Caïmolaan 130, 3970 Leopoldsburg Tel. 011 40 22 60 www.leopoldsburg.be sportdienst@leopoldsburg.be VERSLAG BESTUURSVERGADERING 20 april 2015 8 mei 2015 Aanwezig: Waarnemer: Verontschuldigd Willy Pernet, Roland Meekers, Lode Denyft, Marleen Verjans, Alex Beelen, Guido Devos en Lydia Poriau. Michiel Lenaerts, Sara Verbeeck en Severine Claes. Lobke Punie, Leo Van den Bosch, Sylvain Schepens, Luc Bouve, Benny Maes en Maarten Hoes. 1. Verslag vorige vergadering (9 maart 2015) Het verslag werd overlopen en goedgekeurd. 2. Kasverslag Het verslag werd overlopen en goedgekeurd. 3. Opleidingen Dynamo project Het Dynamo Project heeft als doelstelling sportclubs op bestuurlijk en managementvlak te ondersteunen. De druk op het vrijwilligerswerk blijft namelijk stijgen. Het Dynamo project wil hen begeleiden en ontlasten waar mogelijk via ondersteuning en actieve begeleiding. Want zonder vrijwilligers geen sportclub! Het Dynamo Project werkt dus aanvullend op de dienstverlening en de werking van de sportfederaties en sportdiensten en dit in vier kerntaken: Kennis en documentatiecentrum Centraal aanspreekpunt Actieve diepte-ondersteuning via vorming Individuele maatbegeleiding Er worden 43 verschillende workshops georganiseerd door het Dynamo Project. Hieruit hebben we 6 verschillende workshops geselecteerd en voorgebracht op de vergadering: Je sportclub en sociale media Bouw een community op rond je vereniging! - Praktische workshop Het wereldwijde web, of het internet zoals je het kent en gebruikt, is ondertussen een volgroeide twintiger. En vandaag in 2015 zijn zo goed als alle sportclubs en hun leden aanwezig en actief op minstens één sociaal platform: Facebook, Twitter, Swarm, Instagram De voordelen zijn gekend: sociale media vormen misschien wel het interessantste onderdeel in de communicatiestrategie van je sportclub. Zo kan je sportclub via sociale media potentiële leden en vrijwilligers bereiken, interessante informatie van andere
organisaties opvolgen en delen en de reedsbestaande communicatiekanalen versterken. Het kan zelfs je sponsorinkomsten beïnvloeden! Actief zijn op sociale media vergt natuurlijk wel inspanningen van je sportclub, maar nog belangrijker is dat je het juist inzet. Je wilt je inspanningen uiteraard beloond zien. Sociale media hebben de manier waarop we communiceren drastisch veranderd. Maar wat betekent sociale media anno 2015? In deze bijscholing krijg je inzicht in het sociale media landschap en leer je hoe je deze media kan inzetten voor je sportclub. De lesgever definieert sociale media binnen de digitale context, licht de grote en minder grote sociale netwerken in België toe en bekijkt hoe je je eigen sociale media strategie kan uitbouwen en toepassen. Tijdens deze sessie verneem je hoe sociale media en vooral Facebook voor je sportclub een meerwaarde kunnen betekenen. Voor deze praktische workshop wordt voorkennis van Facebook aangeraden. Deze bijscholing duurt ongeveer 3 uur (inclusief pauze). Bestuurder sportclub aangesloten bij een erkende federatie Bestuurder sportclub aangesloten bij een niet-erkende federatie Mijn sportclub, een VZW? Is jouw sportclub een vzw of een feitelijke vereniging? Overweeg je een overstap naar het vzw-statuut maar vraag je je af welke voor- en/of nadelen dat met zich meebrengt? In deze sessie wordt het onderscheid tussen een feitelijke vereniging en een vzw duidelijk gemaakt. Ook wordt de relevante vzw-wetgeving voor sportclubs besproken: oprichting, formaliteiten en jaarlijkse verplichtingen komen aan bod. Deze bijscholing duurt ongeveer 2u30 (inclusief pauze). Bestuurder sportclub aangesloten bij een erkende federatie, Bestuurder sportclub aangesloten bij een niet-erkende federatie, Demosessie boekhouden voor sportclubbestuurders Excel & Online tool Deze sessie bestaat uit een theoretisch luik en een demosessie. In het eerste deel komen de wettelijke verplichtingen voor sportclubs op boekhoudkundig vlak aan bod en wordt de btwwetgeving kort aangehaald voor sportclubs die een btwboekhouding voeren. In het tweede deel worden de boekhoudtools van het Dynamo Project gedemonstreerd. Na de bijscholing kan je bij interesse
