Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hilvarenbeek Postbus 3 5080 AA HILVARENBEEK Brabantlaan 1 Postbus 90151 5200 MC s-hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12 Fax (073) 614 11 15 info@brabant.nl www.brabant.nl Bank ING 67.45.60.043 ** Onderwerp Inspectierapportage Geachte college, In het kader van het door het college van Gedeputeerde Staten uit te oefenen toezicht op de archiefzorg, bezocht de heer Van der Horst op 31 juli 2012 de gemeente Hilvarenbeek om zich op de hoogte te stellen van de wijze waarop uw college de zorg voor de archiefbescheiden van uw organisatie gestalte geeft. Hij heeft die dag onder andere gesproken met de heren Van Herk en Steeghs. Diezelfde dag heeft hij zijn voorlopige conclusies besproken met de gemeentesecretaris mevrouw Horeman. Hierbij breng ik u op de hoogte van de definitieve bevindingen. Algemene indruk Het lijkt redelijk tot goed gesteld met de archiefzorg van de gemeente Hilvarenbeek. Uw gemeente gaat voortvarend te werk bij het invoeren van het zaakgericht en digitaal werken. Desondanks lijkt de formatie van DIV op dit moment onvoldoende voor de (reguliere) uitvoerende werkzaamheden, aangezien er bewerkingsachterstanden aanwezig zijn. Er gaat veel tijd en expertise van DIV zitten in het traject van zaakgericht en digitaal werken waardoor uitvoerende werkzaamheden blijven liggen. Ondanks deze bewerkingsachterstanden lijkt het goed gesteld met de toegankelijkheid van analoge archieven. De toegankelijkheid van digitale archieven kan echter worden verbeterd. Binnen uw organisatie is momenteel niet centraal inzichtelijk welke digitale archiefbescheiden zich in welke applicaties bevinden. Verder zijn de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer niet meer actueel en dienen opnieuw opgesteld en vastgesteld te worden. Hetzelfde geldt voor het e- mailprotocol en het informatiebeveiligingsbeleid. Uw gemeente beschikt over een informatiebeleidsplan, maar dit is enkel in gezamenlijk verband opgesteld. Een plan voor het voorkomen en reduceren van schade, tengevolge van Uw kenmerk - Contactpersoon F.A. van der Horst Directie Ruimtelijke Ontwikkeling & Handhaving Telefoon 073-6812219 Fax (073) 680 76 45 Bijlage(n) 1 E-mail FvdHorst@brabant.nl Het provinciehuis is vanaf het centraal station bereikbaar met stadsbus, lijn 61 en 64, halte Provinciehuis, met de treintaxi en met de OV-fiets.
calamiteiten, ontbreekt. Tenslotte kan ik u mededelen dat de (centrale) archiefruimte op een aantal zaken na voldoet aan wet- en regelgeving. Personeel en organisatie De formatie van team DIV lijkt op dit moment onvoldoende voor de (reguliere) uitvoerende werkzaamheden, aangezien er bewerkingsachterstanden aanwezig zijn. Uw gemeente is druk bezig om het zaakgericht en digitaal werken vorm te geven en DIV speelt hierin een cruciale rol. De voorbereidingen hiertoe en de implementatie van dit alles verloopt tot nu toe voortvarend, maar vragen veel tijd en expertise. Dit gaat volgens de heren Van Herk en Steeghs ten koste van de uitvoerende werkzaamheden. Om de bewerkingsachterstanden weg te werken wordt er binnenkort 1 fte (intern) beschikbaar gesteld. Tevens wordt er op termijn extern een medewerker aangetrokken om team DIV in haar uitvoerende werkzaamheden te ondersteunen. Wellicht ten overvloede wil ik u er ook op attent maken dat medewerkers over voldoende opleiding en deskundigheid dienen te beschikken om de omslag van papier naar digitaal adequaat te kunnen uitvoeren. Hierbij is tevens een intensieve en gelijkwaardige samenwerking tussen de bureaus DIV en ICT van cruciaal belang. Het is daarom raadzaam dat DIV eenduidige afspraken gaat maken met ICT over de inhoudelijke eisen bij de aanschaf van applicaties en hoe ICT hiermee om dient te gaan. Toegankelijkheid analoge archieven Ondanks bewerkingsachterstanden in het dynamisch archiefbestand lijkt het goed gesteld met de toegankelijkheid