KLIP Digitale Fase: Offerteaanvraag SaaS Inhoud 1 Situering... 2 2 Informatie over de Stad Aalst als KLB... 2 3 Technische bepalingen... 3 1. Functioneel... 3 2. Technisch... 3 4 Inventaris... 5 5 Gunningscriteria... 6
1 Situering Het Kabel- en Leidinginformatieportaal (KLIP) is een webtoepassing met als doel schade aan kabels en leidingen bij grondwerken te voorkomen. Het KLIP doet dit door een betere ontsluiting en uitwisseling van kabel- en leidinginformatie mogelijk te maken tussen enerzijds planaanvragers die graafwerken wensen uit te voeren en anderzijds de kabel en leidingbeheerders (KLB s). Vanaf 01/01/2016 moeten alle KLB s in staat zijn KLIP-planaanvragen digitaal te kunnen beantwoorden volgens het IMKL-model. Dit proces kan geautomatiseerd worden door het aanspreken van de KLIPwebservices. De Stad Aalst zoekt een software oplossing waarbij de ontvangen KLIP-planaanvragen automatisch worden beantwoord volgens het vastgestelde IMKL-model op basis van de door de Stad Aalst aangeleverde databestanden. Het geheel moet geïmplementeerd worden als een ontzorgende SaaS (Software as a Service) oplossing, waarbij de software in een beveiligde omgeving draait, en ook de databestanden hier gehost worden. 2 Informatie over de Stad Aalst als KLB Voor het afhandelen van de planaanvragen dient de aanbieder ten allen tijde rekening te houden met de aangeleverde datasets (en bijkomende informatie) van de Stad Aalst. De inventarisatiefase is op dit moment nog niet afgerond, waardoor de in bijlage meegeleverde gegevens nog onvolledig zijn. De inventarisatiefase zal vermoedelijk nog lopen tot eind oktober 2015. Na het afronden van de inventarisatiefase zullen zich nog steeds kleine wijzigingen in de data voordoen. De hieronder gegeven informatie is eveneens louter informatief. De Stad Aalst heeft data betreffende volgende IMKL thema s: Water Riolering Elektriciteit Telecommunicatie Daarnaast wenst De Stad Aalst volgende bijkomend informatie bij de planafhandeling mee te geven: Maatvoering Annotaties Extra bestanden Diepte Extra topografie Aansluitingen Activity complexes 2/6
Leidingaanhorigheden Antwoordbrief De Stad Aalst ontvangt op jaarbasis gemiddeld 3000-3500 planaanvragen. Het werkingsgebied van de Stad Aalst beslaat ongeveer 80 km² en het totaal aantal km kabels en leidingen bedraagt ruim 600 km. 3 Technische bepalingen De KLIP SaaS oplossing moet aan volgende vereisten voldoen: 1. Functioneel 1. De SaaS oplossing moet op regelmatige tijdstippen en minstens 1 maal per dag de nieuwe planaanvragen van de Stad Aalst bij het AGIV gaan opvragen en de ontvangst hiervan bevestigen; 2. De SaaS oplossing moet voor elke planaanvraag nagaan of de Stad Aalst bij de planaanvraag betrokken is, op basis van de door de Stad Aalst aangeleverde datasets. Indien niet moet de nietbetrokken status aan het KLIP systeem gecommuniceerd worden; 3. Indien er wel kabel of leidinggegevens overlappen met de planaanvraagzone, moet op basis van de aangeleverde brondata een IMKL pakket gegenereerd worden voor de planaanvraagzone en vervolgens aan het KLIP systeem aangeleverd worden; 4. Tenslotte dient het validatierapport bij het AGIV KLIP systeem opgehaald te worden. Pas na het ontvangen van een positief validatieresultaat, kan de planaanvraag als afgehandeld beschouwd worden. (De Stad Aalst moet per mail op de hoogte gebracht worden van een negatief validatierapport); 5. De SaaS oplossing moet evolueren met de wijzigingen in IMKL, PMKL, KLIP Web API, het KLIPdecreet en uitvoeringsbesluiten; 6. De brondata moet door de Stad Aalst steeds aangeleverd kunnen worden in de formaten zoals meegeleverd in bijlage, of zoals overeengekomen tussen beide partijen; 7. De mapping van de brondata op IMKL moet flexibel kunnen aangepast worden door de dienstverlener; 8. De SaaS oplossing moet in staat zijn om, bij aanpassingen van de brondata, onmiddellijk IMKLbestanden volgens deze nieuwe brondata te kunnen doorsturen. De voorwaarden waarop de Stad Aalst wijzigingen van brondata kan doorgeven aan de SaaS worden door de inschrijver gedetailleerd in het gedeelte inventaris (5: Tarief voor een update van de brondata) 9. Er moet mogelijkheid zijn tot het opnemen van extra plannen in het IMKL pakket. 2. Technisch 1. Toegang tot KLIP SaaS oplossing via Web Services: 3/6
