Procesbeschrijving registratie WMO (ook toe te passen op de Jeugdwet) Versie: 2 Datum: 6 augustus 2014 Situatieschets op hoofdlijnen: - Nu: 16 AGB codes (7 zorgkantoren) t.b.v. AWBZ - Straks: 16 AGB codes (7 zorgkantoren) t.b.v. WLZ Zorginkoop 17 gemeenten of gemeentelijke samenwerkingsverbanden i.v.m. WMO (± 60 AGBcodes per gemeente?!) met beleidsvrijheid 7 gemeentelijke samenwerkingsverbanden i.v.m. Jeugdwet (aansluitend op AGBcodes per gemeente)? met beleidsvrijheid Vertaling contractafspraken naar PCD: De met de gemeente gemaakte contractafspraken worden door vertaald naar de inrichting van PCD (prestaties / producten / tarieven / gemeenten (AGB codes)). In geval van financiering via integrale arrangementen met integrale tarieven inventariseert in overleg met locaties welke cliënten bij andere zorgaanbieders ondersteuning krijgen. De met andere zorgaanbieders gemaakte contractafspraken worden door in overleg met Zorgbemiddeling vertaald naar de inrichting van PCD (prestaties / producten / tarieven / gemeenten (AGB codes)). AGB codes aanvragen: AB PCD vraagt AGB codes voor gemeenten aan. Inrichting PCD Vraag: wordt dit een AGB code voor een gemeente of een AGB code voor een gemeentelijk samenwerkingsverband? AB PCD verwerkt de door vertaalde contractafspraken naar de inrichting van PCD. levert een lijst vanuit excel aan AB PCD aan met prestaties / producten / tarieven / AGB code. AB PCD leest deze lijst in PCD in ten behoeve van verder gebruik (bijvoorbeeld voor toerekening van opbrengsten aan locaties). Eenmalige overgang van AWBZ naar WMO Vaststelling cliëntpopulatie van AWBZ naar WMO De cliëntpopulatie die per 1 januari 2015 overgaat naar de gemeenten moet per gemeente worden afgestemd en vastgesteld. doet dit pro actief met behulp van lijstwerk uit PCD. 1
Migratie per 1 januari 2015 van AWBZ naar WMO De toewijzing voor cliënten die per 1 januari 2015 overgaan naar de WMO moet worden stopgezet per 31 december 2014 en per 1 januari 2015 worden gestart. Uitgangspunt is dat de stopzetting van de toewijzing geautomatiseerd moet gebeuren in PCD. De projectgroep bewaakt dit in overleg met De Heer Software. controleert in overleg met Team de stopzettingen. Als het noodzakelijk is moet een bericht met betrekking tot de stopzetting kunnen worden verstuurd naar het zorgkantoor. De toewijzing voor cliënten die per 1 januari 2015 overgaan naar de WMO moet per 1 januari 2015 worden gestart. Als elektronisch berichtenverkeer: in overleg met de gemeente wordt de toewijzing via de WMO berichtenstandaard gestart. Vragen zijn nog of de gemeenten zorgtoewijzingen versturen en of de zorgtoewijzingen in de WMO eventueel geautomatiseerd in PCD kunnen worden aangemaakt vanuit de stopzetting voor de AWBZ. De projectgroep bewaakt dit in overleg met De Heer Software. is eerste contactpersoon voor gemeenten met betrekking tot elektronisch berichtenverkeer. controleert in overleg met Team de toewijzingen. Als geen elektronisch berichtenverkeer: de toewijzingen moeten door Team worden gestart in een door De Heer Software nog te ontwikkelen functionaliteit in PCD (De projectgroep bewaakt de ontwikkeling van deze functionaliteit). controleert de ingevoerde toewijzingen. De Contracten en Mutaties moeten per 31 december 2014 door Team worden stopgezet in de AWBZ en per 1 januari 2015 in de WMO worden gestart, rekening houdend met de gemaakte contractafspraken met gemeenten. Team controleert deze mutaties in overleg met de projectgroep. Uitgangspunt hierbij is dat, zo veel als redelijkerwijs mogelijk is, wordt geautomatiseerd door De Heer Software. Wachtlijst Er vindt geen wachtlijstregistratie plaats in de WMO. Instroom Indicatiestelling / toewijzing De toewijzing moet door Team worden verwerkt in PCD evenals de gemaakte afspraken met cliënten (Contracten) en de