Bestuursvoorstel uitbesteding exploitatie TV De Marsch vanaf 2017 De Algemene Ledenvergadering heeft op 12 januari 2015 ingestemd met het offertetraject voor de uitbesteding van de exploitatie van de horeca- en tennisactiviteiten. De belangrijkste overwegingen daarbij waren: - Als vereniging hebben we in het verleden te weinig randvoorwaarden gesteld waarbinnen belangrijke zaken voor het verenigingsleven worden georganiseerd. Om op lange termijn de belangen van de vereniging veilig te stellen en te verbeteren moet er een andere, meer samenhangende constructie komen, waar de vereniging nadrukkelijk het stuur in handen heeft. - De voor de vereniging ongunstige financiële regeling van de huidige overeenkomsten. In plaats van opbrengst draagt de vereniging een jaarlijkse bijdrage af aan de exploitant. Gezien de groeiende activiteiten die vanuit de vereniging zijn ontplooid het onbillijk dat de vereniging niet profiteert in financiële zin. - In relatie met het vorige punt: te verwachten investeringen voor vernieuwing van banen de komende jaren. Gezien het wegvallen van de gemeentelijke subsidies zullen die investeringen in het geheel door de vereniging gedragen moeten worden. Met het huidige (weliswaar stabiele) ledental is dat niet te doen zonder een forse verhoging van de contributie. - Continuïteit. Vereniging moet voorbereid zijn op een situatie waarin de huidige exploitant haar dienstverlening beëindigt. - Bij de beoordeling van contracten met een externe partij moet de vereniging dus letten op een samenhang in zowel tennis- en horeca-aspecten als financiële aspecten. Als oplossing van deze kwesties heeft het bestuur aan de leden voorgesteld een offerte-uitvraag bij meerdere partijen te doen en de huidige regelingen te vervangen door een gedetailleerd en samenhangend contract met een externe partij met ingang van april 2017. De ledenvergadering van 12 januari 2015 is daarmee akkoord gegaan. De inhoud van het hiernavolgende gunningadvies is als volgt: 1. Beschrijving proces 2. Algemene beoordeling van de biedingen 3. Profiel biedende partij Smashing 4. Beoordeling van de tennisaspecten in de bieding van Smashing 5. Beoordeling van de financiële aspecten in de bieding van Smashing 6. Bestuursvoorstel 1. Beschrijving proces Voor het uitvoeren van het offerte-traject is een offerte-commissie ingesteld, de samenstelling was als volgt: Jacques Waindrich, voorzitter parkcommissie Janine Douwes, voorzitter jeugdcommissie Edwin Pasveer, lid technische commissie Frits Leverman, aanbestedingsdeskundige Eric Mekel, penningmeester 1
De offerte-aanvraag die in de ALV van 12 januari aan de orde is geweest, is in de eerste maanden van 2015 verder uitgewerkt en aan gegadigde partijen verzonden. In deze offerteaanvraag (die als bijlage A op de website is geplaatst) zijn onze eisen en wensen op de diverse onderdelen opgenomen. Op verzoek van gegadigden is een mondeling overleg aan het offerteproces toegevoegd om op voorhand verduidelijking van de uitvraag te krijgen. Gegadigden hebben vervolgens de mogelijkheid gehad schriftelijke vragen in te dienen. Deze vragen zijn beantwoord via een Nota van 91 vragen en antwoorden (deze Nota staat als bijlage B op de website). In de Nota zijn diverse verduidelijkingen gegeven. Op een beperkt aantal onderdelen hebben de vragen van gegadigden geleid tot gewijzigde eisen en wensen. Deze Nota is aan alle gegadigden verzonden. De uiterlijke termijn van inzending van biedingen was 31 augustus. Eind augustus zijn de biedingen ontvangen. Daaruit bleek dat twee partijen een inschrijving hebben gedaan. De huidige exploitant VoF Tennishal De Marsch heeft niet ingeschreven. Het