SEPA DIRECT DEBIT DE EUROPESE DOMICILIËRING

SEPA DIRECT DEBIT DE EUROPESE DOMICILIËRING

INHOUD INLEIDING 3 DE EUROPESE DOMICILIËRING (SEPA DIRECT DEBIT) 4 HET EUROPESE DOMICILIËRINGSMANDAAT 6 CORE EN B2B : TWEE VERSCHILLENDE SCHEMA S 7 VOOR DE EUROPESE DOMICILIËRING WAT KUNNEN WIJ VOOR U DOEN... 10 ONDERSTEUNDE DIENSTEN 12 LEXICON SEPA 14 2 CORPORATE & PUBLIC BANK

INLEIDING De Europese domiciliëring (SEPA direct debit) is een betalingsinstrument dat werd ontwikkeld in het kader van de invoering van de Single Euro Payment Area (1). Sinds 01/02/2014 vervangt de Europese domiciliering alle nationale instrumenten van weleer (2). SEPA heeft als doel het betalingsverkeer te harmoniseren en biedt aan de gebruiker de mogelijkheid om zijn transacties in euro in heel de SEPA-zone op dezelfde manier uit te voeren als in zijn eigen land. Dit alles met hetzelfde gemak, dezelfde veiligheid en een gelijke uitvoeringstermijn. (1) De Single Euro Payment Area (SEPA) is een initiatief van de Europese Commissie met de steun van Europese Centrale Bank (ECB). De SEPA omvat de lidstaten van de Europese Unie: Duitsland, Oostenrijk, België, Bulgarije, Cyprus, Denemarken, Spanje, Estonië, Finland, Frankrijk, Griekenland, Hongarije, Ierland, Italië, Kroatië, Letland, Litouwen, Luxemburg, Malta, Nederland, Polen, Portugal, Roemenië, het Verenigd Koninkrijk, Slovenië, Slovakije, Zweden, Tsjechië, evenals Ijsland, Liechtenstein, Monaco, Noorwegen en Zwitserland. (2) Behalve niche-producten. SEPA DIRECT DEBIT, EUROPEAN DIRECT DEBIT 3

DE EUROPESE DOMICILIËRING ( SEPA DIRECT DEBIT ) De Europese domiciliëring laat toe om schuldvorderingen uit te voeren in de 28 lidstaten van de Europese Unie, de drie bijkomende leden van de Europese Economische Ruimte, Zwitserland en in Monaco. Het betreft hier terugkerende of eenmalige invorderingen. De verrichtingen dienen in euro te zijn uitgedrukt en er wordt geen limietbedrag voorzien. IN DE PRAKTIJK Het schema van de Europese domiciliëring is een model met vier betrokken partijen: de schuldeiser (begunstigde), de schuldenaar (betaler), de bank van de schuldeiser en de bank van de schuldenaar. Deze vier partijen worden aan elkaar gekoppeld door een domiciliëringsmandaat. De bank van de schuldeiser en de bank van de schuldenaar komen niet tussen bij het beheer van het domiciliëringsmandaat. In het Europese systeem beheert de schuldeiser het mandaat. Het is de schuldeiser die het mandaat laat tekenen door de schuldenaar en het daarna beheert. 4 CORPORATE & PUBLIC BANK

