Optimaliseren van patiëntplanning met behulp van zorgpaden en cyclische planningsmethoden Ir. Jeroen van Oostrum PhD kandidaat Econometrisch Instituut, Erasmus School of Economics (vanoostrum@few.eur.nl)
Persoonlijke achtergrond Studie Toegepaste Wiskunde aan de Universiteit Twente (1999-2005) Afstudeeronderzoek uitgevoerd bij Erasmus MC Onderzoeker/adviseur OK afdeling Erasmus MC (2005-2007) PhD kandidaat Econometrisch Instituut aan de Erasmus Universiteit (2007-2008) Adviseur/onderzoeker Erasmus MC (2009-?)
Content Inleiding Introductie probleem Oplossingsconcept Gedeeltelijk uitwerking concept Ervaringen uit de praktijk Discussie
Drie foci van zorglogistiek Unit logistiek OK afdeling, bedden, diagnostisch/therapeutische afdelingen Ketenlogistiek Complete patiënttrajecten (zorgpaden!) Netwerklogistiek Mix vorm waarbij meerdere shared resource en meerdere patiëntgroepen (zorgpaden) een hoofdrol spelen
Capaciteitsmanagement van 2 zorgpaden 75 Aankomsten Patienten Zorgpad-A 75 Aankomsten Patienten Zorgpad-B 50 50 25 25 0 0 180 360 0 0 180 360 Karakteristieken: Arts ziet patiënten van zorgpad A en B precies 1 keer voor en 1 keer na OK Operaties duren gemiddeld even lang Precies 100 nieuwe patiënten per dag Stel nu: Ligduur A = 1 dag Ligduur B = 3 dagen
Effect op jaarniveau 190 Gemiddelde bedbezetting per week Aantal bezette bedden 180 170 160 150 140 1 6 11 16 21 26 31 36 41 46 51 Weeknr
Za Zo 250 200 150 100 50 0 Effect op weekniveau Bedbezetting per dag Do VrZa Zo MaDi Wo DoVr Za ZoMa Di Wo DoVr Za ZoMa Di Wo DoVr Dag van de maand Ma Di Wo Aantal bezette bedden
Logistiek en zorgpaden in ziekenhuizen Interactie met andere zorgpaden en patiëntgroepen Fluctuaties in de vraag per dag / week Verschillende typen capaciteiten Multidisciplinaire afstemming Ketenafstemming noodzakelijk
Doel van onderzoek: Logistieke besturing om: 1. Capaciteit goed te benutten 2. Ketenafstemming te realiseren 3. Onzekerheid te reduceren 4. Planningsarbeid te verminderen
Geïntegreerd cyclisch plannen Gebruik maken van basisrooster voor o.a.: Operatiekamers Artsplanning Polikliniek Etc. Afstemmen basisroosters in de zorgketen
Hoe geïntegreerd cyclisch plannen? Onderverdeling in patiëntgroepen / zorgpaden Capaciteitsallocatie en afstemming in de keten Standaardisatie in planningen Patiëntplanning onder eindverantwoording arts
Geïntegreerd cyclisch plannen op de OK: Master Surgical Scheduling Idee: gebruik een cyclisch rooster van operatietypen dat: Alle frequent uitgevoerde operaties bevat Werklast verdeelt over verschillende specialismen Werklast verdeelt op andere ziekenhuisafdelingen Robuust is tegen onzekerheid Efficiëntie verbetert Autonomie van specialisten handhaaft
Master Surgical Scheduling Fase 1: Construeren OK dagroosters OK rooster voor optimalisatie in Fase 2 Verwachte IC bedbezettting voor optimalisatie in Fase 2 Witte vlek Witte vlek Witte vlek Witte vlek Witte vlek Patiënt 5 Patiënt 2 Patiënt 3 Patiënt 5 Gevolg voor de IC Patiënt 1 Patiënt 7 Patiënt 1 Patiënt 4 Patiënt 6 Patiënt 7 Patiënt 3 Patiënt 2 Patiënt 6 Patiënt 4 ORDS A ORDS B ORDS C ORDS D ORDS F Maandag Dinsdag Woensdag Donderdag Vrijdag Zaterdag Zondag Maandag Maandag Woensdag Woensdag Vrijdag Fase 2: Spreiden van de IC werklast Witte vlek Witte vlek Witte vlek Witte vlek Witte vlek Patiënt 2 Patiënt 3 Patiënt 5 Gevolg voor de IC Patiënt 7 Patiënt 1 Patiënt 7 Patiënt 6 Patiënt 4 Patiënt 2 Patiënt 1 Patiënt 6 Patiënt 3 Patiënt 5 Patiënt 4 ORDS A ORDS F ORDS D ORDS B ORDS C Maandag Maandag Woensdag Donderdag Vrijdag OK rooster na optimalisatie in Fase 2 Maandag Dinsdag Woensdag Donderdag Vrijdag Zaterdag Zondag Verwachte IC bedbezettting na optimalisatie in Fase 2
