Beoordelingsformulieren BPV ROC Mondriaan School voor Economie Financiële en Secretariële opleidingen Locatie Brasserskade (Delft) Beoordelingsformulieren BBL DSMA Cohort 2014-2015 Naam
5. Beoordelingsformulieren Toelichting op de beoordelingsformulieren Beoordeling Onvoldoende Matig Voldoende Goed N.v.t. Toelichting vatbaar voor grote verbetering en/of aanvulling vatbaar voor kleine verbetering, voldoet niet voldoet voldoet meer dan gemiddeld dan van een beginnend beroepsbeoefenaar verwacht mag worden indien een aspect niet te beoordelen is, dit vermelden met NVT Per werkproces is op het beoordelingsformulier aangegeven op grond van welke criteria een onvoldoende, voldoende of goed wordt toegekend. Bij de eindbeoordeling gelden de volgende criteria: een indicator van een werkproces mag niet onvoldoende of matig zijn; een e indicator van een werkproces moet altijd uitgevoerd worden; een werkproces wordt met goed afgesloten als meer dan de helft van de beoordeelde indicatoren met goed zijn beoordeeld; een kerntaak wordt met goed afgesloten als de helft of meer van de beoordeelde werkprocessen met goed is beoordeeld. Verschil Niveau 3 en Niveau 4 Er zijn verschillen te constateren bij de uitvoering van deze kerntaken door de secretaresse (niveau 3) enerzijds en de directiesecretaresse/managementassistent (niveau 4) anderzijds. Op de eerste plaats is het natuurlijk van belang dat de BPV plaats is goedgekeurd voor niveau 4. In verhouding tot niveau 3 gaat het bij de beoordeling van niveau 4 vooral om: een grotere complexiteit van de teksten op zich en de werkzaamheden bij de verwerking ervan een grotere verantwoordelijkheid voor de uitvoering een grotere zelfstandigheid en meer eigen initiatieven nemen een groter en sneller verkregen inzicht in de werkzaamheden en de bijbehorende processen in voorkomende gevallen coördineert de directiesecretaresse/managementassistent een aantal werkzaamheden van het secretariaat. ROC Mondriaan / Economie Delft / Directiesecretaresse - managementassistent / BBL Niveau 4 2013-2014 1
Totaalbeoordeling BPV Eindresultaat BPV * Naam... Cohort...... Klas.. Eindbeoordeling Directiesecretaresse/ management assistent Onvoldoende Voldoende Goed Intromodule Praktijkwijzer: 'Oriëntatie op de organisatie' 1. Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.1 Zorgt voor schriftelijke informatie-uitwisseling 1.2 Zorgt voor mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling 1.4 Verzorgt de dossiervorming en het dossierbeheer 1.5 Onderhoudt het relatienetwerk 1.6 Voert administratieve taken uit Eindbeoordeling Kerntaak 1 2. Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.1 Beheert de agenda 2.3 Organiseert bijeenkomsten 2.4 Maakt verslag en handelt zaken af 2.5 Ontvangt bezoekers 2.7 Regelt reizen en accommodaties 2.8 Beheert kleine budgetten en handelt financiële zaken af Eindbeoordeling Kerntaak 2 Loopbaan : Functioneert als werknemer 0 Onvoldoende 0 Voldoende 0 Goed Naam Bedrijfsbeoordelaar Naam Student Naam Schoolbeoordelaar Handtekening Handtekening Handtekening Datum * Zie voor de detailbeoordelingen de formulieren per werkproces en de tussen- en eindbeoordeling 'Functioneert als werknemer'. * Bij de eindbeoordeling is de beoordeling van een kerntaak 'Goed' als de helft of meer van de beoordeelde werkprocessen met 'Goed' is beoordeeld. Alle werkprocessen dienen minimaal voldoende te zijn. ROC Mondriaan / Economie Delft / Directiesecretaresse - managementassistent / BBL Niveau 4 2013-2014 2
Loopbaan Burgerschap (Beroepshouding) Tussenbeoordeling beroepshouding 'Functioneert als werknemer in een arbeidsorganisatie' Naam student :... Datum:. Bedrijfsbeoordelaar:... Paraaf: 1. Gedraagt zich als werknemer bij het uitvoeren van het werk Houdt zich aan algemeen aanvaarde regels Handelt conform de bedrijfswaarden en normen en past zich aan de bedrijfscultuur aan Houdt zich aan afspraken Geeft zo nodig grenzen aan Geeft blijk van zelfkennis Handelt op een ethische en integere manier (respecteert vertrouwelijkheid, gedraagt zich open en eerlijk, houdt zich aan gedane toezeggingen) 2. Maakt gebruik van werknemersrechten Is op de hoogte van zijn medezeggenschapsrechten en maakt hier zo nodig gebruik van Is op de hoogte van zijn werknemersrechten en bescherming zoals zijn vastgelegd in CAO s en in wettelijke bepalingen en maakt hier zo nodig gebruik van 3. Stelt zich collegiaal op Stelt zich coöperatief en flexibel op Stelt zich collegiaal op Draagt bij aan een positieve werksfeer Gedraagt zich formeel/informeel op de juiste momenten 4. Overige aspecten beroepshouding/competenties Komt op tijd Kan omgaan met Heeft voldoende werktempo Toont ambitie (leergierig) Kan samenwerken en overleggen Weet prioriteiten te stellen Levert kwaliteit Kan omgaan met werkdruk Neemt initiatief/ stelt vragen Voert instructies en procedures correct uit Communiceert in correct Nederlands Zelfbeoordeling Bedrijfs beoordeling O V G O V G Feedback (wat moet de student verbeteren, wat gaat prima?) Zelfevaluatie student (Wat ga je met de opmerkingen doen? Welke afspraken zijn er gemaakt?) ROC Mondriaan / Economie Delft / Directiesecretaresse - managementassistent / BBL Niveau 4 2013-2014 3
