NOTA VAN INLICHTINGEN Nummer 3 Datum: 6 november 2014 Behorende bij: EG. Aanb. Centrale Software 1 Kenmerk: 14.053-IDC Deze Nota van Inlichtingen dient te worden beschouwd als een integraal onderdeel van de aanbestedingsleidraad. De gestelde vragen zoals opgenomen in deze Nota van Inlichtingen zijn letterlijk overgenomen zoals deze zijn gesteld. Deze Nota van Inlichtingen is ter beschikking gesteld op www.tenderned.nl Uiterste inleverdatum inschrijving : 13 november 2014 om 12.00 uur Inleveradres : IDC/Inkoop Spui 70 Den Haag NL Melden aan de receptiebalie in het Atrium Historie Nota s van Inlichtingen : NvI. nr. 1 verscheen 30 september 2014 en bevatte vraag 1 t/m 66 NvI. nr. 2 verscheen 21 oktober 2014 en bevatte vraag 67 t/m 83 NvI nr. 2b verscheen 24 oktober 2014 met mededeling
Betreffende de gestelde vragen Opmerking aanbestedende Pagina Paragraaf x dienst Een aantal fabrikanten heeft aangegeven te twijfelen over het medewerking verlenen aan een reseller-constructie. Om te voorkomen dat u geen listprijs kunt invullen hebben wij bij deze fabrikanten een reëel fictieve listprijs ingevuld in het prijzenblad. U dient in deze gevallen slechts uw markup fee in te vullen. Ten aanzien van betreffende licenties geldt bovendien dat u slechts een inspanningsverplichting tot leveren hebt, dit in afwijking van de resultaatsverplichting voor de andere licenties die overigens wordt gehandhaafd. Voor de beoordeling geldt dan de reëel fictieve listprijs, voor uw daadwerkelijke vergoeding geldt de werkwijze zoals vermeld zoals in eis 4.1.5. van het Programma van Eisen. Namelijk inkoopprijs + mark-up fee. Het gaat hier om de navolgende fabrikanten: TopDesk Microsoft Premier Support Services Standaard Level 1 Microsoft MTAS Zabbix Outsystems GWAVA Vraag 84 Pagina Paragraaf x Bij vraag 69 NvI 2 geeft u als antwoord dat de inschrijver de prijs moet opgeven voor het Standaard ETLA pakket van Adobe. Standaard ETLA pakket is geen bestaand, dan wel beschikbaar Adobe product, maar een contractvorm waar verschillende Adobe producten in kunnen zitten. Er kan om deze reden dan ook geen prijs worden ingevuld in het prijzenblad. ETLA staat namelijk voor Enterprise Term License Agreement en is een contractvorm waarbij de reseller en Adobe gezamenlijk met de eindklant de producten en prijzen op maat afstemmen met elkaar. Ook worden er voorwaarden gesteld aan de eindklant om in aanmerking te komen voor een ETLA. De samenwerking tussen de gemeente, Adobe en de reseller is dus bepalend hierin. In deze fase is het niet mogelijk om te beoordelen of Gemeente Den Haag voldoet aan deze voorwaarden. Om een goed vergelijk te kunnen maken tussen de inschrijvers door de aanbestedende dienst stellen wij u voor om bijvoorbeeld 2 gangbare artikelen van Adobe in de prijslijst te zetten, te weten Adobe Acrobat 11 International English (aanschaf) en Creative Cloud desktop, apps, EU English (subscription) met de prijs voor 12 maanden. Kunt u met ons voorstel akkoord gaan? Ja. Zie aangepast prijzenblad.
