Studiegids WORKclass Verpleegkundige Capaciteit: EBS & Flexibilisering 08 oktober 2015 09.00 uur - 17.00 uur 05 november 2015 09.00 uur - 17.00 uur Inleiding Hoe bepaalt u de zwaarte van het werk op een verpleegafdeling? Hoe bepaalt u dan hoeveel formatie toe te wijzen aan deze afdeling? En hoe zet u de toegewezen verpleegkundige capaciteit dan het meest optimaal in, gezien de fluctuaties in het patiëntenaanbod? Heeft u nagedacht over alle opties van flexibilisering? De WORKclass Verpleegkundige capaciteit: EBS & Flexibilisering geeft op een praktische en toepassingsgerichte wijze antwoord op deze vragen. Achtergrond Opleiding Deze WORKclass richt zich volledig op het organiseren van de juiste verpleegkundige inzet op ieder moment van de dag. We gaan rekening houdende met aanwezigheidspatronen en werklast de bezettingseisen vaststellen, basisroosters ontwerpen en de inrichtingsmogelijkheden van flexibilisering ontdekken. U maakt kennis met het onderzoeksprogramma EBS (Evidence Based Nurse Staffing). Op EBScriteria gaat u de zwaarte per verpleegafdeling vaststellen en ontdekt u wat het effect is op de toewijzing van formatie. We zullen zien dat er daadwerkelijk verschillen bestaan in de werklast per afdeling en dat een universele norm niet toereikend is. Ten grondslag aan EBS ligt meer dan 5 jaar wetenschappelijk onderzoek in de VS en Nederland. De afgelopen jaren heeft er onder 177 ziekenhuizen (waarvan 24 Nederlandse ziekenhuizen), 788 klinieken en 77.000 verpleegkundigen onderzoek plaatsgevonden, wat heeft geleid tot een nieuwe standaard in verpleegkundige normstelling. Voor het eerst is op wetenschappelijk grondslagen vastgesteld welke indicatoren een relatie hebben met de werklast op verpleegafdelingen. Door de werklast te vertalen naar de benodigde uren zorg per patiënt staat deze methode garant voor veilige en efficiënte patiëntenzorg. Nu de werklast per afdeling is bepaald stuiten we op het vraagstuk van flexibilisering. Steeds meer ziekenhuizen hebben de intentie om de inzet van verpleegkundigen te flexibiliseren over afdelingen heen, om zo efficiencyvoordelen te realiseren zonder aan kwaliteit te hoeven inboeten. Een ondoordacht inzetten van de werkwijze van flexibilisering kan echter belangrijke negatieve gevolgen hebben voor de verpleegafdelingen, waarbij een verhoogde werkdruk en sluiting van
bedden enkele voorbeelden zijn. De belangrijkste driver voor ziekenhuizen om de flexibilisering van de inzet van verpleegkundigen te introduceren is het vooruitzicht op een aanzienlijke efficiencyverbetering die vaak op 5-10% van de basis verpleegkundige formatie wordt ingeschat. Na enkele jaren efficiencywinsten nagestreefd/gerealiseerd te hebben via allerlei programma s die zich richten op de werkinhoud en werkorganisatie van de verpleegkundigen, is het laaghangend fruit geplukt en zoeken ziekenhuizen naar nieuwe mogelijkheden om ingegeven door de nooit aflatende besparingsdruk verdere efficiencywinsten te realiseren. Flexibilisering van de inzet van verpleegkundigen is daarbij een aanlokkelijk perspectief. Een goede werkwijze met betrekking tot de verpleegkundige inzet, waarbij gebruik wordt gemaakt van de mogelijkheden van flexibilisering vereist de toepassing van een aantal belangrijke aspecten van capaciteitsmanagement, die essentieel zijn om de nagestreefde voordelen te realiseren. Tijdens de WORKclass komen alle relevante onderdelen van flexibilisering aan bod: het te volgen stappenplan, de opbouw en samenstelling van de planningsnormen, het effect en de rol van de variabiliteit van de patiëntenaanwezigheid, de wijze van berekenen en samenstellen van de formaties, de operationele inrichting en bijhorende inrichtingsparameters, het sturingsmodel om de gewenste effecten daadwerkelijk te realiseren.