De KLIP SaaS oplossing moet via Web Services aanspreekbaar zijn voor het ophalen van de plaanvraaginformatie en de IMKL antwoord pakketten; 2. Onderhoud Service Level Agreement De Stad Aalst wenst een Service Level Agreement aan te gaan voor de duur van de opdracht. In zijn offerte stelt de dienstverlener een Service Level voor die minimaal aan onderstaande eisen moet voldoen: a. Beschikbaarheid van de Service De maximale standaardtermijn voor het ter beschikking stellen van plangegevens aan het KLIP Systeem is wettelijk bepaald op 7 werkdagen. Deze termijn moet ten alle tijden gehaald worden. Niet dringende onderhoudstaken waarbij de toepassing tijdelijk niet beschikbaar is dienen uitgevoerd te worden in vaste maintenance windows. b. Onderhoud Alle werkzaamheden en kosten die nodig zijn om het volledige systeem operationeel te houden dienen in de kosten te zijn vervat. onderhoud. Dit omvat correctief, preventief en evolutief Zowel de SaaS Software zelf als alle hardware, besturingssystemen, ondersteunende software, middleware en databanken die nodig zijn voor de toepassing vallen onder dit onderhoud. Ook alle operationele taken die nodig zijn om de kwaliteit van de vooropgestelde dienstverlening te verzekeren maken deel uit van het onderhoud. Correctief onderhoud Het correctief onderhoud houdt in dat de opdrachtnemer fouten en onbeschikbaarheden van de software oplost. De Stad Aalst moet problemen kunnen melden via telefoon, email en een online applicatie. Deze mogelijkheden moeten beschikbaar zijn op werkdagen van 9u tot 16u. De dienstverlener specifieert in zijn offerte aan hoe hij deze dienst uitbaat. Bij een blokkerende fout dient de interventie te gebeuren binnen de 8 werkuren. De dienstverlener spant zich in om zo snel mogelijk de dienstverlening te herstellen en biedt indien nodig een tijdelijke workaround aan in afwachting van de oplossing van de root cause. Bij een ernstige maar niet blokkerende fout zorgt de dienstverlener dat de dienstverlening zo snel mogelijk wordt hersteld. Bij een normale fout, wordt in onderlinge afspraak de oplossingstermijn bepaald. Preventief onderhoud Preventief omvat alle interventies die nodig zijn om de continue veilige operaties van het systeem te verzekeren zoals bijvoorbeeld installatie van security patches 4/6
Evolutief onderhoud Evolutief onderhoud van de software geeft toegang tot nieuwe versies van de software die niet dringende fouten oplost, verbeteringen aanbrengt en die de evoluties in IMKL en/of de KLIP Web API volgen. c. Informatieveiligheid De toepassing moet afgeschermd worden met een gebruikersnaam en wachtwoord. Gebruik van sterke wachtwoorden moet afgedwongen worden. Alle communicatie van en naar de SaaS oplossing moet versleuteld worden. d. Backup De dienstverlener dient in te staan voor het nemen van backups. Op aanvraag moet het mogelijk zijn om de planaanvragen en IMKL resultaten van de afgelopen 10 jaar te verkrijgen. e. Rapportage Rapporten over het aantal afgehandelde planaanvragen dienen maandelijks/jaarlijks verstuurd te worden naar de verantwoordelijken. Rapportage betreffende de uptime van de SaaS oplossing moeten op jaarbasis aangeleverd worden. 4 Inventaris 1 Initialisatie KLIP SaaS Software 2 Jaarlijkse onderhoudskosten 3 Prijs per planafhandeling 4 Prijs voor mapping van alle brondata 5 Tarief voor een update van de brondata Kostprijs (EURO) Exclusief BTW 5/6
5 Gunningscriteria Prijs: 30% Kwaliteit: 50% waarvan o Een overzicht van de KLB s, en het aantal bijhorende planaanvragen binnen KLIP-Digitale fase die reeds beantwoord werden: 20% o Functionaliteiten SaaS oplossing : 10% o Flexibiliteit in data formaten: 10% o Aangeboden SLA: 10% Leveringstermijn: doorlooptijd vanaf bestelling tot in productiestelling KLIP planafhandeling : 20% 6/6