PARTICIPATIE- /COMMUNICATIEPLAN Bewonerscommissie Adm Tromplaan 1-35,12-26 en Adm. Van Ghentlaan 3-57 & Woningbouwcorporatie Eigen Haard
Participatie-/communicatieplan Bewonerscommissie Adm Tromplaan 1-35,12-26 en Adm. Van Ghentlaan 3-57 & Woningbouwcorporatie Eigen Haard 1. Aanleiding De bewonerscommissie en Eigen Haard zitten in een overleg. Dat in verband met de renovatie van de woningen. Om te waarborgen dat de samenwerking goed verloopt hebben beide partijen een participatieplan opgesteld. Dit participatieplan is bedoeld als basis voor het overleg tussen Eigen Haard en de bewoners. Daarnaast gelden onverminderd de wettelijke regelingen en afspraken, zoals de Wet op het overleg huurders /verhuurder en de geldende afspraken met huurdersvereniging Alert. 2. Doelstelling participatieplan Door het maken van afspraken over het overleg tussen de bewonerscommissie en Eigen Haard, bijvoorbeeld afspraken over het proces, omgangsvormen en werkafspraken, willen beide partijen duidelijkheid creëren en onderling vertrouwen genereren. Dit is de basis voor een goed en constructief overleg. 2.1 Doelstelling participatie Beide partijen nemen de inspanningsverplichting op zich, door middel van overleg samen tot een gedragen plan te komen voor de woningen aan de Admiraal Tromplaan en Admiraal van Ghentlaan. Binnen de voor het project geldende randvoorwaarden (technische mogelijkheden, financiële haalbaarheid, bouwregelgeving) neemt Eigen Haard de ideeën van de bewoners mee in het plan en het sociaal plan. Het kan zijn dat de bewonerscommissie en Eigen Haard niet tot volledige overeenstemming komen. De bewonerscommissie kan op dat moment gebruik maken van haar gekwalificeerd adviesrecht. Wordt geen overeenstemming bereikt kunnen beide partijen een beslissing vragen bij de rechter. 3. Deelnemers en functies Naam Functie Huurder Roel Turkenburg voorzitter Adm. Van Genthlaan Hans Bouters vice voorzitter Adm. Tromplaan Jolanda van Wiltenburg secretariaat Adm. Tromplaan Romano Badal lid Adm. Tromplaan Patricia Gerrits lid Adm. Tromplaan Henny van Poeyer lid Adm. Van Genthlaan Jolanda Okhuijsen lid Adm. Van Genthlaan De bewonerscommissie vertegenwoordigt het gemeenschappelijk belang van alle huurders met een vast contract. De bewonerscommissie heeft aandacht voor de verschillende belangen van de bewoners, ook als het gaat om tegenstellingen. De bewonerscommissie houdt ruggespraak met haar achterban en peilt regelmatig of ze haar achterban voldoende representeert. 4. Deelnemers Eigen Haard Naam Marijn van der Weijden Fred Springintveld Functie Sr. Projectbegeleider Wonen Ontwikkelaar Renovatie/Groot onderhoud
5. Omgangsvormen Eigen Haard informeert op een open wijze over de voortgang en ontwikkelt in overleg met de bewonerscommissie een plan, waarin naast de belangen van Eigen Haard ook oog is voor de belangen van de huidige huurders. De bewonerscommissie heeft dezelfde instelling. Partijen zijn bereid naar elkaars argumenten te luisteren en binnen bovengenoemde randvoorwaarden te zoeken naar compromissen. Beide partijen onthouden zich van acties die het overleg bemoeilijken of belemmeren. In de bijlage zitten richtlijnen voor samenwerking ter ondersteuning bij het proces. 