SPECIFIEKE BEPALINGEN PERSONEELSGROEP B EN C 2.10 TELEFOONKOSTEN- EN INTERNETVERGOEDINGEN 2.10.1. Algemeen De werkgever heeft een regeling vastgesteld voor de vergoeding van de telefoon- en internetkosten. Hierbij houdt de werkgever rekening met de fiscale voorschriften. Gewezen wordt op fiscale consequenties indien geen rekening wordt gehouden met de fiscale voorschriften. De regeling dient dan ter goedkeuring aan de Belastingdienst te worden voorgelegd. De vergoeding en verstrekking van telefoon, internet en vergelijkbare communicatiemiddelen is onbelast indien er sprake is van meer dan bijkomstig zakelijk gebruik. Dit is het geval indien er sprake is van zakelijk gebruik voor meer dan 10%. Het meer dan zakelijk gebruik wordt aannemelijk geacht indien de aard van de overeengekomen werkzaamheden en de wijze waarop de dienstbetrekking vervuld moet worden een veelvuldig gebruik van de (mobiele) telefoon, internet of vergelijkbare communicatiemiddelen met zich meebrengt. Dit geldt in ieder geval voor ambulante werknemers, werknemers die binnen en buiten de gebruikelijke werktijden bereikbaar moeten zijn en werknemers die op één of meerdere dagen per week op locatie elders of thuis werkzaam zijn. 2.10.2. Voor wie Aan medewerkers in dienst van het MCO kan uit hoofde van hun functie of - zulks ter beoordeling van de werkgever aan de hand van vastgestelde criteria - uit zakelijk oogpunt een mobiele telefoon/smartphone, beschikbaar worden gesteld. Ook kan een vergoeding worden verstrekt voor zakelijk gebruik van een internetaansluiting of huistelefoon/-fax. Deze regeling zal uitsluitend na schriftelijke toestemming van de werkgever van kracht zijn. 2.10.3. Uitvoeringsregels Voor de uitvoeringsregels met betrekking tot toewijzing, intrekking, controle en handhaving wordt verwezen naar de betreffende bedrijfsregeling. 2.10.4. Vergoeding kosten internet Indien een werknemer een internetaansluiting (via de kabel of ADSL) voor meer dan 10% zakelijk gebruikt, zal 50% van het abonnement onbelast (zowel KPN als internetprovider) of 50% van de internet gesprekskosten worden vergoed. Dit geldt ook voor het vaste bedrag aan gesprekskosten van een Internetaansluiting via ADSL. De installatiekosten worden niet vergoed.
2.10.5. Vergoeding kosten mobiele telefoon Per maand kan er tot een vast maximum bedrag verbruikt worden. De maximum bedragen zijn per groep vastgesteld en betreffen de verbruikskosten. Indien een medewerker in deeltijd werkt, kan het maximum bedrag evenredig aan het aantal uren vastgesteld worden. Hieronder worden de maximale bedragen per groep weergegeven. Groep A: Personeel met een extern gerichte functie, te weten de algemeen directeur, de managers en de productieleiders van de ensembles. B: Managers die een intern gerichte functie hebben, te weten de manager Educatie, de manager Muziekbibliotheek, de manager Bedrijfsvoering, de manager Financiële zaken en de manager HR. C: Orkestassistenten en overig aan een ensemble gerelateerd personeel, zoals de beleidsmedewerker Klassiek en productieassistenten. D: Medewerker met intern gerichte functie, fulltime. Op verzoek manager. E: Medewerker met intern gerichte functie, part-time. Op verzoek manager. F: Overige medewerkers. Er wordt enkel een maandelijkse vergoeding uitgekeerd. Maandelijks maximum bedrag 90 25 25 25 10 Bedrag kan per functie verschillen. 2.10.6. Vergoedingskosten zakelijk gebruik huistelefoon/- fax Indien een werknemer, in overleg met zijn leidinggevende en bij wijze van uitzondering, zijn huistelefoon en/of huisfax voor zakelijke doeleinden moet gebruiken, kunnen deze gespreks- en/of faxkosten worden gedeclareerd. De werknemer zal via een gespecificeerde nota moeten aantonen dat deze kosten daadwerkelijk vanwege zakelijke redenen zijn gemaakt. 2.10.7. Declareren Kosten dienen binnen 30 dagen na ontvangst van de nota onder overlegging van de originele nota (of een kopie hiervan) samen met een declaratieformulier bij de afdeling Financiële Zaken te worden ingediend. Declaraties, die niet binnen 30 dagen na ontvangst van de nota worden ingediend, komen slechts voor vergoeding in aanmerking indien de declaratie is voorzien van een schriftelijke verklaring met motivering van de vertraging. 2.10.8. Aanpassing bedragen De gehanteerde bedragen en/of maatstaven zullen jaarlijks kunnen worden herzien op basis van (fiscale) wetswijzigingen en relevante besluiten.
