Secretariële beroepen

Transcriptie

1 Landelijke Kwalificaties MBO Secretariële beroepen Crebonummer: 22157, 95380, 95392, 95393, Sector: Secretariële beroepen Branche: n.v.t. Opleidingsdomein: Economie en administratie Geldig vanaf: 1 augustus 2012 Stichting SBB Gebruik van gegevens en teksten is met bronvermelding vrijelijk toegestaan. Commercieel gebruik van deze gegevens is niet toegestaan. De disclaimer van toepassing op dit document is te lezen op

2 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus 2012 Inhoudsopgave Inleiding... 3 Deel A: Beeld van de beroepengroep... 4 Deel B: De kwalificaties Inleiding Algemene informatie Colofon Formele vereisten Typering Beroepengroep Loopbaanperspectief Trends en innovaties Overzicht van het kwalificatiedossier Beschrijving van de kwalificaties Secretaresse Juridisch secretaresse Medisch secretaresse Directiesecretaresse/Managementassistent... 5 Beschrijving van de kerntaken Kerntaak 1: Voert taken rondom informatiemanagement uit Kerntaak 2: Voert taken rondom planning en organisatie uit... 6 Totaal overzicht proces-competentie-matrices Proces-competentie-matrix Kerntaak 1: Voert taken rondom informatiemanagement uit Proces-competentie-matrix Kerntaak 2: Voert taken rondom planning en organisatie uit Deel C: Uitwerking van de kwalificaties Inleiding Kwalificaties Secretaresse Juridisch secretaresse Medisch secretaresse Directiesecretaresse/Managementassistent Certificeerbare eenheden Deel D: Verantwoording Inleiding Proces- en inhoudsinformatie Betrokkenen Verwantschap Vertaling beroepscompetentieprofielen in kwalificatiedossier Nederlands, rekenen en moderne vreemde talen Discussiepunten Wijzigingen ten opzichte van de voorgaande versie Ontwikkel- en onderhoudsperspectief Pagina 2 van 154

3 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus 2012 Inleiding Voor u ligt het kwalificatiedossier Secretariële beroepen. Dit dossier bestaat uit een aantal onderdelen. In deel A wordt voor alle geïnteresseerden een korte omschrijving gegeven van de beroepengroep en de taken die de beroepsbeoefenaar zoal uitvoert en de competenties die hij/zij daarbij nodig heeft. In deel B, de kwalificaties, worden op hoofdlijnen de diploma-eisen beschreven. Deze eisen geven samen weer wat de gediplomeerde moet kunnen als hij/zij op de arbeidsmarkt start. In deel C wordt een uitwerking gegeven aan hetgeen in deel B is gesteld. Deel C is zowel inhoudelijk als methodologisch aan deel B gekoppeld, er is een één op één relatie tussen respectievelijk de kerntaken, de procescompetentie-matrices en de daarin opgenomen werkprocessen, de certificeerbare eenheden met deze entiteiten in deel C. In deel D wordt verantwoording afgelegd over de totstandkoming van dit kwalificatiedossier. Ook vindt u hier de verwijzingen naar het voor dit dossier relevante bronnenmateriaal. Pagina 3 van 154

4 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus 2012 Deel A: Beeld van de beroepengroep Secretariële beroepen Wat doet de beroepen groep secretariële beroepen? De naam secretaresse (M/V) is de verzamelnaam voor alle secretariële beroepen. Wanneer het gaat om specifieke taken voor een bepaalde secretaresse wordt dit vermeld. Het werk binnen de beroepengroep secretariële beroepen op niveau 3 en 4 bestaat uit twee kerntaken: Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit In het secretaressevak verzorgen secretaresses de fysieke en digitale poststukken door ze te lezen, registreren, sorteren, scannen en/of kopiëren en te distribueren. Ze bewaken de afhandeling van de poststukken en handelen deze in volgorde van belangrijkheid af. Naar aanleiding van de verwerking van de poststukken en/of in opdracht van de leidinggevende behoort het opstellen van teksten en het bewerken hiervan door anderen geschreven teksten in de Nederlandse of in een moderne vreemde taal tot de dagelijkse werkzaamheden. Veel correspondentie wordt afgehandeld met een bericht per . Het verwerken van teksten wordt veelal zelfstandig uitgevoerd. Voor het voeren van correspondentie verzamelt de secretaresse op eigen initiatief of naar aanleiding van een opdracht tijdig gegevens ter voorbereiding op het verwerken van verschillende soorten teksten, zoals mailings, brieven, rapporten, presentaties, offertes, verslagen etc. De secretaresse werkt de verzamelde informatie uit tot een schriftelijk bericht, controleert het document inhoudelijk en taalkundig op juistheid en volledigheid, geeft het vorm volgens de huisstijl, stemt de aard en toonzetting van het document zo nodig af met de opdrachtgever. Zij moet regelmatig een evenwicht vinden tussen snelheid en zorgvuldigheid bij de verwerking van de producten. Daarnaast moet zij regelmatig de afweging maken welke opdrachten voorrang hebben ten opzichte van andere. Zij registreert de documenten en draagt zorg voor het (laten) ondertekenen van het document, voegt eventueel aanvullende informatie en bijlage(n) toe aan het document, voegt het document (met bijlagen) toe aan het juiste (elektronische) dossier en maakt het geheel gereed voor distributie. Bij het verzorgen van correspondentie moet de secretaresse regelmatig bepalen welk distributiekanaal/-middel in een bepaalde situatie gezien de verwachte effectiviteit en kosten het meest geschikt is. Vervolgens verzorgt de secretaresse de uitgaande fysieke post en verzendt fysieke en digitale post. Ze beheert de (digitale) archiefstukken, legt mappen/dossiers aan en beheert deze, ze onderhoudt het dynamisch archief, waarbij ze eventueel een nieuw (deel van het) archief opzet. Ze gaat correct om met vertrouwelijke stukken en bewaakt de afhandeling van deze documenten. Ze beheert het archief met het oog op de juistheid, volledigheid, beschikbaarheid en toegankelijkheid van dossiers. Dagelijks beantwoordt de secretaresse de telefoon, screent, verbindt door, neemt berichten aan en handelt vragen en informatieverzoeken af. Ze moet regelmatig de afweging maken of ze bepaalde vertrouwelijke gegevens/informatie moet verstrekken of moet achterhouden. De secretaresse stelt prioriteiten en is verantwoordelijk voor het goede verloop van de dagelijkse informatiestromen. De secretaresse zorgt voor de input van informatie van andere afdelingen opdat directie/management voldoende worden geïnformeerd. De secretaresse coördineert de stroom aan communicatie en informatie zowel binnen de organisatie als daaromheen. Ze is een netwerker pur sang en ze kan haar leidinggevende op ieder moment de betreffende actuele gegevens overhandigen middels haar relatienetwerk. Specifieke activiteiten Directiesecretaresse/managementassistent Daarnaast voert de directiesecretaresse/managementassistent algemeen administratieve taken uit, zoals het registreren van verlofaanvragen, het verzorgen van de aan- en afwezigheidsadministratie, het regelen van functioneringsgesprekken, het administreren van personeelsgegevens en het aanleveren van tekst en informatie aan het jaarplan en het jaarverslag van de organisatie. In voorkomende gevallen is ze mede verantwoordelijk voor het onderhouden (content) van de website van de organisatie. Ze kan hierbij te maken krijgen met vertrouwelijke informatie over b.v. personele plannen die nog geheim moeten blijven. Juridisch en medisch secretaresse Door de juridisch en medisch secretaresse wordt voor het uitwerken van de correspondentie regelmatig opnameapparatuur gebruikt, in andere secretaressefuncties wordt opnameapparatuur in mindere mate gebruikt. Pagina 4 van 154

5 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus 2012 Van de juridisch en medisch secretaresse is specifieke kennis van en vaardigheid in het gebruik van de juridische en medische terminologie vereist. Juridisch secretaresse De juridisch secretaresse neemt digitale en/of fysieke documenten met betrekking tot juridische procedures op in een dossier. Ze legt eventueel een nieuw dossier aan en deelt dit in volgens voorschrift. Ze zoekt, indien nodig, in de roladministratie van de eigen organisatie of de rechtbank de zaken op voor de bewaking van procedures en termijnen (fatale data) en actualiseert de dossiers met inachtneming van de bewaartermijnen, brancheafspraken en overheidsregels. Ze zorgt voor de toegankelijkheid, juistheid en volledigheid van de dossiers en waarborgt zo nodig geheimhouding van de dossiers. Ze bergt het dossier op in het actuele (elektronische) archief(systeem). Kerntaak 2 Voert taken uit rondom planning en organisatie De secretaresse beheert en onderhoudt de agenda van de directie/management of leidinggevende. De secretaresse moet goed op de hoogte zijn van de activiteiten, zodat ze goed kan inschatten of een afspraak wel of niet belangrijk is. Zonder enige gêne kan ze afspraken annuleren als zich iets belangrijkers voordoet. De secretaresse regelt de hele logistiek van bijeenkomsten/vergaderingen met behulp van een zaalreserveringssysteem. Een van de eerste werkzaamheden bij het verzorgen van een bijeenkomst is informatie verkrijgen over de soort bijeenkomst en het opstellen van een planning, een draaiboek of een checklist. Ze vraagt mondeling of schriftelijk intern en/of extern offertes op van verschillende vergaderlocaties met de gewenste faciliteiten, maakt een voorselectie, en werkt indien nodig een voorstel uit aan de hand van criteria in het draaiboek of de checklist, overlegt zonodig met de opdrachtgever over de meest geschikte locatie en faciliteiten en reserveert deze. Vervolgens nodigt ze deelnemers uit voor de bijeenkomst die plaatsvindt en voorziet hen van (vergader)stukken, voorafgaand aan, tijdens en na de bijeenkomst. Tijdens de bijeenkomst/vergadering maakt de secretaresse aantekeningen of maakt een verslag en/of een samenvatting of noteert actiepunten en maakt hier een verslag van. Ze handelt lopende zaken goed af en zorgt voor eventuele vervolgafspraken. In voorkomende gevallen ontvangt ze (internationale) bezoekers/relaties, voorziet hen van informatie en verwijst of begeleidt hen naar de juiste persoon. Voor een bespreking/bijeenkomst in het buitenland boekt ze reizen en reserveert ze hotelaccommodaties. De secretaresse stelt prioriteiten binnen de planning, werkt simultaan, lost organisatorische en inhoudelijke problemen op en is flexibel en stressbestendig. Ze gaat zorgvuldig om met de in- en externe relaties en respecteert het vertrouwelijke karakter van de informatie, waarmee zij te maken krijgt. Specifieke activiteiten Directiesecretaresse/managementassistent De directiesecretaresse/managementassistent regelt facilitaire zaken, doet de inkoop van kantoorartikelen en beheert de budgetten daarvoor. Ze houdt de voorraden bij en bestelt nieuw (kantoor)materiaal. Ook bijvoorbeeld het jaarlijkse afdelingsuitje wordt door haar verzorgd en afgestemd op het beschikbare budget. Ook administreert ze de onkostendeclaraties, verzorgt facturen in een administratiesysteem voor verschillende producten en diensten ten behoeve van de uitvoering van een of meer projecten, vergelijkt de offertes qua prijs en kwaliteit en stelt een voorstel op voor de manager(s) of projectleider(s). Voor het goed uitvoeren van de taken toont de ze analytisch vermogen en cijfermatig inzicht. Juridisch secretaresse De juridisch secretaresse richt zich minder op het organiseren van bijeenkomsten maar richt zich voornamelijk intern op het voorbereiden en verzorgen van vergaderingen. Ook handelt zij financiële zaken af, zoals het controleren van declaraties, kosten voor personele inzet, deurwaarderskosten, hoogte van griffierechten, subsidies van de raad voor rechtsbijstand, nota's en aanvragen voor gefinancierde bijstand en handelt deze af of verwerkt de financiële gegevens ter voorbereiding op de verdere boekhoudkundige verwerking. Medisch secretaresse Een van de hoofdtaken van de medisch secretaresse is het zelfstandig verzorgen van het spreekuur. Zij maakt (telefonisch) afspraken met patiënten voor het spreekuur, onderhoudt de patiëntenregistratie, beheert de patiëntendossiers en zorgt voor aanvullende (vertrouwelijke) informatie en/of uitslagen, foto's (bij instanties) voor het spreekuur begint en voegt deze toe aan het patiëntendossier. Zij ontwikkelt een eigen professionele houding door de veelvuldige omgang met verschillende functionarissen op verschillende niveaus. Ze ontvangt patiënten, voorziet hen van (medische) informatie en verwijst of begeleidt hen naar de juiste arts of afdeling in het ziekenhuis. Ook stelt zij declaraties, nota's en rekeningen op voor patiënten, controleert deze en verwerkt de financiële gegevens in een geautomatiseerd boekhoudkundig systeem. Pagina 5 van 154

6 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus 2012 Waar werkt een secretaresse? In vrijwel alle arbeidsorganisaties (groot, klein, profit, non-profit, het midden- en kleinbedrijf (MKB) kan een secretaresse werkzaam zijn. Deelnemers die een opleiding Secretariële beroepen volgen, hebben de keus af te studeren als secretaresse, juridisch secretaresse, medisch secretaresse of directiesecretaresse/managementassistent. Wat moet een secretaresse kunnen? Een goede secretaresse neemt de directie/manager of de leidinggevende veel werk uit handen. "Een secretaresse is de regisseur van de directie/manager". De eisen die een wervings- en selectiebureau voor secretaresses aan zijn kandidaten stelt zijn: inzicht tonen in bedrijven en bedrijfsprocessen, in staat zijn een netwerk op te bouwen en beschikken over een hoog sociaal intelligentieniveau. Belangstelling hebben voor wat in het buitenland gebeurt is een pré. De secretariële taken, zoals correspondentie en postverwerking, zijn er nog steeds, maar er zijn andere belangrijke taken bijgekomen. Vooral de persoonlijke eigenschappen spelen een belangrijke rol: ze moet kunnen coördineren, organiseren en communiceren en beschikken over sociale vaardigheden. Van secretaresses wordt verwacht dat ze snel allerlei uiteenlopende zaken kunnen regelen: van grote evenementen tot zakenreizen en bedrijfsuitjes; van internationale conferencecalls tot een besloten zakendiner in een prestigieus restaurant in een wereldstad. Daarvoor moeten secretaresses goed met verschillende soorten mensen kunnen omgaan en in staat zijn een persoonlijk netwerk op te bouwen. Vertrouwen en respect spelen een belangrijke rol in de relatie tussen directie/management en de secretaresse. Om het werk goed te kunnen doen moeten secretaresses op de hoogte zijn van de activiteiten en beslissingen van de managers. Ervaren secretaresses weten hoe ze aan informatie kunnen komen, bijvoorbeeld door verkeer goed in de gaten te houden en de juiste mensen te spreken. Maar de echt belangrijke informatie moet toch van de directie of het management komen. Een secretaresse is de regisseur van de directie of het management; zij verwachten dat de secretaresse alles tot in de puntjes voorbereidt en regelt. Om dat te kunnen doen moet zij vooruit kunnen kijken, op de hoogte zijn van wat er speelt, weten waar de knelpunten liggen, anticiperen op wat de directie of management gaat doen. Meer dan vroeger moet er dagelijks een aantal contactmomenten zijn tussen hen. Ze vormen een tweeeenheid, zijn sparringpartners'. Binnen bedrijven is de directie/ het management degene met de meeste macht. Deze machthebbers staan ook onder invloed van anderen, waaronder de secretaresses. Zij bepalen welke telefoontjes ze wel of niet doorverbinden, wie ze laten wachten of snel helpen. Zij beheren de agenda, soms van meerdere managers tegelijk. Zij bepalen welke informatie zij aan managers doorgeven of snel zelf kunnen afhandelen. Secretaresses hebben dus ook macht of beter gezegd: invloed. Een slimme manager weet hier goed gebruik van te maken en laat allerlei zaken met een gerust hart aan zijn secretaresse over, want het spaart veel tijd. Kritische beroepssituaties secretaresses, directiesecretaresses/managementassistenten, medisch secretaresses en juridisch secretaresses. De beroepsnamen worden met medewerker aangegeven. - De diversiteit van de werkzaamheden maakt dat de medewerker snel moet kunnen schakelen tussen de verschillende taken. - De medewerker dient bij werkzaamheden die zich tegelijkertijd aandienen, haar concentratie en nauwkeurigheid te behouden, prioriteiten te stellen, overzicht te bewaren en ordelijk en assertief te zijn. - De medewerker kan te maken krijgen met moeilijke in- of externe relaties (medisch secretaresse patiënten) met specifieke wensen en omstandigheden en moet de gespreksstijl snel kunnen aanpassen aan een veranderende situatie. - De medewerker moet in staat zijn om de verwachtingen van de klant snel te peilen om de klant naar tevredenheid te kunnen helpen. - De medewerker moet snel en juist kunnen vaststellen hoever zij kan gaan en wanneer specialisten moeten worden ingeschakeld en/of zaken moeten worden overgedragen. - De medewerker moet signalen kunnen opvangen van klanten en daarop adequaat en volgens de juiste procedurele/regels kunnen inspelen. - De medewerker dient conform regels en procedures te werken, maar moet kunnen inschatten wanneer procedures/regels knelpunten opleveren t.a.v. de specifieke situatie van de klant. - De medewerker moet in de veelvuldige omgang met verschillende in- en externe functionarissen op verschillende niveaus een flexibele en dienstverlenende houding aannemen. Medisch secretaresse - De medisch secretaresse dient patiëntengegevens correct te registreren ter voorkoming van risico's van materiële - en/of immateriële schade. Pagina 6 van 154

7 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus 2012 Kwalificaties in beeld De secretaresse verhoudt zich als volgt tot andere, aansluitende kwalificaties van de kenniscentra: Pagina 7 van 154

8 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus 2012 Deel B: De kwalificaties 1. Inleiding Voor u ligt Deel B van het kwalificatiedossier Secretariële beroepen. In dit deel worden op hoofdlijnen de diplomaeisen beschreven voor: Secretaresse Juridisch secretaresse Medisch secretaresse Directiesecretaresse/Managementassistent 2. Algemene informatie 2.1 Colofon Onder regie van Ontwikkeld door Verantwoording Kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven ECABO ECABO, afdeling Ontwikkeling en Innovatie in samenwerking met vertegenwoordigers vanuit de branche (bedrijfsleven) en het middelbaar beroepsonderwijs. Vastgesteld door: het bestuur van ECABO op het advies van de Paritaire commissie beroepsonderwijs bedrijfsleven ECABO Op: Te: Amersfoort Pagina 8 van 154

9 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus Formele vereisten Diploma(s) Secretaresse - 3 Juridisch secretaresse - 4 Medisch secretaresse - 4 Directiesecretaresse/Managementassistent - 4 In- en doorstroomrechten Certificeerbare eenheden Wettelijke beroepsvereisten Branche vereisten Nederlands en rekenen Loopbaan en burgerschap Voor instroom- en doorstroomrechten worden de wettelijke bepalingen aangehouden zoals vermeld in: de Doorstroomregeling VMBO-Beroepsonderwijs (ministerie van OCW, 2003) WEB: Wet educatie en beroepsonderwijs (Staatsblad 501, 31 oktober 1995) WHW: Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek, stb. 1992, 593) Nee Nee Nee In overeenstemming met de wet Referentieniveaus Nederlandse taal en rekenen zijn de voor het mbo vastgestelde referentieniveaus Nederlandse taal en rekenen van toepassing. De toewijzing van referentieniveaus aan mbo-opleidingen is als volgt: het referentieniveau 2F is van toepassing op kwalificaties op niveaus 1, 2 en 3. het referentieniveau 3F is van toepassing op kwalificaties op niveau 4. Onlosmakelijk met dit kwalificatiedossier is het document 'Kwalificatie-eisen loopbaan en burgerschap in het mbo' verbonden. Dit document is gepubliceerd op Bron- en referentiedocumenten In dit kwalificatiedossier is gebruik gemaakt van het referentiekader Nederlandse taal en rekenen en het Europees Referentiekader voor moderne vreemde talen. Beide zijn te vinden op De volgende brondocumenten vormen de basis voor dit dossier: beroepscompetentieprofiel directiesecretaresse/managementassistent ( ) beroepscompetentieprofiel juridisch secretaresse ( ) beroepscompetentieprofiel medisch secretaresse ( ) beroepscompetentieprofiel secretaresse ( ) Pagina 9 van 154

10 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus Typering beroepengroep Beschrijving van de sector De sector Secretariële beroepen bestrijkt het brede terrein van de secretariële ondersteuning van de directie of het management in het hogere of middensegment van organisaties met zeer uiteenlopende karakters en omvang in het bedrijfsleven en bij de overheid. In dit kader vinden werkzaamheden plaats m.b.t. het managen van schriftelijke en mondelinge informatiestromen, agendabeheer, dossierbeheer, budgetbeheer, beheer van het relatienetwerk en het plannen en organiseren van bijeenkomsten. Plaats van de secretaresse in de organisatie De secretaresse, de juridisch secretaresse, de medisch secretaresse en de directiesecretaresse/managementassistent ondersteunt de directie/manager(s)/ leidinggevende(n). In haar werk heeft ze niet alleen met medewerkers in de eigen organisatie te maken maar ook met externe relaties. Overeenkomsten en verschillen tussen de secretariële beroepen De aard van de werkzaamheden vertoont een grote mate van overeenkomst. Overal worden door medewerkers met een secretarieel beroep taken rondom informatiemanagement en taken rondom planning en organisatie uitgevoerd, overal spelen de talen (Nederlands en een moderne vreemde taal) een zeer belangrijke rol. Het specifieke van de werkzaamheden wordt bepaald door de core business van de organisatie, waartoe deze medewerker behoort: commercieel, financieel, technisch, overheid enzovoort en door de plaats in de organisatie van de leidinggevende(n) (functies in beleid of uitvoerende functies) aan wie de secretariële ondersteuning wordt verleend. Er is een niveauverschil tussen enerzijds de secretaresse op niveau 3 (werkzaam op afdelingsniveau) en anderzijds de directiesecretaresse/managementassistent, de juridisch secretaresse en de medisch secretaresse op niveau 4 (werkzaam op directie/managementniveau of verbonden aan een of meer juristen of medisch specialisten). Op het hogere niveau (4) is sprake van:. Een grotere complexiteit van de werkzaamheden Een grotere verantwoordelijkheid voor de uitvoering Een grotere zelfstandigheid en eigen initiatief in het functioneren Een groter en sneller verkregen inzicht in de werkzaamheden en bijbehorende processen Meer en meersoortige contacten: in- en externe contacten op organisatieniveau, contacten met buitenlandse relaties en contacten met andere culturen Een hoger niveau voor talen (Nederlands en een moderne vreemde taal) en rekenen Coördineren van werkzaamheden naar anderen Verschillen in context van de secretariële beroepen De contexten waarin de directiesecretaresse/managementassistent, de juridisch secretaresse en de medisch secretaresse werkzaam zijn vertonen onderlinge verschillen. Een directiesecretariaat en een secretariaat van het management kunnen van verschillende aard zijn: algemeen gericht, commercieel, gericht op de overheid of op technisch gebied. Het juridisch secretariaat en het medisch secretariaat hebben beide een specifieke context: puur juridisch of puur medisch met specifieke en sterk op vastliggende procedures en processen gerichte werkzaamheden, waarin een groot accent ligt op het informatiemanagement. Voor het juridisch secretariaat is er de koppeling met wetgeving en voor het medisch secretariaat ligt een sterk accent op het spreekuur. Essentiële beroepshouding De medewerker is sociaal vaardig, beschikt over communicatieve vaardigheden, is klantgericht en dienstverlenend, accuraat en assertief. De medewerker is proactief, stressbestendig en kan omgaan met vertrouwelijke informatie. Pagina 10 van 154

11 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus Loopbaanperspectief De loopbaanmogelijkheden voor de diverse uitstroomdifferentiaties van het kwalificatiedossier secretariële beroepen. Niveau 3: - De secretaresse kan op basis van ervaring, sociaal-communicatieve kwaliteiten en organisatievermogen, managementopleidingen en baanwisselingen een positie verwerven met meer inhoud en meer verantwoordelijkheden. De secretaresse kan uitgroeien tot directiesecretaresse of managementassistent. De secretaresse met een diploma op niveau 3 kan doorstromen naar opleidingen op mbo niveau 4. Niveau 4: - De directiesecretaresse/managementassistent kan doorgroeien op basis van ervaring naar de functie van officemanager, maar ook functies verwerven op het terrein van pr, marketing, personeel en organisatie, facilitaire dienstverlening, communicatie of uitgroeien tot zelfstandig ondernemer. Vanwege de veelzijdigheid van de functie kan ze ook doorgroeien naar hogere administratieve functies met meer verantwoordelijkheden binnen en buiten de eigen organisatie. De directiesecretaresse/managementassistent met een diploma op mbo-niveau 4 kan doorstromen naar het hbo. - De juridisch secretaresse kan op basis van ervaring, sociaal-communicatieve kwaliteiten en organisatievermogen, managementopleidingen en baanwisselingen een positie verwerven met meer inhoud en meer verantwoordelijkheden. De juridisch secretaresse kan uitgroeien tot notarieel juridisch medewerker (klerk) of chef de bureau (officemanager). De juridisch secretaresse met een diploma op mbo-niveau 4 kan doorstromen naar het hbo. - De medisch secretaresse kan op basis van ervaring, sociaal-communicatieve kwaliteiten en organisatievermogen, managementopleidingen en baanwisselingen een positie verwerven met meer inhoud en meer verantwoordelijkheden. De medisch secretaresse kan uitgroeien tot senior medisch secretaresse, office manager of hoofd van het medisch secretariaat. De medisch secretaresse met een diploma op mbo-niveau 4 kan doorstromen naar het hbo. De opleidingen (International) Officemanagement worden verzorgd door reguliere en particuliere onderwijsinstellingen. Veelal gaan studenten met een diploma niveau 4 naar diverse niet-verwante hbo-instellingen in Nederland zoals PABO, Personeel en arbeid, Toerisme, Facilitair Management, International Business Language, Communicatie, Journalistiek. Verder studeren en doorgroeien is gebruikelijk en wordt doorgaans sterk gestimuleerd door de werkgever. Van de directiesecretaresses/managementassistenten op mbo-niveau stroomt ± 30% door naar het hbo. Vooral de richtingen Communicatie en (International) Office Management sluiten goed aan. Deze opleidingen worden vaak ook in deeltijd aangeboden. - Officemanager Associate Degree (2-jarige opleiding) - International Office Management (voltijd HBO jarige opleiding) Pagina 11 van 154

12 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus Trends en innovaties Hieronder worden enkele, voor de in dit kwalificatiedossier beschreven beroepen relevante ontwikkelingen beschreven. Het gaat hierbij om ontwikkelingen op de arbeidsmarkt en de beroepspraktijkvorming, ontwikkelingen in wetgeving en overheidsregulering en ontwikkelingen in de beroepsuitoefening zelf (b.v. technologische veranderingen of marktontwikkelingen in de sector). Deze ontwikkelingen worden beschreven om instellingen daarmee de mogelijkheid te bieden in de opleiding al rekening te houden met toekomstige veranderingen in de beroepsuitoefening. Arbeidsmarkt en beroepspraktijkvorming Voor de beschikbaarheid van BPV-plaatsen en informatie over de arbeidsmarkt wordt verwezen naar de jaarlijkse publicatie Monitor arbeidsmarkt en beroepsonderwijs. Dit arbeidsmarktonderzoek wordt uitgevoerd door ECABO en de meest actuele informatie hieromtrent is terug te vinden op Verder zijn de beschikbare BPVplaatsen opgenomen in het bedrijvenregister van ECABO, welke eveneens te raadplegen is via Het arbeidsmarktperspectief voor secretaresses, directiesecretaresses/managementassistenten is voldoende tot goed. Er zijn ruim voldoende arbeidsplaatsen voor nieuwkomers op de arbeidsmarkt. Leer- of stageplaatsen. Voor secretaresses, directiesecretaresses/managementassistenten is het aantal leer- of stageplaatsen voldoende tot goed. De stagiairs komen weinig problemen tegen bij het zoeken van een leerbedrijf. Het aantal deelnemers aan de secretariële opleidingen blijft constant. Wetgeving en regelgeving Ontwikkelingen in de beroepsuitoefening Wanneer de organisatie dat vereist, conformeren de (directie)secretaresse en de managementassistent zich aan diverse branchecodes. Zij houden zich aan specifieke wet- en regelgeving (wetgeving op het gebied van privacy, o.a. wet bescherming persoonsgegevens). Kennis op het gebied van internationale wet- en regelgeving wordt steeds belangrijker. Het vak verandert van een reactief en puur uitvoerend beroep naar een beroep dat vraagt om een medewerker die proactief is, ondersteunt en meedenkt. De medewerker is een echte 'duizendpoot' ('Rapportage onderzoek secretariële beroepen', Secretary Plus en KBB ECABO, december 2009). Nederlands en de moderne vreemde talen Onderzocht is of secretaresses spreken en schrijven in een andere taal dan het Nederlands. Een ruime meerderheid (70%) voert gesprekken in een andere taal dan het Nederlands en ongeveer de helft van de secretaresses (55%) schrijft in een andere taal dan het Nederlands. Engels komt het meeste voor en een kwart van alle secretaresses voert dagelijks gesprekken in het Engels. Ongeveer eenderde van de secretaresses die gesprekken in het Engels voert, doet dit op het hoge taalvaardigheidsniveau. De helft van de secretaresses schrijft in het Engels en een op de zes in het Duits. Trends en ontwikkelingen De mogelijkheid van thuiswerken, het werken in een duobaan en het werken als zelfstandige zijn belangrijke trends en ontwikkelingen. In dit onderzoek geeft 30% van de respondenten aan de mogelijkheid te hebben om thuis te werken. Bijna één op de tien secretaresses werkt in een duobaan. De meningen over het verschijnsel duobaan' zijn verdeeld. Ongeveer 29% van de secretaresses met een gewone' baan vindt dat een duobaan wel kan, gezien de aard van de werkzaamheden. Circa 26% van deze groep vindt dat het juist niet kan. Bijna één op de zes secretaresses overweegt wel eens om als zelfstandige te gaan werken. De belangrijkste redenen die worden aangegeven zijn: de vrijheid om naar eigen inzicht te handelen' en eigen baas te kunnen zijn'. Een klein deel (2%) van de secretaresses werkt als zelfstandige. 17% van de secretaresses die nu niet als zelfstandige werken overweegt dit te gaan doen. Pagina 12 van 154

13 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus 2012 De medewerker zal in haar taakuitoefening invulling moeten geven aan een aantal nieuwe ontwikkelingen. Eén van de meest ingrijpende ontwikkelingen in het vakgebied van de medewerker is dat de directie en/of het management regelmatig fysiek afwezig is. Medewerkers op alle niveaus moeten daardoor vaker zelfstandig beslissingen nemen in een omgeving die steeds complexer wordt. Dit stelt andere, en zwaardere, eisen aan hun functioneren. Het klassieke kantoor maakt plaats voor flexplekken en thuiswerken. Het sleutelwoord wordt flexibiliteit'. Het waar' en wanneer' wordt niet langer beantwoord met op kantoor' en van negen tot vijf'. Ze geeft eigenhandig invulling aan haar functie, of dat nu op kantoor of thuis is. De directie en het management geven op hun beurt de medewerker meer vertrouwen en verantwoordelijkheid. De focus ligt op het resultaat en niet op het aantal geschreven uren. Op deze manier ziet de directie/management de medewerker minder, maar ze communiceren meer. Dit wordt gecompenseerd door het toenemende gebruik van communicatiemiddelen. Zij spreken elkaar constant via chat, mail, videoconferenties of over de telefoon. Hierdoor wordt het steeds gemakkelijker elkaar iets te vragen, te overleggen of te discussiëren. Deze manier van werken zorgt ervoor dat de directie/het management en de medewerker in de toekomst meer gebruik zullen maken van ITmiddelen. Technologische ontwikkelingen Door technologische ontwikkelingen in informatiesystemen en systemen voor kantoorautomatisering ontwikkelt de medewerker zich steeds meer tot een super-user met extra rechten/taken op systemen en/of pakketten. Deze nieuwe rol stelt haar in staat als vraagbaak op te treden voor specifieke/specialistische (software) toepassingen. Pagina 13 van 154

14 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus Overzicht van het kwalificatiedossier Een kwalificatiedossier kan een of meerdere kwalificaties bevatten. Met behulp van onderstaande matrix wordt, door te markeren welke kerntaken en werkprocessen de verschillende kwalificaties gemeen hebben, duidelijk gemaakt waar de verwantschap tussen de verschillende kwalificaties zich bevindt en waar kwalificaties van elkaar verschillen. Indien een dossier slechts 1 kwalificatie bevat, wordt in deze matrix alleen het overzicht gegeven van de kerntaken en werkprocessen die bij deze kwalificatie horen. Legenda: K1: Secretaresse K2: Juridisch secretaresse K3: Medisch secretaresse K4: Directiesecretaresse/Managementassistent Kwalificatie Kerntaak Werkproces K1 K2 K3 K4 Kerntaak 1: Voert taken rondom informatiemanagemen t uit Kerntaak 2: Voert taken rondom planning en organisatie uit 1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling x x x x 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatieuitwisseling 1.3 Onderhoudt en actualiseert het (digitale) archief x x x x x 1.4 Verzorgt de dossiervorming en het dossierbeheer x x x 1.5 Onderhoudt het relatienetwerk x x x x 1.6 Voert administratieve taken uit x x 2.1 Beheert de agenda x x x x 2.2 Regelt vergaderruimten en faciliteiten x x 2.3 Organiseert bijeenkomsten x x 2.4 Maakt verslag en handelt zaken af x x x x 2.5 Ontvangt bezoekers x x x x 2.6 Bereidt het spreekuur voor, ontvangt patiënten, maakt vervolgafspraken en handelt zaken af 2.7 Regelt reizen en accommodaties x x x x 2.8 Beheert kleine budgetten en handelt financiële zaken af 2.9 Handelt facturen en declaraties af x x x x x Pagina 14 van 154

15 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus Beschrijving van de kwalificaties In dit hoofdstuk worden de verschillende kwalificaties van dit kwalificatiedossier nader omschreven. De kwalificaties welke deel uit maken van dit dossier zijn: Secretaresse Juridisch secretaresse Medisch secretaresse Directiesecretaresse/Managementassistent Pagina 15 van 154

