Secretariaat: Sandor Wilson Plantsoenstraat 3F 1441 CW Purmerend tel. 06-25070374 e-mail: secretaris@vippurmerend.nl Notulen Algemene Ledenvergadering dinsdag 29 augustus 2014 Aanwezige bestuursleden: Bert Bouman (voorzitter), Jasper Bouman (penningmeester), Sandor Wilson (secretaris), Arne Hendriks en René Tigges. 1. Opening De voorzitter opent om 20:05 de vergadering 2. Mededelingen De voorzitter deelt mee dat het blad Sportief Purmerend is uitgekomen waarin de meeste sportvereniging uit Purmerend vermeld staan met een schrijven. De meeste Purmerenders zouden dit als bijlage bij het Gezinsblad binnen moeten hebben gekregen. ViP staat er met een stukje op pagina 9. Agnes Loogman wordt als redacteur van dit blad gecomplimenteerd. Er wordt een oproep gedaan om het eens door te nemen. In eerste instantie zal het blad twee keer per jaar uitkomen. De volgende keer zal medio januari 2015 worden. De voorzitter deelt mee dat ViP een uitnodiging heeft gekregen om mee te denken aan een gezonde sportkantine. Er zal worden gekeken hoe wij als ViP daar eventueel een positieve bijdrage aan kunnen gaan leveren. Jasper doet een oproep om zich in te schrijven voor de openbare mixtoernooien in het kader van Markstadtoernooi tijdens de Nazomer-feestweken. De data hiervoor zijn vrijdagavond 12 september voor de senioren en zaterdagmiddag 13 september voor de jeugd in de Karekiet. Men hoopt dat meerdere mensen uit verschillende straten en wijken zich nog zullen aanmelden. Enige aanvulling is zeer gewenst. Arne meldt dat sinds deze week de ViP-app gelanceerd is. Deze app vind je als Volleybal.nl-Mijn Club en is gratis voor Android en de Iphone te downloaden. Bepaalde nieuwszaken, agenda, competitieschema s, foto s, contactinfo en nog veel meer zal via deze app te vinden zijn. Deze app zal nog de komende tijd verder gevuld worden. De voorzitter spreekt over hoe de besluitvorming omtrent de nieuwe multifunctionele sporthal op de plaats van de huidige Beukenkamp tot stand is gekomen. De wens van ViP voor voldoende hoogte is met de 9 meter hoogte van de hal gehonoreerd. Het is nog afwachten wanneer de eerste paal de grond in gaat. Volgens Arne zijn er nog geen nieuwe ontwikkelingen bekend sinds de laatste ALV. In het verlengde van de nieuwe multifunctionele sporthal zal er binnenkort in de gemeente een nieuw sportaccommodatie-nota worden besproken. Eventueel zal ViP nog punten inbrengen wanneer de tijd daar is. In deze nota zal dan ook worden besproken of er toch naast de nieuwe multifunctionele sporthal ook een nieuwe Karekiet komt in de buurt van de huidige Karekiet. 1
3. Vaststelling notulen ALV d.d. 29 april 2014 Maretti merkt op dat in de notulen van de vorige ALV het kampioenschap van M-B1 niet vermeld is, terwijl wel om deze toevoeging gevraagd is. Het kampioenschap van M-B1 is nu toegevoegd aan de notulen van 29 april 2014. De notulen worden m.u.v. voorgaande zonder verdere wijzigingen goedgekeurd. 4. Vaststelling jaarverslag bestuur en commissies seizoen 2013-2014 Bert complimenteert de voorgaande secretaris voor het opstellen van dit laatste jaarverslag van haar hand waarvoor ze ook de nodige contacten nog had met de desbetreffende commissies. - T.a.v. pagina 1 vraagt Lisanne wat met de flinke groei van ledenaantal wordt bedoeld. Bert antwoordt hierop dat dit als inleiding wordt bedoeld en dat daar nader op wordt ingegaan bij het stukje van de Ledenadministratie op pagina 5. - T.a.v. pagina 2 merkt Lisanne op dat de activiteiten van de commissies erg globaal zijn omschreven. Ze vindt onvoldoende naar voren komen wat per commissie de gestelde doelen en behaalde resultaten waren. Ze vindt het te vaag wat er aan de ALV wordt mede gedeeld. De voorzitter antwoord hierop dat de jaarplannen en verslagen in dit jaarverslag per commissie zijn samengevat. Bert zegt dat er kan worden gekeken of het in de toekomst iets concreter kan zonder dat het noodzakelijk is dat alle