instructie Financieel administratief beheer 4 (CBA05.4/CREBO:50138)
pi.cba05.4.v1 ECABO, 1 september 1998 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd, overgenomen, opgeslagen of gepubliceerd in enige vorm of wijze, hetzij elektronisch, kopieertechnisch, druktechnisch of fotografisch, zonder voorafgaande toestemming van ECABO. Correspondentie m.b.t. overneming of reproductie: ECABO Postbus 1230 3800 BE AMERSFOORT
Inhoud Inleiding 3 Taak 1 Taak 2 Taak 3 Het verwerken van financiële mutaties m.b.t. inkoop en verkoop (eindterm 1.15, 1.16, 2.4, 2.5 en 2.7) 5 Het verwerken van kosten (verbijzondering van de indirecte kosten, kostenbudgettering e.d.) (eindterm 1.10, 1.13, 1.17, 2.1 t/m 2.3 en 2.6, 2.8 en 2.9) 8 Het verwerken van financiële mutaties m.b.t. Eigen Vermogen, winstverdeling BV/NV, obligaties, voorzieningen, intrest, leasing en duurzame productiemiddelen (eindterm 3.1 t/m 3.4, 4.1, 5.1 en 5.2) 11 Taak 4 Boekingen in een projectadministratie (eindterm 1.19) 14 Taak 5 Taak 6 De salarisadministratie en het beheren van de procedures m.b.t. aangifte en afdracht loonbelasting en premies (eindterm 1.11) 16 Aangiften inkomsten-, vermogens- en omzetbelasting (eindterm 1.11 en 1.12) 20 Taak 7 Financiële stukken archiveren (eindterm 6.1, 6.2, 6.3 en 6.4) 23 Financieel administratief beheer 4
Financieel administratief beheer 4 Praktijk
Inleiding Financieel administratief beheer kan het beste worden omschreven als het uitvoeren (of laten uitvoeren) van alle werkzaamheden op financieel administratief gebied. Het gaat daarbij niet alleen om het vastleggen van financiële mutaties voortvloeiend uit ontvangen boekingsbescheiden zoals inkoopfacturen en bankafschriften, maar ook om het bijhouden van boeken en registers t.b.v. het periodiek opstellen van interne boekingsstukken die in de financiële administratie moeten worden verwerkt. Voorts hoort het maken van budgetoverzichten, het voeren van de salarisadministratie en/of projectadministratie en het verwerken van de budgetten en salarissen in de financiële administratie tot het financieel-administratief beheer, evenals het op basis van de financiële administratie doen van belastingaangiften c.q. afdrachten. De werkzaamheden m.b.t. financieel-administratief beheer variëren met de grootte van de organisatie en met het soort bedrijf (industriële onderneming/handelsonderneming). In deze praktijkinstructie zijn de meest voorkomende werkzaamheden opgenomen. Zo leert u in taak 1 alle financiële mutaties te verwerken betreffende inkopen en verkopen en de daarbij behorende betalingen en ontvangsten. In taak 2 leert u de kosten, verbijzondering van de kosten, kostenbudgettering e.d. te verwerken. In taak 3 leert u mutaties te verwerken m.b.t. Eigen Vermogen, winstverdelingen, obligaties, voorzie ningen, intrest, leasing en duurzame productiemiddelen. In taak 4 leert u hoe de boekingen verricht moeten worden in een projectadministratie. In taak 5 leert u de salarisadministratie te voeren met de daarbij behorende aangifte en afdracht voor loonbelasting en premies. In taak 6 leert u aangifte te doen m.b.t. omzet-, inkomsten- en vermogensbelasting. Taak 7 tot slot leert u de verschillende archiefsystemen te gebruiken en de financiële stukken te archiveren. Financieel administratief beheer 4 3
Financieel administratief beheer 4 4
Taak 1 Het verwerken van financiële mutaties m.b.t. inkoop en verkoop Iedere organisatie koopt en verkoopt goederen en/of diensten. Belangrijk is dat de financiële gegevens hierover overzichtelijk worden vastgelegd. De vastlegging is vaak per organisatie verschillend door o.a.: - de grootte van de organisatie en de daaruit voortvloeiende taak-/functieverdelingen - het verschil tussen een industriële onderneming en een handelsonderneming - het niet gelijktijdig ontvangen c.q. versturen van goederen en facturen - het hanteren van verschillende prijsgrondslagen voor de goederenvoorraad. Voor het uitvoeren van deze taak is het dan ook raadzaam dat u zich goed oriënteert op de manier waarop uw organisatie de boekingsdocumenten administratief vastlegt, waarna u leert hoe inkopen en verkopen worden verwerkt en hoe de betalingen c.q. ontvangsten m.b.t. deze in- en verkopen worden verwerkt. Doel Aan het eind van deze taak kunt u: financiële mutaties m.b.t. de inkoop verwerken (eindterm 2.4) financiële mutaties m.b.t. verkopen/opbrengsten verwerken (eindterm 2.5) rabatten verwerken (eindterm 2.7) financiële mutaties m.b.t. het betalingsverkeer verwerken (eindterm 1.16) stambestanden muteren (eindterm 1.15) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Financiële mutaties