W Ctmt.s WoudfshfRq Betreft: Communicatieplan behorend bij PVA van Uitbreidingsplan 'Het Groene Woud' Auteur: Yvonne van Staveren Bijdragen van: Projectgroep 'Het Groene Woud' Status document: Definitief Datum: 12 februari 2012
Éf Aanleiding Het Groene Woud is een uitbreidingslocatie voor woningbouw aan de noordoost rand van Woudenberg. In 2007 is hier een start gemaakt met de bouw van circa 400 woningen. Het plan kent nu nog 4 deelgebieden die gefaseerd in een periode tot 2017 worden ingevuld. Het deelgebied 1 is inmiddels gereed en in deelgebied 2 is kortgeleden de woningbouw van start gegaan. In voorgaande periode waren de communicatie-inspanningen altijd ad-hoc. Het ontbrak aan een communicatiestrategie en communicatieplanning. In 2011 is de visie voor het Groene Woud uit 2004 herijkt. Naar aanleiding van deze herijking is een uitvoeringsplan opgesteld, het zogeheten, Plan van Aanpak (PvA). Dit communicatieplan is als bijlage aan het PvA toegevoegd. Aanpak en leeswijzer Het communicatieplan is gebaseerd op een brainstormsessie met 6 leden van de projectgroep Het Groene Woud. Naar aanleiding van deze brainstormsessie is het document Vertrekpunt communicatie Het Groene Woud opgesteld. Samen met het 'Ontwikkelkader HGW 2011-2016' vormen deze 2 documenten de basis voor dit communicatieplan. In het eerste hoofdstuk worden de beoogde communicatiedoelen besproken. Het tweede hoofdstuk geeft een overzicht van de verschillende doelgroepen en maakt hier onderscheid in. Hoofdstuk 3 behandelt de propositie en de boodschap. In dit hoofdstuk wordt uitgelicht wat de sterke kanten zijn van Het Groene Woud waarop de boodschap is gebaseerd. Het vierde hoofdstuk behandelt 5 strategieën om de doelen uit hoofdstuk 1 te behalen. In hoofdstuk 5 worden de middelen per doelgroep uiteengezet en wordt aandacht besteed aan de concrete uitvoering van de middelen en het tot stand brengen van een gewaarborgde communicatieplanning per jaar. Het laatste hoofdstuk behandelt een aantal aandachtspunten die een risico vormden voor een succesvolle uitvoering van dit plan. Tot slot is het document Vertrekpunt communicatie Het Groene Woud als bijlage toegevoegd.
V<kmmm Penode 2011-2017 1. Communicatiedoelen De voornaamste communicatiedoelen zijn: 1. Informeren: De doelgroepen proactief informeren over ontwikkelingen in het Groene Woud (hierna genoemd HGW). 2. Beïnvloeden houding: Positief beïnvloeden van de houding van de doelgroepen ten opzichte van HGW, door interactief te communiceren. 3. Activeren: Potentiële kopers aanzetten tot aankopen van kavels die rechtstreeks aangeboden worden door de gemeente. De gemeente beperkt haar rol hoofdzakelijk tot het informeren en beïnvloeden van de houding van de doelgroepen. Het daadwerkelijk aanzetten tot actie (aankoop van een pand/kavel) ligt grotendeels bij de verkopende partijen, zoals projectontwikkelaars, woningbouwvereniging en/of betrokken makelaars. Mogelijk geeft de gemeente zelf ook bouwkavels uit aan particulieren en gaat zij in die situaties fungeren als verkopende partij.