Loopbaan Burgerschap (Beroepshouding) Eindbeoordeling beroepshouding 'Functioneert als werknemer in een arbeidsorganisatie' Naam student :... Datum:. Bedrijfsbeoordelaar:... Paraaf: 1. Gedraagt zich als werknemer bij het uitvoeren van het werk Houdt zich aan algemeen aanvaarde regels Handelt conform de bedrijfswaarden en normen en past zich aan de bedrijfscultuur aan Houdt zich aan afspraken Geeft zo nodig grenzen aan Geeft blijk van zelfkennis Handelt op een ethische en integere manier (respecteert vertrouwelijkheid, gedraagt zich open en eerlijk, houdt zich aan gedane toezeggingen) 2. Maakt gebruik van werknemersrechten Is op de hoogte van zijn medezeggenschapsrechten en maakt hier zo nodig gebruik van Is op de hoogte van zijn werknemersrechten en bescherming zoals zijn vastgelegd in CAO s en in wettelijke bepalingen en maakt hier zo nodig gebruik van 3. Stelt zich collegiaal op Stelt zich coöperatief en flexibel op Stelt zich collegiaal op Draagt bij aan een positieve werksfeer Gedraagt zich formeel/informeel op de juiste momenten 4. Overige aspecten beroepshouding/competenties Komt op tijd Kan omgaan met Heeft voldoende werktempo Toont ambitie (leergierig) Kan samenwerken en overleggen Weet prioriteiten te stellen Levert kwaliteit Kan omgaan met werkdruk Neemt initiatief/ stelt vragen Voert instructies en procedures correct uit Communiceert in correct Nederlands Zelfbeoordeling Bedrijfs beoordeling O V G O V G Normering: Bij 1 t/m 3 dienen minimaal 10 van de 12 aspecten voldoende te zijn. Bij 'Overige aspecten beroepshouding' dienen minimaal 8 van de 11 aspecten voldoende te zijn Voor een beoordeling 'goed' dient meer dan de helft van de aspecten 'goed' te zijn beoordeeld, de andere aspecten voldoende Toelichting eindbeoordeling (praktijkopleider) 0 Goed 0 Voldoende 0 Onvoldoende ROC Mondriaan / Economie Delft / Directiesecretaresse - managementassistent / BBL Niveau 4 2013-2014 4
Naam student 0 Tussenbeoordeling 0 Eindbeoordeling Startdatum...Einddatum... N4 DSMA 1.1 Kerntaak 1: Voert taken rond informatiemanagement uit Werkproces : Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Indicatoren Neemt de juiste beslissingen over wie wat moet afhandelen, stuurt betreffende correspondentie tijdig door naar betrokkenen en handelt de overige correspondentie op eigen initiatief correct af. Analyseert de verzamelde informatie, selecteert de juiste gegevens, maakt onderscheid tussen hoofd- en bijzaken, brengt structuur aan in de teksten en ziet welke plaats de informatie inneemt in het grotere geheel van de informatiestroom in een project en/of de organisatie. Hanteert de correcte spelling en grammatica en het correcte idioom, formuleert vlot en bondig, structureert de informatie die wordt uitgewisseld en houdt rekening met de doelgroep. Prioriteert, plant en regelt de werkzaamheden op juiste wijze, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij. Overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n)/collega s over de uit te voeren werkzaamheden, rapporteert tijdig over de voortgang en informeert betrokkenen proactief over zaken die van belang zijn. n.v.t./ Onvoldoende Matig Voldoende Goed Werkt vlot en accuraat en is bedreven in het gebruik van benodigde hard- en software Volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de voorgeschreven procedures Toont zich betrouwbaar en is discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard Blijft productief werken, levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden en houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling. Bij de eindbeoordeling van het werkproces mag alleen een voldoende of goed worden toegekend als er geen indicatoren met een onvoldoende of matig zijn beoordeeld. Een e indicator dient beoordeeld te zijn met voldoende of goed. Van de andere indicatoren mogen maximaal twee indicator n.v.t. zijn. Bij de eindbeoordeling is de beoordeling van een werkproces "Goed" als de helft of meer (vijf of meer) van de indicatoren met "Goed" is beoordeeld. Datum: Eindresultaat: Onvoldoende Voldoende Goed Handtekening Bedrijfsbeoordelaar: Handtekening Student: Handtekening Schoolbeoordelaar: Opmerking ROC Mondriaan / Economie Delft / Directiesecretaresse - managementassistent / BBL Niveau 4 2013-2014 5
Naam student 0 Tussenbeoordeling 0 Eindbeoordeling Startdatum...Einddatum... N4 DSMA 1.2 Kerntaak 1: Voert taken rond informatiemanagement uit Werkproces: zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Indicatoren Neemt juiste beslissingen over wie welke (telefoon)gesprekken moet afhandelen, verbindt telefoongesprekken door naar de juiste persoon en handelt de overige (telefoon)gesprekken op eigen initiatief correct af. Hanteert de correcte spelling en grammatica en het correcte idioom, structureert de informatie, formuleert de boodschap vlot en bondig en houdt rekening met de gesprekspartner(s). n.v.t./ Onvoldoende Matig Voldoende Goed Luistert goed naar de gesprekspartners, geeft hun de ruimte om standpunten naar voren te brengen en toont belangstelling voor hun opvattingen. Overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n)/collega s over de uit te voeren werkzaamheden, rapporteert tijdig over de voortgang en informeert betrokkenen proactief over zaken die van belang zijn. Stelt zich dienstverlenend op, komt afspraken na en toont betrokkenheid bij de organisaties/relaties uit het eigen netwerk en dat van de leidinggevende(n). Investeert tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede (interen en externe) werkrelaties op verschillende niveaus. Blijft productief werken, levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden en houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling. Bij de eindbeoordeling van het werkproces mag alleen een voldoende of goed worden toegekend als er geen indicatoren met een onvoldoende of matig zijn beoordeeld. Een e indicator dient beoordeeld te zijn met voldoende of goed. Van de andere indicatoren mag maximaal één indicator n.v.t. zijn. Bij de eindbeoordeling is de beoordeling van een werkproces "Goed" als de helft of meer (vier of meer) van de indicatoren met "Goed" is beoordeeld. Datum: Eindresultaat Onvoldoende Voldoende Goed Handtekening Bedrijfsbeoordelaar: Handtekening Student: Handtekening Schoolbeoordelaar: Opmerking ROC Mondriaan / Economie Delft / Directiesecretaresse - managementassistent / BBL Niveau 4 2013-2014 6