HOE WERKT HET? Schuldenaar (Betaler) 2 3 Schuldeiser (Begunstigde) 1. De schuldeiser tekent een Europees domiciliëringscontract met zijn bank. 2. De schuldenaar geeft de schuldeiser een mandaat waarmee hij de goedkeuring geeft voor de inning van invorderingen van een specifieke rekening. 6 7 1 4 Bank van de schuldenaar 7 5 Bank van de schuldeiser 3. Om tot een inning van een betaling te komen zendt de schuldeiser ten laatste 14 kalenderdagen voor de inning een bericht naar de schuldenaar, tenzij een andere termijn is overeengekomen. Deze aankondiging bevat de datum en het bedrag van de inning en kan worden meegedeeld op een factuur of in een vergelijkbaar document. Voor terugkerende transacties kan de schuldeiser een betalingsplan opsturen met verschillende invorderingsdata en afgesproken bedragen. Bij elke belangrijke wijziging is er een afzonderlijke aankondiging nodig (nieuw bedrag, nieuwe invorderingsdatum, enz.). 4. Voor een inning zendt de schuldeiser de gegevens - met daarin de details van de transactie en de elektronische informatie van de mandaten van de betrokken schuldenaars - naar zijn bank. 5. De bank van de schuldeiser biedt de inning aan de bank van de schuldenaar aan. 6. De bank van de schuldenaar debiteert het bedrag rechtstreeks van de rekening van de schuldenaar. 7. Het geld wordt overgeschreven op de rekening van de schuldeiser (vereffening). DE BELANGRIJKSTE VOORDELEN VOOR DE SCHULDEISERS Het is een gemakkelijke en goedkope manier om schuldvorderingen te innen. De transacties worden uitgevoerd volgens een vooropgestelde kalender: zo weet u exact wanneer u betaald zal worden en kunt u uw liquiditeiten beter beheren. De debitering van de rekeningen van de schuldenaars en de creditering op de rekening van de schuldeiser worden op dezelfde dag uitgevoerd (same day value). De invorderingen kunnen door één enkele bank uitgevoerd worden, wat ook het SEPA-land is, waar de schuldenaars zijn gevestigd. Het gevolg hiervan is een snellere en gemakkelijkere reconciliatie. De mogelijkheid om een onvoorwaardelijke terugbetaling aan te vragen zal uw schuldenaars sneller aanzetten tot het aanvaarden van een domiciliëring. Uw betalingsprocessen verlopen gestandaardiseerd en de kosten voor opvolging door een back-office verminderen. SEPA DIRECT DEBIT, EUROPEAN DIRECT DEBIT 5

HET EUROPESE DOMICILIËRINGS- MANDAAT De schuldeiser die zijn facturen op de rekening van zijn klant wenst te innen, dient deze klant een Europees domiciliëringsmandaat te laten invullen om dit vervolgens getekend naar hem terug te sturen. Hieronder vindt u een voorbeeld van dit mandaat. EEN VOORBEELD VAN EEN EUROPEES DOMICILIËRINGSMANDAAT : CREDITOR NV BTW BE0123456789 Leverancierslaan 31 Tel 32 2 287 45 21 B-1000 Brussel ID BE12CRE01258639405 EUROPEES DOMICILIERINGSMANDAAT - SCHEMA Referentienummer van het mandaat (in te vullen door de schuldeiser):... voor een terugkerende / eenmalige invordering ONDERGETEKENDE Naam Voornaam Straat en Nummer HET MANDAAT DIENT DE VOLGENDE INFORMATIE TE BEVATTEN : Gegevens van de schuldeiser Gegevens van de schuldenaar BIC en IBAN van de schuldenaar Datum en handtekening van de schuldenaar Referentienummer van het mandaat (bepaald door de schuldeiser en beperkt tot 35 posities) Type betaling (eenmalig of terugkerend) Identificatie van het onderliggende contract Postcode en Gemeente IBAN BIC CONTRACT 010101 CLIENT 123456 Datum (dag/maand/jaar) Handtekening.. /.. /.... Plaats... E-MANDAAT Concreet gebeurt het E-mandaat door een uitwisseling en een akkoord gegeven door de schuldenaar op de website van de schuldeiser. Het elektronisch mandaat geeft aan de schuldeiser de optimale zekerheid dat het mandaat geldig is. Door dit mandaat te tekenen, staat u (A) CREDITOR NV toe om instructies te versturen naar uw bank om uw rekening te debitere en staat u (B) uw bank toe om uw rekening te debiteren volgens de instructies van CREDITOR NV. U hebt het recht op terugbetaling door uw bank volgens de voorwaarden beschreven in de overeenkomst, die u met haar getekend hebt.elke aanvraag tot terugbetaling moet voorgelegd worden binnen de 8 weken volgend op de datum van het debet van uw rekening. Uw bank kan u inlichten over uw rechten verbonden aan dit mandaat. 6 CORPORATE & PUBLIC BANK

