Stichting Bedrijfstakpensioenfonds voor het Schoonmaak- en Glazenwassersbedrijf Stichting Raad voor Arbeidsverhoudingen Schoonmaak- en Glazenwassersbranche Poortcontroles en afhandeling OLP De uitvoering van regelingen van de samenwerkende fondsen van het Schoonmaak- en Glazenwassersbedrijf wordt verzorgd door APG. Juli 2013_1.0
Inhoud Achtergrond en inleiding 3 Opgave Loon en Premie (OLP) 3 Werkgever 3 Bestand, zending en bericht 3 Bestandsformaat 4 Zending en bericht 4 Validatie van aangeboden zendingen 5 Controle bij binnenkomst (vóór acceptatie) 6 XSD en gegevensaanlevering vanuit een softwarepakket 6 Controles bij upload en emailaanlevering 6 Controles en onlineaanlevering 6 Gegevensaanlevering en feedback 6 Acceptatie van een gegevensaanlevering 6 Acceptatie zending en bericht 6 Bijlage 1 - Lijst controles intake 7 Bijlage 2 - Feedback schematisch voorbeeld 10 2
Achtergrond en inleiding De door u aan te leveren Opgave Loon en Premie (OLP) moet voldoen aan bepaalde eisen ten aanzien van de kwaliteit en de kwantiteit. Bij binnenkomst ( aan de poort ) van de aangeleverde gegevens wordt al getoetst of gegevens aan gestelde eisen voldoen voor verdere, correcte verwerking. Externe partijen bieden met behulp van de Opgave Loon en Premie (OLP) de benodigde gegevens aan. Voor deze partijen is het interessant om te weten welke controles worden uitgevoerd bij het aanbieden van een OLP. Externe partijen kunnen hierdoor kiezen om (extra) controles op te nemen in hun eigen software. Informatie over de door ons uitgevoerde controles zijn terug te vinden in: de OLP-specificaties voor het Schoonmaak- en Glazenwassersbedrijf; het beschikbaar gestelde XSD; (Wordt op verzoek toegezonden, graag aanvragen via www.administratienetschoonmaak.nl) - XSD: schema dat door ons wordt gebruikt om bepaalde controles uit te voeren bij binnenkomst voordat de poortcontroles worden uitgevoerd. inzicht in de poortcontroles in dit document; - Poortcontroles: controles die worden uitgevoerd door de processen die de inname van aangeboden zendingen verzorgt. Om duidelijk te maken welke poortcontroles en hoe de poortcontroles worden uitgevoerd, dient een juist beeld te bestaan van een OLP. Dit wordt eerst uiteengezet om daarna dieper in te gaan op de controles. Opgave Loon en Premie (OLP) We gaan hier niet in op de opbouw van de OLP, deze kunt u terugvinden in de OLP-specificaties en handleiding. Wel wordt beschreven wat verstaan wordt onder een werkgever en de begrippen bestand, zending en bericht die gebruikt worden om de OLP vorm te geven. Werkgever Onder een werkgever wordt een niet-natuurlijk persoon (bijvoorbeeld een BV) verstaan. Bovendien moet deze als werkgever bij ons zijn ingeschreven onder een uniek nummer (aansluitingsnummer). Het het aansluitingsnummer bestaat uit 9 cijfers. Bestand, zending en bericht De gegevens die aan ons moeten worden aangeleverd worden veelal aangemaakt door een softwarepakket. Dit softwarepakket maakt op basis van de ingevoerde gegevens door de werkgever (met een of meerdere BV s) of het administratiekantoor (voor een of meerdere werkgevers) een bestand aan waarin deze gegevens in een bepaald formaat worden opgeslagen. Op het moment dat het bestand geschikt is voor verzending spreken we van een zending. 3
Een zending die wordt aangeboden, kan één of meer berichten bevatten. Een bericht bevat de gegevens over één werkgever en zijn werknemers over een bepaalde periode (4 wekelijks of maandelijks). Zending Bericht 1 (= Werkgever X) Bericht 2 (= Werkgever Y) Bericht 3 (= Werkgever Z) Bestandsformaat Gegevensaanleveringen worden aangeboden in een vast (xml) formaat als zending. Zending en bericht Zoals we al hebben aangegeven, bestaat een zending uit één of meerdere berichten. Één bericht bestaat uit maximaal één werkgever met zijn eigen aansluitingsnummer. Het bericht bevat alle gegevens die betrekking hebben op de werkgever en haar werknemers. Het is mogelijk om: Een zending te doen met 1 bericht; - In voorbeeld 1 zien we een zending van ABC waarin een aanlevering gedaan wordt voor 1 BV. Een zending te doen met meerdere berichten voor verschillende werkgevers; - In voorbeeld 2 zien we een zending van ABC waarin een aanlevering gedaan wordt voor 3 BV s. Een zending te doen met meerdere berichten voor dezelfde werkgever; - In voorbeeld 3 zien we een zending van ABC waarin een aanlevering gedaan Voorbeeld 1 Zending van ABC ABC 1 BV 4
