Geautomatiseerde export- en betalingsmelding plus de debiteurenmutatie - Technische eisen en specificaties - November 2006
Waarom geautomatiseerd melden? Datacommunicatie met het Hoofdbedrijfschap Agrarische Groothandel commissie Bloemen en Planten (kortweg HBAG) heeft een aantal voordelen. Voor de exporteur en voor het HBAG. De geautomatiseerde exportmelding ontheft de exporteur van de verplichting de "papieren" factuur aan het bedrijfschap af te geven. Dat scheelt dus een exemplaar per factuur en het betekent tijdsbesparing. In geval van geautomatiseerd melden wordt de exporteur tevens ontheffing verleend voor het aanhechten van de facturen aan het L-formulier van het Enig Document. Daarmee kan de exporteur zich nog een tweede exemplaar van de factuur besparen. Factuurgegevens die via datatransmissie worden aangeboden kunnen snel, efficiënt en foutloos worden verwerkt. Het geautomatiseerd melden van export en betalingen betekent een aanzienlijke besparing van uw en onze tijd. In deze brochure treft u nadere uitleg aan over het geautomatiseerd melden van export en betalingen alsmede het doorgeven van nieuwe of gewijzigde debiteuren. Deze informatie is bedoeld voor degenen binnen uw bedrijf die beslissen over deelname aan het systeem, voor uw systeembeheerder(s) en voor de systeemontwikkelaar die voor de aanpassingen zorgt. Het gratis inbelnummer voor deze datacommunicatie is: 0800-0230084. Het niet gratis inbelnummer voor deze datacommunicatie is: 0297-344241. Voor de goede orde melden we nog dat een nieuwe manier van doorgeven van meldingen aan het HBAG beschikbaar is, waarmee u in staat bent niet alleen aan het HBAG maar tegelijkertijd ook aan het CBS te melden. Bovendien maakt die methode gebruik van modernere communicatietechnieken, want zij maakt gebruik van het op internettechnologie gebaseerde Florinet netwerk van de stichting FlorEcom. Waarschuwing: De in deze brochure beschreven bestandsindeling en communicatietechniek zal op termijn worden beëindigd. 2
Datatransmissie, wat moet u erover weten? Aan datacommunicatie worden eisen gesteld t.a.v. de hardware, de communicatiesoftware en de applicatiesoftware: 1. Hardware * Iedere computer die voor communicatie op afstand wordt ingezet moet beschikken over een communicatieboard. In de meeste personal computers is standaard een seriële poort van het type RS 232 ingebouwd. * De communicatie kan geschieden m.b.v. een a-synchroon modem. Het HBAG beschikt over modems die zichzelf kunnen instellen op de snelheid van de modem van de zendende partij. Afhankelijk van het gemiddelde aantal dagelijks te verzenden facturen en het te besteden budget, kunt u kiezen uit diverse modems, variërend van een goedkoop V22 modem tot geavanceerde modems van het type V32 die geschikt zijn voor communicatie op snelheden tot 56K. De communicatie geschiedt over een KPN kieslijn. 2. Communicatiesoftware De gemiddelde exporteur kan voor wat betreft de communicatie volstaan met een goedkoop softwarepakket (b.v. PCPlus, Datatalk, Term). Binnen de meeste pakketten is voorzien in de mogelijkheid van bestandsoverdracht (filetransfer) via het X-modem-protocol. De modem van de exporteur wordt pas in de zendstand geschakeld als de verbinding geactiveerd wordt. Normaal staat de modem uit, zodat de computer niet door anderen te benaderen is. De te verzenden gegevens worden binnen de computer van de exporteur in een bestand klaargezet. De verbinding wordt bij voorkeur automatisch tot stand gebracht en de gegevens worden als één bericht over de lijn gestuurd. Na bevestiging van ontvangst door de bedrijfschapcomputer wordt de verbinding verbroken. 3. Applicatiesoftware De communicatie tussen exporteur en het HBAG kan zich op vier niveaus afspelen: * Het eerste niveau is de identificatie van de zender. * Het tweede niveau is dat van de factuur totaalgegevens die voorheen handmatig door de bedrijfschapmedewerkers werden ingebracht (de eindregel) * Het derde niveau betreft de betalingsmelding. * Het vierde niveau is de overdracht van gegevens waarmee het bedrijfschap de conversietabellen kan onderhouden die o.m. betrekking hebben op zowel de debiteurennummers als de debiteurengegevens (naam, adres, etc) van de exporteurs. Voor de applicatiesoftware (het factureerpakket) van de exporteur betekent dit dat er uit de dagelijks aangemaakte facturen, betalingen en debiteuren(-wijzigingen) een bestand moet worden aangemaakt dat voldoet aan de volgende eisen: 3