Naam student 0 Tussenbeoordeling 0 Eindbeoordeling Startdatum...Einddatum... N4 DSMA 1.4 Kerntaak 1: Voert taken rond informatiemanagement uit Werkproces : Verzorgt de dossiervorming en het dossierbeheer Indicatoren Werkt vlot en accuraat en maakt efficiënt gebruik van het (digitale) registratie- en/of archiefsysteem, de benodigde apparatuur en overige hulpmiddelen t.b.v. de verwerking, het beheer, het samenstellen en het uitlenen van documenten en dossiers. Analyseert de verzamelde (digitale) informatie (gegevens/dossiers), selecteert de juiste gegevens/documenten voor opname in bestaande of nieuwe (digitale) dossiers of verwijdering uit dossiers en structureert de gegevens om de onderlinge samenhang tussen gegevens en dossiers duidelijk te maken. Formuleert vlot en bondig bij het vragen naar of overbrengen van de zakelijke informatie, structureert de informatie die wordt uitgewisseld en houdt rekening met de gesprekspartner(s). Volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de voorgeschreven procedures. n.v.t./ Onvoldoende Matig Voldoende Goed Toont zich betrouwbaar en is discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard. Bij de eindbeoordeling van het werkproces mag alleen een voldoende of goed worden toegekend als er geen indicatoren met een onvoldoende of matig zijn beoordeeld. Een e indicator dient beoordeeld te zijn met voldoende of goed. Van de andere indicatoren mag maximaal één indicator n.v.t. zijn. Bij de eindbeoordeling is de beoordeling van een werkproces "Goed" als de helft of meer (drie of meer) van de indicatoren met "Goed" is beoordeeld. Datum: Eindresultaat: Onvoldoende Voldoende Goed Handtekening Bedrijfsbeoordelaar: Handtekening Student: Handtekening Schoolbeoordelaar: Opmerking ROC Mondriaan / Economie Delft / Directiesecretaresse - managementassistent / BBL Niveau 4 2013-2014 7
Naam student 0 Tussenbeoordeling 0 Eindbeoordeling Startdatum...Einddatum... N4 DSMA 1.5 Kerntaak 1: Voert taken rond informatiemanagement uit Werkproces : Onderhoudt het relatienetwerk Indicatoren n.v.t./ Onvoldoende Matig Voldoende Goed Onderhoudt actief contact met de interne en externe relaties, toont interesse voor de relaties in woord en geschrift en blijft op de hoogte van wijzigingen bij de organisaties/relaties. Raadpleegt de relaties in haar netwerk voor het inwinnen van advies, verzoeken om hulp of het gezamenlijk uitvoeren van taken, zorgt ervoor dat er in voorkomende gevallen wederdiensten worden verleend en maakt daar concrete afspraken over. Overlegt tijdig en regelmatig met de relaties over de afstemming van zaken, rapporteert relaties tijdig over de voortgang en informeert ze proactief over zaken die van belang zijn Stelt zich dienstverlenend op, komt afspraken na en toont betrokkenheid bij de organisaties/relaties uit het eigen netwerk en dat van de leidinggevende(n). Investeert tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede (interen en externe) werkrelaties op verschillende niveaus. Werkt vlot en accuraat en maakt efficiënt gebruik van benodigde hard- en software en overige hulpmiddelen. Volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de voorgeschreven procedures. Bij de eindbeoordeling van het werkproces mag alleen een voldoende of goed worden toegekend als er geen indicatoren met een onvoldoende of matig zijn beoordeeld. Een e indicator dient beoordeeld te zijn met voldoende of goed. Van de andere indicatoren mogen maximaal twee indicator n.v.t. zijn. Bij de eindbeoordeling is de beoordeling van een werkproces "Goed" als de helft of meer (vier of meer) van de indicatoren met "Goed" is beoordeeld. Datum: Eindresultaat: Onvoldoende Voldoende Goed Handtekening Bedrijfsbeoordelaar: Handtekening Student: Handtekening Schoolbeoordelaar: Opmerking ROC Mondriaan / Economie Delft / Directiesecretaresse - managementassistent / BBL Niveau 4 2013-2014 8
Naam student 0 Tussenbeoordeling 0 Eindbeoordeling Startdatum...Einddatum... N4 DSMA 1.6 Kerntaak 1: Voert taken rond informatiemanagement uit Werkproces : Voert administratieve taken uit Indicatoren Haalt de juiste informatie uit verschillende gegevensverzamelingen/bronnen ter actualisering van de (personeels)administratie en de website/het intranet. Structureert de informatie of hanteert het voorgeschreven format en houdt rekening met de doelgroep(en). Genereert periodiek of op verzoek bruikbare rapporten/overzichten uit het systeem voor de directie/het management en/of als input voor het (sociaal) jaarverslag. Volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de voorgeschreven procedures. Toont zich betrouwbaar en is discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het verwerken van gegevens van o.a. verlofaanvragen, aan- en afwezigheidsadministratie en ziek- en herstelmeldingen, functionerings- en beoordelingsgesprekken. n.v.t./ Onvoldoende Matig Voldoende Goed Bij de eindbeoordeling van het werkproces mag alleen een voldoende of goed worden toegekend als er geen indicatoren met een onvoldoende of matig zijn beoordeeld. Een e indicator dient beoordeeld te zijn met voldoende of goed. Van de andere indicatoren mag maximaal één indicator n.v.t. zijn. Bij de eindbeoordeling is de beoordeling van een werkproces "Goed" als de helft of meer (drie of meer) van de indicatoren met "Goed" is beoordeeld Datum: Eindresultaat: Onvoldoende Voldoende Goed Handtekening Bedrijfsbeoordelaar: Handtekening Student: Handtekening Schoolbeoordelaar: Opmerking ROC Mondriaan / Economie Delft / Directiesecretaresse - managementassistent / BBL Niveau 4 2013-2014 9