m.b.t. inkopen: Stap 1 Verzamel en orden de te controleren en te verwerken inkoopfacturen c.q. credit-inkoopfacturen. Stap 2 Verzamel de onderliggende gegevens om de inkoopfacturen te controleren en controleer of deze overeenkomen met de facturen. Stap 3 Reken de factuurbedragen na en onderneem actie bij afwijkingen. Stap 4 Codeer de inkoopfacturen. Stap 5 Verwerk de facturen in de crediteurenadministratie en evt. in het grootboek. Stap 6 Accordeer de betaalbaarstelling en bepaal het moment van betalen. Stap 7 Verwerk de (post)bankafschriften m.b.t. de betalingen. Financiële mutaties m.b.t. verkopen: Stap 1 Verzamel de kopie-verkoopfacturen en eventuele verkoop-creditnota s. Stap 2 Codeer de verkoopfacturen. Stap 3 Verwerk de verkoopfacturen in de debiteurenadministratie en evt. in het grootboek. Stap 4 Verwerk de (post)bankafschriften m.b.t. de ontvangsten. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met uw praktijkopleider. 1. Werkt uw organisatie met de methode van de collectieve overdrachtsposten? Zo ja, welke dagboeken zijn dan in gebruik? 2. Wie is binnen uw organisatie verantwoordelijk voor de crediteurenadministra- Taak 1 Financieel administratief beheer 4 5
tie? 3. Welke prijsgrondslag hanteert men in uw organisatie voor de goederenvoorraad? 4. Welke variant m.b.t. het vaststellen van de inkoopprijs hanteert uw organisatie? 5. Maakt men in uw organisatie gebruik van betalingen per kas? Zo ja, wie beheert de kas? Hoe worden betalingen geregistreerd? 6. Hoe wordt de inkoop van goederen verwerkt als de inkoopfactuur en de ingekochte goederen niet gelijktijdig worden ontvangen? 7. Is er sprake van import van goederen? Zo ja, hoe is de BTW-verwerking geregeld? En hoe is de terugvordering geregeld? 8. Hoe worden in uw organisatie de inkoopfacturen verwerkt waarop extra kosten, toeslagen, kredietbeperking, statiegeld en/of emballage in rekening worden gebracht? 9. Verleent of verkrijgt uw organisatie rabatten? Zo ja, hoe worden deze rabatten administratief verwerkt? 10. Hoe worden betaalopdrachten verzonden of betalingen verricht? (bijv. op papier, diskette, tape, telebanking) 11. Bij betalingen en/of ontvangsten in vreemde valuta kan er sprake zijn van koersverschillen en/of kosten. Hoe worden deze in uw organisatie geboekt? 12. Hoe gaat men in uw organisatie om met het realisatiebeginsel (winsten nemen voor zover zij zijn verwezenlijkt)? 13. Wanneer vindt afstemming plaats tussen de subadministraties en het grootboek? Hoe worden verschillen verwerkt? Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat u de opdrachten gaat uitvoeren dient u na te gaan of het werk in uw bedrijf/organisatie op de hiervoor beschreven wijze gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met uw praktijkopleider, zo nodig aan. Voer daarna de opdrachten uit. Inkopen: 1. Maak een stroomschema van de verwerking van een inkoopfactuur in uw organisatie. Maak daarbij duidelijk onderscheid tussen de verwerking en de controle van goederen/diensten en de controle, codering en verwerking van de inkoopfactuur. Geef aan welke delen van de verwerking geautomatiseerd zijn en welke niet. Denk ook aan registratie (codering, historie) per crediteur, relatering aan het grootboek en aan de betalingsprocedure. 2. Invoeren en verwerken van inkoopfacturen: - codeer de facturen volgens de in uw organisatie gehanteerde procedure - als er nieuwe crediteuren zijn, maak deze dan in de crediteurenadministratie aan en maak de juiste automatische koppelingen van grootboekrekeningen (BTW-tarief, evt. tussenrekeningen e.d.) - voer de facturen in in de administratie. (Houd rekening met bijv. kredietbeperking, statiegeld en/of emballage e.d. en denk aan de boekingen m.b.t. rabatten en het verschil tussen de werkelijke prijs en de voorraadwaardering zoals deze in uw organisatie wordt gehanteerd) - controleer de invoer (het invoerverslag), herstel eventuele fouten en Taak 1 Financieel administratief beheer 4 6