Een 7-stappen plan voor Master Surgical Scheduling Stap 1: Bepaal reikwijdte master surgical scheduling Stap 2: Verzamelen data Stap 3: Capaciteitsplanning Stap 4: Bepaal set van vaakvoorkomende operaties (gebaseerd op zorgpaden) Stap 5: Construeer het OK-basisrooster Stap 6: Uitvoeren Stap 7: Aanpassen van het OK-basisrooster
Uitwerking 7 stappen Uitvoeren kwantitatieve vergelijkingen om keuzes te ondersteunen: Wel/geen spoed-ok Wel/niet samenvoegen capaciteiten specialismen Wiskundigen methoden om complexe optimalisatievraagstukken op te lossen: Berekenen van standaard operatietypen Opstellen OK-rooster met gespreide bezetting kliniek Gebruik van computersimulatie om effecten voor toepassing te analyseren
Wel/geen spoed OK A dedicated emergency OR or capacity on the elective ORs
Cumulatieve wachttijd spoedpatienten 100% Cumulative % 75% 50% 25% Concept 1 Concept 2 0% 0 1 2 3 4 5 6 7 Waiting Time (hours)
Meer flexibiliteit hogere benutting?
Bepalen set van standaard operatietypen Operatietypen moeten: Aansluiten bij ketenlogistiek en zorgpaden Aansluiten bij perceptie van operateurs Goede voorspelbaarheid hebben van OK-duur en ligduur Veel clusteringtechnieken beschikbaar Afwijkende doelfunctie Ward s hierarchical cluster method ligt meest voor de hand
Trade-offs inzichtelijk maken tussen minder medische variabiliteit en betere logistiek
Huidig onderzoek rondom master surgical scheduling Effect wachtlijsten op toepasbaarheid Effect op totale doorlooptijden in meerdere zorgpaden Plannen van artscapaciteit om cyclische roosters mogelijk te maken Implementeren in meerdere case studies Regionaal ziekenhuis Twee afdelingen Erasmus MC
Resultaten praktijkstudies Hogere OK-benutting Mogelijkheid om veranderingen door te voeren Perceptie van minder onzekerheid om de afdelingen Eenduidig besturingsraamwerk Minder operationeel werk Minder discussie omtrent OK roosters
Toepassing Master Surgical Scheduling Afhankelijk o.a. van: Organisatie cultuur & focus Wie neemt welke beslissingen? Logistieke kennis Wie heeft het overzicht over processen? Data Is benodigde stuurinformatie aanwezig?
Bredere toepassing van geïntegreerd Mogelijkheden bij: cyclisch plannen Hoge mate van interactie van verschillende zorgpaden Ketenafstemming noodzakelijk Multidisciplinaire afstemming Verschillende typen capaciteiten Bijvoorbeeld: Poliklinische patiënttrajecten Zorgpaden met Radiotherapeutische / Radiodiagnostische componenten
Hoe nu verder? Morgen beginnen! Zorg voor evenwichtige verdeling van aandacht voor: Unitlogistiek (vanuit afdelingen) Ketenlogistiek (vanuit zorgpaden) Netwerklogistiek (afdelings- en zorgpad overstijgend)
Conclusie & Toekomst Geïntegreerd en cyclisch plannen breed toepasbaar in ziekenhuizen Kennis en methoden voor toepassing master surgical scheduling beschikbaar Promotie medio 2009