Naam student 0 Tussenbeoordeling 0 Eindbeoordeling Startdatum...Einddatum... N4 DSMA 2.1 Kerntaak 2: Voert taken rondom planning en organisatie uit Werkproces : Beheert de agenda Indicatoren Overlegt tijdig en regelmatig voor afstemming bij het beheer van de agenda, overlegt tijdig met de houders/beheerders van agenda s van relaties en toont flexibiliteit maar ook vasthoudendheid bij het maken van afspraken. n.v.t./ Onvoldoende Matig Voldoende Goed Voert mutaties en nieuwe afspraken direct in en informeert betrokkenen op verzoek of op eigen initiatief tijdig over de voortgang bij actuele/nieuwe afspraken Prioriteert, plant en regelt de werkzaamheden op juiste wijze, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij. Voert een flexibel beheer over de agenda en heeft inzicht in het belang van de afspraken. Stelt zich dienstverlenend en flexibel op, komt afspraken na en toont betrokkenheid bij het onderhouden van de agenda. Investeert tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede (interen en externe) werkrelaties op verschillende niveaus Werkt vlot en accuraat en maakt efficiënt gebruik van (digitale) apparatuur en overige hulpmiddelen. Volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de voorgeschreven procedures. Blijft productief werken, levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden en houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling. Bij de eindbeoordeling van het werkproces mag alleen een voldoende of goed worden toegekend als er geen indicatoren met een onvoldoende of matig zijn beoordeeld. Een e indicator dient beoordeeld te zijn met voldoende of goed. Van de andere indicatoren mag maximaal één indicator n.v.t. zijn. Bij de eindbeoordeling is de beoordeling van een werkproces "Goed" als de helft of meer (vijf of meer) van de indicatoren met "Goed" is beoordeeld Datum: Eindresultaat: Onvoldoende Voldoende Goed Handtekening Bedrijfsbeoordelaar: Handtekening Student: Handtekening Schoolbeoordelaar: Opmerking ROC Mondriaan / Economie Delft / Directiesecretaresse - managementassistent / BBL Niveau 4 2013-2014 10
Naam student 0 Tussenbeoordeling 0 Eindbeoordeling Startdatum...Einddatum... N4 DSMA 2.3 Kerntaak 2: Voert taken rondom planning en organisatie uit Werkproces : Organiseert bijeenkomsten Indicatoren Overlegt tijdig en regelmatig voor afstemming over de uit te voeren taken en de informatievoorziening aan genodigden, overlegt tijdig met de eigen collega s en indien nodig met de betrokken organisaties/relaties. n.v.t./ Onvoldoende Matig Voldoende Goed Prioriteert, plant en regelt de werkzaamheden aan de hand van een planning of checklist, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij. Neemt op goede gronden, op eigen initiatief en binnen haar bevoegdheden tijdig beslissingen over zaken die zich voordoen en houdt rekening met het budget. Gaat verantwoordelijk om met de middelen van de organisatie, mijdt risico s op overschrijding van het budget, handelt kostenbewust en zoekt naar de juiste prijs-kwaliteit verhouding Neemt de verantwoordelijkheid op zich, indien zich onverhoopt een overschrijding van het budget voordoet. Hanteert de correcte spelling en grammatica en het correcte idioom, structureert de informatie, formuleert vlot en bondig en houdt rekening met de doelgroep. Stelt zich dienstverlenend op, lost knelpunten snel op, komt afspraken na en toont betrokkenheid bij de organisaties/relaties Werkt vlot en accuraat en maakt efficiënt gebruik van haar netwerk, de (digitale) apparatuur en overige hulpmiddelen. Volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de voorgeschreven procedures. Blijft productief werken, levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden en houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling. Bij de eindbeoordeling van het werkproces mag alleen een voldoende of goed worden toegekend als er geen indicatoren met een onvoldoende of matig zijn beoordeeld. Een e indicator dient beoordeeld te zijn met voldoende of goed. Van de andere indicatoren mogen maximaal twee indicator n.v.t. zijn. Bij de eindbeoordeling is de beoordeling van een werkproces "Goed" als de helft of meer (vijf of meer) van de indicatoren met "Goed" is beoordeeld. Datum: Eindresultaat: Onvoldoende Voldoende Goed Handtekening Bedrijfsbeoordelaar: Handtekening Student: Handtekening Schoolbeoordelaar: Opmerking ROC Mondriaan / Economie Delft / Directiesecretaresse - managementassistent / BBL Niveau 4 2013-2014 11
Naam student 0 Tussenbeoordeling 0 Eindbeoordeling Startdatum...Einddatum... N4 DSMA 2.4 Kerntaak 2: Voert taken rondom planning en organisatie uit Werkproces : Maakt verslag en handelt zaken af Indicatoren n.v.t./ Onvoldoende Matig Voldoende Goed Hanteert de correcte spelling en grammatica en het correcte idioom, structureert de informatie en maakt onderscheid tussen hoofd- en bijzaken, formuleert vlot en bondig en houdt rekening met de doelgroep. Prioriteert, plant en regelt de werkzaamheden bij het maken van een verslag en het afhandelen van zaken die voortkomen uit de bijeenkomst, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij. Werkt vlot en accuraat en maakt efficiënt gebruik van (digitale) apparatuur en overige hulpmiddelen Volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de voorgeschreven procedures Toont zich betrouwbaar en is discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke aard. Blijft productief werken, levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden en houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling Bij de eindbeoordeling van het werkproces mag alleen een voldoende of goed worden toegekend als er geen indicatoren met een onvoldoende of matig zijn beoordeeld. Een e indicator dient beoordeeld te zijn met voldoende of goed. Van de andere indicatoren mag maximaal één indicator n.v.t. zijn. Bij de eindbeoordeling is de beoordeling van een werkproces "Goed" als de helft of meer (drie of meer) van de indicatoren met "Goed" is beoordeeld. Datum: Eindresultaat: Onvoldoende Voldoende Goed Handtekening Bedrijfsbeoordelaar: Handtekening Student: Handtekening Schoolbeoordelaar: Opmerking ROC Mondriaan / Economie Delft / Directiesecretaresse - managementassistent / BBL Niveau 4 2013-2014 12