verwerk de mutaties. 3. Betalingen voorbereiden: - maak een overzicht van de openstaande posten of bestudeer de openstaande postenlijst - controleer de betalingsafspraken (factuur/bestelopdracht/crediteurengegevens) die gemaakt zijn met de leveranciers - draai een betalingsvoorstel uit, waarbij rekening gehouden wordt met de betalingsafspraken - geef dit betalingsvoorstel aan uw praktijkopleider of de persoon die verantwoordelijk is voor het verrichten van betalingen. 4. Verwerken van (post)bankafschriften (betalingen): - controleer de gegevens op de (post)bankafschriften aan de hand van de betalingsopdracht - voer het bankafschrift in in de administratie. Als het een gedeeltelijke betaling op een factuur betreft, let dan op dat u niet het hele bedrag afboekt - controleer de invoer (het invoerverslag), herstel eventuele fouten en verwerk de mutaties. Verkopen: 5. Maak een stroomschema van de verwerking van een verkoopfactuur in uw organisatie. Maak daarbij duidelijk onderscheid tussen de verwerking en de controle van goederen/diensten en de controle, codering en verwerking van de verkoopfacturen. 6. Invoeren en verwerken van verkoopfacturen: - codeer de facturen volgens de in uw organisatie gehanteerde procedure - als het om nieuwe debiteuren gaat, maak deze dan in de debiteurenadministratie aan en maak de juiste automatische koppelingen van grootboekrekeningen (BTW-tarief, evt. tussenrekeningen, opbrengstrekeningen e.d.) - voer de facturen in in de administratie. (Denk aan de boekingen m.b.t. verleende rabatten, extra toeslagen, kredietbeperking, statiegeld en/of emballage.) - controleer de invoer (het invoerverslag), herstel eventuele fouten en verwerk de mutaties. 7. Verwerken van (post)bankafschriften (ontvangsten): - controleer de gegevens op de (post)bankafschriften aan de hand van de kopie-verkoopfacturen - voer het (post)bankafschrift in in de administratie. Als het een gedeeltelijke betaling op een factuur betreft, let dan op dat u niet het hele bedrag afboekt - controleer de invoer (het invoerverslag), herstel eventuele fouten en verwerk de mutaties. Taak 1 Financieel administratief beheer 4 7
Taak 2 Het verwerken van kosten (verbijzondering van de indirecte kosten, kostenbudgettering e.d) De financieel administratieve afdeling registreert van alle handelingen, werkzaamheden en processen de financiële betekenis. De hiervoor benodigde informatie wordt ontleend aan allerlei soorten bescheiden. Dit zijn bijvoorbeeld de bewijsstukken van financiële verplichtingen en transacties op grond van in- en verkoop (zie taak 1). Dan zijn er de (interne) boekingsstukken die gebaseerd zijn op bijv. de boekingen van de indirecte kosten via de kostenverdeelstaat naar rubriek 5, de indirecte verkoopkosten naar rubriek 8, de indirecte fabricagekosten naar rubriek 6, de goederen in bewerking, indirecte kostenbudgettering, etc. In deze taak gaat u de verwerking van deze boekingsstukken ter hand nemen, de permanentie toepassen, het rekeningschema aanpassen en correctieboekingen verrichten. Doel Aan het eind van deze taak kunt u: permanentie op baten en lasten toepassen (eindterm 1.17) een grootboekrekeningschema aanpassen (eindterm 1.10) correctieboekingen verrichten (eindterm 1.13) kosten verwerken (eindterm 2.1) de indirecte kostenbudgettering opnemen in de financiële administratie (eindterm 2.2) verschillen tussen werkelijke kosten en standaardkosten intra-comptabel bepalen (eindterm 2.6) financiële feiten m.b.t. de direct-costing verwerken (eindterm 2.8) financiële mutaties m.b.t. productie en/of diensten verwerken en resultaten overboeken (eindterm 2.3 en 2.9) Activiteitenlijst Lees de activiteitenlijst door om een beeld van de taak te krijgen. - Verzamel voor de te verwerken periode de boekingsstukken die betrekking hebben op baten en lasten (huur, verzekeringen, intrest e.d.). - Ga na op welke periode deze baten en lasten betrekking hebben. - Boek de stukken volgens de permanentie, corrigeer zo nodig het invoerverslag en verwerk daarna de mutaties. - Ga na welke methode van kostenverbijzondering uw organisatie hanteert, hoe tarieven c.q. opslagpercentages worden berekend en wanneer en aan de hand van welke boekingsstukken, (dag)boeken en/of registers de administratie wordt bijgewerkt. - Verzamel voor de te verwerken periode alle boekingsstukken, (dag)boeken en/of registers, controleer ze op basis van de in de organisatie geldende beoordelingsaspecten en corrigeer ze zo nodig. - Stel zo nodig interne boekingsstukken m.b.t. deze periode op, voeg deze toe, stel de prioriteit van de verwerking vast en codeer en journaliseer de boekingsstukken, (dag)boeken en/of registers. - Voer, na controle, het journaal in in de financiële administratie. Controleer de invoer (het invoerverslag), herstel eventuele fouten en verwerk de mutaties. - Als er sprake is van kostenbudgettering, ga dan na welke methode er binnen uw organisatie wordt toegepast, hoe de budgetten tot stand zijn gekomen, wel- Taak 2 Financieel administratief beheer 4 8