instroom op de locatie (Mutaties), hierbij rekening houdend met de gemaakte contractafspraken met de gemeente. Als elektronisch berichtenverkeer: de toewijzing komt van de gemeente via elektronisch berichtenverkeer binnen. Team verwerkt de toewijzingen. controleert voorlopig de ingevoerde wijzigingen. Als geen elektronisch berichtenverkeer: de toewijzing komt via een ander format en een andere weg vanuit de gemeente binnen. De projectgroep bewaakt dat de toewijzing bij Team binnen komt. De toewijzingen moeten door Team worden verwerkt in een door De Heer Software nog te ontwikkelen functionaliteit in PCD (de projectgroep bewaakt de ontwikkeling van deze functionaliteit). controleert voorlopig de ingevoerde toewijzingen. Vastlegging algemene cliëntgegevens De benodigde algemene cliëntgegevens (NAW, contactpersonen, BSN nummer) worden in PCD door Team en Zorgbemiddeling vastgelegd. BSN verificatie moet plaats vinden, omdat het BSN nummer de identificatie van de cliënt is. 2
Met de afdeling Zorgbemiddeling en Team moet worden afgestemd welke algemene gegevens bij de instroom door wie worden vastgelegd. De projectgroep bewaakt dit. In overleg met de afdeling Zorgbemiddeling moet worden gemonitord welke specifieke gegevens gemeenten vragen bij de intake en hoe deze gegevens worden vastgelegd. De projectgroep bewaakt dit. Vastlegging zorginhoudelijke cliëntgegevens (ondersteuningsplan) Voor cliënten met ambulante dienstverlening is een verkorte vragenlijst met daarin opgenomen de Zelfredzaamheidsmatrix beschikbaar. Dit is het ondersteuningsplan. De PB-er kan het ondersteuningsplan opstellen. Voor overige cliënten die overgaan naar de WMO blijft het huidige ondersteuningsplan van kracht. In overleg met Jos en Sjanel wordt door gekeken hoe wij de aanbestedingen van gemeenten beoordelen op eisen rondom het ondersteuningsplan. Ondersteuning leveren Prestatieregistratie De locatie zal de registratie van de prestaties doen. Hierbij zal voor de afsluiting moeten worden aangesloten bij de CAK perioden in plaats van de maandelijkse periode. Uitgangspunt is dat voor maatwerkvoorzieningen altijd prestatieregistratie plaatsvindt, om aanlevering aan het CAK voor het innen van de eigen bijdrage van de cliënt mogelijk te maken. De eenheden waarin aanlevering aan het CAK moet gebeuren, zal leidend zijn (Dit wordt naar verwachting half augustus bekend). Voor het afsluiten op basis van de CAK periode zal de procedure voor prestatieregistratie moeten worden vernieuwd en zullen de verwachtingen voor aanpassingen van PCD aan De Heer Software worden doorgegeven. De projectgroep werkt een voorstel voor deze procedure uit. De impact zal naar verwachting groot zijn voor locaties en de debiteurenadministratie. Een aandachtspunt is verder onderaanneming. Het aantal situaties met onderaanneming (met Gemiva-SVG zowel in de rol van hoofd- als onderaannemer) zal naar verwachting flink toenemen. De procedure met betrekking tot onderaanneming zal moeten worden vernieuwd, zeker ook in combinatie met het versneld afsluiten. Een uitdaging voor de projectgroep in combinatie met Zorgbemiddeling? Zorginhoudelijke registratie Voor cliënten in de ambulante dienst zal digitaal worden gerapporteerd op doelen en afspraken en digitaal de agenda worden beheerd via een mobiele toepassing. Voor cliëntgroepen waarvoor digitaal rapporteren en digitaal agendabeheer nog niet is ingepland, maar die wel overgaan naar de WMO (cliënten met alleen extramurale dagbesteding, cliënten die logeren) moet worden beoordeeld welke eisen vanuit de gemeenten aan registratie vanuit de gemeente worden gesteld. pakt dit op met Jos en Sjanel. Verder moet worden beoordeeld welke zorginhoudelijke registratie verder moet worden gedaan voor cliënten in de WMO. Fobo- en agressie? Kwaliteitsindicatoren? De ontwikkeling van prestatie indicatoren door gemeenten? pakt dit op met Jos en Sjanel. Ook hier is onderaanneming een aandachtspunt. Wat wordt geregistreerd van welke cliënten voor welke organisaties? 3
