Verslag ALV 11 april 2011 1. Opening De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen welkom. Het benodigde quorum is aanwezig. De vergaderpunten worden aan de hand van slides toegelicht. 2. Vaststelling agenda Het bestuur stelt een nieuwe agenda voor. Diverse agendapunten zijn samengevoegd en de volgorde van behandeling is gewijzigd. De vergadering gaat hiermee akkoord. 3. Mededelingen - Bericht van verhindering ontvangen van: Jan Bos, Ingrid Kok, George Thoen en Annet Westra. - Dank gaat uit naar de vrijwilligers van de parkdag en die de kussens in de stoelen gemaakt hebben. De mededelingen worden voor kennisgeving aangenomen. 4. Ingekomen stukken Geen. 5. Verslag van de extra Algemene Ledenvergadering van 4 oktober 2010 Er zijn geen schriftelijke wijzigingen ontvangen. Tijdens de vergadering worden geen op- of aanmerkingen gemaakt. De notulen worden onder dankzegging conform vastgesteld. 6. Algemene jaarverslagen 2010 Alle vrijwilligers worden bedankt voor hun enorme inzet. Op de bijlage over het onderzoek naar de oprichting van een stichting wordt een toelichting gegeven. Nader onderzoek moet nog plaatsvinden over heffing BTW kantine(prijzen) en eventueel maken van een afspraak met belasting hierover. 7. Financieel jaarverslag 2010 Het financieel jaarverslag 2010 sluit positief af door: a. meer winst kantine; b. minder afschrijvingen dan vorig jaar; c. terug ontvangen boete SNS Bank van 8.500,-; d. herwaarderen winst 13.400,-, voorstel toevoegen aan bestemming groot onderhoud. Nog een aantal genoemde punten: - Winst toegevoegd aan voorziening; - Geen voorraadwaardering meer; - Solvabiliteit van 1,1 naar 1,4; - Liquiditeit later in presentatie; Een toelichting wordt gegeven op de afschrijving: - Correctie Tennispark aan de Sportlaan; - Kopieermachine buiten gebruik gesteld; - FC aangepast naar nog 3 jaar afschrijven; - KG aangepast naar nog 9 jaar afschrijven;
Naar aanleiding van: - Opgemerkt wordt, dat de jaarrekening summier is. Het bestuur onderschrijft dit punt en in 2012 komt het bestuur met een nieuwe opzet. - Aansluitend wordt opgemerkt, dat de lage winstmarge van de kantine zou kunnen worden beïnvloed door vermenging van inkoopkosten en gebruikskosten. Het bestuur is hiervan op de hoogte, maar acht een uitsplitsing van genoemde kosten niet noodzakelijk, gelet op de omvang van in- en verkoop en de complexiteit van boekhouden. Verslag Kascommissie 2010 De Kascommissie, bestaande uit Klaas Bijleveld en Patrick Besten, doet verslag van de bevindingen bij monde van Patrick Besten: 1. Evenals in het voorgaand boekjaar, spreken de leden van de kascontrole hun zorg wederom uit voor de toekomst van de Tennisvereniging, voor wat betreft de financiële positie. Het verlies in de staat van Baten en Lasten, deels veroorzaakt door de herfinanciering, is gelukkig, in overleg met de banken teruggebracht tot een lager verlies. Doch thans moeten alle zeilen bijgezet worden om de financiële positie van de TV de Punt naar een gezonde basis te brengen. De vereniging verkeert zoals men dit noemt in zwaar weer! 2. Het verdient aanbeveling om ten behoeve van het inzicht in de verschillende boekjaren, in de balans aan te geven de resultaten van het afgelopen jaar en de begroting van het nieuwe boekjaar daarnaast. Dit om te vergelijken welke doelstellingen voor het nieuwe boekjaar worden getroffen. 3. Verder is het gewenst om een nadere detaillering van een aantal onderhavige posten aan te geven, teneinde inzicht te krijgen waaruit deze posten zijn samengesteld. 4. Onduidelijkheid bestaat over de kosten die ten behoeve van de TMB school opgevoerd zijn omdat eigen bijdragen van de trainer niet is/wordt vermeld. 5. Vermeld dient te worden dat de banen 7/8 zijn afgeschreven. 6. De administratie van het sleutelbeheer dient opgeschoond te worden in overleg met de sleutelbeheerder, teneinde een goed inzicht kan worden verkregen, wie en waarom de bezitters en uit hoofde waarvan zij een of meerdere sleutels in hun bezit hebben van de tennisvereniging. Decharge penningmeester/bestuur De Kascommissie adviseert de Algemene Ledenvergadering om de penningmeester / het bestuur decharge te verlenen. Decharge wordt verleend en de Kascommissie wordt bedankt voor hun inzet. Benoeming leden Kascommissie 2011 Klaas Bijleveld is aftredend en niet herkiesbaar. De leden worden gevraagd uit hun midden één lid voor de Kascommissie aan te wijzen. Sjoerd Kloetstra wordt aangewezen als nieuw lid voor twee jaar. De Kascommissie 2011 bestaat dan uit de heren Patrick Besten en Sjoerd Kloetstra. 8. Bestuursmutaties - Aftredend en niet herkiesbaar is de voorzitter Activiteitencommissie: Wim Nijhoff; - Aftredend en herkiesbaar is de voorzitter: Mario Bollen; - Aftredend en herkiesbaar is de voorzitter Wedstrijdcommissie: Wijnand van Vliet; - Verkiesbaar is Onno Gudde, voorzitter Sponsorcommissie. De voorgedragen bestuursleden worden bij handopsteking unaniem gekozen. Wim Nijhof wordt bedankt voor zijn inzet en de bos bloemen wordt buiten overhandigd door de penningmeester. - Vacant: voorzitter Activiteitencommissie. Daarnaast zijn in de diverse commissies nog vrijwilligers nodig. Extra aandacht wordt gevraagd voor participatie in Open Toernooicommissie (senioren) en Parkcommissie.