16 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus Secretaresse Algemene informatie Context van de kwalificatie Typerende beroepshouding Niveau van de beroepsuitoefening Rol en verantwoordelijkheden De secretaresse is werkzaam in arbeidsorganisaties (groot, klein, profit, non-profit) waar sprake is van een secretariaat en een of meer leidinggevenden. Essentiële kennis en vaardigheden voor de secretaresse van de toekomst zijn klantgerichtheid, accuratesse, integriteit, snel kunnen schakelen en een spin in t web zijn voor de afdeling. Daarnaast wordt het belang van proactief zijn, ondersteunend en meedenkend werken steeds groter. Het gaat om de specifieke vaardigheden als foutloos Nederlands en Engels schrijven, probleemoplossend vermogen hebben en besluitvaardig zijn. Deze vaardigheden zijn vooral van belang bij het helder in beeld krijgen van de wensen, belemmeringen en mogelijkheden van verschillende collega s en klanten. Daarnaast is zij in staat om op adequate wijze om te gaan met vertrouwelijke informatie, zodat de belangen van de eigen afdeling en de privacy van de klanten wordt gewaarborgd. Ook zijn de competenties als vakmanschap, drukbestendigheid, communicatief vermogen, initiatief nemen en plannen en organiseren essentieel voor de uitvoering van de werkzaamheden. Niveau 3 De secretaresse zorgt ervoor dat de leidinggevende(n) voortdurend inzicht heeft in de voortgang van de werkzaamheden. Ze informeert en ondersteunt de leidinggevende(n) door het aandragen van informatie voor werkzaamheden die gerelateerd zijn aan haar taken. Ze is verantwoordelijk voor het administratief ordenen en vastleggen van gegevens, voor de organisatie van de diverse activiteiten, voor het reageren op verzoeken en klachten en het opbouwen en onderhouden van contacten met klanten of organisaties. Ze speelt in op wisselende / onverwachte omstandigheden. In veel gevallen maakt zij deel uit van een secretariaat. De secretaresse werkt zelfstandig binnen de gegeven taakstelling vanuit de afdeling en heeft uitvoerende taken. Ze werkt in opdracht maar neemt ook zelf het initiatief. De secretaresse kent de organisatie en het werkgebied, heeft een goed beeld van hoe het zit met verschillen in visies en culturen van medewerkers en relaties en houdt daar rekening mee. De secretaresse levert ondersteuning aan de afdeling en de leidinggevende op het gebied van verzamelen, wegen en verwerken van gegevens, informatievoorziening, planning en organisatie en het maken van afspraken en speelt binnen grenzen in op wisselende/onverwachte omstandigheden. Zij is verantwoordelijk voor haar eigen werk en neemt in geval van afwezigheid van de leidinggevende soms zelf initiatieven voor afhandeling van zaken en het geven van informatie en handelt zelfstandig routinematige zaken af. Voor minder routinematige zaken krijgt zij aanwijzingen. In grotere organisaties kan zij deel uitmaken van een secretariaat. Complexiteit Wettelijke beroepsvereisten Het beroep van de secretaresse wordt gekenmerkt door een variatie in en onvoorspelbaarheid van activiteiten. Er wordt een steeds groter beroep gedaan op specialistische kennis en vaardigheden op het gebied van Nederlands, een moderne vreemde taal, verschillende culturen en ict. Ze moet de leidinggevende(n) kunnen informeren en ondersteunen. Daarnaast kan ze initiatieven nemen, ideeën stimuleren en zo nodig verbetervoorstellen doen. Door de technologische ontwikkelingen is het vak complexer geworden en doet de secretaresse dienst als vraagbaak voor de afdeling. Ze moet inzicht en overzicht houden over de informatiestroom. Meer dan vroeger moet de secretaresse beschikken over communicatieve en sociale vaardigheden. Nee Pagina 16 van 154

17 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus 2012 Branche vereisten Nederlands en rekenen Moderne vreemde talen Nee In overeenstemming met de wet Referentieniveaus Nederlandse taal en rekenen zijn de voor het mbo vastgestelde referentieniveaus Nederlandse taal en rekenen van toepassing. Voor deze kwalificatie zijn het referentieniveau Nederlands en het referentieniveau rekenen vastgesteld op 2F. De beroepseisen ten aanzien van Nederlands en rekenen zijn beschreven in deel C van dit dossier. De beroepseisen ten aanzien van een (moderne) vreemde taal (of talen) zijn beschreven in deel C van dit dossier. Het betreft een MVT naar keuze. Pagina 17 van 154

18 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus Juridisch secretaresse Algemene informatie Context van de kwalificatie De juridisch secretaresse is werkzaam in arbeidsorganisaties (groot, klein, profit, non-profit) als een notariaat, een advocatenkantoor, een rechtbank, een gerechtsdeurwaarderorganisatie, een octrooienbureau, een vastgoedonderneming of een juridische afdeling van een organisatie. Kenmerkend is dat het werk zich afspeelt op het brede terrein van het Nederlandse recht en de rechtsgang. Typerende beroepshouding Niveau van de beroepsuitoefening Rol en verantwoordelijkheden Complexiteit Wettelijke beroepsvereisten Branche vereisten Nederlands en rekenen Essentiële kennis en vaardigheden voor de juridisch secretaresse zijn klantgerichtheid, accuratesse, integriteit, snel kunnen schakelen en een spin in 't web zijn. Daarnaast wordt het belang van proactief zijn, ondersteunend en meedenkend werken steeds groter. Het gaat om de specifieke vaardigheden als foutloos Nederlands en Engels spreken en schrijven, foutloos gebruiken van de juridische terminologie, probleemoplossend vermogen hebben en besluitvaardig zijn. Deze vaardigheden zijn vooral van belang voor het helder in beeld krijgen van de wensen, belemmeringen en mogelijkheden van verschillende collega's en klanten. Daarnaast is de juridisch secretaresse in staat om op adequate wijze om te gaan met vertrouwelijke informatie, zodat de belangen van de eigen organisatie en de privacy van de klanten wordt gewaarborgd. Daarnaast zijn ook competenties als stressbestendigheid, communicatief vermogen, initiatief nemen en plannen en organiseren essentieel voor de uitvoering van de werkzaamheden. Niveau 4 De juridisch secretaresse zorgt ervoor dat de leidinggevende(n) voortdurend inzicht hebben in de voortgang van de werkzaamheden. Ze adviseert en ondersteunt de leidinggevende(n) door het aandragen van oplossingen voor problemen die gerelateerd zijn aan haar taken. Ze is verantwoordelijk voor het administratief ordenen en vastleggen van gegevens, voor het opstellen van een administratief plan voor de coördinatie en de organisatie van de activiteiten, voor het reageren op verzoeken en klachten en het opbouwen en onderhouden van contacten met klanten of organisaties en ze speelt in op wisselende / onverwachte omstandigheden. In veel gevallen maakt ze deel uit van een secretariaat. De juridisch secretaresse werkt zelfstandig binnen de gegeven taakstelling in de organisatie en heeft coördinerende taken. Het beroep van juridisch secretaresse wordt gekenmerkt door een grote variatie in en onvoorspelbaarheid van activiteiten. Er wordt een steeds groter beroep gedaan op specialistische kennis en vaardigheden op het gebied van juridische terminologie, Nederlands, een moderne vreemde taal, verschillende culturen en ict.ze moet de leidinggevende)n kunnen adviseren en ondersteunen. Daarnaast kan ze initiatieven nemen, ideeën stimuleren en zo nodig verbetervoorstellen doen. Door de technologische ontwikkelingen is het vak complexer geworden. Ze past de standaardcomputertoepassingen aan haar werkzaamheden en/of die van haar leidinggevende(n) aan of ontwikkelt nieuwe standaarden. De juridisch secretaresse moet inzicht en overzicht houden over de informatiestroom die in toenemende mate een specialistisch karakter hebben. Meer dan vroeger moet de juridisch secretaresse beschikken over communicatieve en sociale vaardigheden. Nee Nee In overeenstemming met de wet Referentieniveaus Nederlandse taal en rekenen zijn de voor het mbo vastgestelde referentieniveaus Nederlandse taal en rekenen van toepassing. Voor deze kwalificatie zijn het referentieniveau Nederlands en het Pagina 18 van 154

19 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus 2012 Moderne vreemde talen referentieniveau rekenen vastgesteld op 3F. De beroepseisen ten aanzien van Nederlands en rekenen zijn beschreven in deel C van dit dossier. Voor deze kwalificatie zijn de volgende eisen voor beheersing van het Engels van toepassing: het ERK-niveau B1 is van toepassing op de vaardigheden lezen en luisteren. het ERK-niveau A2 is van toepassing op de vaardigheden gesprekken voeren, spreken en schrijven. De beroepseisen ten aanzien van een (moderne) vreemde taal (of talen) zijn beschreven in deel C van dit dossier. Het betreft een MVT naar keuze. Pagina 19 van 154

20 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus Medisch secretaresse Algemene informatie Context van de kwalificatie Typerende beroepshouding Niveau van de beroepsuitoefening Rol en verantwoordelijkheden Complexiteit Wettelijke beroepsvereisten Branche vereisten Nederlands en rekenen De medisch secretaresse is werkzaam in arbeidsorganisaties (groot, klein, profit, non-profit) zoals ziekenhuizen, GGD, huisartsenpraktijk etc. waar sprake is van diverse medische en paramedische specialismen. Essentiële kennis en vaardigheden voor de medisch secretaressen van de toekomst zijn klantgerichtheid, accuratesse, integriteit, snel kunnen schakelen en een spin in 't web zijn. Daarnaast wordt het belang van proactief zijn, ondersteunend en meedenkend werken steeds groter. Het gaat om de specifieke vaardigheden als foutloos Nederlands en Engels schrijven, probleemoplossend vermogen hebben en besluitvaardig zijn. Deze vaardigheden zijn vooral van belang het helder in beeld krijgen van de wensen, belemmeringen en mogelijkheden van verschillende patiënten en collega's. Daarnaast is zij in staat om op adequate wijze om te gaan met vertrouwelijke informatie, zodat de belangen van de eigen organisatie en de privacy van de patiënten wordt gewaarborgd. Verder zijn ook competenties als vakmanschap, stressbestendigheid, communicatief vermogen, initiatief nemen, plannen en organiseren essentieel voor de uitvoering van de werkzaamheden. Niveau 4 De medisch secretaresse zorgt ervoor dat de specialist voortdurend inzicht heeft in de voortgang van de werkzaamheden. Ze adviseert en ondersteunt de specialist door het aandragen van oplossingen voor problemen die gerelateerd zijn aan haar taken. Ze is verantwoordelijk voor het administratief ordenen en vastleggen van gegevens, voor het opstellen van een administratief plan voor de coördinatie en de organisatie van de activiteiten, voor het reageren op verzoeken en klachten en het opbouwen en onderhouden van contacten met patiënten of organisaties en speelt in op wisselende / onverwachte omstandigheden. In veel gevallen maakt zij deel uit van een medisch secretariaat. De medisch secretaresse werkt zelfstandig binnen de gegeven taakstelling vanuit de organisatie en ze heeft coördinerende taken. Het beroep van de medisch secretaresse wordt gekenmerkt door een grote variatie in en onvoorspelbaarheid van activiteiten. Er wordt een steeds groter beroep gedaan op specialistische kennis en vaardigheden op het gebied van medische terminologie, Nederlands, een moderne vreemde taal, verschillende culturen en ict. Er wordt gesproken over zaken als macht en invloed, over professionalisering, bijscholing en over loopbaanbeleid van de medisch secretaresse. Ze moet de specialist/arts kunnen adviseren en ondersteunen. Daarnaast kan ze initiatieven nemen, ideeën stimuleren en zo nodig verbetervoorstellen doen. Door de technologische ontwikkelingen is het vak complexer geworden, werk waarbij zij standaarden aanpast en/of nieuwe standaarden maakt. De huidige medisch secretaresse besteedt meer tijd aan organisatorische en coördinerende taken. De nadruk is komen te liggen op specialistische informatie en kennis van en vaardigheden voor bedrijfsuitvoering. Ze moeten inzicht en overzicht houden over de informatiestroom. Het vak vergt een hoger opleidingsniveau en meer bijscholing en wordt in toenemende mate gezien als een op zichzelf staande functie met eigen taken en verantwoordelijkheden. Meer dan vroeger moet de medisch secretaresse beschikken over communicatieve en sociale vaardigheden. Nee Nee In overeenstemming met de wet Referentieniveaus Nederlandse taal en rekenen zijn de voor het mbo vastgestelde referentieniveaus Nederlandse taal en rekenen van Pagina 20 van 154

21 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus 2012 Moderne vreemde talen toepassing. Voor deze kwalificatie zijn het referentieniveau Nederlands en het referentieniveau rekenen vastgesteld op 3F. De beroepseisen ten aanzien van Nederlands en rekenen zijn beschreven in deel C van dit dossier. Voor deze kwalificatie zijn de volgende eisen voor beheersing van het Engels van toepassing: het ERK-niveau B1 is van toepassing op de vaardigheden lezen en luisteren. het ERK-niveau A2 is van toepassing op de vaardigheden gesprekken voeren, spreken en schrijven. De beroepseisen ten aanzien van een (moderne) vreemde taal (of talen) zijn beschreven in deel C van dit dossier. Het betreft een MVT naar keuze. Pagina 21 van 154

22 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus Directiesecretaresse/Managementassistent Algemene informatie Context van de kwalificatie Typerende beroepshouding Niveau van de beroepsuitoefening Rol en verantwoordelijkheden Complexiteit Wettelijke beroepsvereisten Branche vereisten De directiesecretaresse/managementassistent is werkzaam in arbeidsorganisaties (groot, klein, profit, non-profit) waar sprake is van een secretariaat en een directie/managementteam. Essentiële kennis en vaardigheden voor de directiesecretaresses/managementassistenten zijn communicatieve vaardigheden, initiatief nemen en plannen en organiseren. Competenties als klantgerichtheid, accuratesse, integriteit, snel kunnen schakelen en een spin in 't web zijn erg belangrijk. Daarnaast wordt het belang van proactief zijn, ondersteunend en meedenkend werken steeds groter. Het gaat om de specifieke vaardigheden als foutloos Nederlands en Engels schrijven, probleemoplossend vermogen hebben en besluitvaardig zijn. Deze vaardigheden zijn vooral van belang voor het helder in beeld krijgen van de wensen, belemmeringen en mogelijkheden van verschillende collega's en klanten. Daarnaast is zij in staat om op adequate wijze om te gaan met vertrouwelijke informatie, zodat de belangen van de eigen organisatie en de privacy van de klanten wordt gewaarborgd. Competenties als vakmanschap, stressbestendigheid, communicatief vermogen, initiatief nemen en plannen en organiseren zijn essentieel voor de uitvoering van de werkzaamheden. Niveau 4 De directiesecretaresse/managementassistent zorgt ervoor dat de directie, de manager of het managementteam voortdurend inzicht heeft in de voortgang van de werkzaamheden. Ze adviseert en ondersteunt de directie, de manager of het managementteam door het aandragen van oplossingen voor problemen die gerelateerd zijn aan haar taken. Ze is verantwoordelijk voor het administratief ordenen en vastleggen van gegevens, voor het opstellen van een administratief plan, voor de coördinatie en de organisatie van de activiteiten, voor het reageren op verzoeken en klachten en het opbouwen en onderhouden van contacten met klanten of organisaties en speelt in op wisselende / onverwachte omstandigheden. Meer dan vroeger moet de directiesecretaresse/managementassistent beschikken over communicatieve en sociale vaardigheden. De directiesecretaresse/managementassistent werkt zelfstandig binnen de gegeven taakstelling en heeft coördinerende taken. Ze moet inzicht in en overzicht over de informatiestromen houden. Door de technologische veranderingen is ze super-user van systemen en pakketten met extra rechten en taken. Deze nieuwe rol stelt haar in staat als vraagbaak op te treden voor specifieke/specialistische (software)toepassingen. Het beroep van de directiesecretaresse wordt gekenmerkt door een grote variatie in en onvoorspelbaarheid van activiteiten. Er wordt een steeds groter beroep gedaan op specialistische kennis en vaardigheden op het gebied van Nederlands, een moderne vreemde taal, verschillende culturen en ict. Er wordt eveneens specialistische kennis gevraagd op het werkgebied/de branche, waarin ze werkzaam is. Ze moet de directie, de manager en het managementteam kunnen adviseren en ondersteunen. Daarnaast kan ze initiatieven nemen, ideeën stimuleren en zo nodig verbetervoorstellen doen. Door de technologische ontwikkelingen is het vak complexer geworden. Ze past de standaard computertoepassingen aan haar werkzaamheden en/of die van haar leidinggevenden aan of ontwikkelt nieuwe standaarden. De huidige directiesecretaresse/managementassistent besteedt meer tijd aan organisatorische en coördinerende taken. Nee Nee Pagina 22 van 154

23 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus 2012 Nederlands en rekenen Moderne vreemde talen In overeenstemming met de wet Referentieniveaus Nederlandse taal en rekenen zijn de voor het mbo vastgestelde referentieniveaus Nederlandse taal en rekenen van toepassing. Voor deze kwalificatie zijn het referentieniveau Nederlands en het referentieniveau rekenen vastgesteld op 3F. De beroepseisen ten aanzien van Nederlands en rekenen zijn beschreven in deel C van dit dossier. Voor deze kwalificatie zijn de volgende eisen voor beheersing van het Engels van toepassing: het ERK-niveau B1 is van toepassing op de vaardigheden lezen en luisteren. het ERK-niveau A2 is van toepassing op de vaardigheden gesprekken voeren, spreken en schrijven. De beroepseisen ten aanzien van een (moderne) vreemde taal (of talen) zijn beschreven in deel C van dit dossier. Het betreft een MVT naar keuze. Pagina 23 van 154

24 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus Beschrijving van de kerntaken In dit hoofdstuk zijn de verschillende kerntaken in dit kwalificatiedossier beschreven. 5.1 Kerntaak 1: Voert taken rondom informatiemanagement uit Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit Werkprocessen bij kerntaak 1 Beschrijving kerntaak: De secretaresse, de juridisch secretaresse, de medisch secretaresse of de directiesecretaresse/managementassistent verwerkt, behandelt en bewaakt de s/ post. Ze verkrijgt inzicht in de inhoud en het belang van de ontvangen documenten zodat kan worden ingeschat wie de e- mails/post kan afhandelen. Ze distribueert deze tijdig naar de belanghebbenden. De secretaresse, de juridisch secretaresse, de medisch secretaresse of directiesecretaresse/ managementassistent zorgt voor een reactie op de ontvangen s/post. Ze verwerkt teksten door voldoende informatie te verzamelen om tot een juiste inhoudelijke formulering te komen. Vervolgens bewaakt ze de voortgang en afhandeling van de correspondentie (zoals mailings, brieven, offertes, begeleidend schrijven, s en vakbladen etc.). Ze registreert het product en archiveert het op de juiste wijze. De secretaresse, de juridisch secretaresse, de medisch secretaresse of de directiesecretaresse/managementassistent voert (telefoon)gesprekken, coördineert de informatiestromen van en naar de directie/manager(s), voorziet de leidinggevende, indien nodig van informatie over het te bespreken onderwerp en handelt zelf de overige (telefoon)gesprekken af. Ze beoordeelt in voorkomende gevallen de urgentie van verzoeken om (telefonisch) contact met de leidinggevende(n). De secretaresse onderhoudt en actualiseert het (digitale) archief (scant, kopieert, selecteert, codeert, ordent en archiveert). De juridisch secretaresse, de medisch secretaresse of de directiesecretaresse/ managementassistent legt een nieuw (digitaal) dossier aan, deelt het in volgens voorschrift, registreert documenten en neemt deze op in het (digitale) dossier. Ze zoekt, indien nodig voor de dossiervorming, aanvullende informatie op in de eigen organisatie, bij cliënten of daarvoor in aanmerking komende instanties en voegt deze toe aan het (digitale) dossier. Ze stelt op verzoek van de leidinggevende(n) een dossier samen t.b.v. speciale projecten of bijeenkomsten in binnenen buitenland. De secretaresse, de juridisch secretaresse, de medisch secretaresse of de directiesecretaresse/managementassistent investeert actief in het opbouwen van goede werk-/klantrelaties. Ze onderhoudt contact met het relatienetwerk van directie/manager(s) en actualiseert de gegevens door deze tijdig te muteren. Ze legt de gegevens van organisaties en personen vast in een relationele database en geeft aan hoe relaties (contactpersoon, klant, leverancier etc.) met elkaar verbonden zijn. D e secretaresse of de directiesecretaresse/managementassistent verwerkt verschillende soorten persoonlijke en niet-persoonlijke gegevens van en over personeelsleden (aan/afwezigheidsregistratie, verlofdagen, ziek- en herstelmeldingen, functionerings- en beoordelingsgesprekken, mutaties personeelsleden) in een systeem voor gegevensbeheer en maakt periodiek of op verzoek rapporten en/of overzichten uit het systeem t.b.v. de directie/het management en/of input (tekst en informatie) voor het (sociaal) jaarverslag. In voorkomende 1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatieuitwisseling 1.3 Onderhoudt en actualiseert het (digitale) archief 1.4 Verzorgt de dossiervorming en het dossierbeheer 1.5 Onderhoudt het relatienetwerk 1.6 Voert administratieve taken uit Pagina 24 van 154

25 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus 2012 gevallen levert ze tekst aan voor de website of intranet en/of ondersteunt bij het gegevensonderhoud en de content hiervan. Toelichting: Nederlands en een moderne vreemde taal Bij de uitvoering van de werkzaamheden onder deze kerntaak gebruiken de secretaresse, de juridisch secretaresse, de medisch secretaresse en de directiesecretaresse/ managmentassistent de Nederlandse taal en een moderne vreemde taal. Er zijn verschillen te constateren bij de uitvoering van deze kerntaak door de secretaresse enerzijds en de directiesecretaresse/ managementassistent anderzijds. Voor de kwalificaties op niveau 4 betreft het: -een grotere complexiteit van de teksten op zich en de werkzaamheden bij de verwerking ervan -een grotere verantwoordelijkheid voor de uitvoering -een grotere zelfstandigheid en meer eigen initiatieven nemen -een groter en sneller verkregen inzicht in de werkzaamheden en de bijbehorende processen - in voorkomende gevallen coördineert de directiesecretaresse/managementassistent, de juridische en medisch secretaresse een aantal werkzaamheden van het secretariaat. Pagina 25 van 154

26 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus Kerntaak 2: Voert taken rondom planning en organisatie uit Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit Werkprocessen bij kerntaak 2 Beschrijving kerntaak: De secretaresse, de juridisch secretaresse, de medisch secretaresse of de directiesecretaresse/managementassistent regelt en noteert afspraken van en voor de directie/manager(s), van zowel interne als externe contacten. Ze synchroniseert de agenda's, stemt agenda's onderling af, bewaakt de afspraken en verzet ze indien nodig. Ze herinnert de directie/manager(s) op gezette tijden aan de to-do's. Indien nodig bereidt ze afspraken voor en zorgt ook voor de opvolging ervan. Ze beheert de agenda van de directie/manager en haar eigen agenda. De juridisch secretaresse of de medisch secretaresse maakt bij het vastleggen van bijeenkomsten gebruik van een zaalreserveringssysteem. Ze voert de gegevens in of laat de gegevens invoeren, ze maakt een helder overzicht van de gegevens van de zaal, tijdstip, aanvang, duur en frequentie van de bijeenkomsten, de klantnaam, de contactpersoon, opmerkingen, of het een interne of externe bijeenkomst betreft en welke extra's (catering, beamer, laptop) zijn geboekt. Als de bijeenkomst een conference call of videoconference betreft, vraagt ze deze aan (bij een telefoniebedrijf). Vervolgens regelt ze de faciliteiten en organiseert de conference call of videoconference. De secretaresse of de directiesecretaresse/managementassistent informeert naar de doelstelling van de bijeenkomst (internationale) bijeenkomsten zoals vergaderingen besprekingen, congressen, seminars, cursussen, trainingen). Bij de organisatie van een bijeenkomst hanteert ze een checklist. Ze selecteert een interne of een externe locatie, houdt rekening met de gevoeligheid van het onderwerp, het totaal aantal genodigden en of er speciale vereisten zijn met betrekking tot deze bijeenkomst. Ze informeert naar de kosten van de zaal, mogelijkheden voor zaalopstelling, de catering en elektronische voorzieningen etc. Ze overlegt met de directie/manager(s) over de locatie en reserveert deze in een zaalreseveringssysteem of hanteert een procedure hiervoor. Ze voert de gegevens in of laat deze invoeren. In overleg bespreekt ze de voorgestelde agenda, de te besteden tijd per onderwerp, en de persoon die elk onderwerp zal leiden. Ze verstuurt tijdig de uitnodiging met daarin alle informatie over de bijeenkomst. Ze verzendt indien mogelijk een (digitale) versie van het voorbereide dossier, zodat deelnemers zich kunnen voorbereiden. Kort voor aanvang van de bijeenkomst checkt ze of alles in orde is. De secretaresse, de juridisch secretaresse, de medisch secretaresse of de directiesecretaresse/managementassistent gaat van te voren na of een uitgebreid of beknopt verslag nodig is of kan worden volstaan met een besluitenlijst. Ze leest ter voorbereiding op de vergadering de stukken door. Tijdens de vergadering maakt ze aantekeningen of ze notuleert m.b.v. een laptop en opnameapparatuur. Na de vergadering maakt ze op basis van de aantekeningen een uitgebreid of beknopt verslag of een besluitenlijst. De secretaresse, de juridisch secretaresse, de medisch secretaresse of de directiesecretaresse/managementassistent ontvangt (internationale) bezoekers/relaties, informeert in voorkomende gevallen naar het doel van het bezoek en voorziet hen van informatie. De bezoekers worden ingeschreven en de secretaresse, de juridisch secretaresse, de medisch secretaresse of directiesecretaresse/managementassistent verwijst of begeleidt de bezoekers naar de juiste persoon/personen. 2.1 Beheert de agenda 2.2 Regelt vergaderruimten en faciliteiten 2.3 Organiseert bijeenkomsten 2.4 Maakt verslag en handelt zaken af 2.5 Ontvangt bezoekers 2.6 Bereidt het spreekuur voor, ontvangt patiënten, maakt vervolgafspraken en handelt zaken af 2.7 Regelt reizen en accommodaties 2.8 Beheert kleine budgetten en handelt financiële zaken af 2.9 Handelt facturen en declaraties af Pagina 26 van 154

27 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus 2012 De medisch secretaresse bereidt het spreekuur voor en maakt (telefonisch) (vervolg)afspraken met patiënten voor het spreekuur in het patiëntenregistratiesysteem en zoekt voor het spreekuur begint de statussen, dossiers en foto's op, beoordeelt of nog aanvullende (vertrouwelijke) informatie en/of uitslagen elders verkregen moeten worden en voegt deze gegevens in voorkomende gevallen toe aan het patiëntendossier. Ze ontvangt patiënten uit verschillende culturen, controleert waarvoor de patiënt komt, neemt de documenten in ontvangst, zoals een verwijzing, brief, ziektekostenpas, verwerkt de gegevens in het systeem in verband met financieel administratieve afhandeling van zaken, voorziet hen van (medische) informatie en verwijst of begeleidt hen naar de juiste arts of afdeling. Daarnaast voorziet ze de spreekkamers van onderzoeksmaterialen, controleert of de apparatuur werkt en legt formulieren klaar ten behoeve van het spreekuur. De secretaresse, de juridisch secretaresse, de medisch secretaresse of directiesecretaresse/managementassistent regelt binnen- en buitenlandse zakenreizen en hotelaccommodatie. Ze informeert naar de wensen voor de wijze van vervoer en verblijfsmogelijkheid en checkt de beschikbaarheid gebaseerd op deze wensen. Daarnaast regelt ze de kantoorbagage. De directiesecretaresse/managementassistent beheert een aantal kleine budgetten van de organisatie of afdeling (receptie bij jubilea of vertrekkende collega's, cadeaus bij huwelijken en geboortes.) Ze beheert een klein budget waaruit de onkosten van vergaderingen en bijeenkomsten worden bekostigd (bijv. het jaarlijkse afdelingsuitje). Daarnaast beheert ze een klein budget voor het bijhouden van de kantoorvoorraad en het inkopen van goederen en diensten. Ze onderhandelt over de prijs van goederen en diensten. Ze controleert, verwerkt en betaalt de facturen die onder haar kleine budgetten vallen. Daarnaast verzamelt en ordent ze (financiële) gegevens (urenregistratie, onkostendeclaraties van interne en externe projectmedewerkers, reisdeclaraties, offertes, nota's, facturen) en verwerkt deze in een administratief systeem ter voorbereiding op de verwerking ervan door de financiële en/of projectadminsitratie. In voorkomende gevallen verricht ze werkzaamheden (offertes opvragen, overleg voeren over inhoud en financiële aspecten van contracten) rondom contracten, tarieven en looptijd contracten. De secretaresse, de juridisch secretaresse of de medisch secretaresse verzamelt en ordent financiële gegevens (onkostendeclaraties van medewerkers, reisdeclaraties, offertes, nota's, facturen) en verwerkt ze in een administratief systeem ter voorbereiding op de verwerking ervan door de financiële en/of projectadministratie. Toelichting: Toelichting Nederlands en een moderne vreemde taal Bij de uitvoering van de werkzaamheden onder deze kerntaak gebruiken de secretaresse, de juridisch secretaresse, de medisch secretaresse en de directiesecretaresse/ managmentassistent de Nederlandse taal en een moderne vreemde taal. Pagina 27 van 154

28 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus 2012 Er zijn verschillen te constateren bij de uitvoering van deze kerntaak door de secretaresse enerzijds en de directiesecretaresse/ managementassistent anderzijds. Voor de kwalificaties op niveau 4 betreft het: een grotere complexiteit van de teksten op zich en de werkzaamheden bij de verwerking ervan een grotere verantwoordelijkheid voor de uitvoering een grotere zelfstandigheid en meer eigen initiatieven nemen een groter en sneller verkregen inzicht in de werkzaamheden en de bijbehorende processen in voorkomende gevallen coördineert de directiesecretaresse/managementassistent, de juridisch en medisch secretaresse een aantal werkzaamheden van het secretariaat. Pagina 28 van 154

29 6. Totaal overzicht proces-competentie-matrices In de proces-competentie-matrix wordt aangegeven welke competenties aangewend worden bij de uitvoering van de werkprocessen van een kerntaak. Dit wordt per kwalificatie aangegeven middels blokjes. Deze moet u van links naar rechts lezen. Indien de blokjes in de matrix niet zijn gevuld, zijn deze niet van toepassing op de desbetreffende kwalificatie. Pagina 29 van 154

30 6.1 Proces-competentie-matrix Kerntaak 1: Voert taken rondom informatiemanagement uit Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit Competenties A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Werkprocessen 1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatieuitwisseling 1.3 Onderhoudt en actualiseert het (digitale) archief 1.4 Verzorgt de dossiervorming en het dossierbeheer 1.5 Onderhoudt het relatienetwerk 1.6 Voert administratieve taken uit Pagina 30 van 154

31 6.2 Proces-competentie-matrix Kerntaak 2: Voert taken rondom planning en organisatie uit Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit Competenties A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Werkprocessen 2.1 Beheert de agenda 2.2 Regelt vergaderruimten en faciliteiten 2.3 Organiseert bijeenkomsten 2.4 Maakt verslag en handelt zaken af 2.5 Ontvangt bezoekers 2.6 Bereidt het spreekuur voor, ontvangt patiënten, maakt vervolgafspraken en handelt zaken af 2.7 Regelt reizen en accommodaties 2.8 Beheert kleine budgetten en handelt financiële zaken af 2.9 Handelt facturen en declaraties af Pagina 31 van 154

32 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus 2012 Deel C: Uitwerking van de kwalificaties 1. Inleiding Deel C is vastgesteld door het bestuur van het kenniscentrum, op advies van de paritaire commissie beroepsonderwijs en bedrijfsleven. Het (beroeps)onderwijs en bedrijfsleven hebben in gezamenlijkheid besloten dat de nadere uitwerking van deel C het onderwijs een goede basis biedt om een beroepsopleiding op te bouwen. In dit deel van het kwalificatiedossier wordt de informatie uit deel B gespecificeerd, voor elke kwalificatie. In de proces-competentie-matrices wordt specifiek per kwalificatie aangegeven welke competenties aangewend worden bij de uitvoering van de onderscheiden werkprocessen. In de detaillering van de matrices wordt verantwoord waarom en hoe deze competenties van toepassing zijn. 2. Kwalificaties Detaillering proces-competentie-matrices In de detaillering van de matrices wordt duidelijk dat een bepaalde competentie van toepassing is, en wordt beschreven hoe die competenties worden aangewend ten behoeve van het resultaat van het werkproces. Per competentie kunnen meerdere componenten van toepassing zijn. Waar van toepassing, zijn kennis en vaardigheden vermeld welke nodig zijn voor competent gedrag, eventueel aangevuld met referenties (naar concrete geldende normen). Pagina 32 van 154

33 2.1 Secretaresse Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit Proces-competentie-matrix Secretaresse Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit Competenties A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Werkprocessen 1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatieuitwisseling 1.3 Onderhoudt en actualiseert het (digitale) archief 1.4 Verzorgt de dossiervorming en het dossierbeheer 1.5 Onderhoudt het relatienetwerk 1.6 Voert administratieve taken uit x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x Betekenis van de kerntaak voor deze kwalificatie Pagina 33 van 154

34 In deze matrix is per kerntaak aangegeven welke competenties aangewend worden bij de uitvoering van de werkprocessen voor deze kwalificatie. Dit is zichtbaar door middel van een kruisje in de matrix. Pagina 34 van 154

