Act! SnelStart Connect Handleiding Versie 1.0 12-12-2013
Inleiding Met SnelStart Connect kunt uw Act! database koppelen met uw SnelStart boekhouding. SnelStart Connect biedt u de mogelijkheid om de gegevens van uw klanten en leveranciers uit te wisselen tussen beide producten. U hoeft vanaf nu geen gegevens meer over te typen. Via een tabblad in Act! heeft u een duidelijk overzicht van de factuurgeschiedenis (openstaande posten) per relatie, zelfs over meerdere boekjaren. Samenvatting functionaliteiten Koppel uw SnelStart administratie met uw Act!-database. Overzicht factuurgeschiedenis van openstaande en betaalde facturen met daarin o.a. factuurbedrag, krediettermijn, aantal dagen open etc. Wisselen tussen boekjaren. Volledige synchronisatie van contactgegevens, debiteur-/crediteurnummer, KvK-gegevens, IBAN, e-mailadressen t.b.v. digitale facturatie en nog veel meer. Importeer gegevens vanuit SnelStart naar Act! inclusief een duplicaatcontrole. Systeemeisen Werkt samen met Act! v16 Pro en Premium SnelStart 11 Windows 7 of Windows 8 32 bits en 64 bits 1
Inhoudsopgave Installatie... pagina 3 Configuratie... pagina 6 Gebruik: uitleg tabblad... pagina 11 Gebruik: snelstart contacten importeren... pagina 12 Gebruik: relatienummers aanvullen... pagina 13 Probleemoplossing... pagina 14 2
Installatie Stap 1 Wanneer u Act! SnelStart Connect heeft aangeschaft, ontvangt u een bestand genaamd ACT_SnelStart Connect_Setup_ACTV16.exe. Sluit eerst Act! af. Daarna dubbelklikt u op bovengenoemd bestand. Stap 2 Klik in het welkomstscherm op Volgende. 3
Stap 3 De installatie vraagt naar de doelmap. Dit moet de PLUGINS map van Act! zijn. In de meeste gevallen is dit de map die, zoals hieronder aangegeven, al ingevuld is: C:\Program Files\ACT\Act for Windows\Plugins. Indien uw Act! installatie elders geïnstalleerd is, blader dan naar de juiste PLUGINS map. Klik op Volgende. Stap 4 De installatie meldt in sommige gevallen dat de map Plugins al bestaat. Kies voor Ja. 4
Stap 5 Het installatieprogramma meldt dat de installatie kan beginnen. Klik op Installeren. Stap 6 De installatie meldt dat de installatie gereed is. Klik op Voltooien. 5
Configuratie Stap 1: Velden aanmaken U dient voor SnelStart Connect een aantal velden aan te maken in Act!: Contactveld voor relatienummer (numeriek) Bedrijfsveld voor relatienummer (numeriek), gelinkt aan bovenstaand. Contacteld voor bepaling klant/leverancier (character, bijv. ID/Status) Stap 2: Activeren Na de installatie moet Act! SnelStart Connect nog geactiveerd worden. Ga hiervoor naar Tools - Configureer SnelStart Connect. Daarna wordt het volgende scherm getoond: Stap 3: Configureren Als het goed is, is hierna Act! SnelStart Connect geactiveerd en kunt u verder met het configureren. Zie volgende pagina s voor uitleg. 6
Uitleg configuratie-opties U kunt allereerst klikken op Administratie openen. In het verschijnende pop-upscherm kunt u een (MDF of SQL) SnelStart administratie openen, net als in SnelStart zelf. De hierboven getoonde velden worden dan automatisch gevuld. Als u wenst dat het wachtwoord van de administratie onthouden wordt, dient u zowel de gebruikersnaam als het wachtwoord van de administratie in te vullen onder respectievelijk Administratie gebruikersnaam en Administratie wachtwoord. De overige velden zijn meer ter controle van wat men in het SnelStart pop-upscherm geselecteerd heeft. 7
Uitleg configuratie-opties Veld voor bepaling klant/leverancier Act! SnelStart Connect dient te weten of een Act! contact een klant of een leverancier is. Selecteer hier het Act! contactveld waar u dit selecteert. Veld voor relatienummer Act! SnelStart Connect dient te weten welk relatienummer een Act! contact in SnelStart heeft. Selecteer hier het Act! contactveld waar dit nummer in staat of in moet komen. Waarde Klant / Waarde Leverancier Act! SnelStart Connect dient te weten welke waarde in het veld Veld voor bepaling klant/leverancier staat voor klant, en welke voor leverancier. Type die waardes hier in. Overige velden Selecteer hier de Act! contactvelden die corresponderen met de beschikbare SnelStart gevevens. Dit wordt de veldmapping genoemd. Deze veldmapping zorgt ervoor, dat voor import en export de gegevens op de juiste plek komen. 8
