JAARVERSLAG 2016 Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad Stichting Carmelcollege maart 2017
INHOUD 1. Inleiding 2 2. Communicatie 3 3. Realisatie Activiteitenplan 2016 6 3.1 Beleid CvB 6 3.2 Activiteitencommissies 10 Bijlage I Ledenlijst GMR Bijlage II Besluitenlijst GMR Bijlage III Realisatie begroting 2016 1
1. INLEIDING In het voorliggende jaarverslag legt de GMR van de Stichting Carmelcollege verantwoording af voor de activiteiten die in 2016 door de Raad en door commissieleden zijn ondernomen. Zo worden het bestuur, maar ook medewerkers, ouders en leerlingen op de hoogte gebracht van wat er gespeeld heeft. Jaarlijks legt de GMR een activiteitenplan voor aan het College van Bestuur. Het jaarverslag geeft weer wat er terecht is gekomen van de voornemens die in dat activiteitenplan staan beschreven. De GMR hecht grote waarde aan goede communicatie. In een apart hoofdstuk wordt aangegeven met welke groepen en personen de GMR in contact is geweest. Daarna volgt een hoofdstuk, waarin de activiteiten van de GMR per onderwerp worden samengevat. Het betreft de reactie op voorgenomen besluiten van het College van Bestuur alswel een beschrijving van de eigen activiteiten van de GMR. Het laatste hoofdstuk behandelt de formatie en de bovenschoolse begroting. Ten slotte zijn de ledenlijst, de besluitenlijst en de exploitatie van de GMR-begroting als bijlagen toegevoegd. Dit jaarverslag wordt, net als alle definitieve verslagen van de GMRvergaderingen en het activiteitenplan, op het openbare deel van de Carmelsite gepubliceerd. Namens de GMR, Dick Rietveld en Ton Siebers 2
2. COMMUNICATIE Door goed contact met diverse groeperingen wordt de slagkracht van de GMR vergroot. De Raad hecht dan ook veel waarde aan het in stand houden en verbeteren van de communicatie. Hieronder een greep uit de contacten die de GMR onderhoudt. GMR-vergaderingen De GMR is in 2016 acht keer bijeen geweest. In drie gevallen werd de reguliere vergadering gevolgd door een overlegvergadering met het College van Bestuur. In een vergadering is de Raad van Toezicht aangeschoven. In de vergaderingen werd ruimte gecreëerd voor overleg van de commissies, maar door een telkens volle agenda kon daar niet altijd voldoende tijd voor worden gevonden. Vanaf het schooljaar 2016/2017 komt de GMR daarom tien keer bijeen De veertien bij de stichting aangesloten instellingen leverden evenzoveel personeelsleden; na het samengaan van Twickel en De Grundel werd dat aantal aangepast naar 13. Tien scholen stuurden ook een vertegenwoordiger voor de leerlingen- of oudergeleding. Het aantal ouders was in 2016 beperkt tot twee, wat in de ogen van de betrokkenen een te gering aantal was. Het Bestuursbureau is met een lid vertegenwoordigd. Dagelijks Bestuur Het DB van de GMR regelde de interne en externe communicatie voor de GMR. Het organiseerde de vergaderingen, stelde de agenda op, verzorgde de verslaglegging, leverde materiaal voor de site en onderhield mondeling en schriftelijk contact met het CvB en de RvT. Daarnaast nam het deel aan diverse werkgroepen en commissies. Via de mail (gmr@carmel.nl) werden regelmatig vragen of en verzoeken van personeelsleden beantwoord. Zo nodig schakelde het DB de onderwijsbond AOb in om zich te verzekeren van de juridische juistheid van antwoorden. In samenwerking met het Bestuursbureau heeft het DB in 2016 onderzocht of er een aansprekend thema voor een nieuwe dag voor MR-leden kon worden aangeleverd. Er waren meerdere ideeën, maar ze liepen qua onderwerp te ver uiteen om er een allesomvattend thema van te maken. Wel werd weer, in samenwerking met het Bestuursbureau een cursus voor beginnende MR-leden georganiseerd, die ook deze keer goed bezocht werd. VOCL De dagelijkse besturen van vier grote GMR en spreken elkaar onder de naam VOCL enkele malen per jaar over actuele thema s: Stichting Limburgs Voortgezet Onderwijs (LVO), Ons Middelbaar Onderwijs (OMO), Stichting Carmelcollege (SCC) en Lucas Onderwijs (Den Haag). De uitwisseling van informatie wordt als erg nuttig ervaren. Enkele besproken onderwerpen: instemming op hoofdlijnen van de begroting, werkdrukvermindering, professionaliseringsgelden, uitvoering transitieplan, begroting. 3
