Dufas Code Vermogensbeheerders Verslag over 2014
Inhoud 1. Over dit verslag 3 2. Algemene principes 4 2.1 Vermogensbeheerders handelen in het belang van hun klanten 4 2.2 Vermogensbeheerders kennen hun klanten 5 2.3 Vermogensbeheerders doen eerlijk zaken 5 2.4 Vermogensbeheerders handelen integer 6 2.5 Vermogensbeheerders beheersen belangentegenstellingen 6 2.6 Vermogensbeheerders handelen professioneel en zorgvuldig 6 2.7 Vermogensbeheerders communiceren helder en duidelijk 7 2.8 Vermogensbeheerders zijn open over hun beloningsbeleid 8 2.9 Vermogensbeheerders zijn transparant over de kosten 8 2.10 Vermogensbeheerders houden zich aan de Dufas gedragscodes 8
1. Over dit verslag De Code Vermogensbeheer is op 1 oktober 2014 vastgesteld door de Dutch Fund and Asset Management Association ( Dufas ), de brancheorganisatie van de vermogensbeheersector die in Nederland actief is. Deze gedragscode ( de Code ) geeft antwoord op de vraag wat de klanten van hun vermogensbeheerder mogen verwachten. Dit is in een tiental principes voor vermogensbeheerders vormgegeven. Robeco biedt wereldwijd verschillende beleggingsoplossingen aan zowel institutionele als particuliere klanten. Robeco is aangesloten bij Dufas en onderschrijft de Code voor al deze klanten. In dit verslag laten wij zien hoe de algemene principes uit de Code zijn vertaald tot de concrete principes voor Robeco en geven wij enkele voorbeelden van de invulling van deze principes. Hierbij richten we ons op de manier waarop wij onze particuliere klanten in Nederland bedienen. De klant centraal stellen is het belangrijkste uitgangspunt voor Robeco. Om te waarborgen dat we ook daadwerkelijk handelen in het belang van onze klanten hebben we binnen Robeco verschillende normen vastgesteld. Deze normen gaan onder andere over hoe we klanten eerlijk behandelen, hoe we omgaan met mogelijke belangenconflicten en hoe we zorgen dat we goed op de hoogte zijn van de wensen van onze klanten. Deze normen zijn vertaald tot concrete principes en vastgelegd in ons beleid. De afdeling Group Compliance ziet er op toe dat de concrete principes op een juiste wijze zijn geïmplementeerd in de processen van Robeco, en daadwerkelijk worden nageleefd. 3
2. Algemene principes 2.1 Vermogensbeheerders handelen in het belang van hun klanten De klant centraal stellen is een van de kernwaarden van Robeco. Wij zijn ons bewust van het feit dat wij bestaan bij de gratie van onze klanten en daarom is onze focus gericht op hun wensen en behoeften. Onze richtlijnen voor hoe we omgaan met klanten streven naar een langdurige relatie met onze klanten door een eerlijke en zorgvuldige behandeling van de belangen van klanten. Bij het ontwikkelen van nieuwe producten en diensten heeft Robeco een vaste goedkeuringsprocedure. Het belangrijkste uitgangspunt hierbij is dat een product moet voldoen aan de vraag vanuit klanten. Ook bestaande producten en diensten worden doorlopend getoetst om te bepalen of dit nog het geval is. Om steeds een goed beeld te hebben van de wensen en behoeften van onze klanten, neemt Robeco deel aan verschillende marktonderzoeken en klantonderzoeken. Ook heeft Robeco een online klantenpanel Geld en Toekomst waar behoeften en vragen van onze particuliere klanten worden gepolst. 4
2.2 Vermogensbeheerders kennen hun klanten Bestaande en potentiële klanten kunnen aan de hand van een via de website aangeboden passendheidstoets vaststellen of de execution only beleggingsdienstverlening die Robeco biedt, passend voor hen is. Om ervoor te zorgen dat onze klanten op verantwoorde wijze vermogen opbouwen, bieden we verschillende vormen van online beleggingshulp aan. Zo kan men in de Robeco Quick Course korte lesmodules volgen over de basisbeginselen van beleggen, bieden onze voorbeeldportefeuilles houvast bij het samenstellen van een beleggingsportefeuille en geeft de portefeuillescan op verschillende manieren inzage in de beleggingsportefeuille. 