ke tarieven er worden gehanteerd etc. en hoe en op basis waarvan de budgetten administratief worden verwerkt. - Als er binnen uw organisatie sprake is van producten/goederen in bewerking ga dan na tegen welke bedragen welke grootboekrekeningen worden bijgewerkt en aan de hand van welke stukken. - Als uw organisatie de direct costing methode toepast, ga dan na hoe in de te verwerken periode de voorraadwaardering plaatsvindt, welk bedrag aan constante kosten in de te verwerken periode wordt berekend, hoe de variabele kosten per eenheid product worden berekend en tegen welke bedragen welke grootboekrekeningen worden bijgewerkt. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met uw praktijkopleider. 1. In een boekhouding die is opgezet volgens het principe van de permanence, dient extra zorgvuldig gekeken te worden naar het boeken in de juiste periode. Denk daarbij bijvoorbeeld aan transitorische boekingen rond de jaarwisseling. Hoe worden in uw organisatie - t.b.v. het boeken in de juiste periode- de boekingsstukken verzameld? 2. Hoe is in uw organisatie de controle van invoer en verwerking van gegevens georganiseerd? 3. Is er een vaste procedure voor de verwerking van gegevens? Is hierbij een vaste volgorde te onderkennen? 4. Wie maakt boekingsstukken voor het memoriaal op en wanneer worden deze in het memoriaal geboekt? 5. Wordt het afsluiten in uw organisatie per maand, per periode of per kwartaal gedaan? En welke gegevens heeft u iedere periode nodig? 6. Hoe luidt de journaalpost m.b.t. een transitorische anticipatiepost in verband met verzekeringen? 7. Hoe luidt de journaalpost m.b.t. een transitorische uitstelpost in verband met huur? 8. Hoe verwerkt men in uw organisatie de eventuele voorraadverschillen? 9. Hoe luidt de journaalpost m.b.t. voorraadverschillen? 10. Welke procedures worden gevolgd om grootboekrekeningen aan te maken? Voor de beantwoording van de volgende vragen is het type organisatie waarin u werkt van belang. Het al dan niet gebruik maken van een standaardkostprijs, vaste verrekenprijs e.d., evenals de verschillende methoden die uw organisatie toepast m.b.t. de boekingen van kosten, kostenverbijzondering, kostenbudgettering e.d. hangen af van het type organisatie. Als de vraag binnen uw organisatie niet van toepassing is sla hem dan over. Pleeg hierover wel overleg met uw praktijkople ider. 11. Wordt er een onderscheid gemaakt in inkoop-, magazijn- en verkoopkosten? 12. Is er een verdeling van directe en indirecte inkoop- en verkoopkosten? 13. Wordt er gewerkt met opslagpercentages? Zo ja, hoe luiden dan de journaalposten? Wanneer vinden deze boekingen plaats? Aan de hand van welk boekingsdocument ((dag)boek of register)? 14. Door welke boeking loopt rubriek 5 glad? Is er sprake van een kostenresultaat? Zo ja, in welke rubriek komt dat terecht? Taak 2 Financieel administratief beheer 4 9
15. Is er in rubriek 8 sprake van een verkoopresultaat? Zo ja, waar komt dat terecht? 16. Hoe is de vaste verrekenprijs opgebouwd? 17. Hoe komen met toepassing van de standaardkostenmethode de bedragen in rubriek 5? 18. Hoe wordt de kostenverbijzondering geboekt in een industriële onderneming met massafabricage? 19. Hoe ontstaan de boekingen in rubriek 6? Wat geeft het saldo van deze rekeningen aan? Hoe loopt rubriek 6 glad? 20. Hoe ontstaan boekingen in rubriek 7? 21. Hoe lopen rubriek 8 en 9 glad? 22. Hoe komen de directe verkoopkosten in rubriek 8? 23. Hoe worden tarieven berekend voor de doorbelasting via de kostenplaatsmethode en hoe worden de percentages berekend bij de opslagmethode? 24. Hoe ziet de structuur m.b.t. hulpkostenplaatsen en hoofdkostenplaatsen eruit? 25. Hoe luiden de journaalposten van de evt. aanwezige kostenverdeelstaat? 26. Wanneer is er sprake van de zgn. Z-figuur? Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van de activiteitenlijst. Voordat u de opdrachten gaat uitvoeren dient u na te gaan of het werk in uw bedrijf/organisatie op de hiervoor beschreven wijze gebeurt of dat de activiteitenlijst moet worden aangepast. Pas de activiteitenlijst, in overleg met uw praktijkopleider, zo nodig aan. Voer daarna de opdrachten uit. 1. Ga na of er recentelijk wijzigingen of toevoegingen in het grootboekrekeningschema of de subadministratie aangebracht zijn. Is dit het geval, geef dan aan op grond van welke boekingsbescheiden dat is gedaan. 2. Als de boekhouding niet op het werken volgens de permanentie is ingericht, maak dan een voorstel om baten en lasten volgens de permanentie te boeken. Denk hierbij aan: het aanpassen van het rekeningschema, het aanmaken van nieuwe grootboekrekeningen, welke nummers in welke rubrieken, balans of resultatenrekening e.d. Bespreek uw voorstel met uw praktijkopleider en voer de wijzigingen in de boekhouding eventueel door. 3. Verzamel en verwerk, volgens de in uw organisatie gebruikelijke methode, voor de te verwerken periode alle interne en externe boekingsstukken, (dag)boeken en/of registers die betrekking hebben op directe kosten, indirecte kostenverbijzondering, kostenbudgettering, etc. Stel de voor deze periode benodigde interne boekingsstukken op zoals die voortkomen uit de kostenverdeelstaat, kostenbudgetten e.d. Maak (zo nodig eerst) het journaal, laat dit controleren, voer het journaal in. Controleer de invoer (het invoerverslag), herstel eventuele fouten en verwerk de mutaties. 