V Cnrnrnm : 'a 2. Doelgroepen Het nieuwbouwproject HGW kent minimaal 7 doelgroepen, zowel particuliere als zakelijke doelgroepen. Dit communicatieplan richt zich met name op de eerste 3 particuliere doelgroepen: 1. Toekomstige bewoners uit Woudenberg (als potentiële kopers) Omdat HGW in eerste instantie wordt gebouwd voor de eigen lokale woonbehoefte, vormen potentiële kopers elders uit het land niet de primaire doelgroep. Hoewel de kopers uiteraard wel welkom zijn in HGW. 2. Huidige bewoners 3. Omwonenden particulieren 4. Overige belanghebbenden, anders dan doelgroepen 1-3. Zoals niet direct- omwonenden die overlast ervaren van de bouw of op een andere manier directe belangen hebben bij de inrichting van het gebied. Er zijn ook verenigingen en bedrijven die behoren tot de doelgroepen van HGW. Deze doelgroepen hebben een andere benadering nodig dan particulieren. Met deze doelgroepen wordt vanuit de projectgroep overlegd en afgestemd. Aangezien er al frequent direct contact is met deze doelgroepen is geen apart communicatieplan voor de zakelijke doelgroepen nodig. De zakelijke doelgroepen zijn: 1. Aangrenzende bedrijven 2. Bewonersorganisaties (organisaties waarin bewoners zich hebben verenigd, zoals een klankbordgroep, bewonersvereniging, etc) 3. Woningbouwverenigingen, projectontwikkelaars (zoals Vallei Wonen en Van der Mheen) en makelaars 4. Overige (keten)partners
, : émmm Wovdmbmtf 3. Propositie en boodschap Waarom willen mensen in het Groene Woud wonen? Omdat het een groene, ruim opgezette woonwijk is voor jong en oud. Er zijn woningen beschikbaar voor iedere levensfase met bijbehorende voorzieningen op korte afstand. Leefbaarheid staat centraal. Veel groen, speelvoorzieningen, extra aandacht voor veiligheid, verkeer en sociale contacten. Daarom Het Groene Woud Groene wijk: karakteristiek, duurzaam en multifunctioneel groen Veelzijdig: alles aanwezig voor jong tot oud (starters, gezinnen met kinderen en ouderen) Veilig: alle woningen politie keurmerk Nieuwbouw Verkeersvriendelijk: goede bereikbaarheid naar centrum en autowegen en zoveel mogelijk autoluwe straten in de woonwijken. Duurzaam: energiezuinige woningen Voorzieningen: voor iedereen dichtbij Betaalbare woningen: betaalbaar wonen met kwaliteit De propositie is voornamelijk gebaseerd op hoofdstuk 2 De toekomst van Het Groene Woud uit het visiedocument Uitbreidingsplan 'Het Groene Woud' uit 2004 die in het in 2011 opgestelde Ontwikkelkader ongewijzigd is overgenomen. Boodschap Uit bovenstaande propositie is onderstaande boodschap afgeleid: Het Groene Woud: voor iedereen groen en dichtbij voor iedere fase in Je leven. Toelichting boodschap: Het woord 'dichtbij' heeft in de voorgestelde boodschap een dubbele betekenis. HGW is qua ligging dichtbij waar de doelgroep nu al woont, maar ook alle voorzieningen zijn dichtbij. De boodschap is bedoeld als leidraad in de communicatie-uitingen. Deze hoeft niet letterlijk terug te komen in alle uitingen. Maar alle communicatie-uitingen worden gemaakt met de boodschap in het achterhoofd.
3. Om de eerdergenoemde doelen te bereiken bij de doelgroepen worden onderstaande strategieën 4. Strategieën toegepast. 4.1 Vertel het niet alleen, maar laat het zien Om positieve associaties te bewerkstellingen bij potentiële kopers helpen sfeerimpressies vaak beter dan woorden. Mensen krijgen direct een gevoel bij een afbeelding, wat zij niet of minder hebben bij het lezen van een beschrijving. In zoveel mogelijk uitingen wordt daarom gebruik gemaakt van beeldmateriaal. Zoals bijvoorbeeld schetsen van hoe de huizen en de wijk eruit gaan zien (zoals de afbeelding op de titelpagina van dit document). Doel is mensen een gevoel te geven bij het wonen in HGW. 4.2 Concreet communiceren Voorkomen van algemene termen als 'duurzaam' en 'leefbaarheid'. Direct en concreet communiceren om aan te geven wat ermee bedoeld wordt. Een aantal voorbeelden: Niet Veiligheid Duurzame woningen Voorzieningen Wel alle woningen hebben een politie keurmerk Alle woningen zijn energiezuinig of verbruiken weinig energie. Speeltuintjes, winkels, scholen, huisartsenposten, apotheken. consultatiebureaus, etc Het nadeel van het gebruiken van algemene termen is dat ze heel breed inzetbaar zijn. Door de brede betekenis van de termen is het voor de doelgroepen niet precies duidelijk wat de toegevoegde waarde is voor henzelf (what's in it for me?). Daarom blijven dergelijke termen in deze context niet goed 'hangen' en dragen ze niet bij aan de doelen pro-actief informeren en beïnvloeden van houding. Naast het vermijden van vakjargon houdt concreet communiceren ook in: Actief taalgebruik (voorkom werkwoorden als 'worden' en 'zullen' Wat de koper kan verwachten (aan informatie/communicatie, de wijk en het huis) Wat de koper moet doen om een huis te kopen 4.3 Lokaal gericht De doelgroep zijn de huidige inwoners van Woudenberg. Deze lokale doelgroep wordt het beste bereikt met lokale middelen, zoals de Woudenberger met een bereik van meer dan 80% in Woudenberg. We gebruiken middelen die de doelgroep al gebruikt op plaatsen waar de mensen al komen.
