Masterclass Rotterdam Case Study: Promotie Panelists: Moderator: Angeline Bommer, Congress Company Jillian Sant-Barendregt MSc, Stadshavens Rotterdam Catherine Kalamidas, Rotterdam Partners
Het waarde van de juiste promotie voor uw congres U heeft besloten om een (inter)nationaal congres te organiseren. Een succesvolle promotie strategie kan leiden tot : Een betere inhoud in het programme Een hoger aantal congresdeelnemers Nieuwe leden voor de vereniging Een positief financieel resultaat Maar waar begin je mee? Wat zijn promotiekansen en methoden?
De eerste indruk telt Wat bent u precies aan het promoten en waarom?
De eerste indruk telt Zorg voor een sterke titel en duidelijk bericht Streef om een congres titel dat het volle betekenis van de congres communiceert Zorg voor een sterk en duidelijk antwoord op de vragen: wie moet het congres bijwonen, en wat zijn de voordelen? Focus op de waarde van accreditatie en netwerken in uw antwoord.
De eerste indruk telt Inspirerend / uitdagend beelden die een verhaal vertellen Laat een vakmens uw logo, website en huisstijl ontwerpen. Kies beelden van de plaats van bestemming met zorg: laat zien alles dat mooi en interessant is van het congres stad.
De eerste indruk telt Makkelijk toegang tot informatie, makkelijk om te delen Denk goed aan hoe deelnemers gaan uw processen ervaren, zorg voor duidelijkheid Maak gebruik van verschillende Share functies op uw webpagina's Maak een "Fact Sheet" met alle feiten op een rij: 1 click om te downloaden Gebruik analytics om inzicht te krijgen op hoe informatie wordt gedeeld
Een samenwerking tussen netwerk en moment Wie doet de promotie en wat zijn de belangrijke momenten?
Een samenwerking tussen netwerk en moment 1. Wie zijn uw promotors? Associatie (internationale vereniging) Sponsoren & Exposanten Leden van de LOC/SOC Sprekers & congresdeelnemers Sponsoren
Een samenwerking tussen netwerk en moment Wat zijn de promotie momenten en promotie doelstellingen? Vier uw winnende bid! Maak elke aankondiging belangrijk Plaats uw sprekers, sponsoren en exposanten in de schijnwerpers LOC/SOC: hun organisatie en uitgebreid netwerk Activeer congresdeelnemers om hun doel aanwezig te zijn op het congres te delen
Communicatie platform & strategie Hoe kan je het congres promoten?
Communicatie platform & strategie Gepersonaliseerde berichtgeving via meerdere kanalen Gebruik een mix van digital en geprint berichten Maak gebruik van functies om berichtgeving gepersonaliseerd te maken
Communicatie platform & strategie Social Media Plan Zorg voor een profile op de juiste platforms: Linkedin, Facebook of Twitter? Aannemen van en social media manager, zorg voor voldoende content Content moet informatieve en inspirerend zijn Creëer en interactieve platform, om het gesprek voor het congres al te beginnen.
Voorbeeld post met de meeste likes en clicks Gebooste post, kosten: 130 Call for action! 27.754 bereik 54 likes 12 reacties 2 deelacties 537 clicks naar wondcongres.nl 15 registraties
Communicatie platform & strategie Traditioneel Media Plan: PR Strategie Strategisch gebruik van advertenties in vakbladen: tegen kost of in kind Gratis publiciteit met een interview of artikel door een van uw keynotes Maak gebruik van persberichten, de pers uitnodigen voor het congres Werk met een vakmens voor deze taken, zij weten de juiste mensen, en processen
Activeer uw deelnemers
Activeer uw deelnemers Voormalige deelnemers Ken uw statistieken Benader voormalige deelnemers en leer hen kennen Denk aan een enquête: vraag wat bevalt wel, en wat niet
Activeer uw deelnemers Huidige deelnemers Kom in persoonlijk contact tijdens het huidige congres met deelnemers, maar ook met sponsoren en standhouders Promoot uw congres en gekozen stad tijdens het huidige congres Maak gebruik van vloggers tijdens het huidige congres om content te creëren
Activeer uw deelnemers Toekomstige deelnemers Focus op de volgende generatie: creëer een student of young professionals track Creëer een legacy (nalatenschap) met hulp van de volgende generatie
Masterclass Rotterdam Case Study: Promotie Maak een geweldige 1e indruk (2e en 3e ook!) Gebruik modern middelen en methoden, maar vergeet niet dat het de personal touch is die telt, maak gebruik van bestaande netwerken! Vertrouw op de professionals. Belangrijkste: Ken uw deelnemers! Contact: Catherine Kalamidas, Rotterdam Partners c.kalamidas@rotterdampartners.nl Tel: +31 10 7900182