4. Maak een periodeafsluiting in de financiële administratie volgens de in uw organisatie gebruikelijke methode. Maak bij aanwezigheid van goederen in bewerking, de bij deze periodeafsluiting behorende berekeningen en boekingen. Taak 2 Financieel administratief beheer 4 10
Boek het saldo van de diverse rubrieken over en bepaal intra-comptabel zover als mogelijk het kostenresultaat, het verkoopresultaat, het budgetresultaat en voor de industriële onderneming het fabricageresultaat. Bespreek de periodeafsluiting met uw praktijkopleider. Taak 2 Financieel administratief beheer 4 11
Taak 3 Het verwerken van financiële mutaties m.b.t. Eigen Vermogen, winstverdeling BV/NV, obligaties, voorzieningen, intrest, leasing en duurzame productiemiddelen Zoals in de inleiding van deze praktijkinstructie al is aangegeven is de taak van het financieel-administratief beheer heel ruim. Onder deze taak valt ook het vastleggen van financiële mutaties die niet dagelijks aan de orde zijn maar slechts enkele keren of zelfs, zoals de winstverdeling, een keer per boekjaar. In deze taak gaan we in op het verwerken van deze financiële mutaties waarvan het interne boekingsdocument vaak de grondslag is. Doel Aan het eind van deze taak kunt u: financiële mutaties m.b.t. het Eigen Vermogen van natuurlijke personen en rechtspersonen verwerken (eindterm 3.1) de winstverdeling van een Besloten Vennootschap (BV) en een Naamloze Vennootschap (NV) verwerken (eindterm 3.2) (converteerbare) obligatieleningen verwerken (eindterm 3.3) verschillende vormen van voorzieningen verwerken (eindterm 3.4) financiële feiten m.b.t. duurzame productiemiddelen verwerken (eindterm 4.1) financiële feiten m.b.t. intrest verwerken (eindterm 5.1) financiële feiten m.b.t. leasing verwerken (eindterm 5.2) Activiteitenlijst Lees de activiteitenlijst door om een beeld van de taak te krijgen. Verzamel voor de te verwerken periode alle (interne) boekingsstukken waaruit de boekingen in de financiële administratie moeten plaatsvinden betrekking hebbende op: Eigen Vermogen, winstverdeling BV/NV, obligaties, voorzieningen, intrest, leasing en duurzame productiemiddelen. Maak (zo nodig eerst) het journaal, laat dit controleren, voer het journaal in, controleer (het invoerverslag), herstel eventuele fouten en verwerk de mutaties. In geval van een: Eenmanszaak - Maak een periodeafsluiting in de financiële administratie volgens de in uw organisatie gebruikelijke methode. Boek, indien mogelijk, volgens deze methode, het saldo van de rekening Privé over naar de rekening Eigen Vermogen. V.o.f., C.V. en maatschap - Maak een periodeafsluiting in de financiële administratie volgens de in uw organisatie gebruikelijke methode. Boek, indien mogelijk, volgens deze methode, de saldi van de rekeningen van Privé over naar de vermogensrekeningen. BV en NV - Maak een periodeafsluiting in de financiële administratie volgens de in uw organisatie gebruikelijke methode. Voer, indien mogelijk, de boekingen uit vanuit rubriek 9. Taak 3 Financieel administratief beheer 4 12
Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met uw praktijkopleider. 1. Hoe wordt de aanschaf van een duurzaam productiemiddel in uw organisatie administratief verwerkt? 2. Welke methode van afschrijving wordt er gehanteerd en hoe luiden de journaalposten m.b.t. de afschrijving(en)? 3. In geval van een eenmanszaak: - Wanneer en hoe vindt er overboeking plaats van saldo winst of verlies naar de rekening Eigen Vermogen? 4. In geval van een V.o.f, C.V. en maatschap: - Hoe luiden de oprichtingsjournaalposten? - Hoe luiden de journaalposten van de inbreng van vermogen door de vennoten? - Hoe is de winstverdeling onder de vennoten geregeld en hoe luidt de journaalpost van de winst-/verliesverdeling? 5. In geval van een BV of NV: - Hoe luiden de journaalposten van de oprichting van de BV of NV? - Zijn alle aandelen geplaatst? Zo niet, welk bedrag zit er nog in portefeuille? - Hoeveel is er nog door aandeelhouders te storten? - Is er een rekening agioreserve? Zo ja, wanneer en hoe is deze rekening ontstaan? - Uitgaande van een maandelijkse opstelling van balans en resultatenrekening van de BV of NV, hoe luidt dan de journaalpost vanuit rubriek 9 van het saldo winst of verlies? 