Beleidsplan 2014-2015 [DEAL FOUNDATION] Beleidsplan voor de periode september 2014 tot en met augustus 2015.
Inhoudsopgave Inleiding... 2 1. Merk... 3 1.1 Naam, logo & website... 3 2. Strategie... 4 2.1 Missie... 4 2.2 Visie... 4 3. Projecten... 5 3.1 DEAL projecten... 5 3.2 Criteria... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 3.3 Levensloop projecten... 6 4. Studenten... 7 4.1 Interne organisatie... 7 4.1.1 Organogram... 7 4.1.2 Structuur stichting... 7 4.1.4 Bestuur... 8 4.1.5 Verhouding bestuur en vrijwilligers... 9 4.1.6 Human resource management... 9 4.2. Recruitment... 9 5. Financiën... 10 5.1 Financieel beleid... 10 5.1 Acquisitie... 10 6. Partners... 11 Bijlagen... 12 A. Doelstellingen komende drie maanden... 12 B. Vrijwilligersovereenkomst... 13 1
Student Organization for Social Entrepreneurship Inleiding Voor u ligt het beleidsplan van de DEAL Foundation, hierna DEAL genoemd. DEAL staat voor Development through Entrepreneurial Action Leiden en is een studentenorganisatie voor sociaal ondernemerschap die zich inzet voor mensen met een achterstand op sociaal en economisch gebied. Dit doen we door het opzetten van verschillende projecten, in Nederland maar ook in het buitenland, tot nu toe Bolivia en Madagascar. In 2006 werd onze stichting opgericht door een groep studenten die hun maatschappelijke betrokkenheid om wilde zetten in daden. Ze sloten zich aan bij de wereldwijde organisatie SIFE, die nu Enactus heet. Onder deze namen zijn meerdere projecten opgericht. Er is een uitgebreid ondersteunend netwerk opgezet met betrekking tot het overbruggen van taal- en cultuurverschillen bij onze internationale projecten. In januari 2014 heeft de stichting het wereldwijde samenwerkingsverband van Enactus verlaten. Dit heeft geleid tot hervormingen waar we ons dit jaar op gaan richten. Er staan ons een aantal uitdagingen te wachten zoals het opzetten van nieuwe projecten, het uitbreiden van het vrijwilligersbestand, meer continuïteit in de acquisitie en het genereren van meer naamsbekendheid. De aanpak van dit proces is te lezen in dit beleidsplan. Bestuur DEAL september 2014 augustus 2015: Tim de Jongh Voorzitter Marjolein Baas Secretaris & Assessor Intern Gerrit-Jan Ziedses des Plantes Penningmeester Bas Kleijweg Assessor Extern Maura van den Kommer Projectcoördinator 2
1. Merk 1.1 Naam, logo & website De naam DEAL staat voor Development through Entrepreneurial Action Leiden. Daarbij is het onderstaande logo ontwikkeld. Het ontwerp en de kleuren hiervan vormen de basis voor de huisstijl van onze website: www.dealfoundation.nl. 3
Student Organization for Social Entrepreneurship 2. Strategie 2.1 Missie DEAL zet zich nationaal en internationaal in om betere toekomstperspectieven te creëren voor mensen met relatief weinig toegang tot kapitaal en kennis. Dit doen wij door het stimuleren van sociaal ondernemerschap in samenwerking met lokale initiatieven. 2.2 Visie Om onze missie te realiseren zetten wij projecten op in binnen- en buitenland waarbij onze kennis van organiseren, de lokale cultuur, taal en sociaal ondernemerschap in de praktijk wordt gebracht. Wij ondersteunen lokale partners die een idee hebben voor een duurzame onderneming waarmee ze hun eigen levensstandaard en die van hun omgeving structureel kunnen verbeteren. Door het bijeenbrengen van de benodigde kennis en kapitaal ondersteunen we hun initiatieven met expertise en geld. Dit doen we door het leggen van de juiste connecties met partners uit het bedrijfsleven, de academische wereld en de non-profit sector. Daarnaast ondersteunen wij bij het opstellen van projectplannen, het vergaren van kapitaal door acquisitie en het opzetten van een goede organisatiestructuur. Op de lange termijn leidt dit tot een zelfstandige organisatie die haar omgeving op een positieve manier verrijkt. Voor ons studenten betekent dit dat we bijdragen aan een betere lokale leefomgeving en tegelijkertijd gebruiken we onze capaciteiten en kennis opgedaan tijdens de studie. Daarnaast dragen we bij aan een levendige gedachtewisseling over het onderwerp sociaal ondernemerschap. Een mooie DEAL voor alle betrokkenen! 