Naam student 0 Tussenbeoordeling 0 Eindbeoordeling Startdatum...Einddatum... N4 DSMA 2.5 Kerntaak 2: Voert taken rondom planning en organisatie uit Werkproces : Ontvangt bezoekers Indicatoren n.v.t./ Onvoldoende Matig Voldoende Goed Luistert goed naar de bezoekers of relaties en naar het doel van hun bezoek, voorziet hen van informatie, schrijft ze in, begeleidt hen evt. naar de gewenste locatie en/of persoon en communiceert onderhoudend over alledaagse onderwerpen (weer, verkeer). Legt zaken m.b.t. het af te leggen bezoek en/of de route naar de locatie duidelijk uit aan de bezoekers/relaties Stelt zich dienstverlenend op, lost knelpunten snel op, komt afspraken na en toont betrokkenheid bij de organisaties/relaties. Investeert tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede (interen en externe) werkrelaties op verschillende niveaus. Volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de voorgeschreven procedures. Toont zich betrouwbaar en is discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke aard. Blijft productief werken, levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden en houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling. Bij de eindbeoordeling van het werkproces mag alleen een voldoende of goed worden toegekend als er geen indicatoren met een onvoldoende of matig zijn beoordeeld. Een e indicator dient beoordeeld te zijn met voldoende of goed. Van de andere indicatoren mag maximaal één indicator n.v.t. zijn. Bij de eindbeoordeling is de beoordeling van een werkproces "Goed" als de helft of meer (vier of meer) van de indicatoren met "Goed" is beoordeeld. Datum: Eindresultaat: Onvoldoende Voldoende Goed Handtekening Bedrijfsbeoordelaar: Handtekening Student: Handtekening Schoolbeoordelaar: Opmerking ROC Mondriaan / Economie Delft / Directiesecretaresse - managementassistent / BBL Niveau 4 2013-2014 13
Naam student 0 Tussenbeoordeling 0 Eindbeoordeling Startdatum...Einddatum... N4 DSMA 2.7 Kerntaak 2: Voert taken rondom planning en organisatie uit Werkproces: Regelt reizen en accommodaties Indicatoren n.v.t./ Onvoldoende Matig Voldoende Goed Overlegt tijdig en regelmatig voor afstemming bij het regelen van reizen en accommodaties, overlegt hierover tijdig met de eigen collega s en indien nodig met de betrokken organisaties/relaties, toont flexibiliteit maar ook vasthoudendheid bij het reserveren van reizen en accommodaties. Prioriteert, plant en regelt de werkzaamheden, houdt zaken rondom de reserveringen/boekingen in de gaten en stelt waar nodig bij. Neemt op goede gronden en op eigen initiatief tijdig beslissingen over het boeken van reizen en accommodaties Gaat verantwoordelijk om met de middelen van de organisatie, handelt kostenbewust en zoekt naar de juiste prijs-kwaliteit verhouding. Stelt zich dienstverlenend op en lost knelpunten snel op. Volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de voorgeschreven procedures. Blijft productief werken, levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden en houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling. Bij de eindbeoordeling van het werkproces mag alleen een voldoende of goed worden toegekend als er geen indicatoren met een onvoldoende of matig zijn beoordeeld. Een e indicator dient beoordeeld te zijn met voldoende of goed. Van de andere indicatoren mag maximaal één indicator n.v.t. zijn. Bij de eindbeoordeling is de beoordeling van een werkproces "Goed" als de helft of meer (vier of meer) van de indicatoren met "Goed" is beoordeeld. Datum: Eindresultaat: Onvoldoende Voldoende Goed Handtekening Bedrijfsbeoordelaar: Handtekening Student: Handtekening Schoolbeoordelaar: Opmerking ROC Mondriaan / Economie Delft / Directiesecretaresse - managementassistent / BBL Niveau 4 2013-2014 14
Naam student 0 Tussenbeoordeling 0 Eindbeoordeling Startdatum...Einddatum... N4 DSMA 2.8 Kerntaak 2: Voert taken rondom planning en organisatie uit Werkproces : Beheert kleine budgetten en handelt financiële zaken af Indicatoren Weet wat de financiële consequenties zijn van de uitvoering van haar eigen werk, gaat verantwoordelijk om met de middelen van de organisatie, handelt kostenbewust en zoekt naar de juiste prijs- kwaliteitsverhouding Volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de voorgeschreven procedures. Toont zich betrouwbaar en is discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke aard. n.v.t/ Onvoldoende Matig Voldoende Goed Bij de eindbeoordeling van het werkproces mag alleen een voldoende of goed worden toegekend als er geen indicatoren met een onvoldoende of matig zijn beoordeeld. Een e indicator dient beoordeeld te zijn met voldoende of goed.. Bij de eindbeoordeling is de beoordeling van een werkproces "Goed" als de helft of meer (twee of meer) van de indicatoren met "Goed" is beoordeeld. Datum: Eindresultaat: Onvoldoende Voldoende Goed Handtekening Bedrijfsbeoordelaar: Handtekening Student: Handtekening Schoolbeoordelaar: Opmerking ROC Mondriaan / Economie Delft / Directiesecretaresse - managementassistent / BBL Niveau 4 2013-2014 15