6. Wat is het verschil tussen de statische en dynamische methode voor de boekingen van voorzieningen? 7. Ga op de balans na of er rekeningen voor voorzieningen zijn. Zo ja, waarvoor worden deze gebruikt? Wanneer wordt deze rekening gemuteerd en door welk financieel feit? 8. Als er een rekening afschrijvingskosten dubieuze debiteuren bestaat, hoe berekent men dan de toevoeging aan deze rekening? 9. Als er sprake is van een obligatielening, hoe luiden dan de journaalposten van de uitgifte c.q. plaatsing van deze lening? Is er sprake geweest van agio of disagio? Zo ja, hoe luiden de journaalposten hiervan? Hoe luiden de journaalposten voor de intrest op deze lening? 10. Werkt men in uw organisatie met een rekening ingecalculeerde intrest? Zo ja, hoe worden de bedragen berekend en wanneer wordt deze rekening bijgewerkt? 11. Wat is een obligo-boeking en wanneer vindt deze plaats? 12. Wat is het verschil tussen financial lease en operational lease? Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van de activiteitenlijst. Voordat u de opdrachten gaat uitvoeren dient u na te gaan of het werk in uw bedrijf/organisatie op de hiervoor beschreven wijze gebeurt of dat de activiteitenlijst moet worden aangepast. Pas de activiteitenlijst, in overleg met uw praktijkopleider, zo nodig aan. Voer daarna de opdrachten uit. 1. Stel voor zover mogelijk (in overleg met uw praktijkopleider) interne boe- Taak 3 Financieel administratief beheer 4 13
kingsstukken op voor de te verwerken periode die betrekking hebben op: - afschrijvingen duurzame productiemiddelen. Houd rekening met de gehanteerde methode en de daarbij behorende grootboekrekeningen. Denk ook aan: calculatorische afschrijving versus comptabele afschrijving, fiscale versus bedrijfseconomische afschrijving, buitengebruikstelling en afstoting - dotaties aan de voorzieningen - intrest mutaties - betaalbaarstelling coupons (indien er een obligatielening aanwezig is) - leasetermijnen. Maak vervolgens (zo nodig) het journaal, laat dit controleren, voer het journaal in, corrigeer (het invoerverslag), herstel eventuele fouten en verwerk de mutaties. Bespreek uw bevindingen met uw praktijkopleider. 2. Analyseer de toegepaste berekeningswijze en administratieve methode voor verwerking van de in deze taak genoemde en de bij opdracht 1 opgestelde boekingsstukken. Zijn er in uw ogen aanpassingen c.q. veranderingen wenselijk? Zo ja, bespreek deze met uw praktijkopleider. (Houd hierbij goed rekening met de automatische boekingen). De uitwerking van onderstaande opdrachten is per type organisatie (eenmanszaak, V.o.f., BV etc.) verschillend. Overleg met uw praktijkopleider welke opdrachten u kunt uitwerken. 3. Ga voor het afgelopen jaar na hoe de bestemming van de winst is geweest en hoe de winstbestemming administratief is verwerkt. Bespreek uw bevindingen met uw praktijkopleider. 4. Ga het verloop van de rekening (algemene) reserve na. Bespreek uw bevindingen met uw praktijkopleider. 5. Ga het verloop van de individuele vermogensrekening(en) na. Bespreek uw bevindingen met uw praktijkopleider. 6. Als er sprake is (geweest) van interim- en/of stockdividend, ga dan na wat de journaalposten hieromtrent zijn geweest. Bespreek uw bevindingen met uw praktijkopleider. 7. Ga na hoe balansen zijn opgesteld (voor of na winstbestemming) en hoe het saldo verlies of winst is verwerkt. Bespreek uw bevindingen met uw praktijkopleider. 8. Doe voor de af te sluiten periode een voorstel voor de administratieve verwerking van de winstbestemming. Bespreek uw voorstel met uw praktijkopleider. Voer het voorstel daarna uit. Taak 3 Financieel administratief beheer 4 14
Taak 4 Boekingen in een projectadministratie Van oudsher zijn er bedrijven die alleen maar projectmatig werken zoals bouw-, bagger-, zandwin- en weg-waterbouwbedrijven. Deze projecten met een duidelijk begin en einde worden afzonderlijk geadministreerd met een koppeling naar de financiële administratie. Uit de groter wordende behoefte aan informatie, het complexer worden van organisaties, het zorgen voor een steeds gedetailleerdere opbouw van de kostprijs c.q. verkoopprijs is de behoefte ontstaan om ook binnen andere organisaties verschillende werkprocessen apart te administreren. Zo heeft de projectadministratie, ondersteund door geautomatiseerde pakketten, in allerlei organisaties zijn intrede gedaan. Binnen een projectadministratie wordt het werken met budgetten veelvuldig toegepast. Een budget is een normbedrag dat voortvloeit uit voorcalculatie. Het kan