35 Detaillering proces-competentie-matrix Secretaresse Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.1 werkproces: Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Omschrijving Gewenst resultaat De secretaresse verwerkt, behandelt en bewaakt de s/post. Ze verkrijgt inzicht in de inhoud en het belang van de ontvangen documenten zodat kan worden ingeschat wie de s/post kan afhandelen. Ze distribueert deze tijdig naar de belanghebbenden. De secretaresse zorgt voor een reactie op de ontvangen s/post. Ze verwerkt teksten op basis van concepten, instructies of eigen aantekeningen. Vervolgens bewaakt ze de voortgang en afhandeling van de correspondentie (zoals mailings, brieven, offertes, begeleidend schrijven, e- mails en vakbladen etc.). Ze registreert het product en archiveert het op de juiste wijze. Ingekomen s/post zijn verwerkt, doorgestuurd voor afhandeling. De verzamelende gegevens voor uitgaande s/post zijn relevant, actueel, volledig en tijdig beschikbaar. Ze zijn taalkundig en inhoudelijk correct, opgemaakt conform huisstijl, opgeslagen in de juiste directory en afgestemd op het doel en de doelgroep. Het document is voorzien van de juiste informatie en bijlage(n) en is op de juiste wijze verzonden of voor verzending gereed gemaakt. Vakkennis en vaardigheden Competentie en component(en) Prestatie-indicator Communicatieve vaardigheden van opties Kennis en vaardigheid in het toepassen van materialen en middelen voor de verwerking van de (elektronische) post Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette van communicatiemiddelen van een (elektronisch) archiveringssysteem. Kennis van kwaliteitseisen van de organisatie Kennis van wettelijke regels m.b.t. bescherming persoonsgegevens Toetsenbordvaardigheid van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) Analyseren Informatie genereren uit gegevens Verbanden leggen Gegevens controleren en aannames toetsen Plannen en organiseren Activiteiten plannen Tijd indelen Instructies en procedures opvolgen Instructies opvolgen Werken conform voorgeschreven procedures Met druk en tegenslag omgaan Effectief blijven presteren onder druk Samenwerken en overleggen Afstemmen Proactief informeren De secretaresse analyseert de verzamelde informatie op efficiente wijze, selecteert de juiste gegevens, verifieert de opdracht zonodig, waarna ze de gegevens nauwkeurig controleert en ziet welke plaats de informatie inneemt in het grotere geheel van de informatiestroom op de afdeling. De secretaresse plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij de schriftelijke informatieuitwisseling, stelt prioriteiten, stemt werkzaamheden op elkaar af, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij. De secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor de juiste afhandeling van de taken m.b.t. de schriftelijke informatievoorziening. De secretaresse blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden. De secretaresse overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n)/collega's voor afstemming over de uitvoering van de taken m.b.t. de schriftelijke informatie- Pagina 35 van 154

36 Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.1 werkproces: Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Inzicht in het belang voor de organisatie van informatie-uitwisseling Ethisch en integer handelen Integer handelen Formuleren en rapporteren Correct formuleren Structuur aanbrengen Communicatie op de ontvanger(s) richten Vlot en bondig formuleren Vakdeskundigheid toepassen Vakspecifieke mentale vermogens aanwenden Vakspecifieke manuele vaardigheden aanwenden Beslissen en activiteiten initiëren Beslissingen nemen Op eigen initiatief handelen uitwisseling, informeert hem/haar tijdig over de voortgang en brengt hem/haar op proactieve wijze op de hoogte van zaken die van belang zijn. De secretaresse toont zich betrouwbaar en is discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard. De secretaresse hanteert de correcte spelling en grammatica en het correcte idioom, formuleert vlot en bondig vanaf concept bij het overbrengen van de zakelijke informatie, structureert de informatie die wordt uitgewisseld en houdt rekening met de doelgroep. De secretaresse werkt vlot en accuraat bij de schriftelijke informatie-uitwisseling en is bedreven in het gebruik van de benodigde hardware. De secretaresse neemt beslissingen over wie wat moet afhandelen, stuurt betreffende correspondentie tijdig door naar betrokkenen en handelt de overige schriftelijke informatieuitwisseling op eigen initiatief af. Pagina 36 van 154

37 Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.2 werkproces: Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Omschrijving Gewenst resultaat De secretaresse voert (telefoon)gesprekken, coördineert de informatiestromen van en naar de leidinggevende, voorziet de leidinggevende, indien nodig, van informatie over het te bespreken onderwerp en zorgt zelf voor afhandeling van overige (telefoon)gesprekken. Ze beoordeelt in voorkomende gevallen de urgentie van verzoeken om (telefonisch) contact met de leidinggevende(n). De (telefoon)gesprekken zijn adequaat afgehandeld of aan de juiste persoon doorverbonden. Gesprekken die niet door de secretaresse afgehandeld kunnen worden, zijn doorgespeeld aan collega s of andere medewerkers. Vakkennis en vaardigheden Competentie en component(en) Prestatie-indicator Communicatieve vaardigheden Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette van communicatiemiddelen Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken Kennis van verschillen tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Inzicht in het belang voor de organisatie van informatie-uitwisseling Beslissen en activiteiten initiëren Beslissingen nemen Op eigen initiatief handelen Samenwerken en overleggen Afstemmen Proactief informeren Formuleren en rapporteren Vlot en bondig formuleren Communicatie op de ontvanger(s) richten Met druk en tegenslag omgaan Effectief blijven presteren onder druk Aandacht en begrip tonen Interesse tonen Luisteren Op de behoeften en verwachtingen van de "klant" richten Aansluiten bij behoeften en verwachtingen De secretaresse bepaalt welke telefoongesprekken moeten worden doorverbonden naar de leidinggevende(n) en welke ze zelf kan afhandelen; de overige mondelinge informatieuitwisseling handelt ze op eigen initiatief af. De secretaresse overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n) voor afstemming over de uitvoering van de taken mbt de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling, informeert hem/haar tijdig over de voortgang en brengt hem/haar op proactieve wijze op de hoogte van zaken die van belang zijn. De secretaresse formuleert vlot en bondig bij het overbrengen van de zakelijke informatie, structureert de informatie die wordt uitgewisseld en houdt rekening met de gesprekspartner(s). De secretaresse blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling. De secretaresse luistert goed naar de gesprekspartners, geeft hun de ruimte tijdens het gesprek hun standpunten naar voren te brengen en toont belangstelling voor hun opvattingen. De secretaresse sluit in de wijze waarop ze zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatievoorziening aan op de verwachtingen van de relaties door zich Pagina 37 van 154

38 Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.2 werkproces: Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Relaties bouwen en netwerken Relaties opbouwen met mensen Relaties opbouwen op verschillende niveaus Relatienetwerk onderhouden en benutten dienstverlenend op te stellen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij de organisaties/relaties. De secretaresse investeert intern en extern tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede werkrelaties op verschillende niveaus tbv de leidinggevende(n), de organisatie en haarzelf. Pagina 38 van 154

39 Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.3 werkproces: Onderhoudt en actualiseert het (digitale) archief Omschrijving Gewenst resultaat De secretaresse onderhoudt en actualiseert het (digitale)archief (scant, kopieert, selecteert, codeert, ordent en archiveert). De (digitale) dossiers zijn actueel, toegankelijk, traceerbaar, overzichtelijk, juist, volledig en tijdig beschikbaar. De vertrouwelijkheid en geheimhouding zijn waar nodig gewaarborgd. De (digitale) dossiers voldoen aan alle voorschriften van de organisatie en/of de branche. Vakkennis en vaardigheden Competentie en component(en) Prestatie-indicator Communicatieve vaardigheden Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette van een (digitaal) registratiesysteem van communicatiemiddelen Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken Kennis van verschillen tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen Toetsenbordvaardigheid van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Inzicht in het belang voor de organisatie Ethisch en integer handelen Integer handelen Vakdeskundigheid toepassen Vakspecifieke mentale vermogens aanwenden Vakspecifieke manuele vaardigheden aanwenden Instructies en procedures opvolgen Instructies opvolgen Werken conform voorgeschreven procedures De secretaresse toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het onderhouden en actualiseren van het (digitale) archief. De secretaresse werkt vlot en accuraat bij het beheren van het (digitale) archief en maakt efficiënt gebruik van het (digitale) registratie- en/of archiefsysteem, de benodigde apparatuur en overige hulpmiddelen. De secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist beheren van het (digitale) archief. Pagina 39 van 154

40 Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.5 werkproces: Onderhoudt het relatienetwerk Omschrijving Gewenst resultaat De secretaresse investeert actief in het opbouwen van goede werk-/klantrelaties. Ze onderhoudt contact met het relatienetwerk van de leidinggevende en actualiseert de gegevens door deze tijdig te muteren. Ze legt de gegevens van organisaties en personen vast in een relationele database en geeft aan hoe relaties (contactpersoon, klant, leverancier etc.) met elkaar verbonden zijn. Het relatienetwerk is goed onderhouden, is actueel en gegevens zijn snel traceerbaar. Vakkennis en vaardigheden Competentie en component(en) Prestatie-indicator Communicatieve vaardigheden van opties Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette van een (digitaal) registratiesysteem van communicatiemiddelen van een (elektronisch) archiveringssysteem. Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken Kennis van verschillen tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen Toetsenbordvaardigheid van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Aandacht en begrip tonen Interesse tonen Samenwerken en overleggen Afstemmen Proactief informeren Relaties bouwen en netwerken Relaties opbouwen met mensen Relaties opbouwen op verschillende niveaus Relatienetwerk onderhouden en benutten Vakdeskundigheid toepassen Vakspecifieke mentale vermogens aanwenden Vakspecifieke manuele vaardigheden aanwenden Op de behoeften en verwachtingen van de "klant" richten Aansluiten bij behoeften en verwachtingen De secretaresse toont interesse voor de relaties in woord en geschrift, zorgt ervoor op de hoogte te blijven van wijzigingen die zich voordoen in de organisaties/relaties. De secretaresse raadpleegt de relaties in haar netwerk voor het inwinnen van advies, verzoeken om hulp of het gezamenlijk uitvoeren van taken, zorgt ervoor dat er in voorkomende gevallen wederdiensten worden verleend en maakt daar concrete afspraken over, overlegt tijdig en regelmatig met de relaties over afstemming van zaken die de gezamenlijke taken of organisaties aangaan, informeert de relaties tijdig over de voortgang van zaken en brengt hen op proactieve wijze op de hoogte van zaken die van belang zijn. De secretaresse investeert intern en extern tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede werkrelaties op verschillende niveaus tbv de leidinggevende(n), de afdeling of organisatie en haarzelf. De secretaresse werkt vlot en accuraat bij de mondelinge en schriftelijke informatie-uitwisseling tbv haar netwerk en dat van de leidinggevende(n) en maakt efficiënt gebruik van benodigde hard- en software en overige hulpmiddelen. De secretaresse sluit in de wijze waarop ze haar netwerk en dat van de leidinggevende(n) onderhoudt aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij de organisaties/relaties. Pagina 40 van 154

41 Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.5 werkproces: Onderhoudt het relatienetwerk Instructies en procedures opvolgen Instructies opvolgen Werken conform voorgeschreven procedures De secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist onderhouden van het relatienetwerk. Pagina 41 van 154

42 Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.6 werkproces: Voert administratieve taken uit Omschrijving Gewenst resultaat De secretaresse verwerkt gegevens in een systeem voor gegevensbeheer. Ze registreert verlofaanvragen verzorgt de aan- en afwezigheidsadministratie en de ziek- en herstelmeldingen. Ze maakt periodiek of op verzoek rapporten en/of overzichten uit het systeem t.b.v. de leidinggevende(n) en/of input voor het sociaal jaarverslag. De verlofaanvragen, de aan- en afwezigheidsadministratie en de ziek- en herstelmeldingen zijn verwerkt. De rapporten zijn overzichtelijjk en actueel. De vertrouwelijkheid en geheimhouding zijn waar nodig gewaarborgd. Vakkennis en vaardigheden Competentie en component(en) Prestatie-indicator Communicatieve vaardigheden van opties Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette van een (digitaal) registratiesysteem van een (elektronisch) archiveringssysteem. Rekenvaardigheid Toetsenbordvaardigheid van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Ethisch en integer handelen Integer handelen Formuleren en rapporteren Nauwkeurig en volledig rapporteren Structuur aanbrengen Instructies en procedures opvolgen Instructies opvolgen Werken conform voorgeschreven procedures De secretaresse toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het uitvoeren van administratieve taken omtrent o.a. verlofaanvragen, aan- en afwezigheidsadministratie en ziek- en herstelmeldingen. De secretaresse structureert de informatie of hanteert het voorgeschreven format en houdt rekening met de doelgroep(en). De secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist uitvoeren van de administratieve taken. Pagina 42 van 154

43 Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit Proces-competentie-matrix Secretaresse Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit Competenties A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Werkprocessen 2.1 Beheert de agenda x x x x x x x 2.2 Regelt vergaderruimten en faciliteiten 2.3 Organiseert bijeenkomsten x x x x x x x x x 2.4 Maakt verslag en handelt zaken af x x x x x x 2.5 Ontvangt bezoekers x x x x x x x 2.6 Bereidt het spreekuur voor, ontvangt patiënten, maakt vervolgafspraken en handelt zaken af 2.7 Regelt reizen en accommodaties 2.8 Beheert kleine budgetten en handelt financiële zaken af x x x x x x x Pagina 43 van 154

44 Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit Competenties A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Werkprocessen 2.9 Handelt facturen en declaraties af x x x Betekenis van de kerntaak voor deze kwalificatie In deze matrix is per kerntaak aangegeven welke competenties aangewend worden bij de uitvoering van de werkprocessen voor deze kwalificatie. Dit is zichtbaar door middel van een kruisje in de matrix. Pagina 44 van 154

45 Detaillering proces-competentie-matrix Secretaresse Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.1 werkproces: Beheert de agenda Omschrijving Gewenst resultaat De secretaresseregelt en noteert interne en externe afspraken van en voor de leidinggevende(n). Ze synchroniseert de agenda s, stemt agenda s onderling af, bewaakt de afspraken en verzet ze indien nodig. Ze bereidt afspraken voor en zorgt op verzoek van de leidinggevende ook voor de opvolging ervan. De agenda wordt dusdanig beheerd dat de leidinggevende(n) goed en tijdig is geïnformeerd over het doel, de plaats en de datum van de afspraak, waardoor de afspraak agendatechnisch volgens plan verloopt. Vakkennis en vaardigheden Competentie en component(en) Prestatie-indicator Communicatieve vaardigheden Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette van communicatiemiddelen van een (elektronische) agenda Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken Kennis van verschillen tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen Rekenvaardigheid Toetsenbordvaardigheid van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Inzicht in het belang voor de organisatie Samenwerken en overleggen Afstemmen Proactief informeren Plannen en organiseren Activiteiten plannen Tijd indelen Instructies en procedures opvolgen Instructies opvolgen Werken conform voorgeschreven procedures Relaties bouwen en netwerken Relaties opbouwen met mensen Relaties opbouwen op verschillende niveaus Relatienetwerk onderhouden en benutten Vakdeskundigheid toepassen Vakspecifieke mentale vermogens aanwenden Vakspecifieke manuele vaardigheden aanwenden De secretaresse overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n)voor afstemming bij het beheer van de agenda, overlegt tijdig met de houders/beheerders van agenda s van relaties, toont flexibiliteit maar ook vasthoudendheid bij het maken van afspraken, voert mutaties en nieuwe afspraken direct in en informeert betrokkenen op verzoek of op eigen initiatief tijdig over de voortgang bij actuele/nieuwe afspraken. De secretaresse plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij het beheren van de agenda, stelt prioriteiten, stemt werkzaamheden op elkaar af, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij. Ze voert een flexibel beheer over de agenda en heeft inzicht in het belang van de afspraken. De secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist beheren van de agenda. De secretaresse investeert intern en extern tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede werkrelaties op verschillende niveaus tbv de leidinggevende(n), de organisatie en haarzelf. De secretaresse werkt vlot en accuraat bij het beheer van de (digitale) agenda van de leidinggevende(n), maakt efficiënt gebruik van (digitale) apparatuur en overige hulpmiddelen tbv het agendabeheer. Pagina 45 van 154

46 Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.1 werkproces: Beheert de agenda Met druk en tegenslag omgaan Effectief blijven presteren onder druk Op de behoeften en verwachtingen van de "klant" richten Aansluiten bij behoeften en verwachtingen De secretaresse blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij het beheren van de agenda. De secretaresse sluit in de wijze waarop ze haar agenda voor de leidinggevende(n) onderhoudt aan op de verwachtingen door zich dienstverlenend en flexibel op te stellen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij de totstandkoming ervan. Pagina 46 van 154

47 Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.3 werkproces: Organiseert bijeenkomsten Omschrijving Gewenst resultaat De secretaresse informeert naar de doelstelling van de bijeenkomst (kleinschalige bijeenkomsten zoals vergaderingen, jubilea, open dagen, trainingen etc.). Bij de organisatie van een bijeenkomst hanteert ze een checklist/draaiboek. Ze selecteert een interne of een externe locatie, het totaal aantal genodigden en of er speciale vereisten zijn met betrekking tot deze bijeenkomst. Ze informeert naar de kosten van de zaal, mogelijkheden voor zaalopstelling, de catering en elektronische voorzieningen etc. Ze overlegt met de leidinggevende(n) over de locatie en reserveert deze evt.in een zaalreserveringssysteem of volgt een procedure hiervoor. Ze voert de gegevens in of laat de gegevens invoeren en bevestigt de reservering. In overleg bespreekt ze de voorgestelde agenda, de te besteden tijd per onderwerp. Ze verstuurt tijdig de uitnodiging met daarin alle informatie over de bijeenkomst. Ze verzendt indien mogelijk een (digitale) versie van het voorbereide dossier, zodat deelnemers zich kunnen voorbereiden. Kort voor aanvang van de bijeenkomst checkt ze of alles in orde is. De locatie en de faciliteiten zijn gereserveerd op de geplande datum. De deelnemers zijn goed en tijdig geïnformeerd over het doel, de plaats en de datum van de bijeenkomst en op het juiste tijdstip voorzien van de benodigde informatie, waardoor de bijeenkomst (technisch) volgens plan verloopt. Vakkennis en vaardigheden Competentie en component(en) Prestatie-indicator Communicatieve vaardigheden van opties Kennis van de kwaliteitseisen van de organisatie Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette van communicatiemiddelen van een (elektronische) agenda Kennis van en vaardigheid in het toepassen van onderhandelingstechnieken Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken Kennis van kwaliteitseisen van de organisatie Kennis van verschillen tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen Rekenvaardigheid Beslissen en activiteiten initiëren Beslissingen nemen Verantwoordelijkheid nemen voor eigen beslissingen en activiteiten Bedrijfsmatig handelen Kostenbewust handelen Instructies en procedures opvolgen Instructies opvolgen Werken conform voorgeschreven procedures Presenteren Duidelijk uitleggen en toelichten Kernachtig communiceren De secretaresse neemt tijdig beslissingen over de zaken die zich voordoen bij het organiseren van bijeenkomsten, hakt knopen door als haar bevoegdheden haar dat toestaan, houdt rekening met het budget van de organisatie en gaat verantwoordelijk om met de middelen. De secretaresse gaat verantwoordelijk om met middelen van de organisatie bij het organiseren van bijeenkomsten voor de leidinggevende(n), handelt kostenbewust en zoekt naar de juiste prijs-kwaliteitverhouding. De secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor de juiste afhandeling van de taken mbt het organiseren van bijeenkomsten. De secretaresse legt tijdens de bijeenkomst zaken mbt de bijeenkomst duidelijk uit aan de deelnemers, geeft een kernachtige presentatie betreffende onderwerpen van organisatorische, logistieke of communicatieve aard. Pagina 47 van 154

48 Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.3 werkproces: Organiseert bijeenkomsten Toetsenbordvaardigheid van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) Kennis van en vaardigheid in het vinden van (regionale) locaties en faciliteiten van een planning, draaiboek of checklist Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Inzicht in het belang voor de organisatie Kennis van en vaardigheid in het omgaan met financiële zaken Vakdeskundigheid toepassen Vakspecifieke mentale vermogens aanwenden Vakspecifieke manuele vaardigheden aanwenden Plannen en organiseren Activiteiten plannen Tijd indelen Formuleren en rapporteren Correct formuleren Structuur aanbrengen Vlot en bondig formuleren Communicatie op de ontvanger(s) richten Samenwerken en overleggen Afstemmen Proactief informeren Met druk en tegenslag omgaan Effectief blijven presteren onder druk De secretaresse werkt vlot en accuraat bij het organiseren van bijeenkomsten en maakt efficiënt gebruik van haar netwerk, de (digitale) apparatuur en overige hulpmiddelen tbv het organiseren van bijeenkomsten De secretaresse plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij het organiseren van bijeenkomsten mbv een checklist, stelt prioriteiten, stemt werkzaamheden op elkaar af, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij. De secretaresse hanteert de correcte spelling en grammatica en het correcte idioom, formuleert vlot en bondig bij het overbrengen van mondelinge en/of schriftelijke zakelijke informatie, structureert de informatie die wordt uitgewisseld en houdt rekening met de doelgroep. De secretaresse overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n) voor afstemming over de uit te voeren taken en de informatievoorziening aan genodigden bij het organiseren van bijeenkomsten, overlegt tijdig met de eigen collega s en indien nodig met de betrokken organisaties/relaties over zaken die met het organiseren van bijeenkomsten te maken hebben, toont flexibiliteit maar ook vasthoudendheid bij het organiseren van bijeenkomsten, houdt het budget in de gaten en verzorgt proactief de informatievoorziening aan genodigden en medewerkers van de eigen organisatie. De secretaresse gaat verantwoordelijk om met middelen van de organisatie bij het organiseren van bijeenkomsten voor de leidinggevende(n), handelt kostenbewust en zoekt naar de juiste prijs-kwaliteitverhouding. Pagina 48 van 154

49 Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.4 werkproces: Maakt verslag en handelt zaken af Omschrijving Gewenst resultaat De secretaresse gaat van te voren na of een uitgebreid of beknopt verslag nodig is of kan worden volstaan met een besluitenlijst. Ze leest ter voorbereiding op de vergadering de stukken door. Tijdens de vergadering maakt ze aantekeningen of notuleert ze mb.v. een laptop en/of opnameapparatuur. Na de vergadering maakt ze op basis van de aantekeningen een uitgebreid of beknopt verslag of een besluitenlijst. Het verslag is een juiste weergave van het besprokene. Het document is opgemaakt volgens de huisstijl. Vakkennis en vaardigheden Competentie en component(en) Prestatie-indicator Communicatieve vaardigheden Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette van een (elektronisch) archiveringssysteem. Toetsenbordvaardigheid van opnameapparatuur van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) van (digitale) hulpmiddelen bij verslaglegging van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Ethisch en integer handelen Integer handelen Formuleren en rapporteren Correct formuleren Structuur aanbrengen Vlot en bondig formuleren Communicatie op de ontvanger(s) richten Plannen en organiseren Activiteiten plannen Tijd indelen Instructies en procedures opvolgen Instructies opvolgen Werken conform voorgeschreven procedures Met druk en tegenslag omgaan Effectief blijven presteren onder druk Vakdeskundigheid toepassen Vakspecifieke mentale vermogens aanwenden Vakspecifieke manuele vaardigheden aanwenden De secretaresse toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het maken van een verslag en het afhandelen van zaken. De secretaresse hanteert de correcte spelling en grammatica en het correcte idioom, formuleert vlot en bondig en maakt onderscheidbij tussen hoofd- en bijzaken bij het maken van een verslag en het afhandelen van zaken, structureert de informatie en houdt rekening met de doelgroep De secretaresse plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij het maken van een verslag en het afhandelen van zaken die voortkomen uit de bijeenkomst, stelt prioriteiten, stemt werkzaamheden op elkaar af, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij. De secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist opstellen van een verslag en het afhandelen van zaken die voortkomen uit de bijeenkomst De secretaresse blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij het maken van een verslag en het afhandelen van zaken die voortkomen uit de bijeenkomst. De secretaresse werkt vlot en accuraat bij het maken van het verslag en het afhandelen van zaken die voortkomen uit de bijeenkomst, maakt efficiënt gebruik Pagina 49 van 154

50 Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.4 werkproces: Maakt verslag en handelt zaken af van (digitale) apparatuur en overige hulpmiddelen tbv het maken van een verslag en het afhandelen van zaken. Pagina 50 van 154

51 Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.5 werkproces: Ontvangt bezoekers Omschrijving Gewenst resultaat De secretaresseontvangt bezoekers/relaties, informeert in voorkomende gevallen naar het doel van het bezoek en voorziet hen van informatie. De bezoekers worden ingeschreven door de secretaresse. De secretaresse verwijst of begeleidt de bezoekers naar de juiste persoon/personen. Bezoekers/relaties zijn correct ontvangen, voldoende geïnformeerd en doorverwezen naar de juiste plaats en/of persoon. Vakkennis en vaardigheden Competentie en component(en) Prestatie-indicator Communicatieve vaardigheden Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette van een (digitaal) registratiesysteem Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken Kennis van verschillen tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen Kennis van en vaardigheid in het geven van instructies Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Aandacht en begrip tonen Interesse tonen Luisteren Ethisch en integer handelen Integer handelen Presenteren Duidelijk uitleggen en toelichten Met druk en tegenslag omgaan Effectief blijven presteren onder druk Instructies en procedures opvolgen Instructies opvolgen Werken conform voorgeschreven procedures De secretaresse luistert goed naar de bezoekers of relaties en het doel van hun bezoek, voorziet hen van informatie, begeleidt hen evt. naar de gewenste locatie en communiceert onderhoudend over alledaagse onderwerpen (weer, verkeer) De secretaresse toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het ontvangen van bezoekers. De secretaresse legt zaken mbt het af te leggen bezoek en/of de route naar de locatie duidelijk uit aan de bezoekers/relaties. De secretaresse blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij het ontvangen van bezoekers/relaties. De secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist ontvangen van bezoekers. Relaties bouwen en netwerken Relaties opbouwen met mensen Relaties opbouwen op verschillende niveaus Relatienetwerk onderhouden en benutten Op de behoeften en verwachtingen van de "klant" richten Aansluiten bij behoeften en verwachtingen De secretaresse investeert intern en extern tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede werkrelaties op verschillende niveaus tbv de directie/het management, de organisatie en haarzelf. De secretaresse sluit in de wijze waarop ze bezoekers ontvangt aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen, knelpunten snel op te Pagina 51 van 154

52 Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.5 werkproces: Ontvangt bezoekers lossen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij de organisaties/relaties. Pagina 52 van 154

53 Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.7 werkproces: Regelt reizen en accommodaties Omschrijving Gewenst resultaat De secretaresse regelt binnen- en buitenlandse zakenreizen en hotelaccommodatie. Ze informeert naar de wensen voor de wijze van vervoer en verblijfsmogelijkheid en checkt de beschikbaarheid gebaseerd op deze wensen. Daarnaast regelt ze zonodig de kantoorbagage. De meest geschikte reis- en verblijfmogelijkheden voldoen aan de wensen, interesses en verwachtingen van de opdrachtgever. Vakkennis en vaardigheden Competentie en component(en) Prestatie-indicator Communicatieve vaardigheden van opties van communicatiemiddelen van een (elektronische) agenda Kennis van en vaardigheid in het toepassen van onderhandelingstechnieken Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken Kennis van financiële zaken en prijzen op de markt Rekenvaardigheid van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) van een (elektronische) agenda Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal van (digitale) hulpmiddelen Beslissen en activiteiten initiëren Beslissingen nemen Op eigen initiatief handelen Samenwerken en overleggen Afstemmen Proactief informeren Plannen en organiseren Activiteiten plannen Tijd indelen Op de behoeften en verwachtingen van de "klant" richten Aansluiten bij behoeften en verwachtingen Bedrijfsmatig handelen Financieel bewustzijn tonen Kostenbewust handelen De secretaresseneemt op goede gronden en op eigen initiatief tijdig beslissingen over het boeken van reizen en accommodaties voor de directie/het management en andere personen in de organisatie. De secretaresse overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n) voor afstemming bij het regelen van reizen en het boeken van accommodaties, overlegt tijdig met de eigen collega s en indien nodig met de betrokken organisaties/relaties over reizen en accommodaties, toont flexibiliteit maar ook vasthoudendheid bij het reserveren van reizen en accommodaties, zodat de verhouding pris-kwaliteit in evenwicht is. De secretaresse plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij het regelen van reizen en het boeken van accommodaties, stelt prioriteiten, houdt zaken rondom de reserveringen/ boekingen in de gaten en stelt waar nodig bij. De secretaresse sluit in de wijze waarop ze reizen regelt en accommodaties boekt aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen en knelpunten snel op te lossen. De secretaresse gaat verantwoordelijk om met middelen van de organisatie bij het organiseren van bijeenkomsten voor de directie/het management en anderen in de organisatie, handelt kostenbewust en zoekt naar de juiste prijs-kwaliteit-verhouding Pagina 53 van 154

54 Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.7 werkproces: Regelt reizen en accommodaties Instructies en procedures opvolgen Instructies opvolgen Werken conform voorgeschreven procedures Met druk en tegenslag omgaan Effectief blijven presteren onder druk De secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist regelen van reizen en boeken van accommodaties. De secretaresse blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle situaties bij het regelen van reizen en boeken van accommodaties. Pagina 54 van 154

55 Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.9 werkproces: Handelt facturen en declaraties af Omschrijving Gewenst resultaat De secretaresse verzamelt en ordent financiële gegevens (onkostendeclaraties van medewerkers, reisdeclaraties, offertes, nota s, facturen) en verwerkt ze in een administratief systeem ter voorbereiding op de verwerking ervan door de financiële administratie. Facturen en declaraties zijn volgens voorschriften en procedures voorbereid ter verdere verwerking op de financiële administratie. Vakkennis en vaardigheden Competentie en component(en) Prestatie-indicator Kennis van de kwaliteitseisen van de organisatie van een (digitaal) registratiesysteem van communicatiemiddelen van een (elektronisch) archiveringssysteem. Rekenvaardigheid van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) Inzicht in de wijze van verwerking van financiële gegevens in de financiële administratie Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Kennis van en vaardigheid in het omgaan met financiële zaken Ethisch en integer handelen Integer handelen Instructies en procedures opvolgen Instructies opvolgen Werken conform voorgeschreven procedures Bedrijfsmatig handelen Kostenbewust handelen De secretaresse toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het afhandelen van facturen en declaraties. De secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist afhandelen van facturen en declaraties. De secretaresse weet wat de financiële consequenties zijn van de uitvoering van haar eigen werk, gaat met zorgvuldigheid en verantwoordelijkheid om met financiële gegevens van relaties en de eigen organisatie bij het afhandelen van facturen en declaraties. Pagina 55 van 154

56 2.2 Juridisch secretaresse Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit Proces-competentie-matrix Juridisch secretaresse Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit Competenties A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Werkprocessen 1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatieuitwisseling 1.3 Onderhoudt en actualiseert het (digitale) archief 1.4 Verzorgt de dossiervorming en het dossierbeheer 1.5 Onderhoudt het relatienetwerk 1.6 Voert administratieve taken uit x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x Betekenis van de kerntaak voor deze kwalificatie Pagina 56 van 154

57 In deze matrix is per kerntaak aangegeven welke competenties aangewend worden bij de uitvoering van de werkprocessen voor deze kwalificatie. Dit is zichtbaar door middel van een kruisje in de matrix. Pagina 57 van 154

58 Detaillering proces-competentie-matrix Juridisch secretaresse Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.1 werkproces: Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Omschrijving Gewenst resultaat De juridisch secretaresse verwerkt, behandelt en bewaakt de s/post/overige (digitale) documenten. Ze verkrijgt inzicht in de inhoud en het belang van de ontvangen documenten zodat kan worden ingeschat wie de e- mails/post/overige (digitale) documenten kan afhandelen. Ze distribueert deze tijdig naar de belanghebbenden en houdt rekening met procedures en termijnen (fatale data). De juridisch secretaresse zorgt voor een reactie op de ontvangen s/post/(digitale) documenten. Ze verwerkt teksten door voldoende informatie te verzamelen om tot een juiste inhoudelijke formulering te komen. Veelal werkt ze teksten uit met behulp van een dictafoon. Ze past bij het uitwerken van teksten de juiste juridische terminologie toe. Vervolgens bewaakt ze de voortgang en afhandeling van de correspondentie (dictaten, contracten, processtukken, juridische akten, bezwaarschriften, memo s, verslagen, s etc.) Ze registreert het product en archiveert het op de juiste wijze. Tenslotte draagt ze in voorkomende gevallen zorg voor verzending per , koerier of post. Ingekomen s/post/overige (digitale) documenten zijn verwerkt, doorgestuurd voor afhandeling. De verzamelende gegevens voor uitgaande s/post/overige (digitale) documenten zijn relevant, actueel, volledig en tijdig beschikbaar. Ze zijn taalkundig en inhoudelijk correct, opgemaakt conform huisstijl, opgeslagen in de juiste map en afgestemd op het doel en de doelgroep. Het document is voorzien van de juiste informatie en bijlage(n) en is, indien van toepassing,op de juiste wijze verzonden of voor verzending gereed gemaakt. Vakkennis en vaardigheden Competentie en component(en) Prestatie-indicator Communicatieve vaardigheden van opties Kennis en vaardigheid in het toepassen van materialen en middelen voor de verwerking van de (elektronische) post van de juridische terminologie Kennis van de meest bekende indeling van het recht (privaatrecht en publiekrecht) Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette Kennis van de organisatie van de rechterlijke macht in Nederland van communicatiemiddelen Analyseren Informatie genereren uit gegevens Informatie uiteenrafelen Verbanden leggen Ethisch en integer handelen Integer handelen Beslissen en activiteiten initiëren Beslissingen nemen Op eigen initiatief handelen Plannen en organiseren Activiteiten plannen De juridisch secretaresse analyseert de verzamelde informatie, selecteert de juiste gegevens, maakt onderscheid tussen hoofd- en bijzaken, brengt structuur aan in de teksten tbv de schriftelijke informatieuitwisseling en ziet welke plaats de informatie inneemt in het grotere geheel van de informatiestroom in de organisatie De juridisch secretaresse toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij de schriftelijke informatie-uitwisseling. De juridisch secretaresse neemt beslissingen over wie wat moet afhandelen, stuurt betreffende correspondentie tijdig door naar betrokkenen en handelt de overige schriftelijke informatie-uitwisseling op eigen initiatief af. De juridisch secretaresse plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij de Pagina 58 van 154

