IN DE OUDERRAAD EN DAN.? Welkom in de ouderraad (OR)! Je bent in de ouderraad gestapt, omdat je meer voor je kind(eren) en onze school wilt doen. Heel mooi, maar wat staat je te wachten als nieuw OR-lid? In deze handleiding tref je de belangrijkste feiten/weetjes aan voor een OR-lid. Deze handleiding is een levend document, dat wil zeggen dat we altijd openstaan voor op- en of aanmerkingen. We wensen je veel plezier in de ouderraad! 1 Taken en doel van de ouderraad De ouderraad is het bestuur van de oudervereniging van de Franciscusschool. Iedere ouder die een kind op de Franciscusschool heeft, is automatisch lid van de oudervereniging. De ouderraad heeft als taak het contact tussen de ouders en het team van de school te onderhouden. De ouderraad is, in tegenstelling tot de medezeggenschapsraad, geen formeel orgaan: ze heeft geen formele bevoegdheden en geen instemmings- of adviesrecht. Omdat de ouderraad geen formeel orgaan is, hoeven leden van de ouderraad ook niet gekozen te worden en kan iedere geïnteresseerde ouder zich aanmelden. De ouderraad ondersteunt het team van leerkrachten bij het voorbereiden, organiseren en uitvoeren van activiteiten, zoals Sinterklaas, kerst, carnaval, avondvierdaagse, etc. Tot haar taken behoort ook het vaststellen en innen van de ouderbijdrage en het vaststellen en uitvoeren van de besteding daarvan. De ouderraad werkt met werkgroepen voor de verschillende activiteiten. Per activiteit is er een ouderraadslid verantwoordelijk (= aanspreekpunt) en deze wordt ondersteund door een of meerdere OR-leden en maximaal drie teamleden. Alles verloopt in goed overleg tussen leden van de ouderraad en leden van het (school)team. Voor een groot aantal activiteiten bestaat een draaiboek. Wanneer er een nieuwe activiteit georganiseerd gaat worden, wordt hiervoor ook een draaiboek gemaakt. De uitvoering van de activiteiten is meestal gezamenlijk, maar niet altijd. Na afloop van een activiteit vindt een evaluatie plaats, die wordt vastgelegd en op te vragen is bij de secretaris. Van de ouderraad wordt gevraagd creatief en actief mee te denken. De ouderraad kan en mag zelf komen met voorstellen voor nieuwe activiteiten. Ook de inbreng van ouders is hierbij belangrijk. Het (school)team/directie kan hierover haar mening geven, waarna in goed overleg wordt besloten of het voorstel al dan niet doorgaat. De ouderraad fungeert als spreekbuis voor alle ouders van de leerlingen, maar dient altijd rekening te houden met het beleid van de school.
2 Samenstelling ouderraad de ouderraad bestaat uit minimaal 10 en maximaal 15 ouders van de leerlingen van de school de ouderraad streeft naar een oneven aantal leden voor het soepel verlopen van een mogelijke stemming qua samenstelling wordt gestreefd naar een evenwichtige verdeling van ouders van kinderen in de onder-, midden- en bovenbouw het dagelijkse bestuur wordt gevormd door de voorzitter, de vice voorzitter, de secretaris en de penningmeester. Eventueel kan de functie van secretaris en penningmeester in een persoon verenigd zijn. De ouderraad is verplicht in deze functies te voorzien het (school)team zorgt voor één of twee teamleden in de ouderraad Het dagelijks bestuur Taken voorzitter coördineren werkzaamheden ouderraad in overleg met het (school)team naleven huishoudelijke reglement vaststellen en bekrachtigen notulen en verslagen van de ouderraad leiden van de vergaderingen in samenwerking met de secretaris de agenda opstellen overleggen ingekomen stukken in de vergadering De vice voorzitter vervangt de voorzitter bij afwezigheid Taken secretaris een lijst bijhouden van de OR-leden een lijst bijhouden van de activiteiten met bijbehorende leden van ouderraad en (school)team alle interne en externe correspondentie verzorgen een archief bijhouden van alle ingekomen stukken en van afschriften van alle verzonden stukken het opstellen van de agenda in samenwerking met de voorzitter
Taken notulist een lid (meestal de secretaris) van de ouderraad neemt de taak van notulist op zich de notulist legt puntsgewijs de onderwerpen die in de vergadering aan de orde komen en de besluiten vast uiterlijk twee weken na de vergadering zorgt de notulist voor verspreiding van de notulen onder de ouderraadsleden, de medezeggenschapsraad, directeur en afgevaardigde van het (school)team. Taken penningmeester beheren financiën ouderraad bijhouden van een nauwgezette boekhouding met bewijsstukken van de transacties op verzoek altijd de OR-leden en de leden van de kascontrolecommissie inzage in de boekhouding geven. de begroting voor het volgende jaar vaststellen en op de openbare ouderraadvergadering ter goedkeuring aan de OR voorleggen. De ouderraad kan deze begroting bekrachtigen of verwerpen het financiële verslag van afgelopen jaar opstellen en tijdens de openbare ouderraadvergadering aan de OR ter goedkeuring voorleggen. Dit kan dan, na controle door de kascontrolecommissie, goedgekeurd worden Taken kascontrolecommissie een uit twee onafhankelijke ouders bestaande kascontrolecommissie controleert aan het einde van het begrotingsjaar - of vaker indien nodig - de financiële administratie als de financiële verslaggeving aan de eisen van de kascontrolecommissie voldoet, dan wordt deze door hen goedgekeurd 3 Vergaderingen en agenda s de ouderraad vergadert volgens een aan het begin van het schooljaar vastgesteld vergaderrooster, ongeveer 5 à 6 keer per jaar de agenda, die minimaal een week voor de vergadering door de voorzitter wordt verspreid, bevat in ieder geval de volgende punten: opening, goedkeuring van de notulen van de vorige vergadering, rondvraag en sluiting.
