WELZIJN EN PRESTATIES Gids van de boekingen van Ticket Restaurant en Ticket Compliments Door Stéphane Mercier, Hoogleraar aan de EPHEC, de Nationale School voor Fiscaliteit en Financiën - Assistent aan de ULB Editions corporate copyright 2007
Naast de brutolonen en werkgeversbijdragen heeft een werkgever vaak andere kosten verbonden aan het gebruik van diensten van zijn werknemers, m.n. inzake verzekeringen (al dan niet verplicht) of verschillende sociale voordelen, zoals maaltijdcheques of cadeaucheques. Het gaat tenslotte om aanvullingen op de lonen en deze lasten dienen opgenomen te worden in de rekening van subklasse [62] van het MGR (Minimum Genormaliseerd Rekeningstelsel). Deze bijdrage behandelt maaltijdcheques en cadeaucheques. De juridische voorwaarden voor hun toekenning (fiscaal en sociaal) zijn dan wel goed gekend, maar er zijn weinig of zelfs geen boekhoudhandboeken of -verdragen aan gewijd. Hier spreken we dus over hun boeking op basis van onze praktijkervaring als BIBF boekhouderfiscalist. 1. Maaltijdcheques Ticket Restaurant kan binnen bepaalde grenzen en onder bepaalde voorwaarden toegekend worden aan de werknemer zonder dat ze onderworpen zijn aan de Sociale Zekerheid of aan de Belasting op de Natuurlijke Personen. Een van die voorwaarden is bijvoorbeeld een maximum fiscaal toegelaten werkgeversbijdrage van 4,91 per maaltijdcheque en een minimum werknemersbijdrage van 1,09. De werkgeversbijdrage (in de nominale waarde van de maaltijdcheque) kan echter niet afgetrokken worden van de belastbare voordelen van de werkgever (voor de bedrijven dienen deze bedragen opgenomen te worden in het punt van kader II van de aangifte in de vennootschapsbelasting verworpen uitgaven ). Nuttige rekeningen 411 Terug te vorderen BTW 440 Leveranciers 453 Ingehouden voorheffingen 454 RSZ 455 Bezoldigingen [te betalen] 579 Kas maaltijdcheques 613 Diensten en diverse goederen 620 Bezoldigingen 621 Werkgeversbijdragen voor sociale verzekeringen 623 Andere personeelskosten De boeking van een rekening van Diensten en diverse goederen wordt verklaard door het feit dat de maaltijdcheques uitgegeven worden door gespecialiseerde bedrijven (met name Accor Services voor Ticket Restaurant ) die dit als een service beschouwen, die overigens onderworpen is aan de Belasting op de Toegevoegde Waarde (BTW). Deze diensten en de commissies die eruit voortvloeien, maken in geen geval deel uit van de verworpen uitgaven (VU).
Voorbeeld: Laten we het geval nemen van een maandelijkse bestelling het meest courante geval van 80 Ticket Restaurant met een nominale waarde van 6,00 per cheque (of een waarde van 480). Op 3 juli koopt het bedrijf SATC zijn 80 Ticket Restaurant ; de persoonlijke tussenkomst van de werknemer bedraagt 1,09; terwijl het aandeel van de werkgever 4,91 bedraagt. De commissie gefactureerd door Accor Services bedraagt 9,5%* van de nominale waarde van het Ticket Restaurant en de verzendingskosten bedragen 20*. Deze laatste twee elementen zijn onderworpen aan BTW, aangezien het om een prestatie van diensten gaat. Aankoopfactuur van de Ticket Restaurant (aankoopdagboek): 579 Kas Ticket Restaurant 480,00 6135 Diensten en diverse goederen (commissie) 45,60 6150 Diensten en diverse goederen (verzendingskosten) 20,00 4110 Terug te vorderen BTW 13,77 4400 Aan leveranciers 559,37 Betaling van de factuur (financieel dagboek): 4400 Leveranciers 559,37 550 Aan bank 559,37 Voorbeeld (vervolg): Het bedrijf SATC heeft 4 werknemers wiens maandelijks contractueel loon 1.800 bedraagt, waarvan 500,00 bedrijfsvoorheffing, 217,26 persoonlijke RSZ (13,07% van 1.800,00), wat resulteert in een nettoloon van 1.082,74 per werknemer. De RSZ-werkgeversbijdragen worden op 600,00 per werknemer geraamd. Geen enkel sociaal secretariaat komt tussen in de berekening van de lonen. Betalingsfiches zonder Ticket Restaurant (dagboek van diverse operaties, idealiter gespecialiseerd voor de lonen): 620 Bezoldigingen 7.200,00 453 Op ingehouden voorheffingen 2.000,00 454 RSZ 869,04 455 Bezoldigingen [te betalen] 4.330,96 Nota: deze twee boekingen kunnen uiteraard in één boeking ondergebracht worden. Werkgeversbijdragen: 621 Werkgeversbijdragen voor sociale verzekeringen 2.400,00 454 Aan RSZ 2.400,00 * De cijfers en bedragen worden gegeven bij wijze van illustratie en zijn in geen geval contractueel. Ze kunnen namelijk variëren afhankelijk van de grootte van de bestelling en van het soort contract dat wordt onderhandeld. 1 We houden geen rekening met de onderverdelingen voorzien door het MGR, om zo algemeen mogelijk te blijven.