Voorbeeld 2 Zending van ABC ABC 1 BV ABC 2 BV ABC 3 BV Voorbeeld 3 Zending van ABC ABC 1 BV ABC 1 BV ABC 1 BV Periode januari Periode februari Periode maart Validatie van aangeboden zendingen Aangeboden zendingen worden, voordat de poortcontroles uitgevoerd worden, getoetst op basis van het XSD (XML Schema Definition). Een OLP-zending is opgemaakt in XML. Dit moet voldoen aan de eisen die zijn vastgelegd in het XSD. Gecontroleerd wordt op: het gebruik van de juiste (technische) rubrieksnamen de volgorde en hiërarchie van de rubrieken verplichte rubrieken en formaat- en domeineisen. We kunnen hierbij bijvoorbeeld opmerken dat verplichte rubrieken bestaan zodat wij in staat zijn om juiste verificaties uit voeren (bij o.a. de GBA). 5
Controle bij binnenkomst (vóór acceptatie) Gegevensaanleveringen worden, voordat deze geaccepteerd worden, vooraf gecontroleerd op fouten. Acceptatie wil zeggen dat (enkele of alle berichten) in de zending verwerkt kunnen worden. De foutcontrole vooraf heeft als doel zo schoon mogelijke gegevens te binnen te krijgen. Hierdoor wordt voorkomen dat: er vervuiling van de gegevens ontstaat; er herstelaanleveringen uitgevoerd moeten worden die gepaard zullen gaan met veel administratieve en eventueel technische acties. De fouten waarop gecontroleerd wordt zijn o.a.: formaat (postcode is 4 letters en 2 cijfers); bestaanbaarheid (32-01-2009 kan niet) en; inhoudelijke vergelijking (binnen 1 bericht mogen voor 1 werknemer/bsn geen overlappende loonperiodes aangeleverd worden). (Zie de lijst controles intake voor een korte omschrijving). XSD en gegevensaanlevering vanuit een softwarepakket Wanneer gebruik gemaakt wordt van een software pakket is het uitgangspunt dat automatisch alle formaat- en het gros van de bestaanbaarheidsfouten gesignaleerd worden vóór verzending van de gegevensaanlevering. Het pakket zal hoogstwaarschijnlijk ook een mogelijkheid bieden om deze fouten vóór het verzenden te herstellen (de manier waarop is afhankelijk van het pakket). Hiervoor moet het pakket wél gebruik maken van het XSD om te kunnen valideren (toetsen of de gegevensaanlevering aan onze eisen voldoet). Om dit mogelijk te maken wordt, naast de beschrijving en de handleiding van de Opgave Loon en Premie, het XSD of wel xml schema gepubliceerd. Controles bij upload en emailaanlevering Wanneer de gegevensaanlevering verzonden is, worden bij ontvangst alle controles uit controles intake uitgevoerd. De validatie is een onderdeel van deze controles, dus wanneer uw softwarepakket deze juist heeft uitgevoerd, zullen in dit deel van de controles geen fouten worden geconstateerd. Zo niet, dan wordt de zending bij geconstateerde fouten niet geaccepteerd met de melding Uw zending kan niet gevalideerd worden. Neem contact op met uw softwareleverancier. Tot en met controle 1050 uit de lijst controles intake (de eerste vijf controles) wordt bij een fout de zending als geheel niet geaccepteerd (er wordt dus geen enkel bericht geaccepteerd).daarna worden de overige controles uitgevoerd en worden de individuele berichten gecontroleerd. De afzonderlijke individuele berichten worden dan niet geaccepteerd bij constatering van één of meerdere fouten. De berichten zonder fouten worden wel geaccepteerd. Controles en onlineaanlevering Wanneer gebruik gemaakt wordt van de online toepassing NETwerken via www.administratienetschoonmaak.nl om gegevens aan te leveren, worden controles interactief uitgevoerd. Op het scherm wordt