voor de allereerste vergadering van het jaar wordt een koffierooster ingesteld. Beurtelings helpt een OR-lid het (school)teamlid met het zetten van de thee en koffie. Openbare Ouderraadvergadering in de maand november worden alle ouders en leerkrachten uitgenodigd voor de openbare ouderraadvergadering; aan deze vergadering kan een actueel thema worden gekoppeld tijdens deze vergadering wordt het algemene en financiële verslag van afgelopen jaar en de begroting van het komende jaar besproken de openbare ouderraadvergadering wordt geleid door de voorzitter of de vicevoorzitter. Hij/zij mag de leiding overdragen aan een ander OR-lid indien nodig minimaal een week voor de openbare ouderraadvergadering worden ouders, schoolteam en eventueel derden voor de jaarvergadering uitgenodigd de hoogte van de (vrijwillige) ouderbijdrage voor het komende jaar wordt tijdens de openbare ouderraadvergadering vastgesteld bij een aanmelding van minder dan tien ouders hoeft er geen openbare ouderraadvergadering gehouden te worden De ouderbijdrage na vaststelling van de (vrijwillige) ouderbijdrage in de openbare ouderraadvergadering wordt dit voorgelegd aan de MR (en moet worden goedgekeurd door de MR), in de nieuwsbrief vermeld en beschreven waaraan deze bijdrage besteedt wordt. ouders van nieuwe leerlingen worden door middel van het informatieboekje geïnformeerd over de ouderraad en over de ouderbijdrage (zie ook schoolkalender) niet betalende ouders krijgen na twee maanden een schriftelijke herinnering, waarin vermeld wordt dat de directeur telefonisch contact op zal nemen als de bijdrage (nog) niet is voldaan als uit het gesprek met de directeur blijkt dat er geldige (lees financiële) redenen zijn om niet te betalen, heeft dit geen consequenties voor de kinderen als uit dit gesprek blijkt dat de ouders het nut van de bijdrage niet inzien, heeft dit mogelijk wel consequenties voor de kinderen (schoolreis) besluiten hierover worden in overleg met de directeur genomen de betrokken ouders hebben het recht hiertegen in beroep te gaan bij de ouderraad (en de directeur) en hun standpunt in de ouderraadsvergadering uiteen te zetten
3 De activiteiten in een jaar september november december februari/maart april mei juni juni/juli informatiebijeenkomsten onder- en bovenbouw openbare ouderraadvergadering Sinterklaas en kerst carnaval 1 x per 2 jaar voorjaarsmarkt en koningsspelen avond4daagse nieuwe activiteit (voorheen spelletjesdag) laatste schooldag Sinterklaas Sint en de Pieten worden ieder jaar feestelijk ontvangen op school. Elk jaar wordt hierbij een thema bedacht. De ouderraad helpt de Sint om zijn strakke bezoekschema te volgen en zorgt ervoor dat Sint en de Pieten veel cadeautjes en lekkers uit kunnen delen. Kerst Een sfeervol feest, gevierd met een kerstverhaal/musical, samen eten in de klas en veel lichtjes en muziek. Als het weer het toelaat wordt ook het plein versierd. Carnaval Een spetterend feest voor jong en oud! Groep 5 t/m 8 viert op donderdagavond feest met muziek, prachtige optredens en als uitsmijter een spectaculair optreden van de leerkrachten. Dit alles onder het genot van een door de ouderraad verzorgde hapje & drankje. De kinderen van groep 1 t/m 4 vieren overdag hun eigen feest in de versierde gymzaal, ook met hapjes en drankjes. Voorjaarsmarkt Rond Pasen wordt tweejaarlijks de voorjaarsmarkt georganiseerd, waarvan de opbrengst bestemd is voor de vastenactie. De kinderen verkopen zelfgemaakte spulletjes en verzinnen allerlei ludieke acties voor het goede doel. Het andere jaar vindt een sponsoractie plaats bijvoorbeeld een stoeptegelactie, waarvan de opbrengst ging naar nieuwe speeltoestellen voor op de schoolpleinen. Koningsspelen Sinds Willem-Alexander koning is, organiseren wij op zijn initiatief de koningsspelen. Voor de onderbouw een spelletjesdag in teken van de koningsspelen en bij mooi weer op de grasvelden tegenover de school. Voor de bovenbouw is dit een sport- en speldag op een andere (buiten)locatie. Nieuwe activiteit Eens