V c WovdtNbfiUf " 4.4 Actuele, relevante en betrouwbare informatie per doelgroep Informeer de doelgroepen actief met actuele, betrouwbare en voor hen relevante informatie. Voor omwonenden en huidige bewoners is andere informatie relevant dan voor potentiële kopers. Deze doelgroepen worden daarom op een eigen manier bediend. Potentiële kopers die al geïnteresseerd zijn willen niet steeds naar de website om te kijken of er al (of nog) nieuwe woningen in de verkoop zijn. Zij willen niet op zoek naar de informatie maar geven er de voorkeur aan dat de informatie hen vindt/wordt aangeboden door bijvoorbeeld een digitale nieuwsbrief, Twitter of Facebook. Deze verwachting past bij het eerste doel om pro-actief te informeren. 4.5 Interactief communiceren Communicatie is een interactief proces, waarbij zowel de zender als de ontvanger communiceren. In de communicatie spelen we hierop in. Met sociaal media kanalen, zoals Facebook en Twitter hebben de doelgroepen de mogelijkheid om zich te informeren en om vragen te stellen en ervaringen en foto's te delen. De projectgroepleden kunnen op een laagdrempelige manier informatie delen en in contact komen met (nieuwe) bewoners.
W Cimtm WoiiilsbflKf -«aisifs^*- 5. Communicatiemiddelen Welk middel ingezet wordt is afhankelijk van de doelgroep. Daarom is in dit hoofdstuk een verdeling gemaakt van de middelen per doelgroep. Eerst worden de middelen besproken die horen bij de eerste doelgroep: de potentiële kopers. In de tweede paragraaf komen de middelen aan bod voor de tweede doelgroep: de omwonenden en bewoners. Vervolgens worden de voornaamste acties die behoren bij de middelen uiteen gezet met de daarbij behorende taakverdeling. Tot slot wordt een methode aangereikt om een volledige communicatieplanning per jaar te waarborgen. 5.1 Middelen doelgroep 1: Potentiële kopers Voor vrijwel alle benoemde communicatiemiddelen geldt: gebruik beeld en wees concreet. Geef vast een impressie van hoe het gaat worden. Geef een gevoel mee. Stel bovendien in alle uitingen de vraag vanuit de geïnteresseerden centraal 'what's in it for me?'. Facebook Het doel van de Facebookpagina HGW is om potentiële kopers te informeren over Het Groene Woud, de actuele ontwikkelingen die daar plaatsvinden en om in contact te komen met de doelgroep, ledereen kan eenvoudig een bericht achterlaten op het zogeheten 'Prikbord'. De pagina is primair gericht op potentiële kopers maar ook toegankelijk voor omwonenden en andere particuliere doelgroepen die geïnteresseerd zijn in ontwikkelingen rondom HGW. Op de Facebookpagina van HGW wordt relevante en actuele informatie aangeboden over: Nieuws en planning de wijk en voorzieningen het type huizen evenementen (zoals bewonersavonden) contactgegevens van verkopende makelaars Aanmelden nieuwsbrief Op de Facebookpagina worden ook vragen beantwoord van bewoners en bewonersavonden aangekondigd. Exacte informatie over de huizen wordt aangeboden via de makelaar. Het gaat dan om informatie als: prijzen, uitbouwmogelijkheden, opties nemen, beschikbaarheid, etc. De Facebookpagina is vindbaar via Google, de gemeente website en website(s) van de makelaar(s) en/of projectontwikkelaars. Waarom Facebook? De gemeente Woudenberg heeft nog niet eerder gebruik gemaakt van Facebook. Daarom is de Facebook pagina van HGW een pilot. Het gebruik van Facebook boven een subsite heeft een aantal belangrijke voordelen: in 60 minuten is de pagina gemaakt, hoeft geen (sub)website gebouwd te worden. gratis