bijvoorbeeld een maximaal geoorloofd kostenbedrag zijn of dienst doen als taakstelling voor een afdeling of werknemers. Achteraf is dan te controleren of de doelstelling is gehaald. Het vergelijken van de realisatie met het budget kan worden gedaan met resultaatoverzichten. Doel Aan het eind van deze taak kunt u: boekingen in een projectadministratie verrichten (eindterm 1.19) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. De volgorde van functies in verschillende projectadministratie-pakketten is verschillend maar een algemeen gehanteerde werkwijze is: Stap 1 Verzamel, orden en codeer alle relevante boekingsstukken van een project waarvan het budget reeds is ingevoerd. Stap 2 Voer de boekingsstukken in. Stap 3 Genereer een overzicht boekingen. Stap 4 Controleer, herstel of verwijder de boekingen. Stap 5 Genereer een overzicht geboekte perioden. Stap 6 Verwerk de boekingen. Stap 7 Genereer managementinformatie (bijv. in de vorm van een rapport). Stap 8 Voer budgetgegevens in van een nieuw project. Stap 9 Genereer een resultaatoverzicht van een gebudgetteerd en inmiddels uitgevoerd project. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met uw praktijkopleider. 1. Werkt uw organisatie met het systeem van projectadministraties? Zo ja, hoe is de projectadministratie binnen uw organisatie ingericht; d.w.z. op basis van welke kostensoorten en/of kostenplaatsen? 2. Is er een directe koppeling van de projectadministratie met de financiële administratie of wordt de projectadministratie als subadministratie gebruikt? 3. Welke journaalposten worden er vanuit de projectadministratie gemaakt? 4. Door wie (welke afdeling) wordt de projectadministratie bijgehouden? Welke Taak 4 Financieel administratief beheer 4 15
informatie komt er vanuit de projectadministratie en voor wie is deze bestemd? 5. Hoe worden uren in de projectadministratie opgenomen (urenbriefjes of vanuit een tijdregistratiesysteem)? Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat u de opdrachten gaat uitvoeren dient u na te gaan of het werk in uw bedrijf/organisatie op de hiervoor beschreven wijze gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met uw praktijkopleider, zo nodig aan. Voer daarna de opdrachten uit. 1. Ga na hoe de projectadministratie is ingericht. Kijk hierbij naar de indeling in bijv.: kostensoorten, kostenplaatsen, tarievenstructuur, de codering van de projecten etc. Bespreek uw eventuele vragen met uw praktijkopleider. 2. Boeken in de projectadministratie: - Verzamel voor de te verwerken periode die boekingsstukken (in- en extern) die in de projectadministratie moeten worden verwerkt. - Voer de kosten, geregistreerd per werknemer, tegen werknemer-, uursoort-, uur- of projecttarieven in. - Voer evt. de kostenplaats in die u aan de boeking van de uren wilt toekennen. - Voer de directe boekingen in die rechtstreeks ten laste komen van een project zoals: inkoopfacturen, kasstukken etc. - Voer de kosten voor alle artikelen en materialen in die geregistreerd zijn tegen de kostprijs die in een project worden gebruikt. - Voer de kosten in, geregistreerd per machinetijd en materiaalgebruik. Hanteer hierbij materiaal-, eenheid-, materiaaleenheid- en/of projecttarieven. - Controleer het invoerverslag, herstel eventuele fouten en verwerk de boekingen. - Genereer een managementinformatierapport en bespreek dit met uw praktijkopleider. Herstel eventuele fouten die u gemaakt heeft. 3. Voer in overleg met uw praktijkopleider de budgetgegevens van een nieuw project binnen de projectadministratie in. Ga het verloop van een lopend of reeds afgesloten project na in de projectadministratie. Draai een resultaatoverzicht uit en beoordeel de totale gebudgetteerde en gerealiseerde kosten en opbrengsten. Geef vervolgens een analyse van het tot nu toe bereikte resultaat en bespreek uw bevindingen met uw praktijkopleider. Taak 4 Financieel administratief beheer 4 16
Taak 5 De salarisadministratie en de procedures m.b.t. aangifte en afdracht loonbelasting en premies Op vele gebieden heeft een organisatie te maken met financiële verplichtingen die opgelegd zijn door de overheid. U kunt bijv. denken aan: de milieuheffing, de loonbelasting en premies, de BTW-verrekening en de inkomsten- en vennootschapsbelasting. Als aangifte moet worden gedaan, gaat dit gepaard met allerlei voorschriften. Vaak ligt er een probleem m.b.t. het goed interpreteren en goed uitvoeren van deze voorschriften. In deze taak leert u hoe u vanuit een brutosalaris van een werknemer een nettosalaris kunt berekenen en leert u de procedures beheren m.b.t. aangifte en afdracht van loonbelasting