59 Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.1 werkproces: Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling van een (elektronisch) archiveringssysteem. Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken Kennis van regels met betrekking tot geheimhouding, bewaartermijnen, brancheafspraken en overheidsregels Kennis van verschillen tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen Kennis van wettelijke regels m.b.t. bescherming persoonsgegevens Toetsenbordvaardigheid van opnameapparatuur van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Kennis van wettelijke regels mbt bewaartermijnen Inzicht in het belang voor de organisatie van informatie-uitwisseling Kennis van procedures bij de rechtbank m.b.t. juridische dossiers Tijd indelen schriftelijke informatie-uitwisseling, stelt prioriteiten, stemt werkzaamheden op elkaar af, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij. Instructies en procedures opvolgen Instructies opvolgen Werken conform voorgeschreven procedures Met druk en tegenslag omgaan Effectief blijven presteren onder druk Samenwerken en overleggen Afstemmen Proactief informeren Formuleren en rapporteren Correct formuleren Structuur aanbrengen Vlot en bondig formuleren Communicatie op de ontvanger(s) richten Vakdeskundigheid toepassen Vakspecifieke mentale vermogens aanwenden Vakspecifieke manuele vaardigheden aanwenden De juridisch secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor de juiste afhandeling van de taken mbt de schriftelijke informatie-voorziening. De juridisch secretaresse blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden. De juridisch secretaresse overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n) voor afstemming over de uitvoering van de taken mbt de schriftelijke informatieuitwisseling, informeert hem/haar tijdig over de voortgang en brengt hem/haar op proactieve wijze op de hoogte van zaken die van belang zijn. De juridisch secretaresse hanteert de correcte spelling en grammatica en het correcte idioom, formuleert vlot en bondig bij het overbrengen van de zakelijke informatie, structureert de informatie die wordt uitgewisseld en houdt rekening met de doelgroep. De juridisch secretaresse werkt vlot en accuraat bij de schriftelijke informatie-uitwisseling en is bedreven in het gebruik van benodigde hard- en software. Pagina 59 van 154

60 Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.2 werkproces: Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Omschrijving De juridisch secretaresse voert (telefoon)gesprekken, coördineert de informatiestromen van en naar de leidinggevende(n), voorziet de leidinggevende, indien nodig, van informatie over het te bespreken onderwerp. Ze beoordeelt de urgentie van verzoeken van in- en externe relaties/cliënten en ze bepaalt of en naar wie moet worden doorverwezen. Ze handelt zelf overige (telefoon)gesprekken af. Gewenst resultaat De (telefoon)gesprekken zijn adequaat afgehandeld of aan de juiste persoon doorverbonden. Gesprekken die niet door de juridisch secretaresse afgehandeld kunnen worden, zijn doorgespeeld aan leidinggevende(n), collega s of andere medewerkers. Vakkennis en vaardigheden Competentie en component(en) Prestatie-indicator Communicatieve vaardigheden van de juridische terminologie Kennis van de meest bekende indeling van het recht (privaatrecht en publiekrecht) Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette Kennis van de organisatie van de rechterlijke macht in Nederland van een (digitaal) registratiesysteem van communicatiemiddelen van een (elektronisch) archiveringssysteem. van juridische terminologie Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken Kennis van regels met betrekking tot geheimhouding, bewaartermijnen, brancheafspraken en overheidsregels Kennis van verschillen tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen Toetsenbordvaardigheid Beslissen en activiteiten initiëren Beslissingen nemen Op eigen initiatief handelen Samenwerken en overleggen Afstemmen Proactief informeren Formuleren en rapporteren Vlot en bondig formuleren Communicatie op de ontvanger(s) richten Met druk en tegenslag omgaan Effectief blijven presteren onder druk De juridisch secretaresse neemt beslissingen over wie welke (telefoon)gesprekken moet afhandelen, ze verbindt de telefoongesprekken door naar de betreffende personen en handelt overige (telefoon)gesprekken zelf af. De overige mondelinge informatie-uitwisseling handelt ze op eigen initiatief af. De juridisch secretaresse overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n), collega's voor afstemming over de uitvoering van de taken mbt de schriftelijke informatie-uitwisseling, informeert hem/haar tijdig over de voortgang en brengt hem/haar op proactieve wijze op de hoogte van zaken die van belang zijn. De juridisch secretaresse hanteert de correcte spelling en grammatica en het correcte idioom, formuleert vlot en bondig bij het overbrengen van de zakelijke informatie, structureert de informatie die wordt uitgewisseld en houdt rekening met de gesprekspartner(s). De juridisch secretaresse blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling. Pagina 60 van 154

61 Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.2 werkproces: Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Inzicht in het belang voor de organisatie van informatie-uitwisseling Kennis van procedures bij de rechtbank m.b.t. juridische dossiers Op de behoeften en verwachtingen van de "klant" richten Aansluiten bij behoeften en verwachtingen Relaties bouwen en netwerken Relaties opbouwen met mensen Relaties opbouwen op verschillende niveaus Relatienetwerk onderhouden en benutten Aandacht en begrip tonen Interesse tonen Luisteren De juridisch secretaresse sluit in de wijze waarop ze zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatievoorziening aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij de organisaties/relaties. De juridisch secretaresse investeert intern en extern tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede werkrelaties op verschillende niveaus tbv de leidinggevende(n), de organisatie en haarzelf. De juridisch secretaresse luistert goed naar de gesprekspartners, geeft hun de ruimte tijdens het gesprek hun standpunten naar voren te brengen en toont belangstelling voor hun opvattingen. Pagina 61 van 154

62 Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.4 werkproces: Verzorgt de dossiervorming en het dossierbeheer Omschrijving Gewenst resultaat De juridisch secretaresse legt een (digitaal) dossier aan, deelt het in volgens voorschrift, registreert documenten en neemt deze op in het (digitale) dossier. Ze zoekt voor de bewaking van procedures en termijnen (fatale data), indien nodig voor de dossiervorming, aanvullende informatie op in de eigen organisatie, de roladministratie, bij cliënten of daarvoor in aanmerking komende instanties bijv. de rechtbank of financiële instellingen en voegt deze toe aan het (digitale) dossier. De (digitale) dossiers zijn traceerbaar, actueel, toegankelijk, overzichtelijk, juist, volledig en tijdig beschikbaar. De vertrouwelijkheid en geheimhouding zijn waar nodig gewaarborgd. De (digitale) dossiers voldoen aan alle voorschriften van de organisatie en/of de branche. Vakkennis en vaardigheden Competentie en component(en) Prestatie-indicator Communicatieve vaardigheden van opties van de juridische terminologie van de materialen en middelen voor het beheren en optimaliseren van een (elektronisch) archief. Kennis van de meest bekende indeling van het recht (privaatrecht en publiekrecht) Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette Kennis van de organisatie van de rechterlijke macht in Nederland van een (digitaal) registratiesysteem van communicatiemiddelen Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken Kennis van regels met betrekking tot geheimhouding, bewaartermijnen, brancheafspraken en overheidsregels Kennis van verschillen tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen Vakdeskundigheid toepassen Vakspecifieke mentale vermogens aanwenden Vakspecifieke manuele vaardigheden aanwenden Analyseren Informatie genereren uit gegevens Gegevens controleren en aannames toetsen Verbanden leggen Instructies en procedures opvolgen Instructies opvolgen Werken conform voorgeschreven procedures Ethisch en integer handelen Integer handelen Formuleren en rapporteren Vlot en bondig formuleren Communicatie op de ontvanger(s) richten De juridisch secretaresse werkt vlot en accuraat bij de (digitale) dossiervorming en het dossierbeheer, maakt efficiënt gebruik van het (digitale) registratie- en/of archiefsysteem, de benodigde apparatuur en overige hulpmiddelen tbv de verwerking, het beheer, het samenstellen en het uitlenen van documenten en dossiers. De juridisch secretaresse analyseert de verzamelde (digitale) informatie (gegevens/dossiers), selecteert de juiste gegevens/documenten voor opname in bestaande of nieuwe (digitale) dossiers of verwijdering uit dossiers, structureert de gegevens om duidelijk te maken welke onderlinge samenhang er bestaat tussen gegevens en dossiers. De juridisch secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist verzorgen van de dossiervorming en het dossierbeheer. De juridisch secretaresse toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het onderhouden en actualiseren van het (digitale) archief. De juridisch secretaresse formuleert vlot en bondig bij vragen naar of het overbrengen van zakelijke informatie, structureert de informatie die wordt uitgewisseld en houdt rekening met de gesprekspartner(s). Pagina 62 van 154

63 Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.4 werkproces: Verzorgt de dossiervorming en het dossierbeheer Kennis van wettelijke regels m.b.t. bescherming persoonsgegevens Toetsenbordvaardigheid van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Inzicht in het belang voor de organisatie Kennis van procedures bij de rechtbank m.b.t. juridische dossiers Pagina 63 van 154

64 Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.5 werkproces: Onderhoudt het relatienetwerk Omschrijving Gewenst resultaat De juridisch secretaresse investeert actief in het opbouwen van goede werk-/klantrelaties. Ze onderhoudt contact met het relatienetwerk van de leidinggevende(n) en actualiseert de gegevens door deze tijdig te muteren. Ze legt de gegevens van organisaties en personen vast in een relationele database en geeft aan hoe relaties (contactpersoon, klant, leverancier etc.) met elkaar verbonden zijn. Het relatienetwerk is goed onderhouden, is actueel en gegevens zijn snel traceerbaar. Vakkennis en vaardigheden Competentie en component(en) Prestatie-indicator Communicatieve vaardigheden van opties Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette van een (digitaal) registratiesysteem van communicatiemiddelen Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken Kennis van verschillen tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen Toetsenbordvaardigheid van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Aandacht en begrip tonen Interesse tonen Samenwerken en overleggen Afstemmen Proactief informeren Relaties bouwen en netwerken Relaties opbouwen met mensen Relaties opbouwen op verschillende niveaus Relatienetwerk onderhouden en benutten Vakdeskundigheid toepassen Vakspecifieke mentale vermogens aanwenden Vakspecifieke manuele vaardigheden aanwenden Op de behoeften en verwachtingen van de "klant" richten Aansluiten bij behoeften en verwachtingen De juridisch secretaresse toont interesse voor de relaties in woord en geschrift, zorgt ervoor op de hoogte te blijven van wijzigingen die zich voordoen in de organisaties/relaties. De juridisch secretaresse raadpleegt de relaties in haar netwerk voor het inwinnen van advies, verzoeken om hulp of het gezamenlijk uitvoeren van taken, zorgt ervoor dat er in voorkomende gevallen wederdiensten worden verleend en maakt daar concrete afspraken over, overlegt tijdig en regelmatig met de relaties over afstemming van zaken die de gezamenlijke taken of organisaties aangaan, informeert de relaties tijdig over de voortgang van zaken en brengt hen op proactieve wijze op de hoogte van zaken die van belang zijn. De juridisch secretaresse investeert intern en extern tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede werkrelaties op verschillende niveaus tbv de leidinggevende(n), de organisatie en haarzelf. De juridisch secretaresse werkt vlot en accuraat bij de mondelinge en schriftelijke informatie-uitwisseling tbv haar netwerk en dat van de leidinggevende(n) en maakt efficiënt gebruik van benodigde hard- en software en overige hulpmiddelen. De juridisch secretaresse sluit in de wijze waarop ze haar netwerk en dat van de leidinggevende(n) onderhoudt aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen, afspraken na te Pagina 64 van 154

65 Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.5 werkproces: Onderhoudt het relatienetwerk Instructies en procedures opvolgen Instructies opvolgen Werken conform voorgeschreven procedures komen en betrokkenheid te tonen bij de organisaties/relaties. De juridisch secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist onderhouden van het relatienetwerk. Pagina 65 van 154

66 Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit Proces-competentie-matrix Juridisch secretaresse Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit Competenties A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Werkprocessen 2.1 Beheert de agenda x x x x x x x 2.2 Regelt vergaderruimten en faciliteiten 2.3 Organiseert bijeenkomsten 2.4 Maakt verslag en handelt zaken af x x x x x x x x x x x 2.5 Ontvangt bezoekers x x x x x x x 2.6 Bereidt het spreekuur voor, ontvangt patiënten, maakt vervolgafspraken en handelt zaken af 2.7 Regelt reizen en accommodaties 2.8 Beheert kleine budgetten en handelt financiële zaken af x x x x x x x Pagina 66 van 154

67 Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit Competenties A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Werkprocessen 2.9 Handelt facturen en declaraties af x x x x Betekenis van de kerntaak voor deze kwalificatie In deze matrix is per kerntaak aangegeven welke competenties aangewend worden bij de uitvoering van de werkprocessen voor deze kwalificatie. Dit is zichtbaar door middel van een kruisje in de matrix. Pagina 67 van 154

68 Detaillering proces-competentie-matrix Juridisch secretaresse Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.1 werkproces: Beheert de agenda Omschrijving Gewenst resultaat De juridisch secretaresse regelt en noteert afspraken van en voor de leidinggevenden(n), van zowel interne als externe contacten en houdt de agenda actueel. Ze synchroniseert de agenda s, stemt agenda s onderling af, bewaakt de afspraken en verzet ze indien nodig. Ze herinnert de leidinggevende(n) op gezette tijden aan de todo s. Ze bereidt afspraken voor en zorgt ook voor de opvolging ervan. De agenda wordt dusdanig beheerd dat de leidinggevende(n) goed en tijdig is geïnformeerd over het doel, de plaats en de datum van de afspraak en de te treffen voorbereidende werkzaamheden, waardoor de afspraak agendatechnisch volgens plan verloopt. Vakkennis en vaardigheden Competentie en component(en) Prestatie-indicator Communicatieve vaardigheden Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette van communicatiemiddelen van een (elektronische) agenda Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken Kennis van verschillen tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen Rekenvaardigheid Toetsenbordvaardigheid van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) van een (elektronische) agenda Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Samenwerken en overleggen Afstemmen Proactief informeren Plannen en organiseren Activiteiten plannen Tijd indelen Instructies en procedures opvolgen Instructies opvolgen Werken conform voorgeschreven procedures Relaties bouwen en netwerken Relaties opbouwen met mensen Relaties opbouwen op verschillende niveaus Relatienetwerk onderhouden en benutten De juridisch secretaresse overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n) voor afstemming bij het beheer van de agenda, overlegt tijdig met de houders/beheerders van agenda s van relaties, toont flexibiliteit maar ook vasthoudendheid bij het maken van afspraken, voert mutaties en nieuwe afspraken direct in en informeert betrokkenen op verzoek of op eigen initiatief tijdig over de voortgang bij actuele/nieuwe afspraken. De juridisch secretaresse plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij het beheren van de agenda, stelt prioriteiten, stemt werkzaamheden op elkaar af, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij. Ze voert een flexibel beheer over de agenda en heeft inzicht in het belang van de afspraken. De juridisch secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist beheren van de agenda. De juridisch secretaresse investeert intern en extern tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede werkrelaties op verschillende niveaus tbv de leidinggevende(n) in de organisatie en haarzelf. Pagina 68 van 154

69 Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.1 werkproces: Beheert de agenda Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Kennis van procedures bij de rechtbank m.b.t. juridische dossiers Vakdeskundigheid toepassen Vakspecifieke mentale vermogens aanwenden Vakspecifieke manuele vaardigheden aanwenden Met druk en tegenslag omgaan Effectief blijven presteren onder druk Op de behoeften en verwachtingen van de "klant" richten Aansluiten bij behoeften en verwachtingen De juridisch secretaresse werkt vlot en accuraat bij het beheer van de (digitale) agenda van de directie/het management, maakt efficiënt gebruik van (digitale) apparatuur en overige hulpmiddelen tbv het agendabeheer. De juridisch secretaresse blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij het beheren van de agenda. De juridisch secretaresse sluit in de wijze waarop ze haar agenda voor de leidinggevende(n) onderhoudt aan op de verwachtingen door zich dienstverlenend en flexibel op te stellen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij de totstandkoming ervan. Pagina 69 van 154

70 Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.2 werkproces: Regelt vergaderruimten en faciliteiten Omschrijving Gewenst resultaat De juridisch secretaresse maakt bij het vastleggen van bijeenkomsten gebruik van een zaalreserveringssysteem. Ze voert de gegevens in of laat de gegevens invoeren, ze maakt een helder overzicht van de gegevens van de zaal, tijdstip, aanvang, duur en frequentie van de bijeenkomsten, de klantnaam, de contactpersoon, opmerkingen, of het een interne of externe bijeenkomst betreft en welke extra's (catering, beamer, laptop) zijn geboekt. Als de bijeenkomst een conference call of videoconference betreft, vraagt ze deze aan (bij een telefoniebedrijf). Vervolgens regelt ze de faciliteiten en organiseert de conference call of videoconference. De gegevens zijn correct in het zaalreserveringssysteem verwerkt. De rapportage van de boekingen is overzichtelijk en actueel. De vergaderruimten en faciliteiten zijn geboekt. Vakkennis en vaardigheden Competentie en component(en) Prestatie-indicator Communicatieve vaardigheden van opties Kennis van de kwaliteitseisen van de organisatie van een (digitaal) registratiesysteem van communicatiemiddelen Kennis van en vaardigheid in het toepassen van onderhandelingstechnieken Kennis van financiële zaken en prijzen op de markt Rekenvaardigheid van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) van een (elektronische) agenda Kennis van en vaardigheid in het vinden van (regionale) locaties en faciliteiten Samenwerken en overleggen Afstemmen Proactief informeren Beslissen en activiteiten initiëren Beslissingen nemen Afgewogen risico's nemen Verantwoordelijkheid nemen voor eigen beslissingen en activiteiten Vakdeskundigheid toepassen Vakspecifieke mentale vermogens aanwenden Vakspecifieke manuele vaardigheden aanwenden Plannen en organiseren Activiteiten plannen Tijd indelen De juridisch secretaresse overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n) voor afstemming bij het boeken van vergaderruimtes en faciliteiten, overlegt tijdig met de eigen collega s en indien nodig met de betrokken organisaties/relaties over ruimte en faciliteiten, toont flexibiliteit maar ook vasthoudendheid bij het reserveren en boeken, voert mutaties en nieuwe afspraken direct in en informeert betrokkenen op verzoek of op eigen initiatief tijdig over de voortgang bij actuele/nieuwe afspraken. De juridisch secretaresse boekt, al dan niet in een (digitaal) reserveringssysteem, op verzoek of op eigen initiatief vergaderruimtes en faciliteiten voor de leidinggevenden(n), voert de gegevens van de boeking nauwgezet in in het reserveringssysteem, wijst ruimte en faciliteiten toe en zorgt voor een overzichtelijke en actuele rapportage van de boekingen per periode. De juridisch secretaresse werkt vlot en accuraat bij het beheer van het (digitale) reserveringssysteem, maakt efficiënt gebruik van (digitale) apparatuur en overige hulpmiddelen tbv het boeken van vergaderruimtes en faciliteiten. De juridisch secretaresse plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij het boeken van vergaderruimtes en faciliteiten, stelt prioriteiten, stemt werkzaamheden op elkaar af, houdt Pagina 70 van 154

71 Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.2 werkproces: Regelt vergaderruimten en faciliteiten Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Bedrijfsmatig handelen Kostenbewust handelen het verloop van de werkzaamheden rondom de boekingen in de gaten en stelt waar nodig bij. De juridisch secretaresse gaat verantwoordelijk om met middelen van de organisatie bij het boeken van vergaderruimtes en faciliteiten voor de leidinggevende(n), handelt kostenbewust en zoekt naar de juiste prijs-kwaliteit-verhouding. Pagina 71 van 154

72 Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.4 werkproces: Maakt verslag en handelt zaken af Omschrijving Gewenst resultaat De juridisch secretaresse gaat van te voren na of een uitgebreid of beknopt verslag van een vergadering/werkoverleg nodig is of kan worden volstaan met een besluitenlijst. Ze leest ter voorbereiding op de vergadering de stukken door. Tijdens de vergadering maakt ze aantekeningen of notuleert ze mb.v. een laptop en/of opnameapparatuur. Na de vergadering maakt ze op basis van de aantekeningen een uitgebreid of beknopt verslag of een besluitenlijst. Het verslag is een juiste weergave van het besprokene en/of de besluiten. Het document is opgemaakt volgens de huisstijl. Vakkennis en vaardigheden Competentie en component(en) Prestatie-indicator Communicatieve vaardigheden van opties van de juridische terminologie van een (elektronisch) archiveringssysteem. Kennis van regels met betrekking tot geheimhouding, bewaartermijnen, brancheafspraken en overheidsregels Toetsenbordvaardigheid van opnameapparatuur van (digitale) hulpmiddelen bij verslaglegging van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Ethisch en integer handelen Integer handelen Formuleren en rapporteren Correct formuleren Structuur aanbrengen Vlot en bondig formuleren Communicatie op de ontvanger(s) richten Vakdeskundigheid toepassen Vakspecifieke mentale vermogens aanwenden Vakspecifieke manuele vaardigheden aanwenden Plannen en organiseren Activiteiten plannen Tijd indelen Instructies en procedures opvolgen Instructies opvolgen Werken conform voorgeschreven procedures De juridisch secretaresse toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het maken van een verslag en het afhandelen van zaken. De juridisch secretaresse hanteert de correcte spelling en grammatica en het correcte idioom, formuleert vlot en bondig en maakt onderscheidbij tussen hoofd- en bijzaken bij het maken van een verslag en het afhandelen van zaken, structureert de informatie en houdt rekening met de doelgroep De juridisch secretaresse werkt vlot en accuraat bij het maken van het verslag en het afhandelen van zaken die voortkomen uit de bijeenkomst, maakt efficiënt gebruik van (digitale) apparatuur en overige hulpmiddelen tbv het maken van een verslag en het afhandelen van zaken. De juridisch secretaresse plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij het maken van een verslag en het afhandelen van zaken die voortkomen uit de bijeenkomst, stelt prioriteiten, stemt werkzaamheden op elkaar af, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij. De juridisch secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist opstellen van een verslag en het Pagina 72 van 154

73 Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.4 werkproces: Maakt verslag en handelt zaken af Met druk en tegenslag omgaan Effectief blijven presteren onder druk afhandelen van zaken die voortkomen uit de bijeenkomst. De juridisch secretaresse blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij het maken van een verslag en het afhandelen van zaken die voortkomen uit de bijeenkomst. Pagina 73 van 154

74 Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.5 werkproces: Ontvangt bezoekers Omschrijving Gewenst resultaat De juridisch secretaresseontvangt (internationale) bezoekers/relaties, informeert in voorkomende gevallen naar het doel van het bezoek en voorziet hen van informatie. De bezoekers worden ingeschreven door de juridisch secretaresse. De juridisch secretaresse verwijst of begeleidt de bezoekers naar de juiste persoon/personen. Bezoekers/relaties zijn correct ontvangen, voldoende geïnformeerd en doorverwezen naar de juiste plaats en/of persoon. Vakkennis en vaardigheden Competentie en component(en) Prestatie-indicator Communicatieve vaardigheden van opties Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette van communicatiemiddelen van een (elektronische) agenda Kennis van en vaardigheid in het toepassen van onderhandelingstechnieken Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken Kennis van financiële zaken en prijzen op de markt van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) Kennis van en vaardigheid in het geven van instructies Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal van (digitale) hulpmiddelen Aandacht en begrip tonen Interesse tonen Luisteren Ethisch en integer handelen Integer handelen Presenteren Duidelijk uitleggen en toelichten Met druk en tegenslag omgaan Effectief blijven presteren onder druk Instructies en procedures opvolgen Instructies opvolgen Werken conform voorgeschreven procedures Relaties bouwen en netwerken Relaties opbouwen met mensen Relaties opbouwen op verschillende niveaus Relatienetwerk onderhouden en benutten Op de behoeften en verwachtingen van de "klant" richten Aansluiten bij behoeften en verwachtingen De juridisch secretaresse luistert goed naar de bezoekers of relaties en het doel van hun bezoek, voorziet hen van informatie, begeleidt hen evt. naar de gewenste locatie en communiceert onderhoudend over alledaagse onderwerpen (weer, verkeer). De juridisch secretaresse toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het ontvangen van bezoekers. De juridisch secretaresse legt zaken mbt het af te leggen bezoek en/of de route naar de locatie duidelijk uit aan de bezoekers/relaties. De juridisch secretaresse blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij het ontvangen van bezoekers/relaties. De juridisch secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist ontvangen van bezoekers. De juridisch secretaresse investeert intern en extern tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede werkrelaties op verschillende niveaus tbv de leidinggevende(n), de organisatie en haarzelf. De juridisch secretaresse sluit in de wijze waarop ze bezoekers ontvangt aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen, Pagina 74 van 154

75 Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.5 werkproces: Ontvangt bezoekers knelpunten snel op te lossen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij de organisaties/relaties. Pagina 75 van 154

76 Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.7 werkproces: Regelt reizen en accommodaties Omschrijving Gewenst resultaat De juridisch secretaresse regelt binnen- en buitenlandse zakenreizen en hotelaccommodatie. Ze informeert naar de wensen voor de wijze van vervoer en verblijfsmogelijkheid en checkt de beschikbaarheid gebaseerd op deze wensen. Daarnaast regelt ze zonodig de kantoorbagage. De meest geschikte reis- en verblijfmogelijkheden voldoen aan de wensen, interesses en verwachtingen van de opdrachtgever. Vakkennis en vaardigheden Competentie en component(en) Prestatie-indicator Communicatieve vaardigheden van opties van een (digitaal) registratiesysteem van communicatiemiddelen van een (elektronische) agenda van software / een instrument voor timemanagement Kennis van en vaardigheid in het toepassen van onderhandelingstechnieken Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken Kennis van financiële zaken en prijzen op de markt Rekenvaardigheid Toetsenbordvaardigheid van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) Beslissen en activiteiten initiëren Beslissingen nemen Op eigen initiatief handelen Samenwerken en overleggen Afstemmen Proactief informeren Plannen en organiseren Activiteiten plannen Tijd indelen Op de behoeften en verwachtingen van de "klant" richten Aansluiten bij behoeften en verwachtingen Bedrijfsmatig handelen Kostenbewust handelen De juridisch secretaresse neemt op goede gronden en op eigen initiatief tijdig beslissingen over het boeken van reizen en accommodaties voor de directie/het management en andere personen in de organisatie. De juridisch secretaresse overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n) voor afstemming bij het regelen van reizen en het boeken van accommodaties, overlegt tijdig met de eigen collega s en indien nodig met de betrokken organisaties/relaties over reizen en accommodaties, toont flexibiliteit maar ook vasthoudendheid bij het reserveren van reizen en accommodaties. De juridisch secretaresse plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij het regelen van reizen en het boeken van accommodaties, stelt prioriteiten, houdt zaken rondom de reserveringen/ boekingen in de gaten en stelt waar nodig bij. De juridisch secretaresse sluit in de wijze waarop ze reizen regelt en accommodaties boekt aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen en knelpunten snel op te lossen. De juridisch secretaresse gaat verantwoordelijk om met middelen van de organisatie bij het organiseren van bijeenkomsten voor de leidinggevende(n) en anderen in Pagina 76 van 154

77 Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.7 werkproces: Regelt reizen en accommodaties van een (elektronische) agenda Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal van (digitale) hulpmiddelen Instructies en procedures opvolgen Instructies opvolgen Werken conform voorgeschreven procedures Met druk en tegenslag omgaan Effectief blijven presteren onder druk de organisatie, handelt kostenbewust en zoekt naar de juiste prijs-kwaliteit-verhouding. De juridisch secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist regelen van reizen en boeken van accommodaties. De juridisch secretaresse blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle situaties bij het regelen van reizen en boeken van accommodaties. Pagina 77 van 154

78 Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.9 werkproces: Handelt facturen en declaraties af Omschrijving Gewenst resultaat De juridisch secretaresse stelt declaraties, nota s en rekeningen voor cliënten op. Ze controleert declaraties, kosten voor personele inzet, deurwaarderskosten, hoogte van griffierechten, subsidies van de raad voor de rechtsbijstand, nota's en aanvragen voor gefinancierde bijstand en handelt deze af of verwerkt de financiële gegevens in een geautomatiseerd boekhoudkundig systeem ter voorbereiding op de verwerking ervan door de financiële administratie. Facturen en declaraties zijn volgens voorschrift voorbereid ter verdere verwerking op de financiële administratie. Vakkennis en vaardigheden Competentie en component(en) Prestatie-indicator Communicatieve vaardigheden Kennis van de kwaliteitseisen van de organisatie Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette van een (digitaal) registratiesysteem van communicatiemiddelen van een (elektronisch) archiveringssysteem. Kennis van financiële zaken Kennis van financiële zaken en prijzen op de markt Rekenvaardigheid van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) Inzicht in de wijze van verwerking van financiële gegevens in de financiële administratie Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Ethisch en integer handelen Integer handelen Instructies en procedures opvolgen Instructies opvolgen Werken conform voorgeschreven procedures Bedrijfsmatig handelen Financieel bewustzijn tonen Kostenbewust handelen Op de behoeften en verwachtingen van de "klant" richten Aansluiten bij behoeften en verwachtingen De juridisch secretaresse toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het afhandelen van facturen en declaraties. De juridisch secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het afhandelen van facturen en declaraties. De juridisch secretaresse weet wat de financiële consequenties zijn van de uitvoering van haar eigen werk, gaat met zorgvuldigheid en verantwoordelijkheid om met financiële gegevens van cliënten en de eigen organisatie bij het afhandelen van facturen en declaraties. De juridisch secretaresse sluit in de wijze waarop ze nota's en declaraties afhandelt aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen en afspraken na te komen. Pagina 78 van 154

79 Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.9 werkproces: Handelt facturen en declaraties af Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Kennis van en vaardigheid in het omgaan met financiële zaken Kennis van en vaardigheid in het verwerken van (financiële) gegevens in een (project)administratie Pagina 79 van 154

80 2.3 Medisch secretaresse Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit Proces-competentie-matrix Medisch secretaresse Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit Competenties A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Werkprocessen 1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatieuitwisseling 1.3 Onderhoudt en actualiseert het (digitale) archief 1.4 Verzorgt de dossiervorming en het dossierbeheer 1.5 Onderhoudt het relatienetwerk 1.6 Voert administratieve taken uit x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x Betekenis van de kerntaak voor deze kwalificatie Pagina 80 van 154

81 In deze matrix is per kerntaak aangegeven welke competenties aangewend worden bij de uitvoering van de werkprocessen voor deze kwalificatie. Dit is zichtbaar door middel van een kruisje in de matrix. Pagina 81 van 154

82 Detaillering proces-competentie-matrix Medisch secretaresse Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.1 werkproces: Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Omschrijving Gewenst resultaat De medisch secretaresse verwerkt, behandelt en bewaakt de s/post. Ze verkrijgt inzicht in de inhoud en het belang van de ontvangen documenten zodat kan worden ingeschat wie de s/post kan afhandelen. Ze distribueert deze tijdig naar de belanghebbenden. De medisch secretaresse zorgt voor een reactie op de ontvangen s/post. Ze verwerkt teksten door voldoende informatie te verzamelen om tot een juiste inhoudelijke formulering te komen. Veelal werkt ze teksten uit met behulp van een dictafoon. Ze past in het uitwerken van teksten de juiste medische terminologie toe. Vervolgens bewaakt ze de voortgang en afhandeling van de correspondentie, dictaten, onderzoeksverslagen, uitslagen, rapporten, mailings, faxen, (specialisten)brieven, offertes, fax, en vakbladen etc). Ze registreert het product en archiveert het op de juiste wijze. Ingekomen s/post zijn verwerkt, doorgestuurd voor afhandeling. De verzamelende gegevens voor uitgaande s/post zijn relevant, actueel, volledig en tijdig beschikbaar. Ze zijn taalkundig en inhoudelijk correct, opgemaakt conform huisstijl, opgeslagen in de juiste directory en afgestemd op het doel en de doelgroep. Het document is voorzien van de juiste informatie en bijlage(n) en is op de juiste wijze verzonden of voor verzending gereed gemaakt. Vakkennis en vaardigheden Competentie en component(en) Prestatie-indicator Communicatieve vaardigheden van opties Kennis en vaardigheid in het toepassen van materialen en middelen voor de verwerking van de (elektronische) post van de medische terminologie Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette Kennis van de organisatie van de gezondheidszorg Algemene kennis van de werking van het menselijk lichaam Kennis van de wettelijke regelgeving m.b.t. bewaartermijnen van medische gegevens van communicatiemiddelen Beslissen en activiteiten initiëren Beslissingen nemen Acties en activiteiten initiëren Ethisch en integer handelen Integer handelen Samenwerken en overleggen Afstemmen Proactief informeren Vakdeskundigheid toepassen Vakspecifieke mentale vermogens aanwenden Vakspecifieke manuele vaardigheden aanwenden De medisch secretaresse neemt beslissingen over wie wat moet afhandelen, stuurt betreffende correspondentie tijdig door naar betrokkenen en handelt de overige schriftelijke informatie-uitwisseling op eigen initiatief af. De medisch secretaresse toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij de schriftelijke informatie-uitwisseling. De medisch secretaresse overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n)/collega's voor afstemming over de uitvoering van de taken mbt de schriftelijke informatie-uitwisseling, informeert hem/haar tijdig over de voortgang en brengt hem/haar op proactieve wijze op de hoogte van zaken die van belang zijn. De medisch secretaresse werkt vlot en accuraat bij de schriftelijke informatie-uitwisseling en is bedreven in het gebruik van benodigde hard- en software. Pagina 82 van 154

83 Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.1 werkproces: Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling van een (elektronisch) archiveringssysteem. Kennis van verschillen tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen Kennis van wettelijke regels m.b.t. bescherming persoonsgegevens Toetsenbordvaardigheid van opnameapparatuur van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Inzicht in het belang voor de organisatie Formuleren en rapporteren Correct formuleren Structuur aanbrengen Vlot en bondig formuleren Communicatie op de ontvanger(s) richten Analyseren Informatie genereren uit gegevens Informatie uiteenrafelen Verbanden leggen Plannen en organiseren Activiteiten plannen Tijd indelen Instructies en procedures opvolgen Instructies opvolgen Werken conform voorgeschreven procedures Met druk en tegenslag omgaan Effectief blijven presteren onder druk Gevoelens onder controle houden De medisch secretaresse hanteert de correcte spelling en grammatica en het correcte idioom, formuleert vlot en bondig bij het overbrengen van de zakelijke informatie, structureert de informatie die wordt uitgewisseld en houdt rekening met de doelgroep. De medisch secretaresse analyseert de verzamelde informatie, selecteert de juiste gegevens, maakt onderscheid tussen hoofd- en bijzaken, brengt structuur aan in de teksten tbv de schriftelijke informatieuitwisseling en ziet welke plaats de informatie inneemt in het grotere geheel van de informatiestroom in een project en/of de organisatie. De medisch secretaresse plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij de schriftelijke informatie-uitwisseling, stelt prioriteiten, stemt werkzaamheden op elkaar af, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij. De medisch secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor de juiste afhandeling van de taken mbt de schriftelijke informatie-voorziening. De medisch secretaresse blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden. Pagina 83 van 154