^ betere vindbaarheid in Google (toekomstige) bewoners kunnen reageren/vragen stellen door een bericht achter te laten op het 'Prikbord'. voor iedereen toegankelijk (ook voor mensen die niet lid zijn van Facebook) actueel en kort nieuws gemakkelijk te plaatsen net als foto's (van bv de bouw) en video's Facebook pagina is te koppelen aan Twitter. Nieuwsberichten die we op de Facebookpagina plaatsen komen automatisch op Twitter. Daardoor kost het plaatsen van nieuws minder tijd dan met een reguliere website. groter bereik. Mensen kunnen op de knop 'like' klikken als ze de pagina leuk vinden. Ze worden dan fan van het project. Nieuws van de Facebookpagina HGW komt vervolgens ook op de pagina van je fans. Dat zien hun vrienden weer en ontstaat er een olievlek. het beheer kan door iedereen worden uitgevoerd met een account op Facebook en die hiervoor rechten heeft. Het beheer kan daardoor in een later stadium (indien gewenst) gemakkelijk overgedragen worden aan en/of gedeeld worden met verkopende makelaars of projectontwikkelaars. Bij de start is de gemeente initiatiefnemer, beheerder en 'eigenaar'. Kortom Facebook is een voordelig middel om laagdrempelig in contact te komen met de doelgroepen. Actie: het actualiseren van de Facebookpagina is een vast punt op de agenda van ieder projectgroepoverleg. Als er teksten geactualiseerd moeten worden, wordt direct bepaald wie dat gaat doen en de actie wordt geplaatst op de actiepuntenlijst. Gemeente website De algemene informatie op de Facebookpagina is ook te vinden op de website in pdf vorm. Dit bestand is bedoeld voor de mensen die bij voorkeur geen gebruik maken van Facebook. Het gaat om statische informatie over de wijk, de planning en contactgegevens voor meer informatie. Via de website kunnen geïnteresseerden zich aan- en afmelden voor de emailnieuwsbrief. Ook wordt verwezen naar de Facebookpagina vanaf de website, vanaf de volgende plaatsen: Inwoners -> Ruimtelijke ordening -> Nieuwbouw (nieuw aan te maken pagina) Nieuws en actualiteit-> Projecten -> Woningbouw (bestaande pagina) Op deze pagina's komt een korte samenvatting van de nieuwbouwprojecten. Nu is dat al deels het geval bij de pagina: Nieuws en actualiteit -> Projecten -> Woningbouw. Op deze pagina staat een kort stukje van 2 regels over het project Prinses Amalialaan. Hierbij komt ook een stukje te staan over het project Het Groene Woud met een link naar de Facebookpagina en mogelijkheid om te abonneren op de digitale nieuwsbrief. Digitale nieuwsbrief Door middel van een email nieuwsbrief worden potentiële kopers actief geïnformeerd. De nieuwsbrief is een verlengde van de Facebookpagina.