vrijblijvend een testlogin aanvragen voor de boekhoudtools. Je sportclub hoeft geen vzw te zijn om gebruik te maken van de tools, dus ook feitelijke verenigingen zijn van harte welkom! Doelpubliek Sportclubs die meer informatie willen over wetgeving rond boekhouden en/of op zoek zijn naar een boekhoudprogramma op maat. Deze bijscholing duurt ongeveer 2u -3u (inclusief pauze). Bestuurder sportclub aangesloten bij een erkende federatie, Bestuurder sportclub aangesloten bij een niet-erkende federatie, Inleiding tot begeleidingstraject Een vrijwilligersvriendelijke sportclub 1.200.000 Vlamingen doen wekelijks samen ruim 6.000.000 uur aan vrijwilligerswerk. Dit zijn duizelingwekkende getallen. Meer nog, dit aantal is in Vlaanderen nog nooit zo hoog geweest. Vrijwilligerswerk is in. Massa s vrijwilligers, maar ook de keuze aan plaatsen waar mensen aan vrijwilligerswerk kunnen doen is de laatste 20 jaar spectaculair gestegen. Clubs die vrijwilligers willen aantrekken en behouden moeten meer dan ooit nadenken over de wijze waarop zij een vrijwilligersvriendelijke sportclub kunnen worden. Afgelopen jaren doorliepen tientallen Vlaamse sportclubs een traject Een vrijwilligersvriendelijke sportclub georganiseerd door het Dynamo Project. Hierbij werd gewerkt rond een cruciaal onderdeel van de sportclubs: de vrijwilliger. De clubs volgden een traject waarbij zij aan de hand van zes tools komen tot een bewuste aanpak van vrijwilligerswerk binnen hun sportclub, dit met als enig doel: meer mensen vinden en binden aan hun club. Elke club ging aan de slag met één of meerdere tools als opstap naar een club waar vrijwilligerswerk geen ontgoochelende factor, maar wel een stimulerende factor is. Velen merkten dat het aanpakken van dit thema leidt tot een breder draagvlak in de club. Een deelnemer getuigt: Vroeger bekeken we vrijwilligerswerk enkel van uit de bril van de organiseerbaarheid. Nu echter bekijken wij dit ok van uit de bril van de vrijwilligers, omdat we ondervinden dat dit de betrokkenheid van de vrijwilligers verhoogt. In deze bijscholing krijgen de deelnemers enkele basisinzichten mee en worden de tools binnen het traject Een vrijwilligersvriendelijke sportclub voorgesteld. Deze bijscholing duurt ongeveer 3u (inclusief pauze).
Bestuurder sportclub aangesloten bij een erkende federatie, Bestuurder sportclub aangesloten bij een niet-erkende federatie, Vzw- en de vrijwilligerswetgeving Is jouw sportclub een vzw of een feitelijke vereniging? Overweeg je een overstap naar het vzw-statuut maar vraag je je af welke voor- en/of nadelen dat met zich meebrengt? In deze sessie wordt het onderscheid tussen een feitelijke vereniging en een vzw duidelijk gemaakt. Ook wordt de relevante vzwwetgeving voor sportclubs besproken: oprichting, formaliteiten en jaarlijkse verplichtingen komen aan bod. Daarnaast worden de belangrijkste aspecten van de vrijwilligerswetgeving uitgelegd: het doel, de bedragen en de vereiste formaliteiten komen aan bod. Deze bijscholing duurt ongeveer 3u (inclusief pauze). Bestuurder sportclub aangesloten bij een erkende federatie Bestuurder sportclub aangesloten bij een niet-erkende federatie Wegwijs in btw en de sportclub Er heerst heel wat onduidelijkheid rond de btw-plichtigheid van sportclubs. Moet je als sportclub btw aanrekenen en betalen op het lidgeld? Wat met trainingen, sponsoring, subsidies of inkomsten van de jaarlijkse spaghettiavond? Wat moet je doen als sportclub als je btw-plichtig bent? Deze sessie verdiept zich in de btw-problematiek voor sportclubs. De opleiding brengt op een heldere manier de btw-wetgeving in kaart, op maat van sportclubs. Deze bijscholing duurt ongeveer 3u (inclusief pauze). Bestuurder sportclub aangesloten bij een erkende federatie Bestuurder sportclub aangesloten bij een niet-erkende federatie Tijdens de vergadering is er beslist dat we begin september de eerste workshop Je sportclub en sociale media organiseren. Verdere info hieromtrent wordt tijdig gecommuniceerd. Nota na de vergadering: voor volgende data is een aanvraag gebeurt; 14 september, 21 september of 28 september. 4. Stratenloop De stratenloop gaat door op zaterdag 6 juni 2015 als onderdeel van Kamp Knalt. In 2015 organiseren we opnieuw een Kids Run, Jogging en een Run for Fame. Het parcours van de Kids Run en de Run for Fame wordt mogelijk nog aangepast.