9. Beleidsplan 2011-2014 De opmaat naar het beleidsplan 2011-2014 wordt toegelicht. De vergadering heeft nog een aantal vragen: - Wat is de financiële visie op het gebied van activiteiten en toernooien? Het bestuur houdt vast aan de gemaakte afspraken hierover. Een activiteit/toernooi moet minimaal kostenneutraal afgesloten worden, organisatie is financieel zelfredzaam met ondersteuning van de penningmeester. Aan de penningmeester wordt financiële verantwoording afgelegd. - Gevraagd wordt naar de stand van zaken oprichting club van 100? Het bestuur wil eerst kijken naar het draagvlak binnen de vereniging en eventueel samen met de sponsorcommissie dit opzetten. Uit de vergadering komt het dringende advies aan het bestuur om dit actiepunt versneld op te pakken. 10. Meerjarenraming 2011-2014 De liquiditeitsprognose wordt uitgelegd in samenhang met de voorgestelde maatregelen. Over de sluiting van de banen 7 en 8 worden een aantal vragen gesteld en opmerkingen gemaakt. - Wat gebeurt er met de verschillende activiteiten, zoals de jeugdtoss wanneer besloten wordt deze banen te sluiten, de jeugdtoss geeft juist een spin-off? Het bestuur geeft aan, dat per activiteit bekeken zal worden of openstelling van deze banen noodzakelijk is. - Aansluitend op deze vraag wordt toegevoegd dat het goed is naar de KNLTB-norm te kijken (100 leden per baan), dat rechtvaardigt de sluiting van twee banen bij het huidige ledenaantal. - Extra aandacht wordt gevraagd voor de geplande competitie en toernooien, die uitgegaan zijn van 8 banen. Voor deze twee genoemde activiteiten zou dan een uitzondering gemaakt moeten worden. - Opgemerkt wordt dat bij sluiting de andere banen intensiever bespeeld zullen gaan worden en daardoor eerder slijtage optreedt bij deze banen. De Algemene Ledenvergadering stemt in met het voorstel tot sluiting van de banen 7 en 8, mits de banen voor zowel de competitie en toernooien beschikbaar blijven. De voorzitter gaat verder met de uitleg van de meerjarenraming. Zoals het er nu naar uitziet inclusief de maatregelen, hoeft de hypotheek niet verhoogd te worden. Uit de vergadering wordt de vraag gesteld: Waarom kiest het bestuur in de meerjarenraming niet voor herfinanciering van het vreemd vermogen? Het bestuur antwoord hierop met: a. het grondprincipe is om eerst op eigen kracht een goede financiële basis te leggen en b. momenteel heeft de vereniging een hypotheek met een vaste lage rente. Bij verhoging van de hypotheek is de kans groot, dat door de opslag van de crisis en inflatie, de rente gaat stijgen, waardoor de rentelasten te hoog worden. 11. Begroting 2011 en Algemene jaarplannen 2011 Naar aanleiding van de toelichting. - Gevraagd wordt naar de verhouding jeugdlessen, jeugdsubsidie en lesgelden. Op dit punt wordt namelijk een verschil van 13.000,- geconstateerd? Het bestuur komt hierop terug in de volgende Algemene vergadering. - Hoe zit het verder met de subsidie opbouw de komende jaren en wat zijn de consequenties? De subsidie blijft de eerste drie jaar gelijk, maar de gemeente heeft aangekondigd dat subsidieverstrekking niet meer vanzelfsprekend wordt en in de toekomst minder uitgekeerd zal gaan worden. De consequentie hiervan is, dat kritisch gekeken moet worden naar de bijdragen van de vereniging aan jeugdlessen. - Duidelijk wordt gesteld, dat de kosten jeugd van 13.000,- niet alleen op de seniorleden verhaald kunnen worden. Te denken valt aan: verhoging contributie jeugd, lesgeld jeugd en ouderbijdrage. - Opgemerkt wordt dat de inzet sponsoren op toernooien en activiteiten vanaf nu gaan in samenspraak met de Sponsorcommissie.