en premies. Hiervoor is het belangrijk in welke periode u in de organisatie werkzaam bent, daar de verzamelloonstaat gewoonlijk in het eerste kwartaal volgend op het beëindigde boekjaar wordt opgesteld. Bent u in deze periode werkzaam, verzoek dan uw praktijkopleider mee te mogen werken aan het opstellen van de verzamelloonstaat. Voert u in een andere periode deze taak uit, richt u dan -voor wat betreft de gegevens en de procedure- op de meest recente verzamelloonstaat. Doel Aan het eind van deze taak kunt u: procedures met betrekking tot aangifte en afdrachten van loonbelasting, omzetbelasting en premies beheren (eindterm 1.11) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Muteer in voorkomende gevallen de loon-/beloningsgegevens. Stap 2 Stel het brutosalaris vast. Stap 3 Stel vast welke inhoudingen nodig zijn. Stap 4 Stel het nettosalaris vast. Stap 5 Boek de loonkosten. Stap 6 Administreer de afdrachten. Stap 7 Verzamel (van het hele jaar) alle relevante gegevens en vul de verzamelloonstaat in. Stap 8 Maak de verzamelloonstaat klaar voor toezending aan de betrokken instanties en zorg voor verzending. Stap 9 Controleer de definitieve aanslagen en pleeg, indien nodig, schriftelijk overleg met betreffende instanties. Stap 10 Verzamel de belastingvoorschriften en bepaal welke van belang zijn. Stap 11 Verzamel de gegevens die nodig zijn voor de belastingaangifte. Stap 12 Stel de aangifte op. Verzorg, indien nodig, een toelichting op de aangifte. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met uw praktijkopleider. 1. Met welk geautomatiseerd systeem voor salarisadministratie wordt in uw organisatie gewerkt? Is er een koppeling met het grootboek? Hoe is die tot stand gekomen? 2. Hoe worden de gewerkte uren in uw organisatie geregistreerd? Is er een kop- Taak 5 Financieel administratief beheer 4 17
peling tussen de urenregistratie en het salarissysteem? 3. Hoe zijn de toegangsrechten voor de salarisgegevens in uw organisatie geregeld? Wie mag gegevens inzien, wijzigen e.d.? 4. Welke vergoedingsregelingen zijn er in uw organisatie voor overwerk en onregelmatige diensten? Zijn het bijv. CAO-regelingen of individuele afspraken met werknemers? 5. Voor welke (sociale) voorzieningen/verzekeringen, spaarregelingen, contributies en pensioenregelingen worden er premies/bedragen ingehouden op het salaris? 6. Hoe is de verdeling tussen het werkgevers- en werknemersaandeel voor het pensioenfonds in uw organisatie? 7. Betaalt de werkgever voor de werknemer nog andere premies? Zo ja, horen deze bij het belastbaar inkomen? 8. Hoeveel betaalt de werkgever voor reis- en verblijfkosten, auto, provisie? Is dit meer dan de zgn. maxima volgens Oort? Zo ja, hoe worden deze vergoedingen geadministreerd? 9. Bij welke inhoudingen is sprake van franchise of een bovengrens? 10. Hoe worden de loonkosten vanuit het salarissysteem overgedragen naar/verwerkt in het grootboek? 11. Hoe worden de pensioenpremie, de sociale verzekeringspremies, de premie voor de uitvoeringsinstelling en de loonheffing afgedragen door uw organisatie? Hoe vaak gebeurt dit? 12. Wat zijn de bedrijfsvoorschriften met betrekking tot de afdrachten? Over welke periode wordt afgedragen? 13. Heeft uw organisatie een voorziening voor doorbetaling van de lonen bij ziekte of is uw organisatie hiervoor verzekerd? Hoe wordt deze voorziening gevuld en wanneer wordt daar geld uit onttrokken? 14. Waartoe dienen een loonbetalingsregister of -staat en een loonverdeelregister of -staat? Welke gegevens bevatten deze staten in uw organisatie? 15. Waar worden de salarisgegevens opgeborgen? Hoe worden deze afgeschermd voor onbevoegden? 16. Hoe wordt de verzamelloonstaat opgesteld? Welke functionaris controleert de juistheid en volledigheid van de gegevens? 17. Hoe worden de gegevens van de verzamelloonstaat verwerkt binnen de financiële administratie van de organisatie? 18. Welke actie onderneemt uw organisatie als in de loop van het jaar blijkt dat de schattingen die zijn opgegeven aan de belastingdienst en uitvoeringsinstellingen worden achterhaald? Welke actie onderneemt de organisatie dan en met welk doel? 19. Welke acties onderneemt de organisatie als de definitieve aanslag afwijkt van de aangifte volgens de verzamelloonstaat? Welke procedures dienen dan te worden gevolgd? 20. Welke functionaris verzorgt in uw organisatie de aangifte en afdracht loonbelasting en premies? 21. Als er voor de salarisverwerking een extern bureau is ingeschakeld, hoe verloopt dan de communicatie en informatiestroom m.b.t. het doen van aangiften c.q. afdrachten? Taak 5 Financieel administratief beheer 4 18