Verantwoording opbrengsten Omzetboeking vanuit PCD naar Agresso formuleert uitgangspunten met betrekking tot de toerekening van opbrengsten aan locaties ("prestaties * tarief"?, "PGB-methodiek"? ). De projectgroep beoordeelt de impact van de uitgangspunten op de functionaliteit Export journaalposten in PCD en bespreekt dit met De Heer Software. Interne sturing Managementinformatievoorziening Informatievoorziening stelt de maandelijkse managementrapportage beschikbaar. Uitgangspunt hierbij is dat de informatievoorziening gebeurt op basis van de met de gemeente gecontracteerde prestaties. De verwachting is dat er begin 2015 een chaotische situatie zal zijn, bijvoorbeeld door; - Verschillende afspraken met verschillende gemeenten, - Implementatie van elektronisch berichtenverkeer, declaratie via WMO303 en JW303 i.p.v. AW319, - Mutatie van ± 2.800 cliënten van AWBZ naar WMO en Jeugdwet, - Afsluiting op basis van CAK perioden, - Onderaanneming die explosief toeneemt en die nog moet worden uitgewerkt, - Locaties die via een andere werkwijze prestaties moeten registreren, - Een export journaalposten ook toegepast voor de WMO, - Een jaarrekening die eerder zal worden opgeleverd. De verwachting van de projectgroep is dat een volledige, juiste en tijdige managementrapportage tot en met januari 2015 op basis van geformuleerde uitgangspunten eigenlijk bijna onmogelijk is. Het voorstel is om desnoods een pragmatische managementrapportage op te stellen die wellicht niet helemaal volgens wens is (Niet vergeten moet worden dat 75% van ons budget voor zorg er niets veranderd!), tijdig te communiceren over het tijdstip van beschikbaar komen van de rapportage en helder te zijn over de inhoud ervan. Externe verantwoording Declaratie of declareert de geleverde prestaties bij de gemeente. Uitgangspunt hierbij is dat declareert (inclusief correcties) in geval van elektronisch berichtenverkeer met de gemeente en declareert als er geen elektronisch berichtenverkeer met de gemeente is. AB PCD verzendt de declaraties. Verder zorgt voor verantwoording van specifieke, gemeente gebonden, informatievragen. Uitgangspunt hierbij is om de registratie in PCD zo compact mogelijk te houden en op basis van de kennis bij de verantwoording handmatig op te stellen en aan de gemeenten te versturen. Aanleveren prestaties aan het CAK levert de prestaties aan bij het CAK. Een aandachtspunt is de zeer strakke termijnen waarbinnen gemeenten aanlevering (ook correcties!) zullen eisen. 4
Factureren goedgekeurde declaraties Debiteurenadministratie factureert aan gemeenten op basis van door aangeleverde gegevens. Een aantal gemeentes zal vragen om een "fysieke" factuur, via welke geleverde prestaties waarover overeenstemming is bereikt, worden gefactureerd. Beheersing van het verschil tussen de verzonden factuur en de door aangeleverde gegevens kan via een tussenrekening in de financiële administratie plaatsvinden. Facturering onderaanneming Debiteurenadministratie factureert de geleverde prestaties vanuit de nieuwe contracten met andere zorgaanbieders. Verantwoorden van geleverde prestaties, voorzien van een accountantsverklaring stelt in overleg met een verantwoording op van in een gemeente geleverde prestaties, voorzien van een accountantsverklaring. doet de vereiste inhoudelijke dossiervorming. Een aantal gemeenten zal een accountantsverklaring verwachten bij geleverde prestaties, inclusief een verklaring met betrekking tot aanvullende eisen van gemeenten (bijvoorbeeld is er op tijd een intakegesprek gevoerd, is een cliënt tijdig afgemeld voor een maatwerkvoorziening etc.). Namens de projectgroep (Mark, Willy, Applicatiebeheer PCD Registratie en medewerkers (op afroep) 6 augustus 2014 5
