Memo Aan: Management Team Van: Monique Bogaard, Petra Harsveld, Annemieke Haven en Hein Quist Datum: 20 mei 2015 Onderwerp: Afspraak garantiebanen Het College van Arbeidszaken en de commissie Werk & Inkomen van de VNG roepen de gemeentelijke werkgevers op om nog dit jaar samen 630 extra banen te creëren voor mensen met een arbeidsbeperking. Het CvA en de commissie W&I vinden het vanuit goed bestuur en goed werkgeverschap noodzakelijk en vanzelfsprekend dat gemeenten uitvoering geven aan de banenafspraak. Banenafspraak. De banenafspraak komt voort uit het sociaal akkoord van 2013. In het sociaal akkoord hebben werkgevers in de marktsector toegezegd dat zij elk jaar extra banen creëren voor mensen met een arbeidsbeperking, tot er in 2024 100 duizend extra banen zijn. De overheidswerkgevers hebben afgesproken samen 25 duizend extra banen te creëren voor mensen met een arbeidsbeperking. De banenafspraak voor de gemeenten. Van de 25 duizend banen bij de overheid nemen de gemeenten, inclusief de gemeenschappelijke regelingen, er 5250 voor hun rekening. Deze banen moeten worden gecreëerd in de jaren 2014 2023. De meesten gemeenten starten met de banenafspraak in 2015. Het jaar 2014 moet in de jaren 2015, 2016 en 2017 worden ingehaald. N.B. voor de banenafspraak is één baan 25.5 uur. Een medewerker met een baan van meer of minder dan 25.5 uur telt naar rato mee. De minister kan een quotum instellen als de banenafspraak niet wordt gehaald. De quotumregeling houdt in dat werkgevers een boete betalen van 5.000,- per niet vervulde baan. Uitvoeren van de banenafspraak is een uiting van goed werkgeverschap en van goed bestuur. Werkgevers hebben met het sociaal akkoord verantwoordelijkheid genomen om de arbeidsparticipatie van mensen met een arbeidsbeperking te vergroten. Het college heeft in het beleidsplan Participatiewet Ruim baan op de rotonde aangegeven het belangrijk te vinden dat de gemeentelijke organisatie daarin haar bijdrage levert door meer mensen met een arbeidsbeperking in dienst te nemen. De gemeente Zoetermeer. Omgerekend komt het er voor de gemeente Zoetermeer op neer dat wij jaarlijks 2 tot 3 fte extra medewerkers met een arbeidsbeperking in dienst moeten nemen tot een totaal van 20 tot 30 fte in 2024. In VNG verband is afgesproken dat elke gemeente in 2015 ten minste 1 kandidaat plaatst en dat daarnaast nog tenminste 7 mensen per arbeidsmarktregio worden geplaatst. Met 2 tot 3 per jaar vanaf 2014 voldoet Zoetermeer aan die afspraak.
Overzicht van de banenafspraak voor gemeenten. Jaar 2014 / 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 Totaal In 2023 Gemeenten 532 620 620 443 443 443 443 443 443 4430 Zoetermeer 4 3 3 3 3 3 2 2 2 25 Doelgroepen. De Wet banenafspraak bepaalt wie er behoort tot de doelgroep en in aanmerking komt voor de extra banen. 1. Mensen met een Wsw-indicatie 2. Wajongers met arbeidsvermogen 3. Mensen met een WIW-baan of ID-baan 4. Mensen die onder de Participatiewet vallen en die door beperkingen niet het wettelijk minimumloon kunnen verdienen. Mensen uit de doelgroep tellen mee voor de banenafspraak als zij na 1 januari 2013 door werkgevers in dienst zijn genomen. Mensen uit de doelgroep 1 en 2 hebben voorrang. Mensen uit de doelgroep 3 zijn vanuit de bijstand al aan het werk. Functiecreatie. Een manier om arbeidsorganisaties toegankelijker te maken voor mensen met een arbeidsbeperking is functiecreatie: Methode: Analyseren - Arbeidsanalyse van bestaande werkprocessen - Werkzaamheden opsporen die geen vooropleiding vereisen en routinematig van aard zijn. Distilleren - Eenvoudige, elementaire taken uit bestaande functies halen - Voorkomen van verstoring van werkprocessen of ongewenste neveneffecten voor andere werknemers Combineren - Elementaire taken samenvoegen tot één, nieuw takenpakket - Geschikte kandidaten uit de doelgroep zoeken voor nieuwe functies Aanpak Gemeente Zoetermeer. Om de mogelijkheden tot