Bijlage 1 De opleiding op niveau 4 Algemeen De niveau 4 opleiding van de opleiding Secretariële beroepen 4 heeft drie uitstroomrichtingen waarvan ROC Mondriaan alleen de variant Directiesecretaresse / Managementassistent aanbiedt. Juridisch- en Medisch secretaresse worden niet aangeboden. In het overzicht op pagina 6 kun je zien welke werkprocessen voor niveau 4 meetellen. Context van de uitstroom De directiesecretaresse/managementassistent is werkzaam in arbeidsorganisaties(groot, klein, profit, non-profit) waar sprake is van een secretariaat en een directie/managementteam. Typerende beroepshouding Essentiële kennis en vaardigheden voor de directie secretaresses/managementassistenten zijn communicatieve vaardigheden, initiatief nemen en plannen en organiseren. Competenties als klantgerichtheid, accuratesse, integriteit, snel kunnen schakelen en een spin in 't web zijn erg belangrijk. Daarnaast wordt het belang van proactief zijn, ondersteunend en meedenkend werken steeds groter. Het gaat om de specifieke vaardigheden als foutloos Nederlands en Engels schrijven, probleemoplossend vermogen hebben en besluitvaardig zijn. Deze vaardigheden zijn vooral van belang voor het helder in beeld krijgen van de wensen, belemmeringen en mogelijkheden van verschillende collega's en klanten. Daarnaast is zij in staat om op adequate wijze om te gaan met vertrouwelijke informatie, zodat de belangen van de eigen organisatie en de privacy van de klanten wordt gewaarborgd. Competenties als vakmanschap, stressbestendigheid, communicatief vermogen, initiatief nemen en plannen en organiseren zijn essentieel voor de uitvoering van de werkzaamheden. Rol en verantwoordelijkheden De directiesecretaresse/managementassistent zorgt ervoor dat de directie, de manager of het managementteam voortdurend inzicht heeft in de voortgang van de werkzaamheden. Ze adviseert en ondersteunt de directie, de manager of het managementteam door het aandragen van oplossingen voor problemen die gerelateerd zijn aan haar taken. Ze is verantwoordelijk voor het administratief ordenen en vastleggen van gegevens, voor het opstellen van een administratief plan, voor de coördinatie en de organisatie van de activiteiten, voor het reageren op verzoeken en klachten en het opbouwen en onderhouden van contacten met klanten of organisaties en speelt in op wisselende / onverwachte omstandigheden. Meer dan vroeger moet de directiesecretaresse/managementassistent beschikken over communicatieve en sociale vaardigheden. Ze werkt zelfstandig binnen de gegeven taakstelling en heeft coördinerende taken. Ze moet inzicht in en overzicht over deinformatiestromen houden. Door de technologische veranderingen is ze super-user van systemen en pakketten met extra rechten en taken. Deze nieuwe rol stelt haar in staat als vraagbaak op te treden voor specifieke/specialistische (software)toepassingen. Complexiteit Het beroep van de directiesecretaresse wordt gekenmerkt door een grote variatie in en onvoorspelbaarheid van activiteiten. Er wordt een steeds groter beroep gedaan op specialistische kennis en vaardigheden op het gebied van Nederlands, een moderne vreemde taal, verschillende culturen en ict. Er wordt eveneens specialistische kennis gevraagd op het werkgebied/de branche, waarin ze werkzaam is. Ze moet de directie, de manager en het managementteam kunnen adviseren en ondersteunen. Daarnaast kan ze initiatieven nemen, ideeën stimuleren en zo nodig verbetervoorstellen doen. Door de technologische ontwikkelingen is het vak complexer geworden. Ze past de standaard computertoepassingen aan haarwerkzaamheden en/of die van haar leidinggevenden aan of ontwikkelt nieuwe standaarden. De huidige directiesecretaresse/managementassistent besteedt meer tijd aan organisatorische en coördinerende taken. ROC Mondriaan / Economie Delft / Directiesecretaresse - managementassistent / BBL Niveau 4 2013-2014 16
De taken die worden uitgevoerd Het werk bestaat uit twee kerntaken die worden uitgevoerd op niveau 4 van de mbokwalificatiestructuur. Hieronder volgt een toelichting op de tabel op pagina 7. Kerntaak 1: Voert taken rondom informatiemanagement uit De directiesecretaresse/managementassistent verwerkt, behandelt en bewaakt de e-mails/ post. Ze verkrijgt inzicht in de inhoud en het belang van de ontvangen documenten zodat kan worden ingeschat wie de e-mails/post kan afhandelen. Ze distribueert deze tijdig naar de belanghebbenden. De directiesecretaresse/ managementassistent zorgt voor een reactie op de ontvangen e-mails/post. Ze verwerkt tekstendoor voldoende informatie te verzamelen om tot een juiste inhoudelijke formulering te komen. Vervolgens bewaakt ze de voortgang en afhandeling van de correspondentie (zoals mailings, brieven, offertes, begeleidend schrijven, e-mails en vakbladen etc.). Ze registreert het product en archiveert het op de juiste wijze. De directiesecretaresse/managementassistent voert(telefoon)gesprekken, coördineert de informatiestromen van en naar de directie/manager(s), voorziet de leidinggevende, indien nodig van informatie over het te bespreken onderwerp en handelt zelf de overige(telefoon)gesprekken af. Ze beoordeelt in voorkomende gevallen de urgentie van verzoeken om (telefonisch) contact met de leidinggevende(n). De directiesecretaresse/ managementassistent legt een nieuw (digitaal)dossier aan, deelt het in volgens voorschrift, registreert documenten en neemt deze op in het (digitale) dossier. Ze zoekt, indien nodig voor de dossiervorming, aanvullende informatie op in de eigen organisatie, bij cliënten of daarvoor in aanmerking komende instanties en voegt deze toe aan het (digitale) dossier. Ze stelt op verzoek van de leidinggevende(n)een dossier samen t.b.v. speciale projecten of bijeenkomsten in binnen-en buitenland. De directiesecretaresse/managementassistent investeert actief in het opbouwen van goede werk- /klantrelaties. Ze onderhoudt contact met het relatienetwerk van directie/manager(s) en actualiseert de gegevens door deze tijdig te muteren. Ze legt de gegevens van organisaties en personen vast in een relationele database en geeft aan hoe relaties(contactpersoon, klant, leverancier etc.) met elkaar verbonden zijn. De directiesecretaresse/managementassistent verwerkt verschillende soorten persoonlijke en niet-persoonlijke gegevens van en over personeelsleden (aan / afwezigheidsregistratie, verlofdagen, ziek- en herstelmeldingen, functionerings- en beoordelingsgesprekken, mutaties personeelsleden) in een systeem voorgegevensbeheer en maakt periodiek of op verzoek rapporten en/of overzichten uit het systeem t.b.v. de directie/het management en/of input(tekst en informatie) voor het (sociaal) jaarverslag. In voorkomende gevallen levert ze tekst aan voor de website of intranet en/of ondersteunt bij het gegevensonderhoud en de content hiervan. Kerntaak 2: Voert taken rondom planning en organisatie uit De directiesecretaresse/managementassistent regelt en noteert afspraken van en voor de directie/manager(s), van zowel interne als externe contacten. Ze synchroniseert de agenda's, stemt agenda's onderling af, bewaakt de afspraken en verzet ze indien nodig. Ze herinnert de directie/manager(s) op gezette tijden aan de to-do's. Indiennodig bereidt ze afspraken voor en zorgt ook voor de opvolging ervan. Ze beheert de agenda van de directie/manager en haar eigen agenda. De directiesecretaresse/managementassistent informeert naar de doelstelling van de bijeenkomst (internationale)bijeenkomsten zoals vergaderingen besprekingen, congressen, seminars, cursussen, trainingen). Bij de organisatie van een bijeenkomst hanteert ze een checklist. Ze selecteert een interne of een externe locatie, houdt rekening met de gevoeligheid van het onderwerp, het totaalaantal genodigden en of er speciale vereisten zijn met betrekking tot deze bijeenkomst. Ze informeert naar de kosten van de zaal, mogelijkheden voor zaalopstelling, de catering en elektronische voorzieningen etc. Ze overlegt met de directie/manager(s) over de locatie en reserveert deze in een zaalreseveringssysteem of hanteert een procedure hiervoor. ROC Mondriaan / Economie Delft / Directiesecretaresse - managementassistent / BBL Niveau 4 2013-2014 17
Ze voert de gegevens in of laat deze invoeren. In overleg bespreekt ze de voorgestelde agenda, de te besteden tijd per onderwerp, en de persoon die elk onderwerp zal leiden. Ze verstuurt tijdig de uitnodiging met daarin alle informatie over de bijeenkomst. Ze verzendt indien mogelijk een (digitale) versie van het voorbereide dossier, zodat deelnemers zich kunnen voorbereiden. Kort voor aanvang van de bijeenkomst checkt ze of alles in orde is. De directiesecretaresse/managementassistent gaat van te voren na of een uitgebreid of beknopt verslag nodig is of kan worden volstaan meteen besluitenlijst. Ze leest ter voorbereiding op de vergadering de stukken door. Tijdens de vergadering maakt ze aantekeningen of ze notuleert m.b.v. een laptop en opnameapparatuur. Na de vergadering maakt ze op basis van de aantekeningen een uitgebreid of beknopt verslag of een besluitenlijst. De directiesecretaresse/managementassistent ontvangt (internationale)bezoekers/relaties, informeert in voorkomende gevallen naar het doel van het bezoek en voorziet hen van informatie. De bezoekers worden ingeschreven en de secretaresse, de directiesecretaresse/managementassistent verwijst of begeleidt de bezoekers naar de juiste persoon/personen. De directiesecretaresse/managementassistent regelt binnen- en buitenlandse zakenreizen en hotelaccommodatie. Ze informeert naar de wensen voor de wijze van vervoer en verblijfsmogelijkheid en checkt de beschikbaarheid gebaseerd op deze wensen. Daarnaast regelt ze de kantoorbagage. De directiesecretaresse/managementassistent beheert een aantal kleine budgetten van de organisatie of afdeling (receptie bij jubilea of vertrekkende collega's, cadeaus bij huwelijken en geboortes.) Ze beheerteen klein budget waaruit de onkosten van vergaderingen en bijeenkomsten worden bekostigd (bijv. het jaarlijkse afdelingsuitje).daarnaast beheert ze een klein budget voor het bijhouden van de kantoorvoorraad en het inkopen van goederen en diensten. Ze onderhandelt over de prijs van goederen en diensten. Ze controleert, verwerkt en betaalt de facturen die onder haar kleine budgetten vallen. Daarnaast verzamelt en ordent ze (financiële) gegevens (urenregistratie, onkostendeclaraties van interne en externe projectmedewerkers, reisdeclaraties, offertes, nota's, facturen) en verwerkt deze in een administratief systeem ter voorbereiding op de verwerking ervan door de financiële en/of projectadministratie. In voorkomende gevallen verricht ze werkzaamheden (offertes opvragen, overleg voeren over inhoud en financiële aspecten van contracten) rondom contracten, tarieven en looptijd contracten. Verschil Niveau 3 en Niveau 4 Er zijn verschillen te constateren bij de uitvoering van deze kerntaken door de secretaresse (niveau 3) enerzijds en de directiesecretaresse/managementassistent (niveau 4) anderzijds. Voor de kwalificaties op niveau 4 betreft het: een grotere complexiteit van de teksten op zich en de werkzaamheden bij de verwerking ervan een grotere verantwoordelijkheid voor de uitvoering een grotere zelfstandigheid en meer eigen initiatieven nemen een groter en sneller verkregen inzicht in de werkzaamheden en de bijbehorende processen in voorkomende gevallen coördineert de directiesecretaresse/managementassistent een aantal werkzaamheden van het secretariaat. ROC Mondriaan / Economie Delft / Directiesecretaresse - managementassistent / BBL Niveau 4 2013-2014 18