jaarverslagen en jaarplannen per commissie volledig hoeven te worden weergegeven. - T.a.v. pagina 5 (kantine) vraagt René hoe het komt dat de elektriciteitsrekening zoveel hoger uitvalt. Bert antwoordt hierop dat de energienota s door de leverancier de afgelopen jaren verkeerd zijn bijgehouden met een naheffing als gevolg. De KBV heeft deze energierekening al betaald. De aangesloten verenigingen zien de bewuste naheffing terug in de verrekening met de KBV in het komende seizoen. - T.a.v. pagina 5 (ledenadministratie) geeft Bert aan tevreden te zijn met de toename van het aantal leden bij de senioren en vooral ook bij de jeugd. - T.a.v. pagina 9 zegt Arne dat de Combinatiefunctionaris voortaan buurt-sportcoach gaat heten. Merijn Luijbe wordt bedankt voor zijn inzet. - T.a.v. pagina 10 wijst Bert hier tot slot naar de doelen van het bestuur voor komend seizoen. Volgens de voorzitter wordt op deze wijze ook naar gestelde doelen en behaalde resultaten gekeken zoals Lisanne eerde wenste tijdens de opmerking bij pagina 2. Bij een volgende ALV kan dan hier eventueel op terug worden gekomen. 5. Vaststelling financieel jaarverslag seizoen 2013-2014 De penningmeester geeft aan blij te zijn met het positieve saldo van 249 euro op het resultaat. Jasper licht het een en ander toe. Mede door toename van het aantal leden en sponsoren (die laatste hebben ook allen reeds overgemaakt) is er een toename van het positieve saldo. Verder licht Jasper een aantal kosten toe. De zaalhuur is hoger uitgevallen door de extra zaalhuur voor heren 1 op de zaterdagmiddag. Verder is er voor gekozen om over het afgelopen seizoen geen uitkering te doen van de kantinewinst aan VIP. Dit omdat er nog een flinke energierekening betaald moet worden. Gezien het positieve saldo is er ook gekozen om voor volgend seizoen de contributie niet te verhogen ook al had dit gemogen ter grootte van het inflatiepercentage. De penningmeester zegt dat als het hoge banksaldo zo blijft dat men zal moeten nadenken over wat voor gevolgen dit zou kunnen hebben voor bijvoorbeeld een lagere contributie. Karel vraagt waarom er op de balans wordt gesproken van een deelneming in de kantine en de KBV; waar zijn die bedragen op gebaseerd? De penningmeester antwoordt hierop dat toen de 2
KBV werd opgericht, VIP voor een bepaald startkapitaal heeft gezorgd. Indien de KBV zou ophouden te bestaan, zou er een bepaald bedrag dat overblijft na de afwikkeling van de beëindiging, terugvloeien naar VIP. Het bedrag dat nu op de balans staat, betreft de vordering hiervoor. De deelneming Kantine is gelijk aan het aanwezige banksaldo van de kantinecommissie per 30 juni 2013. 6. Verslag Kascontrolecommissie Jasper geeft aan dat er terecht een vraag was van Lisanne waar het verslag van de kascontrolecommissie was. Deze zat in eerste instantie niet bij de uitnodiging. Uiteindelijk is dit verslag een paar dagen geleden alsnog naar de leden gemaild. In dit verslag adviseert de kascontrolecommissie de ALV om decharge te verlenen aan het bestuur en de penningmeester. 7. Dechargeverlening aan bestuur en penningmeester. Na bespreking van het jaarverslag van het bestuur (zie agendapunt 4) en het financieel jaarverslag (zie punt 5) en het verslag van de kascontrolecommissie (zie punt 6) wordt de jaarrekening 2013-2014 door de ALV vastgesteld en aan het bestuur en de penningmeester decharge verleend. 8. Bespreking eventuele vacature in commissies. Er zijn een aantal vacatures. Arne: Er is een vacature voor voorzitter van de beach-commissie. Bij de huidige leden van de beach-commissie ontbreekt de tijd om deze functie ook nog te vervullen. René: Er is al zo ongeveer drie jaar de vacature voor de functie van voorzitter van de communicatie en pr-commissie. Mo vraagt hierop wat die functie inhoudt. René leest vervolgens voor wat die functie inhoudt zoals die ook samen met vacature voor de voorzitter BC te vinden is op de website: http://www.vippurmerend.nl/index.php/vereniging/organisatie/vacatures.html Verder wordt er nog een oproep gedaan om zich te melden als vaste verenigingsscheidsrechter om dat een aantal daarvan in verleden gestopt zijn. Vervolgens doet Jasper nog een oproep om een bardienst te draaien op de zaterdagmiddag als heren 1 en soms ook jongens A1 spelen. Het zou dan maximaal 1 bardienst per jaar extra betreffen. 