bestuur heeft meerdere malen gepoogd een overleg met de Tennishal hierover te hebben, maar dat is nog niet gelukt. De twee biedende partijen hebben hun aanbieding op 13 september mondeling aan de commissie toegelicht. Op basis van de ingediende offertes en de op 13 september gegeven toelichtingen heeft de aanbestedingscommissie haar gunningsadvies aan het bestuur verstrekt. Na intern beraad heeft het bestuur dit advies overgenomen en vervolgens een voorstel geformuleerd ten behoeve van een Buitengewone Algemene Ledenvergadering, te houden op 27 oktober 2015 (zie beneden, punt 6). 2. Algemene beoordeling van de biedingen In de offerteaanvraag is vooraf de wijze van beoordelen van de offertes beschreven. Zoals eerder aangegeven hebben wij per onderdeel (communicatie, exploitatie horeca, verzorgen lessen en exploitatie hal) onze eisen en wensen gedefinieerd. Deze eisen en wensen moeten door de gegadigde partijen worden ingewilligd. Daarnaast hebben partijen per onderdeel aangegeven hoe men invulling wil geven aan de diverse onderdelen. Afhankelijk van de beantwoording kon men dus meer of minder punten verdienen. En dat niet alleen op het gebied van kwaliteit, maar ok op financieel gebied. Doordat overeenstemming bestaat over onze eisen en wensen maken we, los van de financiën, een flinke verbeterslag. Voorbeelden hiervan zijn: De horeca is ook tijdens de periode van de zomervakantie geopend Vereniging krijgt meer te zeggen over het gebruik van de kantine Gestructureerd overleg tussen trainer en TC/JC over vorderingen jeugdtennissers Ondersteuning van de vereniging bij het vormgeven van beleid Tijdige communicatie over tijdstip van lessen Voorrang voor leden van TV De Marsch bij verhuur van vrijkomende banen in de hal, en afspraken over wijze waarop dit recht wordt ingevuld. Duidelijkheid over alle financiële afspraken via het afsluiten van een allesomvattend contract. Voor de verdere details verwijst het bestuur naar de offerteaanvraag (bijlage A) en de Nota van vragen en antwoorden (bijlage B). Beide zijn op de website geplaatst. 2
2.1 Vergelijking van de biedingen Op verschillende onderdelen op het gebied van kwaliteit en prijsstelling konden de biedende partijen punten verdienen. De scores zijn opgenomen in onderstaande tabel. Onderdeel Aandeel Gemiddelde score Gewogen score 1 Kwaliteit Partij 1 Partij 2 Partij 1 Partij 2 - Algehele indruk 10% 6,4 6,4 0,64 0,64 - Communicatie en samenwerking met de vereniging en de leden - Ondersteuning van de verenigingsactiviteiten en -belangen 10% 10% 6,4 8,2 0,64 0,82 6,4 8,0 0,64 0,80 2 Prijs - Aanpak lessen 10% 7,2 8,4 0,72 0,84 - Aanpak horeca- en halexploitatie 10% 7,0 4,0 0,70 0,40 Subtotaal kwaliteit (gewogen) 3,34 3,50 - Pachtsom 35% 6,0 1,2 2,10 0,42 - Prijsstelling lessen, horeca en winterverhuur 10% 5,2 5,4 0,52 0,54 - Winstdelingsregeling 5% 5,4 6,2 0,27 0,31 Subtotaal prijs (gewogen) 2,89 1,27 TOTAAL 100% 6,13 4,77 Op basis van de vooraf vastgestelde rating heeft Partij 1 de hoogste score behaald; dat betreft Smashing. De aanbestedingscommissie heeft hierom geadviseerd de uitbesteding van de tennisexploitatie te gunnen aan Smashing. 3. Profiel biedende partij Smashing Smashing is haar activiteiten gestart in 2003. Smashing is een professionele organisatie die momenteel de tennislessen voor 11 tennisverenigingen in de provincies Groningen en Drenthe verzorgt. Smashing heeft veel ervaring met het verzorgen van lessen en de exploitatie van een tennishal en horeca. Op het terrein van GTV van Starkenborgh exploiteert Smashing al lange tijd een tennisblaashal over drie banen. In Haren exploiteert Smashing de horeca bij TSH. In Eelde gebeurt dit bij De Golferij. Smashing verzorgt ook het baan- en parkonderhoud bij sportcentrum Kardinge. Smashing heeft met Scholentennis haar eigen methode ontwikkeld om zoveel mogelijk kinderen te betrekken bij de tennisvereniging. Bij TSH en GLTB heeft deze methode zich in de praktijk bewezen. Via Tennisteam Het Noorden, onderdeel van Smashing, worden jonge talentvolle kinderen uit de noordelijke provincies opgeleid. 3