2.3 Strategie In de periode 2014-2015 willen wij meer vrijwilligers aantrekken, een groter professioneel netwerk opbouwen, meer projecten starten en het budget vergroten. Voor het einde van het jaar willen wij het volgende hebben bereikt: - Voor de PR & Recruitment commissie streven wij naar een bezetting van vijf personen. - Voor de Acquisitie commissie willen wij een bezetting hebben van drie personen. - Per projectgroep streven wij naar een bezetting van vier personen inclusief de projectleider. - Drie lopende projecten in binnen- of buitenland. - Naamsbekendheid vergroten door posters en flyers elke drie maanden op elke faculteit van Universiteit Leiden te verspreiden, collegepresentaties, nieuwsbrieven per kwartaal uit te geven, de website per gebeurtenis bij te werken en de Facebook pagina per gebeurtenis bij te laten werken en te laten delen door de vrijwilligers. - Netwerk opbouwen door het acquisitie bestand te vergroten tot minimaal tien donateurs. - Maandelijkse periodieke inkomsten van 250. - Eenmalige giften met een totale waarde van 5000. - Per project een besteedbaar budget van 3000. 4
3. Projecten 3.1 DEAL projecten Voor DEAL vormen onze projecten het hart van onze stichting. Met onze projecten leveren wij een bijdrage aan een betere lokale omstandigheden. Met de projecten brengen we onze idealen tot uiting, in samenwerking met een breed netwerk aan betrokken partners. Onze vrijwilligers doen ervaring op met projectmatig werken en brengen opgedane kennis en vaardigheden in de praktijk. Om te zorgen dat de effecten van onze inspanningen zo groot mogelijk zijn, hebben we de volgende punten opgesteld die voor onze projecten van belang zijn. Duurzame organisaties: Ten eerste zijn onze projecten gericht op het opzetten van duurzame organisaties. Volgens het gezegde Give a man a fish and you ll feed him for a day; teach him how to fish and you ll feed him for a lifetime, richten wij ons niet op eenmalige hulpacties, maar juist op structurele verbeteringen. Een duurzame organisatie kan zo groeien en mensen een kans geven op een beter leven. Verbeterde levensstandaard: Onze projecten dragen bij aan een verbeterde levensstandaard voor de projectpartner. Dit kan bijvoorbeeld door een inkomen te genereren en economische vaardigheden op te doen die de zelfredzaamheid vergroten. Wij richten ons op projecten die niet alleen de levensstandaard van de projectpartner verbeteren, maar ook die van diens omgeving, door (in)directe effecten. Zo kan een onderneming bijdragen aan economische groei en werkgelegenheid. Het beschikbaar stellen van kennis leidt tot kennisdeling en innovatie. Haalbare doelstellingen Om het project soepel te laten lopen is het van belang om doelstellingen te formulieren die concreet, haalbaar en realistisch zijn. Om te zorgen dat de doelstellingen behaald worden is er goede controle nodig door middel van periodieke evaluaties en regelmatige aanwezigheid van vrijwilligers bij het project. Zelfvoorzienend project Bij DEAL werken we met ondernemende projecten. Dat betekent dat onze projecten een winstoogmerk hebben, niet voor DEAL maar voor de onderneming zelf. Door de winst te investeren kan de onderneming op den duur zelfvoorzienend worden. Mocht het voor het project van belang zijn dan kan een startkapitaal vanuit DEAL worden gefinancierd. De lopende kosten gedekt met inkomsten die gegenereerd worden in het project. 5
