AB 13 DECEMBER 2017 HIT/ 2017-AB13122017-6.2 Handleiding/instructie Administratieve Organisatie en Interne Controle (AO/IC). 1. Inleiding 2. Organisatie 3. Kasbeheer 4. Aangaan verplichtingen 5. Administratieve handelingen 6. Aanbestedingsbeleid 7. Overige zaken 8. Slot 1. Inleiding. Voorafgaand aan het besluit van het Algemeen Bestuur van juni 1997 om een eigen werkapparaat in te stellen is door de toenmalige accountant VB-accountants een rapport uitgebracht over de administratieve organisatie en interne controle. In het rapport is de organisatie beschreven en getoetst. In het toen eveneens bijgevoegde advies zijn aanbevelingen gedaan om enkele verbeteringen aan te brengen. Teneinde een eenduidige beschrijving van de AO/IC te verkrijgen is de voorliggende handleiding opgesteld, die als instructie voor personeel en penningmeester moet worden gezien. 2. De organisatie. Het recreatieschap Hitland heeft circa 270 hectare openbaar toegankelijk recreatiegebied in eigendom, beheer en onderhoud. Het gebied is ingericht voor openbare dagrecreatie. Een als een aparte exploitatie te beschouwen onderdeel is de (openbare) 18 holes golfbaan en de 9 holes par 3 baan. Met het beheer van het openbare gebied (exclusief golfbaan) is jaarlijks een bedrag gemoeid van circa 600.000,-. De middelen hiervoor worden verstrekt door de deelnemers in de gemeenschappelijke regeling Hitland, de gemeenten Capelle aan den IJssel en Zuidplas. Daarnaast heeft de openbare golfbaan een omzet van jaarlijks circa 1.425.000,-. De exploitatie hiervan dient minimaal budgettair neutraal plaats te vinden. Het werkapparaat bestaat uit 1 fp directeur / alg. manager, 1 fp baanmanager, 0,89 fp medewerker communicatie / pr, 0,66 fp medewerker sales en evenementen, 0,5 fp administratief medewerker, 2,2 fp caddiemaster / receptioniste en 0,2 fp secretaris (bestuur ondersteuning). Het recreatieschap heeft voorts een bestuurlijk penningmeester. Voor het werkapparaat zijn functiebeschrijvingen vastgesteld, waarin taken, maar geen bevoegdheden zijn beschreven. In deze Handleiding/instructie AO/IC zijn de uitgangspunten voor de bevoegdheden uitgewerkt en beschreven. De taken en bevoegdheden van de penningmeester zijn in de gemeenschappelijke regeling Hitland en in de Verordening op het Financieel Beheer vastgelegd, maar worden waar nodig ook hier meegenomen. 3. Kasbeheer. Bij de exploitatie van de golfbaan vinden contante betalingen plaats. Deze contante betalingen kunnen betrekking hebben op betaling van een zogenoemd greenfee (golfronde), 10-rondenkaarten,
jaarkaarten en groepsreserveringen. Om de omvang van het geldverkeer en het daaraan verbonden risico op voorhand al zoveel mogelijk te beperken is een betaalautomaat aanwezig om pinbetalingen en betalingen met creditcards mogelijk te maken. Om contante betaling van grotere bedragen te ontmoedigen wordt een opslag in rekening gebracht bij contante betaling van jaarkaarten. De betaling van grote groepsreserveringen zal bij voorkeur moeten worden gefactureerd, zodat betaling via de bankrekening kan plaatsvinden. Betalingen van greenfee s, 10-rondenkaarten en jaarkaarten worden in de zogenoemde golfbaan administratie vastgelegd. Deze betalingen en de betalingen voor groepsreserveringen worden voorts verantwoord in dagoverzichten, waarbij een onderscheid wordt gemaakt tussen contante betalingen en pinbetalingen en creditcards. Bij het kasbeheer zijn voorts de volgende taken en werkzaamheden te onderscheiden. Beheer contant kasgeld Betrokkenen: baanmanager, medew. communicatie, medew. sales / evenementen, Werkz.heden: (wisselgeld-)kas opmaken bij aanvang baliedienst en bij einde baliedienst; beheer contante betalingen Evt. limieten: bij aanvang en einde baliedienst 300,- Innen contante betalingen Betrokkenen: baanmanager, medew. communicatie, medew. sales / evenementen, Werkz.heden: betaling in ontvangst nemen en in kas storten; beheer contante betalingen Evt. limieten: geen Afstorten contante betalingen Betrokkenen: baanmanager, medew. communicatie, medew. sales / evenementen, Werkz.heden: (wisselgeld-)kas opmaken