Raad van Toezicht Het contact met de Raad van Toezicht verloopt soepel. De lijnen zijn kort en we spreken elkaar regelmatig. De RvT heeft in ieder geval jaarlijks een gesprek met het DB over wat prominent op de agenda staat. In een ander jaarlijks contactmoment staat het functioneren van het CvB centraal. Daarnaast bezoekt de RvT elk jaar een GMR-vergadering. Langetermijnagenda De groep die zich bezighoudt met de langetermijnagenda van de Stichting Carmelcollege bestaat uit een drietal GMR-leden, het CvB, een of twee rectoren en deskundigen van het bestuursbureau. De volgende onderwerpen zijn in 2016 aan bod gekomen: formatie-overschrijding na de zomervakantie, strategisch personeelsbeleid (jong voor oud), professionalisering (inventarisatie bestaand cursusaanbod), werkgelegenheidsbeleidsplan, taakbeleid en transitieplan. Bestuursbureau Het Bestuursbureau wordt door de GMR regelmatig ingeschakeld om vragen die er leven te beantwoorden. De financiële commissie heeft er regelmatig overleg over de uitgangspunten bij formatie en begroting. Medewerkers van het bestuursbureau zijn ook herhaaldelijk in de GMR-vergadering aanwezig. In 2016 zijn er presentaties gehouden over de begroting, het inkoopbeleid, ICT en Passend Onderwijs. Een zinnige samenwerking kortom. Vakbond AOb Het DB heeft enkele malen per jaar een ontmoeting met de rayonbestuurder van de AOb. Daarbij komen actuele zaken aan de orde, zoals de inzet bij cao-overleg, maar het biedt ook de gelegenheid om nadere uitleg te vragen bij cao-afspraken of om Carmelspecifieke problemen te bespreken. Daarnaast is de AOb-bestuurder benaderbaar via mail en telefoon. 4
3. REALISATIE ACTIVITEITENPLAN 2016 Het activiteitenplan is bepalend voor de agenda van de GMR. Die wordt gevuld door beleid van het College van Bestuur en door eigen initiatieven van de GMR, al dan niet in commissies. 3.1 Beleid CvB Het College van Bestuur legt voorgenomen besluiten voor aan de GMR voor advies of voor instemming. De GMR behandelt de voornemens in twee ronden: een informatieve en een besluitvormende. In 2016 zijn de onderstaande, door het CvB ingebrachte zaken bepalend geweest voor de agenda van de GMR. Formatie & Financiën Het begrotingsproces van Stichting Carmelcollege vormt één van de steunpilaren in de financiële sturing van de Carmelscholen en van de stichting als geheel. Aan dit proces ligt de formatiebeheersing ten grondslag. De laatste jaren hebben we met z n allen dit proces steeds beter in beeld weten te brengen en lukt het ons steeds beter ons aan gemaakte afspraken te houden. Formatiebeheersing en investeringsplanning zijn in wezen de hoekstenen van een begroting. Kunnen we hier duidelijke afspraken met elkaar maken en daar waar nodig begrenzingen aangeven, dan vormen zij een stabiel fundament om hier het bouwwerk van begrotingen op te bouwen. Het moet voor alle partijen duidelijk zijn via welke stappen en via welk tijdspad het begrotingsproces verloopt. Hier ligt een gemeenschappelijke opdracht en het is taak cq opdracht voor de GMR hier op een adequate wijze in mee te participeren. Formatiebeheersing vraagt ook een strategisch personeelsbeleid