gemeld wat er fout is en de gelegenheid wordt geboden om deze fout te herstellen. Gegevensaanlevering en feedback De gedetailleerde feedback die de intake toepassing geeft is bedoeld om te voorkomen dat een herstelde of nieuwe aanlevering weer voor fouten zorgt. Een schematisch voorbeeld van de inhoud van de geleverde feedback is in bijlage 2 feedback voorbeeld opgenomen. Daarnaast gaat de foutcontrole ook zolang mogelijk door met de controle van een bericht. Alle gevonden fouten worden dan teruggestuurd. Dit om te voorkomen dat er een eindeloze uitwisseling van berichten gaat ontstaan. Overigens is het valideren vooraf al een goede bijdrage aan het voorkomen van fouten. Acceptatie van een gegevensaanlevering Wanneer een bericht geaccepteerd is, wordt de gegevensaanlevering als voltooid beschouwd. Er kunnen geen intake controle fouten meer optreden. Acceptatie zending en bericht De berichten in aangeboden zendingen (de zending voldoet dan aan de door ons gestelde eisen) worden zoals hiervoor is vermeld gecontroleerd. De berichten (Werkgever = bijvoorbeeld een BV) die zijn geaccepteerd (goedgekeurd) worden verwerkt. Afgekeurde berichten in de zending worden niet verwerkt. Dus delen (werknemers) in een bericht die goed zijn, worden ook niet verwerkt. 6
Bijlagen Bijlage 1 - Lijst controles intake Overzicht controles intake zending en bericht sys Er mag geen zending aangeleverd worden, die identiek is aan een eerder aangeleverde zending. 1006 De zending moet het juiste bestandsformaat hebben en de in te vullen velden moeten op de vereiste manier gevuld zijn of aan de vereiste waarden reeks voldoen. Is dit niet het geval dan kan de zending niet verder verwerkt worden. B.v. datum 32-01 2009 wordt niet toegestaan. De zending wordt niet geaccepteerd met melding: Uw zending is niet valide. Neem contact op met uw softwareleverancier. 1007 Aanleveringen vóór een bepaalde datum zijn niet toegestaan. Wanneer de zending hier niet aan voldoet, wordt deze niet geaccepteerd. Melding: Loon of afwijkende loontijdvakken uit jaar of eerder kunnen niet verwerkt worden. 1008 Niet alle arbeidsverhoudingen voor deze werkgever zijn geregistreerd binnen gestelde tijdslimiet. 1050 Alleen P(roductie) zendingen zijn toegestaan. Wijzig type zending. 1068 Het aansluitingsnummer is niet bij ons bekend. 1225 Dit is geen geldig bankrekeningnummer. 1240 Het BSN/sofi-nummer is niet juist. 1255 Het aantal aangeleverde personen is ongelijk aan het Werkgever controletotaal. 1256 De som van de premieverplichtingen voor de werknemers is ongelijk aan het Werkgever controletotaal. 1257 Het aantal aangeleverde premierecords is ongelijk aan het Werknemer controletotaal. 1258 De som van alle deelfondsbedragen van de werknemer is ongelijk aan het Werknemer controletotaal. 2007 CAO hoort niet bij opdrachtgever. 2010 (afw)loontijdvak valt niet binnen aanleverperiode. 2015 Afwijkend loontijdvak valt na hoofdloontijdvak. 7
2020 Geen geldige periode. 2030 Hoofdloontijdvak komt niet precies overeen met Aanleverperiode. 2035 Leeftijd valt buiten toegestane leeftijd. 2040 Afwijkend loontijdvak valt niet binnen bestaande opgave. 2055 Einddatum afwijkend loontijdvak valt voor de begindatum. 2080 Datum uitdienst mag niet voor datum indienst liggen. 2081 Aanlevering is voor niet deelnemende CAO. 2082 (afw)loontijdvak valt voor datum indienst. 2083 Datum uitdienst ligt voor einde (afw)loontijdvak. 2084 Overlappende AV s voor werknemer. 2085 Fonds en Deelfonds bestaan niet. 2090 Deelfonds hoort niet bij CAO. 2096 Beroep valt niet binnen CAO. 2098 Afwijkend loontijdvak eindigt voor kenmerk AV. 2099 Per bericht mag een werknemer maar één keer aangeleverd worden. 2100 AV kenmerk valt niet binnen periode AV. Pagina 10 van 12 2101 Afwijkend loontijdvak begint voor kenmerk AV. 2102 Ingangsdatum AV kenmerk valt niet binnen hoofdloontijdvak. 2103 Datum ingang kenmerk is niet uniek binnen AV. 2104 Einde (afw.) LTV na uitdienst datum. 3000 Leeftijdsafhankelijke premies buiten leeftijdsgrens. 3020 Periode afwijkend loontijdvak niet volledig. 3025 Totaal premies WN bij loonperiode komt niet overeen met de som premies van deze periode. 3026 Totaal aantal premies komt niet overeen met het aantal premies. 3035 Totaal premies WG komt niet overeen met som van alle premies. 8