Voorbeeld (vervolg): De werkgever kent de Ticket Restaurant toe ten gunste van zijn 4 werknemers, hetzij 20 cheques aan 6,00 voor juli 2007. Voor elk van hen wordt dus een totaal van 20 cheques x 1,09 Betalingsfiche met Ticket Restaurant : = 21,80 afgetrokken van het nettoloon te betalen aan elke 620 Bezoldigingen 2 7.200,00 werknemer (x 4 werknemers 453 Op ingehouden voorheffingen 2.000,00 = 87,20); het aandeel van de 454 RSZ 869,04 werkgever bedraagt 20 cheques x 4,91 = 98,20 455 Bezoldigingen [te betalen] 4.243,76 (x 4 werknemers = 392,80). 459 Andere sociale schulden 87,20 Werkgeversbijdragen (ongewijzigde boeking, aangezien de Ticket Restaurant niet onderworpen zijn aan RSZ): 621 Werkgeversbijdragen voor sociale verzekeringen 2.400,00 454 Aan RSZ 2.400,00 Nota: deze twee boekingen kunnen ook in één boekhoudkundig artikel ondergebracht worden. Betaling van het loon (financieel dagboek): 455 Bezoldigingen [te betalen] 4.243,76 550 Aan bank 4.243,76 Overhandiging van de Ticket Restaurant : 459 Andere sociale schulden 87,20 623 Andere personeelskosten 392,80 579 Aan kas Ticket Restaurant (80 cheques aan 6,00) 480,00 Nota: Voor deze laatste boeking raden wij aan om eerder gebruik te maken van een dagboek voor diverse operaties dan van een financieel dagboek (bij gebrek zou deze laatste moeten geboekt worden in deviezen waarvan de munteenheid het Ticket Restaurant zou zijn; bovendien kan het aandeel van de werkgever slechts geboekt worden via een andere diverse operatie). 2 We houden geen rekening met de onderverdelingen voorzien door het MGR, om zo algemeen mogelijk te blijven.
Nota s: - De bedrijven zijn verplicht om de Ticket Restaurant maandelijks te verdelen. Indien dit bedrijf voor 2 maanden zou bestellen, namelijk 160 cheques, worden de bedragen enkel verdubbeld op de factuur van Accor Services. De daarop volgende boekingen van lonen veranderen niet. - Het verloop via de rekeningen 579 kas Ticket Restaurant en 459 andere sociale schulden is facultatief en is slechts gegrond, wanneer de Ticket Restaurant niet onmiddellijk worden verdeeld. - De sociaal secretariaten staan in voor de berekening van het persoonlijke aandeel dat moet afgetrokken worden van het nettoloon van de werknemers. Indien het bedrijf geen beroep doet op de diensten van een sociaal secretariaat, berekent het bedrijf zelf deze inhouding en trekt ze af van het nettoloon van de werknemer. - Andere boekhoudprocédés schrijven de Ticket Restaurant in als last van bij ontvangst; rekening houdend met het feit dat ze niet altijd allemaal worden verdeeld (bv. in geval van ziekte), zijn wij van mening dat dit procédé niet beantwoordt aan de voorschriften van de boekhoudwetgeving. Nieuw sinds 1 januari 2007: Ticket Restaurant voor de bedrijfsleiders! Maaltijdcheques die worden uitgereikt aan zelfstandige bedrijfsleiders door de onderneming waar zij hun activiteit als dusdanig uitoefenen, worden vanaf 1 januari 2007 als vrijgestelde sociale voordelen beschouwd uit hoofde van de begunstigde, voor zover tezelfdertijd voldaan wordt aan alle vereiste voorwaarden, dat zij dit ook geven aan hun personeel en dat de zichtwaarde niet hoger is dan de hoogste zichtwaarde gangbaar binnen de firma. Nota: het aandeel ten laste van het bedrijf dient echter opgenomen te worden in de verworpen uitgaven. We raden aan om de last/belasting m.b.t. Ticket Restaurant te boeken door in voornoemde boekingen (voor het personeel) de rekening 623 Andere personeelskosten te vervangen door een subdetail van de rekening 618 van het MGR (idealiter) ofwel in een andere verschillende rekening van de Diensten en diverse goederen. De boeking is precies gelijk aan wat hierboven vermeld werd en we verwijzen onze lezers dus naar wat werd uiteengezet voor de werknemers.
