functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Departement Landbouw en Visserij zoekt een straffe projectcoördinator digitaal werken contractueel bepaalde duur: één jaar Niveau: A Rang: A1 Graad: Adjunct van de directeur (A111) Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: 27530 /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Ben jij gepassioneerd door digitaal werken en heb je affiniteit met IT? Heb je sterke interesse in projectmatig werken en ben je sterk in coördineren, dan is deze functie iets voor jou. Als projectcoördinator digitaal werken ben je verantwoordelijk voor het e-loket het belangrijkste e- government element van ons Departement Landbouw en Visserij. Jij zal de algemene elementen van dit loket beheren zoals aanmelden, profielbeheer, overzicht van dossiers,. Daarnaast ben je ook verantwoordelijk voor de realisatie van de e-communicatie strategie volgens dewelke ons departement maximaal digitaal communiceert met onze klanten in het kader van dossieropvolging. 2 FUNCTIECONTEXT Het Departement Landbouw en Visserij is het aanspreekpunt bij uitstek van de bevoegde minister bij het uitwerken van een proactief, geïntegreerd en duurzaam landbouw-, tuinbouw- en visserijbeleid in Vlaanderen, vanuit een mondiaal en Europees perspectief en binnen de krachtlijnen van het algemeen beleid van de Vlaamse Regering. Het Departement Landbouw en Visserij schept de voorwaarden voor een innovatieve, competitieve, ecologische en sociale landbouw, tuinbouw en visserij in een verstedelijkt Vlaanderen, die maatschappelijk gedragen wordt. Daarnaast staan ze ook in voor het uitwerken van het agrarisch plattelandsbeleid als essentieel onderdeel van het algemeen plattelandsbeleid.
Het Departement Landbouw en Visserij treedt in overleg met de betrokken sectoren en overige Vlaamse beleidsdomeinen, stemt af met andere overheden en bewaakt de effectiviteit van het beleid door evaluatie van de beleidsuitvoering en zorgt voor de continue optimalisering van de beleidsvoorbereiding, - uitvoering, -opvolging en evaluatie. Verder zorgen zij voor de managementondersteunende en technische dienstverlening aan het beleidsdomein, ontwikkelen zij mee het beleid en verzorgen zij de voorbereiding, soms de uitvoering, alsook de evaluatie van het beleid. De dienst informatie en digitalisering bestaat uit zes collega s, waaronder je diensthoofd, de domeinondersteuner en vier rechtstreekse collega s. Samen staan jullie in als verbindingspersoon tussen IT en de klanten. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Als projectcoördinator digitaal werken ben je verantwoordelijk voor het E-loket, het online platform langs dewelke Departement Landbouw en Visserij zijn online verrichtingen met de klant aanbiedt en in interactie met de klant gaat. Je bent verantwoordelijk voor de algemene delen op dit platform zoals mijn dossiers, sessiebeheer, algemene afspraken rond navigatie, authenticatie en autorisatie. Je verzamelt hiervoor de business behoefte en vertaalt deze naar IT. Daarnaast werk je samen met het team de e-communicatie verder uit, dit is het project waarmee Departement Landbouw en Visserij al zijn dossiergebonden interacties met de klant maximaal wil digitaliseren. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Behoefteanalyse Resultaat (Proactief) analyseren van de behoeften van de organisatie en klanten met als doel een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Voorbeelden van activiteiten - Behoeften en opportuniteiten bespreken met het lijnmanagement - Anticiperen op problemen en knelpunten binnen de organisatie - Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen - Uitvoeren van (probleem)analysen - Analyseren van ad hoc vragen en problemen - Evalueren van de huidige dienstverlening. pagina 2 van 11
Dienstverlening uitbouwen en/of optimaliseren Op basis van het beleid en de behoefteanalyse de dienstverlening binnen het vakgebied proactief mee definiëren, implementeren en bijsturen met als doel de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. Werkinstrumenten Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, processen, methoden en technieken in nauw overleg met de klant met als doel door algemeen toepasbare of maatgerichte producten, processen en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. Adviesverlening Zowel op vraag als proactief interne klanten adviseren vanuit het vakgebied met als doel deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening met als doel een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. - Voorstellen doen en bespreken van de dienstverlening - Akkoord bereiken rond de dienstverlening - De continue werking van de organisatie meehelpen verzekeren - Actieplan opstellen, werkmethode definiëren - Definiëren van langere termijnplanning - Administratie uitvoeren die bij de dienstverlening hoort - Interne klanten ondersteunen bij de implementatie en het gebruik van instrumenten, systemen, toepassingen, - Werkinstrumenten en hulpmiddelen ontwerpen, verbeteren en/of toegankelijk maken - Innovatieve ideeën ontwikkelen - Meewerken aan projecten van productontwikkeling - Uitwerken van procedures en richtlijnen - Ontwikkelen van opleidingen,, ITprogramma s databanken, - Processen - Antwoorden op vragen van klanten - Fungeren als aanspreekpunt voor het eigen vakgebied - Adviseren over toepassing en gebruik van diensten, producten, systemen - Management adviseren over thema s die te maken hebben met het functionele domein - Inspelen op specifieke vragen van het management - Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen - Proactief knelpunten signaleren - Bewaken van correcte toepassingen van reglementaire bepalingen, procedures, normen, - Erop toezien dat wet- en regelgeving worden gerespecteerd pagina 3 van 11
