Pincode aan (via het pdf-formulier van de Belastingdienst, zie pagina 57). Daarna meldt de klant diens Pincode aan het A&A-kantoor. Alternatief: het A&A-kantoor vraagt (in overleg uiteraard) voor de klant de Pincode aan. In beide gevallen geldt: zorg voor een schriftelijke machtiging dat het A&A-kantoor de Pincode van de klant mag gebruiken. Uw klant heeft al een Pincode? Is er reeds een Pincode voor (of door) uw klant aangevraagd, bijv. voor de Vennootschapsbelasting of de IB? Dan hoeft er niet nogmaals voor de digitale aangifte loonheffingen een Pincode te worden aangevraagd. De Pincode is namelijk gekoppeld aan het fiscale nummer van uw klant en daarmee uniek. Een 'extra' Pincode aanvragen voor de digitale aangifte loonheffingen vormt op zich geen probleem, maar gebruik dan wel dezelfde Pincode als voor de Vennootschapsbelasting of de IB. Anders overschrijft de nieuwe Pincode de oude Pincode. 2) Het A&A-kantoor legt in het Loon-pakket bij de Werkgeversgegevens de Pincode van de klant vast. 3) Het A&A-kantoor doorloopt in LoonBapi de wizard Pincode en legt daar alleen zijn eigen NAW-gegevens en alleen zijn eigen Pincode vast. Als het A&A-kantoor geen Pincode heeft, kunnen de twee veldjes 'Pincode' worden overgeslagen. 4) Het A&A-kantoor doorloopt in LoonBapi vervolgens de wizard EBV-aanvraag en legt daar alleen zijn eigen EBV-gegevens vast. Er wordt dus maar één aanvraag EBV (postbus) ingediend, namelijk voor het A&A-kantoor zelf. 5) De digitale aangifte naar de Belastingdienst (via het Loon-pakket) vindt plaats per klant. Dat doet uiteraard het A&A-kantoor. De Pincode van die klant vult Loon al in, omdat die immers bekend is bij diens werkgevergegevens. 6) Op die manier 'weet' de Belastingdienst bij de digitale aangifte vóór wie er wordt ingestuurd (klant 'Jansen', met Pincode ***** en LB-nummer ***L01'), en dóór wie ('A&Akantoor Blokzijl') er wordt ingestuurd. 7) Bij het digitale retourbericht weet het Loon-pakket op zijn beurt (door een unieke referentie in het bericht) om welke klant het gaat. Loon toont de naam van die klant in de postbus van het A&A-kantoor. NB Bij Pincode behelst het digitale retourbericht alleen de bevestiging van de aangifte. 29

Bestaande Certificaten U hebt in het allereerste scherm van LoonBapi gekozen voor Bestaande Certificaten: Afbeelding: Het invulvenster Aanvrager (Bestaande Certificaten) U hebt reeds via een ander softwarepakket Certificaten aangevraagd om digitaal aangifte te doen. U wilt deze Certificaten nu ook gaan gebruiken om de elektronische aangifte loonheffingen met Loon te verzorgen. Daartoe moet u uw reeds bestaande Certificaten importeren in LoonBapi. Onderin bij 'Wijzigen standaard map' wordt aangegeven waar de map met uw Certificaten en data-aanvraag komen te staan. Wij raden u aan de standaard genoemde map niet te wijzigen! Wijzig deze map alleen als u LoonBapi op een netwerk wilt plaatsen (zie het aparte hoofdstukje daarover). Bij de eerste stap na 'F10:OK' verschijnt dit scherm: 30

Afbeelding: Het dialoogvenster 'Importeren Certificaten start' De Certificaten, die u via een ander softwarepakket hebt verkregen van DigiNotar, hebt u gedownload, en opgeslagen (b.v. op uw harde schijf). U zult deze zogeheten Key-Certificaten waarschijnlijk in de map hebben staan van het softwarepakket waarmee u de Certificaten hebt aangevraagd. Hebt u b.v. de Certificaten aangevraagd voor de omzetbelasting, dus via uw boekhoudpakket (b.v. AccountView), dan staan de Certificaten waarschijnlijk in de map C:\Program Files \ AccountView. Hier geeft u aan in welke map de Key-Certificaten staan. Tip: zoek de juiste map op via de drie puntjes ( ). Markeer de map en geef 'OK'. LoonBapi weet dan dat de Key-Certificaten vanuit die map moeten worden geïmporteerd. Als u niet weet in welke map uw bestaande Certificaten staan, dan kunt u ze door Windows laten zoeken. Het gaat bij de bestaande Certificaten dus om de 'key'-certificaten. Om die te laten zoeken, doet u het volgende: - Ga naar Windows' Start-vlaggetje - Kies voor 'Zoeken' - 'Bestanden of mappen' - Geef in dat er gezocht moet worden naar *.key - Onthoud waar de map met de *.key staat en markeer die map via deze drie puntjes in dit Bapi-scherm. 31

