Opdrachtnummer 4 Informatieanalyse Inkoop/Verkoop Inkoop De inkoopfunctie wordt uitgevoerd door de afdeling inkoop. De afdeling inkoop van SkaiBox omvat de volgende twee functies: Inkoper; Assistent Inkoper. Inkoper De inkoper heeft informatie nodig om het inkoopproces doelgericht en doelmatig te doen functioneren. Het gaat om informatie voor het vervullen van zijn planning- en controlefunctie. Algemene informatiebehoeften Deze algemene informatiebehoeften zijn van operationeel niveau. De inkoper dient geïnformeerd te worden over het volgende: welke goederen ingekocht moeten worden. De inkoper van Skaibox krijgt van het informatiesysteem een signaal waneer er een minimum aantal voorraden in het magazijn liggen. Zo weet de inkoper wanneer en welke goederen hij moet inkopen. bij wie er ingekocht moet worden. Eens in de twee jaar komt het voor dat aan leveranciers gevraagd wordt offertes uit te brengen. Dit geschiedt in het algemeen alleen indien er nieuwe ontwerpen door fabrikanten vervaardigd dienen te worden. Eens in de vier jaar worden verzekering en onderhoud aan een offerteprocedure onderworpen. In het geval SkaiBox wordt deze offerte door leveranciers schriftelijk uitgebracht. Hoofd Inkoop beslist wie de order gegund wordt. Het contract dat na de offerteprocedure is gesloten en ondertekend berust bij de Inkoopadministratie. Elk contract heeft een uniek nummer. gestelde limieten ten aanzien van hoeveelheden in te kopen goederen en/of aankoopbedragen. De afdelingen Verkoop en Planning voeren hun goederenbehoefte in het informatiesysteem. De inkoper van Skaibox leidt hiervan af hoeveel hij moet inkopen en stelt vervolgens een besteladvies af. situatie waarin overleg met directie en/of andere functionarissen verplicht is gesteld. Voor de meubels en meubel-onderdelen en de benodigde bevestigingsmaterialen worden jaarcontracten afgesloten door de inkoper en de directeur. Jaarcontracten worden afgesloten op basis van begrote verkopen en ervaringscijfers (verkoopplan en inkoopplan). Hiervoor zijn Verkoop en Planning verantwoordelijk. De afgesloten jaarcontracten worden vastgelegd in een contractenbestand/register. Soms moeten er ook spoedorders verwerkt worden. Tevens worden voor grote projectinrichtingsopdrachten artikelen apart ingekocht. Deze twee situaties moeten gebeuren na overleg met de directie en/of andere functionarissen. Informatiebehoeften planningfunctie De inkoper behoort te beschikken over de volgende informatiebehoeften die van toepassing zijn op de planningfunctie: een inkoopplan en/of een inkoopbudget. Het inkoopplan behoort afgestemd te zijn op de afzetprognose van de afdeling Verkoop, rekening houdend met de voorraadpositie. Het plan of budget bevat een raming van de te verrichten inkopen. Het inkoopbudget bevat voorts de gebudgetteerde kosten naar kostensoorten. Dit soort informatie is van strategisch niveau.