Wovdavbaiq De nieuwsbrief wordt alleen verspreid als er ook daadwerkelijk nieuws is (bv 3 keer per jaar), bijvoorbeeld als: een nieuwe fase in de verkoop gaat er nog enkele woningen van een bestaande fase te koop zijn de bouw bijna gaat beginnen woningen worden opgeleverd nieuwe voorzieningen worden aangelegd Aandachtspunt: Een extra nieuwsbrief kan niet geïntegreerd worden in de huidige website, daarom wordt de nieuwsbrief als email verstuurd aan de abonnees via de website: http://www.ymlp.com/nl/. Via standaard sjablonen kan op vrij eenvoudige wijze gratis e-mailnieuwsbrieven worden verzonden naar grote groepen gebruikers. Geïnteresseerden kunnen zich zelf geautomatiseerd in-en uitschrijven via een button op de gemeente website en de Facebookpagina. Actie: de nieuwsbrief is (net als het actualiseren van de website) een vast punt op de agenda van ieder projectgroepoverleg. Als er nieuws is, wordt direct bepaald wie het bericht gaat schrijven en wat de deadline is en plaats het op de actiepuntenlijst. Verkoopbrochure via makelaars Voor iedere fase komt er een verkoopbrochure. Deze brochure wordt ontwikkelt door de samenwerkende makelaar en/of projectontwikkelaar. Deze is immers gespecialiseerd in de verkoop van woningen. Deze brochure wordt als download aangeboden op de website en Facebook, naar verwezen in de nieuwsbrief en is af te halen bij het gemeentehuis en de samenwerkende makelaars en/of projectontwikkelaars. Twitter Nieuws vanuit HGW wordt ook via Twitter verspreid. Hiervoor gebruiken we het Twitter account van de gemeente Woudenberg. Alle berichten rondom HGW krijgen wel dezelfde hashtag (zoekterm) mee, namelijk #hetgroenewoud. 5.2 Middelen doelgroep 2: omwonenden en bewoners van HGW De communicatiedoelen voor de doelgroepen 2 en 3 zijn: informeren (over ontwikkelingen en werkzaamheden) houding positief beïnvloeden ten opzichte van HGW
SfLnm Wovtimbtm, Bewonersavonden Blijven organiseren van bewonersavonden in de eigen wijk rondom een actueel thema, bij voorkeur 1 of 2 maal per jaar. Bijvoorbeeld als de bouw van een nieuwe fase begint en een fase bijna wordt afgerond/opgeleverd. Vragen die tijdens de bewonersavonden centraal zijn: Wat gaat er precies gebeuren? (wat wordt wanneer aangelegd, etc) Wat zijn de gevolgen voor mij als bewoner of omwonenden? o Geluidsoverlast? o Bouwperiode? o Bereikbaarheid: worden wegen afgesloten of nieuwe wegen aangelegd? o Komen er extra voorzieningen? Wat voor woningen worden er gebouwd? Is er al veel verkocht? Etc Informeren over werkzaamheden en bijkomend overlast Momenteel ontvangen omwonenden een brief wanneer zij mogelijk hinder ondervinden van werkzaamheden. Deze manier van communicatie blijft in stand. Bewoners zijn gewend aan deze vorm van communiceren en bereikt alle omwonenden. Overstappen naar een digitale vorm is voordeliger maar omdat (waarschijnlijk) niet iedere bewoner beschikt over internet bereikt de informatie dan niet de gehele doelgroep. Digitale wijknetwerken Woudenberg is ingedeeld in 6 wijken. Iedere wijk heeft een online wijknetwerk, een wijkcoördinator en meerdere straatcoördinatoren. Ook het gebied Het Groene Woud heeft een eigen wijknetwerk. In de communicatie richting omwonenden werken we samen met de wooncoördinator en communiceren we interactief via het online wijknetwerk. Op de andere 5 wijknetwerken kan eventueel ook worden geïnformeerd over de ontwikkelingen rondom het Groene Woud en de Facebookpagina onder de aandacht gebracht worden. Maar het wijknetwerk Het Groene Woud staat centraal. 5.3 Middelen voor beide doelgroepen Een aantal middelen zijn voor beide doelgroepen aan te raden. Centraal informatiepunt De projectleider is het gezicht en centrale contactpersoon voor project Het Groene Woud. Zowel (potentiële) kopers als voor bewoners en omwonenden. Het centrale contactpersoon registreert de vragen, zet deze uit binnen het projectteam en bewaakt de afhandeling van de vragen. Actie: Tijdens de projectgroep worden de gestelde vragen gedeeld. De vragen en antwoorden worden opgeslagen in een archiefmap HGW in Verseon. Als vragen meerdere malen gesteld worden, krijgen ze een plaats in de nieuwsbrief en/of de Facebookpagina. 10
