Gelukkig (of helaas) treedt per 2015 de werkkostenregeling (WKR) in werking en zijn vanaf dat moment de meeste bestaande vergoedings- en verstrekkingsregelingen - allemaal met hun eigen regels - verleden tijd. Onlangs heeft de staatssecretaris van Financiën een brief naar de Tweede Kamer gestuurd, waarin hij de gewijzigde regeling uiteenzet. Hieronder treft u de beschrijving van de regeling aan. Het is zaak dat u zich nu al voorbereidt op de komende wijzigingen die vanaf volgend jaar gelden. De regeling is redelijk complex en het niet goed hanteren van de regeling leidt tot naheffingen en op termijn ongetwijfeld tot (hoge) boetes. Vijf maatgerelen voor de WKR in 2015 Ten opzichte van de huidige regels van de WKR wordt een vijftal maatregelen doorgevoerd die de administratieve lasten zoveel mogelijk moeten beperken. Deze maatregelen zorgen ervoor dat de "vrije ruimte", de hoeveelheid geld die u voor de WKR kunt benutten, in 2015 beperkt wordt tot 1,2% van het loon voor de loonheffing. 1. Introductie van het 'noodzakelijkheidscriterium' Wanneer een werkgever het voor de bedrijfsvoering noodzakelijk acht bepaalde voorzieningen aan de werknemer te verstrekken, kan hij dat doen zonder fiscaal rekening te hoeven houden met het privévoordeel van de werknemer. Met andere woorden: hij kan deze goederen fiscaal onbelast verstrekken. Omdat het per branche en zelfs per werkgever zal verschillen welke goederen daarvoor in aanmerking zouden kunnen komen, zouden de brancheorganisaties het liefst uitputtende opsommingen zien van goederen die onder het noodzakelijkheidscriterium vallen. Dat gaat de staatsecretaris in dit stadium van de introductie te ver. Omdat de branches hierover lange discussies met de Inspecteur van de Belastingdienst over de noodzaak voor een bepaalde verstrekking vrezen, gelden om die discussies te voorkomen in 2015 alleen voor de volgende zaken het noodzakelijkheidscriterium: gereedschappen computers mobiele telefoons en aanverwante apparatuur
2. Jaarlijkse afrekensystematiek CASH Lonen en de WKR Voor het gemak, de overzichtelijkheid en de administratieve lastenverlichting zal de werkgever voortaan, in plaats van elk aangiftetijdvak, alleen nog maar aan het eind van het jaar vast hoeven stellen of hij dat jaar binnen de "vrije ruimte" is gebleven. Het meerdere hiervan zal de werkgever met 80% eindheffing moeten belasten. 3. Concernregeling Wanneer een moedermaatschappij de dochtermaatschappij(en) voor 95% of meer in bezit heeft, kan gebruik gemaakt worden van een "collectieve" of "generieke" vrijstelling, waarbij dan de goedgekeurde vergoedingen en verstrekkingen voor alle bij de moedermaatschappij horende bedrijven gelden. 4. Vrijstelling voor branche-eigen producten Het wordt toegestaan dat branche-eigen producten vrijgesteld worden van de WKR. Dat betekent dus dat een bloemenwinkel wel een vaas buiten de WKR mag houden, maar niet een bandenreparatiesetje, terwijl voor de fietsenwinkel juist weer niet de vaas geldt maar wel het reparatiesetje. Er zijn dus voorwaarden: de producten of diensten zijn niet branchevreemd de korting is maximaal 20% van de waarde in het economisch verkeer (inclusief de btw!). Deze eis geldt pér product. Een gemiddelde korting van 20% is niet toegestaan; de totale korting per werknemer is maximaal 500 per kalenderjaar. Deze maximale vrijstelling mag worden verhoogd met de niet-benutte vrijstelling van de twee voorgaande kalenderjaren. Is een werknemer slechts een deel van het jaar in dienst geweest of werkt hij parttime, dan geldt toch het volledige vrijstellingsbedrag van 500 per kalenderjaar.
