Onderzoeksrapport Transport & Logistiek trends en ontwikkelingen op het gebied van ICT en managementinformatie in de sector transport en logistiek september 2011
Over Solipsis Al sinds 1984 is Solipsis actief binnen de wereld van de informatie- en communicatietechnologie met een uitgebreid pakket van diensten en producten. Solipsis is gespecialiseerd in het beheren van computers en netwerken, het ontwikkelen en onderhouden van software voor bedrijfs- en managementinformatiesystemen en in het ontwikkelen en onderhouden van oplossingen voor het digitaal beheren, distribueren en archiveren van documenten. De activiteiten zijn ondergebracht in de vier businessunits Performance Management, Systeem en Netwerk Beheer, Systeem Ontwikkeling en Onderhoud en Enterprise Document Management. Solipsis werkt momenteel voor een grote variatie aan (inter)nationale opdrachtgevers, zowel profit als non-profit. De sector transport en logistiek wordt door zowel kleine als grote organisaties in haar portfolio vertegenwoordigd. De stabiele positie van het bedrijf in de veranderlijke ICT-wereld onderstreept dat de mensen bij Solipsis weten waarover zij praten en doen wat zij beloven. Wensen worden vertaald in adequate oplossingen, waarbij kosten, baten en effectiviteit goed in het oog worden gehouden. Kwaliteit staat bij Solipsis hoog in het vaandel, net als wederzijds respect en vertrouwen. De filosofie van Solipsis luidt Comfort Class in ICT, de bijbehorende missie is opdrachtgevers (eindelijk weer) een ontspannen gevoel te geven bij hun automatiseringsorganisatie. Dat is tenslotte wel zo comfortabel. Solipsis is onderdeel van de Solipsisgroep, waartoe ook Holland House en IntraData behoren. Voor meer informatie: zie www.solipsis.nl, www.hollandhouse.com en www.intradata.nl. Onderzoek naar rol van ICT in complexe markt Van oudsher neemt Nederland een unieke positie in binnen de sector transport en logistiek. Desondanks ziet het haar internationale concurrentiepositie als distributieland teruglopen. Deze sector, die constant in beweging is, heeft afgelopen jaren met name economisch gezien bloot gestaan aan positieve maar ook aan negatieve veranderingen. Enkele trending topics zijn: overcapaciteit, concurrentie op prijs, kelderende investeringen op bijvoorbeeld trucks, trailers en schepen, verslechtering van de gemiddelde rentabiliteit en het ontstaan van grote verschillen naar schaalgrootte. Om als organisatie binnen de sector goed mee te kunnen bewegen is het van belang 16% 26% 58% Totaalomzet < 10 miljoen euro 11 25 miljoen euro > 25 miljoen euro 58% van de ondervraagde bedrijven heeft meer dan 26 miljoen omzet op jaarbasis. dat alle ondersteunende diensten binnen de bedrijfsvoering het proces van dienstverlening maximaal blijven faciliteren. Een solide ICTinfrastructuur en beschikbare (management)informatie spelen hierin een onmisbare rol. Dit onderzoek biedt inzicht in hoe organisaties uit de sector transport en logistiek hiermee in de praktijk omgaan. Respondenten van hoog niveau Voor dit onderzoek is gesproken met financieel directeuren, controllers en ICT-managers van bedrijven binnen de sector transport en logistiek.* Deze bedrijven zijn actief in transport en expeditie over weg, water, lucht en spoor. Het merendeel van de bedrijven houdt zich bezig met zowel nationaal als internationaal transport (56%). De bedrijven variëren van klein (19 werknemers) tot zeer groot (3000 werknemers). 58% van de bedrijven heeft een totaalomzet van meer dan 26 miljoen euro, 26% heeft een omzet tussen 11 en 25 miljoen euro, 16% heeft een omzet die lager is dan 10 miljoen euro. * N=86, 400 bedrijven zijn benaderd