Filosofie WORKclass We zijn de overtuiging toegedaan dat leren een samenspel is van ontdekken, toepassen en zelfreflectie. Deze drie didactische pijlers vormen de basis voor de WORKclass en noemen we Hands-on learning. De WORKclass staat dus voor: handen uit de mouwen en op een praktische wijze aan de slag. Concreet en praktijkgericht, een dagintensief leren in combinatie met concrete praktijkopdrachten en oefeningen om de berekeningen zelfstandig te kunnen uitvoeren. Leerdoelen Tijdens de workclass leert u: Welke indicatoren bepalend zijn voor de werklast op een afdeling. Hoe u de werklastindex en verpleegkundige normstelling bepaalt voor een verpleegafdeling. Hoe u komt tot het meest optimale basisrooster voor de afdeling. Wat de logistieke principes achter flexibilisering zijn. Welke parameters en onderwerpen van belang zijn bij de inrichting van flexibilisering. Welke stappen doorlopen dienen te worden om te komen tot een onderbouwde inrichting van flexibilisering. Op welke wijze de formatieberekeningen met behulp van de HOTflo software kunnen worden uitgevoerd. De sturingsopbouw en -elementen om flexibilisering optimaal te borgen binnen de organisatie Hoe u de werklast en de capaciteitsbehoefte prognosticeert voor de komende dagen/weken en hoe u de meest doelmatige inzet van de verpleegkundige capaciteit garandeert
Opzet Programma Het programma bestaat uit een plenair programma van 2 dagen. Tijdens deze dag doorloopt u de thema s om uw verpleegkundige capaciteit optimaal te organiseren. DAG 1 Tijdstip Module Omschrijving inhoud 09.00 uur - 10.15 uur Kennismaking & inleiding Opening, introductie programma en kennismaking. 10.15 uur - 12.00 uur Deel 1: Bepalen van de normen met EBS We verkennen hoe ziekenhuizen nu tot verpleegkundige normstelling komen en op welke grondslagen deze gebaseerd zijn. We introduceren ook het EBS-concept en de pijlers waarop EBS gebaseerd is. Wat maakt EBS anders dan de huidige methodieken?in dit blok leert u op basis van patiëntenclassificatie te bepalen hoe groot de werklast is op een afdeling. U leert welke indicatoren hierbij bepalend zijn en hoe u deze toepast en we gaan ontdekken waar de verschillen en overeenkomsten liggen tussen verschillende verpleegafdelingen. Gezamenlijke Lunch 13.00 uur - 15.00 uur Deel 2: Patronen patiëntenaanwezigheid en variabiliteit U leert het belang te zien van de patronen van patiëntenaanwezigheid ten aanzien van de personele inzet. U leert deze patronen op te stellen, identificeren en te koppelen aan de planningsnormen. U leert op welk wijze u seizoenseffecten, en effecten van drukke en minder drukke dagen, statistisch kunt identificeren en op welke wijze dit invloed heeft op de totale formatie die nodig is voor een afdeling, een groep van afdelingen, en de flexibele inzet. 15.00 uur - 16.45 uur Deel 3: Inrichting van verpleegkundige capaciteit inclusief flexibilisering We starten dit gedeelte met de verschillende inrichtingsniveau s voor de verpleegkundige capaciteit (volgens het framework van integraal capaciteitsmanagement). Vervolgens gaan we in op alle inrichtingsvragen die van belang zijn om flexibilisering op maat van uw organisatie in te richten. U leert welke inrichtingskeuzes gemaakt kunnen worden en welke parameters van belang zijn om de kwaliteit van de flexibilisering te borgen. 16.45 uur - 17.00 uur Afsluiting Afsluiting van de dag 1 en doorkijk naar dag 2
DAG 2 Tijdstip Module Omschrijving inhoud 09.00 uur - 10.00uur Inleiding dag 2 Opening, introductie programma en terugblik dag 1. 10.00 uur - 12.30 uur Deel 4: Bepalen van formaties voor het flexibele en vaste gedeelte in uw organisatie U leert de interactie van afdelingsgrootte en grootte van de flexibele inzet kennen. U gaat de berekening van de flexibele inzet zelf uit voeren (gebaseerd op mogelijke keuzes die gemaakt kunnen worden). U leert deze berekening te relateren aan de afdelingsgroottes en de combinaties van mogelijke afdelingsclusters. U gebruikt hierbij de Nurse Capacity Manager om op een gemakkelijke manier de berekeningen uit te voeren. 13.30 uur - 15.00 uur Deel 5: Inrichting van de sturing en borging Gezamenlijke Lunch Op basis van de verschillende stuurniveau s uit het framework voor integraal capaciteitsmanagement gaan we in dit gedeelte in op de borging en sturing van de gekozen inrichting van uw verpleegkundige capaciteit. Hoe zorgt u ervoor in uw organisatie dat de inrichting duurzaam is en de beoogde resultaten gaat opleveren. U leert hoe u zowel op strategisch, tactisch en operationeel niveau te sturen op capaciteit. Op operationeel niveau gaan we ontdekken wat de kracht kan zijn van het maken van prognoses. Net als de weersverwachting, zou het van meerwaarde zijn als ziekenhuizen kunnen beschikken over een betrouwbare prognose omtrent de benodigde verpleegkundige capaciteit voor de komende dagen 15.00 uur - 16.45 uur Deel 6: Implementatie en veranderkunde U heeft het theoretische gedeelte afgerond, maar nu komt de vraag aan bod: hoe nu verder in de praktijk? Hoe gaan we de implementatie aanpakken, welke risico s en weerstanden komen we tegen. Met welke verandertechnieken kunnen we hier invulling aan geven? 16.45 uur - 17.00 uur Afsluiting Afsluiting van de WORKclass en evaluatie
Afhankelijk van de groep en specifieke leervragen vanuit de groep kan door de docenten - uitsluitend in samenspraak met de groep - inhoudelijk afgeweken worden van het programma als dit het leerresultaat ten goede komt. Toepassing in de praktijk Tijdens de WORKclass worden de deelnemers getraind in het optimaliseren van uw verpleegkundige capaciteit en het zelfstandig kunnen uitvoeren van de verschillende berekeningen. De oefeningen tijdens de WORKclass gebeuren met de applicatie Nurse Capacity Manager, aangevuld met de module EBS calculator. U krijgt tijdens de WORKclass de beschikking over tools die ingericht zijn met testdata van een echt ziekenhuis. Dit stelt u in staat het geleerde direct toe te passen in de juiste context.