Wovdmbmq Lokale kranten Mijlpalen bij de ontwikkeling van HGW wordt gecommuniceerd via persberichten aan de regionale en lokale pers. Overig, relevant nieuws wordt geplaatst op de Gemeentenieuwspagina in De Wouderberger. Ruim 80 procent van de Woudenbergse bevolking is geabonneerd op De Woudenberger. Deze krant heeft hierdoor een hoog bereik. Aandachtspunt: Momenteel wordt er gezocht naar bezuinigingsmogelijkheden voor de publicatiekosten in de lokale krant. Dat betekent dat op termijn de berichten niet meer geplaatst worden op de Gemeentenieuwspagina maar alleen digitaal verspreid bijvoorbeeld op de website, Facebook en de online wijknetwerken. Aanvullende werking De drie genoemde communicatiemiddelen werken aanvullend. In de nieuwsitems op de Gemeentenieuwspagina wordt verwezen naar de Facebookpagina en gewezen op de mogelijkheid om gratis te abonneren op de digitale nieuwsbrief. Door de combinatie van deze middelen heeft iedere inwoner van Woudenberg de mogelijkheid om zich te informeren over HGW. 5.4 Uitvoering De projectleider is, net als voor andere onderdelen binnen het project, ook eigenaar van de communicatie van het project. De communicatieadviseur ondersteunt de projectleider in zijn of haar rol door te adviseren en regelmatig aan te sluiten bij projectgroepvergaderingen. Daarnaast redigeert de communicatieadviseur teksten en zorgt samen met de webmaster voor plaatsing en verspreiding. De projectgroep heeft een essentiële rol bij de uitvoering van de communicatie. Het grootste deel van de uitvoering van de communicatie ligt bij de afzonderlijke projectgroepleden. De communicatieadviseur adviseert, redigeert en verspreid. Maar heeft niet de uren om meer communicatieactiviteiten op zich te nemen. Onderstaande tabellen geven inzicht in de voornaamste activiteiten die nodig zijn om de genoemde middelen succesvol in te zetten. Voor de doelgroepen zijn aparte tabellen gebruikt. Activiteitenoverzicht doelgroep 1: potentiële kopers Middel Acties Facebookpagina Aanleveren en actueel houden van teksten Voorstel inhoud en redactie teksten Aanleveren van korte nieuws items en foto's (doorlopend) bij communicatieadviseur Uitvoerder Communicatieadviseur projectgroep Projectgroep Uren Digitale nieuwsbrief Vaststellen inhoud Aanleveren nieuwsitems bij Projectgroep (incl. communicatieadviseur) Projectgroep 11
Wovdmbmq communicatieadviseur Redactie en advies Opmaken format voor de nieuwsbrief Opmaken en verspreiden nieuwsbrief via website Communicatieadviseur Webmaster Webmaster Website Pdf bestand maken van de algemene informatie aangeboden via Facebook Knop 'aanmelden nieuwsbrief' plaatsen op website + link naar Facebook Pagina aanmaken 'Nieuwbouw' (onder Inwoners - > Ruimtelijke Ordening) Tekst vd pagina's 'Nieuwbouw' en 'Woningbouw' {onder Nieuws en actualiteit -> projecten) Communicatieadviseur Webmaster Webmaster Communicatieadviseur Verkoop Tekst, beeldmateriaal aanleveren brochure Opdracht tot opmaak, drukken en verspreiden Tabel 1: uitvoering middelen doelgroep 1: potentiële kopers Makelaar of projectontwikkelaar Activiteitenoverzicht doelgroep 2: omwonenden en bewoners Middel Brieven aan omwonenden Acties Schrijven en verspreiden Uitvoerder(s) Vakinhoudelijk projectgroeplid Uren Bewoners- avonden Zaal reserveren, koffie, thee en koek, etc mogelijk met microfoon en/of beamer Omwonenden en bewoners uitnodigen per brief