U vult uw Algemene gegevens in via stap 2 tot en met 4 van deze wizard. Bij stap 5 gaat u de bestaande Certificaten daadwerkelijk importeren. Afbeelding: Het invulvenster Aanvrager 'Certificaten importeren' Vanaf deze stap 2 vult u dus uw Algemene gegevens in. N.B. U gaf LoonBapi bij stap 1 aan waar de reeds bestaande Certificaten staan. LoonBapi 'zoekt die op', kent daardoor een aantal van uw gegevens en voert die reeds in voor u. Als u reeds Certificaten hebt aangevraagd via ECM (Elsevier) dan hebt u twee wachtwoorden: één voor uw zogeheten Digitale handtekening en één voor uw Encryptie. Vink in dat geval de optie 'Mijn wachtwoorden zijn verschillend' aan. Voor de ECM-Certificaten geldt het volgende (helptekst uit de ECM-Module): "De Certificaten met privé-sleutels en het Certificaat van DigiNotar zijn voorzien van wachtwoorden. U kunt deze wachtwoorden zichtbaar maken. Ga naar Menu Instellingen, Geavanceerd, tabblad Overige en klik op Wachtwoorden tonen. Er wordt u ter beveiliging eerst om het algemene wachtwoord gevraagd." ECM toont u dus twee wachtwoorden: 1) 'Wachtwoord privé-sleutel authenticatie': die voert u in bij het LoonBapi-veld 'Digitale handtekening'. 2) 'Wachtwoord privé-sleutel decryptie': die voert u in bij het LoonBapi-veld 'Encryptie'. 32

Twee verschillende wachtwoorden komt het vaakst voor bij de ECM-module. Het kan echter ook zijn dat de (niet-ecm) Certificaten die u hebt ook met twee verschillende wachtwoorden werken. In dat geval vinkt ook u de optie 'Mijn wachtwoorden zijn verschillend' aan en geeft ook u twee wachtwoorden in. Als u reeds Certificaten hebt aangevraagd via Exact (Exact Globe 2003), doet u dan in het Globe-pakket het volgende: Ga naar 'Financieel', 'Aangiftebeheer', 'Certificaten'. Bij 'Certificaten' hebt u de mogelijkheid om de daar vermelde Certificaten te 'exporteren' naar een door uzelf gekozen directory. Na het exporteren kunt u met de LoonBapi-wizard deze directory aanwijzen en aldus gebruik maken van de reeds bestaande Certificaten. Kunt u de Certificaten van Cordares of de Agrarische sector gebruiken voor de digitale aangifte? Onder andere Cordares en de Agrarische sector werken met Certificaten. Die zijn niet bruikbaar voor de digitale aangifte Belastingdienst! Ook niet als u voor uw Cordares- Certificaten 'vol' betaald hebt (aan DigiNotar). In stap 3 tot en met 4 in deze wizard voert u uw (ontbrekende) bedrijfsgegevens in. Afbeelding: Het dialoogvenster 'Kopieer Certificaten' Met deze laatste stap (5) in de wizard 'Certificaten importeren' importeert u uw Keybestaande Certificaten daadwerkelijk. Een druk op de knop 'Importeer Certificaten' is daartoe voldoende. 33

Na het importeren, kiest u voor 'Voltooien', en begint de wizard voor de EBV-aanvraag. U voert de benodigde data voor de EBV-aanvraag in. Uiteindelijk drukt u het EBV-aanvraagformulier af. Vervolgens is de weg hetzelfde als beschreven bij 'Certificaten', en bent u klaar om met uw geïmporteerde (DigiNotar)Certificaten elektronisch aangifte te doen bij de Belastingdienst. 34