van analoge archieven. Wel is het van belang dat er eenduidige afspraken gemaakt worden tussen de diverse afdelingen en DIV inzake overdracht en/of uitlening van dossiers om toekomstige bewerkingsachterstanden te voorkomen. Er zijn geen achterstanden te melden inzake de overbrenging van te bewaren archiefbescheiden. De semi-statische archieven (van voor de gemeentelijke herindeling) en de bouwvergunningen tot 1997 zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats van het Regionaal Archief Tilburg. Toegankelijkheid digitale archieven Inkomende documenten worden gescand en in het Document Management Systeem (DMS) Corsa geregistreerd. Uitgaande documenten worden eveneens (m.b.v. Smart Documents) in Corsa geregistreerd. Gemeente Hilvarenbeek heeft ervoor gekozen om papier leidend te laten zijn voor de archiefvorming, maar creºert hiermee een hybride situatie. Documenten worden dus zowel in papieren als in digitale vorm ontvangen of opgemaakt, en dienen ongeacht hun vorm als archiefbescheiden behandeld te worden. Deze hybride situatie is onwenselijk omdat dit ten koste gaat van de goede, geordende en toegankelijk staat van de archiefbescheiden. Het is aan te raden om bij het organisatiebreed invoeren van het zaakgericht en digitaal werken aandacht te besteden aan de mogelijkheden en randvoorwaarden voor vervanging van papieren 2/7
archiefbescheiden door middel van digitalisering. In dit verband verwijs ik u naar de Beleidsregel vervanging archiefbescheiden Provincie Noord-Brabant. Bewaring, conversie en migratie digitale bestanden Het is van belang dat digitale archiefbescheiden ook op langere termijn geraadpleegd kunnen worden. In dit verband is het raadzaam om een procedure op te stellen voor het bewaren, converteren en migreren van digitale bestanden, om ervoor te zorgen dat digitale archiefbescheiden te allen tijde in goede, geordende en toegankelijke staat verkeren. Uw gemeente is mogelijk van plan om dit in Equalit verband op te pakken. Wellicht ten overvloede wil ik u er op wijzen dat een gezamenlijke aanpak waardevol kan zijn bij het opstellen van een dergelijke procedure, maar dat deze in ieder geval afgestemd dient te worden op de realiteit binnen de gemeentelijke organisatie. Naast Corsa maakt de gemeente Hilvarenbeek gebruik van andere digitale applicaties die ook archiefbescheiden kunnen bevatten, zoals het systeem waarin de financiºle administratie wordt bijgehouden, de applicatie waarin de aanvragen voor omgevingsvergunningen en de WOZ-aanslagen worden afgehandeld, cliºntenvolgsystemen, de website, ruimtelijke plannen enzovoorts. Binnen uw organisatie is er geen centraal overzicht welke digitale archiefbescheiden in welke systemen ontvangen, gecreºerd en (duurzaam) worden beheerd. Deze situatie levert risico s op voor de authenticiteit, integriteit, raadpleegbaarheid en duurzaamheid van archiefbescheiden. Zo wordt de dossierregistratie in Corsa bij papieren vernietiging eveneens vernietigd, maar in andere digitale applicaties gebeurt dit vooralsnog niet. Het is van belang dat er beheersafspraken worden gemaakt over hoe deze archiefbescheiden (het beste) beheerd kunnen worden. Aan enkele categorieºn wil ik hieronder nader aandacht besteden. Ruimtelijke plannen Gemeenten dienen sinds 1 januari 2010 ruimtelijke plannen zowel in analoge als in digitale vorm vast te stellen en te bewaren. In artikel 1.2.3, lid 2 van het Besluit Ruimtelijke Ordening is bepaald, dat indien na vaststelling het digitale en het analoge plan tot een verschillende uitleg aanleiding geven, de digitale planverbeelding doorslaggevend is. Het is tijdens het bezoek niet duidelijk geworden of de gemeente Hilvarenbeek deze wetswijziging heeft ge mplementeerd binnen haar organisatie waardoor de goede, geordende en toegankelijke staat van deze plannen gewaarborgd kan worden. Belastingen Tijdens het inspectiebezoek is niet duidelijk geworden of WOZ aanslagen binnen uw gemeente enkel digitaal beschikbaar zijn. Graag ontvang ik informatie waaruit blijkt dat de digitale bewaaromgeving zodanig is ingericht dat duurzame toegankelijkheid van deze archiefbescheiden kan worden gewaarborgd. 3/7