53% van de bedrijven beheert zijn ICT-omgeving volledig zelf. De ondervraagde bedrijven besteden tussen de 0,4 en 5% van hun jaaromzet aan ICT. Dit is een behoorlijke bandbreedte, die over de hele linie waar te nemen is. Cruciale (management) informatie vaak niet beschikbaar Van de ondervraagde bedrijven geeft 33% aan niet in staat te zijn actuele resultaten te kunnen genereren met betrekking tot de financiële planning. Vrijwel alle bedrijven zijn in staat om omzetgegevens per klant te genereren (88%). Echter, wanneer we dezelfde vraag stellen met betrekking tot auto s en chauffeurs, dan geeft slechts 27% van de respondenten aan deze data te kunnen genereren. 30% laat weten dit wel per rit en vervoerd artikel naar boven te kunnen halen. Op vestigingsniveau kan slechts 25% omzetgegevens genereren. Organisaties zijn dus moeilijk in staat om op diverse onderdelen omzet en resultaat te berekenen. Nog zorgelijker is dat maar liefst 80% aangeeft niet in staat te zijn om een volledige kostprijscalculatie uit te voeren. Ook de actuele bezettingsgraad van opslag- en overslaglocaties is door 77% van de bedrijven niet volledig inzichtelijk te maken. Dit percentage is vergelijkbaar met betrekking tot de transportmiddelen (76%). Hetzelfde percentage komt naar voren wanneer we de doelgroep vragen of de bedrijfsdoelstellingen door te vertalen zijn naar kritische prestatieindicatoren (KPI s): 76% blijkt hiertoe niet volledig in staat. Al met al blijkt dat veel bedrijven in deze sector geen actuele en relevante data met betrekking tot omzet, kostprijs, voorraad en resultaat naar boven kunnen halen. Dit zijn cruciale data voor bedrijven om de juiste beslissingen te kunnen nemen. Inzicht in actuele resultaten Geen inzicht in actuele resultaten m.b.t. financiële planning Inzicht in omzetgegevens per klant Inzicht m.b.t. auto s en chauffeurs Inzicht per rit en vervoerd artikel Inzicht op vestigingsniveau 33% 88% 27% 30% 25%
Maar liefst 80% kan geen volledige kostprijscalculatie uitvoeren. Automatiseringsgraad vrij hoog in de branche Ook zijn bedrijven gevraagd naar hun huidige informatie-infrastructuur. Wanneer we ze specifiek vragen naar tools om managementinformatie te genereren, dan wordt er een groot aantal leveranciers en softwarepakketten genoemd. De meest gebruikte pakketten zijn: Excel (21%), SAP BO (14%) en Qlikview (6%). Met name de hoge Excel-penetratie is hierbij interessant: de structuur van Excel leidt vaak tot fouten, doordat niet altijd vanuit dezelfde bron gewerkt wordt en versies en formules eenvoudig kunnen worden veranderd. Des te opvallender is dat 95% aangeeft de gegenereerde informatie uit het managementinformatiesysteem als juist te ervaren en 74% aangeeft in staat te zijn om betrouwbare forecasts af te geven. Hetzelfde aantal respondenten geeft aan in staat te zijn de financiële planning op elk gewenst moment te kunnen aanpassen. Hierbij kan dus met recht een vraagteken geplaatst worden. Binnen de logistieke sector is het aantal geautomatiseerde werkplekken lager dan in bijvoorbeeld de dienstverlenende sector. Echter er wordt wel regelmatig gebruik gemaakt van smartphones (88%) en boardcomputers (47%). 12% 20% Beschikbaarheid van actuele managementinformatie Generatie van realtime informatie mogelijk Generatie van managementinformatie binnen enkele weken Realtime informatie beperkt beschikbaar Wanneer we kijken naar de beschikbaarheid van actuele management informatie dan geeft slechts 12% aan dat zij realtime informatie kunnen genereren. 20% doet hier zelfs enkele weken over. De eerdere conclusie dat veel bedrijven niet in staat zijn om realtime de juiste data te genereren wordt hier nogmaals bevestigd en ten dele verklaard, doordat veel bedrijven nog met software tools werken die hier niet of slechts ten dele in staat zijn dit te leveren.