Bijlage 2 REGLEMENT Beroepspraktijkvorming voor de student 1. De student is verantwoordelijk voor het vinden van een BPV-plaats. 2. De BPV-plaats moet goedgekeurd zijn door het Praktijkbureau en door SBB. 3. Er is een Beroepsprakijkvormingsovereenkomst (BPVO) opgemaakt en ondertekend door de school, het (leer)bedrijf en de student. Bij studenten onder de 18 jaar wordt deze overeenkomst tevens door de ouders/verzorgers ondertekend. 4. De BPV kan niet doorgebracht worden in een organisatie waar de ouders of familie van de student werken. Dit geldt niet voor grote organisaties, als ouders of familie op een andere afdeling werken. 5. De inhoud van de BPV-plaats dient aan te sluiten op de studierichting en het studieniveau. 6. Zodra de student een BVP plek heeft wordt een aanmeldingsformulier ingeleverd bij de BPVcoördinator. 7. Kennismakingsbezoeken, medische keuringen etc. moeten buiten de lesuren vallen. Wanneer dit niet mogelijk is, dient voor het bezoek via de gebruikelijke weg toestemming te worden gevraagd. 8. De student moet de overeengekomen werkzaamheden naar behoren uitvoeren. De student dient zich te houden aan de aanwijzingen van de praktijkopleider en de voorschriften van de organisatie. 9. Wanneer er problemen zijn, neemt de student onmiddellijk contact op met de praktijkopleider en de schoolbegeleider op de leslocatie. De schoolbegeleider brengt indien noodzakelijk een bezoek aan de organisatie om de problemen te bespreken met de praktijkopleider en student. 10. De student houdt een praktijkdossier bij met alle relevante documenten (verslagen en (tussen)beoordelingen. De tussentijdse evaluaties dienen te worden ingevuld en besproken. Dit is van belang voor de eindbeoordeling. 11. Bij ziekte moet de student dit direct doorgeven en toelichten bij: a. de praktijkopleider (op de vier BPV dagen) b. de schooladministratie (op de lesdag) c. de schoolbegeleider (bij langere afwezigheid en/of bijzondere i. momenten, zoals afspraken voor een bedrijfsbezoek of examinering) 12. Bijzonder verlof tijdens de BPV-periode wordt alleen in uitzonderingsgevallen verleend. 13. Toestemming voor bijzonder verlof moet vooraf schriftelijk worden gevraagd aan de praktijkopleider en de onderwijsmanager. 14. Reiskosten worden niet vergoed door de school. 15. Iedere student heeft een docent als schoolbegeleider, wiens richtlijnen nauwgezet moeten worden opgevolgd. 16. Zonder overleg weggaan van een BPV-plaats kan verwijdering van school betekenen. 17. Indien de student het niet eens is met de eindbeoordeling kan de student een beroep doen op de examengeschillencommissie. 18. De BPV dient met minimaal een voldoende te worden beoordeeld om het diploma te behalen. ROC Mondriaan / Economie Delft / Directiesecretaresse - managementassistent / BBL Niveau 4 2013-2014 19
Bijlage 3 Een referentiekader voor niveau 2, 3 en 4 Dit referentiekader is een hulpmiddel bij het bepalen van de taken en werkzaamheden die een student kan gaan doen. Tevens is dit het kader waarbinnen de student beoordeeld kan worden. Er zijn 3 factoren waarmee rekening gehouden moet worden: De complexiteit van de werkomgeving De complexiteit van de taken/opdrachten De mate van zelfstandigheid Zijn er derden afhankelijk van het goed uitvoeren van de taken en zijn er financiële gevolgen bij het verkeerd uitvoeren dan is er sprake van een hoge complexiteit. De complexiteit van de taken/opdrachten heeft te maken met de eenvoud van de taak. De taak is complexer indien de taak uit meerdere handelingen bestaat, lang duurt en gebruik maakt van meerdere methodieken en systemen. De mate van zelfstandigheid heeft te maken met de tijdsduur van het zelfstandig werken, de nabijheid en noodzakelijkheid van directe begeleiding. Niveau 2 In middencomplexe situaties middencomplexe taken verrichten met een afgebakende eigen verantwoording. In opdracht en met instructie meerdere samenhangende taken uit voeren, zelfstandig een werkindeling maken voor een dag, De taken kunnen samengesteld zijn uit meerdere onderdelen en een samenhang hebben met werkzaamheden van anderen. De beroepshouding kenmerkt zich door verantwoording te gaan nemen voor het eigen niveau van functioneren. Het leren kenmerkt zich door naar instructie en achtergronden te vragen, aan te geven wanneer de taak afgerond is en feedback te hanteren. Niveau 3 In middencomplexe situaties complexe handelingen verrichten met een eigen verantwoording. In opdracht een takenpakket uit voeren. Zelfstandig een weekindeling/planning maken. De opdrachten bestaan uit meerdere taken die een samenhang hebben met anderen. De beroepshouding kenmerkt zich door de verantwoording die genomen wordt voor de kwaliteit van de werkzaamheden. Het leren kenmerkt zich door het zelfstandig oriënteren op de werkzaamheden, naar achtergronden te vragen en het nemen van initiatief in het aanleren van de werkzaamheden. Niveau 4 Het verrichten van complexe handelingen met een hoge mate van eigen verantwoording. Na een inwerkperiode zelfstandig een takenpakket uitvoeren Zelfstandig een weekindeling maken. De opdrachten bestaan uit meerdere taken die een samenhang hebben met anderen. De beroepshouding kenmerkt zich door de verantwoording die genomen wordt voor de kwaliteit van de werkzaamheden. Bij het afsluiten van de niveau 4 opleiding is de student toelaatbaar tot het HBO en zal dan ook een bijpassende studiehouding moeten hebben ontwikkeld. ROC Mondriaan / Economie Delft / Directiesecretaresse - managementassistent / BBL Niveau 4 2013-2014 20
Bijlage 4 Verklaring Assessor BPV BBL ROC Mondriaan Economie - Locatie Brasserskade Ondergetekende : Functie : BPV - instelling : Verklaart: O voldoende deskundig te zijn voor het beoordelen van de kandidaat op basis van: O functie O ervaring O opleiding meerdere antwoorden mogelijk O door school voldoende geïnformeerd te zijn over de procedure voor het toekennen van kwalificerende beoordelingen O dat hij/zij op geen enkele wijze in enig verwantschap staat tot de te beoordelen kandidaat. Naam kandidaat Naam opleiding : Handtekening assessor : Datum, plaats : Handtekening school : Datum, plaats : * Dit formulier wordt ingevuld aan de hand van een interview door de school met het bedrijf / de instelling * Dit formulier inleveren bij het examenbureau ROC Mondriaan / Economie Delft / Directiesecretaresse - managementassistent / BBL Niveau 4 2013-2014 21