6. Werkafspraken 1) Er vindt regelmatig overleg plaats tussen Eigen Haard en de bewonerscommissie., Marijn van der Weijden sr medewerker projectbegeleiding van Eigen Haard zit de vergaderingen voor. Eigen Haard verzorgt de verslaglegging, en zorgt voor de notulist. Het verslag wordt binnen 1,5 week na het overleg door, aan de bewonerscommissie gestuurd en in een volgend overleg vastgesteld. De agenda voor de volgende vergadering wordt met het verslag meegestuurd. De bewonerscommissie kan agendastukken toevoegen. De bewonerscommissie geeft uiterlijk de vrijdag voorafgaand aan het volgend overleg hun bespreekpunten en input door. Indien van bovengenoemde termijnen wordt afgeweken, geeft de bewonerscommissie of Eigen Haard dit bij de andere partij aan. 7. Voorlichting aan individuele bewoners Eigen Haard is de verantwoordelijke voor de communicatie naar zijn huurders over het renovatie/grootonderhoud proces. Daarnaast hebben zowel Eigen Haard als de bewonerscommissie een eigen verantwoordelijkheid om voorlichting te geven. Beide partijen dienen de bewoners regelmatig op de hoogte te houden van de stand van zaken. In de regel wordt er 1x per 4 maanden een nieuwsbrief verspreid. Als er eerder behoefte is aan een nieuwsbrief, bv omdat er onrust is in de wijk, geeft de commissie dat aan, en wordt er eerder een nieuwsbrief verspreid. Eigen Haard en de bewonerscommissie informeren elkaar voorafgaand aan het versturen van schriftelijke informatie over de inhoud. 8. Bewonersondersteuning Goed en constructief overleg tussen de bewonerscommissie en Eigen Haard vraagt om inzicht wat zich afspeelt tijdens een transformatieproces. Dit is een complexe materie. Daarom vindt Eigen Haard het belangrijk dat de bewonerscommissie zich laat ondersteunen door een erkend bewonersondersteuner. Mevrouw M van den Helder van het Kennis- en adviescentrum van de Woonbond is de bewonersondersteuner. De bewonersondersteuner zorgt er vooral voor dat de bewonerscommissie advies krijgt over het planproces en waar nodig, expertise op het gebied van techniek, wet- en regelgeving. Dit zorgt ervoor dat de bewonerscommissie kan participeren in de planvorming, effectief invloed kan uitoefenen en weloverwogen kan oordelen over de plannen. 9. Participatieladder per fase en tijdsplanning In volgend tabel wordt voor de nog te nemen stappen op hoofdlijn het niveau van participatie aangegeven. Uitgegaan is van de participatieladder uit de afspraken met huurdersfederatie Alert. Ook staat in de planning aangegeven wanneer de stappen plaatsvinden.
Fase Stap Participatieniveau Onderzoek opname woningen binnenhuis x n.v.t. huisbezoek/opname woningen voor start uitvoering x x n.v.t. Planontwikkeling en voorlopig ontwerp informeren Raadplegen Adviseren Ontwerpen vaststellen sociaal plan en voorlopig ontwerpen (plan van aanpak/renovatieboekje) x x n.v.t. achterbanraapleging BC x x n.v.t. gekwalificeerd advies BC x n.v.t. reactie op gekwalificeerd advies verhuurder x n.v.t. draagvlakmeting 70% x x n.v.t. Begeleiding/Informatie informatie avond(en) x n.v.t. Evaluatie BC en verhuurder x x n.v.t. Hierbij verklaren de Bewonerscommissie en Eigen Haard akkoord te gaan met dit participatieplan. Roel Turkenburg namens, Bewonerscommissie Adm Tromplaan 1-35,12-26 en Adm. Van Ghentlaan 3-57 Marijn van der Weijden namens, Eigen Haard Datum: Datum: 18 november 2016..
BIJLAGE 1 Richtlijnen om samenwerking te waarborgen Aan afspraken houden - lukt het niet, dan de ander erbij betrekken - overleg over oplossing - vast agendapunt gemaakte afspraken Openheid en transparantie - geef inzicht in elkaars standpunten, overwegingen, bedenkingen en je eigen positie - informeer elkaar over onderwerpen op achtergrond - vast agendapunt Voldoende contact - bel liever dan mailen - voorkom briefwisseling - bij wrijving, juist meer contact Omgaan met geschillen - stel gezamenlijk proces en doelen vast - benoem geschilpunt - maak afspraak over processtap voor oplossing - inventariseer gezamenlijk mogelijke oplossingen Het gevoel krijgen dat je het samen doet - stel vast wat je wel en niet gezamenlijk doet - maak duidelijk wat taken en bevoegdheden zijn - vraag elkaar commitment op proces niet op eindresultaat