5. Geen verschil meer tussen vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstelling Van een aantal voorzieningen die op de werkplek gebruikt of verbruikt worden is de waarde lastig te bepalen. Voor deze voorzieningen geldt dat deze wel ondergebracht worden in de vrije ruimte, maar de waarde gesteld wordt op 0,00, dus nihil. Zo ontstaat wel onderscheid tussen voorzieningen die op de werkplek gebruikt worden en die op een andere manier vergoed of verstrekt worden. Omdat er werkgevers zijn die in bepaalde gevallen liever vergoeden dan verstrekken, zal er een extra gerichte vrijstelling worden ingevoerd. Daarmee keren ook de administratieve lasten terug wanneer een werkgever voor deze onderverdeling kiest. Voorbeelden zijn: Consumpties op de werkplek, als koffie en thee die geen deel uitmaken van een maaltijd Uniformen en werkkleding die bijna uitsluitend voor het werk geschikt zijn te dragen. OV-jaarkaarten wanneer de werknemer deze ook zakelijk gebruikt Alle vergoedingen en verstrekkingen die u betaalt aan een werknemer omdat het uw werknemer is, maar de vergoeding niets te maken heeft met beloning, zoals een fruitmand bij ziekte, vallen niet in de vrije ruimte en zijn ook niet fiscaal belast Vrijgesteld loon, zoals uitkeringen en verstrekkingen. Voorbeelden hiervan zijn: Vergoedingen en verstrekkingen wegens schade of verlies aan persoonlijke eigendommen Diensttijduitkeringen (25-jarig jubileum) Gerichte vrijstellingen Sommige vergoedingen en verstrekkingen hoeven niet te worden opgenomen in de WKR: gerichte vrijstellingen. Er zijn gerichte vrijstellingen voor het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van: vervoer, bijvoorbeeld abonnementen en losse kaartjes voor reizen met het openbaar vervoer en vergoedingen voor reizen met eigen vervoer van maximaal 0,19 per zakelijke kilometer tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking, zoals overnachtingen tijdens dienstreizen en maaltijden
cursussen, congressen, vakliteratuur en dergelijke voor het onderhouden en verbeteren van de kennis en vaardigheden die nodig zijn voor het werk studie en opleiding met het oog op het verwerven van (meer) inkomen en procedures tot erkenning van verworven competenties (EVC-procedures) verhuizingen extraterritoriale kosten (de 30%-regeling) BTW boeken Over de vraag of de waarde van de vergoedingen of verstrekkingen die opgenomen worden in de vrije ruimte inclusief of exclusief de BTW is, is de staatssecretaris duidelijk: u boekt de prijzen inclusief BTW, dus de bedragen die de consument betaalt. Administratieve verwerking: Voor de administratieve verwerking in CASH Lonen wordt op de loonlijst, loonlijst per periode en de cumulatieve loonlijst een berekening getoond van de vrije ruimte. Voor de vergoedingen en verstrekkingen die u in de vrije ruimte opneemt zijn twee situaties denkbaar: 1. U kiest ervoor de bedrijfsfitness op te nemen in de vrije ruimte van de WKR. Deze belast u dus niet meer als loon in natura bij de werknemer. U boekt deze kosten direct in de financiële administratie. Bij voorkeur kiest u een grootboeknummer waarop u alle kosten boekt die u in de WKR opneemt. 2. De kosten die de werknemer maakt, maar die u wel opneemt in de WKR, kunt u in de salarisadministratie ook als een netto component opnemen. Bij voorkeur kiest u ook hier hetzelfde grootboeknummer die u in de financiële administratie hebt gereserveerd voor de WKR.
U kunt nu in één oogopslag kunt zien hoeveel vrije ruimte u hebt opgebouwd gedurende het jaar (Loonlijst) en hoeveel u inmiddels al in de vrije ruimte hebt opgenomen (financiële administratie), en dus hoeveel ruimte u nog hebt. Hebt u aan het eind van het jaar uw maximale vrije ruimte met bijvoorbeeld 175 overschreden, dan geeft u het overschrijdingsbedrag op in de rubriek Werkkostenregeling onder Verloningen > Toevoegen perioden.