interne gegevens over de verkoopontwikkeling en daarmee samenhangend de voorraadpositie. Deze ontwikkeling kan namelijk leiden tot een hogere of lagere bestelfrequentie of tot het inkopen van grotere of kleinere hoeveelheden. Dit wordt door de inkoper besproken met de afdelingen Verkoop en Planning. Deze informatie is van tactisch niveau. externe gegevens over de ontwikkelingen op de inkoopmarkt voor wat betreft het productenassortiment van de organisatie. Dit soort informatie haalt de inkoper van het bezoeken van beurzen in binnen- en buitenland en is van tactisch niveau. Informatiebehoeften controlefunctie De controlefunctie in het inkoopproces is erop gericht te bepalen in hoeverre de doelstellingen die zijn vastgesteld worden gerealiseerd. Controle procesvoortgang De volgende informatie heeft een Inkoper nodig: de tijdige ontvangst van bestelde goederen dan wel een tijdig signaal dat bestelde goederen nog niet zijn ontvangen. Als dat het geval is kan de inkoper contact opnemen met de leverancier. Deze informatie krijgt de inkoper van de magazijnmeester die de goederen in ontvangst neemt. Een niet correcte aflevering met de reden van non-acceptatie door de magazijnmeester. Als de goederen binnen zijn gekomen worden deze door de magazijnmeester getoetst aan een tolerantiegrens. Deze grens betekent dat wanneer er <10% afwijking in de ontvangen goederen is, deze goederen geaccepteerd worden onder protest. Bij een tolerantiegrens van >10%, is het de taak van de Inkoper de bestelorder aan te passen, aan de ontvangen hoeveelheid. In het geval van overschrijding van de tolerantiegrens blijft de factuur open staan. Vervolgens wordt de afdeling Inkoop ingelicht om de leverancier van de aangepaste gegevens op de hoogte te stellen. Dit wordt gedaan door de inkoper. ontvangen inkoopfacturen die qua prijsstelling of condities niet overeenkomen met de betreffende bestelorders en/of vastgestelde condities. Als de goederen juist en volledig zijn geleverd dan stuurt de leverancier van de goederen de factuur naar de Inkoopadminstratie. De assistent inkoper verwerkt de gegevens in het informatiesysteem van SkaiBox. De inkoper controleert aan de hand van de bestelorder en de ontvangstbon, of alles klopt en rekenkundig juist is. Als alles juist is worden de gegevens als schuld ingeboekt in de crediteurenadministratie. Dit maakt onderdeel uit van de Schuldregistratie. Als blijkt dat er een foutieve factuur is ontvangen, wordt de inkoper in kennis gesteld. Deze zal op zijn of haar beurt de leverancier op de hoogte brengen. De rest van het project wordt geregeld door de inkoopadministratie. Een signaal wanneer gevraagde offertes niet tijdig zijn ontvangen, dit in het geval van offerteaanvragen. Controle procesresultaten Het gaat hierbij met name om: 1. leveranciersselectie op basis van leveranciersbeoordeling; 2. het verkrijgen van betere leverings- en/of betalingscondities. De inkoper kan via mondelinge contacten en offertes informatie inwinnen over bijvoorbeeld extra kortingen en lagere prijzen. Controle kostenbeheersing Informatie is onder meer nodig over: de werkelijke kosten van de afdeling Inkoop in relatie tot de gebudgetteerde kosten: hiermee worden de prestaties van de afdeling Inkoop gemeten; de ontwikkeling van de inkoopkosten als bijkomende, gefactureerde kosten; de ontwikkeling van de kosten van het vervaardigen van bestelorders; 2
klachten inzake niet correcte leveringen zowel naar oorzaak als naar leverancier met hierbij de kosten van retourzendingen. Assistent Inkoper De assistent inkoper heeft informatie nodig over te verrichten activiteiten. De Assistent inkoper krijgt van de Inkoper werkinstructies die hij moet opvolgen. Hij ondersteunt de inkoper. De informatie die hij nodig heeft krijgt hij van de inkoper of is af te leiden uit het informatiesysteem. Ook krijgt hij verschillende informatiestromen van verschillende functionarissen. Bijvoorbeeld: Als de inkoper een bestelling moet plaatsen dan brengt hij een besteladvies uit. De assistent inkoper gaat dan de uitgebrachte besteladviezen verwerken. Alle noodzakelijke gegevens worden in het informatiesysteem van SkaiBox verwerkt tot een bestelorder. De bestelorder wordt geplaatst bij de leverancier. Kwaliteitseisen informatie: Er zijn kwaliteitseisen gesteld aan de