- Gevraagd wordt of het baangebruik door de trainer geld oplevert? Het bestuur antwoordt, dat dit geen geld oplevert, omdat de trainer geen huur voor het gebruik van de banen betaalt, aangezien de trainer alleen aan leden les geeft. Het antwoord wordt uit de vergadering aangevuld met de opmerking, dat de tennistraining alleen aan leden van de vereniging wordt gegeven en deze leden maken derhalve gebruik van de banen. Leden die geen lid zijn van de vereniging krijgen ook geen les. Vaststelling contributies 2011 De vergadering wordt voorgesteld de contributie te verhogen. Redenen voor deze verhoging zijn eerder genoemd. De vergadering heeft wat bedenkingen op het voorstel om de contributie met terugwerkende kracht aan te passen. De voorzitter stelt voor een korte pauze in te lassen en daarna met een voorstel te komen. De vergadering gaat hiermee akkoord. De voorzitter schorst de vergadering en na een korte pauze wordt vergadering heropent. Voorstellen van het bestuur: 1. de contributie van de junioren is de helft van het contributiebedrag van de senioren; 2. in 2011 geen contributieverhoging door te voeren en 3. in 2012 de contributie te verhogen inclusief de indexering. De contributie senioren bedraagt dan 190,-, studenten lidmaatschap 110,- en junioren 95,-. De Algemene Ledenvergadering gaat akkoord met de drie hier bovengenoemde punten. Daarmee zijn de voorstellen van het bestuur aangenomen en wordt de nieuwe contributie per 1 januari 2012 doorgevoerd. Mede naar aanleiding van agendapunt 9 komt uit de vergadering het voorstel direct te beginnen met de oprichting van een club van 100. Het bestuur zegt dit op te pakken. 13. Voorstel tot wijziging van het Huishoudelijk- en Baanreglement Het voorstel tot wijziging van het Huishoudelijk Reglement wordt aangenomen. Het voorstel tot wijziging van het Baanreglement wordt aangenomen. Het bestuur wil graag een extra agendapunt inbrengen en vraagt hiervoor het lid Elly Metman de vergadering te verlaten. Het bestuur brengt het agendapunt in: Benoemen van erelid Elly Metman. Hierop wordt een korte toelichting gegeven. De vergadering gaat akkoord met dit extra punt. Voor dit punt is een schriftelijke stemming vereist. Hiervoor wordt een stembureau in het leven geroepen. Samen met de secretaris nemen de leden Patrick Besten en Anthony van Hoeven plaats in dit stembureau. Er wordt tot stemming overgegaan. De voorzitter schorst de vergadering voor de werkzaamheden van het stembureau en vervolgens wordt de vergadering heropend. Bij monde van Patrick Besten spreekt het stembureau haar bevindingen uit: totaal zijn 35 stemmen uitgebracht, waarvan 31 stemmen voor, 3 onthoudingen en 1 blanco stem. Het voorstel Elly Metman te benoemen tot erelid wordt bij meerderheid aangenomen. Elly wordt gevraagd de vergadering weer bij te wonen. De voorzitter feliciteert haar met de benoeming. 14. Rondvraag - Extra aandacht wordt gevraagd voor het op tijd uitdoen van de baanverlichting, wanneer er niet meer gespeeld wordt. Kosten van brandende verlichting per uur 10,-. - Gevraagd wordt zuinig met energie om te gaan bij bijvoorbeeld gesloten kantine in relatie tot gasverbruik, zie ook eerste punt - Opgemerkt wordt, dat het toch jammer is dat er leden zijn, die tennissen op dit uur belangrijker vinden dan hun aanwezigheid op de ALV. Aansluitend wordt daarop gereageerd, dat het ook niet netjes is en niet in het belang van de vereniging is. - Een compliment wordt gegeven voor de metamorfose van de kantine.
15. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering en dankt de aanwezigen voor hun komst.