Toepassingen Vrijwel alle bedrijven maken gebruik van een financieel softwarepakket. Belangrijkste spelers zijn Exact, SAP en Accountview. Veel bedrijven werken ook met voorraad- en transportmanagementsoftware. Met betrekking tot transportmanagementsoftware zien we dat 42% gebruik maakt van een dergelijk pakket. Er is geen duidelijke marktleider te identificeren, geen van de genoemde leveranciers wordt in meer dan 10% van de gevallen genoemd. Voorraadsoftware wordt vaker gebruikt (60%). SAP is hier duidelijk marktleider. Supplychainsoftware wordt slechts door 20% van de bedrijven gebruikt, wederom is SAP hierin marktleider. 44% van de bedrijven maakt gebruik van een zogenaamd datawarehouse om data te verzamelen uit de bestanden van de toepassingssoftware. 83% van de bedrijven maakt gebruik van een management informatietool. In verreweg de meeste gevallen betreft dit Excel (80%), al dan niet in combinatie met aanvullende software (Oracle/B.O./ Qlikview). 70% maakt gebruik van een of meer maatwerkoplossingen. In online interactie met de klant doet de sector het nog rustig aan: 35% van de respondenten heeft een websiteportaal waarop klanten de status van en informatie over orders kunnen zien. De automatiseringsgraad is al met al vrij hoog te noemen, zeker wanneer we in acht nemen dat het aantal geautomatiseerde werkplekken binnen de sector relatief laag is. Bedrijven zijn ook echt actief bezig om data inzichtelijk te maken en op basis daarvan beslissingen te kunnen nemen. 80% van de organisaties vindt managementsoftware heel waardevol. Bij 35% van de bedrijven kunnen klanten hun orders online monitoren.
Ruim de helft doet ICT-beheer en -onderhoud zelf 53% van de bedrijven beheert haar ICT-omgeving volledig zelf. 32% doet dit slechts ten dele. 15% besteedt het volledig uit. De ICT-afdelingen binnen de bedrijven zijn relatief klein. Op een enkele uitzondering na bestaat de ICTafdeling van een transportbedrijf uit minder dan vijf medewerkers. 65% is geheel of redelijk tevreden over de gebruiksvriendelijkheid van de software. Een nog groter percentage is tevreden over het beheer van de systemen. Minder dan 10% is hier ontevreden over. 65% <10% 80% Tevredenheid over managementsoftware Geheel of redelijk tevreden over gebruiksvriendelijkheid van de software Ontevredenheid over beheer van de systemen Ervaart managementsoftware als waardevol 88% van de bedrijven gebruikt smartphones en 47% gebruikt boardcomputers. Managementsoftware wordt in het overgrote deel van de organisaties (80%) als waardevol ervaren. De belangrijkste uitdagingen waar bedrijven op ICT-gebied voor staan, zijn: verhogen performance verbeteren betrouwbaarheid en beheersbaarheid verbeteren gebruiksvriendelijkheid Slotconclusie: Transportsector ook in ICT volop in beweging Meer en meer wordt er actief data gegenereerd om inzichten te verzamelen op basis waarvan juiste beslissingen genomen kunnen worden. 80% van de bedrijven staat zeer positief tegenover managementsoftware. Echter, er zijn nog belangrijke stappen te zetten. Veel bedrijven maken gebruik van tools die ze niet of slechts deels in staat stelt om data (snel) te genereren. Hiervoor zijn speciale (B.I.) oplossingen beschikbaar die bedrijven in staat stellen om via betere analyses betere beslissingen te nemen. Het merendeel van de respondenten maakt hier echter nog geen gebruik van.
Meer informatie? De Solipsisgroep bestaat uit Solipsis b.v., Holland House b.v. (kantoorhoudend te Brakel, gemeente Zaltbommel) en IntraData b.v. (kantoorhoudend te Schiphol-Rijk). Wilt u meer weten over ons en over wat wij mogelijk voor u kunnen betekenen? Bezoek dan www.solipsis.nl, www.hollandhouse.com en www.intradata.nl, of neem vrijblijvend contact met ons op. We informeren u graag. Solipsis b.v. Marktplein 2 5306 BA Brakel +31 418 57 61 00 www.solipsis.nl