9. Inzet vrijwilligers (tomeloze inzet bos) Elk jaar wil het bestuur iemand bedanken die zich afgelopen seizoen tomeloos heeft ingezet voor de vereniging. Deze keer wil het bestuur Evert Moorman bedanken voor zijn inzet als materiaalman op en rondom de volleybalvelden (netten, ballen, etc. etc.). Bert zegt dat hij Evert een bos bloemen zal doen toekomen zodra die weer terug is van vakantie. Daarna wordt Lindy bedankt met een bos bloemen en een ViP-horloge als dank voor haar inzet als secretaris gedurende de laatste drie jaar. Haar laatste wapenfeit, het ViP-jaarverslag over vorig seizoen wordt daarbij met name genoemd en geroemd. 10. Rondvraag Jasper doet als lid van de Activiteiten-commissie een oproep om zich in te schrijven voor het Marktstadtoernooi in kader van de Nazomerfeestweken. Vrijdagavond 12 september is er een 3
openbaar mixtoernooi voor de senioren en zaterdagmiddag 13 september een openbaar mixtoernooi voor de jeugd. Het aantal aanmeldingen loopt nog niet storm namelijk. Mo vraagt of het mogelijk is dat dat de website verder opgeleukt wordt. Hij vindt het nu vooral een grote lap tekst. Hij mist bijvoorbeeld een directe link om zich in te schrijven als lid. René antwoordt hierop dat de website een tijd terug nog een behoorlijke update heeft ondergaan maar dat de website altijd iets is dat in ontwikkeling blijft. Mo zegt nog eens contact op te nemen met de webmaster Auke en zegt hierin ook een bijdrage te willen leveren als dat nodig is. Mo vraagt ook of het mogelijk is dat als een nieuw lid zich inschrijft, of die dan een standaard reply terug krijgt met bepaalde standaard informatie. Er zal worden gekeken wat hiertoe de mogelijkheden zijn. Karel en Lisanne vragen wanneer het nieuwe bardienst-schema bekend wordt. Vorig jaar was dit namelijk slechts 3 dagen van te voren bekend. Jasper antwoordt hierop dat Jeroen ermee aan de slag gaat zodra hij begin september terug is van vakantie. Hierbij wordt wel opgemerkt dat het competitieschema pas definitief is per 1 september. Pas vanaf dan is het zinvol om met bardienstschema aan de slag te gaan. Willem merkt op dat er nog maar één clip-board over is voor de papieren wedstrijdformulieren waar er vroeger vier van waren. Jasper zegt hierover contact op te nemen met Evert zodra hij terug is van vakantie. In het verlengde van de laatste vraag merkt Arne op dat men komend seizoen steeds meer het Digitale Wedstrijdformulieren (hierna DWF) zal tegenkomen. Arne roept op om de uitleg op de website met daarbij een duidelijk filmpje nog eens te gaan bekijken. Het is ook mogelijk om het DWF offline in te vullen en later alsnog te uploaden. De eigen teams staan al ingevuld op het DWF. 11. Sluiting De voorzitter bedankt hierna alle aanwezigen voor hun inbreng en sluit om 21.10 uur de vergadering. 4
Aanwezig Afwezig met kennisgeving Bert Bouman Jasper Bouman Sandor Wilson René Tigges Arne Hendriks Lindy Pos Bert Lieber René van Wijk Jan Huiberts Scipio Maas Mo Arab Merijn Lubbe Adeline Kok Henk de Kruijf Arthur Heinicke Lisanne Dijkmijer Else Wiersma Freek Dijkmijer Sigrid Hendriks Paul Hendriks M. Bannenberg Joke Monnik Marijke Loogman Agnes Loogman- Delgam Gerard v. den Haak Karel van Gaalen Laura Moorman Stefan Nellen Mike Muller Harry Muller Martijn Hovestad Dirk Bloothoofd Nel Bloothoofd Brenda Bloodhoofd Jan Veuger Annique Muller Harry Knijn Joyce Houthuis Marja Zandvoort Jeroen Durieux Eveline Tijmstra Evert Moorman Ina Poel Werner Wijsman Justin Hibbeler Chef van Bemmel Jan Schipper Riet Brak Joost Bleekemolen 5