Algemene eisen * Het bestand wordt voorafgegaan door een voorlooprecord. * Elk record, dus ook het voorlooprecord, wordt voorafgegaan door een vaste recordsoortcode. * De veldvolgorde en veldlengte binnen een recordsoort vormen een vast gegeven. * Numerieke gegevens binnen een veld worden rechtsaansluitend ingevuld en vooraan aangevuld met voorloopnullen. * Alfa-numerieke gegevens dienen links aansluitend te worden ingevuld en achteraan aangevuld met spaties. Uitzondering wordt gemaakt voor alfa-numerieke debiteuren nummers die toch rechtsaansluitend worden ingevuld en vooraan aangevuld met voorloopnullen. * De gegevens moeten in ASCII worden aangeleverd. * De verschillende recordsoorten mogen door elkaar in het bestand worden aangeboden. * Elk record wordt afgesloten met de tekens "carriage return" en "line feed" (0D0A) Record lay-out In het via datatransmissie aangeleverde bestand behoren de records, die betrekking hebben op de 4 niveaus, in de hierna beschreven lay-out te worden aangeboden: Niveau 1. Voorlooprecord Met behulp van dit voorlooprecord kan de afzender door het HBAG worden geïdentificeerd en kunnen evt. conversieprogramma's worden geactiveerd. Het voorlooprecord mag binnen het over te zenden bestand meerdere keren voorkomen, bijvoorbeeld t.b.v. de meldingen over verschillende registratienummers vanuit één (moeder)bedrijf Voorlooprecord A Veld Posities Inhoud A1 Recordsoortcode 2 alfa $1 A2 Exporteurnummer 4 num. Bedrijfschapregistratienummer A3 Datum 6 num. DD MM JJ Datum aanmaak voorlooprecord Totaal aantal posities 12 4
Niveau 2. Exportmelding Dit zijn de gegevens die thans door de medewerkers van het bedrijfschap worden afgelezen van de factuur die door de exporteur aan de balie wordt aangeboden (de totaal- of eindregel) Bij geautomatiseerde exportmelding behoort een ononderbroken en aaneengesloten reeks factuurnummers te worden aangeboden i.v.m. controle op volledige verwerking van alle overgestuurde bestanden. Om dit te realiseren worden diverse factuurcodes gehanteerd. Ook facturen van eventuele Nederlandse klanten moeten daarom op die manier worden aangeleverd. Verzamelfacturen Het kan voorkomen dat exporteurs, bijvoorbeeld ten behoeve van een vlotte afhandeling bij de douane, een verzamelfactuur aanmaken die meerdere specificatiefacturen dekt. In de normale - niet geautomatiseerde- procedure behoren zowel de verzamel- als de specificatiefacturen aan het bedrijfschap te worden gemeld. In geval van geautomatiseerde exportmelding moeten echter alleen die facturen worden aangeboden die in de boekhouding van de exporteur worden doorgeboekt en die in een later stadium als betaald kunnen worden gemeld. Dus, als de verzamelfactuur buiten de boekhouding blijft, behoort deze niet te worden aangeboden, maar wel de specificatiefacturen. Als alleen de verzamelfactuur in de boekhouding als openstaande post zal verschijnen, wordt alleen deze gemeld. Exportmelding B Veld Posities Inhoud B1 Recordsoortcode 2 alfa $2 B2 Code plus/min 1 alfa + / - (minteken indien creditnota) B3 Factuurnummer 8 num. uniek ononderbroken doorgenummerd B4 Factuurdatum 6 num. DD MM JJ B5 Debiteurennummer 8 num./alfa Het debiteurennummer dat door de exporteur wordt gehanteerd B6 Factuurcode 1 num. 1= snijbloemen 2= potplanten 3= uitgangsmateriaal 4= opgepotte bloembollen 5= droogbloemen 6= snijgroen, kerstgroen (zonder kluit) etc. 7= vervallen factuur 8= vrachtfactuur 9= diverse niet-bloemkwekerij producten B7 Valuta 2 num. De valutacode van de debiteur B8 Bedrag 10 num. Bedrag in de valuta waarin is gefactureerd. Bedrag moet in decimalen (2 cijfers achter de komma) worden vermeld. Echter: geen komma of punt opnemen. Japanse Yen wordt niet met decimalen aangeboden. V.B.: Eur. 123,45 = 00000012345 Jpy. 12.345 = 00000012345 B9 Nettogewicht 5 num. Nettogewicht in hele KG.(niet meer gebruikt) 00000 Totaal aantal posities 43 5