Bedrijfsregeling H Mobiele telefoon/smartphone 1. Beschikbaarstelling - Aan medewerkers in dienst van het MCO kan uit hoofde van hun functie of - zulks ter beoordeling van de werkgever aan de hand van vastgestelde criteria - uit zakelijk oogpunt een mobiele telefoon/smartphone, verder te noemen mobiele communicatiemiddelen` beschikbaar worden gesteld. Ook kan enkel een vergoeding voor het gebruik worden gegeven. - Werknemers, aan wie een dergelijke faciliteit ter beschikking is gesteld, dienen de "Gebruikersovereenkomst Mobiele Telefoon/Smartphone " in te vullen en te ondertekenen, alvorens zij de mobiele communicatiemiddelen in ontvangst kunnen nemen. - De medewerker, die recht heeft op een zakelijke auto van de werkgever, ontvangt bij aflevering een auto die standaard is voorzien van de mogelijkheid om handsfree te bellen. In eventuele andere gevallen, waarbij wel sprake is van een zakelijke auto van de werkgever maar deze auto nog niet is voorzien van de mogelijkheid om handsfree te bellen, zal de werkgever (via de afdeling Bedrijfsvoering) hiervoor zorgdragen. - De afdeling Bedrijfsvoering hanteert één type mobiele telefoon (voor managers en productieleiders van de ensembles) en één type smartphone. De medewerker kan er zelf voor kiezen deze te upgraden ; het verschil in aanschaf wordt op het salaris van de medewerker ingehouden. Hiervoor is wel overleg nodig met de afdeling Bedrijfsvoering, aangezien toestellen niet altijd geschikt zijn voor het betreffende abonnement. 2. Aanvraagprocedure Mobiele Telefoon / Smartphone 1. De manager van de afdeling vult het Aanvraagformulier Mobiele Telefoon / Smartphone ten behoeve van de desbetreffende medewerker in, ondertekent dit aanvraagformulier en levert dit aanvraagformulier in bij de manager Bedrijfsvoering. Hij zal dit, indien nodig, met de algemeen directeur bespreken en de uitkomst terugkoppelen aan de aanvrager. 2. Indien de aanvraag goedgekeurd is, tekent de manager Bedrijfsvoering het aanvraagformulier en stuurt het origineel naar HR. Een kopie van het aanvraagformulier gaat naar Financiële Zaken. 3. De afdeling Bedrijfsvoering stelt de Gebruikersovereenkomst Mobiele Telefoon/ Smartphone op en stuurt deze aan de betreffende medewerker. 4. De afdeling Bedrijfsvoering verstrekt, nadat het een getekende gebruikersovereenkomst heeft ontvangen, de mobiele communicatiemiddelen met bijbehorend mobiele nummer en laat de desbetreffende medewerker weten wanneer deze het benodigde in ontvangst kan nemen. 5. De medewerker krijgt van de afdeling Bedrijfsvoering een kopie voor zijn eigen administratie, terwijl de afdeling FZ een kopie voor de eigen administratie bewaart. 3. Vergoeding Per maand kan er tot een vast maximum bedrag verbruikt worden. Voor de bedragen wordt verwezen naar de financiële bijlage 2.10. Medewerkers zijn uiteraard niet verplicht een telefoon van het MCO af te nemen. Medewerkers uit groepen A, B en C genoemd in artikel 2.10 kunnen ook kiezen voor het ontvangen van het normbedrag als maandelijkse vergoeding. Zij dienen dan zelf
te zorgen voor een toestel met abonnement waarop zij bereikbaar zijn. Vanuit het MCO wordt geen ondersteuning verleend op deze toestellen, evenmin kunnen zij worden meegenomen in financiële voordelen als gratis onderling bellen. Reparaties van deze toestellen worden niet door het MCO gefaciliteerd. 