84 Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.2 werkproces: Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Omschrijving Gewenst resultaat De medisch secretaresse voert (telefoon)gesprekken, ze coördineert de informatiestromen van en naar de leidinggevende(n)/collega's en voorziet de leidinggevende, indien nodig, van informatie over het te bespreken onderwerp. Ze beoordeelt de urgentie van verzoeken van in- en externe relaties/cliënten en ze bepaalt of en naar wie moet worden doorverwezen. Ze handelt zelf overige (telefoon)gesprekken af. De (telefoon)gesprekken zijn adequaat afgehandeld of aan de juiste persoon doorverbonden. Gesprekken die niet door de medisch secretaresse afgehandeld kunnen worden, zijn doorgespeeld aan de specialist(en), collega s of andere medewerkers. Vakkennis en vaardigheden Competentie en component(en) Prestatie-indicator Communicatieve vaardigheden van de medische terminologie Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette Kennis van de organisatie van de gezondheidszorg Algemene kennis van de werking van het menselijk lichaam van communicatiemiddelen van een (elektronisch) archiveringssysteem. Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken Kennis van regels met betrekking tot geheimhouding, bewaartermijnen, brancheafspraken en overheidsregels Kennis van verschillen tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Beslissen en activiteiten initiëren Beslissingen nemen Op eigen initiatief handelen Aandacht en begrip tonen Interesse tonen Luisteren Samenwerken en overleggen Afstemmen Proactief informeren Ethisch en integer handelen Integer handelen Relaties bouwen en netwerken Relaties opbouwen met mensen Relaties opbouwen op verschillende niveaus Relatienetwerk onderhouden en benutten De medisch secretaresse neemt beslissingen over wie welke (telefoon)gesprekken moet afhandelen en handelt de overige mondelinge informatie-uitwisseling op eigen initiatief af. De medisch secretaresse luistert goed naar de gesprekspartners, geeft hun de ruimte tijdens het gesprek hun standpunten naar voren te brengen en toont belangstelling voor hun opvattingen. De medisch secretaresse overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n), collega's voor afstemming over de uitvoering van de taken mbt de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling, informeert hem/haar tijdig over de voortgang en brengt hem/haar op proactieve wijze op de hoogte van zaken die van belang zijn. De medisch secretaresse toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling De medisch secretaresse investeert intern en extern tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede werkrelaties op verschillende niveaus tbv de directie/het management, de organisatie en haarzelf. Pagina 84 van 154

85 Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.2 werkproces: Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Inzicht in het belang voor de organisatie van informatie-uitwisseling Formuleren en rapporteren Vlot en bondig formuleren Aantrekkelijk en boeiend formuleren Op de behoeften en verwachtingen van de "klant" richten Aansluiten bij behoeften en verwachtingen Met druk en tegenslag omgaan Effectief blijven presteren onder druk De medisch secretaresse hanteert de correcte spelling en grammatica en het correcte idioom, formuleert vlot en bondig bij het overbrengen van de zakelijke informatie, structureert de informatie die wordt uitgewisseld en houdt rekening met de gesprekspartner(s). De medisch secretaresse sluit in de wijze waarop ze zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatievoorziening aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij de organisaties/relaties. De medisch secretaresse blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling. Pagina 85 van 154

86 Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.4 werkproces: Verzorgt de dossiervorming en het dossierbeheer Omschrijving Gewenst resultaat De medisch secretaresse legt een (digitaal) dossier aan, deelt het in volgens voorschrift, registreert documenten en neemt deze op in het (digitale) dossier. Ze zoekt, indien nodig voor de dossiervorming, aanvullende informatie op in de eigen organisatie, bij cliënten of daarvoor in aanmerking komende instanties b.v. zorgverzekeraar, huisarts en voegt deze toe aan het (digitale) dossier. In voorkomende gevallen stelt ze dossiers samen voor het disciplinair overleg. De uitslagen van onderzoeken die de patiënten ondergaan, verwerkt ze in het medisch dossier. De (digitale) dossiers zijn actueel, toegankelijk, traceerbaar, overzichtelijk, juist, volledig en tijdig beschikbaar. De vertrouwelijkheid en geheimhouding zijn waar nodig gewaarborgd. De (digitale) dossiers voldoen aan alle voorschriften van de organisatie en/of debranche. Vakkennis en vaardigheden Competentie en component(en) Prestatie-indicator Communicatieve vaardigheden van de medische terminologie Kennis van de wettelijke regelgeving m.b.t. bewaartermijnen van medische gegevens van een (elektronisch) archiveringssysteem. Kennis van wettelijke regels m.b.t. bescherming persoonsgegevens Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Inzicht in het belang voor de organisatie van informatie-uitwisseling Inzicht in het belang voor de organisatie van het (digitale) archief Vakdeskundigheid toepassen Vakspecifieke mentale vermogens aanwenden Vakspecifieke manuele vaardigheden aanwenden Analyseren Informatie genereren uit gegevens Informatie uiteenrafelen Verbanden leggen Instructies en procedures opvolgen Instructies opvolgen Werken conform voorgeschreven procedures Ethisch en integer handelen Ethisch handelen Formuleren en rapporteren Vlot en bondig formuleren Communicatie op de ontvanger(s) richten De medisch secretaresse werkt vlot en accuraat bij de (digitale) dossiervorming en het dossierbeheer, maakt efficiënt gebruik van het (digitale) registratie- en/of archiefsysteem, de benodigde apparatuur en overige hulpmiddelen tbv de verwerking, het beheer, het samenstellen en het uitlenen van documenten en dossiers. De medisch secretaresse analyseert de verzamelde (digitale) informatie (gegevens/dossiers), selecteert de juiste gegevens/documenten voor opname in bestaande of nieuwe (digitale) dossiers of verwijdering uit dossiers, structureert de gegevens om duidelijk te maken welke onderlinge samenhang er bestaat tussen gegevens en dossiers. De medisch secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist verzorgen van de dossiervorming en het dossierbeheer. De medisch secretaresse toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het onderhouden en actualiseren van het (digitale) archief. De medisch secretaresse formuleert vlot en bondig bij het overbrengen van de zakelijke informatie, Pagina 86 van 154

87 Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.4 werkproces: Verzorgt de dossiervorming en het dossierbeheer structureert de informatie die wordt uitgewisseld en houdt rekening met de gesprekspartner(s). Pagina 87 van 154

88 Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.5 werkproces: Onderhoudt het relatienetwerk Omschrijving Gewenst resultaat De medisch secretaresse investeert actief in het opbouwen van goede werk-/klantrelaties. Ze onderhoudt contact met het relatienetwerk van de leidinggevende(n) en ctualiseert de gegevens door deze tijdig te muteren. Ze legt de gegevens van organisaties, personen en patiënten vast in een relationele database of in een geautomatiseerd patiëntenregistratiesysteem en geeft aan hoe relaties (Arbodienst, GGD, huisartsen, specialisten, patiënten etc.) met elkaar verbonden zijn. Het relatienetwerk is goed onderhouden, is actueel en gegevens zijn snel traceerbaar. Vakkennis en vaardigheden Competentie en component(en) Prestatie-indicator Communicatieve vaardigheden van opties Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette van een (digitaal) registratiesysteem van communicatiemiddelen Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken Kennis van verschillen tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen Toetsenbordvaardigheid van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Inzicht in het belang van een relatienetwerk Aandacht en begrip tonen Interesse tonen Samenwerken en overleggen Afstemmen Proactief informeren Relaties bouwen en netwerken Relaties opbouwen met mensen Relaties opbouwen op verschillende niveaus Relatienetwerk onderhouden en benutten Vakdeskundigheid toepassen Vakspecifieke mentale vermogens aanwenden Vakspecifieke manuele vaardigheden aanwenden Op de behoeften en verwachtingen van de "klant" richten Aansluiten bij behoeften en verwachtingen De medisch secretaresse toont interesse voor de relaties in woord en geschrift, zorgt ervoor op de hoogte te blijven van wijzigingen die zich voordoen in de organisaties/relaties. De medisch secretaresse raadpleegt de relaties in haar netwerk voor het inwinnen van advies, verzoeken om hulp of het gezamenlijk uitvoeren van taken, zorgt ervoor dat er in voorkomende gevallen wederdiensten worden verleend en maakt daar concrete afspraken over, overlegt tijdig en regelmatig met de relaties over afstemming van zaken die de gezamenlijke taken of organisaties aangaan, informeert de relaties tijdig over de voortgang van zaken en brengt hen op proactieve wijze op de hoogte van zaken die van belang zijn. De medisch secretaresse investeert intern en extern tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede werkrelaties op verschillende niveaus tbv de leidinggevende(n), de organisatie en haarzelf. De medisch secretaresse werkt vlot en accuraat bij de mondelinge en schriftelijke informatie-uitwisseling tbv haar netwerk en dat van de leidinggevende(n) en maakt efficiënt gebruik van benodigde hard- en software en overige hulpmiddelen. De medisch secretaresse sluit in de wijze waarop ze haar netwerk en dat van de leidinggevenden(n) onderhoudt aan op de verwachtingen van de relaties Pagina 88 van 154

89 Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.5 werkproces: Onderhoudt het relatienetwerk Instructies en procedures opvolgen Instructies opvolgen Werken conform voorgeschreven procedures door zich dienstverlenend op te stellen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij de organisaties/relaties. De medisch secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist onderhouden van het relatienetwerk. Pagina 89 van 154

90 Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit Proces-competentie-matrix Medisch secretaresse Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit Competenties A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Werkprocessen 2.1 Beheert de agenda x x x x x x x 2.2 Regelt vergaderruimten en faciliteiten 2.3 Organiseert bijeenkomsten 2.4 Maakt verslag en handelt zaken af x x x x x x x x x x x 2.5 Ontvangt bezoekers x x x x x x x 2.6 Bereidt het spreekuur voor, ontvangt patiënten, maakt vervolgafspraken en handelt zaken af 2.7 Regelt reizen en accommodaties 2.8 Beheert kleine budgetten en handelt financiële zaken af x x x x x x x x x x x x x x x x Pagina 90 van 154

91 Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit Competenties A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Werkprocessen 2.9 Handelt facturen en declaraties af x x x x Betekenis van de kerntaak voor deze kwalificatie In deze matrix is per kerntaak aangegeven welke competenties aangewend worden bij de uitvoering van de werkprocessen voor deze kwalificatie. Dit is zichtbaar door middel van een kruisje in de matrix. Pagina 91 van 154

92 Detaillering proces-competentie-matrix Medisch secretaresse Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.1 werkproces: Beheert de agenda Omschrijving Gewenst resultaat De medisch secretaresse regelt en noteert afspraken van en voor de specialist(en) en eventueel medisch ondersteunend personeel, van zowel interne als externe contacten/patiënten en houdt de agenda actueel. Ze bewaakt de (vervolg)afspraken en doorverwijzingen en verzet ze indien nodig. Ze herinnert de specialist(en) op gezette tijden aan de to-do s die zij niet mogen vergeten. Ze bereidt afspraken voor en zorgt ook voor de opvolging ervan. De agenda wordt dusdanig beheerd dat de specialist(en) goed en tijdig is geïnformeerd over het doel, de plaats en de datum van de afspraak en de te treffen voorbereidende werkzaamheden, waardoor de afspraak agendatechnisch volgens plan verloopt. Vakkennis en vaardigheden Competentie en component(en) Prestatie-indicator Communicatieve vaardigheden Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette van communicatiemiddelen Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken Kennis van verschillen tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen Rekenvaardigheid Toetsenbordvaardigheid van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) van een (elektronische) agenda Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Samenwerken en overleggen Afstemmen Proactief informeren Relaties bouwen en netwerken Relaties opbouwen met mensen Relaties opbouwen op verschillende niveaus Relatienetwerk onderhouden en benutten Vakdeskundigheid toepassen Vakspecifieke mentale vermogens aanwenden Vakspecifieke manuele vaardigheden aanwenden Plannen en organiseren Activiteiten plannen Tijd indelen De medisch secretaresse overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n) voor afstemming bij het beheer van de agenda, overlegt tijdig met de houders/beheerders van agenda s van relaties, toont flexibiliteit maar ook vasthoudendheid bij het maken van afspraken, voert mutaties en nieuwe afspraken direct in en informeert betrokkenen op verzoek of op eigen initiatief tijdig over de voortgang bij actuele/nieuwe afspraken. De medisch secretaresse investeert intern en extern tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede werkrelaties op verschillende niveaus tbv de leidinggevende(n), de organisatie en haarzelf. De medisch secretaresse werkt vlot en accuraat bij het beheer van de (digitale) agenda van de specialist(en), maakt efficiënt gebruik van (digitale) apparatuur en overige hulpmiddelen tbv het agendabeheer. De leidinggevende(n) plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij het beheren van de agenda, stelt prioriteiten, stemt werkzaamheden op elkaar af, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij. Ze voert een flexible beheer over de agenda en heeft inzicht in het belang van de afspraken. Pagina 92 van 154

93 Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.1 werkproces: Beheert de agenda Inzicht in het belang voor de organisatie van de agenda en agendabeheer Instructies en procedures opvolgen Instructies opvolgen Werken conform voorgeschreven procedures Met druk en tegenslag omgaan Effectief blijven presteren onder druk Op de behoeften en verwachtingen van de "klant" richten Aansluiten bij behoeften en verwachtingen De medisch secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist beheren van de agenda. De medisch secretaresse blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij het beheren van de agenda. De medisch secretaresse sluit in de wijze waarop ze haar agenda voor de specialist(en) onderhoudt aan op de verwachtingen door zich dienstverlenend en flexibel op te stellen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij de totstandkoming ervan. Pagina 93 van 154

94 Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.2 werkproces: Regelt vergaderruimten en faciliteiten Omschrijving Gewenst resultaat De medisch secretaresse maakt bij het vastleggen van bijeenkomsten gebruik van een zaalreserveringssysteem. Ze voert de gegevens in of laat de gegevens invoeren, ze maakt een helder overzicht van de gegevens van de zaal, tijdstip, aanvang, duur en frequentie van de bijeenkomsten, de klantnaam, de contactpersoon, opmerkingen, of het een interne of externe bijeenkomst betreft en welke extra's (catering, beamer, laptop) zijn geboekt. Als de bijeenkomst een conference call of videoconference betreft, vraagt ze deze aan (bij een telefoniebedrijf). Vervolgens regelt ze de faciliteiten en organiseert de conference call of videoconference. De gegevens zijn correct in het (digitale) zaalreserveringssysteem verwerkt. De rapportage van de boekingen is overzichtelijk en actueel. De vergaderruimten en faciliteiten zijn geboekt. Vakkennis en vaardigheden Competentie en component(en) Prestatie-indicator Communicatieve vaardigheden van opties Kennis van de kwaliteitseisen van de organisatie Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette van een (digitaal) registratiesysteem Kennis van en vaardigheid in het toepassen van onderhandelingstechnieken Rekenvaardigheid van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) Kennis van en vaardigheid in het vinden van (regionale) locaties en faciliteiten Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Samenwerken en overleggen Afstemmen Proactief informeren Beslissen en activiteiten initiëren Beslissingen nemen Afgewogen risico's nemen Verantwoordelijkheid nemen voor eigen beslissingen en activiteiten Vakdeskundigheid toepassen Vakspecifieke mentale vermogens aanwenden Vakspecifieke manuele vaardigheden aanwenden Plannen en organiseren Activiteiten plannen Tijd indelen De medisch secretaresse overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevenden voor afstemming bij het boeken van vergaderruimtes en faciliteiten, overlegt tijdig met de eigen collega s en indien nodig met de betrokken organisaties/relaties over ruimte en faciliteiten, toont flexibiliteit maar ook vasthoudendheid bij het reserveren en boeken, voert mutaties en nieuwe afspraken direct in en informeert betrokkenen op verzoek of op eigen initiatief tijdig over de voortgang bij actuele/nieuwe afspraken. De medisch secretaresse boekt, al dan niet in een (digitaal) reserveringssysteem, op verzoek of op eigen initiatief vergaderruimtes en faciliteiten voor de leidinggevende(n) en andere personen in de organisatie, voert de gegevens van de boeking nauwgezet in in het reserveringssysteem, wijst ruimte en faciliteiten toe en zorgt voor een overzichtelijke en actuele rapportage van de boekingen per periode. De medisch secretaresse werkt vlot en accuraat bij het beheer van het (digitale) reserveringssysteem, maakt efficiënt gebruik van (digitale) apparatuur en overige hulpmiddelen tbv het boeken van vergaderruimtes en faciliteiten. De medisch secretaresse plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij het Pagina 94 van 154

95 Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.2 werkproces: Regelt vergaderruimten en faciliteiten Bedrijfsmatig handelen Kostenbewust handelen boeken van vergaderruimtes en faciliteiten, stelt prioriteiten, stemt werkzaamheden op elkaar af, houdt het verloop van de werkzaamheden rondom de boekingen in de gaten en stelt waar nodig bij. De medisch secretaresse gaat verantwoordelijk om met middelen van de organisatie bij het boeken van vergaderruimtes en faciliteiten voor de leidinggevende(n) en anderen in de organisatie, handelt kostenbewust en zoekt naar de juiste prijs-kwaliteitverhouding. Pagina 95 van 154

96 Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.4 werkproces: Maakt verslag en handelt zaken af Omschrijving Gewenst resultaat De medisch secretaresse gaat van te voren na of een uitgebreid of beknopt verslag nodig is of kan worden volstaan met een besluitenlijst. Ze leest ter voorbereiding op de vergadering de stukken door. Tijdens de vergadering maakt ze aantekeningen of notuleert ze m.b.v. een laptop en/of opnameapparatuur. Na de vergadering maakt ze op basis van de aantekeningen een uitgebreid of beknopt verslag of een besluitenlijst. Het verslag is een juiste weergave van het besprokene. Het document is volgens de huisstijl. Vakkennis en vaardigheden Competentie en component(en) Prestatie-indicator Communicatieve vaardigheden van opties van de medische terminologie Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette van een (elektronisch) archiveringssysteem. Kennis van regels met betrekking tot geheimhouding, bewaartermijnen, brancheafspraken en overheidsregels Kennis van verschillen tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen Kennis van wettelijke regels m.b.t. bescherming persoonsgegevens Toetsenbordvaardigheid van opnameapparatuur van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) van (digitale) hulpmiddelen bij verslaglegging van officepakketten (software voor Ethisch en integer handelen Integer handelen Formuleren en rapporteren Correct formuleren Structuur aanbrengen Vlot en bondig formuleren Communicatie op de ontvanger(s) richten Vakdeskundigheid toepassen Vakspecifieke mentale vermogens aanwenden Vakspecifieke manuele vaardigheden aanwenden Plannen en organiseren Activiteiten plannen Tijd indelen Instructies en procedures opvolgen Instructies opvolgen Werken conform voorgeschreven procedures De medisch secretaresse toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het maken van een verslag en het afhandelen van zaken. De medisch secretaresse hanteert de correcte spelling en grammatica en het correcte idioom, formuleert vlot en bondig en maakt onderscheidbij tussen hoofd- en bijzaken bij het maken van een verslag en het afhandelen van zaken, structureert de informatie en houdt rekening met de doelgroep De medisch secretaresse werkt vlot en accuraat bij het maken van het verslag en het afhandelen van zaken die voortkomen uit de bijeenkomst, maakt efficiënt gebruik van (digitale) apparatuur en overige hulpmiddelen tbv het maken van een verslag en het afhandelen van zaken. De medisch secretaresse plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij het maken van een verslag en het afhandelen van zaken die voortkomen uit de bijeenkomst, stelt prioriteiten, stemt werkzaamheden op elkaar af, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij. De medisch secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist opstellen van een verslag en het Pagina 96 van 154

97 Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.4 werkproces: Maakt verslag en handelt zaken af tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Met druk en tegenslag omgaan Effectief blijven presteren onder druk afhandelen van zaken die voortkomen uit de bijeenkomst. De medisch secretaresse blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij het maken van een verslag en het afhandelen van zaken die voortkomen uit de bijeenkomst. Pagina 97 van 154

98 Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.5 werkproces: Ontvangt bezoekers Omschrijving De medisch secretaresseontvangt (internationale) bezoekers/relaties, informeert in voorkomende gevallen naar het doel van het bezoek en voorziet hen van informatie. De bezoekers worden ingeschreven en de medisch secretaresse verwijst of begeleidt de bezoekers naar de juiste specialist(en). Gewenst resultaat Bezoekers/relaties zijn correct ontvangen, voldoende geïnformeerd en doorverwezen naar de juiste plaats en/of persoon. Vakkennis en vaardigheden Competentie en component(en) Prestatie-indicator Communicatieve vaardigheden van de medische terminologie Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette van een (digitaal) registratiesysteem Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken Kennis van verschillen tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen Kennis van en vaardigheid in het geven van instructies Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Aandacht en begrip tonen Interesse tonen Luisteren Ethisch en integer handelen Integer handelen Relaties bouwen en netwerken Relaties opbouwen met mensen Relaties opbouwen op verschillende niveaus Relatienetwerk onderhouden en benutten Presenteren Duidelijk uitleggen en toelichten Kernachtig communiceren Op de behoeften en verwachtingen van de "klant" richten Aansluiten bij behoeften en verwachtingen Instructies en procedures opvolgen Instructies opvolgen Werken conform voorgeschreven procedures De medisch secretaresse luistert goed naar de bezoekers of relaties en het doel van hun bezoek, voorziet hen van informatie, begeleidt hen evt. naar de gewenste locatie en communiceert onderhoudend over alledaagse onderwerpen (weer, verkeer) De medisch secretaresse toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het ontvangen van bezoekers. De medisch secretaresse investeert intern en extern tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede werkrelaties op verschillende niveaus tbv de leidinggevende(n), de organisatie en haarzelf De medisch secretaresse legt zaken mbt het af te leggen bezoek en/of de route naar de locatie duidelijk uit aan de bezoekers/relaties. De medisch secretaresse sluit in de wijze waarop ze bezoekers ontvangt aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen, knelpunten snel op te lossen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij de organisaties/relaties. De medisch secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist ontvangen van bezoekers. Pagina 98 van 154

99 Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.5 werkproces: Ontvangt bezoekers Met druk en tegenslag omgaan Effectief blijven presteren onder druk Gevoelens onder controle houden De medisch secretaresse blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij het ontvangen van bezoekers/relaties. Pagina 99 van 154

100 Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.6 werkproces: Bereidt het spreekuur voor, ontvangt patiënten, maakt vervolgafspraken en handelt zaken af Omschrijving Gewenst resultaat De medisch secretaresse bereidt het spreekuur voor en maakt (telefonisch) (vervolg)afspraken met patiënten voor het spreekuur in het patiëntenregistratiesysteem en zoekt voor het spreekuur begint de statussen, dossiers en foto s op, beoordeelt of nog aanvullende (vertrouwelijke) informatie en/of uitslagen elders verkregen moeten worden en voegt deze gegevens in voorkomende gevallen toe aan het patiëntendossier. Ze ontvangt patiënten vanuit verschillende culturen, controleert waarvoor de patiënt komt, neemt de documenten in ontvangst, zoals een verwijzing, brief, ziektekostenpas, verwerkt de gegevens in het systeem in verband met financieel administratieve afhandeling van zaken, voorziet hen van (medische) informatie en verwijst of begeleidt hen naar de juiste arts of afdeling. Daarnaast voorziet ze de spreekkamers van onderzoeksmaterialen, controleert of de apparatuur werkt en legt formulieren klaar ten behoeve van het spreekuur. Er zijn (telefonische) (vervolg)afspraken gemaakt met patiënten, het patiëntenregistratiesysteem is volledig en actueel, de patiëntendossiers zijn compleet, de patiënten zijn correct ontvangen en artsen zijn in het bezit van het betreffende patiëntendossier. Vakkennis en vaardigheden Competentie en component(en) Prestatie-indicator Communicatieve vaardigheden Kennis van de financiering van de gezondheidszorg (DBC Diagnosebehandelcombinatie) van de medische terminologie Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette Kennis van de organisatie van de gezondheidszorg Algemene kennis van de werking van het menselijk lichaam Kennis van de wettelijke regelgeving m.b.t. bewaartermijnen van medische gegevens van een (elektronisch) archiveringssysteem. van een (elektronische) agenda Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken Kennis van verschillen tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen Aandacht en begrip tonen Interesse tonen Luisteren Ethisch en integer handelen Integer handelen Relaties bouwen en netwerken Relaties opbouwen met mensen Relaties opbouwen op verschillende niveaus Relatienetwerk onderhouden en benutten Presenteren Duidelijk uitleggen en toelichten Kernachtig communiceren Op de behoeften en verwachtingen van de "klant" richten Aansluiten bij behoeften en verwachtingen De medisch secretaresse luistert goed naar de vragen en/of opmerkingen van patiënten en/of hun begeleiders, voorziet hen van informatie en verwijst of begeleidt hen naar de wachtkamer of de spreekkamer van de specialist. De medisch secretaresse toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het voorbereiden van het spreekuur en het ontvangen van patiënten. De medisch secretaresse investeert intern en extern tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede werkrelaties op verschillende niveaus tbv de leidinggevende(n), de organisatie en haarzelf. De medisch secretaresse legt zaken mbt het spreekuur duidelijk uit aan de patiënten en/of hun begeleiders. De medisch secretaresse sluit in de wijze waarop ze patiënten en hun begeleiders ontvangt aan op de verwachtingen van deze relaties door zich dienstverlenend op te stellen, knelpunten snel op te Pagina 100 van 154

101 Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.6 werkproces: Bereidt het spreekuur voor, ontvangt patiënten, maakt vervolgafspraken en handelt zaken af Inzicht in de wijze van verwerking van financiële gegevens in de financiële administratie Kennis van en vaardigheid in het geven van instructies Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Instructies en procedures opvolgen Instructies opvolgen Werken conform voorgeschreven procedures Met druk en tegenslag omgaan Effectief blijven presteren onder druk Gevoelens onder controle houden lossen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen. De medisch secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn bij het voorbereiden van het spreekuur en het ontvangen van patiënten en/of hun begeleiders. De medisch secretaresse blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij het voorbereiden van het spreekuur en het ontvangen van patiënten en/of hun begeleiders. Plannen en organiseren Activiteiten plannen Tijd indelen Vakdeskundigheid toepassen Vakspecifieke mentale vermogens aanwenden Vakspecifieke mentale vermogens aanwenden De medisch secretaresse plant werkzaamheden ter voorbereiding op het spreekuur, maakt en/of verzet afspraken met patiënten, registreert deze in het patiëntenregistratie-systeem, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij. De medisch secretaresse werkt vlot en accuraat bi het afhandelen van zaken m.b.t. het spreekuur. Pagina 101 van 154

102 Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.7 werkproces: Regelt reizen en accommodaties Omschrijving Gewenst resultaat De medisch secretaresse regelt binnen- en buitenlandse zakenreizen en hotelaccommodatie. Ze informeert naar de wensen voor de wijze van vervoer en verblijfsmogelijkheid en checkt de beschikbaarheid gebaseerd op deze wensen. Daarnaast regelt ze zonodig de kantoorbagage. De meest geschikte reis- en verblijfmogelijkheden voldoen aan de wensen, interesses en verwachtingen van de opdrachtgever. Vakkennis en vaardigheden Competentie en component(en) Prestatie-indicator Communicatieve vaardigheden van opties Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette van communicatiemiddelen van een (elektronische) agenda Kennis van en vaardigheid in het toepassen van onderhandelingstechnieken Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken Kennis van financiële zaken en prijzen op de markt Rekenvaardigheid van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal van (digitale) hulpmiddelen Beslissen en activiteiten initiëren Beslissingen nemen Op eigen initiatief handelen Samenwerken en overleggen Afstemmen Proactief informeren Plannen en organiseren Activiteiten plannen Tijd indelen Op de behoeften en verwachtingen van de "klant" richten Aansluiten bij behoeften en verwachtingen Instructies en procedures opvolgen Instructies opvolgen Werken conform voorgeschreven procedures Met druk en tegenslag omgaan Effectief blijven presteren onder druk De medisch secretaresse neemt op goede gronden en op eigen initiatief tijdig beslissingen over het boeken van reizen en accommodaties voor de directie/het management en andere personen in de organisatie. De medisch secretaresse overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n) voor afstemming bij het regelen van reizen en het boeken van accommodaties, overlegt tijdig met de eigen collega s en indien nodig met de betrokken organisaties/relaties over reizen en accommodaties, toont flexibiliteit maar ook vasthoudendheid bij het reserveren van reizen en accommodaties. De medisch secretaresse plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij het regelen van reizen en het boeken van accommodaties, stelt prioriteiten, houdt zaken rondom de reserveringen/ boekingen in de gaten en stelt waar nodig bij. De medisch secretaresse sluit in de wijze waarop ze reizen regelt en accommodaties boekt aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen en knelpunten snel op te lossen. De medisch secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist regelen van reizen en boeken van accommodaties. De medisch secretaresse blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de Pagina 102 van 154

103 Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.7 werkproces: Regelt reizen en accommodaties Bedrijfsmatig handelen Kostenbewust handelen prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle situaties bij het regelen van reizen en boeken van accommodaties. De medisch secretaresse gaat verantwoordelijk om met middelen van de organisatie bij het regelen van reizen en accommodties, handelt kostenbewust en zoekt naar de juiste prijs-kwaliteit-verhouding. Pagina 103 van 154

104 Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.9 werkproces: Handelt facturen en declaraties af Omschrijving Gewenst resultaat De medisch secretaresseverzamelt financiële gegevens m.b.t. declaraties, nota s en rekeningen, controleert deze, voert deze gegevens in de DBC (diagnose behandelcombinatie) of in een geautomatiseerd (boekhoudkundig of administratief) systeem en handelt de overige financiële gegevens af ter voorbereiding op de verwerking van deze gegevens door de financiële administratie. Facturen en declaraties zijn volgens voorschriften en procedures voorbereid ter verdere verwerking op de financiële administratie. Vakkennis en vaardigheden Competentie en component(en) Prestatie-indicator Kennis van de financiering van de gezondheidszorg (DBC Diagnosebehandelcombinatie) Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette van een (digitaal) registratiesysteem van communicatiemiddelen van een (elektronisch) archiveringssysteem. Kennis van kwaliteitseisen van de organisatie Rekenvaardigheid van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) Inzicht in de wijze van verwerking van financiële gegevens in de financiële administratie Kennis van de kwaliteitseisen van de organisatie mbt afhandeling van eenvoudige financiële zaken Ethisch en integer handelen Integer handelen Bedrijfsmatig handelen Kostenbewust handelen Financieel bewustzijn tonen Instructies en procedures opvolgen Instructies opvolgen Werken conform voorgeschreven procedures Op de behoeften en verwachtingen van de "klant" richten Aansluiten bij behoeften en verwachtingen De medisch secretaresse toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke of gevoelige aard bij de afhandeling van facturen en declaraties De medisch secretaresse weet wat de financiële consequenties zijn van de uitvoering van haar eigen werk en gaat met zorgvuldigheid en verantwoordelijkheid om met financiële gegevens van cliënten/patiënten en de eigen organisatie bij het afhandelen van facturen en declaraties en kan deze gegevens in een DBC coderen. De medisch secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan procedures bij het afhandelen van facturen en declaraties. De medisch secretaresse sluit in de wijze waarop ze nota's en declaraties afhandelt aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen en afspraken na te komen. Pagina 104 van 154

105 Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.9 werkproces: Handelt facturen en declaraties af Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Kennis van en vaardigheid in het omgaan met financiële zaken Pagina 105 van 154

106 2.4 Directiesecretaresse/Managementassistent Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit Proces-competentie-matrix Directiesecretaresse/Managementassistent Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit Competenties A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Werkprocessen 1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatieuitwisseling 1.3 Onderhoudt en actualiseert het (digitale) archief 1.4 Verzorgt de dossiervorming en het dossierbeheer 1.5 Onderhoudt het relatienetwerk 1.6 Voert administratieve taken uit x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x Betekenis van de kerntaak voor deze kwalificatie Pagina 106 van 154

107 In deze matrix is per kerntaak aangegeven welke competenties aangewend worden bij de uitvoering van de werkprocessen voor deze kwalificatie. Dit is zichtbaar door middel van een kruisje in de matrix. Pagina 107 van 154

108 Detaillering proces-competentie-matrix Directiesecretaresse/Managementassistent Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.1 werkproces: Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Omschrijving Gewenst resultaat De directiesecretaresse/managementassistent verwerkt, behandelt en bewaakt van de s/ post. Ze verkrijgt inzicht in de inhoud en het belang van de ontvangen documenten zodat kan worden ingeschat wie de e- mails/post kan afhandelen. Ze distribueert deze tijdig naar de belanghebbenden. De directiesecretaresse/managementassistent zorgt voor een reactie op de ontvangen s/post. Ze verwerkt teksten door voldoende informatie te verzamelen om tot een juiste inhoudelijke formulering te komen. Vervolgens bewaakt ze de voortgang en afhandeling van de correspondentie (zoals mailings, brieven, offertes, begeleidend schrijven, s en vakbladen etc.). Ze registreert het product en archiveert het op de juiste wijze. Ingekomen s/post zijn verwerkt en/of doorgestuurd voor afhandeling. De verzamelde gegevens voor uitgaande s/post zijn relevant, actueel, volledig en tijdig beschikbaar. Ze zijn taalkundig en inhoudelijk correct, opgemaakt conform huisstijl, opgeslagen in de juiste (digitale) map en afgestemd op het doel en de doelgroep. Het document is voorzien van de juiste informatie en bijlage(n) en is op de juiste wijze verzonden of voor verzending gereed gemaakt. Vakkennis en vaardigheden Competentie en component(en) Prestatie-indicator Communicatieve vaardigheden van opties Kennis en vaardigheid in het toepassen van materialen en middelen voor de verwerking van de (elektronische) post Kennis van de kwaliteitseisen van de organisatie Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette van communicatiemiddelen van een (elektronisch) archiveringssysteem. Kennis van verschillen tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen Kennis van wettelijke regels m.b.t. bescherming persoonsgegevens Toetsenbordvaardigheid Analyseren Informatie genereren uit gegevens Informatie uiteenrafelen Verbanden leggen Samenwerken en overleggen Afstemmen Proactief informeren Ethisch en integer handelen Integer handelen Formuleren en rapporteren Correct formuleren Structuur aanbrengen Vlot en bondig formuleren De directiesecretaresse/managementassistent analyseert de verzamelde informatie, selecteert de juiste gegevens, maakt onderscheid tussen hoofd- en bijzaken, brengt structuur aan in de teksten t.b.v. de schriftelijke informatie-uitwisseling en ziet welke plaats de informatie inneemt in het grotere geheel van de informatiestroom in een project en/of de organisatie. De directiesecretaresse/managementassistent overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n)/collega's voor afstemming over de uitvoering van de taken m.b.t. de schriftelijke informatie-uitwisseling, informeert hem/haar tijdig over de voortgang en brengt hem/haar op proactieve wijze op de hoogte van zaken die van belang zijn. De directiesecretaresse/managementassistent toont zich betrouwbaar en is discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard. De directiesecretaresse/managementassistent hanteert de correcte spelling en grammatica en het correcte idioom, formuleert vlot en bondig bij het overbrengen van de zakelijke informatie, structureert de informatie Pagina 108 van 154