2. Cadeaucheques Voor zover ze geen lonen of andere belastbare voordelen vervangen, vormen de cadeaucheques niet te verwaarlozen voordelen voor de begunstigde. De cadeaucheques worden: - ofwel aangeboden aan alle personeelsleden (niet individualiseerbare sociale voordelen), bijvoorbeeld naar aanleiding van de eindejaarsfeesten; - ofwel aangeboden in het kader van uitzonderlijke gebeurtenissen: huwelijk, pensionering, eervolle onderscheiding... Er wordt gebruik gemaakt van een gepaste onderverdeling van de rekeningen van rubriek 623 Andere personeelskosten, voor zover dit systeem enkel van toepassing is op de personeelsleden. Accor Services biedt in zijn gamma cadeaucheques: De Ticket Compliments Supreme Award, of analoge cadeaucheque. Dankzij deze cheques kunnen de begunstigden het gewenste geschenk kiezen uit een brede waaier van instellingen die lid zijn van het netwerk. Ze worden voornamelijk aangeboden ter gelegenheid van eindejaarsfeesten ( 35 per werknemer + 35 per kind ten laste, vrijgesteld van RSZ, aftrekbaar voor het bedrijf en niet belastbaar voor de begunstigde) of bij bijzondere gebeurtenissen (pensionering, eervolle onderscheiding ). Het schema hiernaast vermeldt in detail het sociaal en fiscaal kader voor elke gelegenheid De Ticket Compliments Sport & Culture Deze cheques genieten sinds 30 juni 2006 een bijzonder wettelijk kader en bieden de begunstigden de mogelijkheid om deel te nemen aan sportactiviteiten of culturele evenementen. Om te genieten van een vrijstelling van de belasting op de natuurlijke personen voor de begunstigde en van een vrijstelling van sociale lasten, dienen enkele regels nageleefd te worden: het toegekende bedrag mag niet meer bedragen dan 100 per werknemer per jaar, de toekenning van de cheques dient vervat te zijn in een overeenkomst (individueel of collectief) en het bedrag/de cheque wordt genoteerd op de individuele rekening van de werknemer. De toekenning van de Ticket Compliments Sport & Culture verhindert de toekenning van andere cheques, zoals Ticket Compliments of Ticket Restaurant niet. Voorbeeld: Laten we het geval nemen van een bestelling van 25 Ticket Compliments met een nominale waarde van 12,50 (of een waarde van 312,50). Accor Services rekent 52,50* administratiekosten aan. Deze kosten zijn onderworpen aan 21% BTW, aangezien het om een prestatie van diensten gaat (hetzij 11,03). Aankoopfactuur Ticket Compliments (aankoopdagboek): 5791 Kas Ticket Compliments 312,50 6135 Diensten en diverse goederen (commissie) 52,50 4110 Terug te vorderen BTW 11,03 4400 Aan leveranciers 376,03 Betaling van de factuur (financieel dagboek): 4400 Leveranciers 376,03 550 Aan bank 376,03 * De cijfers en bedragen worden gegeven bij wijze van illustratie en zijn in geen geval contractueel. Ze kunnen namelijk variëren afhankelijk van de grootte van de bestelling en van het soort contract dat wordt onderhandeld.