en het is dan ook belangrijk stichtingsbreed, maar zeker ook op locatieniveau, een analyse uit te voeren en aan de hand daarvan beleid in te zetten; 80% van de uitgaven gaat naar salarissen! Het is goed te constateren dat, na herhaaldelijk aandringen van de GMR bij het CvB, Carmelinstellingen die niet voldoen aan (gezamenlijke) begrotingseisen- en afspraken, onder verscherpt toezicht komen te staan, waarbij mogelijk een investerings- of vacaturestop kan worden opgelegd. De instellingen van Carmel zullen ingaande 2017 geconfronteerd worden met een nieuwe maatregel: in de begroting zal een buffer van 1% moeten worden ingebouwd. Het DB/GMR is in alle overleggen hieromtrent heel duidelijk; doe dit niet! Zolang instellingen niet in staat zijn om op de nullijn uit te komen, moet je ze ook niet overvragen met deze 1%-norm. De lasten zullen bij het personeel terecht komen en de vrees bestaat dat de ratio leerling-leraar hierdoor nog verder onder druk komt te staan. Passend Onderwijs krijgt een steeds dominantere rol bij het samenstellen van de begroting. Carmel is in veel samenwerkingsverbanden vertegenwoordigd, maar heeft (nog) te weinig (in)zicht hoe geldstromen lopen. Het is zaak om dit dossier goed te volgen en als GMR regelmatig bijgepraat te worden over ontwikkelingen die van invloed zijn op instellingbegrotingen. 5
Volgens nieuwe wetgeving heeft de (G)MR vanaf 2017 instemming op hoofdlijnen van de begroting. Vanuit de GMR is het idee geopperd dat de instemming al voor de zomervakantie aangevraagd kan worden, aangezien met de vaststelling van de formatie de begroting al voor een groot gedeelte is ingevuld Na de vakantie zou het dan om advisering en finetunen kunnen gaan. Werkgelegenheidsbeleidsplan Ook in 2016 heeft een afvaardiging van de GMR aangezeten bij het overleg tussen het CvB en de vakcentrales over een nieuw vorm te geven werkgelegenheidsbeleidsplan. De partijen, die van nature een wat argwanende houding aannemen, blijken elkaar gaandeweg steeds beter te kunnen vinden. Over de opzet van het plan bestaat concensus. In de loop van 2017 valt een definitief stuk te verwachten. Functieboek OOP-functiefamilie ICT-medewerker Met de instelling van een centrale ICT is het belang duidelijk geworden van een aparte functiefamilie voor ICT-medewerkers. De GMR heeft de functiebeschrijvingen en de bijbehorende inschaling door een fuwa-deskundige laten toetsen en deze heeft geen onregelmatigheden of onjuistheden kunnen constateren. In april heeft de GMR ingestemd met deze aanvulling op het functieboek. Benoemingen Raad van Toezicht In mei heeft de GMR positief geadviseerd op het voornemen van de Raad van Toezicht een drietal leden (mevrouw Visscher, de heren Van de Eijnden en Paape) voor een nieuwe termijn van drie jaar te benoemen. Een vraag van de Raad om meer informatie over het functioneren van deze leden, werd gehonoreerd. In juli is ingestemd met de benoeming van een nieuw lid voor de RvT, de heer Gronsveld. De RvT is ook verantwoordelijk voor de samenstelling van het College van Bestuur. Door het naderende vertrek van de huidige voorzitter, Romain Rijk, ontstaat er in 2017 een vacature. De GMR is steeds op de hoogte gehouden van de stappen in het proces. Een DB-lid zal de GMR vertegenwoordigen in de benoemings- en adviescommissie. Aanbestedingen In 2016 heeft Carmel tweemaal een aanbestedingstraject doorlopen, voor leermiddelen en voor een nieuwe arbodienst. In beide gevallen was een GMR-lid afgevaardigd in de werkgroep. Dat leidde ertoe dat de Raad steeds goed op de hoogte kon worden gehouden van de stand van zaken. In juli werd positief geadviseerd op de route die tot de uiteindelijke gunning heeft geleid. Preambule Functieboek Directie Omdat de GMR eind 2015 besloten had niet in te stemmen met het functieboek Directie (inschaling in schaal 16 was niet conform Fuwasys), is in 2016 een nieuwe preambule aangeboden waar wel mee ingestemd kon worden. 6