in de twee jaar, als er geen schoolreisje is, werd de spelletjesdag georganiseerd. Omdat de spelletjesdag erg lijkt op de koningsspelen, gaan we voor dit jaar een nieuwe activiteit bedenken. De enquête van vorig jaar heeft vele suggesties opgeleverd waarmee wij aan de slag gaan. Avondvierdaagse Vanuit de Rode Kruis geïnitieerd, maar waar wij als ouderraad, hopelijk samen weer met jullie, ons beste beentje moeten voorzetten. Vier dagen lang 5 km of 10 km lopen in de Bommelerwaard. Kinderen vanaf groep 3 mogen meedoen. Vanaf groep 6 is het 10 km lopen. De intocht met de medailles in de binnenstad op de laatste dag is een gezellig happening! Laatste schooldag En dan tellen we af naar de zomervakantie! Alle groepen zetten de hulpouders in het zonnetje en tellen dan met z n allen af naar de zomervakantie. Muziek en ijsjes mogen dan niet ontbreken!
4 De werkgroepen Voor elke activiteit wordt een werkgroep gevormd. Elke werkgroep heeft een aanspreekpunt, dat zorgt voor het overleg, de invulling van het blanco format, het draaiboek, de verslaglegging, het budget en de evaluatie. In een werkgroep zitten naast een aantal OR-leden maximaal drie leden uit het (school)team. Naast de werkgroepen die gekoppeld zijn aan een activiteit bestaan er ook twee autonome werkgroepen, de werkgroep communicatie en samenwerking en de werkgroep nieuwe activiteiten. De werkgroep communicatie en samenwerking houdt zich bezig met alle intern en externe communicatiemiddelen van de ouderraad en de samenwerking met het (school) team. Voor het laatste komt een subwerkgroep 2 x per jaar (indien nodig vaker) bij elkaar met drie leden uit het (school)team. De werkgroep nieuwe activiteiten bekijkt of bestaande activiteiten (deels) vervangen kunnen worden of dat er nieuwe activiteiten in het leven kunnen worden geroepen. Werkwijze werkgroep Het aanspreekpunt van een werkgroep zorgt voor een eerste overlegdatum. De secretaris stuurt het blanco format naar het aanspreekpunt. In dit blanco format staat input van de evaluatie van de vorige keer, of eventuele aan- en of opmerkingen voor de start van een activiteit. Het aanspreekpunt informeert bij het (school)teamlid uit de OR wie van de leerkrachten er in de betreffende werkgroep komen te zitten. Heeft de werkgroep een concreet plan en verschilt dit sterk met de voorgaande jaren, dan worden deze op hoofdlijnen overlegd met de directeur en (een lid van) het dagelijks bestuur. De werkgroep zorgt verder voor de invulling van het blanco format, het draaiboek en de evaluatie. In de vergadering doet het aanspreekpunt kort verslag van de vorderingen van de werkgroep. 5 Flexpool Tijdens de activiteiten komen terugkerende taken die we graag aan vaste ouders willen vragen, zoals fotografie, schmink, verkeersouders, trainers, sterke ouders, muzikale begeleiding. Vaak heb je tijdens de voorbereiding geen tijd meer om deze ouders te zoeken. Een flexpoollijstje op voorhand is gemakkelijk om achter de hand te hebben. 6 Schoolreis Als dank voor de inzet worden in principe de OR-leden naast de vaste hulpouders benaderd door de leerkracht om mee te gaan op schoolreis. Het initiatief hiervoor ligt bij de leerkracht. OR-leden krijgen geen specifieke voorkeursbehandelingen. Wat wordt er van je verwacht als OR-lid? Als OR-lid neem je deel aan minimaal twee activiteiten. Daarnaast ben je minimaal een keer per jaar het aanspreekpunt of zit je in een autonome werkgroep, zoals communicatie of nieuwe activiteiten. Mocht dat ook niet het geval zijn, schrijf je dan vaker in voor een activiteit of help in elk geval bij een activiteit op de dag zelf. Zit je in een werkgroep van een activiteit, dan help je sowieso op de dag zelf, tenzij je daar een geldige reden hebt om dat niet te kunnen doen. Daarnaast wordt van je verwacht bij de 5-6 vergaderingen aanwezig te zijn. bij grote activiteiten, zoals de koningsspelen en de avond4daagse wordt op de dag(en) van een activiteit verwacht dat iedereen meehelpt. Bij de avond4daagse als begeleider of als drinkposthouder
