functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Departement Cultuur, Jeugd en Media zoekt een Coördinator online communicatie voor het KMSKA contractueel Niveau: B Rang: B1 Graad: deskundige Met standplaats: KMSKAntwerpen /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Heb jij een creatieve geest, staan jouw copywriting skills op scherp en ben je een digital addict die helemaal thuis is in web traffic, conversie en usability? Lees dan zeker verder, deze job is misschien echt wel iets voor jou! 1 DE VACATURE IN HET KORT Als coördinator online communicatie beheer, monitor en evalueer je de digitale platformen van het museum. Je volgt de ontwikkeling en lancering van de nieuwe website op in samenwerking met web developers en brand agencies en je verzekert continue verbetering inzake usability en branding. Je bouwt mee aan de growth hacking & acquisitie strategie voor het nieuwe museum en volgt binnen de strategie concrete projecten op. Je werkt mee aan de (online) heropeningscampagne en de daarop volgende communicatiecampagnes van het museum. Je stelt een online communicatie en -mediaplanning op in nauwe samenwerking met de Manager Communicatie en collega s van andere afdelingen. Je produceert multimediale content die op deze kanalen kan verschijnen of werkt hiervoor samen met externe partners. Je schrijft en redigeert teksten geschikt voor web- en onlinetoepassingen met de tone of voice die bij het merk past.
2 FUNCTIECONTEXT Het KMSKA is het grootste museum van Vlaanderen. Sinds augustus 2014 maakt het KMSKA deel uit van het Departement CJM. Sinds 2011 is het museumgebouw gesloten voor het publiek. De architectuur van het museumgebouw krijgt een 21 ste eeuwse make-over en het museumteam werkt aan een gloednieuw merk. Het nieuwe museum wordt een open huis dat zijn bezoekers wil verwonderen, verrijken en verbinden in alles wat het doet. We brengen de creativiteit samen van oude meesters, levende kunstenaars en podiumartiesten. We vertellen tijdloze verhalen en stellen de grote vragen van vandaag. Meer over het nieuwe verhaal vind je op www.hetnieuwemuseum.be. Als coördinator online communicatie maak je deel uit van het Marketing, Publiekswerking en Development team. Je rapporteert aan de manager communicatie. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Diverse vakinhoudelijke activiteiten inherent aan de eigen specialisatie voorbereiden en uitvoeren volgens de vooropgestelde kwaliteitsvereisten en procedures met als doel aan de bevoegde instanties of personen gespecialiseerde informatie, diensten en/of producten af te leveren. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: 1. VOORBEREIDING De eigen werkzaamheden inhoudelijk voorbereiden, plannen en praktisch organiseren met als doel er voor te zorgen dat deze efficiënt kunnen verlopen. Kennis nemen van de uit te voeren opdrachten en op basis hiervan een eigen werkplan opstellen Voorafgaandelijk inwinnen van informatie ter verduidelijking van de opdracht Contacteren van leveranciers Uitvoeren van voorbereidende administratieve taken Voorbereidend studie- en opzoekwerk verrichten Uitvoeren van een behoefteanalyse pagina 2 van 10
2. UITVOERING Diverse activiteiten inherent aan de eigen specialisatie uitvoeren met als doel bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de opdrachten van de entiteit. Verzamelen en verwerken van informatie nodig voor de uitvoering van de opdracht Opmaken van plannen (o.a. SEA) Ontwikkelen, beheren en onderhouden van website Ontwerpen en afleveren van vakspecifieke producten, zoals communicatie en -mediaplanning Redactie van teksten die SEO proof zijn. 3. RAPPORTEREN Rapporteren over de eigen werkzaamheden en resultaten met als doel de leidinggevende/het team/zichzelf in staat te stellen het resultaat met de kwaliteitsnormen te vergelijken en indien nodig bij te sturen. Opmaken van een dashboard met de belangrijkste KPI s zoals traffic, conversie, bounce rate, Signaleren van knelpunten en/of uitzonderlijke waarnemingen of gebeurtenissen Bijhouden van een agenda van de uitgevoerde taken en outputindicatoren Verslag uitbrengen aan de betrokken opdrachtgever over het verloop van de ontwerpen, Verslag uitbrengen over de activiteiten van opdrachtnemers bij de uitvoering van werken 4. BEHEER VAN MATERIAAL EN/OF GEGEVENS Inventariseren, verzamelen en onderhouden van het nodige materiaal (website, social media) en/of analyseren van gegevens met als doel altijd te beschikken over degelijke en bruikbare materialen en/of gegevens. Regelmatig de communicatiekanalen controleren en updaten Verzorgen van een klassement of documentatiebeheersysteem Contacten leggen en onderhouden met leveranciers Onderhouden van gespecialiseerde apparatuur Analyseren van data Opvolgen van het communicatieplan Invoeren, valideren, verwerken en rapporteren van data Uitvoeren van een eerstelijnscontrole 5. INFORMEREN Informeren over producten, diensten, systemen of procedures met als doel er voor te zorgen dat de (interne of externe) klant inzicht heeft in het gebruik en de mogelijkheden ervan. pagina 3 van 10