Uitleg configuratie-opties Act! SnelStart Connect zal bij het importeren van een klant of leverancier allereerst controleren of er al een klant of leverancier (gebaseerd op het selectieveld voor klant/leverancier) in Act! staat met het bijbehorende relatienummer. Als dit niet het geval is, zal Act! SnelStart Connect proberen het bijbehorende Act! contact te vinden middels hier te definiëren Duplicate check velden. Daarbij is het zo dat hoe meer velden men toevoegt hoe stricter de controle is (en-en controle), en hoe waarschijnlijker het is dat het contact niet gevonden wordt. In het hierboven geplaatste voorbeeld zal er dan gecontroleerd worden of er een contact in Act! staat met (letterlijk!) dezelfde bedrijfsnaam (in SnelStart Klantnaam), én dezelfde Contact naam (in SnelStart contactpersoon). Als dit contact bij importeren niet gevonden wordt, zal het aangemaakt worden, en zal tevens een bedrijf aangemaakt worden. Duplicate check veld toevoegen Selecteer hier een Act! contactveld om toe te voegen aan de duplicate check velden. Huidige duplicate check velden Hier staan de door u toegevoegde duplicate check velden. Klik op Verwijder om een veld uit de duplicate check velden-lijst te verwijderen. 9
Uitleg configuratie-opties Als u Automatisch facturen ophalen bij contact openen aangevinkt heeft, zal Act! bij het openen van het tabblad én bij het openen van een nieuw contact, automatisch de facturen ophalen uit SnelStart. U hoeft dan niet op het knopje Facturen Ophalen te klikken. Schakel dit uit bij een trage verbinding tussen het Act! werkstation en de SQL-server van SnelStart. Uw Act! SnelStart Connect is nu gereed voor gebruik. Sluit het configuratiescherm door op Opslaan te klikken. 10
Gebruik: Uitleg tabblad Klik in de Act! Contact Detail View op het tabblad Act! SnelStart Connect. Witte regels zijn openstaande facturen. Rode regels zijn openstaande facturen waarvan de betalingstermijn is verstreken. Gele regels zijn deels betaalde openstaande facturen. Omschrijving knoppen Exporteert het huidige Act! contact naar SnelStart. Hierbij wordt aan de hand van het selectieveld voor klant/leverancier bepaald of het in SnelStart een klant of leverancier wordt. Als het relatienummer al ingevuld is, én in SnelStart al een relatie van het geselecteerde relatietype bestaat, zal worden gevraagd deze bij te werken. Werkt het huidige Act! contact bij in SnelStart. Hiervoor dient het selectieveld voor klant/leverancier al juist ingesteld te zijn, en het veld voor relatienummer gevuld. Werkt het huidige SnelStart contact bij in Act!. Hiervoor dient het selectieveld voor klant/leverancier al juist ingesteld te zijn, en het veld voor relatienummer gevuld. Haalt voor het huidige contact de open én gesloten facturen op, voor alle boekjaren. Enkel het boekjaar geselecteerd in Boekjaar nummerveld (rechtsboven) wordt weergegeven, hierna kan er van boekjaar gewisseld worden door het Boekjaar nummerveld. Als u in het configuratiescherm Automatisch facturen ophalen bij contact openen heeft aangevinkt, hoeft u niet op deze knop te drukken en gebeurt dit automatisch. 11
Gebruik: SnelStart contacten importeren U kunt in één keer alle SnelStart contacten importeren in Act! door in het Act! menu Tools te kiezen voor Contacten uit SnelStart importeren. In het onderstaande pop-upscherm kiest u vervolgens voor Ja. Act! SnelStart Connect hanteert voor het importeren de regels zoals omschreven in het Configuratie hoofdstuk onder Duplicate Check (pag. 9) Na het importeren krijgt u een melding dat het importeren voltooid is: 12
Gebruik: Relatienummers aanvullen U kunt in één keer alle SnelStart relatienummers aanvullen op basis van bedrijfsnaam, door in het Act! menu Tools te kiezen voor Relatienummers aanvullen vanuit SnelStart. Dit wil zeggen dat voor elk bedrijf in Act! het relatienummer opgehaald wordt voor het gelijknamige bedrijf in SnelStart. In het onderstaande pop-upscherm kies u vervolgens voor Ja. Na het aanvullen krijgt u een melding dat het aanvullen voltooid is: 13
Probleemoplossing Activeren lukt niet Als u tijdens het activeren de volgende melding krijgt:... dan kunt u de activatie door TendenZ ICT laten uitvoeren. De melding vermeldt uw PC-code, een unieke code die alleen voor uw PC geldt. Als u op OK klikt, wordt getracht het standaard e-mailprogramma te openen en de volgende e-mail klaar te zetten: Mocht om de een of andere reden dit scherm niet naar voren komen, kunt u zelf een mailtje sturen naar activatie@into-it.nl met als onderwerp Activatieaanvraag Act! SnelStart Connect %v1.0, en vermeld uw PC-Code. Wij zullen dan op onze server de activatie uitvoeren voor uw PC-code en u de bestanden activationcode.txt en combicode.txt toesturen. Deze bestanden dient u op te slaan in %APPDATA%\ACT! Salutation Tool. U kunt deze map openen door dit in te voeren in het veld onderin het Start-menu van Windows (Windows 7) of in het schermpje van Start-Uitvoeren (Windows Vista en ouder), en op enter te drukken. 14