Forfaitaire ruimte Kan de stichting nog iets meer doen in de vorm van benefits voor de medewerkers? Die vraag stelde de GMR, omdat geconstateerd werd dat er voorzichtig werd omgesprongen met het toekennen van benefits. De vraag leidde tot de constatering dat er eigenlijk onvoldoende beeld is van de omvang van de forfaitaire ruimte, omdat scholen daar zelf slecht zicht op hebben. Kosten worden niet onder uniforme posten ondergebracht, waardoor op stichtingsniveau nog niet goed valt in te schatten of de forfaitaire ruimte volledig is uitgenut. Voorzichtigheid i s geboden, omdat bij overschrijding forse boetes kunnen worden opgelegd. Het bestuursbureau gaat ermee aan de gang. Strategisch personeelsbeleid Nu Carmelinstellingen vaker geconfronteerd worden met boventalligheid, heeft de GMR er bij het CvB wederom op aangedrongen te bezien in hoeverre een maatregel kan worden genomen die mogelijk maakt dat ouderen het onderwijs uitstromen ten faveure van jongeren. Tot een duidelijk plan heeft dat niet geleid. Berekeningen wezen uit dat relatief veel instellingen de komende jaren nog met een tekort aan docenten te maken zullen hebben en dat vroegtijdig vertrek van personeel daarom niet wenselijk is. Wordt vervolgd. 3.2 Activiteitencommissies Om eigen initiatieven vorm te geven heeft de GMR ook in 2016 een aantal activiteitencommissies ingesteld. Hieronder een kort verslag van de verrichte werkzaamheden. Commissie Leerlingenraden De commissie Leerlingenraden had zich als doel gesteld om de leerlingenraden binnen de Carmel Stichting beter met elkaar te verbinden. Zo zouden we kennis uit kunnen wisselen en van elkaar kunnen leren hoe de samenwerking met MR-leden verloopt. Hoewel de namen van leerlingenvertegenwoordigers in de GMR regelmatig fluctueren vanwege het succesvol slagen van de meeste leden, denken wij dat iedere leerlingenvertegenwoordiger en elke leerlingenraad baat heeft bij betere samenwerking binnen de stichting. Dit jaar is er een succesvolle eerste "dag van de leerlingenraden" georganiseerd. Ongeveer 12 scholen vanuit de Carmel waren van de partij. De eerste contacten zijn gelegd en een gezamenlijke "appgroep" met leerlingenvertegenwoordigers is in de maak. Commissie Leermiddelen De commissie Leermiddelen heeft deelgenomen aan de werkgroep, die tot taak had de leermiddelen binnen de stichting aan te besteden. Het proces is in 2016 succesvol 7
afgerond. De stichting heeft daarmee meer vrijheid verworven in de keuze tussen folio en digitaal formaat. Commissie Financiën De commissie Financiën heeft regelmatig contact met de financiële afdeling van het bestuursbureau om het beleid op hoofdlijnen te bespreken. Er is dit jaar extra aandacht gevraagd voor het stroomlijnen van formatie en begroting, opdat MR en hun werk naar behoren kunnen verrichten. Een verslag van het financiële wel en wee van de stichting staat in hoofdstuk 3.1 van dit jaarverslag. Commissie Cao en taakbeleid De kernactiviteit is geweest: inventarisatie van vernieuwd taakbeleid. Die vernieuwing blijkt slechts in een enkele geval gerealiseerd te zijn. De commissie houdt het onderwerp taakbeleid op de agenda. Ook via het LTA (langetermijnagenda; zie pagina 4) wordt informatie ingewonnen over het verloop van het proces op de instellingen. Verder is aandacht geschonken aan wat ook wel als het generatiepact wordt aangeduid: jong voor oud. Tot nu toe heeft zo n regeling binnen de stichting