CORE EN B2B : TWEE VERSCHILLENDE SCHEMA S VOOR DE EUROPESE DOMICILIËRING Om de schuldeisers zo veel mogelijk flexibiliteit te bieden voorziet de Europese domiciliëring twee verschillende schema s met hun eigen normen, regels en werkingsmodaliteiten. Het basisschema, core genaamd, richt zich tot schuldeisers met zowel consumenten als professionelen (2) als schuldenaars. Het systeem B2B (Business to Business) is enkel bedoeld voor schuldeisers met professionele schuldenaars. HET CORE SCHEMA Zowel eenmalige als terugkerende invorderingen zijn mogelijk. De schuldeiser dient de eerste vraag tot inning en de eenmalige invorderingen ten minste vijf dagen voor de invorderingsdatum naar de bank sturen. Voor terugkerende domiciliëringen bedraagt de termijn minstens twee volle dagen vanaf de tweede inning. De schuldenaars of hun bank kunnen de betaling weigeren voor de vervaldatum. De schuldenaars kunnen tot acht weken na de debiteringsdatum de transactie betwisten en de onvoorwaardelijke terugbetaling van een toegestane transactie vragen. HET BUSINESS TO BUSINESS SCHEMA Het B2B -schema is bestemd voor domiciliëringen tussen professionelen. Dit schema is facultatief en niet elke bank stelt het aan haar klanten voor. BNP Paribas Fortis biedt B2B aan zowel aan schuldeisers als aan hun schuldenaars. Het schema B2B verschilt op volgende punten van core : De schuldenaars hebben geen recht op terugbetaling van een toegestane verrichting. De termijn voor het indienen van een invorderingenbestand is teruggebracht tot 1 dag. De informatie betreffende onbetaalde opdrachten vanuit de bank van de schuldenaar worden maximum D+2 na betaaldatum meegedeeld. De bank van de schuldenaar moet voor de eerste inning nagaan of het B2B -mandaat werd toegestaan door een professionele schuldenaar. Daarom zijn 'B2B'-schuldenaars ertoe gehouden hun mandaat te bevestigen bij hun bank vooraleer de eerste invordering kan plaatsvinden. In het geval van niet-toegestane transacties (bv. wanneer de schuldenaar geen geldig mandaat getekend heeft) of bij verkeerde transacties kan terugbetaling gevraagd worden tot 13 maanden na de vervaldatum. De schuldenaars mogen de schuldeiser op elk moment de vernietiging van het mandaat vragen. Niet-uitgevoerde betalingen, afkomstig van de bank van de schuldenaar, moeten ten laatste vijf dagen na de invorderingsdatum worden doorgestuurd. Een Europees domiciliëringsmandaat wordt automatisch beëindigd indien geen enkele domiciliëring wordt aangeboden op het mandaat gedurende een periode van 36 maanden. (2) De term professionelen omvat in België de zelfstandigen, vrije beroepen, kleine en middelgrote ondernemingen, evenals de grote ondernemingen. SEPA DIRECT DEBIT, EUROPEAN DIRECT DEBIT 7

SEPA-NORMEN Net zoals de Europese overschrijvingen volgen de Europese domiciliëringen de SEPA-normen: Verplicht gebruik van het International Bank Account Number (IBAN) en de Bank Identifier Code (BIC) als identificatiemiddel voor bankrekeningen en banken. Gebruik van de UNIFI (ISO 20022) XML-norm om opdrachten te geven voor invorderingen door de bank (zie http://www.febelfin.be/febelfin/nl/ Betalingen). Beschikbaarheid van 140 (4x35) tekens voor de mededeling. Aan elke betaling dient een unieke referentie van maximaal 35 tekens toegevoegd te worden om de identificatie ervan mogelijk te maken. Die mededeling is vrij te kiezen door de schuldeiser. 8 CORPORATE & PUBLIC BANK

VERGELIJKENDE TIJDSLIJN TUSSEN HET CORE SCHEMA EN B2B D-14 Betalingsinformatie D-2 8:00 Terugkerende invorderingen D+8w Onvoorwaarderlijke weigering SDD CORE D-5 8:00 Eénmalige invordering - eerste invordering D Invorderingsdatum = datum van betaling D+5 Weigering van de bank D+13m Weigering voor niet toegelaten invorderingen D-1 9:00 Eénmalige invordering - eerste invordering - terugkerende invorderingen D+2 Weigering door de bank SDD B2B D-14 Betalingsinformatie D Invorderingsdatum = datum van betaling D+13m Weigering voor niet toegelaten invorderingen TER INFO: DOM80 DOM80 D-5 Betalingsinformatie D-1 12 :00 D+1 Betaling schuldeisers D+13m Weigering voor niet toegelaten invorderingen D Spildatum = betalingsdatum D+8w Onvoorwaardelijke weigering SEPA DIRECT DEBIT, EUROPEAN DIRECT DEBIT 9