Student Organization for Social Entrepreneurship 3.2 Levensloop projecten Om de levensloop van projecten te garanderen hebben we een aantal stappen opgesteld die we volgen bij het opzetten van een project. Identificeren projectpartner Een nieuw project begint bij een lokale partner met een ondernemende visie. Bij deze stap wordt gekeken of DEAL de benodigde ondersteuning kan bieden. Daarnaast is het belangrijk om na te gaan of het idee en de beoogde partner aan bovenstaande punten voldoet. Opstellen projectplan Het is belangrijk dat in deze fase duidelijke doelstellingen gesteld worden. Vooruitstrevend en ambitieus, maar ook haalbaar. In het projectplan wordt beschreven hoe de doelen bereikt gaan worden en hoe de vooruitgang op de doelstellingen inzichtelijk gemaakt wordt. In deze fase wordt de structuur voor de op te zetten organisatie uitgedacht. Daarna worden de verschillende fases uitgewerkt, voorzien van deadlines en criteria, zodat voor iedereen helder is wanneer een fase afgesloten kan worden en een nieuwe fase begint. In dit plan wordt ook vastgelegd hoe en wanneer een project zelfstandig verder kan, zonder verdere begeleiding van DEAL. Het laatste deel van een goed projectplan bestaat uit een realistische begroting. Het projectplan wordt voorgelegd aan het bestuur van DEAL en afgestemd met alle betrokken partners. Voorbereiding In deze fase wordt de uitvoering van het project voorbereid. Er wordt gekeken naar de benodigdheden van het project. Hierop volgend worden contacten gelegd met partijen die hulp kunnen bieden. Bijvoorbeeld binnen de academische wereld, het bedrijfsleven en de non-profitsector. Daarnaast wordt acquisitie gevoerd om de benodigde financiële middelen te verkrijgen. In overleg met de partners wordt het projectplan nog eens kritisch bekeken en waar nodig aangepast. Uitvoering Voor de stichting moet duidelijkheid zijn hoe het project verloopt en of de gestelde doelen worden nagestreefd. Dit wordt in de praktijk gerealiseerd door het overleggen van periodieke informatie in de vorm van een voortgangsverslag en boekhouding. De lokale partner neemt de uitvoering van het project op zich en DEAL is verantwoordelijk voor ondersteuning en controle. Zelfstandigheid en evaluatie Zelfstandigheid is het einddoel van een project. Het betekent dat wij de begeleiding stop gaan zetten en dat de partner, eventueel met de hulp van het verdere netwerk van het project, zelf verder gaat. Op dit punt is het tijd voor de eindevaluatie: wat ging goed en wat kan beter? Wat kan DEAL van dit project leren om volgende projecten nog succesvoller te maken? En wat zijn lessen voor de partner? 6
4. Organisatie 4.1 Interne organisatie 4.1.1 Organogram Bestuur Raad van Toezicht Ruway Ňanta Acquisitie PR & Recruitment Nieuw(e) project(en) 4.1.2 Structuur stichting De structuur van de stichting blijft zo eenvoudig mogelijk. Het bestuur heeft de dagelijkse leiding over de stichting. Er is regelmatig contact met de Raad van Toezicht, waarbij de gemaakte plannen en de voortgang hiervan besproken wordt. De vrijwilligers zijn georganiseerd in projectgroepen. Voor dit jaar worden dat Acquisitie, PR & Recruitment, Ruway Nanta en nieuwe projectgroepen. Met betrekking tot overleg binnen DEAL zullen er vergaderingen zijn voor de projectgroep, het bestuur en het team als geheel. Elke week is er een bestuursvergadering en om de week een algemene vrijwilligersvergadering (avv). Projectgroepen kunnen naar eigen inzicht vergaderen dit in aanwezigheid van de projectcoördinator of een ander bestuurslid. De notulen van de vergaderingen van de projectgroepen worden naar het bestuur verzonden en de notulen van de bestuursvergaderingen zullen naar de projectgroepen worden verzonden. 7
Student Organization for Social Entrepreneurship 4.1.3 Bestuur Het bestuur heeft de volgende taken en verantwoordelijkheden: Voorzitter - Contactpersoon Raad van Toezicht; - Voorzitter bestuursvergaderingen en de avv s; - Aanspreekpunt voor externen; - Aansturen stichting; - Voortgang lange termijndoelstellingen waarborgen. Secretaris - Notuleren vergaderingen; - Vrijwilligersbestand bijhouden; - Verantwoordelijk voor teksten website, nieuwsbrief en jaarverslag; - Verantwoordelijk voor administratie; - Neemt zitting in alumnibestuur; - Zorgt voor locatie vergaderingen en contact Plexus. Penningmeester - Schrijft financieel