plaatsing van de doelgroep binnen de gemeentelijke organisatie in beeld te brengen heeft de gemeente Zoetermeer het UWV gevraagd een bedrijfsanalyse uit te voeren voor de gehele organisatie. Achtergrond van deze gedachte was dat dit onderwerp concern breed gedragen moet worden en breder gekeken gaat worden dan alleen de afdelingen die in eerste instantie altijd in beeld komen. Stand van zaken. Afdeling Stand van Aanvullende opmerkingen zaken Afvalinzameling Afgerond Geleid tot één proefplaatsing en verdere mogelijkheden worden komend jaar nader uitgewerkt. Publieksplein Loopt Analyse heeft plaatsgevonden. Rapportage is opgesteld. Besproken met management en UWV. Er volgt nog een extra analyse voor specifiek de documentenkamer. Mogelijkheden worden verder uitgewerkt. Vastgoed Loopt Analyse heeft plaatsgevonden. Rapportage is opgesteld. Besproken met management en UWV. Mogelijkheden worden verder uitgewerkt. Werk, Zorg en Inkomen Loopt Analyse heeft plaatsgevonden. Rapportages worden
besproken met management en UWV.. Personeel en Organisatie Nog inplannen Opnieuw inplannen, twee data afgemeld door UWV. Veiligheid, Vergunningverlening en Handhaving Loopt Analyse heeft plaatsgevonden. Rapportage is opgesteld. Besproken met management. Mogelijkheden worden verder uitgewerkt. Informatie & Automatisering Nog inplannen Verzoeken tot inplannen hebben nog niet geleid tot een concrete datum om analyse te laten plaatsvinden. Actie: management Communicatie Loopt Analyse heeft plaatsgevonden. Rapportage is opgesteld. Besproken met management. Vooralsnog geen mogelijkheden.. Financiën en Control Loopt Analyse heeft plaatsgevonden. Rapportage is opgesteld. Besproken met management. Vooralsnog geen mogelijkheden.. Samenleving Nog inplannen Er volgt op korte termijn aan afspraak voor de analyse. Juridische aangelegenheden en Bestuurlijke Ondersteuning Vervallen Gelet op de aard van de werkzaamheden niet van toepassing. Stadsbeheer Vervallen Management heeft aangegeven niet te willen deelnemen aan analyse. Bij aanbestedingen zijn er afspraken over inzet van medewerkers uit diverse doelgroepen. Stedelijke Ontwikkeling Nog inplannen Gelet op de aard van de werkzaamheden niet van toepassing. Griffie Vervallen Gelet op de aard van de werkzaamheden niet van toepassing. Resultaten tot nu toe zie bijlage 1. Voor de realisatie van plaatsing van medewerkers uit de doelgroep op de beschikbare functies zijn er twee opties: 1. P&O stelt in overleg met management profiel op en deze wordt aangeboden aan klantmanager van WZI. De klantmanager doet een voorstel voor een match vanuit het in bestand aanwezige kandidaten. Als er vanuit WZI geen match te realiseren is, wordt het UWV benaderd voor een match met kandidaten vanuit de Wajong. In overleg met de afdelingen wordt een profiel gekozen en aangeboden aan de Klantmanager van WZI. De klantmanager gaat matchen op de in het bestand aanwezige kandidaten. 2. WZI draagt vanuit het klantenbestand kandidaten voor, geschikt voor werk bij een gemeentelijke organisatie. Op basis van het profiel wordt er gekeken of er een functie realiseerbaar is. Advies: Voorgesteld wordt om beide opties tot de mogelijkheden te laten behoren. Zo wordt de meeste kans van slagen gerealiseerd. Functies moeten vaak aangepast worden aan een kandidaat. Denk hierbij onder andere aan opbouw taken, uren en dagen. Aanstelling bij de gemeente Zoetermeer. Het LOGA heeft afspraken gemaakt over de rechtspositie van gemeenteambtenaren die een aanstelling krijgen op grond van de banenafspraak voor arbeidsbeperkten. Deze afspraken zijn verwerkt in de CAR- UWO. Binnen de gemeente Zoetermeer krijgen kandidaten eerst een proefplaatsing van twee maanden (verlenging met één maand mogelijk). Gedurende deze maanden komt de kandidaat nog niet bij ons in dienst. Na gebleken geschiktheid volgt een tijdelijke aanstelling voor 6 maanden, waarna bij voldoende functioneren een verlenging van 1 jaar volgt. Daarna volgt de mogelijkheid tot het verlenen van een vaste aanstelling. Voor medewerkers die onder de doelgroep Participatiewet vallen geldt in de CAR-UWO in plaats van de