Communicatie en contacten Communiceren over de dienstverlening met als doel de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied met als doel de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. Projectdeelname Leiden of deelnemen aan (deel)projecten of werkgroepen met als doel bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. Context: m.b.t. het eigen functionele domein. - Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten en verslagen, rapporteren van indicatoren - Input leveren voor management rapportering - Toezien op naleving van kwaliteitsnormen - Evalueren van klanttevredenheid - Kwaliteitsbewaking van de opgezette systemen - Voorstellen doen voor verbetering - Proces afstemmen met andere processen binnen de organisatie - De dienstverlening proactief kenbaar maken aan de klant - Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies - Fungeren als aanspreekpunt - Feedback vragen aan klanten - Opbouwen en onderhouden van netwerken - Bijhouden van vakliteratuur - Volgen van nieuwe ontwikkelingen - Op de hoogte blijven van nieuwe methoden, theorieën en technieken - Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten op het vakgebied - Adviseren, controleren en bijsturen van projecten - Leveren van specifieke vakinhoudelijke input voor projecten - Projecten plannen, coördineren en leiden - Deelnemen aan cross functionele projectgroepen - Opstellen en bewaken van technische normen en standaarden - Het opvolgen van de werkzaamheden pagina 4 van 11
4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarde: Je hebt een masterdiploma of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau A binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: https://overheid.vlaanderen.be/bijlage02 Je kunt ook deelnemen aan de selectie indien je binnenkort afstudeert en binnen de 2 maanden na de uiterste inschrijvingsdatum het gevraagde diploma behaalt. Je kunt de functie alleen opnemen als je op het moment van de indiensttreding je diploma effectief behaald hebt. Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: http://naricvlaanderen.be/ Als je het vereiste diploma in een andere taal dan het Nederlands hebt behaald, moet je bij aanwerving aantonen dat je geslaagd bent voor een taalexamen artikel 7 bij Selor (www.selor.be). Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan de volgende voorwaarde: Je bent contractueel tewerkgesteld binnen de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Alexander Hameeuw, alexander.hameeuw@kb.vlaanderen.be, 0491 96 88 05). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Je hebt een sterke affiniteit met IT en digitaal werken Je bent sterk in analytisch denken Ervaring met projectmatig werken is een troef Kennis van SQL is een troef Kennis van facilitatietechnieken is een troef Je hebt grondige kennis van MS Office Persoonsgebonden competenties pagina 5 van 11
Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 2) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 2) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 2) Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 2) Visie: Je plaatst feiten in een ruime context en ontwikkelt een toekomstgericht beleid (niveau 1) Resultaatgericht: Je onderneemt concrete en gerichte acties om doelstellingen te behalen of te overstijgen (niveau 1) Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 2) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 2) Bijkomende informatie over de persoonsgebonden competenties bij de Vlaamse overheid kun je op de volgende website vinden: https://overheid.vlaanderen.be/competentieboek-vlaamse-overheid. 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je ben geslaagd voor de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je krijgt een contract van bepaalde duur: één jaar. pagina 6 van 11
Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt verloond in de salarisschaal die gekoppeld is aan de graad van adjunct van de directeur (rang A1, salarisschaal A111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 3141,81 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kun je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Als je solliciteert via horizontale mobiliteit, moet je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing opnemen. Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier en een kopie van je diploma gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 15/01/2017. pagina 7 van 11
6.2 VOORSELECTIE Tijdens deze selectiefase worden aan de hand van jouw sollicitatieformulier de volgende punten beoordeeld: Motivatie en verwachtingen Visie en inzicht in de functie Relevante ervaring Troeven zoals projectervaring en IT affiniteit Deze selectiefase wordt gevoerd met een afgevaardigde van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. Alleen wie minstens 60 % behaalt op het geheel van de criteria én wie behoort tot de 6 hoogst scorende kandidaten, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dat er meer zijn. Als een van de 6 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen. De selectiefase vindt plaats op 25/01/2018 (datum onder voorbehoud). 6.3 EINDSELECTIE: JURYGESPREK MET CASE EN PERSOONLIJKHEIDSTEST Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigden van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Het gesprek wordt voorafgegaan door een persoonlijkheidsvragenlijst. Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel op 07/02/2018 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, pagina 8 van 11
afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.4 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 15/01/2018. Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier samen met een kopie van je diploma: bij voorkeur via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer (27530). of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Havenlaan 88 bus 42, 1000 Brussel Ben je student, bezorg ons dan in de plaats van een kopie van het diploma een attest dat vermeldt dat je student bent en je binnen de 2 maanden het gevraagde diploma kan behalen. Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je een kopie van het vereiste diploma toevoegt je je kandidatuur uiterlijk op 15/01/2018 naar ons stuurt (de datum van de poststempel of de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Kathy Tas op het nummer 02 553 01 08. 8 VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: pagina 9 van 11
Lieve Van Geldre Diensthoofd Dienst Informatie en Digitalisering Lieve.Vangeldre@lv.vlaanderen.be Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Alexander Hameeuw Selectieverantwoordelijke alexander.hameeuw@kb.vlaanderen.be Tel: 0491 96 88 05 Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen midden februari 2018. Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar alexander.hameeuw@kb.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van projectcoördinator digitaal werken bij Departement Landbouw en Visserij, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om contractueel in dienst te komen als projectcoördinator digitaal werken. Desgewenst kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. pagina 10 van 11
Als je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 11 van 11