jaarverslag; - Verantwoordelijk voor acquisitie; - Begeleider Acquisitiecommissie. Assessor Intern - Organiseren van relevante trainingen voor team; - Inwerken en begeleiden nieuwe vrijwilligers; - Evalueren vrijwilligers en bestuursleden; - Vertrouwenspersoon team & bestuur; - Aanvragen bestuursvergoedingen. Assessor Extern - Recruitment bestuursleden en vrijwilligers; - Naamsbekendheid vergroten; o Ludieke acties; o Evenementen; - Social media / website beheren; - Nieuwsbrief; - Verantwoordelijk voor promotiemateriaal; - Begeleider PR & Recruitmentcommissie. Projectcoördinator - Begeleider projectgroepen; - Begeleiden van het opstarten van nieuwe projecten; - Verantwoordelijk voor projectplannen. 8
4.1.5 Verhouding bestuur en vrijwilligers Bestuur en vrijwilligers vormen samen het team van DEAL. Om de lijntjes zo kort mogelijk te maken en de samenwerking te vergemakkelijken. De penningmeester geeft leiding aan de acquisitiecommissie en de assessor extern is voorzitter van de PR & Recruitmentcommissie. De voorzitter sluit zich aan bij Ruway Nanta en de projectcoördinator richt zich op het opzetten van nieuwe projecten en het begeleiden van bestaande projectgroepen. Nieuwe vrijwilligers worden ingewerkt en begeleid door de assessor intern. Van zowel bestuur als vrijwilligers wordt serieuze inzet verwacht. Dit uit zich in een minimale beschikbaarheid van 5 uur voor vrijwilligers en 10 uur voor bestuursleden. Daarnaast wordt iedereen geacht aanwezig te zijn bij de teamvergaderingen, tenzij telefonisch afgemeld bij de secretaris met geldige reden. Als een vrijwilliger drie keer afwezig is zonder afmelding, wordt de samenwerking beëindigd. Taken van vrijwilligers en bestuursleden worden van tevoren duidelijk besproken. Binnen dit takenpakket kan een vrijwilliger zelfstandig handelen, als het bestuur daarbij steeds op de hoogte gehouden wordt. Deze afspraken worden vastgelegd in een vrijwilligersovereenkomst, waarvan een voorbeeld gevonden kan worden in bijlage B. 4.1.6 Human resource management Vanaf april worden bestuursvacatures online gezet. Voor nieuwe bestuursleden geldt dat zij in de periode mei en juni beschikbaar moeten zijn om ingewerkt te worden. Voor nieuwe vrijwilligers geldt een minder intensieve inwerking. Zij zullen na het persoonlijk gesprek mee gaan doen binnen de projectgroep. Nadat vrijwilligers en bestuursleden correct zijn ingewerkt zullen zij gedurende hun inzet binnen de stichting worden begeleidt door de assessor intern. Dit zal gebeuren naar eigen inschatting van de assessor intern en de vrijwilliger. Naast begeleiding is de assessor intern er ook als vertrouwenspersoon voor een ieder binnen de stichting. Ieder die zich inzet binnen de stichting zal eens in het half jaar worden geëvalueerd. Deze evaluatie zal worden uitgevoerd door de voorzitter. Er zal worden gekeken naar de taken die zijn uitgevoerd in de afgelopen periode en het functioneren binnen de projectgroep of het bestuur. Door middel van een persoonlijk gesprek zal de geëvalueerde op de hoogte worden gebracht van de uitkomsten van zijn evaluatie, waarbij er ruimte zal zijn voor eigen inbreng. 4.2. Recruitment Om als stichting te kunnen groeien, hebben we nieuwe vrijwilligers nodig. We zijn op zoek naar enthousiaste mensen, die zich kunnen vinden in de missie en visie van onze stichting. Daarnaast zoeken we creatieve studenten, die vernieuwende projecten en acties kunnen bedenken. Het blijft niet bij denken alleen: een echte DEAL vrijwilliger is ondernemend en zet creatieve ideeën om in daden. We zoeken echte teamplayers. DEAL recruit voornamelijk via social media, posters, folders, promotieacties en persoonlijke netwerken. 9