nog geen vorm gekregen. De commissie blijft het op de agenda houden. Commissie ICT De Commissie ICT heeft zich in 2016 op twee hoofdzaken gericht: de transitie van ICT naar centraal en de positie van op scholen achtergebleven ICT ers. Er is regelmatig overleg met het bestuursbureau. De teamleider ICT heeft in december verslag gedaan van de transitie. Hem zal ook in 2017 gevraagd worden de GMR voor te lichten. Commissie Kennisalliantie In aansluiting op Koers 2020 is vanuit de GMR een commissie geformeerd die zich bezighoudt met Carmel als kennisalliantie. Na breed overleg, onder andere met medewerkers van het bestuursbureau, is besloten het onderwerp in eerste instantie te beperken tot differentiatie. Onderzocht zal worden welke expertise er binnen Carmel voorhanden is. Als medewerkers bereid zijn die kennis te delen en als er voldoende belangstelling is, zal na de zomervakantie van 2017 een Carmeldag met dit thema worden georganiseerd. 8
BIJLAGE I LEDENLIJST GMR Januari 2016 augustus 2016 Augustus 2016 december 2016 Personeel Personeel Ton Banas Hans Bebseler Hans Bebseler Sonja van Benthem Sonja van Benthem Gerard Blikmans Gerard Blikmans Joost Boetes Cees van Boort Cees van Boort Richard Fidom Henk van Orsouw Henk van Orsouw Herman den Ouden Herman den Ouden Helma van Puijenbroek Helma van Puijenbroek Dick Rietveld (DB, secretaris) Dick Rietveld (DB, secretaris) Marc Roelofs Bert Schutten Bert Schutten Ton Siebers (DB, voorzitter) Ton Siebers (DB, voorzitter) Remco Westerveld Remco Westerveld Debby Wijnreder Ouders Franc van Boxtel Meis van der Heide Leerlingen Thijs Becker Ivo Cornel Lotte Geldermans Lisa Hagen Yvet Khazoum Mathijs Mensink Lidy Prins Jip Wolterinck Bestuursbureau Carlo Wijering Ouders Franc van Boxtel Meis van der Heide Leerlingen Thijs Becker Ivet Khazoum Janna van der Lee Jarno van Straaten Jip Wolterinck Bestuursbureau Carlo Wijering 9
BIJLAGE II BESLUITENLIJST 2016 Op de volgende voorgenomen besluiten van de RvT dan wel het CvB is in 2016 instemming verleend, dan wel advies afgegeven. April Functiefamilie ICT instemming Mei Herbenoeming 3 leden Raad van Toezicht positief advies Juli Aanbesteding Arbodienst positief advies Aanbesteding Leermiddelen positief advies Nieuw lid RvT instemming Oktober Integriteitscode SCC instemming Eigenrisicodragerschap WGA positief advies Eigenrisicodragerschap Ziektewet positief advies Gunning Inhuur Derden positief advies Preambule Functieboek Directie instemming 1
BIJLAGE III REALISATIE BEGROTING GMR 2016 Exploitatie GMR Kostenplaats Omschrijving Grootboekrekening Begroting 2016 Realisatie 2016 Begroting 2017 Begroting 2018 Begroting 2019 Begroting 2020 Begroting 2021 607000 GMR Urenvergoeding aan de scholen die voorzitter en secretaris leveren 40890 Doorbel. personeelslasten 50.000,00 55.992,00 59.000,00 59.000,00 59.000,00 59.000,00 59.000,00 607000 GMR Reiskostendeclaraties medewerkers 40000 Loonkosten - 9.405,25 12.000,00 12.000,00 12.000,00 12.000,00 12.000,00 607000 GMR Vacatiegeld ouders en leerlingen 45111 Presentiegeld (bovensch.) 7.000,00 4.491,10 5.000,00 5.000,00 5.000,00 5.000,00 5.000,00 607000 GMR Reis- en andere onkosten 40810 Dienstreizen overig+verbl 7.000,00 1.039,40 3.500,00 3.500,00 3.500,00 3.500,00 3.500,00 607000 GMR Externe vergaderkosten 45116 Vergaderkosten 5.000,00 5.508,45 6.000,00 6.000,00 6.000,00 6.000,00 6.000,00 607000 GMR Scholingskosten 40815 Scholing OOP 1.000,00 771,00 1.000,00 1.000,00 1.000,00 1.000,00 1.000,00 607000 GMR Inhuur van externe adviseurs 45114 Advieskosten/uitbesteding 1.000,00-1.000,00 1.000,00 1.000,00 1.000,00 1.000,00 71.000,00 77.207,20 87.500,00 87.500,00 87.500,00 87.500,00 87.500,00