E-mail Inmiddels spelen e-mails evenals papieren documenten een rol bij het uitvoeren van taken en werkzaamheden en zijn dientengevolge van belang voor de verantwoording van het handelen van de gemeente. Deze e-mails dienen dan ook als archiefbescheiden behandeld te worden. Het Protocol e-mail Gemeente Hilvarenbeek 2005 is gedateerd en zal herzien moeten worden. De procedures omtrent de registratie en de archivering van e-mail worden wel beschreven, maar er wordt nadrukkelijk onderscheid gemaakt tussen formele en informele e- mail. Uitgangspunt moet zijn dat e-mail (of deze nu gericht is aan de gemeente of aan een van haar medewerkers) als formeel behandeld behoord te worden. Bij opmaak of ontvangst van documenten dient bepaald te worden of deze een archiefstuk zijn of niet en als zodanig behandeld te worden. Website De website van de gemeente Hilvarenbeek wordt niet gearchiveerd. Ik wil u er op wijzen dat een website archief is, als bedoeld in de Archiefwet 1995, en als zodanig behandeld dient te worden. In het kader van uw taakuitvoering maakt u namelijk ook gebruik van een website. Burgers en bedrijven kunnen rechten ontlenen aan informatie die de gemeente op haar website heeft gepubliceerd. Ik raad u daarom met klem aan om voorzieningen te treffen die het mogelijk maken de website adequaat te archiveren. Opnamen raadsvergaderingen In het verleden is besloten om van de raadvergaderingen digitale opnames te maken. Deze dienen als archiefstuk behandeld te worden. Op grond van de gemeentelijke selectielijst komen deze opnamen voor permanente bewaring in aanmerking. Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer De Archiefverordening gemeente Hilvarenbeek 2007 en het Besluit Informatiebeheer gemeente Hilvarenbeek 2010 zijn niet meer actueel en dienen opnieuw te worden opgesteld en vastgesteld. Dit als gevolg van wijziging van landelijke regelgeving en de verandering van het interne documentair informatiebeheer. Zo wordt er in het besluit nog verwezen naar de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden. Sinds 1 april 2010 is de Archiefregeling van kracht. Daarnaast wordt de gehele gemeentelijke organisatie als beheereenheid aangemerkt. Dit schept wellicht enige verwarring, aangezien in artikel 4 van het Besluit Informatiebeheer sprake is van andere beheereenheden. De gemeentesecretaris is eindverantwoordelijk voor het archief- en informatiebeheer binnen uw gemeente. Wel kan de secretaris de taakuitvoering mandateren aan bepaalde organisatieonderdelen. Jaarverslagen De gemeente Hilvarenbeek beschikt niet over de jaarverslagen als bedoeld in uw vastgestelde archiefverordening. Hierin staat dat u als college ØØnmaal per jaar verslag aan de raad zult uitbrengen omtrent hetgeen u heeft verricht ter 4/7
uitvoering van artikel 30 van de wet. Met de invoering van de Wet revitalisering generiek toezicht (Wrgt) is het (nog meer) van belang dat u zich tegenover de raad kunt verantwoorden door verslag uit te brengen wat er op het gebied van archiefzorg, het archiefbeheer en het archieftoezicht heeft plaatsgevonden. Informatiebeleid, beveiliging en calamiteiten De gemeente Hilvarenbeek beschikt over een gezamenlijk informatiebeleidsplan (Equalit). Ik raad u aan een gemeentelijk informatiebeleidsplan te ontwikkelen gericht op de complete informatiehuishouding, inclusief uitgangspunten en procedures waarbij papieren en digitale archieven duurzaam en in geordende en toegankelijke staat beheerd kunnen worden. Tijdens het inspectiebezoek bleek dat er een dergelijk informatiebeleidsplan in ontwikkeling is. Uw gemeente beschikt over een informatiebeveiligingsplan. Het plan is echter vooral gericht op de GBA. Een nieuw