informatie. Informatie moet tijdig, juist, volledig en betrouwbaar zijn. De controle hierop ligt voor een deel bij de organisatorische maatregelen en voor een deel bij de maatregelen die van toepassing zijn op de informatiesysteem. Bij de interne controle van Skaibox kunnen er organisatorische maatregelen getroffen worden. Zo kan er controletechnische-functiescheiding worden toegepast. zo zullen er minder snel fouten worden gemaakt bij het invoeren van de gegevens omdat de verschillende functies gescheiden zijn. Als de juiste gegevens ingevoerd zijn dan is de informatiestroom binnen Skaibox ook juist. Een informatiesysteem moet geen overbodige maar ook niet te weinig informatie verstrekken. Skaibox moet wel een tijdige en actuele informatieverstrekking hebben. En de informatie moet overzichtelijk en direct toegankelijk zijn voor de directie van Skaibox. Tevens moet de informatie betrouwbaar en voldoen aan de informatiebehoefte. Om dit te waarborgen kunnen er beveiligingsmaatregelen getroffen worden die van toepassing zijn op het informatiesysteem zodat alleen de mensen die bevoegd zijn de informatie kunnen opvragen. Zo kunnen er apparatuur, programmatuur en gegevens tegen verlies, beschadiging, verminking, ongeoorloofd gebruik en dergelijke beveiligd worden. Verder moet de privacy gewaarborgd worden. 3
Verkoop De verkoopfunctie wordt uitgevoerd door de afdeling verkoop. De afdeling verkoop van SkaiBox omvat de volgende vier functies: Hoofd Binnendienst; Binnendienstmedewerker; Buitendienstmedewerker; Verkoopadministrateur. Hoofd Binnendienst De Hoofd Binnendienst is het aanspreekpunt voor vragen van de medewerkers, organisatie- en coördinatiewerkzaamheden van de medewerkers, afgeven van prijzen, prijsbevestigingen, leveringsvoorwaarden en levertijden, opstellen afdelingsplan en voeren van verschillende vergaderingen. De hoofd binnendienst geeft leiding aan een team van binnendienst medewerkers. Hij/zij levert een bijdrage aan de opstelling en de uitvoering van de bedrijfsprocessen. Daarbij is hij/zij verantwoordelijk voor: Leiding geven aan de medewerkers van de afdeling Verkoop Binnendienst; Het aansturen van het operationele proces; Het signaleren van marktontwikkelingen; Het adviseren en informeren over markt- en klantontwikkelingen; Zorgdragen voor een correcte en tijdige acceptatie en verwerking van verkooporders en de facturatie hiervan; Zorgdragen voor het correct en tijdig in behandeling nemen van nieuwe productaanvragen en offertes; Zorgen dat de interne processen beter op elkaar afgestemd worden; Het onderhouden en uitbouwen van contacten met klanten; Bijdragen aan de onderbouwing van algemeen beleid, visie en strategie; Zorgen voor personeelsbezetting. Voor de beheersing van het Hoofd Binnendienst is informatie nodig over: Het beheer van de bestaande klanten en nieuwe klanten; De facturen voor de geleverde diensten en of producten; De coördinatie van activiteiten binnen de afdeling; De directe ondersteuning van een specifieke klantgroep; De kosten en het effect van verkoopondersteunende activiteiten; Binnendienstmedewerker De commerciële binnendienst medewerker verwerkt klantenbestellingen tot orders en informeert klanten over de producten. Het commercieel inzicht uit zich in het verkoop- en servicegericht handelen naar de relaties toe en het correct nakomen van toezeggingen. De binnendienst medewerker heeft een brede klantenkring en spreekt relaties in verschillende situaties. Zijn/haar aanpassingsvermogen stelt hem/haar in staat hier feilloos mee om te gaan en de relatie goed te adviseren. De binnendienstmedewerker is verantwoordelijk voor: Het beoordelen, invoeren en beheren van orders; Het verstrekken van informatie aan klanten omtrent orderstatus; Het opstellen, beheren en archiveren van offertes; Het geven van product- en verkoopinformatie; Balieverkoop. Voor de beheersing van het Hoofd Binnendienst is informatie nodig over: het aantal ontvangen orders, de gemiddelde orderwaarde en de ontwikkeling van deze grootheden; de kosten en het effect van verkoopondersteunende activiteiten; 4