Vraag 85 Pagina Paragraaf x Bij vraag 72 NvI 2 geeft u aan dat de termen licentiebeheer en Software Asset Management door elkaar zijn gebruikt, echter dat deze termen niet het verschil aanduiden tussen Eis 2b en Eis 2c. Wij verwijzen u naar artikel 1.2 in de aanbestedingsleidraad waarin de vorm van de raamovereenkomst staat beschreven in 3 punten: de verwerving van bepaalde standaard software (licenties als ook service & onderhoud), het uitvoeren van bijbehorende licentiebeheer en het adviseren inzake de professionalisering van het software asset management. Hiernaast vraagt u in wens 10 en wens 11 het licentiebeheer uit te werken. Tevens staat in het concept raamcontract bij 1.4 en 2.2 duidelijk beschreven welke diensten de raamovereenkomst betreft. Licentiebeheer en software asset management zijn 2 verschillende diensten en ook zo bij de inschrijvers ingericht. Ziet de gemeente Den Haag dit ook zo m.b.t. eis 2 b en eis 2 c? Oftewel bij eis 2 b dient de inschrijver een referentie te overleggen voor licentiebeheer en bij eis 2 c voor Software Asset management? Deze vraag is reeds beantwoord in Nota van Inlichtingen 2. Vraag 86 Pagina Paragraaf x Bij vraag 74 NvI 2 geeft u als antwoord dat het gaat hier om de normale Office365 versie en niet de promo versie. U dient hier de normale versie aan te bieden met de daarbij behorende productcode. Het prijzenblad is hierop aangepast, zie de nieuwe versie die is bijgevoegd. Bij Office365 zijn verschillende mogelijkheden. Dit heeft met de functionaliteiten te maken. Kunt u aangeven of u plan E1 of E3 geoffreerd wenst te krijgen? Een keuze is voor de inschrijver niet te maken. Kunt u dit aanpassen in het prijzenblad zodat alle inschrijvers hetzelfde zullen aanbieden en u appels met appels kunt vergelijken? De E1 versie. Zie aangepast prijzenblad. Vraag 87 Pagina Paragraaf x Bij vraag 76 NvI 2geeft de aanbestedende dienst als antwoord: Nee. De gemeente verlangt zowel een prijs voor de licentie als een prijs voor het support. In het prijzenblad staat vermeld dat u unlimited licentie heeft van Topdesk 5. Navraag bij de fabrikant leerde dat de Gemeente Den Haag een licentie heeft ter grootte van alle ambtenaren in dienst van Gemeente Den Haag (dus niet unlimited). Er is geen standaardprijslijst waaruit de reseller een prijs kan afgeven. Wij zijn hierin afhankelijk van de fabrikant. Topdesk heeft aangegeven enkel een prijs af te geven voor het onderhoud voor 1 jaar en niet voor nieuwe licenties aangezien dit om maatwerk gaat en de gemeente daarnaast geen nieuwe licenties nodig heeft. Kunt u regel 81 uit het nieuwe prijzenblad alsnog verwijderen en anders aan de fabrikant vragen of zij een prijs willen afgeven aan de inschrijvers? Zie algemene opmerking en aangepast prijzenblad.
Vraag 88 Pagina Paragraaf x Bij vraag 80 NvI 2geeft u aan dat het betreft RedHat support subscripties voor 1 jaar. Het prijzenblad is hierop aangepast, zie de nieuwe versie die is bijgevoegd. In het nieuwe prijzenblad staat echter bij regel 38 dat het om aanschaf gaat. RedHat betreft enkel huur en regel 37 en 38 zullen dezelfde prijs krijgen. Kunt u het prijzenblad hierop aanpassen? Zie aangepast prijzenblad. Vraag 89 Pagina Paragraaf x Prijzenblad: Na contact te hebben gehad met de leverancier IV-Software, onderdeel van het prijzenblad, is duidelijk geworden dat IV-Software alleen prijzen wilt afgeven voor de verlening van het onderhoud wanneer de gemeente Den Haag schriftelijk toestemming geeft hiervoor. Kunt u toestemming geven om de prijzen op te vragen bij IV-Software? Hierbij geven wij expliciet toestemming voor afgifte van deze prijzen. Fabrikant is aanvullend schriftelijk bericht met een boodschap van gelijke strekking. Vraag 90 Prijzenblad Pagina Paragraaf In het nieuwe prijzenblad staat bij regel 58 Lync Server Standaard en bij regel 60 Lync Server. De huidige licentiering is Lync Server en niet Lync Server Standaard. Kunt u regel 58 verwijderen? Nee, de gemeente wil beide licenties. In het prijzenblad is wel Enterprise aan de omschrijving toegevoegd. Vraag 91 Prijzenblad Pagina Paragraaf In het prijzenblad staat bij regel 59 Lync CAL. In het vorige prijzenblad stond de Lync Server Enterprise CAL welke correct was. Kunt u de aanpassing in het prijzenblad ongedaan maken en deze hierop aanpassen? Zie antwoord op vraag 90. Vraag 92 Prijzenblad Pagina Paragraaf In NvI 1 hebben wij de vraag gesteld: Microsoft Premier Support Services Standaard Level 1 kan de reseller niet standaard aanbieden en derhalve staat deze niet in de prijslijst. Kunt u deze regel verwijderen? Microsoft hanteert geen standaard prijs hiervoor en het is altijd een op maat gemaakt contract waardoor er geen prijs kan worden afgegeven door Microsoft. Het is voor de reseller derhalve niet mogelijk om hier een prijs voor te geven. Na gunning zal Microsoft dit met u en de reseller verder oppakken en kan hier transparant een prijs worden afgegeven. Microsoft geeft hier nu geen prijs voor af. Kunt u deze regel verwijderen? Na gunning is het uiteraard mogelijk om het Premier Support via de reseller aan te schaffen.