4. Controle en handhaving. - De werkgever zal, met inachtneming van de privacy van de werknemer, conform de daarvoor bestaande regelgeving, periodiek controleren of aan het (structureel) zakelijk gebruik van meer dan 10% wordt voldaan. Indien dit op enig moment niet langer het geval blijkt te zijn, zal de werkgever vanaf dat moment de verstrekking van de mobiele communicatiemiddelen voor de waarde in het economisch verkeer tot het loon van de medewerker rekenen. - De afdeling Bedrijfsvoering verstrekt maandelijks aan de leidinggevende een overzicht van de werkelijke verbruikskosten per medewerker. Indien het geoorloofde maximum te bellen bedrag in de maand wordt overschreden, zal de leidinggevende dit met de desbetreffende werknemer bespreken. - Indien de werkelijke verbruikskosten over deze maand het geoorloofde maximum overschrijdt en door de werknemer niet kan worden aangetoond dat deze extra kosten het gevolg zijn van zakelijke gesprekken, kan, op aanwijzing van de leidinggevende, inhouding plaatsvinden op het salaris. Hiervoor is een aparte regel opgenomen op de salarisstrook. - De bewijslast van de oorzaak van de overschrijding ligt bij de werknemer. De werknemer kan hiervoor bij de afdeling Bedrijfsvoering een specificatie van gesprekskosten opvragen. - Indien de werknemer voldoende aannemelijk kan maken dat er sprake is van zakelijke gesprekken, kan de leidinggevende akkoord geven voor de overschrijding van de toegestane verbruikskosten; deze overschrijding wordt dan geboekt op het eigen afdelingsbudget. Deze goedkeuring dient de leidinggevende binnen 2 weken door te geven aan Financiële Zaken. - Indien de leidinggevende niet akkoord is met de overschrijding van de toegestane verbruikskosten dan geeft de leidinggevende binnen 2 weken opdracht aan Financiële Zaken tot inhouding op het salaris. De leidinggevende stelt de medewerker hiervan eveneens op de hoogte. Na 2 weken controleert Bedrijfsvoering of van alle leidinggevenden terugkoppeling is ontvangen (goedkeuring voor overschrijding dan wel akkoord op inhouding salaris) en stuurt zonodig een reminder naar de leidinggevende om te reageren. - Bij structurele overschrijding van het normbedrag kan een gemotiveerd schriftelijk verzoek tot aanpassing van dit bedrag voor de medewerker worden aangevraagd. Dit verzoek moet door de betrokken leidinggevende worden ingediend bij de manager Bedrijfsvoering. Hij/zij zal dit afstemmen met de directie en de afdeling HR.
- De werkgever is door de fiscus verplicht om steekproefsgewijs de telefoonnota s te controleren op naleving van de fiscale regelgeving. Hiertoe zal de gebruiker op verzoek van de werkgever voor de in de steekproef vallende nota het zakelijke deel aangeven. 5. Intrekking van de beschikbaarheidstelling 5.1. Teruggave De werkgever kan de medewerker op elk moment verzoeken de mobiele communicatiemiddelen in te leveren. Dit kan onder andere het geval zijn als niet meer wordt voldaan aan het criterium dat de mobiele communicatiemiddelen voor meer dan 10 % structureel zakelijk wordt gebruikt, alsmede bij beëindiging van het dienstverband. 5.2. Functiewijziging Bij functiewijziging wordt opnieuw bezien of de medewerker in aanmerking komt voor toepassing van deze regeling. Wanneer dit niet het geval is, dienen de mobiele communicatiemiddelen met ingang van de eerste van de kalendermaand na datum van het aanvaarden van de nieuwe functie ingeleverd te worden. 5.3. Arbeidsongeschiktheid / Zwangerschaps- en bevallingsverlof Bij langdurige afwezigheid - langer dan een maand - wegens arbeidsongeschiktheid van de medewerker, dienen de mobiele communicatiemiddelen ingeleverd te worden bij de werkgever. Eventuele vergoedingen worden, gedurende de afwezigheid, stopgezet. Indien de mobiele communicatiemiddelen niet zijn ingeleverd door de werknemer, heeft de werkgever de mogelijkheid om de verbruikskosten gedurende de periode van arbeidsongeschiktheid ten laste te brengen van de werknemer. Bij hervatting van de werkzaamheden zullen de mobiele communicatiemiddelen wederom beschikbaar worden gesteld cq. de