Op het moment van de toekenning van de Ticket Compliments geregistreerd te worden: dient de volgende boeking 6231 Aftrekbare sociale voordelen 312,50 of 6232 NIET aftrekbare sociale voordelen (volgens de aard van het aangeboden geschenk) 5791 Kas Ticket Compliments 312,50 Nota s: - Behalve de onderverdeling voorgesteld in de rekeningen 6231/6232, voor wat betreft de vennootschapsbelasting, worden deze voordelen beschouwd als sociale voordelen die niet onderworpen zijn aan de belasting op de natuurlijke personen. - Indien de cheques toegekend worden aan zakenrelaties, wordt deze laatste rekening vervangen door 6191 Geschenken voor klanten. - Indien de cheques worden aangeboden in het kader van een tombola, wordt gebruik gemaakt van 6152 publiciteitskosten. Wettelijke en fiscale kader voor alle gelegenheden: Vrijstelling RSZ Aftrekbaarheid (bedrijf) Belasting op de natuurlijke personen (begunstigde) Aan het personeel Eindejaarsfeesten 35/werknemer + 35/kind ten laste Huwelijkspremie of premie ter gelegenheid van de vervulling van een verklaring van wettelijke samenwoning Anciënniteit (25 en 35 jaar) Maximum van 200. Indien de werkgever een hogere premie toekent (bijvoorbeeld 250), dienen RSZbijdragen betaald te worden op het bedrag boven het plafond van 200. Bedrag van het maandelijks bruto belastbaar inkomen 25 jaar: 1 x - 35 jaar: 2 x Niet aftrekbaar* Niet aftrekbaar* (sinds 1 oktober 2007) Uitzonderlijke gebeurtenis (bijvoorbeeld bedrijfsverjaardag) Laag bedrag Niet aftrekbaar Pensionering 35/anciënniteitjaar Min. 105/Max 875) Eervolle onderscheiding 105 Sport en Cultuurcheques Max. 100 Niet aftrekbaar Voor incentives Geval per geval te beoordelen Belastbaar Voor zakenrelaties Niet onderworpen 50% Indien < 125/jaar/begunstigde: niet belastbaar Indien > 125/jaar/begunstigde: in principe belastbaar (met opmaak van een fiscaal attest) Tombola s groot publiek Niet onderworpen *Op 5 november ontvingen we de bevestiging dat deze kosten niet aftrekbaar zijn. Er bestaat echter een ontwerp van circulaire, handelend over dit onderwerp, die de fiscale behandeling ervan zou kunnen wijzigen.
Bestellen? Snel en eenvoudig! Of u nu al klant bent van Accor Services of klant wil worden, 3 mogelijkheden: 1. Via Internet: De eenvoudigste en snelste manier. Surf naar www.accorservices.be. Klik in de rubriek Klantzone, klik op Klant worden (als u nog geen klant bent van Accor Services) of Online bestelling (als u al klant bent). U hoeft enkel nog de instructies te volgens, 3 muisklikken volstaan! 2. Via e-mail (Excel-bestand): Voor uw klanten die gepersonaliseerde Ticket Restaurant of Ticket Compliments wensen, is een conform bestelbestand nodig. Om de beschrijving van het bestand te ontvangen, volstaat het contact met ons op te nemen op het nummer 02/678 28 11 of een e-mail te sturen naar order@accor-services.be. 3. Via de post (bestelbon): Wie dat wenst kan de bestelbon downloaden op onze website www.accorservices.be. Onze klantendienst staat eveneens tot uw beschikking voor alle vragen op het nummer 02/678 29 00. Zodra we de ingevulde bestelbon ontvangen hebben, sturen wij uw klant via e-mail een betalingsverzoek samen met een overschrijvingsformulier. De bestelling wordt geleverd binnen de 5 werkdagen na registratie van de betaling. Vragen? Tips? Surf snel naar of contacteer ons: Brussel Herrmann-Debrouxlaan 54 bus 5 1160 Brussel Tel.: 02/678 28 11 Fax: 02/678 28 28 Antwerpen Groenenborgerlaan 84 bus 1 2610 Wilrijk Tel.: 03/233 98 35 Fax: 03/233 81 97 Luik Cour St-Rémy 10 e 4000 Luik Tel.: 04/222 12 01 Fax: 04/222 22 70 WELZIJN EN PRESTATIES