Zie algemene opmerking en aangepast prijzenblad. Vraag 93 Prijzenblad Pagina Paragraaf In bovenstaande vraag hebben wij de uitleg gegeven over Premier Support Services. Het zelfde geldt voor het MTAS contract wat de gemeente Den Haag op maat heeft van Microsoft. Ook hier geldt dat Microsoft hier nu geen prijs voor kan afgeven omdat dit wederom een op maat gemaakt contract zal worden. Een standaard prijs bestaat hier niet voor. Kunt u dan ook regel 80 verwijderen? Na gunning is het uiteraard mogelijk om het MTAS via de reseller aan te schaffen. Zie algemene opmerking en aangepast prijzenblad. Vraag 94 Prijzenblad Pagina Paragraaf Navraag bij Novell leerde ons dat voor Novell Cluster Services for NetWare 6.5 & Open Enterprise Server Cluster Server 1-Year Priority Maintenance (regel 29 en 30 in het prijzenblad) het aantal van 6500 niet correct is. Dit aantal zou volgens Novell op 33 moeten staan. Als de 6500 wordt aangehouden heeft dit erg veel invloed op de prijs en het is voor de inschrijvers dan niet helder hoe dit moet worden aangeboden (manipulatieve mogelijkheden). Kan het aantal op 33 worden gezet? Hartelijk dank, is inderdaad 33. Zie aangepast prijzenblad. Vraag 95 Prijzenblad Pagina Paragraaf Hiernaast staat bij Novell bij regel 29 en 30 in het nieuwe prijzenblad precies hetzelfde. Kan 1 van de 2 regels worden verwijderd en het prijzenblad hierop aangepast worden? Nee, het betreft twee verschillende productcodes. Vraag 96 Prijzenblad Pagina Paragraaf Bij Legato zit de back up and recovery manager Networker tegenwoordig in de network client. Regel 121 en 123 is dan ook dubbel. Kan 1 van deze regels worden verwijderen en het prijzenblad aangepast worden? Klopt, regel 121 wordt verwijderd, regel 123 blijft behouden. Zie aangepast prijzenblad.
Vraag 97 Prijzenblad Pagina Paragraaf Vanuit de leverancier van Zabbix (regel 103 in het prijzenblad) is nog geen reactie verkregen. Kunt u de leveranciers benaderen met de vraag om alle eventuele inschrijvers de prijs te verstrekken? Zie algemene opmerking en aangepast prijzenblad. Vraag 98 Pagina prijzenblad Paragraaf Prijzenblad Wenst Aanbestedende dienst daar waar support wordt gevraagd de prijs per licentie per jaar aangeboden te krijgen? Ja. Vraag 99 Pagina prijzenblad Paragraaf Prijzenblad Fabrikanten passen de prijzen voor support regelmatig (bv iedere maand) aan. Wenst Aanbestedende dienst daar waar support wordt gevraagd de prijs voor de jaartermijn gerekend vanaf sluitingsdatum Inschrijving te ontvangen, om zo alle inschrijvingen op een eenduidige wijze te kunnen beoordelen? Correct. Vraag 100 Pagina prijzenblad Paragraaf Prijzenblad Voor sommige van de gevraagde producten zijn, omdat de fabrikant hiervoor kiest, geen openbare 'lijst prijzen' beschikbaar. Hoe dient Inschrijver om te gaan met producten waarvoor geen openbare list price bestaat? (enkele voorbeelden hiervan, niet uitputtend, zijn: TopDesk 1 jaar onderhoud, Microsoft Technology & Architectuur Services (MTAS), servicecontract voor Planon versie 2011 SP 0.19.0 P. etc.) Zie algemene opmerking. Van fabrikant Planon hebben wij begrepen dat zij volledige medewerking geven aan inschrijvers die de prijzen opvragen. Voor Planon geldt dus niet de Algemene Opmerking en aanpassing prijzen blad. Vraag 101 Pagina prijzenblad Paragraaf Prijzenblad Niet alle fabrikanten delen, zonder de expliciete toestemming van Aanbestedende dienst, de prijzen van lopende contracten tussen van Fabrikant en Aanbestedende dienst met Inschrijver. Kunt u de prijzen van alle lopende contracten -waarvoor Aanbestedende dienst verlenging vraagt- aan alle Inschrijvers beschikbaar stellen zodat we een goede inschrijving kunnen doen? Nee. Zie algemene opmerking en aangepast prijzenblad.