109 Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.1 werkproces: Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Inzicht in het belang voor de organisatie van informatie-uitwisseling Communicatie op de ontvanger(s) richten die wordt uitgewisseld en houdt rekening met de doelgroep. Beslissen en activiteiten initiëren Beslissingen nemen Op eigen initiatief handelen Vakdeskundigheid toepassen Vakspecifieke mentale vermogens aanwenden Vakspecifieke manuele vaardigheden aanwenden Plannen en organiseren Activiteiten plannen Tijd indelen De directiesecretaresse/managementassistent neemt beslissingen over wie wat moet afhandelen, stuurt betreffende correspondentie tijdig door naar betrokkenen en handelt de overige schriftelijke informatie-uitwisseling op eigen initiatief af. De directiesecretaresse/managementassistent werkt vlot en accuraat bij de schriftelijke informatieuitwisseling en is bedreven in het gebruik van benodigde hard- en software. De directiesecretaresse/managementassistent plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij de schriftelijke informatie-uitwisseling, stelt prioriteiten, stemt werkzaamheden op elkaar af, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij. Instructies en procedures opvolgen Instructies opvolgen Werken conform voorgeschreven procedures Met druk en tegenslag omgaan Effectief blijven presteren onder druk De directiesecretaresse/managementassistent volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor de juiste afhandeling van de taken m.b.t. de schriftelijke informatievoorziening. De directiesecretaresse/managementassistent blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden. Pagina 109 van 154

110 Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.2 werkproces: Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Omschrijving De directiesecretaresse/managementassistent voert (telefoon)gesprekken, ze coördineert de informatiestromen van en naar de directie/manager(s) en voorziet de leidinggevende, indien nodig, van informatie over het te bespreken onderwerp. Ze beoordeelt de urgentie van verzoeken van in- en externe relaties/cliënten en ze bepaalt of en naar wie moet worden doorverwezen. Ze handelt zelf overige (telefoon)gesprekken af. Gewenst resultaat De (telefoon)gesprekken zijn adequaat afgehandeld of aan de juiste persoon doorverbonden. Gesprekken die niet door de directiesecretaresse/managementassistent afgehandeld kunnen worden, zijn doorgespeeld aan collega s of andere medewerkers. Vakkennis en vaardigheden Competentie en component(en) Prestatie-indicator Communicatieve vaardigheden Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette van communicatiemiddelen van een (elektronisch) archiveringssysteem. Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken Kennis van verschillen tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Inzicht in het belang voor de organisatie van informatie-uitwisseling Beslissen en activiteiten initiëren Beslissingen nemen Op eigen initiatief handelen Samenwerken en overleggen Afstemmen Proactief informeren Formuleren en rapporteren Vlot en bondig formuleren Communicatie op de ontvanger(s) richten Met druk en tegenslag omgaan Effectief blijven presteren onder druk Aandacht en begrip tonen Interesse tonen Luisteren De directiesecretaresse/managementassistent neemt beslissingen over wie welke (telefoon)gesprekken moet afhandelen en handelt de overige mondelinge informatie-uitwisseling op eigen initiatief af. De directiesecretaresse/managementassistent overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n) voor afstemming over de uitvoering van de taken m.b.t. de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling, informeert hem/haar tijdig over de voortgang en brengt hem/haar op proactieve wijze op de hoogte van zaken die van belang zijn. De directiesecretaresse/managementassistent formuleert haar boodschap kort en bondig bij het overbrengen van de zakelijke informatie en houdt rekening met de gesprekspartner(s). De directiesecretaresse/managementassistent blijft productief werken en stabiele prestaties leveren in een stressvolle omgeving, zodat de werkzaamheden met betrekking tot de mondelinge informatie-uitwisseling tijdig en efficiënt worden uitgevoerd. De directiesecretaresse/managementassistent luistert goed naar de gesprekspartners, geeft hun de ruimte tijdens het gesprek hun standpunten naar voren te brengen en toont belangstelling voor hun opvattingen. Pagina 110 van 154

111 Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.2 werkproces: Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Op de behoeften en verwachtingen van de "klant" richten Aansluiten bij behoeften en verwachtingen Relaties bouwen en netwerken Relaties opbouwen met mensen Relaties opbouwen op verschillende niveaus Relatienetwerk onderhouden en benutten De directiesecretaresse/managementassistent sluit in de wijze waarop ze haar netwerk en dat van de directie/het management onderhoudt aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij de organisaties/relaties. De directiesecretaresse/managementassistent investeert intern en extern tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede werkrelaties op verschillende niveaus t.b.v. de leidinggevende(n), de organisatie en haarzelf. Pagina 111 van 154

112 Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.4 werkproces: Verzorgt de dossiervorming en het dossierbeheer Omschrijving Gewenst resultaat De directiesecretaresse/managementassistent legt een nieuw (digitaal) dossier aan, deelt het in volgens voorschrift, kent een dossiernummer toe, registreert documenten en neemt deze op in het (digitale) dossier. Ze zoekt, indien nodig voor de dossiervorming, aanvullende informatie op in de eigen organisatie, bij cliënten of daarvoor in aanmerking komende instanties en voegt deze toe aan het (digitale) dossier. Ze stelt op verzoek van de leidinggevende(n) een dossier samen t.b.v. speciale projecten of bijeenkomsten in binnen- en buitenland. De (digitale) dossiers zijn actueel, toegankelijk, traceerbaar, overzichtelijk, juist, volledig en tijdig beschikbaar. De vertrouwelijkheid en geheimhouding zijn waar nodig gewaarborgd. De (digitale) dossiers voldoen aan alle voorschriften van de organisatie en/of de branche. Vakkennis en vaardigheden Competentie en component(en) Prestatie-indicator van de materialen en middelen voor het beheren en optimaliseren van een (elektronisch) archief. van een (elektronisch) archiveringssysteem. Kennis van regels met betrekking tot geheimhouding, bewaartermijnen, brancheafspraken en overheidsregels Kennis van wettelijke regels m.b.t. bescherming persoonsgegevens van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) Inzicht in het belang voor de organisatie van informatie-uitwisseling Vakdeskundigheid toepassen Vakspecifieke mentale vermogens aanwenden Vakspecifieke manuele vaardigheden aanwenden Analyseren Informatie genereren uit gegevens Gegevens controleren en aannames toetsen Verbanden leggen Instructies en procedures opvolgen Instructies opvolgen Werken conform voorgeschreven procedures Ethisch en integer handelen Ethisch handelen Formuleren en rapporteren Vlot en bondig formuleren De directiesecretaresse/managementassistent werkt vlot en accuraat bij de (digitale) dossiervorming en het dossierbeheer, maakt efficiënt gebruik van het (digitale) registratie- en/of archiefsysteem, de benodigde apparatuur en overige hulpmiddelen t.b.v. de verwerking, het beheer, het samenstellen en het uitlenen van documenten en dossiers. De directiesecretaresse/managementassistent analyseert de verzamelde (digitale) informatie (gegevens/dossiers), selecteert de juiste gegevens/documenten voor opname in bestaande of nieuwe (digitale) dossiers of verwijdering uit dossiers, structureert de gegevens om duidelijk te maken welke onderlinge samenhang er bestaat tussen gegevens en dossiers. De directiesecretaresse/managementassistent volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist verzorgen van de dossiervorming en het dossierbeheer. De directiesecretaresse/managementassistent toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het onderhouden en actualiseren van het (digitale) archief. De directiesecretaresse/managementassistent formuleert vlot en bondig bij het overbrengen van de Pagina 112 van 154

113 Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.4 werkproces: Verzorgt de dossiervorming en het dossierbeheer Communicatie op de ontvanger(s) richten zakelijke informatie, structureert de informatie die wordt uitgewisseld en houdt rekening met de gesprekspartner(s). Pagina 113 van 154

114 Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.5 werkproces: Onderhoudt het relatienetwerk Omschrijving Gewenst resultaat De directiesecretaresse/managementassistent investeert actief in het opbouwen van goede werk-/klantrelaties. Ze onderhoudt contact met het relatienetwerk van directie/manager(s) en actualiseert de gegevens door deze tijdig te muteren. Ze legt de gegevens van organisaties en personen vast in een relationele database en geeft aan hoe relaties (contactpersoon, klant, leverancier etc.) met elkaar verbonden zijn. Regelmatig mondeling en/of schriftelijk contact met de relaties, resulterend in een goed onderhouden en actueel relatienetwerk waarin gegevens snel traceerbaar zijn. Vakkennis en vaardigheden Competentie en component(en) Prestatie-indicator Communicatieve vaardigheden van opties Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette van een (digitaal) registratiesysteem van communicatiemiddelen Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken Kennis van verschillen tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen Toetsenbordvaardigheid van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Inzicht in het belang voor de organisatie van informatie-uitwisseling Aandacht en begrip tonen Interesse tonen Samenwerken en overleggen Afstemmen Proactief informeren Relaties bouwen en netwerken Relaties opbouwen met mensen Relaties opbouwen op verschillende niveaus Relatienetwerk onderhouden en benutten Vakdeskundigheid toepassen Vakspecifieke mentale vermogens aanwenden Vakspecifieke manuele vaardigheden aanwenden De directiesecretaresse/managementassistent onderhoudt actief contact met de interne en externe relaties van haar eigen netwerk en dat van haar leidinggevende(n), toont interesse voor de relaties in woord en geschrift, zorgt ervoor op de hoogte te blijven van wijzigingen die zich voordoen in de organisaties/relaties. De directiesecretaresse/managementassistent raadpleegt de relaties in haar netwerk voor het inwinnen van advies, verzoeken om hulp of het gezamenlijk uitvoeren van taken, zorgt ervoor dat er in voorkomende gevallen wederdiensten worden verleend en maakt daar concrete afspraken over, overlegt tijdig en regelmatig met de relaties over afstemming van zaken die de gezamenlijke taken of organisaties aangaan, informeert de relaties tijdig over de voortgang van zaken en brengt hen op proactieve wijze op de hoogte van zaken die van belang zijn. De directiesecretaresse/managementassistent investeert intern en extern tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede werkrelaties op verschillende niveaus t.b.v. de leidinggevende(n), de organisatie en haarzelf. De directiesecretaresse/managementassistent werkt vlot en accuraat bij het onderhouden van haar relatienetwerk en dat van haar leidinggevende(n) en maakt efficiënt gebruik van benodigde hard- en software en overige hulpmiddelen. Pagina 114 van 154

115 Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.5 werkproces: Onderhoudt het relatienetwerk Op de behoeften en verwachtingen van de "klant" richten Aansluiten bij behoeften en verwachtingen Instructies en procedures opvolgen Instructies opvolgen Werken conform voorgeschreven procedures De directiesecretaresse/managementassistent sluit in de wijze waarop ze haar netwerk en dat van haar leidinggevende(n) onderhoudt aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij de organisaties/relaties. De directiesecretaresse/managementassistent volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist onderhouden van het relatienetwerk. Pagina 115 van 154

116 Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.6 werkproces: Voert administratieve taken uit Omschrijving Gewenst resultaat De directiesecretaresse/managementassistent verwerkt verschillende soorten persoonlijke en niet-persoonlijke gegevens van en over personeelsleden (aan/afwezigheidsregistratie, verlofdagen, ziek- en herstelmeldingen, functionerings- en beoordelingsgesprekken) in een systeem voor gegevensbeheer en maakt periodiek of op verzoek rapporten en/of overzichten uit het systeem t.b.v. de directie/het management en/of input voor het (sociaal) jaarverslag. In voorkomende gevallen levert ze tekst aan voor de website of het intranet en/of ondersteunt bij het gegevensonderhoud en de content hiervan en is ze medeverantwoordelijk voor het onderhoud (content) van de website of het intranet van de organisatie. De gegevens in de database en/of de (personeels)administratie zijn actueel en volledig. De rapportages zijn overzichtelijk en actueel. De verlofaanvragen, de aan- en afwezigheidsadministratie en de ziek- en herstelmeldingen zijn verwerkt. Teksten op de website en/of intranet zijn actueel. De vertrouwelijkheid en geheimhouding zijn waar nodig gewaarborgd. Vakkennis en vaardigheden Competentie en component(en) Prestatie-indicator Communicatieve vaardigheden van opties van een (elektronisch) archiveringssysteem. Rekenvaardigheid Toetsenbordvaardigheid van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Ethisch en integer handelen Integer handelen Formuleren en rapporteren Nauwkeurig en volledig rapporteren Structuur aanbrengen Communicatie op de ontvanger(s) richten Instructies en procedures opvolgen Instructies opvolgen Werken conform voorgeschreven procedures Analyseren Informatie genereren uit gegevens De directiesecretaresse/managementassistent toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het uitvoeren van administratieve taken omtrent o.a. verlofaanvragen, aan- en afwezigheidsadministratie en ziek- en herstelmeldingen, functionerings- en beoordelingsgesprekken. De directiesecretaresse/managementassistent structureert de informatie of hanteert het voorgeschreven format en houdt rekening met de doelgroep(en). De directiesecretaresse/managementassistent volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist uitvoeren van de administratieve taken. De directiesecretaresse/managementassistent haalt informatie uit verschillende gegevensverzamelingen/bronnen ter actualisering van de (personeels)administratie en de website/het intranet. Pagina 116 van 154

117 Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit Proces-competentie-matrix Directiesecretaresse/Managementassistent Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit Competenties A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Werkprocessen 2.1 Beheert de agenda x x x x x x x 2.2 Regelt vergaderruimten en faciliteiten 2.3 Organiseert bijeenkomsten x x x x x x x x x x 2.4 Maakt verslag en handelt zaken af x x x x x x 2.5 Ontvangt bezoekers x x x x x x x 2.6 Bereidt het spreekuur voor, ontvangt patiënten, maakt vervolgafspraken en handelt zaken af 2.7 Regelt reizen en accommodaties 2.8 Beheert kleine budgetten en handelt financiële zaken af x x x x x x x x x x Pagina 117 van 154

118 Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit Competenties A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Werkprocessen 2.9 Handelt facturen en declaraties af Betekenis van de kerntaak voor deze kwalificatie In deze matrix is per kerntaak aangegeven welke competenties aangewend worden bij de uitvoering van de werkprocessen voor deze kwalificatie. Dit is zichtbaar door middel van een kruisje in de matrix. Pagina 118 van 154

119 Detaillering proces-competentie-matrix Directiesecretaresse/Managementassistent Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.1 werkproces: Beheert de agenda Omschrijving Gewenst resultaat De directiesecretaresse/managementassistent regelt en noteert afspraken van en voor de directie/manager(s), van zowel interne als externe contacten. Ze synchroniseert de agenda s, stemt agenda s onderling af, bewaakt de afspraken en verzet ze indien nodig. Ze herinnert de directie/manager(s) op gezette tijden aan de to-do s. Ze bereidt afspraken voor en zorgt ook voor de opvolging ervan. Ze beheert de agenda van de directie/manager(s) en haar eigen agenda. De agenda wordt dusdanig beheerd dat de directie/manager(s) goed en tijdig is geïnformeerd over het doel, de plaats en de datum van de afspraak en de te treffen voorbereidende werkzaamheden, waardoor de afspraak agendatechnisch volgens plan verloopt. Vakkennis en vaardigheden Competentie en component(en) Prestatie-indicator Communicatieve vaardigheden Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette van communicatiemiddelen Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken Kennis van verschillen tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen Rekenvaardigheid Toetsenbordvaardigheid van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) van een (elektronische) agenda Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Samenwerken en overleggen Afstemmen Proactief informeren Plannen en organiseren Activiteiten plannen Tijd indelen Instructies en procedures opvolgen Werken conform voorgeschreven procedures Instructies opvolgen Relaties bouwen en netwerken Relaties opbouwen met mensen Relaties opbouwen op verschillende niveaus De directiesecretaresse/managementassistent overlegt tijdig en regelmatig met de directie/het management voor afstemming bij het beheer van de agenda, overlegt tijdig met de houders/beheerders van agenda s van relaties, toont flexibiliteit maar ook vasthoudendheid bij het maken van afspraken, voert mutaties en nieuwe afspraken direct in en informeert betrokkenen op verzoek of op eigen initiatief tijdig over de voortgang bij actuele/nieuwe afspraken. De directiesecretaresse/managementassistent plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij het beheren van de agenda, stelt prioriteiten, stemt werkzaamheden op elkaar af, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij. Ze voert een flexibel beheer over de agenda heeft inzicht in het belang van de afspraken. De directiesecretaresse/managementassistent volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist beheren van de agenda. De directiesecretaresse/managementassistent investeert intern en extern tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) Pagina 119 van 154

120 Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.1 werkproces: Beheert de agenda Inzicht in het belang voor de organisatie Inzicht in het belang voor de organisatie van informatie-uitwisseling Relatienetwerk onderhouden en benutten goede werkrelaties op verschillende niveaus tbv de directie/het management, de organisatie en haarzelf. Vakdeskundigheid toepassen Vakspecifieke mentale vermogens aanwenden Vakspecifieke manuele vaardigheden aanwenden Met druk en tegenslag omgaan Effectief blijven presteren onder druk Op de behoeften en verwachtingen van de "klant" richten Aansluiten bij behoeften en verwachtingen De directiesecretaresse/managementassistent werkt vlot en accuraat bij het beheer van de (digitale) agenda van de directie/het management, maakt efficiënt gebruik van (digitale) apparatuur en overige hulpmiddelen tbv het agendabeheer. De directiesecretaresse/managementassistent blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij het beheren van de agenda. De directiesecretaresse/managementassistent sluit in de wijze waarop ze haar agenda voor de directie/management onderhoudt aan op de verwachtingen door zich dienstverlenend en flexibel op te stellen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij de totstandkoming ervan. Pagina 120 van 154

121 Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.3 werkproces: Organiseert bijeenkomsten Omschrijving Gewenst resultaat De directiesecretaresse/managementassistent informeert naar de doelstelling van de bijeenkomst ((internationale) bijeenkomsten zoals vergaderingen besprekingen, congressen, seminars, cursussen, trainingen). Bij de organisatie van een bijeenkomst hanteert ze een checklist/draaiboek. Ze selecteert een interne of een externe locatie, houdt rekening met de gevoeligheid van het onderwerp, het totaal aantal genodigden en of er speciale vereisten zijn met betrekking tot deze bijeenkomst. Ze informeert naar de kosten van de zaal, mogelijkheden voor zaalopstelling, de catering en elektronische voorzieningen etc. Ze overlegt met de directie/manager(s) over de locatie en reserveert deze evt. in een zaalreserveringssysteem of volgt een procedure hiervoor. Ze voert de gegevens in of laat de gegevens invoeren en bevestigt de reservering. In overleg bespreekt ze de voorgestelde agenda, de te besteden tijd per onderwerp, en de persoon die elk onderwerp zal leiden. Ze verstuurt tijdig de uitnodiging met daarin alle informatie over de bijeenkomst. Ze verzendt indien mogelijk een (digitale) versie van het voorbereide dossier, zodat deelnemers zich kunnen voorbereiden. Kort voor aanvang van de bijeenkomst checkt ze of alles in orde is. De locatie en de faciliteiten zijn gereserveerd op de geplande datum. De deelnemers zijn goed en tijdig geïnformeerd over het doel, de plaats en de datum van de bijeenkomst en op het juiste tijdstip voorzien van de benodigde informatie, waardoor de bijeenkomst (technisch) volgens plan verloopt. Vakkennis en vaardigheden Competentie en component(en) Prestatie-indicator Communicatieve vaardigheden van opties Kennis van de kwaliteitseisen van de organisatie Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette van een (digitaal) registratiesysteem van communicatiemiddelen Kennis van en vaardigheid in het toepassen van onderhandelingstechnieken Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken Kennis van verschillen tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen Rekenvaardigheid Beslissen en activiteiten initiëren Beslissingen nemen Verantwoordelijkheid nemen voor eigen beslissingen en activiteiten Op eigen initiatief handelen Samenwerken en overleggen Afstemmen Proactief informeren De directiesecretaresse/managementassistent neemt op goede gronden en op eigen initiatief tijdig beslissingen over zaken die zich voordoen bij het organiseren van bijeenkomsten, hakt knopen door als haar bevoegdheden haar dat toestaan, houdt rekening met het budget van de organisatie en/of haar eigen budget, gaat verantwoordelijk om met de middelen, mijdt risico s op overschrijding van het budget en neemt de verantwoordelijkheid op zich, indien zich onverhoopt een overschrijding van het budget voordoet. De directiesecretaresse/managementassistent overlegt tijdig en regelmatig met de directie/het management voor afstemming over de uit te voeren taken en de informatievoorziening aan genodigden bij het organiseren van bijeenkomsten, overlegt tijdig met de eigen collega s en indien nodig met de betrokken organisaties/relaties over zaken die met het organiseren van bijeenkomsten te maken hebben, toont flexibiliteit Pagina 121 van 154

122 Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.3 werkproces: Organiseert bijeenkomsten Toetsenbordvaardigheid van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) Kennis van en vaardigheid in het vinden van (regionale) locaties en faciliteiten van een planning, draaiboek of checklist Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Inzicht in het belang voor de organisatie van informatie-uitwisseling van een (digitaal) reserveringssysteem Met druk en tegenslag omgaan Effectief blijven presteren onder druk Bedrijfsmatig handelen Kostenbewust handelen Instructies en procedures opvolgen Werken conform voorgeschreven procedures Instructies opvolgen Presenteren Duidelijk uitleggen en toelichten Kernachtig communiceren Vakdeskundigheid toepassen Vakspecifieke mentale vermogens aanwenden Vakspecifieke manuele vaardigheden aanwenden Plannen en organiseren Activiteiten plannen Tijd indelen maar ook vasthoudendheid bij het organiseren van bijeenkomsten, houdt het budget in de gaten en verzorgt proactief de informatievoorziening aan genodigden en medewerkers van de eigen organisatie. De directiesecretaresse/managementassistent blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden. De directiesecretaresse/managementassistent gaat verantwoordelijk om met de middelen van de organisatie bij het plannen en organiseren van bijeenkomstenvoor de leidinggevende(n), handelt kostenbewust en zoekt naar de juiste prijs-kwaliteitverhouding. De directiesecretaresse/managementassistent volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor de juiste afhandeling van de taken mbt het organiseren van bijeenkomsten. De directiesecretaresse/managementassistent legt tijdens de bijeenkomst zaken mbt de bijeenkomst duidelijk uit aan de deelnemers, geeft een kernachtige presentatie betreffende onderwerpen van organisatorische, logistieke of communicatieve aard. De directiesecretaresse/managementassistent werkt vlot en accuraat bij het organiseren van bijeenkomsten en maakt efficiënt gebruik van haar netwerk, de (digitale) apparatuur en overige hulpmiddelen. De directiesecretaresse/managementassistent plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij het organiseren van bijeenkomsten mbv een planning of checklist, stelt prioriteiten, stemt werkzaamheden op elkaar af, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij. Pagina 122 van 154

123 Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.3 werkproces: Organiseert bijeenkomsten Op de behoeften en verwachtingen van de "klant" richten Aansluiten bij behoeften en verwachtingen Formuleren en rapporteren Correct formuleren Structuur aanbrengen Vlot en bondig formuleren Communicatie op de ontvanger(s) richten De directiesecretaresse/managementassistent sluit in de wijze waarop ze bijeenkomsten organiseert aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen, knelpunten snel op te lossen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij de organisaties/relaties. De directiesecretaresse/managementassistent hanteert de correcte spelling en grammatica en het correcte idioom, formuleert vlot en bondig bij het overbrengen van mondelinge en/of schriftelijke zakelijke informatie, structureert de informatie die wordt uitgewisseld en houdt rekening met de doelgroep. Pagina 123 van 154

124 Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.4 werkproces: Maakt verslag en handelt zaken af Omschrijving Gewenst resultaat De directiesecretaresse/managementassistent gaat van te voren na of een uitgebreid of beknopt verslag nodig is of kan worden volstaan met een besluitenlijst. Ze leest ter voorbereiding op de vergadering de stukken door. Tijdens de vergadering maakt ze aantekeningen of ze notuleert m.b.v. een laptop en opnameapparatuur. Na de vergadering maakt ze op basis van de aantekeningen een uitgebreid of beknopt verslag of een besluitenlijst. Het verslag is een juiste weergave van het besprokene. Het document is volgens de huisstijl. Vakkennis en vaardigheden Competentie en component(en) Prestatie-indicator Communicatieve vaardigheden van opties van een (elektronisch) archiveringssysteem. Toetsenbordvaardigheid van opnameapparatuur van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) van (digitale) hulpmiddelen bij verslaglegging van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Ethisch en integer handelen Integer handelen Formuleren en rapporteren Correct formuleren Structuur aanbrengen Vlot en bondig formuleren Communicatie op de ontvanger(s) richten Vakdeskundigheid toepassen Vakspecifieke mentale vermogens aanwenden Vakspecifieke manuele vaardigheden aanwenden Plannen en organiseren Activiteiten plannen Tijd indelen Instructies en procedures opvolgen Instructies opvolgen Werken conform voorgeschreven procedures De directiesecretaresse/managementassistent toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het maken van een verslag en de afhandeling van zaken. De directiesecretaresse/managementassistent hanteert de correcte spelling en grammatica en het correcte idioom, formuleert vlot en bondig en maakt onderscheidbij tussen hoofd- en bijzaken bij het maken van een verslag en het afhandelen van zaken, structureert de informatie en houdt rekening met de doelgroep De directiesecretaresse/managementassistent werkt vlot en accuraat bij het maken van een verslag en het afhandelen van zaken die voortkomen uit de bijeenkomst, maakt efficiënt gebruik van (digitale) apparatuur en overige hulpmiddelen tbv het maken van het verslag en het afhandelen van zaken. De directiesecretaresse/managementassistent plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij het organiseren van bijeenkomsten mbv een planning of checklist, stelt prioriteiten, stemt werkzaamheden op elkaar af, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij. De directiesecretaresse/managementassistent volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist opstellen van Pagina 124 van 154

125 Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.4 werkproces: Maakt verslag en handelt zaken af Met druk en tegenslag omgaan Effectief blijven presteren onder druk een verslag en het afhandelen van zaken die voortkomen uit de bijeenkomst De directiesecretaresse/managementassistent blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij het maken van het verslag en het afhandelen van zaken die voortkomen uit de bijeenkomst. Pagina 125 van 154

126 Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.5 werkproces: Ontvangt bezoekers Omschrijving Gewenst resultaat De directiesecretaresse/managementassistent ontvangt (internationale) bezoekers/relaties, informeert in voorkomende gevallen naar het doel van het bezoek en voorziet hen van informatie. De bezoekers worden ingeschreven en de directiesecretaresse/ managementasssistent verwijst of begeleidt de bezoekers naar de juiste persoon/personen. Bezoekers/relaties zijn correct ontvangen, voldoende geïnformeerd en doorverwezen naar de juiste plaats en/of persoon. Vakkennis en vaardigheden Competentie en component(en) Prestatie-indicator Communicatieve vaardigheden Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette van een (digitaal) registratiesysteem Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken Kennis van verschillen tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen Kennis van en vaardigheid in het geven van instructies Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Aandacht en begrip tonen Interesse tonen Luisteren Presenteren Duidelijk uitleggen en toelichten Met druk en tegenslag omgaan Effectief blijven presteren onder druk Instructies en procedures opvolgen Werken conform voorgeschreven procedures Instructies opvolgen Relaties bouwen en netwerken Relaties opbouwen met mensen Relaties opbouwen op verschillende niveaus Relatienetwerk onderhouden en benutten Op de behoeften en verwachtingen van de "klant" richten Aansluiten bij behoeften en verwachtingen De directiesecretaresse/managementassistent luistert goed naar de bezoekers of relaties en het doel van hun bezoek, voorziet hen van informatie, begeleidt hen evt. naar de gewenste locatie en communiceert onderhoudend over alledaagse onderwerpen (weer, verkeer). De directiesecretaresse/managementassistent legt zaken mbt het af te leggen bezoek en/of de route naar de locatie duidelijk uit aan de bezoekers/relaties. De directiesecretaresse/managementassistent blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij het ontvangen van bezoekers/relaties. De directiesecretaresse/managementassistent volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist ontvangen van bezoekers. De directiesecretaresse/managementassistent investeert intern en extern tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede werkrelaties op verschillende niveaus tbv de leidinggevende(n), de organisatie en haarzelf. De directiesecretaresse/managementassistent sluit in de wijze waarop ze bezoekers ontvangt aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend Pagina 126 van 154

127 Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.5 werkproces: Ontvangt bezoekers Ethisch en integer handelen Integer handelen op te stellen, knelpunten snel op te lossen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij de organisaties/relaties. De directiesecretaresse/managementassistent toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het ontvangen van bezoekers. Pagina 127 van 154

128 Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.7 werkproces: Regelt reizen en accommodaties Omschrijving Gewenst resultaat De directiesecretaresse/managementassistent regelt binnen- en buitenlandse zakenreizen en hotelaccommodaties. Ze informeert naar de wensen voor de wijze van vervoer en verblijfsmogelijkheid en checkt de beschikbaarheid gebaseerd op deze wensen. Daarnaast regelt ze zonodig de kantoorbagage. De meest geschikte reis- en verblijfmogelijkheden voldoen aan de wensen, interesses en verwachtingen van de opdrachtgever. Vakkennis en vaardigheden Competentie en component(en) Prestatie-indicator Communicatieve vaardigheden van opties Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette van communicatiemiddelen Kennis van en vaardigheid in het toepassen van onderhandelingstechnieken Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken Rekenvaardigheid van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal van (digitale) hulpmiddelen Kennis van de financiële zaken en prijzen op de markt Beslissen en activiteiten initiëren Beslissingen nemen Op eigen initiatief handelen Samenwerken en overleggen Afstemmen Proactief informeren Plannen en organiseren Activiteiten plannen Tijd indelen Op de behoeften en verwachtingen van de "klant" richten Aansluiten bij behoeften en verwachtingen De directiesecretaresse/managementassistent neemt op goede gronden en op eigen initiatief tijdig beslissingen over het boeken van reizen en accommodaties voor de directie/het management en andere personen in de organisatie. De directiesecretaresse/managementassistent overlegt tijdig en regelmatig met de directie/het management voor afstemming bij het regelen van reizen en het boeken van accommodaties, overlegt hierover tijdig met de eigen collega s en indien nodig met de betrokken organisaties/relaties, toont flexibiliteit maar ook vasthoudendheid bij het reserveren van reizen en accommodaties, zodat de verhouding prijs-kwaliteit in evenwicht is. De directiesecretaresse/managementassistent plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij het regelen van reizen en het boeken van accommodaties, stelt prioriteiten, houdt zaken rondom de reserveringen/ boekingen in de gaten en stelt waar nodig bij. De directiesecretaresse/managementassistent sluit in de wijze waarop ze reizen regelt en accommodaties boekt aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen en knelpunten snel op te lossen. Pagina 128 van 154

129 Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.7 werkproces: Regelt reizen en accommodaties Instructies en procedures opvolgen Instructies opvolgen Werken conform voorgeschreven procedures Met druk en tegenslag omgaan Effectief blijven presteren onder druk Bedrijfsmatig handelen Financieel bewustzijn tonen Kostenbewust handelen De directiesecretaresse/managementassistent volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist regelen van reizen en boeken van accommodaties. De directiesecretaresse/managementassistent blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle situaties bij het regelen van reizen en boeken van accommodaties. De directiesecretaresse/managementassistent gaat verantwoordelijk om met middelen van de organisatie bij het organiseren van bijeenkomsten voor de directie/het management en anderen in de organisatie, handelt kostenbewust en zoekt naar de juiste prijs-kwaliteitverhouding. Pagina 129 van 154

130 Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.8 werkproces: Beheert kleine budgetten en handelt financiële zaken af Omschrijving De directiesecretaresse/managementassistent beheert een aantal kleine budgetten van de organisatie of afdeling (receptie bij jubilea of vertrekkende collega's, cadeaus bij huwelijken en geboortes). Ze beheert een klein budget waaruit de onkosten van vergaderingen en bijeenkomsten worden bekostigd (het jaarlijkse afdelingsuitje). Daarnaast beheert ze een klein budget voor het bijhouden van de kantoorvoorraad en het inkopen van goederen en diensten. Ze onderhandelt met leveranciers over de prijs van goederen en diensten. Ze controleert, verwerkt en betaalt de facturen die onder haar kleine budgetten vallen. Daarnaast verzamelt en ordent ze (financiële) gegevens (urenregistratie en onkostendeclaraties van interne- en externe projectmedewerkers, reisdeclaraties, offertes, nota s, facturen) en verwerkt deze in een administratief systeem ter voorbereiding op de verwerking ervan door de financiële en/of projectadministratie.in voorkomende gevallen verricht ze werkzaamheden (offertes opvragen, overleg voeren over inhoud en financiële aspecten van contracten) rondom contracten, tarieven en looptijd contracten. Gewenst resultaat De kleine budgetten zijn adequaat beheerd en de uitgaven zijn verantwoord. Facturen en declaraties zijn volgens voorschriften en procedures voorbereid ter verdere verwerking op de financiële administratie.facturen zijn adequaat afgehandeld en tijdig betaald. Vakkennis en vaardigheden Competentie en component(en) Prestatie-indicator Communicatieve vaardigheden Kennis van de kwaliteitseisen van de organisatie van een (digitaal) registratiesysteem van communicatiemiddelen van een (elektronisch) archiveringssysteem. Kennis van en vaardigheid in het toepassen van onderhandelingstechnieken Rekenvaardigheid van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) van officepakketten (software voor Instructies en procedures opvolgen Werken conform voorgeschreven procedures Instructies opvolgen Ethisch en integer handelen Integer handelen Bedrijfsmatig handelen Financieel bewustzijn tonen Kostenbewust handelen De directiesecretaresse/managementassistent volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures bij beheren van kleine budgetten en de afhandeling van financiële zaken. De directiesecretaresse/managementassistent toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het beheren van kleine budgetten en het afhandelen van financiële zaken. De directiesecretaresse/managementassistent weet wat de financiële consequenties zijn van de uitvoering van haar eigen werk, gaat verantwoordelijk om met middelen van de organisatie bij het beheren van kleine budgetten en de afhandeling van financiële zaken, handelt kostenbewust en zoekt naar de juiste prijskwaliteit-verhouding. Pagina 130 van 154