Studiemateriaal Binnen de opleiding wordt gewerkt met Nederlandstalig studiemateriaal. De WORKclass is Nederlandstalig evenals de hand-outs. Bij aanvang van de WORKclass ontvang u een studiemap. Hierin kunt u het studiemateriaal opnemen dat tijdens het programma uitgereikt wordt. Docenten De WORKclass wordt verzorgd door Karen Bruysters en Carmen van der Mark. Voor bepalde gedeelten in het programma zullen ook gastsprekers uitgenodigd worden. De trainers hebben een uitgebreide ervaring in vele Nederlandse ziekenhuizen met betrekking tot de personeelsinzet van verpleegafdelingen en de inrichting van flexibilisering. Zij zijn op de hoogte van de laatste ontwikkelingen. Tijdens de WORKclass worden praktijkervaringen gedeeld. Contact gegevens: Carmen van der Mark Email: carmen@hotflo.net Telefoon: 06-55732090 Karen Bruysters Email: karen@hotflo.net Telefoon: 06-12884867 Data Tijdens de opleiding werkt u met trainingsdata die door HOTflo aangeleverd wordt.
Locatie De WORKclass wordt verzorgd in de nieuwe trainingslocatie van HOTflo in Maarssen. HOTflo Company Bisonspoor 5000-B404 (kantoren 2, 4e verdieping) 3605 LT Maarssen Routebeschrijving Een routebeschrijving volgt bij inschrijving Parkeergelegenheid Deze locatie beschikt over een ruime, gratis, parkeergelegenheid. Kosten De kosten voor deelname aan de WORKclass Verpleegkundige Capaciteit: EBS & Flexibilisering bedragen 995,- excl. BTW. Deze kosten zijn bedoeld om de kosten voor de organisatie, zaalhuur, lunches, koffie/thee et cetera te dekken. Indien u gebruik wenst te maken van een hotelovernachting, dan is dit voor eigen rekening.
Overige zaken Lunches Tijdens deze WORKclass wordt er een lunch verzorgd. Verder kunt u onbeperkt genieten van koffie en thee. In de ochtendpauze worden huisgemaakte lekkernijen geserveerd en in de middagpauze is er een fruitig-gezond tussendoortje beschikbaar. Laptop Tijdens de opleiding wordt gebruik gemaakt van een laptop. Deelnemers dienen deze mee te nemen op de opleidingsdagen. De laptop dient voorzien te zijn van een WIFI-internetconnectie en Excel (minimaal Excel 2007). Een basiservaring met Excel is gewenst. Verhinderd Indien u door omstandigheden verhinderd bent (een deel van) het programma bij te wonen, neem dan contact op met uw docent. In samenspraak wordt dan gezocht naar een oplossing voor de gemiste lesstof. Afmelding Kosteloze afmelding is mogelijk tot 4 weken voor aanvang van het programma. Voor latere afmeldingen is het gehele bedrag verschuldigd. De deelnemer heeft de mogelijkheid om bij afmelding een vervanger te sturen. Annulering HOTflo behoudt zich het recht voor bij onvoldoende belangstelling (minder dan 8 aanmeldingen) het programma te annuleren tot uiterlijk 3 weken voor aanvang van het programma. Het lesgeld wordt in dit geval gerestitueerd. Evaluatie Wij stellen uw mening sterk op prijs. Na afloop van het programma wordt u gevraagd schriftelijk te evalueren en we waarderen het zeer als u deze evaluatie wilt invullen. Vragen? Indien u nog vragen heeft van welke aard dan ook, neem contact op met HOTflo: Telefoon: +31 (0)495 796 967 Email: info@hotflo.net Certificaat U ontvangen na afloop een certificaat van deelname.