Vraag 102 Pagina prijzenblad Paragraaf Prijzenblad De maintenance en support fees op licenties hebben bij de verschillende leveranciers/fabrikanten verschillende berekeningsbasis. Zo is bij sommige fabrikanten de Maintenance en Support fees een afgeleide van het netto geïnvesteerde licentie bedrag, het bruto geïnvesteerde licentie bedrag of de actuele list prijs. Kunt u de huidige basis van de maintenance en support fees voor de lopende contracten via de Nota van Inlichtingen beschikbaar stellen? Neen. U heeft voldoende (alle beschikbare) informatie om te komen tot een inschrijving, waarbij gemeente Den Haag bovendien een level playing field heeft geborgd. Vraag 103 Pagina prijzenblad Paragraaf Prijzenblad Inschrijver wil Aanbestedende dienst graag een zo gunstig mogelijke aanbieding doen maar loopt hierbij tegen een aantal onduidelijkheden die een goede inschrijving mogelijk in de weg staan. Daarnaast zorgt deze onduidelijkheid mogelijk voor een onvergelijkbare aanbieding. Aanbestedende dienst vraagt een prijs en mark-up, echter in de stukken worden meerdere prijzen door elkaar gebruikt. De meest verwarrende zijn de listprijs van de fabrikant en de inkoopprijs van de reseller. Voor de aanbieding en voor de aanbestedende dienst is de inkoopprijs plus mark-up belangrijk en de listprijs helemaal niet. Echter het lijkt erop dat de listprijs in het prijsblad wordt gevraagd. Kan Aanbestedende dienst bevestigen dat zij een prijs uitvraagt die gebaseerd moet zijn op de list-price van de fabrikant en daarmee de basis is voor de prijs en voor alle Inschrijvers hetzelfde is? De gebruikte begrippen zijn genoeglijk toegelicht in de aanbestedingsdocumentatie en nota s van inlichtingen. Zie ook antwoord op vraag 102. Vraag 104 Pagina prijzenblad Paragraaf Prijzenblad Is inschrijver bereid om openheid van zaken te geven met betrekking tot de huidige prijsafspraken tussen Fabrikant (en of reseller) en Aanbestede dienst? Nee. Er is -zoals in eerdere nota s van inlichtingen aangegeven- geen een zittende leverancier/reseller. Vraag 105 Pagina prijzenblad Paragraaf Prijzenblad Het onderscheidende vermogen die alle Inschrijvers hebben ten opzichte van andere inschrijvers zit ons inzien in de dienstverlening, transparantie van prijsopbouw (de inkoopprijs reseller en de mark-up fee (eventueel negatief). Is aanbestedende dienst bereid het prijsmodel aan te passen? Nee, zie eerdere nota s van inlichtingen.