Bijlage: werkzaamheden (impact) per rol / afdeling Debiteurenadm. Debiteurenadm. Debiteurenadm. Afstemmen met gemeenten over naar gemeenten overgaande cliëntpopulatie Controleren stopzetting AWBZ in Contactpersoon voor gemeenten voor elektronisch berichtenverkeer Controleren starten toewijzingen WMO i.g.v. elektronisch berichtenverkeer Controleren en starten toewijzingen specifiek per gemeente i.g.v. geen elektronisch berichtenverkeer Controleren stoppen mutaties in AWBZ en starten mutaties in WMO Aanvullen mutaties met gemeente specifieke kenmerken en controleren Controleren elektronische declaratie (inclusief correcties) i.g.v. elektronisch berichtenverkeer WMO Aanleveren prestaties aan CAK Per gemeente specifieke verantwoording opstellen inclusief benodigde dossiervorming Controleren stopzetting AWBZ in Controleren starten toewijzingen WMO i.g.v. elektronisch berichtenverkeer Controleren en starten toewijzingen specifiek per gemeente i.g.v. geen elektronisch berichtenverkeer Controleren stoppen mutaties in AWBZ en starten mutaties in WMO Aanvullen mutaties met gemeente specifieke kenmerken en controleren Projectmatige ondersteuning Aanvragen AGB codes voor gemeenten Verwerken contractafspraken met gemeenten in PCD Verwerken contractafspraken met andere zorgaanbieders in PCD Verwerken lijst prestaties / producten / tarieven / financier in PCD Controleren stoppen mutaties in AWBZ en starten mutaties in WMO Aanvullen mutaties met gemeente specifieke kenmerken en controleren Inrichten PCD voor wekelijks afsluiten prestatieregistratie i.v.m. 4-wekelijkse verantwoording o.b.v. CAK-periode Formuleren uitgangspunten m.b.t. toerekening opbrengsten aan locaties, beoordelen impact op functionaliteit export journaalposten in PCD Verzenden elektronische declaratie (inclusief correcties) i.g.v. elektronisch berichtenverkeer WMO Wekelijks afsluiten prestatieregistratie i.v.m. 4-wekelijkse verantwoording o.b.v. CAK-periode Factureren prestaties vanuit extra contracten met andere zorgaanbieders Facturering aan gemeenten o.b.v. door aangeleverde gegevens Algehele coördinatie Projectmatige ondersteuning Doorgeven verwachte functionele vernieuwingen in PCD aan DHS Uitwerken voorstel wekelijks afsluiten prestatieregistratie i.v.m. 4-wekelijkse verantwoording o.b.v. CAK-periode Managen verwachtingen inhoud managementrapportage 2015 / Jos / Sjanel / Jos / Sjanel Screenen aanbestedingen op eisen gemeenten m.b.t. ondersteuningsplan Screenen aanbestedingen op eisen gemeenten m.b.t. rapporteren op doelen en afspraken 6
/ Jos / Sjanel / Jos / Sjanel / Jos / Sjanel Locaties Locaties Afbakenen welke zorginhoudelijke registratie wel en niet in PCD Besluiten wie contactpersoon voor prestatie indicatoren vanuit WMO Beoordelen benodigde zorginhoudelijke registraties bij contracten met andere zorgaanbieders Inzichtelijk maken ondersteuning bij andere zorgaanbieder i.g.v. integrale tarieven WMO Wekelijks afsluiten prestatieregistratie i.v.m. 4-wekelijkse verantwoording o.b.v. CAK-periode Vertalen contractafspraken met gemeenten naar inrichting PCD Vertalen contractafspraken met andere zorgaanbieders naar inrichting PCD Inzichtelijk maken ondersteuning bij andere zorgaanbieder i.g.v. integrale tarieven WMO Lijst met prestaties / producten / tarieven / financier t.b.v. opbrengsten locaties Formuleren uitgangspunten m.b.t. toerekening opbrengsten aan locaties, beoordelen impact op functionaliteit export journaalposten in PCD Managen verwachtingen inhoud managementrapportage 2015 Verantwoorden specifieke, gemeente gebonden, informatievragen In overleg met per gemeente specifieke verantwoording opstellen inclusief benodigde dossiervorming ZBM ZBM Contractafspraken maken met andere zorgaanbieders 7