3036 Totaal aantal personen komt niet overeen met aantal aangeleverde personen. 3051 Overlap in (afw)loontijdvakken werknemer. 3055 Werkgever bestaat niet in BRW. 3060 CAO niet in volledige (afw)loontijdvak bij werkgever. 3065 AV-hiaat gevonden (datum indienst gewijzigd). 3066 AV-hiaat gevonden (datum uitdienst gewijzigd). 3067 Inconsistent deelfonds. 3070 Voor deze werknemer is niet de juiste BSNummer / naam werknemer combinatie meegegeven. 3080 Meerdere premies voor zelfde deelfonds. 6029 Onbekend bestandsformaat aangetroffen. Afbreken verwerking bestand. Neem contact op met uw softwareleverancier. 7000 Vakbondscontributie is hoger dan maximum contributie, de premie wordt niet verwerkt. 7005 Vakbondscontributie mag niet verminderd worden, de premie wordt niet verwerkt. 9
Bijlage 2 - Feedback schematisch voorbeeld Het OLP bericht bestaat uit een aantal elementen: persoon / arbeidsverhouding / kenmerkenav / loonperiode/ premie Bij iedere melding wordt ook het element waar de fout zich bevindt genoemd. Schematische voorstelling: (sortering: eerst niet geaccepteerd, dan geaccepteerd) Inzender: <inzender naam> - Aansluitnummer: <aansluitnummer> - Zendingreferentie: <zendingreferentie>- Bestandsnaam: <bestandsnaam> Werkgever 2 : <werkgever naam> - <ledennummer> - <loontijdvak OPGAVE> - <Werkgeverreferentie> 1 - <Niet geaccepteerd> <[melding nummer]> <melding tekst> 2 Werknemer 1: <werknemer naam> - <Burger Service Nummer> <persoon / arbeidsverhouding DatumInDienst DatumUitdienst / kenmerkenav - DTMingang / loonperiode begindatumafwltv einddatumafwltv / premie - CodeDeelfonds > 3. <[melding nummer]> <melding tekst> Werknemer 2: <werknemer naam> - <Burger Service Nummer> <persoon / arbeidsverhouding DatumInDienst DatumUitdienst / kenmerkenav - DTMingang / loonperiode begindatumafwltv einddatumafwltv / premie - CodeDeelfonds >. <[melding nummer]> <melding tekst> Werknemer 3: <werknemer naam> - <Burger Service Nummer> <persoon / arbeidsverhouding DatumInDienst DatumUitdienst / kenmerkenav - DTMingang / loonperiode begindatumafwltv einddatumafwltv / premie - CodeDeelfonds >. <[melding nummer]> <melding tekst> 1 Optioneel, alleen indien gevuld 2 Alleen meldingen m.b.t. Element werkgever 3 Element vermelden 10
Werkgever 4: <werkgever naam> - <ledennummer> - <loontijdvak OPGAVE> - <Werkgeverreferentie> - <Niet geaccepteerd> Werknemer 1: <werknemer naam> - <Burger Service Nummer> <persoon / arbeidsverhouding DatumInDienst DatumUitdienst / kenmerkenav - DTMingang / loonperiode begindatumafwltv einddatumafwltv / premie - CodeDeelfonds >. <[melding nummer]> <melding tekst> Werknemer 2: <werknemer naam> - <Burger Service Nummer> <persoon / arbeidsverhouding DatumInDienst DatumUitdienst / kenmerkenav - DTMingang / loonperiode begindatumafwltv einddatumafwltv / premie - CodeDeelfonds >. <[melding nummer]> <melding tekst> Werknemer 3: <werknemer naam> - <Burger Service Nummer> <persoon / arbeidsverhouding DatumInDienst DatumUitdienst / kenmerkenav - DTMingang / loonperiode begindatumafwltv einddatumafwltv / premie - CodeDeelfonds >. <[melding nummer]> <melding tekst> <Geaccepteerd> Werkgever 1: <werkgever naam> - <ledennummer> - <loontijdvak OPGAVE> - <Werkgeverreferentie> Werkgever 3: <werkgever naam> - <ledennummer> - <loontijdvak OPGAVE> - <Werkgeverreferentie> Werkgever 5: <werkgever naam> - <ledennummer> - <loontijdvak OPGAVE> - <Werkgeverreferentie> Werkgever 6: <werkgever naam> - <ledennummer> - <loontijdvak OPGAVE> - <Werkgeverreferentie> etc. 11
Contactgegevens Meer informatie: Incasso Postbus 637 1000 EE Amsterdam www.administratienetschoonmaak.nl 12