Programma Drie Decentralisaties 2. Inkoop / aanbesteding Datum: 16 april 2014 1
Opdrachtgever: Stuurgroep drie d s Projectleider: Reitse Keizer 2. PROJECTPLAN INKOOP/AANBESTEDING Projectgroep: Marjolein van Bochove / Barbara Wapstra (AWBZ, Westvoorne), René van Donge (controller, Hellevoetsluis), Ruurd Postma (WIZ, Hellevoetsluis), Erik Vrij (WIZ, Hellevoetsluis), Marc Jehee (AWBZ, Brielle), Manuel Crielaard (Brielle), Rik Maasland (projectsecretaris) Doelen a) Zorg dragen voor lokale inkoop van kwalitatieve en toereikende zorg en ondersteuning voor bestaande en nieuwe cliënten die een indicatie hebben voor zorg en ondersteuning op basis van huidige contracten van zorgaanbieders en verzekeraars. b) Contractuele afspraken met aanbieders die een goede basis vormen voor de samenwerkingsrelatie tussen gemeenten en aanbieders in de komende jaren Keuzes en beperkingen Keuzes: Transitiearrangement Wmo (definitie nader uitwerken); Samenwerking Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne. Beperkingen: Helderheid over definitieve budget in de meicirculaire; Bezuinigingsopgave ook per meicirculaire definitief bekend. Maatwerkvoorzieningen moeten voor 1 oktober zijn ingekocht. Resultaten per 1 januari 2015 voor de gezamenlijke gemeenten 1. Kwantitatief en kwalitatief adequaat aanbod van zorg en ondersteuning voor Wmo, Jeugd en Participatie voor de gemeenten Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne. 2. Inkoop en subsidieafspraken met aanbieders die een goede basis vormen voor: a) samenwerking in het kader van gecontracteerde en gesubsidieerde zorg en ondersteuning; b) samenwerking in het kader van de transformatie en het doorontwikkelen van het sociaal domein. 3. Afspraken (in contracten en subsidieovereenkomsten) die de gemeenten voldoende houvast geven om te sturen op gemaakte afspraken (kwaliteit en kwantiteit) en voldoende ruimte om mee te bewegen met actuele ontwikkelingen zonder dat vastgelegde afspraken een te strak en belemmerend kader vormen. Fasering : Voorbereiding 1. Inventarisatie van: a. zorgbehoefte (maatwerk algemene voorzieningen) voor de 3D s dat lokaal ingekocht moet worden; 2
b. verdeling over lopende contracten; c. % verdeling over huidig/ nieuw/ innovatie/ PGB; d. Zorgaanbod. 2. Bepalen raambedrag (beschikbaar budget) + bezuinigingen 3D breed. 3. Opstellen inkoopstrategie (input vanuit behoeftestelling, analyse marktaanbod en vertaling vanuit implementatieplan) per D en in samenhang. 4. Opstellen inkoop/subsidiedocumenten: a. Specificeren van de inkoopvraag; b. Uitwerken inkoopprocedure. Informeren huidige aanbieders over de gekozen lijn. Betrekken Wmo-raden / cliëntvertegenwoordiging. Stuurgroep informeren en raadplegen. Ambtelijke en bestuurlijke besluitvorming. Mijlpalen: ambtelijk en bestuurlijk goedgekeurde inkoopstrategie en inkoop/subsidiedocumenten waarin benodigde ondersteuning per D in is meegenomen. Fase 2: Uitvoering 5. Bespreken/afstemmen/toetsen inkoopdocumenten met aanbieders 6. Bespreken/afstemmen/toetsen tariefstelling met aanbieders 7. Ontvangen en beoordelen offertes 8. Voorlopig en definitief gunnen (gunning van opdrachten vóór 1 oktober. Informeren betrokken aanbieders over uitkomsten inkoop- en subsidieproces Stuurgroep informeren en raadplegen Ambtelijke en bestuurlijke besluitvorming Mijlpaal: gunning van opdracht