Draaiboek opstellen Secretariaat Projectgroep ondersteund door secretariaat Com. Adviseur + secretariaat. Interactie via Afspreken met wijkcoördinator HGW om kennis te online wijknetwerken afstemmen. maken en met elkaar de communicatieactiviteiten Nieuws publiceren op de online wijknetwerk HGW Plaatsen van evenementen (zoals bewonersbijeenkomsten) op wijknetwerk HGW Reacties wijknetwerken monitoren en doorsturen Reageren op reacties van het wijknetwerken Tabel 2: uitvoering middelen doelgroep 2: omwonenden en bewoners Projectleider (of com adviseur namens projectleider) Communicatieadviseur en webmaster Projectleider 12
VV M-OK/f \7>/ R( f Activiteitenoverzicht: doelgroepen 1 tot en met 3 Middel Acties Lokale Vaststellen welke mijlpalen als persbericht worden kranten uitgegeven Teksten voor nieuwsitems Facebook en digitale nieuwsbrief worden hergebruikt Redactie en zorgen voor publicatie Uitvoerder Projectgroep en com adviseur Nvt communicatieadviseur Centraal informatiepunt 1 telefoonnummer en 1 mailadres (bv: groenewoudpgemwoudenberg.nl) vermelden bij alle communicatieuitingen Projectgroepleden + communicatieadviseur op letten Tabel 3: uitvoering middelen doelgroepen l-3:potentiële kopers, omwonenden en bewoners LET OP Bij alle bovengenoemde communicatie-activiteiten (met name bij optredens naar de burger) dient te worden bepaald of het wenselijk / zinvol / noodzakelijk is een bestuurder te betrekken / actief in te schakelen. De projectleider en de communicatieadviseur bepreken dit eerst onderling en leggen het daarna tijdig voor aan de betreffende portefeuillehouder(s). 5.5. Planning Om de structurele aanpak van de communicatie te bewaken wordt per jaar een communicatieplanning gemaakt. In deze planning staat vermeld welke communicatieactiviteiten wanneer plaatsvinden en door wie. Door een aantal kolommen toe te voegen aan de 'reguliere' planning per jaar wordt een gedegen communicatieplanning gerealiseerd, mits in de reguliere planning de mijlpalen voldoende zijn benoemd. De kolommen die worden toegevoegd zijn: communicatie nodig? (ja of nee), doelgroepen (1,2 en/of 3), middel (keuze uit de in dit hoofdstuk benoemde middelen), uitvoerder en ingeschatte uren. Door deze vragen te stellen bij de activiteiten in iedere fase komt er een volledige communicatieplanning tot stand. De communicatieadviseur helpt de projectgroep bij de communicatieplanning met advies tijdens projectgroepvergaderingen. 5.6 Aandachtspunten In deze paragraaf worden aandachtspunten behandeld die een risico vormen voor de uitvoering van de eerder genoemde middelen. 13
kflmm WovdeidfOÊq Communicatie structureel op de agenda Het eerste en voornaamste communicatiedoel is 'pro-actief informeren', aansluitend is hierop de strategie geformuleerd 'Actuele, relevante en betrouwbare informatie per doelgroep'. Dit betekent dat de doelgroepen doorlopend tijdig geïnformeerd worden over relevant nieuws. Dit kan alleen wanneer er structureel aandacht is voor communicatie. Doel is immers om informatie tijdig te delen met de doelgroepen. Daarom staat communicatie tijdens iedere vergadering op de agenda. In de notulen en de actielijst worden de communicatieacties (inclusief publicatiedatum en uitvoerder) opgenomen en gedeeld met de communicatieadviseur. Deze actielijst is een aanvulling op de communicatie jaarplanning. Beeldmateriaal Beeldmateriaal is een van de strategieën in dit communicatietraject. Voor iedere bouwfase worden door de projectontwikkelaar verschillende schetsen gemaakt om een impressie te geven van de wijken en huizen die nog gebouwd worden. Dit beeldmateriaal mag in de uitingen niet ontbreken. De projectleider onderhoudt de contacten met de projectontwikkelaar en beheert dit proces. Het vervaardigen van aanvullend beeldmateriaal kan door foto's te maken van het resultaat van eerdere fases en van bouwactiviteiten van lopende fases. 14