De flyers van de Jogging zijn besteld en worden volgende week verwacht. Net zoals voorgaande jaren zullen deze via verschillende kanalen gebruikt worden om promotie te voeren: Opsturen naar de deelnemers van de vorige edities, per mail of per post. Opsturen naar alle Limburgse sportdiensten. Flyeren op zoveel mogelijk lopen voorafgaand aan onze jogging. Verdeling van affiches en flyers bij de verschillende handelaars van Heppen en Leopoldsburg. Actieve promotie bij de scholen van Heppen en Leopoldsburg. Opnieuw promotie maken in de klassen. We hangen hier een wedstrijd aan vast; de klas met procentueel de meeste deelnemers wint een sportdag, de school met procentueel de meeste deelnemers wint een maand lang de powerplaysoccer. Sportclubs, jeugdverenigingen, cultuurvereningingen, defensie, middenstanders, handelaars krijgen een brief of mail om de Run for Fame extra te promoten. Sponsoring: Iedere deelnemer krijgt bij aankomst een appel gesponsord door Het Mangosientje. Iedere deelnemer ontvangt een kortingsbon van 5 euro bij aankoop van een pizza bij Bruno Esso Foodcorner. De middenstanders sponsoren opnieuw het snoepgoed voor de Kids Run t.w.v. 250 euro. Chris Geerts neemt tijdens de Jogging het speaken voor zijn rekening. Op en rond het Koning Albert I Plein gaan opnieuw tal van activiteiten door; kinderanimatie, optredens, kunstmarkt door in het kader van Kamp Knalt! Er zal opnieuw een toog op het plein komen te staan. Deze wordt bemand door verenigingen van Leopoldsburg. De eerste shift van 13.00 uur tot 17.00 uur neemt de sportraad voor zijn rekening. Het centrum van Leopoldsburg wordt verkeersvrij gemaakt vanaf 12.00 uur. De opbouw op straat kan dus dan pas van start gaan en zal dus sneller moeten gebeuren. Vorig editie zijn er wat problemen geweest met de stroom. Dit jaar voorkomen door een extra stroomgroep te voorzien. Het vuurwerk zal niet plaatsvinden dit jaar. 5. Sportpromotionele activiteiten Evaluatie Paassportkampen: - Superheldenkamp: 17 deelnemers - Action Days: 32 deelnemers - Tafeltennis 2-daagse: 6 deelnemers o Totaal week 1: 55 deelnemers - Paaskriebels: 36 deelnemers - Omnisportkamp: 62 deelnemers - Schermstage: 6 deelnemers o Totaal week 2: 104 - Totaal paasvakantie: 159 deelnemers Vooruitzichten:
Bosloop Leopoldsburg gaat door op zondag 21 juni aan Zwembad De Merel als onderdeel van het loopcriterium Ham, Leopoldsburg, Beringen en Tessenderlo. 6. Goed Bezig actie van Bloso voor sportclubs Ook in 2015 lanceert Bloso de Goed bezig campagne. Via een fotowedstrijd dagen ze de sportclubs uit de meest originele, mooiste, creatiefste foto in te sturen. Alle foto s worden op de website van Goed Bezig actie geplaatst. Eind oktober worden de beste foto s door een vakjury geselecteerd. Het publiek kan via de website stemmen op deze foto s. De 40 foto s met de meeste stemmen in verhouding tot het aantal actieve clubleden zijn de winnaars van de wedstrijd. Deze sportclubs ontvangen een waardebon van 250 euro. Wij ontvangen samen met de gemeente Beringen een kader. Zodra wij de kader in ons bezit hebben brengen we de clubs via mailing op de hoogte en wordt deze geplaatst in de inkomhal van sporthal t Geleeg en kunnen alle clubs deelnemen aan de wedstrijd. De foto s moeten passen in 1 van de vier invalshoeken: Samen goed bezig Vrijwillig goed bezig Goed begeleid bezig Supporters zijn goed bezig Er mag per invalshoek 1 foto ingediend worden. 7. Varia Tijdens de algemene vergadering was de speaker niet altijd duidelijk verstaan. In de toekomst toch een micro voorzien! De aspirant-initiator cursus in samenwerking met Jong en Sportief was een groot succes met 22 deelnemers. Op 23 april krijgt turnclub Jong en sportief controle van het Gym-Label. Wij hopen samen met hen op een goed resultaat. Roland Meekers Michiel Lenaerts Willy Pernet Secretaris Sportfunctionaris Wd. Voorzitter