en verlening van subsidies aan aanbieders waarmee voor de 3 D s continuïteit van de noodzakelijke ondersteuning en zorg gerealiseerd kan worden. Fase 3: Implementatie 9. Juridische afronding van contractering en subsidieovereenkomsten 10. Implementeren contracten en subsidieovereenkomsten. Communicatie met aanbieders over de gekozen lijn Betrekken Wmo-raden / cliëntvertegenwoordiging Mijlpaal: Aanbieders zijn gereed om gecontracteerde en gesubsidieerde zorg en ondersteuning te leveren per 1 januari 2015. 3
Planning Activiteiten : Voorbereiding 1. Inventarisatie van a. Zorgbehoefte b. verdeling over lopende contracten c. % huidig/ nieuw/ innovatie/ PGB d. Zorgaanbod 2. Bepalen beschikbaar budget 3. Opstellen inkoopstrategie 4. Opstellen inkoop/subsidiedocumenten: a. Specificeren van de inkoopvraag. b. Uitwerken inkoopprocedure maart april mei juni juli augustus september oktober 1 2 1 2 1 2 1 2 1 2 1 2 1 2 1 2 Informeren huidige aanbieders over de gekozen lijn Betrekken Wmo-raden / cliëntvertegenwoordiging Ambtelijke en bestuurlijke besluitvorming Mijlpalen Ambtelijk/bestuurlijk goedgekeurde inkoopstrategie Definitieve inkoop/subsidiedocumenten Fase 2: Uitvoering CONCEPTACTIVITEITEN 5. Bespreken inkoopdocumenten met aanbieders 6. Bespreken tariefstelling met aanbieders 7. Ontvangen en beoordelen offertes 8. Gunnen van opdrachten en verlenen van subsidies Informeren betrokken aanbieders over uitkomsten inkoop- en subsidieproces Ambtelijke en bestuurlijke besluitvorming Mijlpaal Gunnen van opdrachten en verlenen van subsidies Fase 3: Implementatie 9. Juridische afronding van contractering en subsidieovereenkomsten 10. Implementeren contracten en subsidieovereenkomsten. Communicatie met aanbieders over de gekozen lijn Betrekken Wmo-raden / cliëntvertegenwoordiging Mijlpaal Aanbieders zijn gereed om gecontracteerde en gesubsidieerde zorg en ondersteuning te leveren per 1 januari 2015. Activiteiten Nr Activiteit Gekoppeld aan Fase 3 Communicatie met aanbieders over beleid, proces en Communicatie - 3 fasering, samenwerking 4 Uitwerking van beleidsplan naar implementatie samen met aanbieders vormgeven 5 In kaart brengen kosten per product en maken begroting voor de inkoop 6 Vormgeven werkproces rondom declaratie/afrekening met aanbieders Communicatie Financiën Financiën 4
7 Bepalen budgetten per doelgroep, per aan te besteden aanbod (producten) 8 Afstemmen planning en proces huidige inkoop op planning en proces toekomstige inkoop: keuzes in samenhang maken. 10 Aandacht besteden aan de gevolgen van implementatie keuzes voor de administratie lasten bij zowel aanbieders als gemeente 11 Ontwikkelen traject naar verantwoording op maatschappelijke effecten en goede samenwerking. Beschrijven effectindicatoren voor resultaatsturing Financiën Gemeentelijke organisatie ICT Met Marc 12 Bezuinigingsstrategie uitwerken na het maken van keuzes hierin, en implementeren (waar echt nodig de zorg versoberen) Met René 13 Inzicht in budgetten nu en vanaf 1 januari 2015 Met René 14 Budgetten vaststellen en toekennen Met René - 2 15 Verder uitwerken van consequenties van beleidskeuzes voor beschikbare middelen (bezuinigingen mogen niet leidend zijn) 16 Sturing en monitoring op uitgaven bij open einde regelingen Met René Met René 17 Opzetten verantwoordingssystematiek Monitoring 18 Inventariseren