vergoedingen weer worden uitgekeerd. Bij afwezigheid wegens zwangerschaps- en bevallingsverlof van de medewerker, dienen de mobiele communicatiemiddelen ingeleverd te worden bij de werkgever. Indien de mobiele communicatiemiddelen niet zijn ingeleverd door de werknemer, heeft de werkgever de mogelijkheid om de verbruikskosten gedurende de zwangerschaps- en bevallingsverlofperiode ten laste te brengen van de werknemer. Eventuele vergoedingen worden, gedurende de afwezigheid, stopgezet. Bij hervatting van de werkzaamheden zullen de mobiele communicatiemiddelen wederom beschikbaar worden gesteld cq. de vergoedingen weer worden uitgekeerd. 5.4. Ouderschaps- en onbetaald verlof Bij volledig ouderschaps- en onbetaald verlof, dienen de mobiele communicatiemiddelen ingeleverd te worden bij de werkgever. Indien de mobiele communicatiemiddelen niet zijn ingeleverd door de werknemer, heeft de werkgever de mogelijkheid om de verbruikskosten gedurende deze verlofperiode ten laste te
brengen van de werknemer. Eventuele vergoedingen worden, gedurende de afwezigheid, stopgezet. Bij hervatting van de werkzaamheden zullen de mobiele communicatiemiddelen wederom beschikbaar worden gesteld cq. de vergoedingen weer worden uitgekeerd. Bij gedeeltelijk ouderschaps- en onbetaald verlof wordt het maximum bedrag evenredig aan het aantal arbeidsuren vastgesteld. 5.5. Schorsing /non-activiteit In geval van schorsing / non-activiteit van de medewerker dienen de mobiele communicatiemiddelen ingeleverd te worden bij de werkgever. Indien de mobiele communicatiemiddelen niet zijn ingeleverd door de werknemer, heeft de werkgever de mogelijkheid om de verbruikskosten gedurende de periode van schorsing/nonactiviteit ten laste te brengen van de werknemer. Eventuele vergoedingen worden, gedurende de afwezigheid, stopgezet. Bij hervatting van de werkzaamheden zullen de mobiele communicatiemiddelen wederom beschikbaar worden gesteld cq. de vergoedingen weer worden uitgekeerd. 6. Schade en diefstal - Beschadiging van en/of defecten aan de mobiele communicatiemiddelen dienen direct aan de werkgever gemeld te worden. - Bij vermissing of diefstal stelt de medewerker de werkgever onverwijld in kennis. Daarnaast dient de medewerker aangifte van diefstal te doen bij de politie en het proces verbaal in te leveren bij de werkgever. - In principe komen de kosten van schade en/of diefstal van de mobiele communicatiemiddelen voor rekening van de werkgever. In geval van opzet, nalatigheid of onzorgvuldigheid van de werknemer kan de werkgever de schade verhalen op de werknemer. 7. Declareren Kosten, die op grond van deze regeling voor vergoeding in aanmerking komen, dienen binnen 30 dagen na ontvangst van de nota onder overlegging van de originele nota (of een kopie hiervan) samen met een declaratieformulier bij de afdeling Financiële Zaken te worden ingediend. De declaratie dient door de leidinggevende te worden geaccordeerd. Deze kosten worden geboekt op het afdelingsbudget. Declaraties, die niet binnen 30 dagen na ontvangst van de nota worden ingediend, komen slechts voor vergoeding in aanmerking indien de declaratie is voorzien van een schriftelijke verklaring met motivering van de vertraging. De schriftelijke verklaring moet geparafeerd zijn door de leidinggevende. 8. Aanpassing regeling De werkgever, met inachtneming van hetgeen als redelijk en billijk dient te worden beschouwd, behoudt zich het recht voor deze regeling op ieder moment eenzijdig te wijzigen, indien en voor zover fiscale- en/of bedrijfseconomische motieven de werkgever tot het aanbrengen van deze wijzigingen nopen. Deze bedrijfsregeling is vastgesteld in het overleg met de ondernemingsraad. Datum van ingang: 01 april 2011