Vraag 106 Pagina prijzenblad Paragraaf Prijzenblad Moet voor een eerlijk vergelijk niet zowel de listprijs fabrikant (voor iedereen gelijk), inkoopprijs reseller (onderscheidend vermogen) en mark-up fee (commerciële aanbieding) niet worden opgenomen in het prijzen blad om? Nee, zie eerdere nota s van inlichtingen. Vraag 107 Pagina prijzenblad Paragraaf Prijzenblad Inschrijver is wederverkoper van software en heeft daarmee een beperkte invloed op de totale licentieprijsprijs. Dit geldt voor zowel nieuwe licenties als de verlenging van het onderhoud en support op licenties. Of en wanneer een list price door fabrikant wordt aangepast heeft Inschrijver hier zeer beperkte invloed op. De toegevoegde waarde van Inschrijver zit weliswaar onder andere in het bedingen van gunstige inkoop voorwaarden voor Aanbestedende dienst echter op basis van de door Aanbestedende dienst uitgevraagde prijzenblad kunnen wij ons niet onderscheiden. Wij nemen uw opmerking ter kennisgeving aan en verwijzen u naar eerdere nota s van inlichtingen. Vraag 108 Pagina prijzenblad Paragraaf Prijzenblad Is Aanbestedende dienst geïnteresseerd in de kosten van de toegevoegde waarde die Inschrijver met het leveren van haar dienstverlening (het leveren van licenties en de daaraan gerelateerde dienstverlening) in rekening brengt? Ja, daar hebben wij rekening mee gehouden bij het opstellen van de aanbestedingsdocumentatie incl. bijlagen. Vraag 109 Pagina prijzenblad Paragraaf Prijzenblad Aanbestedende dienst dient bij het beoordelen van haar antwoord rekening te houden met het feit dat producenten van producten waarvoor geen listprijs bestaat, geen informatie delen met inschrijver over bestaande overeenkomsten met aanbestedende dienst. Kan hier worden volstaan met een mark-up fee? Zie algemene opmerkingen en aangepast prijzenblad. Vraag 110 Pagina 31-41 Paragraaf x Is het mogelijk de invulbijlagen als word-format te ontvangen? Ja, deze zijn bij de nota van inlichtingen gepubliceerd.
Vraag 111 Prijzenblad Paragraaf x Waar in de prijsinvulstaat kunnen de gevraagde uurtarieven ingevuld worden? De gevraagde uurtarieven in Wens 13 kunt u opgeven in de beantwoording van de wens. U hoeft deze niet op te geven in het prijzenblad. Vraag 112 Prijzenblad Paragraaf x Novell: SUSE Manager Provisioning Single Instance 1-Year Subscription en SUSE Manager Provisioning Unlimited Virtual Machines 1-Year Subscription zijn beiden opgegaan in Suse Manager Lifecycle Management Is gemeente Den Haag akkoord om 60 licenties Suse Manager Lifecycle Management op te nemen in de prijslijst? Akkoord, zie aangepast prijzenblad. Vraag 113 Prijzenblad Paragraaf x Den Haag gebruikt nu een hogere editie Layer7: de SOA gateway. Is de aangevraagde SecureSpan de juiste licentie? Ja. SecureSpan Layer7 is de juiste licentie. Vraag 114 Prijzenblad Paragraaf x In het aangepaste prijzenblad wordt er gevraagd om de prijs voor de Adobe suite CS5 standaard ETLA pakket. Vanwege het nieuwe licensing model van Adobe is de suite licentie de licentie voor 1 jaar Adobe Creative Cloud for Teams. Pricing hiervoor is afhankelijk van taal en hoeveelheid. Is gemeente Den Haag akkoord met het aanbieden van de prijs voor 1 licentie Adobe Creative Cloud for Teams, Nederlandse taal? Zie antwoord op vraag 84. Vraag 115 Prijzenblad Paragraaf x Er wordt gevraagd om pricing voor 2 diensten van Microsoft: - Dienstverlening Microsoft Technology & Architectuur Services (MTAS) (werkopdracht voor adviesdiensten)
- Microsoft Premier Support Services Standaard Level 1 Wij kunnen de gevraagde Microsoft dienstverlenging leveren. Echter, pricing is afhankelijk van daadwerkelijke inhoud, afgeleid van de wensen van Den Haag. Pricing is dus niet concreet af te geven. Volstaat het antwoord dat de dienstverlening te leveren is? Zie algemene opmerking en aangepast prijzenblad. Vraag 116 Prijzenblad Paragraaf x De aangevraagde Legato producten betreffen een oude oplossing. Is dit hetgeen wat benodigd is? Verder is de EMC premium support software aangevraagd voor 22 licenties. Kijkende naar de aanvraag zou dit aantal 1 moeten zijn. Is gemeente Den Haag akkoord met het verlagen van het aantal van 22 naar 1? De licentiebenaming en aantallen kloppen. Zie aangepast prijzenblad productcode aangepast.