Beantwoorden van vragen en advies verstrekken aan klanten in samenwerking met de collega s van content & conversatie Organiseren van en/of technisch of vakinhoudelijk ondersteunen van cursussen Assistentie verlenen bij het gebruik van gespecialiseerde systemen Verspreiden van documentatie naar interne en/of externe klanten Deelnemen aan vergaderingen, werkgroepen, stuurgroepen, Uitleg geven rond procedures, regelgeving, dienstnota s, 6. KENNIS M.B.T. HET VAKGEBIED Zichzelf voortdurend vervolmaken in het eigen vakgebied en werkterrein met als doel via integratie van de nieuwe evoluties de kwaliteit van de uit te voeren opdrachten voortdurend te verbeteren. Lezen van vakliteratuur, bijwonen van studiedagen, volgen van gespecialiseerde opleidingen Informatie-uitwisseling met vakgenoten Kennen en opvolgen van de technische ontwikkelingen binnen het vakgebied Kennen en opvolgen van de reglementering en/of wetgeving binnen het vakgebied 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: 1) Je beschikt over een bachelor diploma, bij voorkeur richting marketing of communicatie 2) Je hebt 3 jaar relevante werkervaring bij een merk of een agency op het gebied van online marketing, communicatie of webredactie, en met het beheer van complexe projecten met meerdere interne en externe partijen. Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: http://www.ond.vlaanderen.be/naric Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij aanwerving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen artikel 7 bij Selor (www.selor.be). Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Els Caes, els.caes@cjsm.vlaanderen.be, 02/553 31 45). pagina 4 van 10
4.2 COMPETENTIES 4.2.1 Technische competenties Je hebt goede kennis van social media management en monitoring Je hebt basiskennis van projectmanagement Je hebt kennis van CMS, SEO en SEA Je hebt kennis van Adobe creative suite, audio & video-editing Je hebt affiniteit met cultuur/museale context 4.2.2 Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1: neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 2 Informeert, pleegt overleg en werkt mee) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 2: Legt verbanden en ziet oorzaken) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1: reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden) Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1: plant en organiseert zijn werk effectief) Communiceren: Je kan informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk overbrengen (niveau 2: verzorgt de interactie) Innoveren: Je werkt vernieuwend om producten, diensten, processen en structuren te creëren die tegemoet komen aan toekomstige uitdagingen (niveau 1: werkt actief mee aan het vernieuwen van de uitvoering van taken) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 2: blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: https://overheid.vlaanderen.be/competentieboek-vlaamse-overheid. pagina 5 van 10
4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je bent medisch geschikt voor deze functie 4. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 5. Je slaagt in de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je krijgt een contract van onbepaalde duur. Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerst en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt verloond in de salarisschaal gekoppeld aan de graad van deskundige (rang B1, salarisschaal B111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is met 3 jaar anciënniteit minimaal 2.539 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste 6 maanden vormen een inwerkperiode. Indien je solliciteert via horizontale mobiliteit, dien je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing op te nemen pagina 6 van 10
Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier (en het kopie van je diploma) gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet: 1) Je beschikt over een bachelor diploma, bij voorkeur richting marketing of communicatie 2) Je hebt 3 jaar relevante werkervaring bij een merk of een agency op het gebied van online marketing, communicatie of webredactie, en met het beheer van complexe projecten met meerdere interne en externe partijen. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 25/9. 6.2 Voorselectie op basis van standaardvragenlijst Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: motivatie inzicht in de functie relevantie van de ervaring technische competenties Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. Enkel wie minstens 60 % behaalt op het geheel van de criteria én wie behoort tot de 10 hoogst scorenden, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dit er meer zijn. pagina 7 van 10
De selectiefase vindt plaats in de week van 25/9 (datum onder voorbehoud). 6.3 Verkennend gesprek met case Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Eerste toetsing motivatie Eerste toetsing inzicht in de functie Eerste toetsing relevantie van de werkervaring Eerste toetsing technische competenties Eerste toetsing fit in het team Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. Je krijgt een beoordeling geschikt of niet geschikt. De selectiefase vindt plaats te Antwerpen op 9 oktober (datum onder voorbehoud). 6.4 EINDSELECTIE MET ZELFBESCHRIJVING EN CASE Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Antwerpen op 18 oktober (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve. pagina 8 van 10
De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 19 september 2017. Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier samen met een kopie van je diploma bij voorkeur via mail naar sollicitaties@cjsm.vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer. of per post naar: Departement Cultuur, Jeugd en Media, Arenbergstraat 9,1000 Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je een kopie van het vereiste diploma toevoegt je je kandidatuur uiterlijk op 19 september 2017 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). 8 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Vincent Fierens Directeur Marketing, Publiekswerking en Development Vincent.fierens@kmska.be tel 03 224 95 60 Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Els Caes selectieverantwoordelijke els.caes@cjsm.vlaanderen.be pagina 9 van 10
tel 02 553 31 45 Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van coördinator online communicatie bij Departement Cultuur, Jeugd en Media, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 1 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als coördinator online communicatie. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 10 van 10