WAT KUNNEN WIJ VOOR U DOEN... IN DE PRAKTIJK We bieden u persoonlijke begeleiding en ondersteunde diensten aan. Ook gedetailleerde checklists worden u ter beschikking gesteld. Hebt u nog oude nationale mandaten, dan begeleidt BNP Paribas Fortis u bij de overschakeling. Om te migreren naar het core -schema moet u uw schuldenaars geen nieuwe mandaten laten ondertekenen. Met andere woorden, de domiciliëringsmandaten blijven rechtsgeldig in dit schema en blijven bij de bank van de schuldenaar. Wil u echter overschakelen op het B2B schema, dan kunnen de bestaande mandaten niet gemigreerd worden en zijn nieuwe mandaten noodzakelijk. Alvast een aantal belangrijke zaken op een rijtje: Het is heel eenvoudig om een volledig beeld te krijgen van al uw bestaande mandaten (inclusief IBAN en BIC) via BNP Paribas Fortis. De Belgische banken houden namelijk de gegevens bij van alle bestaande DOM80 mandaten en bezorgen deze op regelmatige basis aan De Nationale Bank van België. De schuldeisers, die wensen over te schakelen, kunnen een elektronische kopie van deze informatie aanvragen via de bank. VOORNAAMSTE VERSCHILLEN TUSSEN DOM 80 EN DE EUROPESE DOMICILIËRING (CORE) DOM80 CORE GEBRUIK Lokaal Grensoverschrijdend en lokaal VERSIES Alleen terugkerende domiciliëringen Terugkerende en éénmalige domiciliëringen IDENTIFICATIE VAN DE SCHULDEISER BEHEER EN ARCHIVERING VAN DE MANDATEN REFERENTIE VAN HET MANDAAT TERMIJN VOOR DE UITVOERING VAN DE BETALING FORMAAT VOOR HET VERSTUREN VAN DE INVORDERINGEN NAAR DE BANK Ondernemingsnummer of specifieke referentie toegekend door de NBB Bank van de schuldenaar Uitgegeven door de bank van de schuldenaar Eén dag CIRI Referentie gegeven door de bank van de schuldeiser op basis van het ondernemings-nummer of een specifiek nummer Schuldeiser Uitgegeven door de schuldeiser Zelfde dag XML 10 CORPORATE & PUBLIC BANK

SEPA DIRECT DEBIT, EUROPEAN DIRECT DEBIT 11

ONDERSTEUNDE DIENSTEN De Europese domiciliëring is een zeer efficiënt instrument om u te verzekeren van de tijdige betaling van uw schuldvorderingen. BNP Paribas Fortis biedt u de mogelijkheid om de twee schema s van de Europese domiciliëring te gebruiken, zowel de core als de B2B -versie. Daarnaast stelt BNP Paribas Fortis meerdere systemen ter beschikking voor het beheer van uw mandaten en/of het doorsturen van uw SDD invorderingen naar onze bank. Een compleet en gedetailleerd overzicht van alle transacties, en dit in het CODA-formaat, biedt u uitgebreide mogelijkheden om uw beheerprocedures te automatiseren (reconciliatie, beheer van onbetaalde transacties). ISABEL 6 De nieuwe versie van Isabel ondersteunt het formaat van de nieuwe Europese domiciliëring. Isabel 6 laat toe om XML bestanden met vragen tot invordering elektronisch op te vragen en door te sturen. Voor meer inlichtingen gelieve de website van Isabel 6 te raadplegen: http ://www.isabel.be/isabel6/nl-be ASY COLLECT asy Collect laat toe mandaten te beheren en indien nodig te migreren van DOM80 naar SDD. Bovendien laat het systeem u toe invorderingsbestanden in SEPA-compliant XML formaat te genereren zonder dat u daarbij uw boekhoudpakket moet wijzigen of dient te investeren in zware in-house ontwikkelingen en dit alles met behoud van uw huidige formaten. PC BANKING BUSINESS Met PC banking Business hebt u alle troeven in handen om de overgang naar de Europese domiciliëring zo rimpelloos mogelijk te laten verlopen. Een performant beheer van uw mandaten Via PC banking Business stellen we u een overzicht van al uw bestaande mandaten ter beschikking (inclusief IBAN en BIC van de debiteuren). U maakt snel nieuwe domiciliëringsmandaten op en u beheert ze op een eenvoudig manier. U klasseert uw Europese domiciliëringsmandaten volgens zelf gekozen criteria. Een vlotte verwerking van uw inningen Op basis van de vaste gegevens van uw schuldenaars vult u het te innen bedrag en de mededeling in, waarna u ons uw inningsinstructies doorstuurt. Beschikt u over boekhoudingssoftware? PC banking Business laat u toe om het bestand met de inningsaanvragen in te voeren en door te sturen naar BNP Paribas Fortis. U kunt de status van de verwerking van uw aanvragen dagelijks raadplegen. 12 CORPORATE & PUBLIC BANK