2.3 Vermogensbeheerders doen eerlijk zaken Alle relevante informatie over de beleggingsfondsen en de dienstverlening van Robeco is via onze websites beschikbaar voor klanten en potentiele klanten. Robeco toont op zogenaamde online productpagina's uitgebreide rendementshistorie en informatie over de fondsmanager of het team dat het fonds beheert. Tevens wordt inzicht gegeven in de portefeuillesamenstelling en worden de kosten uitgebreid behandeld. Ook kunnen klanten op de website de Essentiële Beleggersinformatie, het (half)jaarverslag, en prospectus documentatie eenvoudig vinden en downloaden. Robeco stelt op dagelijkse basis vast of de portefeuilles voldoen aan de fondsregels die gesteld zijn in het prospectus of aan de individuele afspraken die met klanten zijn gemaakt en vastgelegd. Uiteraard houdt Robeco zich aan alle voor de organisatie geldende wet- en regelgeving. 5
2.4 Vermogensbeheerders handelen integer In ons beleid is een checklist voor het dagelijks handelen van onze medewerkers opgenomen. In deze checklist wordt onze medewerkers gevraagd om zich telkens de volgende vragen te stellen: Zeg ik wat ik bedoel? En doe ik wat ik zeg? Heb ik de belangen van alle belanghebbenden van Robeco afgewogen? Heb ik het beleid en de procedures van Robeco op dit gebied gevolgd? Kan ik uitleggen waarom ik het zo doe? Pre-employmentscreening De integriteit van individuele medewerkers wordt onder meer geborgd door het uitvoeren van een preemployment screening van nieuwe medewerkers. Nevenfuncties Robeco heeft het beleid dat medewerkers slechts nevenfuncties mogen vervullen na expliciete toestemming van Group Compliance. Hierbij wordt onder meer getoetst of het risico bestaat dat de functie kan leiden tot ongewenste belangenverstrengeling, wat de integriteit van de medewerker in gevaar kan brengen. 2.5 Vermogensbeheerders beheersen belangentegenstellingen Robeco heeft regels vastgelegd die er voor zorgen dat er zich geen situaties van oneigenlijke belangenverstrengeling voordoen tussen Robeco en zijn klanten, Robeco en zijn aandeelhouders of Robeco en zijn medewerkers. Robeco is zich bewust dat zelfs het meest verfijnde systeem van principes, niet altijd antwoord geeft op de vragen hoe om te gaan met specifieke situaties. We streven er in alle gevallen naar om opgeworpen vraagstukken op te lossen met inachtneming van de belangen van de klant en een redelijke en eerlijke afweging van alle relevante feiten en omstandigheden. 2.6 Vermogensbeheerders handelen professioneel en zorgvuldig Robeco baseert zijn beleggingskeuzes op de kennis van zijn eigen analisten en extern onderzoek. Wij hanteren strenge toelatingseisen voor personeel en eisen dat over voldoende opleidingen, kennis en ervaring beschikt wordt. Professionele vaardigheden van onze medewerkers worden met verschillende trainingen op peil gehouden. Ook wordt rekening gehouden met diversiteit. Robeco heeft in 2011 het Charter Talent naar de Top ondertekend met als doel het percentage vrouwen in topfuncties bij Robeco te bevorderen. Producten Bij de ontwikkeling van producten toetst Robeco of deze in het belang zijn van onze klanten. Ook monitort Robeco bestaande producten doorlopend op de volgende criteria: de belangen van klanten, de performance, eventuele risico's, publiciteit en regelgeving. Indien nodig worden hierop maatregelen genomen. Privacy Wij hanteren strenge veiligheid en privacy eisen aan de vastlegging van klantgegevens. Wij zijn onder andere gecertificeerd door Stichting Privacy Waarborg voor het integer omgaan met klant gegevens. Klachten Robeco vindt het van groot belang dat klanten in de gelegenheid worden gesteld feedback (positief en negatief) over de dienstverlening en producten van Robeco te kunnen uiten. Dit biedt de gelegenheid tot 6