Student Organization for Social Entrepreneurship 5. Financiën 5.1 Financieel beleid De penningmeester zal zorgvuldig bijhouden hoeveel geld de stichting bezit, en hoe dit wordt uitgegeven. De penningmeester zal in samenwerking met de projectgroepen voor ieder project een realistische begroting opstellen. Zonder goedgekeurde begroting zal er nooit geld naar een project worden overgemaakt. Daarnaast wordt een overkoepelende begroting gemaakt voor de gehele stichting aan het begin van ieder academisch jaar. Aan het eind van het jaar zal de penningmeester een realisatie- en jaarrekening presenteren. 5.1 Acquisitie De penningmeester is verantwoordelijk voor het acquisitiebeleid. De penningmeester zal in samenwerking met het acquisitieteam proberen zoveel mogelijk geld, zie jaardoelstellingen, en andere middelen binnen te halen. 10
6. Partners DEAL werkt samen met personen, lokale overheden, NGO s en bedrijven. Momenteel werkt DEAL samen met de Universiteit Leiden en de Gemeente Leiden. Daarnaast werkt DEAL bij het project Ruway Nanta samen met de stichting Ruway Nanta. Partners kunnen voor DEAL het onderstaande betekenen: Op de eerste plaats zoeken wij partners die ons kennis kunnen bieden over ondernemen en in het bijzonder ondernemen in het buitenland. Op de tweede plaats zoeken wij partners die ons bij financiële werkzaamheden kunnen ondersteunen. Een voorbeeld daarvan is boekhoudkundige ondersteuning. Op de derde plaats zoeken wij partners die ons kunnen ondersteunen bij de projecten door ons te helpen bij het opstellen van een projectplan of input te leveren met betrekking tot projectmanagement. Wat heeft DEAL haar partners te bieden? Veel partners zijn graag betrokken bij DEAL, omdat zij geloven in onze missie en visie en het leuk vinden om leergierige studenten te begeleiden. Daarnaast kan een samenwerking met DEAL vorm geven aan het Corporate Social Responsiblity beleid van bedrijven en komen ze in contact met gemotiveerde en getalenteerde studenten en young professionals. 11
Student Organization for Social Entrepreneurship Bijlagen A. Doelstellingen komende drie maanden Doelstelling 1. Orde op zaken stellen Administratieve afhandeling nieuwe naam: KvK (Eind)verantwoordelijke Voorzitter Website / social media Secretaris / assessor extern Nieuw promotiemateriaal Assessor extern Financiën ordenen: Jaarrekeningen/realisaties Penningmeester Begroting Penningmeester Boekhouding Penningmeester Projectbegrotingen Penningmeester / projectcoördinator Administratie bijwerken Vrijwilligersbestand Secretaris Kast/archief uitzoeken Secretaris Mama s Kitchen Afsluiten en evalueren Projectcoördinator 2. Gezellige, positieve sfeer Tevreden vrijwilligers Assessor intern Teamuitje Assessor intern 3. Start nieuwe uitbreidingen Nieuw project buiteland projectcoördinator Nieuw project Nederland projectcoördinator Nieuwe vrijwilligers recruiten Vrienden van DEAL actie Assessor extern Assessor extern / penningmeester 12
B. Vrijwilligersovereenkomst Vrijwilligersovereenkomst De stichting Deal... gevestigd te... vertegenwoordigd door... En de vrijwilliger... adres... geboortedatum... SPREKEN DE VOLGENDE ZAKEN MET ELKAAR AF: 1. De vrijwilliger verklaart dat hij/zij bekend is met de statuten/doelen van de organisatie. En is ingelicht over het huishoudelijk reglement en werkplannen gerelateerd aan de uit te voeren taken. 2. De vrijwilliger zal met ingang van ( ) ten behoeve van bovengenoemde organisatie de volgende activiteiten uitvoeren. 3. De vrijwilliger is bereid voor het verrichten van de activiteiten/werkzaamheden, minimaal ( ) uren per week beschikbaar te zijn. 4. De vrijwilliger krijgt geen vergoeding. 5. Eventuele uitgaven ten behoeve van de activiteiten kunnen gedaan worden binnen de vastgestelde begroting na overleg met de penningmeester. 6. De vrijwilliger is verantwoordelijk voor de door hem/haar verrichte werkzaamheden. 7. De vrijwilliger krijgt de gelegenheid om binnen het vastgestelde beleid eigen initiatieven te ontplooien. 8. Deze overeenkomst wordt voor onbepaalde tijd afgesloten. Bij het beëindigden van de samenwerkingsrelatie wordt door beide partijen in principe een periode van vier weken in acht genomen. Namens de stichting Deal: Handtekening: De vrijwilliger: Handtekening: 13