WILT U MEER WETEN? www.cpb.bnpparibasfortis.be www.sepabelgium.be www.nbb.be www.febelfin.be www.europeanpaymentscouncil.eu www.ecb.int Indien u meer inlichtingen wenst over de Europese domiciliëring en over de manier waarop BNP Paribas Fortis u kan helpen, aarzel dan niet om uw gebruikelijke contactpersoon aan te spreken. SEPA DIRECT DEBIT, EUROPEAN DIRECT DEBIT 13

LEXICON SEPA BIC Business Identifier Codes BIC codes identificeren banken op internationaal niveau. CIRI Centre Interbancaire de Recherche Informatique Het formaat dat momenteel in België gebruikt wordt om betalingsbestanden uit te wisselen. CODA Een CODA (gestructureerd rekeninguittreksel) is een gestructureerd bestand dat alle bewegingen van een bepaalde dag op een zichtrekening, een spaarrekening of een termijnrekening weergeeft. Het is in principe het elektronisch equivalent in gecodeerde vorm van een papieren uittreksel. EPC European Payments Council IBAN International Bank Account Number of een internationale identificatiecode voor bankrekeningen. ISO International Organisation for Standardisation Internationale Organisatie voor Standaardisatie. SDD Sepa Direct Debit = Europese domiciliëring SWIFT Society for Worldwide Interbank Financial Communication SWIFT is een interbancair netwerk dat de banken op wereldvlak met elkaar verbindt. UNIFI Universal Financial Industry Message Scheme. UNIFI is een ISO20022 norm. De EPC heeft beslist dat enkel het UNIFI formaat zou toelaten de SEPA instructies over te brengen en de reconstructie te waarborgen van het geheel van de door de opdrachtgever overgemaakte gegevens. XML Extensible Markup Language XML is een informaticataal, die meer en meer gebruikt wordt. Het is de standaard, die aangeprezen wordt voor uitwisselingen via Internet. De norm UNIFI gebruikt de XML syntaxis. 14 CORPORATE & PUBLIC BANK

SEPA DIRECT DEBIT, EUROPEAN DIRECT DEBIT 15

CORPORATE & PUBLIC BANK, BELGIUM BNP Paribas Fortis NV, Warandeberg 3, 1000 Brussel, RPR Brussel, BTW BE403.199.702, Tussenpersoon erkend onder FSMA-nr 25.879A Gedrukt op 100 % gerecycleerd papier Deze brochure werd voor informatieve doeleinden opgesteld door BNP Paribas Fortis NV. De informatie in deze brochure kan worden gewijzigd. Hoewel BNP Paribas Fortis NV er met de grootste zorg over waakt dat de informatie in de brochure exact is, kan zij niet aansprakelijk gesteld worden voor eventuele fouten of weglatingen, of de rechtstreekse of onrechtstreekse schade die eruit zou voortvloeien. Verantwoordelijke uitgever: Ann Plaetinck І PIN0000 PIF1101-11B_NL 00B_NL -- augustus januari 2012 2014