informatiebeveiligingsplan is volgens uw medewerkers in de maak. Ik wil expliciet benadrukken dat dit beveiligingsbeleid alle te beveiligen aspecten van de organisatie bevat, met specifieke aandacht voor de beveiliging van zowel papieren als digitale archieven. Calamiteitenplan De gemeente Hilvarenbeek beschikt niet over een calamiteitenplan. Een dergelijk plan dient gericht te zijn op het voorkomen en reduceren van schade aan de informatiehuishouding, tengevolge van calamiteiten, gebaseerd op een risico-analyse. Het is van belang dat hierin expliciet wordt beschreven wat er moet gebeuren wanneer er een calamiteit heeft plaatsgevonden. Ik verzoek u een calamiteitenplan op te stellen waarin zowel voor papieren als digitale archieven uitgangspunten worden geformuleerd. Archiefruimte(n) en archiefopslag De ruimten voldoen in algemene zin aan de eisen die gesteld worden in de Archiefregeling. Toch heeft de heer Van der Horst tijdens het inspectiebezoek een aantal zaken geconstateerd die de aandacht verdienen. Deze worden nader toegelicht in de bijlage. Ruimte akten van de Burgerlijke Stand De akten worden niet bewaard in brandwerende kasten. Ik verzoek u deze hierin te bewaren of anders te verplaatsen naar de centrale archiefruimte. De akten moeten namelijk bewaard worden conform de eisen in de Archiefregeling. In dit verband wil ik u er op attent maken dat de gemeentelijke en justitiºle akten niet in ØØn brandkast bewaard dienen te worden. Bij een eventuele calamiteit kunnen dan alle akten verloren gaan. Daarom verzoek ik u deze akten gescheiden te bewaren. 5/7
Ruimte financiºle archiefbescheiden (financieel archief) De ruimte voldoet niet aan de eisen die een duurzame bewaring van archiefbescheiden mogelijk maken. In de ruimte bevinden zich materialen die niet in een dergelijke ruimte thuis horen. Ik verzoek u deze op te ruimen. Graag verneem ik voor 19 oktober 2012 uw reactie op deze rapportage. mw. drs. M.H. van den Heuvel-Habraken, provinciaal archiefinspecteur i.a.a. Archiefdienst 6/7
Bijlage inspectierapportage Centrale archiefruimte - Het meetinstrument geeft een te hoge temperatuur van 21,9 C weer. Volgens de Archiefregeling behoort de temperatuur tussen 16 en 20 C te liggen. Het instrument geeft tevens een relatieve luchtvochtigheid van 55,3% weer. De gemeente Hilvarenbeek beschikt niet over een apart klimaatbeheerssysteem voor de archiefruimte zelf, maar het klimaat in deze ruimte wordt bepaald door het gemeentelijk klimaatsysteem. Hierdoor bestaat de kans dat de temperatuur en de relatieve luchtvochtigheid teveel fluctueren. De Provinciale Archiefinspectie heeft daarom twee dataloggers opgestuurd, zodat ter controle gedurende drie maanden de temperatuur en de relatieve luchtvochtigheid gemeten kunnen worden. - Tijdens het inspectiebezoek is niet duidelijk geworden of de rook- en watermelders zijn doorgeschakeld naar de daarvoor bestemde meldinstallaties, en of de brandmeldinstallatie is doorgeschakeld naar de brandweer, conform NEN 2535. De heer Steeghs heeft toen toegezegd dit na te vragen. Inmiddels heeft hij via e-mail laten weten dat de rook- en watermelders zijn doorgeschakeld, maar dat rookmelders niet verder doorgeschakeld zijn naar de brandweer. Ik verzoek u dit alsnog te bewerkstelligen. - De archiefruimte beschikt niet over ventilatiekanalen- of luchtbehandelingskanalen voorzien van brandkleppen. Twee van deze kanalen bevinden zich bij binnenkomst van de ruimte rechts bovenin. In verband met de brandveiligheid verzoek ik u deze kanalen van brandkleppen te voorzien. - Het is niet geheel duidelijk of de twee ventilatiekanalen achterin de ruimte zijn voorzien van brandkleppen. Graag ontvang ik van u documentatie waaruit dit blijkt? - Graag ontvang ik onderstaande informatie (bij voorkeur afschriften van relevante certificaten) om aan te tonen of de luchtinhoud van de ruimte ten hoogte eenmaal per etmaal wordt ververst. 7/7