functieschaal een aparte schaal A, met als laagste trede (periodiek) het wettelijk minimumloon, en met als hoogste trede 120% van het wettelijk minimumloon. Begeleiding. De begeleiding door een Job coach is een belangrijke voorwaarde voor succes. Afhankelijk van waaruit iemand wordt ondersteund (vanuit Wajong of vanuit de Participatiewet) wordt job coaching (of een financiële vergoeding daarvoor) beschikbaar gesteld door het UWV dan wel de gemeente. Daarnaast zal de arbeidsdeskundige van de gemeente Zoetermeer, Annemieke Haven (tevens p&oadviseur), de begeleiding in onze organisatie op zich nemen. Opleiden. Opleiden werkbegeleiders. Een voorwaarde voor succes is de begeleiding op de werkplek. Wat heeft de kandidaat voor begeleiding en ondersteuning nodig op de werkplek om de plaatsing succesvol te maken. Welke vaardigheden vraagt dat van de werkbegeleider op de werkplek die de kandidaat begeleidt. Wij stellen voor om medewerkers die de kandidaten dagelijks gaan begeleiden op de werkvloer een ondersteunende cursus aan te bieden. Daarnaast stellen wij voor om intervisie bijeenkomsten voor werkbegeleiders te organiseren zodat deze ervaringen kunnen uitwisselen en van elkaar kunnen leren. Indicatiekosten bedragen 10.000,- per jaar (concern breed in de beginjaren),te bekostigen uit reguliere OVT-middelen. Deze kosten nemen uiteraard af naar mate de organisatie meer ervaring opdoet met garantiebanen en dit een normaal onderdeel van de bedrijfsvoering wordt. Registratie van de kandidaten. Het UWV houdt een doelgroepenregister bij voor de jaarlijkse monitoring. Binnen onze eigen organisatie worden de medewerkers geregistreerd in het Personeel Informatiesysteem (Profit). Financiën. Indicatief bedragen de loonkosten per mdw/jaar 24.000 bruto. Dit is op basis van minimumloon met een inzet van 75% fte. Uitgaande van een subsidie van 50% wordt het bruto : 12.000 per kandidaat. Per jaar gaat het om een groei 2 a 3 fte per jaar. Zeker in het begin zal dit eenvoudig op te vangen zijn via onder meer vacatureruimte binnen het totale loonbudget ( 65 mln.) van de gemeente Zoetermeer. Als de beoogde groei wordt gerealiseerd, zou er uiteindelijk sprake kunnen zijn van 25 personen in 2023. Hiermee gaat in theorie een loonsom gepaard ad 300.000 (25 formatieplaatsen a 12.000). Het gaat hier in principe niet om extra middelen die op dit moment geregeld moeten worden. Uitgangspunt is dat plaatsingen gerealiseerd worden binnen de formatie, het gaat immers om duurzame arbeid. Door middel van een bedrijfsanalyse wordt gekeken welke elementen uit diverse functies gehaald kunnen worden om hiermee een aparte functie te creëren. Met als uitgangspunt dat de bekostiging neutraal c.q. binnen de huidige loonbudgetten dient plaats te vinden. Ook hier zal de organisatie nog de nodige ervaring mee moeten opdoen. Van belang is dat er nu gestart wordt. Deze groep wordt apart geadministreerd in de personeelsadministratie. Hierdoor kunnen eventuele financiële knelpunten bij een bepaalde afdeling alsdan naar concernniveau getild worden, wat het realiseren van de doelstelling zal bevorderen. Te nemen besluiten; Voor de realisatie van plaatsing van medewerkers uit de doelgroep op de beschikbare functies zijn twee opties: 1. P&O stelt in overleg met management profiel op en deze wordt aangeboden aan klantmanager van WZI. De klantmanager doet een voorstel voor een match vanuit het in bestand aanwezige kandidaten. Als er vanuit WZI geen match te realiseren is, wordt het UWV benaderd voor een match met kandidaten vanuit de Wajong. overleg met de afdelingen wordt een profiel gekozen en aangeboden aan de Klantmanager van WZI. De klantmanager gaat matchen op de in het bestand aanwezige kandidaten.