alle zaken die besproken worden binnen de OR worden niet buiten de OR gecommuniceerd. Als OR-lid ben je (soms) eerder op de hoogte van ontwikkelingen/activiteiten binnen de school. Ga hiermee op een discrete manier om. Van elk OR-lid wordt verwacht op een professionele manier om te gaan met communicatie over OR-activiteiten. Het is erg vervelend als sommige ouders buiten de OR wel zijn geïnformeerd en andere ouders niet. algemene communicatie over OR-activiteiten voor de ouders, nieuwsbrief, social media, de pers, lokale media verloopt via de werkgroep communicatie. Specifieke communicatie over activiteiten, zoals intekenlijsten, oproepen via de klassendeur regelt de werkgroep zelf. om de ouders zoveel mogelijk op de hoogte te brengen van de activiteiten van de kinderen, proberen wij zoveel mogelijk te communiceren via de nieuwsbrief, lokale media (De Toren, Het Kontakt, De Carillon). Dus denk bij elke activiteit aan een aantrekkelijke aankondiging of verslag, schakel eventueel de werkgroep communicatie hiervoor in. bonnen (voorzien van rekeningnummer en naam) van uitgaven die je maakt voor een activiteit kun je inleveren bij de penningmeester. Geef dan ook aan waarvoor je de uitgave hebt gedaan. mocht je wat willen laten kopiëren en verspreiden op school, geef dit dan minimaal twee dagen van tevoren aan bij Marlies. Zij regelt het voor je, als ze het maar tijdig kan inplannen voor vragen en/of opmerkingen kun je altijd bij het dagelijks bestuur terecht. Ook als het gaat over ouders en/of leerkrachten. mocht je onverhoopt om welke reden dan ook uit de OR stappen, dan vinden we dat uiteraard erg jammer. Als herinnering aan de OR laten we de kinderen uit de klas van jouw kind een afscheidscadeau voor jou maken. We hopen wel dat je de OR een warm hart blijft toedragen! Blanco format Het blanco format is bedacht om een evenwichtige input te krijgen van de OR-leden en de leerkrachten tijdens een eerste overleg van een activiteit; om te voorkomen dat er al van alles is geregeld voor een activiteit door of de OR of door de leerkrachten. Het blanco format is een handleiding die alle stappen voor de voorbereidingen van een activiteit met je doorneemt. Tijdens de overlegmomenten wordt dit format ingevuld waardoor er een soort van draaiboek en een actielijst ontstaat. Ook aandachtspunten, zoals budget, communicatie en evaluatie komen aan de orde.
Meest gestelde vragen die je als OR-lid kan verwachten Ik heb een full time baan maar wil wel graag in de OR? Dat is geen probleem. Je kunt in de OR zitten en buiten de schooluren om vergaderen. Wel wordt van je verwacht dat je minimaal 1-2 keer bij een activiteit helpt. Mocht je dat niet kunnen, dan kun je wel meedraaien in andere werkgroepen of meehelpen op de achtergrond. Het is wel zo dat als je met het onderwijs-team moet overleggen, dit nooit s avonds gebeurd, dat moet dan na schooltijd gebeuren. Als er per werkgroep minimaal één iemand van de OR bij aanwezig is dat vaak genoeg. Moet je ook in de OR zitten om hulpouder te zijn bij activiteiten? Nee, dat hoeft niet. Je kunt zonder in de OR te zitten toch gewoon hulpouder bij een OR-activiteit zijn Hoeveel tijd kost de OR? Vijf-zes keer per jaar een algemene vergadering, minimaal twee keer in een werkgroepje (wat ook weer de nodige overleggen/vergaderingen met zich mee brengt) en de daarop volgende acties uitvoeren, zoals boodschappen doen, versieren, intekenlijsten ophangen Gaat de OR ook over het schoolreisje? Nee, de OR int de ouderbijdrage. Een deel daarvan is bestemd voor de OR-activiteiten, het andere deel voor het tweejaarlijkse schoolreisje dat wordt georganiseerd door een groep leerkrachten Als ik overweeg OR-lid te worden, wat moet ik dan doen? Je mag dan maximaal twee keer een vergadering bijwonen, of een keer een vergadering en een keer een werkgroepoverleg. Daarna moet je beslissen of je in de OR stapt of niet. Het mag uiteraard ook altijd eerder! Er wordt wel van je verwacht dat je tussentijds discreet met OR-informatie omgaat.