bijvoorbeeld reclame: de kosten per medium en per campagne. het verzorgen voor de juiste informatie bij de juiste mensen en afdeling. Buitendienstmedewerker De verkoopbuitendienst ( vertegenwoordigers, rayonleiders e.d.) houdt zich voornamelijk bezig met het bezoeken van (potentiële) klanten en het houden van reclamecampagnes. Het verkrijgen van orders hoort tot hun takenpakket. Dit is een beschikkende functie. Tegelijkertijd heeft de verkoopbuitendienst een planning- en controlefunctie. Planningfunctie: Centraal bij de planningfunctie staat de situatieanalyse die zowel gericht is op externe als interne factoren. Externe factoren: algemene omgevingsfactoren zoals politieke ontwikkelingen, economische ontwikkelingen, technologische ontwikkelingen en de concurrentiepositie; de markt en haar ontwikkeling: de vraagontwikkeling, de concurrentieontwikkeling, de distributieontwikkeling en de wettelijke regelingen. Interne factoren: De interne factoren zijn gericht op het onderkennen van de sterkte/zwakte van de eigen organisatie. De informatiebehoeften hebben hierbij betrekking op: de kostprijs; de afzet- en omzetontwikkeling; de resultatenontwikkeling; de product/marktsegment; de concurrentieanalyseresultaten; de levensfase van relevante producten. Controlefunctie: Voor de beheersing van deze activiteit is informatie nodig over: het aantal ontvangen orders, de gemiddelde orderwaarde en de ontwikkeling van deze grootheden; het aantal nieuwe afnemers en het aantal afgevallen afnemers; de kosten en het effect van verkoopondersteunende activiteiten; bijvoorbeeld reclame: de kosten per medium en per campagne. de vertegenwoordigers; voorbeelden zijn: de omzet per vertegenwoordiger, het aantal bezoeken per periode gesplitst naar nieuwe afnemers en bestaande afnemers met bezoekresultaat en het aantal uitgebrachte offertes met offerteresultaat. Verkoopadministrateur De taken die de verkoopadministrateur uitvoert zijn zeer divers: Hij/zij is verantwoordelijk voor het bijwerken van het voorraadbestand en de informatie over de kantoormeubelen in bestelling. Deze gegevens worden verwerkt in het verkoopinformatiesysteem. In deze functie worden alle voorkomende werkzaamheden uitgevoerd ter ondersteuning van de afdeling verkoop bij de administratieve afhandeling van het inkoop- en verkooptraject van kantoormeubelen. Werkzaamheden die een verkoopadministrateur verricht bestaan uit: het bestellen van producten, het inboeken van inkoop, het registreren van kentekens, het klaarmaken van alle afleveringsbescheiden en het factureren van orders. Voor het beheersen van de functie van verkoopadministrateur is informatie nodig over: Gegevens over de orders; Gegevens over de klanten; Gegevens van de voorraadadministratie. 5
De verkoopadministrateur houdt toezicht op een tijdige en volledige betaling van debiteuren. Hiervoor hebben zij de gegevens van de debiteuren nodig. De kredietwaardigheid en het debiteurennummer. Ook hebben zij informatie over de voorraad nodig. Zij hebben de informatie nodig van de voorraadadministratie en van de debiteurenadministratie. Er wordt een signaal afgegeven wanneer een debiteur de vastgestelde krediettermijn heeft overschreden. Wanneer een debiteur heeft betaald moet er door de administrateur een controle plaatsvinden of het bedrag in overeenstemming is met het openstaande saldo van de debiteur. Wanneer een debiteur de krediettermijn heeft overschreden wordt er door de administrateur een aanmaningsbrief gestuurd. De administrateur neemt bij een derde keer aanmanen contact op met de betreffende verkoper. De betreffende verkoper bepaalt (bij grote of speciale klanten samen met de directeur) wanneer en of er tot incasso wordt overgegaan. Het niveau die de informatie moet hebben: De informatie moet van operationeel niveau zijn. Het heeft betrekking op het leidinggeven aan directe werkzaamheden. De informatie is sterk voorzienbaar, goed gestructureerd, gedetailleerd en actueel. Kwaliteiteisen informatie: Tijdig Actueel Juistheid Vertrouwelijkheid Er wordt rekening gehouden met de levertijd en leverbaarheid. Wanneer een debiteur heeft betaald moet er door de administrateur een controle plaatsvinden of het bedrag in overeenstemming is met het openstaande saldo van de debiteur. Registreren is noodzakelijk om informatie uit de systemen te halen. De informatie die uit deze afdeling komt moet geregistreerd worden. Als de informatie juist en volledig is, dan is de kans dat de informatie die verstrekt wordt ook inhoudelijk correct is redelijk groot. 6