bij einde baliedienst; inkomsten afstorten in eigen kluisvak en verantwoorden op dagoverzicht; evt. kasoverdracht aan collega Evt. limieten: geen Kasboek, medew. boekhouding Werkz.heden: inschrijven dagoverzichten Afstorten contante geldvoorraad Werkz.heden: controle saldo kasboek, controle inhoud kluisvakken; opmaken en afdragen contante geldvoorraad aan transport naar bank; verantwoorden op dagoverzicht Evt. limieten: geld in kluis maximaal 17.500,- Kleine contante betalingen Betrokkenen: Werkz.heden: contante betalingen voor bijv. rembourszendingen, verzending poststukken, aankoop klein materiaal enzovoorts Evt. limieten: maximaal 500,- Grotere contante betalingen, medew. communicatie, medew. sales / evenementen
Werkz.heden: contante betalingen voor bijv. postzegelvoorraad, wisselgeldaankoop enzovoorts Evt. limieten: maximaal 1.500,- Werkz.heden: controle op uitvoering werkzaamheden en nakoming limieten; voor wat betreft taken directeur / alg. manager controle door penningmeester 4. Aangaan verplichtingen. In de gemeenschappelijke regeling Hitland en de Verordening op het Financieel Beheer zijn uitgangspunten opgenomen voor de voorbereiding en vaststelling van begroting en jaarrekening. Formeel berust de verantwoordelijkheid voor de nakoming van die uitgangspunten bij de penningmeester. In de praktijk stelt de directeur jaarlijks een concept-begroting op en hij stelt eveneens jaarlijks de jaarrekening samen. Na vaststelling van de begroting mogen de daarin geraamde uitgaven worden gedaan. Daarbij worden voor het aangaan van verplichtingen de volgende richtlijnen gehanteerd. Bestellingen Betrokkenen: Werkz.heden: bestellingen voor bijv. kantoorartikelen, overige kleine aankopen en dergelijke Evt. limieten: per bestelling maximaal 500,- Kleinere verplichtingen Betrokkenen: baanmanager, medew. communicatie, medew. sales / evenementen Werkz.heden: bestellingen voor bijv. kantoorartikelen, advertenties, overige aankopen en het aangaan van contracten voor bijv. drukwerk, schoonmaak, hygiëne en dergelijke Evt. limieten: per bestelling of contract (op jaarbasis) maximaal 2.500,- Grotere verplichtingen Werkz.heden: bestellingen / opdrachten voor bijv. vervangingsinvesteringen, het aangaan van contracten voor overige leveranties en diensten, het aangaan van sponsorcontracten Evt. limieten: per bestelling of contract (op jaarbasis) maximaal 25.000,- Overige verplichtingen Werkz.heden: bestellingen / opdrachten voor bijv. vervangingsinvesteringen en het aangaan van contracten voor overige leveranties en diensten voor bijv. onderhoud Evt. limieten: boven 25.000,- (op jaarbasis) bespreking in Dagelijks Bestuur noodzakelijk, waarna tot afhandeling door directeur / alg. manager kan worden overgegaan Werkz.heden: controle op uitvoering werkzaamheden en nakoming limieten; voor wat betreft taken directeur / alg. manager controle door penningmeester 5. Administratieve handelingen. In het kader van deze AO/IC worden onder administratieve handelingen het voeren van de financiële administratie van het recreatieschap en het voorbereiden van betalingen verstaan. Het is dus
eigenlijk beter om te spreken van financiënadministratieve handelingen. Bij financiënadministratieve handelingen zijn de volgende taken en werkzaamheden te onderscheiden. Opstellen en verzamelen financiënadministratieve stukken,baanmanager, medew. communicatie, medew. sales / evenementen, medew. boekhouding, Werkz.heden: opstellen van dagoverzichten (zie kasbeheer), verzamelen van rekeningen en facturen en opstellen (verkoop-)facturen Beperkingen: voorbereiding (verkoop-)facturen door directeur / alg. manager, baanmanager en medewerker sales / evenementen; het opstellen van de (verkoop-)facturen gebeurt door de medew. boekhouding Boeken financiënadministratieve stukken, medew. boekhouding Werkz.heden: boeken van financiënadministratieve stukken in de financiële administratie van het recreatieschap; debiteuren- en crediteurenbeheer; archiveren rekeningen, facturen en dergelijke Beperkingen: voorbereiding van en controle op meervoudig memoriaal boekingen door directeur / alg. manager en baanmanager Fiatteren financiënadministratieve stukken Werkz.heden: fiatteren van financiënadministratieve stukken en controle op vermelding juiste kostenplaats; fiatteren declaraties directeur / alg. manager door penningmeester Beperkingen: voor enkele kostenplaatsen is de budget-verantwoordelijkheid gedelegeerd; voor het overige wordt de beoordeling gedaan door de directeur / alg. manager Voorbereiding betalingen Betrokkenen: baanmanager, medew. boekhouding Werkz.heden: voorbereiden en betaalbaar stellen van rekeningen, facturen en dergelijke en het voorbereiden van betaalopdrachten voor electronic banking Beperkingen: invoeren in financiële administratie door medew. boekhouding; controle en betaalbaar stellen door baanmanager Uitvoering betalingen Werkz.heden: betalen van rekeningen, facturen en dergelijke; controle betaalopdrachten voor electronic banking op fiattering en juistheid crediteuren en bankrekeningnummers Beperkingen: verzenden betaalopdrachten door baanmanager na controle door directeur / alg. manager Voorbereiding ontvangsten Betrokkenen: baanmanager, medew. boekhouding Werkz.heden: het maken van incassobestanden en het klaarzetten van transacties voor electronic banking Beperkingen: invoeren in financiële administratie door adm. medew.; controle, betaalbaar stellen en klaarzetten voor verzending door baanmanager Werkz.heden: controle op uitvoering werkzaamheden en nakoming beperkingen Beperkingen: voor wat betreft taken directeur / alg. manager controle door penningmeester
6. Aanbestedingsbeleid Het beleid van het recreatieschap is er altijd op gericht geweest om zoveel mogelijk werkzaamheden uit te besteden. Voor de uitbesteding van werken en diensten worden de volgende richtlijnen gehanteerd. Klein onderhoud / diensten / leveranties Werkz.heden: kleinere onderhoudswerken, overige diensten of leveranties met een omvang tot 50.000,- via offertes of in regie uitbesteden en de wijze van aanbesteding vrij te laten (openbaar, onderhands, enkelvoudige uitnodiging) Evt. limieten: maximaal 50.000,- Werken / diensten Werkz.heden: werken of diensten met een omvang boven 50.000,- opnemen in een werkomschrijving of een bestek en openbaar of als aanbesteding met voorafgaande selectie aanbesteden; bij een specialistisch werk c.q. een werk, dat aansluit op reeds in uitvoering zijnde werkzaamheden kan op basis van een enkelvoudige uitnodiging worden aanbesteed Evt. limieten: cfm aanbestedingsrichtlijnen en -regelgeving Voor werken / diensten geldt, dat er na voorbereiding door de directeur / alg. manager finale besluitvorming in of door het Dagelijks Bestuur plaatsvindt. Controle op de werkzaamheden van de directeur / alg. manager vindt plaats door de penningmeester. 7. Overige zaken Naast de in het vorengaande reeds aangegeven interne controle dient ook nog op andere wijze verantwoording af te worden gelegd over werkzaamheden en resultaten. Dit gebeurt door een voortgangsrapportage en een zogenoemde verbandcontrole. Ter toelichting hierop kan het volgende dienen. Voortgangsrapportage Door het opstellen van voortgangsrapportages kan de stand van zaken van de administratieve organisatie worden gerapporteerd aan het bestuur van het recreatieschap. Hierbij kan verantwoording worden afgelegd over bijvoorbeeld de financiële stand van zaken, aangegane verplichtingen, lopende werken/investeringen en dergelijke. Op basis van de voortgangsrapportages kan bijsturing van het beleid plaatsvinden, al dan niet in combinatie met begrotingswijzigingen. Verbandcontrole Bij de accountantscontrole van de jaarrekening kan een zogenoemde verbandcontrole worden uitgevoerd. Bij de verbandcontrole worden de inkomsten, zoals vastgelegd in de administratie van de golfbaan vergeleken met de verantwoording van de inkomsten in de financiële administratie. 8. Slot Deze handleiding/instructie kan worden aangehaald als Administratieve Organisatie en Interne Controle (AO/IC). Vastgesteld in de openbare vergadering van het Algemeen Bestuur van het Recreatieschap Hitland op 13 december 2017 te Nieuwerkerk aan den IJssel.