131 Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.8 werkproces: Beheert kleine budgetten en handelt financiële zaken af tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) Inzicht in de wijze van verwerking van financiële gegevens in de financiële administratie Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Kennis van en vaardigheid in het omgaan met financiële zaken Kennis van en vaardigheid in het verwerken van (financiële) gegevens in een (project)administratie Pagina 131 van 154

132 3. Certificeerbare eenheden In dit dossier zijn geen certificeerbare eenheden opgenomen. Pagina 132 van 154

133 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus 2012 Deel D: Verantwoording 1. Inleiding De verantwoording bij het kwalificatiedossier heeft tot doel de ontwikkeling van het kwalificatiedossier toe te lichten en te verantwoorden. Het is een verantwoording van de stappen die zijn gezet bij het opstellen van het kwalificatiedossier zodat voor derden de procesgang transparant is. Het is een toelichting op de keuzes die zijn gemaakt bij het opstellen van de kwalificaties, zodat voor gebruikers inzichtelijk is wat wel en niet in het kwalificatiedossier is opgenomen en waarom die keuzes zijn gemaakt. Het is een vooruitblik op het ontwikkelingsperspectief van de kwalificaties in het licht van de dynamiek op de arbeidsmarkt en de dynamiek in de relaties tussen opleidingsinstellingen en behoeften van het bedrijfsleven. Het Verantwoordingsdocument is van en voor de gebruikers. De verantwoording helpt het beroepsonderwijs keuzes te maken bij de inrichting van het onderwijs, de inhoud van de beroepspraktijkvorming en de examinering. Voor het bedrijfsleven wordt inzichtelijk gemaakt wat de relatie is tussen hun 'eigen' beroepscompetentieprofiel en het uiteindelijke kwalificatiedossier. Daarbij zijn twee vertaalslagen aan de orde: de selectie van een, respectievelijk het verwant verklaren van meerdere beroepscompetentieprofielen de vertaling van vakvolwassen beroepsbeoefenaar naar beginnend beroepsbeoefenaar met inachtneming van de wettelijke beroepsvereisten De verantwoording bestaat uit twee delen: Proces- en inhoudsinformatie Ontwikkel- en onderhoudsinformatie In Proces- en inhoudsinformatie staat reflectie op het ontwikkelingsproces van het kwalificatiedossier centraal. Belangrijke thema's zijn wie in welke hoedanigheid betrokken is geweest bij de ontwikkeling van het kwalificatiedossier en welke onderwerpen en discussies aan de orde waren. Maar ook wat er in dit kwalificatiedossier gewijzigd is ten opzichte van het vorige dossier. In de Ontwikkel- en onderhoudsinformatie geven de betrokken partijen aan welke agenda voor de toekomst uit het overleg en de discussiepunten tussen alle partijen tijdens het tot stand komen van het kwalificatiedossier naar voren zijn gekomen. Pagina 133 van 154

134 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus Proces- en inhoudsinformatie 2.1 Betrokkenen Dit kwalificatiedossier is ontwikkeld door het kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven ECABO, afdeling Ontwikkeling en Innovatie en besproken in de Sectorraad Secretariële beroepen. In de Sectorraad Secretariële beroepen hebben namens de werkgevers/beroepsorganisaties vier vertegenwoordigers zitting, namens de werknemers een vertegenwoordiger en vier vertegenwoordigers vanuit het onderwijs. Het kwalificatiedossier Secretariële beroepen is ontstaan door het samenvoegen van twee reeds bestaande kwalificaties te weten Directiesecretaresse en Managementassistent (versie ). Middels diverse expertmeetingen met ervaren vertegenwoordigers uit het bedrijfsleven is een inventarisatie gehouden naar de trends en ontwikkelingen in de verschillende beroepen. Een van de uitkomsten van deze expertmeetingen was dat er in hoge mate overlap is tussen de Directiesecretaresse en Managementassistent. Het advies van de experts luidde om deze twee kwalificaties samen te voegen tot Directiesecretaresse/Managementassistent. De experts adviseren voor de medisch en juridisch secretaresse een aparte kwalificaties te handhaven vanwege de specifieke contexten in deze branches waarin wordt gewerkt. Daarnaast is een sterke voorkeur vanuit de klankbordgroepleden en de branche om het niveau van juridisch en medisch secretaresse te verhogen naar niveau 4. In de sector Secretariële beroepen wordt het ECABO-bestuur ondersteund door een sectorraad. Deze raad, met afgevaardigden uit het bedrijfsleven én onderwijs, behartigt de opleidingsbelangen voor de beroepsgroep. Namens de werkgevers / beroepsorganisaties - Secretary Plus - Manpower - Nederlandse Vereniging van Directiesecretaressen (NVD) - European Management Assistants (EUMA) Namens de werknemers - FNV Bondgenoten Namens het onderwijs De MBO Raad vaardigt drie vertegenwoordigers af vanuit het reguliere beroepsonderwijs (ROC) en vanuit de gezamenlijk particuliere opleiders een vertegenwoordiger van de Nederlandse Raad voor Training en Opleiding (NRTO). Op 7 en 9 september 2010 zijn in totaal een 30-tal klankbordgroepleden bijeen geweest voor het beoordelen van het dossier. Enerzijds aan het bedrijfsleven de vraag of men zich voldoende herkend in de omschrijving van de beroepen in de diverse kwalificaties en anderszijds aan het onderwijs of van de inhoud van het dossier goed onderwijs is te maken. Op basis van beoordelingen en opmerkingen van de leden van de sectorraad secretariële beroepen, de klankbordgroepleden en experts zijn aanbevelingen en discussiepunten geformuleerd. Het dossier is besproken in de Sectorraad Secretariële beroepen ECABO op 16 september De inhoud en het niveau van het dossier zijn beoordeeld en voorzien van een positief advies met uitzondering van het aantal op te nemen talen voor de directiesecretaresse/managementassistent. In november 2010 is het dossier besproken in de Paritaire commissie beroepsonderwijs bedrijfsleven ECABO. De Paritaire commissie beroepsonderwijs bedrijfsleven ECABO bestond op dat moment uit twee vertegenwoordigers vanuit de werkgevers/beroepsorganisaties (namens Raad van de Centrale Ondernemingsorganisaties (RCO)), een vanuit de werknemersorganisaties (namens MHP/CNV/FNV), een vertegenwoordiger vanauit het particuliere onderwijs, de Nederlandse Raad voor Training en Opleiding (NRTO) drie vanuit het reguliere beroesponderwijs (afgevaardigd vanuit de MBO Raad) en twee adviserende leden, waarvan een vanuit het vmbo en een vanuit het hbo. Pagina 134 van 154

135 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus Verwantschap Voor het opstellen van het kwalificatiedossier Secretariële beroepen is gebruik gemaakt van de beroepscompetentieprofielen: Secretaresse ( ) Juridisch secretaresse ( ) Medisch secretaresse ( ) Directiesecretaresse/managementassistent ( ) Voor deze vier BCP's geldt dat zij wat betreft aard van de werkzaamheden grote overeenkomst vertonen en zich hiermee tegelijkertijd onderscheiden van BCP's van andere sectoren. Gelet op de kerntaken van de beroepscompetentieprofielen moet worden opgemerkt dat de diverse activiteiten van het secretaresseberoep sterk verwant zijn aan elkaar. Deze BCP's vertonen onderling grote verwantschap op het niveau van kerntaken, werkprocessen en competenties. Het komt zelfs voor dat kerntaken, werkprocessen en competenties hetzelfde zijn. Verwantschapsvergelijkingen tussen de vier beroepscompetentieprofielen levert grote overeenkomsten op ten aanzien van de twee geformuleerde kerntaken. 'Voert taken rondom management uit' en 'Voert taken rond planning en organisatie uit'. Naast overeenkomsten zijn er ook verschillen in de vier beschreven beroepen (oftewel in de vier beroepscompetentieprofielen). Een wezenlijk verschil is de werkplek waar de beroepsbeoefenaren hun werk uitvoeren: Directiesecretaressen/Managementassistenten werken voornamelijk op organisatieniveau terwijl Secretaressen veelal op afdelingsniveau werkzaam zijn. Juridisch en Medisch secretaressen zijn werkzaam in een heel andere context. De hoofdtaak van b.v. de medisch secretaresse is het dagelijkse spreekuur voor patiënten verzorgen. Daarbij komt het gebruik van de medische terminologie en de kennis van de werking van het menselijk lichaam. Voor de juridisch secretaresse draait het dagelijks om de vele procedures en de specialistische correspondentie. Van de directiesecretaresse/managementassistent, de medisch en juridisch secretaresse wordt verwacht dat zij de werkzaamheden geheel zelfstandig kunnen uitvoeren. Leidinggevenden op dit niveau zijn niet in de gelegenheid om secretaressen aan te sturen. Het werken op dit niveau uit zich in de omvangrijkheid, zelfstandigheid, grotere verantwoordelijkheid en complexiteit van de werkzaamheden. Ook het ontvangen van in- en externe relaties en het afbreukrisico m.b.t. financiën ligt op een hoger werk- en denkniveau. Daarnaast is het reken- en taalniveau hoger bij de directiesecretaresse/managementassistent, medisch secretaresse en de juridisch secretaresse. De directiesecretaresse/managementassistent is, net als de secretaresse, verantwoordelijk voor de uitvoering van het eigen takenpakket en moeten zich daarvoor ook tegenover collega's en leidinggevenden kunnen verantwoorden. De complexiteit van de taken is relatief groot omdat de directiesecretaresse/managementassistent, medisch secretaresse en de juridisch secretaresse ook in staat moet zijn om nieuwe procedures te bedenken, bestaande te combineren en de werkzaamheden moet kunnen coördineren. Voor deze kwalificatie is een middenkaderopleiding noodzakelijk. De directiesecretaresse/managementassistent beschikken voornamelijk over beroepsafhankelijke competenties. Voor deze kwalificaties is een middenkaderopleiding noodzakelijk. De BCP's van de sector secretarieel zijn vergeleken met de meest verwante BCP's van de andere sectoren binnen ECABO, te weten Administratief juridisch medewerker zakelijke dienstverlening. Uit de vergelijking van de kerntaken en competenties kwam naar voren dat de verwantschap tussen de BCP's van de sector secretarieel en BCP's van de sector juridisch gering is en dat ook de werkzaamheden in een andere context plaatsvinden. Pagina 135 van 154

136 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus Vertaling beroepscompetentieprofielen in kwalificatiedossier Voor het ontwikkelen van het kwalificatiedossier Secretariële beroepen is gebruik gemaakt van de in 2010 ontwikkelde beroepscompetentieprofielen voor Secretaresse, Juridisch secretaresse, Medisch secretaresse en Directiesecretaresse/Managementassistent. 1. De afzonderlijke beroepscompetentieprofielen van Directiesecretaresse en Management-assistent uit 2003 kenden een dusdanige overlap in kerntaken en werkprocessen dat deze twee beroespcompetentieprofielen zijn samengevoegd. 2. Het niveau van de kwalificaties Juridisch secretaresse en Medische secretaresse is van mbo-3 naar mbo-4 verhoogd, omdat de context waarin de werkzaamheden worden uitgevoerd om een hoger niveau vragen. 3. De 3 kerntaken uit het kwalificatiedossier en eerdere versies bevatten drie kerntaken. De veranderingen in het karakter van de werkzaamheden van de secretariële beroepen hebben geleid tot samenvoeging van verschillende onderdelen en verwijdering van andere, zodat kon worden volstaan met twee kerntaken in het kwalificatiedossier Door de bestaande kerntaken en werkprocessen binnen deze profielen op een hoger aggregatieniveau te formuleren binnen het verbeterde format, wordt het mogelijk om vier diploma's binnen één beroepengroep te definiëren. Het verschil tussen de vakvolwassen en beginnend beroepsbeoefenaar komt in het kwalificatiedossier tot uitdrukking in de beschrijving van de kerntaken, werkprocessen en (met name) de prestatie-indicatoren. Het kwalificatiedossier is concreter beschreven dan het beroepscompetentieprofiel. Deze concretisering geeft duidelijker weer wat de taken zijn van een beginnend beroepsbeoefenaar. Zo omschrijven de kerntaken en de werkprocessen in een kwalificatiedossier de essentie van wat een beginnend beroepsbeoefenaar bij zijn start op de arbeidsmarkt doet. Vertaling van ervaren naar beginnend beroepsbeoefenaar De BCP's beschrijven competenties op het niveau van een vakvolwassen beroepsbeoefenaar. Een beginnend beroepsbeoefenaar opereert in eerste instantie op een lager niveau. In het kwalificatiedossier heeft de vertaling van een vakvolwassen beroepsbeoefenaar naar een beginnend beroepsbeoefenaar o.a. vorm gekregen in de formulering van competenties en samenhangende prestatie-indicatoren en in de formulering van de kerntaken ( rol en verantwoordelijkheid', complexiteit' en keuze en dilemma's'). Er wordt een vertaaldocument opgeleverd (van het oude naar het nieuwe dossier) als het nieuwe dossier gereed is. Schematisch overzicht van de kerntaken uit de Beroepscompetentieprofielen. Kerntaken Secretariële beroepen 1. Voert taken rondom informatiemanagement uit 2. Voert taken rondom planning en organisatie uit Pagina 136 van 154

137 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus Nederlands, rekenen en moderne vreemde talen Secretaresse Nederlands Indicatief bevindt de beroepsinhoud van de Secretaresse zich op het volgende niveau: Mondelinge taalvaardigheid: 2F Leesvaardigheid: 2F Schrijfvaardigheid: 2F Taalverzorging en taalbeschouwing: 2F Toelichting: Beroepsvoorbeeld + werkproces + motivatie (informatie uit Referentiekader taal en rekenen Meijerink ). Mondelinge taalvaardigheid Gesprekken voeren 2F Werkproces 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Werkproces 2.5 Ontvangt bezoekers Aangeven van eigen gespreksdoel, gericht doorvragen bij vergaren van informatie, hanteren van formeel en informeel taalgebruik, kiezen van juiste taalvariant, beschikken over voldoende grote woordenschat, redelijk grote grammaticale beheersing. Mondelinge taalvaardigheid Luisteren 2F Werkproces 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Werkproces 2.5 Ontvangt bezoekers Luisteren naar alledaagse en/of zakelijke gesproken teksten (opdracht, instructie, lezing, presentatie tijdens vergadering) van heldereopbouw en maximale lengte van 20 minuten op diverse media (radio, tv, internet, cd-rom, dvd etc.), hoofdpunten begrijpen in alledaagse en/of gesproken zakelijke teksten, hoofdpunten weergeven van alledaagse en/of zakelijke teksten. Mondelinge taalvaardigheid Spreken 2F Werkproces 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Werkproces 2.5 Ontvangt bezoekers Op een redelijk vloeiende manier een korte uitleg geven aan bezoekers of in grote lijnen een handeling uiteenzetten of een verklaring geven, informatie verzamelen over een alledaags en/of zakelijk onderwerp en daarover een korte presentatie geven, een kort, duidelijk gestructureerd verhaal vertellen in eenvoudige zinnen, beschikken over voldoende grote woordenschat, redelijk grote grammaticale beheersing. Lezen 2F Werkproces 1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Werkproces 1.4 Verzorgt de dossiervorming en het dossierbeheer Lezen van alledaagse en/of zakelijke teksten (instructies, correspondentie, voorlichtingmateriaal, kranten- en internetberichten, verslagen, rapporten, schema s etc.), beschikken over voldoende grote woordenschat, redelijk grote grammaticale beheersing. Teksten zijn duidelijk van opbouw, de inhoud is minder complex. Hoofdpunten begrijpen in alledaagse en/of gesproken zakelijke teksten, hoofdpunten weergeven van alledaagse en/of zakelijke teksten, onderscheid maken tussen hoofd- en bijzaken, verbanden in teksten begrijpen. Schrijven 2F Werkproces 1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Werkproces 2.4 Maakt verslagen en handelt zaken af Informatie uit verschillende bronnen aanwenden om samenhangende teksten ( s, brieven, korte notitie etc.) te schrijven met een eenvoudige, lineaire structuur over alledaagse en/of zakelijke onderwerpen. Taalverzorging 2F Werkproces 1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Werkproces 2.4 Maakt verslagen en handelt zaken af Past regels voor spelling, interpunctie en grammaticale begrippen voor werkwoordsspelling correct toe (inclusief moeilijke gevallen mbt spelling persoonsvormen en voltooid deelwoorden, interpunctie en afbreekregels). Pagina 137 van 154

138 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus 2012 Conclusie: voor Nederlands zijn de verplicht gestelde niveaus gelijk aan de niveaus benodigd voor het beroep. Rekenen Indicatief bevindt de beroepsinhoud van de Secretaresse zich op het volgende niveau: Getallen: 2F Verhoudingen: 2F Meten en meetkunde: 2F Verbanden: 2F Toelichting: Rekenen, versie Beroepsvoorbeeld + werkproces + motivatie (informatie uit Referentiekader taal en rekenen Meijerink ). Getallen 2F Werkproces 2.2 Boekt vergaderruimte en faciliteiten Werkproces 2.9 Handelt facturen en declaraties af Foutloos alfanumerieke en numerieke gegevens invoeren, btw berekeningen uitvoeren,tijdsduur berekenen, rekenmachine gebruiken. Verhoudingen 2F Werkproces 2.2 Boekt vergaderruimte en faciliteiten Werkproces 2.7 Regelt reizen en accommodaties Procenten en breuken berekenen en afronden, vergrotingen en verkleiningen (bij kopiëren) Verhouding aantal-ruimte schatten, verhouding aantal-omvang schatten. Meten en meetkunde 2F Werkproces 2.2 Boekt vergaderruimte en faciliteiten Werkproces 2.7 Regelt reizen en accommodaties Routebeschrijving geven naar een intern vergaderlocatie, plattegrond interpreteren. Verbanden 2F Werkproces 2.7 Regelt reizen en accommodaties Werkproces 2.9 Handelt facturen en declaraties af (Alfa)numerieke gegevens (in tabellen/timetables, aankomst- en vertrektijden, tarieven etc.) lezen, informatie lezen in tabellen en grafieken, informatie ordenen in een (digitale) systeem voor gegevensbeheer. Conclusie: voor Rekenen zijn de verplicht gestelde niveaus gelijk aan de niveaus benodigd voor het beroep. Moderne vreemde talen - een MVT naar keuze Indicatief bevindt de beroepsinhoud van de Secretaresse zich op het volgende niveau: Luisteren: B1 Lezen: B1 Gesprekken voeren: B1 Spreken: A2 Schrijven: B1 Toelichting: De (moderne) vreemde taal is voor zover relevant voor de beroepsuitoefening uitgewerkt. Beroepsvoorbeeld + werkproces + motivatie (informatie uit Raamwerk MVT, 2004). Luisteren B1 Werkproces 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Werkproces 2.5 Ontvangt bezoekers Luisteren naar de belangrijkste informatie in eenvoudige (telefoon)gesprekken. Luisteren naar zakelijke gesproken teksten (vergadering, lezing, radio, tv, internet etc.) en hoofdpunten begrijpen. Het taalgebruik is eenvoudig. Het spreektempo is normaal. Er wordt duidelijk gearticuleerd gesproken. De teksten zijn niet al te lang. Pagina 138 van 154

139 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus 2012 Lezen B1 Werkproces 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Werkproces 2.5 Ontvangt bezoekers Lezen van teksten en daarin hoofdpunten en belangrijkste feitelijke informatie kunnen halen. Het taalgebruik is eenvoudig en alledaags. De teksten zijn goed gestructureerd en kunnen langer zijn. De woordenschat is toereikend voor alledaagse onderwerpen. Gesprekken voeren B1 Werkproces 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Werkproces 2.5 Ontvangt bezoekers Eenvoudige feitelijke informatie geven. Eenvoudige feitelijke informatie achterhalen. In beperkte mate deelnemen aan een discussie. De woordenschat is toereikend voor alledaagse onderwerpen. De grammatica is redelijk accuraat en er wordt gebruik gemaakt van frequente routines. Er worden eenvoudige face tot face gesprekken gevoerd. De spreker is goed te volgen, gebruikt kortere, eenvoudige zinnen en de uitspraak is duidelijk verstaanbaar. Spreken A2 Werkproces 1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Werkproces 1.4 Verzorgt de dossiervorming en het dossierbeheer Een vooraf ingeoefende mededeling doen. Een kort eenvoudig vooraf ingeoefende praatje houden voor een kleine groep. Er worden standaardpatronen gebruikt in alledaagse situaties. Er worden eenvoudige constructies gebruikt. De zinnen zijn kort en er wordt gesproken met pauzes en herformuleringen. De uitspraak is duidelijk genoeg om de spreker te verstaan. Schrijven B1 Werkproces 1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Werkproces 2.4 Maakt verslagen en handelt zaken af Eenvoudige brieven/ s schrijven. Korte eenvoudig verslagen schrijven. De woordenschat is toereikend voor alledaagse onderwerpen. Er is een redelijke correct gebruik van frequente routines. Spelling en interpunctie zijn meestal accuraat genoeg om te volgen. Aanvullend: advies voor tweede moderne vreemde taal binnen de vrije ruimte De Sectorraad Secretariële beroepen brengt het advies uit om één moderne vreemde taal voor de kwalificatie Secretaresse op te nemen in het kwalificatiedossier Secretariële beroepen en adviseert daarnaast met klem facultatief een tweede moderne vreemde taal in de vrije ruimte van de opleiding aan te bieden omwille van de vraag van de regionale arbeidsmarkt en de doorstroom naar mbo-niveau 4. Het advies is om de tweede moderne vreemde taal op A2 aan te bieden. Uitzondering hierop vormt het onderdeel Spreken, hiervoor wordt A1 geadviseerd. Hieronder worden ter ondersteuning beroepsmatige voorbeelden per onderdeel gegeven. Beroepsvoorbeeld + werkproces + motivatie (informatie uit Raamwerk MVT, 2004). Luisteren A2 Werkproces 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Werkproces 2.5 Ontvangt bezoekers Luisteren naar eenvoudige (telefoon)gesprekken en het onderwerp bepalen. Luisteren naar korte eenvoudige zakelijke gesproken teksten (eenvoudige feitelijke informatie, uitleg, instructie) en deze begrijpen. Het taalgebruik is eenvoudig. Het spreektempo is laag. Er wordt duidelijk gearticuleerd gesproken. De teksten zijn kort. Lezen A2 Werkproces 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Werkproces 2.5 Ontvangt bezoekers Lezen van korte eenvoudige teksten en het onderwerp begrijpen. Lezen van korte eenvoudige zakelijke teksten (eenvoudige feitelijke informatie, uitleg, instructie) en informatie kunnen vinden en begrijpen. Pagina 139 van 154

140 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus 2012 Het taalgebruik is eenvoudig en alledaags. De teksten zijn kort en helder van structuur. De woordenschat bestaat uit hoogfrequent vocabulaire. Gesprekken voeren A2 Werkproces 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Werkproces 2.5 Ontvangt bezoekers Eenvoudige en alledaagse feitelijke informatie geven en vragen. Eenvoudige korte face to face gesprekken voeren over alledaagse vertrouwde onderwerpen, waarbij weinig initiatief wordt genomen de conversatie gaande te houden. Standaardpatronen, uit het hoofd geleerde uitdrukkingen, gebruikt in kort zinnen. De grammaticale constructies zijn eenvoudig en er worden nog fouten gemaakt. De spreker gebruikt korte eenvoudige uitdrukkingen en de uitspraak is duidelijk genoeg om verstaanbaar te zijn. Spreken A1 Werkproces 1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Werkproces 1.4 Verzorgt de dossiervorming en het dossierbeheer Een zeer korte vooraf ingeoefende mededeling doen. Er worden standaardpatronen gebruikt in alledaagse situaties. Er worden eenvoudige uitdrukkingen gebruikt. Er worden eenvoudige grammaticale constructies en uit het hoofd geleerde uitdrukkingen gebruikt. Er worden losse woorden, korte geïsoleerde uitdrukkingen en standaarduitdrukkingen gebruikt. De uitspraak van de korte geïsoleerde uitdrukkingen en standaarduitdrukkingen zijn met enige inspanning van de luisteraar verstaanbaar. Schrijven A2 Werkproces 1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Werkproces 2.4 Maakt verslagen en handelt zaken af Heel eenvoudige brieven/ s schrijven. Korte eenvoudig aantekeningen maken, als de boodschap herhaald kan worden. Eenvoudige standaardformulieren invullen. Er worden eenvoudige standaardpatronen en uit het hoofd geleerde uitdrukkingen gebruikt. Er worden eenvoudige grammaticale constructies gebruikt, waarin nog systematische fouten voorkomen. Er worden spelfouten gemaakt. Pagina 140 van 154

141 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus Juridisch secretaresse Nederlands Indicatief bevindt de beroepsinhoud van de Juridisch secretaresse zich op het volgende niveau: Mondelinge taalvaardigheid: 3F Leesvaardigheid: 3F Schrijfvaardigheid: 3F Taalverzorging en taalbeschouwing: 3F Toelichting: Beroepsvoorbeeld + werkproces + motivatie (informatie uit Referentiekader taal en rekenen Meijerink ). Mondelinge taalvaardigheid Gesprekken voeren 3F Werkproces 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Werkproces 2.5 Ontvangt bezoekers Zonder moeite (telefoon)gesprekken voeren met meerdere doelen, afstemmen op de gesprekspartner en kiezen van juiste taalvariant (verschillende doelgroepen in relaties, formeel of informeel van toon), gebruiken van juiste woordkeuze, tonen betrekkelijk grote beheersing van grammatica. Mondelinge taalvaardigheid Luisteren 3F Werkproces 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Werkproces 2.5 Ontvangt bezoekers Luisteren naar uiteenlopende zakelijke gesproken teksten (opdracht, instructie, lezing, presentatie tijdens vergadering) van diverse opbouw en maximale lengte van 30 minuten op diverse media (radio, tv, internet, cd-rom, dvd etc.), informatie destilleren en interpreteren uiteenlopende gesproken zakelijke teksten, samenvatten van gesproken zakelijke teksten. Mondelinge taalvaardigheid Spreken 3F Werkproces 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Werkproces 2.5 Ontvangt bezoekers Op een aantrekkelijke manier een korte uitleg geven aan bezoekers of een langer samenhangend verhaal presenteren met een inleiding, een kern en een slot, afgestemd op het publiek/de doelgroep en vragen beantwoorden naar aanleiding van de presentatie. Lezen 3F Werkproces 1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Werkproces 1.4 Verzorgt de dossiervorming en het dossierbeheer Lezen van uiteenlopende zakelijke teksten (correspondentie, voorlichtingmateriaal, kranten- en internetberichten, verslagen, rapporten, schema s etc.) over onderwerpen van verschillende aard, duidelijk van opbouw en relatief complex van inhoud. Begrijpen en interpreteren van zakelijke informatie en daaruit gegevens destilleren en/of samenvatten, onderscheid maken tussen hoofd- en bijzaken, feiten en meningen, standpunten en argumenten. Schrijven 3F Werkproces 1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Werkproces 2.4 Maakt verslagen en handelt zaken af Informatie uit verschillende bronnen aanwenden om adequate teksten van uiteenlopende zakelijke aard te schrijven (correspondentie, verslagen, formulieren etc.) en van variabele lengte. Taalverzorging 3F Werkproces 1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Werkproces 2.4 Maakt verslagen en handelt zaken af Past regels voor spelling, interpunctie en grammaticale begrippen voor werkwoordsspelling correct toe (inclusief moeilijke gevallen mbt spelling persoonsvormen en voltooid deelwoorden, interpunctie en afbreekregels). Conclusie: voor Nederlands zijn de verplicht gestelde niveaus gelijk aan de niveaus benodigd voor het beroep. Rekenen Indicatief bevindt de beroepsinhoud van de Juridisch secretaresse zich op het volgende niveau: Pagina 141 van 154

142 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus 2012 Getallen: 3F Verhoudingen: 3F Meten en meetkunde: 3F Verbanden: 3F Toelichting: Rekenen, versie Beroepsvoorbeeld + werkproces + motivatie (informatie uit Referentiekader taal en rekenen Meijerink ). Getallen 3F Werkproces 2.2 Boekt vergaderruimte en faciliteiten Werkproces 2.9 Handelt facturen en declaraties af Foutloos alfanumerieke en numerieke gegevens invoeren, aantallen schatten, btw berekeningen uitvoeren, tijdsverschil berekenen, tijdsduur berekenen. Verhoudingen 3F Werkproces 2.2 Boekt vergaderruimte en faciliteiten Werkproces 2.7 Regelt reizen en accommodaties Verhouding aantal-ruimte schatten, verhouding aantal-omvang faciliteiten schatten, verhouding aantal-prijs schatten, verhouding prijs-kwaliteit schatten. Meten en meetkunde 3F Werkproces 2.2 Boekt vergaderruimte en faciliteiten Werkproces 2.7 Regelt reizen en accommodaties Routebeschrijving geven/opstellen naar een intern/externe vergaderlocatie, grootte van een gezelschap en de grootte van een vergaderlocatie met elkaar in overeenstemming brengen, locatie vinden m.b.v. coördinaten in Google Earth. Verbanden 3F Werkproces 2.7 Regelt reizen en accommodaties Werkproces 2.9 Handelt facturen en declaraties af (Alfa)numerieke gegevens(in tabellen/timetables, aankomst- en vertrektijden, tarieven etc.) interpreteren, informatie ordenen in tabellen en grafieken, informatie in tabellen en grafieken interpreteren, informatie ordenen in een (digitale) systeem voor gegevensbeheer. Conclusie: voor rekenen zijn de verplicht gestelde niveaus gelijk aan de niveaus benodigd voor het beroep. Moderne vreemde talen - een MVT naar keuze Indicatief bevindt de beroepsinhoud van de Juridisch secretaresse zich op het volgende niveau: Luisteren: B2 Lezen: B2 Gesprekken voeren: B2 Spreken: B1 Schrijven: B2 Toelichting: De (moderne) vreemde taal is voor zover relevant voor de beroepsuitoefening uitgewerkt. Moderne vreemde taal 1, versie Beroepsvoorbeeld + werkproces + motivatie (informatie uit Raamwerk MVT, 2004). Luisteren B2 Werkproces 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Werkproces 2.5 Ontvangt bezoekers Zonder moeite (telefoon)gesprekken voeren met meerdere doelen, afstemmen op de gesprekspartner en kiezen van juiste taalvariant (verschillende doelgroepen in relaties, formeel of informeel van toon). Luisteren naar uiteenlopende zakelijke gesproken teksten (opdracht, instructie, lezing, presentatie tijdens vergadering) van diverse opbouw en maximale lengte van 30 minuten op diverse media (radio, tv, internet, cd-rom, Pagina 142 van 154

143 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus 2012 dvd etc.), informatie destilleren en interpreteren uiteenlopende gesproken zakelijke teksten, samenvatten van gesproken zakelijke teksten. Het taalgebruik is complex. De spreker gebruikt standaardtaal en spreekt in een normaal tempo.de teksten kunnen lang zijn. Lezen B2 Werkproces 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Werkproces 2.5 Ontvangt bezoekers Lezen van uiteenlopende zakelijke teksten (correspondentie, voorlichtingmateriaal, kranten- en internetberichten, verslagen, rapporten, schema s etc.) over onderwerpen van verschillende aard, duidelijk van opbouw en relatief complex van inhoud. Begrijpen en interpreteren van zakelijke informatie en daaruit gegevens destilleren en/of samenvatten, onderscheid maken tussen hoofd- en bijzaken, feiten en meningen, standpunten en argumenten. Het taalgebruik varieert van eenvoudig tot complex. Er zijn geen beperkingen wat tekstlengte, woordgebruik, zinsbouw en structuur betreft. Gesprekken voeren B2 Werkproces 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Werkproces 2.5 Ontvangt bezoekers Op een aantrekkelijke manier een korte uitleg geven aan bezoekers of een langer samenhangend verhaal presenteren met een inleiding, een kern en een slot, afgestemd op het publiek/de doelgroep en vragen beantwoorden naar aanleiding van de presentatie. Het taalgebruik is toereikend om duidelijke beschrijvingen en meningen te geven. De toepassing van de grammatica is redelijk correct. Er is een redelijk vlot spreektempo en de uitspraak is duidelijk. Het beurt nemen en beëindigen van een gesprek verloopt op gepaste wijze. Spreken B1 Werkproces 1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Werkproces 1.4 Verzorgt de dossiervorming en het dossierbeheer Een presentatie geven. Mededelingen doen over alledaagse onderwerpen.de woordenschat is toereikend voor alledaagse onderwerpen. De toepassing van de grammatica is redelijk correct. Er is een redelijk vlot spreektempo en de uitspraak is duidelijk. De spreker spreekt in standaardtaal en in normaal tempo. De uitspraak is duidelijk. Schrijven B2 Werkproces 1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Werkproces 2.4 Maakt verslagen en handelt zaken af Informatie uit verschillende bronnen aanwenden om adequate teksten van uiteenlopende zakelijke aard te schrijven (correspondentie, verslagen, formulieren etc.) en van variabele lengte. De taal is toereikend om duidelijke beschrijvingen en meningen te geven. Er is een uitgebreide beheersing van de grammatica. Er zijn geen fouten die de begrijpelijkheid in de weg staan. Past regels voor spelling, interpunctie en grammaticale begrippen voor werkwoordsspelling correct toe (inclusief moeilijke gevallen mbt spelling persoonsvormen en voltooid deelwoorden, interpunctie en afbreekregels). Pagina 143 van 154