2. WZI draagt vanuit het klantenbestand kandidaten voor, geschikt voor werk bij een gemeentelijke organisatie. Op basis van het profiel wordt er gekeken of er een functie realiseerbaar is.. Advies: Besluit 1: Voorgesteld wordt om beide opties tot de mogelijkheid te laten behoren. De praktijk leert dat dat de grootste kans van slagen heeft. Functies moeten vaak aangepast worden aan de kandidaat. Denk hierbij onder andere aan opbouw taken, uren en dagen. Financiën: Besluit 2: Deze groep wordt apart geadministreerd in de personeelsadministratie. Eventuele financiële knelpunten bij een bepaalde afdeling, op het moment dat zich dit voordoet naar concern niveau tillen, wat het realiseren van de doelstelling zal bevorderen. Extra. Gerealiseerde plaatsen. In 2015 zijn 4 plaatsingen gerealiseerd. Bij de Afvalinzameling, bij Stedelijke Ontwikkeling, bij de afdeling P&O en bij de afdeling I&A. Alle plaatsen worden gefinancierd uit eigen budget. Training Opstellen van een bedrijfsanalyse. De Arbeidsdeskundige van de gemeente Zoetermeer en een drietal Accountmanagers van het Werkplein hebben de training gevolgd bij het UWV om een bedrijfsanalyse te maken. Op deze wijze kunnen zij bedrijven in onze stad ondersteunen en adviseren bij het realiseren van de arbeidsplaatsen binnen hun bedrijf. Communicatie. Zodra de al gerealiseerde proefplaatsingen worden omgezet in een aanstelling zal de nodige aandacht worden besteed aan communicatie. Werkgroep MT. Patrick Verhoef / afdeling WZI Karen Meijers / afdeling P&O Angelique Quentin / afdeling AIZ Raoul Gilliot / afdeling F&C
Bijlage 1. Tussenevaluatie Bedrijfsadvies Inclusieve Bedrijfsorganisatie Gemeente Zoetermeer April 2015 Inleiding: Gemeente Zoetermeer heeft in oktober 2014 contact gezocht met UWV om de inzet van een Bedrijfsadvies Inclusieve Arbeidsorganisatie te verkennen. Dit heeft geleid tot een eerste inventarisatie door UWV van de verschillende afdelingen binnen de gemeentelijke dienst. Aan de hand van deze inventarisatie bij 14 afdelingen is een volgorde vastgesteld waarin de verschillende afdelingen betrokken zouden worden bij de inzet van het Bedrijfsadvies Inclusieve Arbeidsorganisatie. Het Bedrijfsadvies Inclusieve Arbeidsorganisatie geeft inzicht in de aanwezigheid van elementaire taken die geschikt, dan wel mogelijk geschikt zijn voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. (doelgroep Participatiewet) Elementaire taken zijn eenvoudige, vaak enkelvoudige taken die zonder een specifieke opleiding hiervoor te hebben gevolgd kunnen worden uitgevoerd. De geschiktheid van elementaire taken wordt mede bepaald door de context, hiermee worden omstandigheden bedoeld die gerelateerd zijn aan de directe omgeving zoals collega s, (direct) leidinggevende. Verder dient ook gekeken te worden naar afbreukrisico s in de uitvoering van bedoelde taken. Aangezien wij dit op voorhand niet altijd kunnen overzien maken wij een onderscheid tussen geschikt en mogelijk geschikt. December 2014 zijn de eerste analyses gestart bij volgende afdelingen Afvalinzameling Zoetermeer (december 2014) Publieksplein (januari 2015) Vastgoedbedrijf (januari 2015) Veiligheid, Vergunningen en Handhaven (februari 2015) Werk, Zorg en Inkomen (maart 2015) Communicatie (maart 2015) Afvalinzameling Zoetermeer: Milieu-eilanden Totaal aantal uur geschikte taken: 48 ½ uur Grofvuil/minicontainers Totaal aantal uur geschikte taken: 69 uur Totaal aantal uur mogelijk geschikte