cliëntgroepen en huidig zorggebruik naar aard en omvang 19 Vormgeven kwaliteitstoezicht en formuleren criteria hiervoor 20 Volgen landelijke ontwikkelingen rondom kwaliteitsbewaking en monitoring en hier waar mogelijk bij aansluiten 21 Handhaven huidig aanbod tot 31 december 2015 voor huidige AWBZ-cliënten 22 Realiseren adequaat ondersteuningsaanbod voor bestaande cliënten en nieuwe cliënten 23 Het aanbod van jeugdhulp is kwantitatief en kwaliteit toereikend 24 Het treffen van voorzieningen op het gebied van jeugdhulp, voor zover de eigen mogelijkheden en het probleemoplossend vermogen ontoereikend zijn Monitoring Monitoring Monitoring - 2-3 - 3 25 Treffen van mogelijkheden van vervoer om de jeugdhulp te bereiken 26 Bepalen of het vervoer voor verschillende doelgroepen gescheiden blijft of gebundeld zal worden 27 Persoonlijk budget vormgeven volgens wettelijke bepalingen Wmo en Jeugdwet. Inhoudelijk geen onderdeel van PG Inkoop. Administratieve randvoorwaarden wel door leden PG te organiseren 29 Verordening: Kwaliteitseisen formuleren voor voorzieningen (algemene en maatwerkvoorzieningen), incl. eisen m.b.t. deskundigheid professionals 30 Verordening: Eisen formuleren aan aanbieders met betrekking tot bestuursstructuur en bedrijfsvoering - 3 ntb 5
31 Verordening: eisen formuleren die wij aan aanbieders stellen over het afhandelen van klachten van cliënten en medezeggenschap 32 Verordening: eisen aan aanbieder m.b.t. het melden van calamiteiten en geweld bij de verstrekking van een voorziening 33 Verordening vaststellen over de voorwaarden waaronder het persoonlijk budget aan het sociaal netwerk kan worden betaald 34 Uitwerken inkoopstrategie en opstellen documenten ten behoeve van gekozen inkoopprocedure 36 Aanbesteding voorbereiden, soort aanbod koppelen aan soort inkoop 35 Aanbesteding / inkooptraject starten 37 Opstellen en afstemmen contracten; 38 Opstellen inkoopovereenkomst 40 Overheidsopdracht (aanbesteding) conform wettelijke bepalingen Wmo vormgeven 41 Bepalen van de optimale verhouding tussen prijs en kwaliteit in de inkoop 42 Verder uitwerken van beleid rondom kwaliteitszorg, prestatie-eisen en verantwoording, hierbij juiste prikkels inbouwen.voor PG inkoop: Wel criteria, niet beleid. 43 Realiseren van keuzevrijheid voor cliënten tussen aanbieders 44 Nagaan welke mogelijkheden er zijn om in regionaal verband eisen rondom verantwoording op te stellen - 3 45 Nagaan welke mogelijkheden er zijn om in regionaal verband kwaliteitseisen aan het aanbod op te stellen 46 Relatiemanagement met aanbieders (onder andere samenwerking) 47 Realiseren nieuwe aanbodsoorten onder maatwerkvoorzieningen % voor nieuwe aanbieders en stimuleren vernieuwing 48 Hervormen van hulp bij het huishouden (delen collectief aanbieden, deel algemene voorziening maken, et cetera). Onderdeel van TA Wmo 50 Maken van keuze voor een model om de schoonmaakservice vorm te geven (in beleidsplan zijn er twee genoemd). Afhankelijk van fasering en uitkomsten overleggen TA Wmo 39 Opstellen subsidiebeschikking/overeenkomst - 3 (-3) (-3) 6
Samenstelling klankbord projectgroep inkoop/aanbesteding Dorine Vijfvinkel Andries Daudey (projectgroep Jeugd, trekker regio Jeugd, sociale gebiedsteams) Marc Loeffen (projectgroep AWBZ/Wmo) Dirk Jan Haitsma Niels Wildeman Ron Buis (afd. hoofd WIZ) / coördinator WIZ 7