144 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus Medisch secretaresse Nederlands Indicatief bevindt de beroepsinhoud van de Medisch secretaresse zich op het volgende niveau: Mondelinge taalvaardigheid: 3F Leesvaardigheid: 3F Schrijfvaardigheid: 3F Taalverzorging en taalbeschouwing: 3F Toelichting: Beroepsvoorbeeld + werkproces + motivatie (informatie uit Referentiekader taal en rekenen Meijerink'). Mondelinge taalvaardigheid Gesprekken voeren 3F Werkproces 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Werkproces 2.5 Ontvangt bezoekers Zonder moeite (telefoon)gesprekken voeren met meerdere doelen, afstemmen op de gesprekspartner en kiezen van juiste taalvariant (verschillende doelgroepen in relaties, formeel of informeel van toon), gebruiken van juiste woordkeuze, tonen betrekkelijk grote beheersing van grammatica Mondelinge taalvaardigheid Luisteren 3F Werkproces 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Werkproces 2.5 Ontvangt bezoekers Luisteren naar uiteenlopende zakelijke gesproken teksten (opdracht, instructie, lezing, presentatie tijdens vergadering) van diverse opbouw en maximale lengte van 30 minuten op diverse media (radio, tv, internet, cd-rom, dvd etc.), informatie destilleren en interpreteren uiteenlopende gesproken zakelijke teksten, samenvatten van gesproken zakelijke teksten. Mondelinge taalvaardigheid Spreken 3F Werkproces 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Werkproces 2.5 Ontvangt bezoekers Op een aantrekkelijke manier een korte uitleg geven aan bezoekers of een langer samenhangend verhaal presenteren met een inleiding, een kern en een slot, afgestemd op het publiek/de doelgroep en vragen beantwoorden naar aanleiding van de presentatie. Lezen 3F Werkproces 1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Werkproces 1.4 Verzorgt de dossiervorming en het dossierbeheer Lezen van uiteenlopende zakelijke teksten (correspondentie, voorlichtingmateriaal, kranten- en internetberichten, verslagen, rapporten, schema's etc.) over onderwerpen van verschillende aard, duidelijk van opbouw en relatief complex van inhoud. Begrijpen en interpreteren van zakelijke informatie en daaruit gegevens destilleren en/of samenvatten, onderscheid maken tussen hoofd- en bijzaken, feiten en meningen, standpunten en argumenten. Schrijven 3F Werkproces 1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Werkproces 2.4 Maakt verslagen en handelt zaken af Informatie uit verschillende bronnen aanwenden om adequate teksten van uiteenlopende zakelijke aard te schrijven (correspondentie, verslagen, formulieren etc.) en van variabele lengte. Taalverzorging 3F Werkproces 1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Werkproces 2.4 Maakt verslagen en handelt zaken af Past regels voor spelling, interpunctie en grammaticale begrippen voor werkwoordsspelling correct toe (inclusief moeilijke gevallen mbt spelling persoonsvormen en voltooid deelwoorden, interpunctie en afbreekregels). Conclusie: voor Nederlands zijn de verplicht gestelde niveaus gelijk aan de niveaus benodigd voor het beroep. Rekenen Indicatief bevindt de beroepsinhoud van de Medisch secretaresse zich op het volgende niveau: Pagina 144 van 154

145 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus 2012 Getallen: 3F Verhoudingen: 3F Meten en meetkunde: 3F Verbanden: 3F Toelichting: Rekenen, versie Beroepsvoorbeeld + werkproces + motivatie (informatie uit Referentiekader taal en rekenen Meijerink ). Getallen 3F Werkproces 2.2 Boekt vergaderruimte en faciliteiten Werkproces 2.9 Handelt facturen en declaraties af Foutloos alfanumerieke en numerieke gegevens invoeren, aantallen schatten, btw berekeningen uitvoeren, tijdsverschil berekenen, tijdsduur berekenen. Verhoudingen 3F Werkproces 2.2 Boekt vergaderruimte en faciliteiten Werkproces 2.7 Regelt reizen en accommodaties Verhouding aantal-ruimte schatten, verhouding aantal-omvang faciliteiten schatten, verhouding aantal-prijs schatten, verhouding prijs-kwaliteit schatten. Meten en meetkunde 3F Werkproces 2.2 Boekt vergaderruimte en faciliteiten Werkproces 2.7 Regelt reizen en accommodaties Routebeschrijving geven/opstellen naar een intern/externe vergaderlocatie, grootte van een gezelschap en de grootte van een vergaderlocatie met elkaar in overeenstemming brengen, locatie vinden m.b.v. coördinaten in Google Earth. Verbanden 3F Werkproces 2.7 Regelt reizen en accommodaties Werkproces 2.9 Handelt facturen en declaraties af (Alfa)numerieke gegevens (in tabellen/timetables, aankomst- en vertrektijden, tarieven etc.) interpreteren, informatie ordenen in tabellen en grafieken, informatie in tabellen en grafieken interpreteren, informatie ordenen in een (digitale) systeem voor gegevensbeheer. Conclusie: voor rekenen zijn de verplicht gestelde niveaus gelijk aan de niveaus benodigd voor het beroep. Moderne vreemde talen - een MVT naar keuze Indicatief bevindt de beroepsinhoud van de Medisch secretaresse zich op het volgende niveau: Luisteren: B2 Lezen: B2 Gesprekken voeren: B2 Spreken: B1 Schrijven: B2 Toelichting: De (moderne) vreemde taal is voor zover relevant voor de beroepsuitoefening verwerkt. Moderne vreemde taal 1, versie Beroepsvoorbeeld + werkproces + motivatie (informatie uit Raamwerk MVT, 2004). Luisteren B2 Werkproces 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Werkproces 2.5 Ontvangt bezoekers Zonder moeite (telefoon)gesprekken voeren met meerdere doelen, afstemmen op de gesprekspartner en kiezen van juiste taalvariant (verschillende doelgroepen in relaties, formeel of informeel van toon). Luisteren naar uiteenlopende zakelijke gesproken teksten (opdracht, instructie, lezing, presentatie tijdens vergadering) van diverse opbouw en maximale lengte van 30 minuten op diverse media (radio, tv, internet, cd-rom, Pagina 145 van 154

146 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus 2012 dvd etc.), informatie destilleren en interpreteren uiteenlopende gesproken zakelijke teksten, samenvatten van gesproken zakelijke teksten. Het taalgebruik is complex. De spreker gebruikt standaardtaal en spreekt in een normaal tempo.de teksten kunnen lang zijn. Lezen B2 Werkproces 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Werkproces 2.5 Ontvangt bezoekers Lezen van uiteenlopende zakelijke teksten (correspondentie, voorlichtingmateriaal, kranten- en internetberichten, verslagen, rapporten, schema s etc.) over onderwerpen van verschillende aard, duidelijk van opbouw en relatief complex van inhoud. Begrijpen en interpreteren van zakelijke informatie en daaruit gegevens destilleren en/of samenvatten, onderscheid maken tussen hoofd- en bijzaken, feiten en meningen, standpunten en argumenten. Het taalgebruik varieert van eenvoudig tot complex. Er zijn geen beperkingen wat tekstlengte, woordgebruik, zinsbouw en structuur betreft. Gesprekken voeren B2 Werkproces 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Werkproces 2.5 Ontvangt bezoekers Op een aantrekkelijke manier een korte uitleg geven aan bezoekers of een langer samenhangend verhaal presenteren met een inleiding, een kern en een slot, afgestemd op het publiek/de doelgroep en vragen beantwoorden naar aanleiding van de presentatie. Het taalgebruik is toereikend om duidelijke beschrijvingen en meningen te geven. De toepassing van de grammatica is redelijk correct. Er is een redelijk vlot spreektempo en de uitspraak is duidelijk. Het beurt nemen en beëindigen van een gesprek verloopt op gepaste wijze. Spreken B1 Werkproces 1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Werkproces 1.4 Verzorgt de dossiervorming en het dossierbeheer Een presentatie geven. Mededelingen doen over alledaagse onderwerpen.de woordenschat is toereikend voor alledaagse onderwerpen. De toepassing van de grammatica is redelijk correct. Er is een redelijk vlot spreektempo en de uitspraak is duidelijk. De spreker spreekt in standaardtaal en in normaal tempo. De uitspraak is duidelijk. Schrijven B2 Werkproces 1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Werkproces 2.4 Maakt verslagen en handelt zaken af Informatie uit verschillende bronnen aanwenden om adequate teksten van uiteenlopende zakelijke aard te schrijven (correspondentie, verslagen, formulieren etc.) en van variabele lengte.de taal is toereikend om duidelijke beschrijvingen en meningen te geven. Er is een uitgebreide beheersing van de grammatica. Er zijn geen fouten die de begrijpelijkheid in de weg staan.past regels voor spelling, interpunctie en grammaticale begrippen voor werkwoordsspelling correct toe (inclusief moeilijke gevallen mbt spelling persoonsvormen en voltooid deelwoorden, interpunctie en afbreekregels). Pagina 146 van 154

147 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus Directiesecretaresse/Managementassistent Nederlands Indicatief bevindt de beroepsinhoud van de Directiesecretaresse/Managementassistent zich op het volgende niveau: Mondelinge taalvaardigheid: 3F Leesvaardigheid: 3F Schrijfvaardigheid: 3F Taalverzorging en taalbeschouwing: 3F Toelichting: Beroepsvoorbeeld + werkproces + motivatie (informatie uit Referentiekader taal en rekenen Meijerink ). Mondelinge taalvaardigheid Gesprekken voeren 3F Werkproces 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Werkproces 2.5 Ontvangt bezoekers Zonder moeite (telefoon)gesprekken voeren met meerdere doelen, afstemmen op de gesprekspartner en kiezen van juiste taalvariant (verschillende doelgroepen in relaties, formeel of informeel van toon), gebruiken van juiste woordkeuze, tonen betrekkelijk grote beheersing van grammatica. Mondelinge taalvaardigheid Luisteren 3F Werkproces 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Werkproces 2.5 Ontvangt bezoekers Luisteren naar uiteenlopende zakelijke gesproken teksten (opdracht, instructie, lezing, presentatie tijdens vergadering) van diverse opbouw en maximale lengte van 30 minuten op diverse media (radio, tv, internet, cd-rom, dvd etc.), informatie destilleren en interpreteren uiteenlopende gesproken zakelijke teksten, samenvatten van gesproken zakelijke teksten. Mondelinge taalvaardigheid Spreken 3F Werkproces 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Werkproces 2.5 Ontvangt bezoekers Op een aantrekkelijke manier een korte uitleg geven aan bezoekers of een langer samenhangend verhaal presenteren met een inleiding, een kern en een slot, afgestemd op het publiek/de doelgroep en vragen beantwoorden naar aanleiding van de presentatie. Lezen 3F Werkproces 1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Werkproces 1.4 Verzorgt de dossiervorming en het dossierbeheer Lezen van uiteenlopende zakelijke teksten (correspondentie, voorlichtingmateriaal, kranten- en internetberichten, verslagen, rapporten, schema s etc.) over onderwerpen van verschillende aard, duidelijk van opbouw en relatief complex van inhoud. Begrijpen en interpreteren van zakelijke informatie en daaruit gegevens destilleren en/of samenvatten, onderscheid maken tussen hoofd- en bijzaken, feiten en meningen, standpunten en argumenten. Schrijven 3F Werkproces 1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Werkproces 2.4 Maakt verslagen en handelt zaken af Informatie uit verschillende bronnen aanwenden om adequate teksten van uiteenlopende zakelijke aard te schrijven (correspondentie, verslagen, formulieren etc.) en van variabele lengte. Taalverzorging 3F Werkproces 1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Werkproces 2.4 Maakt verslagen en handelt zaken af Past regels voor spelling, interpunctie en grammaticale begrippen voor werkwoordsspelling correct toe (inclusief moeilijke gevallen mbt spelling persoonsvormen en voltooid deelwoorden, interpunctie en afbreekregels). Conclusie: voor Nederlands zijn de verplicht gestelde niveaus gelijk aan de niveaus benodigd voor het beroep. Pagina 147 van 154

148 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus 2012 Rekenen Indicatief bevindt de beroepsinhoud van de Directiesecretaresse/Managementassistent zich op het volgende niveau: Getallen: 3F Verhoudingen: 3F Meten en meetkunde: 3F Verbanden: 3F Toelichting: Rekenen, versie Beroepsvoorbeeld + werkproces + motivatie (informatie uit Referentiekader taal en rekenen Meijerink ). Getallen 3F Werkproces 2.2 Boekt vergaderruimte en faciliteiten Werkproces 2.9 Handelt facturen en declaraties af Foutloos alfanumerieke en numerieke gegevens invoeren, aantallen schatten, btw berekeningen uitvoeren, tijdsverschil berekenen, tijdsduur berekenen. Verhoudingen 3F Werkproces 2.2 Boekt vergaderruimte en faciliteiten Werkproces 2.7 Regelt reizen en accommodaties Verhouding aantal-ruimte schatten, verhouding aantal-omvang faciliteiten schatten, verhouding aantal-prijs schatten, verhouding prijs-kwaliteit schatten. Meten en meetkunde 3F Werkproces 2.2 Boekt vergaderruimte en faciliteiten Werkproces 2.7 Regelt reizen en accommodaties Routebeschrijving geven/opstellen naar een intern/externe vergaderlocatie, grootte van een gezelschap en de grootte van een vergaderlocatie met elkaar in overeenstemming brengen, locatie vinden m.b.v. coördinaten in Google Earth. Verbanden 3F Werkproces 2.7 Regelt reizen en accommodaties Werkproces 2.9 Handelt facturen en declaraties af (Alfa)numerieke gegevens (in tabellen/timetables, aankomst- en vertrektijden, tarieven etc.) interpreteren, informatie ordenen in tabellen en grafieken, informatie in tabellen en grafieken interpreteren, informatie ordenen in een (digitale) systeem voor gegevensbeheer. Conclusie: voor Rekenen zijn de verplicht gestelde niveaus gelijk aan de niveaus benodigd voor het beroep. Moderne vreemde talen - een MVT naar keuze Indicatief bevindt de beroepsinhoud van de Directiesecretaresse/Managementassistent zich op het volgende niveau: Luisteren: B2 Lezen: B2 Gesprekken voeren: B2 Spreken: B1 Schrijven: B2 Toelichting: De (moderne) vreemde taal is voor zover relevant voor de beroepsuitoefening uitgewerkt. Moderne vreemde taal 1, versie Beroepsvoorbeeld + werkproces + motivatie (informatie uit Raamwerk MVT, 2004). Luisteren B2 Werkproces 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Werkproces 2.5 Ontvangt bezoekers Pagina 148 van 154

149 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus 2012 Zonder moeite (telefoon)gesprekken voeren met meerdere doelen, afstemmen op de gesprekspartner en kiezen van juiste taalvariant (verschillende doelgroepen in relaties, formeel of informeel van toon).van juiste taalvariant (verschillende doelgroepen in relaties, formeel of informeel van toon). Luisteren naar uiteenlopende zakelijke gesproken teksten (opdracht, instructie, lezing, presentatie tijdens vergadering) van diverse opbouw en maximale lengte van 30 minuten op diverse media (radio, tv, internet, cd-rom, dvd etc.), informatie destilleren en interpreteren uiteenlopende gesproken zakelijke teksten, samenvatten van gesproken zakelijke teksten. Het taalgebruik is complex. De spreker gebruikt standaardtaal en spreekt in een normaal tempo. De teksten kunnen lang zijn. Lezen B2 Werkproces 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Werkproces 2.5 Ontvangt bezoekers Lezen van uiteenlopende zakelijke teksten (correspondentie, voorlichtingmateriaal, kranten- en internetberichten, verslagen, rapporten, schema's etc.) over onderwerpen van verschillende aard, duidelijk van opbouw en relatief complex van inhoud. Begrijpen en interpreteren van zakelijke informatie en daaruit gegevens destilleren en/of samenvatten, onderscheid maken tussen hoofd- en bijzaken, feiten en meningen, standpunten en argumenten. Het taalgebruik varieert van eenvoudig tot complex. Er zijn geen beperkingen wat tekstlengte, woordgebruik, zinsbouw en structuur betreft. Gesprekken voeren B2 Werkproces 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Werkproces 2.5 Ontvangt bezoekers Op een aantrekkelijke manier een korte uitleg geven aan bezoekers of een langer samenhangend verhaal presenteren met een inleiding, een kern en een slot, afgestemd op het publiek/de doelgroep en vragen beantwoorden naar aanleiding van de presentatie. Het taalgebruik is toereikend om duidelijke beschrijvingen en meningen te geven. De toepassing van de grammatica is redelijk correct. Er is een redelijk vlot spreektempo en de uitspraak is duidelijk. Het beurt nemen en beëindigen van een gesprek verloopt op gepaste wijze. Spreken B1 Werkproces 1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Werkproces 1.4 Verzorgt de dossiervorming en het dossierbeheer Een presentatie geven. Mededelingen doen over alledaagse onderwerpen.de woordenschat is toereikend voor alledaagse onderwerpen. De toepassing van de grammatica is redelijk correct. Er is een redelijk vlot spreektempo en de uitspraak is duidelijk. De spreker spreekt in standaardtaal en in normaal tempo. De uitspraak is duidelijk. Schrijven B2 Werkproces 1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Werkproces 2.4 Maakt verslagen en handelt zaken af Informatie uit verschillende bronnen aanwenden om adequate teksten van uiteenlopende zakelijke aard te schrijven (correspondentie, verslagen, formulieren etc.) en van variabele lengte. De taal is toereikend om duidelijke beschrijvingen en meningen te geven. Er is een uitgebreide beheersing van de grammatica. Er zijn geen fouten die de begrijpelijkheid in de weg staan. Past regels voor spelling, interpunctie en grammaticale begrippen voor werkwoordsspelling correct toe (inclusief moeilijke gevallen mbt spelling persoonsvormen en voltooid deelwoorden, interpunctie en afbreekregels). Aanvullend: advies voor tweede moderne vreemde taal binnen de vrije ruimte De Sectorraad Secretariële beroepen brengt het advies uit om één moderne vreemde taal voor de kwalificatie Directiesecretaresse/ Managementassistent op te nemen in het kwalificatiedossier Secretariële beroepen en adviseert daarnaast met klem facultatief een tweede moderne vreemde taal in de vrije ruimte van de opleiding aan te bieden omwille van de toenemende internationalisering, de vraag van de (regionale) arbeidsmarkt en de doorstroom naar het hbo. Het advies is om de tweede moderne vreemde taal op B1 aan te bieden. Uitzondering hierop vormt het onderdeel Spreken, hiervoor wordt A2 geadviseerd. Hieronder worden ter ondersteuning beroepsmatige voorbeelden per onderdeel gegeven. Moderne vreemde taal. Versie Beroepsvoorbeeld + werkproces + motivatie (informatie uit Raamwerk MVT, 2004). Pagina 149 van 154

150 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus 2012 Luisteren B1 Werkproces 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Werkproces 2.5 Ontvangt bezoekers Luisteren naar de belangrijkste informatie in eenvoudige (telefoon)gesprekken. Luisteren naar zakelijke gesproken teksten (vergadering, lezing, radio, tv, internet etc.) en hoofdpunten begrijpen.het taalgebruik is eenvoudig. Het spreektempo is normaal. Er wordt duidelijk gearticuleerd gesproken. De teksten zijn niet al te lang. Lezen B1 Werkproces 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Werkproces 2.5 Ontvangt bezoekers Lezen van teksten en daarin hoofdpunten en belangrijkste feitelijke informatie kunnen halen.het taalgebruik is eenvoudig en alledaags. De teksten zijn goed gestructureerd en kunnen langer zijn. De woordenschat is toereikend voor alledaagse onderwerpen. Gesprekken voeren B1 Werkproces 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Werkproces 2.5 Ontvangt bezoekers Eenvoudige feitelijke informatie geven. Eenvoudige feitelijke informatie achterhalen. In beperkte mate deelnemen aan een discussie.de woordenschat is toereikend voor alledaagse onderwerpen. De grammatica is redelijk accuraat en er wordt gebruik gemaakt van frequente routines. Er worden eenvoudige face tot face gesprekken gevoerd. De spreker is goed te volgen, gebruikt kortere, eenvoudige zinnen en de uitspraak is duidelijk verstaanbaar. Spreken A2 Werkproces 1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Werkproces 1.4 Verzorgt de dossiervorming en het dossierbeheer Een vooraf ingeoefende mededeling doen. Een kort eenvoudig vooraf ingeoefende praatje houden voor een kleine groep.er worden standaardpatronen gebruikt in alledaagse situaties. Er worden eenvoudige constructies gebruikt. De zinnen zijn kort en er wordt gesproken met pauzes en herformuleringen. De uitspraak is duidelijk genoeg om de spreker te verstaan. Schrijven B1 Werkproces 1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Werkproces 2.4 Maakt verslagen en handelt zaken af Eenvoudige brieven/ s schrijven. Korte eenvoudig verslagen schrijven. De woordenschat is toereikend voor alledaagse onderwerpen. Er is een redelijke correct gebruik van frequente routines. Spelling en interpunctie zijn meestal accuraat genoeg om te volgen. Pagina 150 van 154

151 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus Discussiepunten Moderne vreemde talen In de diverse expertmeetingen heeft ECABO deskundigen geraadpleegd over het aantal moderne vreemde talen voor secretaressen in de secretariele kwalificaties. Naar aanleiding van de adviezen van de experts heeft ECABO in samenwerking met Secretary Plus een onderzoek ingesteld middels een arbeidsmarktonderzoek waarin een groot aantal vragen over talen waren geformuleerd. In totaal zijn respondenten benaderd waarvan ruim 25% heeft gereageerd. Hieruit kwam naar voren dat het Engels veruit het meest wordt gehanteerd. Experts uit het bedrijfsleven geven de voorkeur aan één moderne vreemde taal op een hoger niveau dan te kiezen voor twee moderne vreemde talen waarvan het niveau te laag is om ingezet te worden in de dagelijkse beroepspraktijk. Tijdens de bijeenkomsten van de klankbordgroepen Secretariële beroepen ( en ) werd ervoor gepleit: - in de kwalificatie Secretaresse een moderne vreemde taal op te nemen in plaats van twee moderne vreemde talen (kwalificatiedossier ). - in de kwalificatie Directiesecretaresse/Managementassistent een vreemde taal op te nemen in plaats van twee moderne vreemde talen (kwalificatiedossier ) en in deel D paragraaf 2.4 onder moderne vreemde talen het advies op te nemen een tweede moderne vreemde taal facultatief te stellen. De Sectorraad Secretariële beroepen heeft tijdens de bijeenkomst van de volgende adviezen uitgebracht: Advies 1 De Sectorraad Secretariële beroepen brengt het advies uit om één moderne vreemde taal voor de kwalificatie Directiesecretaresse/Managementassistent op te nemen in het kwalificatiedossier Secretariële beroepen en adviseert daarnaast met klem facultatief een tweede moderne vreemde taal in de vrije ruimte van de opleiding aan te bieden omwille van de toenemende internationalisering, de vraag van de (regionale) arbeidsmarkt en de doorstroom naar het hbo. Advies 2 De Sectorraad Secretariële beroepen brengt het advies uit om één moderne vreemde taal voor de kwalificatie Secretaresse op te nemen in het kwalificatiedossier Secretariële beroepen en adviseert daarnaast met klem facultatief een tweede moderne vreemde taal in de vrije ruimte van de opleiding aan te bieden omwille van de vraag van de (regionale) arbeidsmarkt en de doorstroom naar mbo-niveau 4. Generieke taal en rekeneisen De staatssecretaris OCW heeft op 18 juni 2010 via een brief de kenniscentra verzocht om in deel B de door het Ministerie OCW voorgestelde generieke eisen aan Engels voor mbo 4-opleidingen op te nemen. ECABO heeft echter besloten deze informatie niet in deel B op te nemen, aangezien de kenniscentra enkel verantwoordelijk zijn voor het vaststellen van de beroepsinhoud en niet het voor verplichtend vaststellen van generieke eisen. Wel raden wij de onderwijsinstellingen aan alvast rekening te houden met de voorgestelde eisen aan Engels voor mbo 4- opleidingen. De verwachting is namelijk dat vanaf de voorgestelde eisen alsnog onlosmakelijk aan de kwalificatiedossiers verbonden worden. Pagina 151 van 154

152 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus Wijzigingen ten opzichte van de voorgaande versie Categorie Categorie 1: Nieuw dossier Categorie 2: Nieuwe elementen Categorie 3: Wijzigingen Categorie 4: Ongewijzigd Kruis aan welke categorie van toepassing is : x Omschrijving Dit dossier zat voorheen niet in de kwalificatiestructuur. Nadere toelichting is niet nodig. Dit betreft sterk gewijzigde dossiers waarop het Coördinatiepunt een ingangstoets heeft uitgevoerd. Er is sprake van nieuwe of samengevoegde kwalificaties, certificeerbare eenheden, bcp's, etc. Bij de toelichting hieronder bevindt zich een samenvatting van de wijzigingen in dit dossier. Er zijn zaken gewijzigd in een bestaand dossier. Bijvoorbeeld inhoudelijke wijzigingen in de kerntaakbeschrijving, veranderingen in competentiekeuzes en resultaatveranderingen in prestatie-indicatoren. Ook kleinere wijzigingen, zoals het toevoegen van matrices voor rekenen/wiskunde, het herstellen van spelfouten, herformuleringen die geen betekenisverschillen inhouden en beperkte tekstuele wijzigingen in de uitwerking van deel C vallen hieronder. Bij de toelichting hieronder bevindt zich een samenvatting van de wijzigingen in dit dossier. Dossier is volledig ongewijzigd. Nadere toelichting is niet nodig. In het dossier hebben de volgende belangrijke veranderingen plaatsgevonden: a. Samenvoeging kwalificatiedossier Directiesecretaresse niveau 4 en Managementassistent niveau 4 In het nieuwe kwalificatiedossier Secretariële beroepen is de verwantschap van de twee verschillende kwalificaties duidelijk zichtbaar. Uit het arbeidsmarktonderzoek en in de bijeenkomsten van de expertmeetingen is gebleken dat de twee beroepen zoveel overlap vertonen dat samenvoeging gerechtvaardigd is. In het nieuwe kwalificatiedossier wordt deze kwalificatie voortaan directiesecretaresse/managementassistent genoemd. In september 2010 heeft de sectorraad secretariele beroepen haar goedkeuring hieraan gegeven met uitzondering van het aantal op te nemen moderne vreemde talen. Het format voorziet niet in het opnemen van een facultatief aantal talen voor deze doelgroep. Afhankelijk van de organisatie waar deze beroepsgroep werkzaam is, worden een of twee moderne vreemde talen geëist. Op basis van onderzoek (december 2009) is in de kwalificatie Directiesecretaresse/Managementassistent een vreemde taal opgenomen in plaats van twee moderne vreemde talen (kwalificatiedossier ) en in deel D paragraaf 2.4 onder moderne vreemde talen is het advies opgenomen voor directiesecretaresse een tweede moderne vreemde taal facultatief te stellen. De Sectorraad Secretariële beroepen brengt het advies uit om één moderne vreemde taal voor de kwalificatie Directiesecretaresse/ Managementassistent op te nemen in het kwalificatiedossier Secretariële beroepen en adviseert daarnaast met klem facultatief een tweede moderne vreemde taal in de vrije ruimte van de opleiding aan te bieden omwille van de toenemende internationalisering, de vraag van de (regionale) arbeidsmarkt en de doorstroom naar het hbo. b. Moderne vreemde talen Secretaresse en Directiesecretaresse/ Managementassistent Op basis van onderzoek (december 2009) is in de kwalificatie Secretaresse één moderne vreemde taal opgenomen in plaats van twee moderne vreemde talen (kwalificatiedossier ). In deel D paragraaf 2.4 wordt onder moderne vreemde talen het advies gegeven een tweede moderne vreemde taal facultatief te stellen. De Sectorraad Secretariële beroepen brengt het advies uit om één moderne vreemde taal voor de kwalificaties Secretaresse op te nemen in het kwalificatiedossier Secretariële beroepen en adviseert daarnaast met klem facultatief een tweede moderne vreemde taal in de vrije ruimte van de opleiding aan te bieden omwille van de vraag van de (regionale) arbeidsmarkt en de doorstroom naar mbo-niveau Op basis van onderzoek (december 2009) is in de kwalificatie Directiesecretaresse/ Managementassistent één moderne vreemde taal opgenomen in plaats van twee moderne vreemde talen (kwalificatiedossier ). In deel D paragraaf 2.4 wordt onder moderne vreemde talen het advies gegeven een tweede moderne vreemde taal facultatief te stellen. Pagina 152 van 154

153 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus 2012 De Sectorraad Secretariële beroepen brengt het advies uit om één moderne vreemde taal voor de kwalificatie Directiesecretaresse/Managementassistent op te nemen in het kwalificatiedossier Secretariële beroepen en adviseert daarnaast met klem facultatief een tweede moderne vreemde taal in de vrije ruimte van de opleiding aan te bieden omwille van de toenemende internationalisering, de vraag van de (regionale) arbeidsmarkt en de doorstroom naar het hbo. c. Vermindering kerntaken Op advies van de sectorraad Secretariële beroepen is in de vergadering van 11 maart 2010 het aantal kerntaken voor alle kwalificaties van drie naar twee gegaan. Aan de twee kerntaken is tevens een andere naam toegekend. De oude benamingen van de kerntaken voldoen niet langer aan de hoofdtaken van het secretaresseberoep. De accenten van de werkzaamheden binnen het beroep zijn behoorlijk verschoven. De kerntaak Verzorgt de correspondentie is onderdeel geworden van kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit. De kerntaak Verzorgt bijeenkomsten is onderdeel geworden van kerntaak 2 voert taken rondom planning en organisatie uit. De kerntaak post en archief is onderdeel geworden van kerntaak 1 voert taken rondom informatiemanagement uit. d. Uitwerking van de kerntaken in werkprocessen De kerntaken zijn uitgewerkt in werkprocessen. Vanwege de taakverschuivingen binnen de secretariële beroepen zijn nieuwe werkprocessen toegekend en de namen van de diverse werkprocessen hebben een andere herkenbare titel gekregen. Bij de werkprocessen zijn bijbehorende competenties geselecteerd met daarbij de meest relevante componenten uit het Competentiemodel Kenniscentra Beroepsonderwijs Bedrijfsleven. De competenties en de componenten zijn uitgewerkt in prestatie-indicatoren. e. Competenties De competenties uit de BCP's zijn voor een groot deel overgenomen. Bij verschillen is gekeken naar de beste, meest passende competentie. Het aantal geadviseerde competenties door het Colo Coördinatiepunt is overgenomen. f. Niveau 4 juridisch en medisch secretaresse Het niveau van acteren voor de juridisch en medisch secretaresse is op herhaaldelijk advies van vertegenwoordigers uit de medische en juridisch branche en uit de klankbordgroep van niveau 3 naar niveau 4 gebracht. Voor het functioneren in de praktijk wordt van de medewerker een grotere zelfstandigheid gevraagd, een groter en sneller verkregen inzicht in zaken, het kunnen uitvoeren van werkzaamheden met een grotere complexiteit, een meer pro-actieve werkhouding dan op een lager niveau/niveau 3. Het juridisch en het medisch secretariaat zelf vraagt een medewerker van een hoger niveau dan niveau 3, waarbij men argumenten van culturele aard gebruikt. Ook wordt van deze doelgroep een flinke dosis juridisch en medische terminologie verwacht. Met het voorstel is de sectorraad secretariële beroepen in de vergadering van 11 maart 2010 akkoord gegaan. g. Certificeerbare eenheden (CE's) Binnen een kwalificatiedossier kan een deel van de werkzaamheden in een bepaald beroep als Certificeerbare eenheid worden onderscheiden, wanneer dat deel arbeidsmarktrelevantie heeft. Arbeidsmarktrelevantie wil zeggen dat iemand er betaald werk mee kan krijgen. Vaak zullen voor dit deel van het beroep ook aparte functiebenamingen bestaan. Aan een Certificeerbare eenheid is een certificaat verbonden. Het certificaat is een op de arbeidsmarkt herkend en erkend bewijsstuk dat de betreffende persoon in staat is een afgebakend en samenhangend deel van een (of meerdere) werkprocessen uit te voeren en beschikt over de daarvoor noodzakelijke competenties. In de vergadering van de Sectorraad is op 16 september 2010 besloten om de certificeerbare eenheid "Notulist" te laten vervallen. Notuleren komt als werkproces terug onder kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit in werkproces 2.4, Maakt verslag en handelt zaken af. In de bijeenkomst van 16 september 2010 is besloten dat het niet wenselijk is om certificeerbare eenheden te beschrijven voor de secretariële beroepen. Deel B, hoofdstuk 7, Algemene informatie kwalificatie: per kwalificatie is opgenomen: een taalprofiel Nederlands en een rekenprofiel volgens de beschrijving van de eindrapportage van de Expertgroep doorlopende leerlijnen Taal en Rekenen. De beroepsgerichte eisen voor Nederlands en rekenen/wiskunde zijn verplaatst van deel B naar deel D. Deel C: vakkennis en vaardigheden zijn per werkproces verwoord. Pagina 153 van 154

154 Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, geldig vanaf 1 augustus Ontwikkel- en onderhoudsperspectief Onderwerp Actie Wie Wanneer Onderhoud kwalificatiestructuur. Doorstroom mbo-hbo. Monitoring van de werking van de ECABO dossiers Doorstroom vmbo-mbo Onderzoek en verwerking arbeidsmarktontwikkelingen, actualisering BCP s, trends en innovaties binnen beroep en sector, alsmede monitoring en evaluatie dossiers onder stakeholders uit zowel onderwijs als bedrijfsleven, en verwerking (mogelijke) aanpassingen format en/of Toetsingskader in het dossier Trends en ontwikkelingen signaleren door deelname aan adviescommissies: Een vertegenwoordiger uit de sector Secretariële beroepen heeft zitting in de Raad van Advies van de Stenden Hogeschool, richting HBO opleiding Toegepaste Bedrijfskunde in Leeuwarden. Een vertegenwoordiger uit de sector Secretariële beroepen heeft zitting in de klankbordgroep mbo-hbo Associate degree Office management bij Instituut Schoevers B.V. Evalueren van het kwalificatiedossier als informatiebron voor het onderwijs en als basis voor het opstellen en uitvoeren van onderwijsprogramma's. Evalueren van de aansluiting van het vmbo op de mbo-niveaus 2, 3 en 4 ECABO, afdeling Ontwikkeling en innovatie ECABO, afdeling Ontwikkeling en innovatie ECABO, afdeling Ontwikkeling en Innovatie ECABO, afdeling Ontwikkeling en innovatie Wanneer nodig, maar minimaal eens per zes jaar Voor het indienen van het kwalificatiedoss ier Wanneer nodig maar minimaal eens per zes jaar Wanneer nodig maar minimaal eens per zes jaar De ontwikkeling, aanpassing en evaluatie van het kwalificatiedossier is een proces van continue monitoring. Deze monitoring vindt plaats conform het kwaliteitsmanagementsysteem van het kenniscentrum. De tevredenheid over o.a. inhoud en uitvoerbaarheid van het dossier door gebruikers uit zowel het scholings- als het onderwijsveld wordt hierbij betrokken. Waar noodzakelijk worden wijzigingen doorgevoerd. Pagina 154 van 154