taken: 40 uur Zelfbrengdepot Totaal aantal uur geschikte taken: 20 uur Totaal aantal uur mogelijk geschikte taken: 40 uur Klantenservice Totaal aantal uur geschikte taken: 13 ½ uur Totaal aantal uur mogelijk geschikte taken: 44 ½ uur Werkplaats/facilitair Totaal aantal uur geschikte taken: 24 ¾ uur Totaal aantal uur mogelijk geschikte taken: 8 ½ uur Eindrapportage is 23 januari opgestuurd naar het afdelingshoofd, mw. A Quentin en P&O Adviseur, mw. A. Haven. Publieksplein Burger Service Punt o Publiekshal Totaal aantal uur geschikte taken: 0 uur Totaal aantal uur mogelijk geschikte taken: 70 uur
Gemeentelijk Informatie Punt o Callcenter Totaal aantal uur geschikte taken: 11 uur Eindrapportage ligt ter boordeling bij de eindredacteur van het UWV (kwaliteitscheck) Naar aanleiding van de analyse bij Publiekshal is het advies om de backofficetaken (documentenkamer) nader te analyseren. In de huidige analyse is dit te summier aan de orde gekomen. Vastgoedbedrijf Vastgoedfacilitair o Bodediensten Totaal aantal uur geschikte taken: 54 ½ uur Totaal aantal uur mogelijk geschikte taken: 20 uur o Servicedesk Totaal aantal uur geschikte taken: 1 uur o Beheergroep Totaal aantal uur geschikte taken: Totaal aantal uur mogelijk geschikte taken: Analyse van de Beheergroep is nog niet binnen. De analist is nog in gesprek met de teamcoördinator van de afdeling. Veiligheid, Vergunningen en Handhaven Secretariaat Totaal aantal uur geschikte taken: 7 uur Totaal aantal uur mogelijk geschikte taken: 6 uur Vergunningen, Toezicht en Handhaving o Handhaving Totaal aantal uur geschikte taken: 16 uur Totaal aantal uur mogelijk geschikte taken: 1 uur o Vergunningverlening Totaal aantal uur geschikte taken: 34 uur Totaal aantal uur mogelijk geschikte taken: 6 uur Eindrapportage ligt ter boordeling bij de eindredacteur van het UWV (kwaliteitscheck) Werk, Zorg en Inkomen Werk, Scholing en Inkomen o Klanten WWB WSI Totaal aantal uur geschikte taken: 36 uur o Aanvraag WWB + Poort Totaal aantal uur geschikte taken: Totaal aantal uur mogelijk geschikte taken: Zorg en inkomen o Bijz. Bijstand + back-office Totaal aantal uur geschikte taken: 0 uur
Op de afdeling Bijz.Bijstand + back-office zijn geen elementaire taken gevonden. Volgens de analist en de geïnterviewde is het afbreukrisico en de verantwoordelijkheid te groot. De analyse voor de afdeling WWB+ Poort is nog gaande. De analist heeft herover momenteel intensief contact met een intaker. Binnen Werk, Zorg en Inkomen kunnen nog meerdere afdelingen geanalyseerd worden. Nu is voornamelijk Werk, Scholing en Inkomen onderzocht en een afdeling binnen Zorg en Inkomen. NB. Landelijk zijn op diverse plekken WGSP-en geanalyseerd. Hieruit zijn mogelijkheden voor wajongeren gekomen. Advies is om deze analyses nader te bekijken en te bezien of er vanuit deze analyses ook mogelijkheden zijn voor wajongeren binnen het WGSP Zoetermeer. Communicatie Communicatieadvies o Communicatieadviseur Totaal aantal uur geschikte taken: 0 uur Bij de functies Communicatieadviseur zijn geen elementaire taken gevonden. Mogelijk zijn er wel elementaire taken te vinden bij Web Beheer en Specialisatie. Advies is om deze afdeling ook te analyseren. Resultaat: De eerste rapportage bij AIZ heeft al geleid tot een herschikking van taken en een plaatsing van een geschikte kandidaat. Vervolg: De overige afdelingen worden de komende tijd ingepland: P&O Financiën & Control Informatisering & Automatisering