Niveau 3. Betalingsmeldingen Ook betalingen van openstaande facturen kunnen per factuur automatisch worden gemeld. Vooruitbetalingen die binnen de boekhouding worden "geparkeerd" op een tussenrekening of via een daartoe gecreëerde negatieve factuur, moeten niet als betaling worden gemeld. Pas als de oorspronkelijke factuur wordt afgeboekt moet de betalingsmelding aan het bedrijfschap worden aangeboden. Echter, wanneer voor het herstellen van fouten in de boekhouding, zuiver boekhoudkundig een nieuwe factuur wordt aangemaakt, wordt deze wèl gemeld. Deze factuur moet niet als exportmelding ($2), maar als $4 met D2 = negatief worden aangeboden. Binnen het te verzenden bestand moeten de betalingsmeldingen op de volgende wijze worden aangeleverd. Betalingsmelding D Veld Posities Inhoud D1 Recordsoortcode 2 alfa $4 D2 Code plus/min 1 alfa + = betaling - = opboeking/correctiebetaling D3 Debiteurennummer 8 num./alfa Het debiteurennummer dat door de exporteur wordt gehanteerd D4 Factuurnummer 8 num. Nummer betaalde factuur D5 Afboekingdatum 6 num. DD MM JJ D6 Bedrag 10 num. Zie B8 Totaal aantal posities 35 6
Niveau 4. Debiteurenmutaties In het systeem van geautomatiseerde exportmelding kunnen exporteurs de eigen debiteurennummers aanbieden. Binnen het bedrijfschap worden deze nummers aan de hand van conversietabellen vertaald naar de bedrijfschapnummers. Deze tabellen zijn inmiddels voor een groot aantal exporteurs goeddeels opgebouwd. Voor een probleemloze communicatie is het noodzakelijk dat nieuwe en vervallen debiteuren en ook de wijzigingen in de n.a.w. gegevens aan het bedrijfschap worden doorgespeeld, zodat de tabellen up-to-date kunnen worden gehouden. Ook dit gebeurt via datatransmissie. Bij iedere wijziging in het debiteurenbestand van de exporteur (nieuw, wijzigen n.a.w., vervallen) behoort een debiteurenmutatie-record per veld te worden aangeboden. Elk record wordt in alle gevallen volledig ingevuld. N.B. Altijd compleet alle velden van het debiteurenrecord opnieuw opsturen bij mutaties. Debiteurenmutatie E Veld Posities Inhoud E1 Recordsoort 2 alfa $5 E2 Mutatiecode 1 num. 1 = nieuwe debiteur 2 = wijziging debiteur 3 = vervallen debiteur E3 Debiteurennummer 8 num./alfa Het debiteurennummer dat door de exporteur wordt gehanteerd E4 Inhoudcode 1 num. 1 = naam 2 = adres 3 = postcode / woonplaats 4 = land 5 = B.T.W. - nummer E5 Inhoud 30 alfa Inhoud conform inhoudcode (De alfa-gegevens moeten in HOOFDLETTERS worden aangeboden) Totaal aantal posities 42 7
Starten met geautomatiseerde exportmelding Uw bedrijf is klaar voor datacommunicatie met het HBAG zodra u beschikt over de noodzakelijke hardware en communicatiesoftware en er binnen uw systeem de noodzakelijke softwarematige aanpassingen zijn verricht. Een daadwerkelijke start met geautomatiseerde exportmelding kan worden gemaakt zodra ook het bedrijfschap gereed is om uw gegevens te verwerken. De via datacommunicatie geleverde informatie moet immers door de computer van het bedrijfschap worden geïnterpreteerd. Dit wil zeggen: diverse conversietabellen dienen aangelegd te worden. U dient hiervoor het volledige debiteurenbestand en uw valutacodes ter controle aan te leveren (bij voorkeur via e-mail of op diskette) Wanneer dit gereed is kan in een proeffase het zgn. schaduwdraaien van start gaan. De kwaliteit van het datacommunicatieproces zal worden getoetst aan de hand van de resultaten van de handmatige invoer. De realisering van datacommunicatie is een zaak die een nauwkeurige afstemming en planning vergt. Een regelmatig contact tussen u of uw programmeur en de systeembeheerders van het bedrijfschap is daarom geboden. Heeft u belangstelling voor geautomatiseerde exportmelding of wilt u nadere informatie over datacommunicatie met het bedrijfschap, neem dan contact op met Alie Hoekman, telefoon: 0297 38 00 66 of e-mail: A.Hoekman@HBAGbloemen.nl Op de website van het HBAG is bovendien meer te vinden over een modernere manier van doorgeven van meldingen. U kunt hiervoor terecht op http://www.hbagbloemen.nl, onder de menukeuzes: Diensten, Automatisering. 8