verdere verbetering van de dienstverlening. Robeco streeft naar behandeling van een klacht op een constructieve en evenwichtige wijze en afhandeling binnen een redelijke termijn. Ook hanteert Robeco een vergoedingenbeleid. Dit houdt in dat wanneer klachten door een fout van Robeco zijn ontstaan, Robeco de ontstane kosten voor de klant vergoedt. Robeco monitort de hoeveelheid en aard van de klachten nauwkeurig. Klachten van onze particuliere klanten leggen we periodiek vast in een Customer Experience Rapportage. Deze rapportage wordt door het management van Robeco structureel besproken. Medewerkers en management hebben doelstellingen ten aan zien van het verminderen van het aantal klachten in hun persoonlijke doelstellingen opgenomen. 2.7 Vermogensbeheerders communiceren helder en duidelijk Belangrijk onderdeel van de Robeco normen zijn de regels gericht op eerlijk, duidelijk en niet-misleidend marketing materiaal en de hoge mate van transparantie van Robeco over zijn producten en diensten. Alle informatie om onze particuliere klanten zo goed mogelijk te informeren over het nemen van beleggingsbeslissingen is beschikbaar via onze website, periodieke verslagen, seminars en evenementen. Alle Robecofondsen hebben eigen productsheets met alle belangrijke informatie. Door middel van onze online Fondsselector, een tool waarmee klanten eenvoudig ons assortiment kunnen doorzoeken, stellen we klanten in staat op basis van selectiecriteria beleggingsfondsen met elkaar te vergelijken. 7
Robeco monitort de kwaliteit van informatievoorziening aan zijn klanten op basis van criteria zoals helderheid, volledigheid en begrijpelijk taalgebruik. Daarnaast doet Robeco doorlopend onderzoek onder de particuliere klanten naar de toereikendheid van de beschikbare informatie. 2.8 Vermogensbeheerders zijn open over hun beloningsbeleid Robeco streeft naar een evenwichtig beloningsbeleid waarbij er voor wordt gezorgd dat dit beleid geen negatief effect heeft op belangen van klanten. In het beloningsbeleid voor onze fondsmanagers hebben wij lange termijn criteria vastgesteld die het belang van de klant parallel laten lopen met dat van de onderneming. Als de fondsmanager meer rendement weet te behalen voor de deelnemers in het fonds profiteren zowel de fondsmanager als de deelnemer hiervan. Robeco publiceert in de jaarverslagen van de fondsen de structuur van het beloningsbeleid van de fondsmanagers. 2.9 Vermogensbeheerders zijn transparant over de kosten Robeco publiceert de kosten van zijn beleggingsfondsen op online productpagina s, in de prospectussen en jaarverslagen van deze fondsen. Op robeco.nl is een Kosten tool beschikbaar waarmee particuliere klanten de kosten van een portefeuille kunnen berekenen. Robeco toont de dienstverleningskosten voor particuliere klanten ieder kwartaal op een kostenoverzicht dat klanten online kunnen inzien. Ook wordt met algemene voorlichtingsvideo s inzicht gegeven in hoe kosten berekend worden. 2.10 Vermogensbeheerders houden zich aan de Dufas gedragscodes Dufas heeft de Code Vermogensbeheerder nog nader uitgewerkt in de DUFAS Fund Governance Code en de Dufas principes voor Fiduciair beheer. De daarin genoemde principes worden door Robeco onderschreven en zijn in onze procedures geïncorporeerd. 8
Belangrijke informatie De inhoud van deze publicatie is samengesteld door Robeco Institutional Asset Management B.V. (hierna ook te noemen Robeco ). Robeco Institutional Asset Management B.V. (Handelsregisternummer 24123167) heeft een vergunning van de Autoriteit Financiële Markten te Amsterdam. Robeco beoogt te allen tijde juiste, volledige en geactualiseerde informatie te verstrekken die is gebaseerd op betrouwbaar geachte informatiebronnen. Er wordt echter geen garantie of verklaring gegeven over de juistheid en volledigheid van die informatie, noch uitdrukkelijk, noch stilzwijgend. Aan de verstrekte informatie, aanbevelingen en berekende waardes kunnen geen rechten worden ontleend. De verstrekte informatie is uitsluitend indicatief en aan verandering onderhevig. Robeco aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor de inhoud van deze publicatie of de hierin opgenomen informatie. Deze informatie kan te allen tijde zonder nadere aankondiging worden gewijzigd. Hoewel deze publicatie met de grootste zorgvuldigheid is samengesteld, zijn wij niet aansprakelijk voor schade van welke aard ook die het gevolg is van onjuiste dan wel onvolledige informatie. Deze publicatie kan zonder waarschuwing worden gewijzigd. 9