Bijlage: Vertrekpunt Communicatie Het Groene Woud Datum: 23-06-2011 Aanwezigen: Linda Haafkens Frans Stuyfzand Henk Voulon Myrthe Valé Nicole Verlangen - Yvonne van Staveren Het doel van deze bijeenkomst was om te komen tot gedeelde uitgangspunten op het gebied van communicatie. Hiervoor zijn drie vragen beantwoord: 1. Wat willen we bereiken met de communicatie vanuit het project Het Groene Woud? 2. Wie zijn onze doelgroepen? 3. Hoe willen we het Groene Woud positioneren? Met andere woorden: wat maakt het Groene Woud bijzonder? Communicatiedoelen: De voornaamste doelen vanuit het project zijn: 4. De doelgroepen proactief informeren over ontwikkelingen in het Groene Woud. 5. Positief beïnvloeden houding potentiële bewoners, door: a. te enthousiasmeren voor wonen in het Groene Woud door een duidelijke positionering. b. Negatieve aannames (bv gebrek aan voorzieningen) om te buigen of te verzwakken en positieve aannames (bv dorpse karakter) te versterken. 6. Potentiële kopers aanzetten tot aankopen van kavels rechtstreeks aangeboden door de gemeente. De gemeente beperkt haar rol hoofdzakelijk tot het informeren en beïnvloeden van de houding van de doelgroepen. Het daadwerkelijk aanzetten tot actie (aankoop van een pand/kavel) ligt grotendeels bij de projectontwikkelaars en/of woningbouwvereniging en/of betrokken makelaars. Doelgroepen: 6. Toekomstige bewoners 7. Huidige bewoners 8. Omwonenden a. bedrijven b. particulieren 9. Bewonersorganisaties (organisaties waarin bewoners zich hebben verenigd, zoals een klankbordgroep, vereniging eigen huis, etc) 10. Ketenpartners 11. Woningbouwverenigingen en projectontwikkelaars (zoals Vallei Wonen en Van der Mheen)Makelaars 15
Besproken zijn ook de bewoners van de wijk Het Zeeland in Woudenberg. De verwachting binnen de projectgroep is dat deze bewoners dermate tevreden zijn in hun woonwijk dat zij waarschijnlijk niet snel geneigd zijn te verhuizen naar een woning buiten deze wijk, zoals een nieuwbouwwoning in Het Groene Woud. De gemeente bereiken geluiden dat het Groene Woud geen extra voordelen biedt ten opzichte van hun eigen wijk, met name op het gebied van speelvoorzieningen. Het is niet duidelijk of deze aanname breed gedragen wordt door de inwoners van de wijk Het Zeeland. Conclusies die hieruit zijn getrokken: - in onze communicatie moeten we proberen het vooroordeel dat er (te) weinig voorzieningen komen in het Groene Woud weg te nemen of minstens te verminderen. Dat we onze communicatie niet specifiek moeten richten op de inwoners van één wijk, maar op alle potentiële bewoners in Woudenberg breed. Propositie Waarom willen mensen in het Groene Woud wonen? Omdat het een groene, ruim opgezette woonwijk is voor jong en oud. Er zijn woningen beschikbaar voor iedere levensfase met bijbehorende voorzieningen op korte afstand. Leefbaarheid staat centraal. Veel groen, speelvoorzieningen, extra aandacht voor veiligheid, verkeer en sociale contacten. Boodschap Deze hebben we nog niet geformuleerd. Voorgesteld is om deze af te leiden van de visie. Een genoemde pay-off/slogan: Een groene wijk voor jong en oud. Actiepunten korte termijn: Deadline Activiteit (2011) Eigenaar/ Uitvoerder 23-06 Uitwerken notulen Yvonne 01-08 Concept communicatieplan Yvonne 04-08 Alle veel voorkomende vragen van (toekomstige) Linda, Frans, bewoners en bedrijven ingezameld. Antwoorden op Henk, Myrthe, deze vragen bespreken bij vergadering in augustus. Nicole, Aart, Tineke en Ruud 08-08 Voorstel voor navigatiestructuur subsite + verwijzing Yvonne van homepage gemeente naar subsite en voorstel voor actueel houden webteksten. 15-08 2 versie communicatieplan (verwerken e Yvonne aanpassingen, aanscherping, etc). 16