4. Beoordeling van tennisaspecten in de bieding van Smashing Naar het oordeel van de offertecommissie is Smashing een partij die verenigingsgericht denkt en handelt. Smashing staat op het standpunt dat wanneer er een brede jeugdopleiding is de jeugd behouden kan worden voor de tennissport. Jongeren zullen dan langer bij de club actief blijven. Dit heeft voordeel voor Smashing en voor de club. Smashing is dus een partij die graag in het jeugdbeleid mee wil kijken waardoor er een cohesie ontstaat tussen de club (JC/TC) en de Smashing. In de praktijk is duidelijk zichtbaar dat daar waar Smashing betrokken is bij het jeugdbeleid van een club de aanwas van tennissende kinderen toeneemt. Bij de omliggende clubs waar Smashing de trainingen verzorgt zien we veel enthousiaste jeugd spelen. Dat is mede te danken aan de lessen en de trainers waarover ouders en kinderen zeer te spreken zijn. Doordat het hier om een grotere partij gaat zijn club overkoepelende zaken sneller en eenvoudiger te realiseren. Hier val te denken aan doorstroming van kinderen naar Tennis Team het Noorden of teamuitwisselingen met andere verenigingen waar Smashing ook actief is. Doordat de jeugd via Smashing extra kan trainen bij Tennisteam het Noorden is er voor de getalenteerde en/of zeer enthousiaste spelers/spelertjes een mogelijkheid om verder te komen in de sport. Ook kunnen de betere tennissers daar meer met kinderen van hetzelfde niveau trainen. De lijnen tussen de trainers bij Smashing zijn kort waardoor er voldoende samenwerking zal zijn tussen de clubtrainer en de TTHN trainer. Smashing heeft toegezegd dat er regelmatig overleg plaats zal vinden tussen JC,TC en trainers om de vooruitgang van de jeugd te bespreken en te kijken of er wellicht zaken veranderd moeten worden. Ook wil men actief meedenken bij activiteiten rondom het competitietennis en het werk van verschillende commissie. Men levert graag input voor het algemene verenigingsbeleid. 5. Beoordeling van de financiële aspecten in de bieding van Smashing Dit hoofdstuk gaat in op het beeld dat ontstaat bij vergelijking van de bieding van Smashing met de huidige financiële afspraken. In de offerteaanvraag is voor diverse kostenposten een andere verdeling afgesproken dan nu het geval is. Ten opzichte van de huidige situatie verwacht het bestuur een verbetering van ongeveer 12.000 voor de vereniging. In de huidige situatie betalen we per saldo voor de exploitatie van onze tennisactiviteiten (met name via de horecavergoeding). In de nieuwe situatie ontvangen we jaarlijkse een pachtsom van 4.000. Enkele specifieke opmerkingen bij de financiën: Verlichting Het is nog niet duidelijk of Smashing een nieuwe hal aan zal schaffen, of een bestaande hal kan worden overgenomen. Wanneer wordt geïnvesteerd in een nieuwe hal bestaat een reële kans dat de bestaande lichtinstallatie voor banen 1 tot en met 3 zal verdwijnen. In dat geval kan de vereniging investeren in een nieuwe lichtinstallatie die tijdens de zomerperiode wordt gebruikt. De bijbehorende exploitatiekosten (onderhoud, elektriciteit) komen in die situatie voor rekening van Smashing. Baanonderhoud Smashing heeft geen vaste prijs aangeboden voor het dagelijks baanonderhoud. Dit was ook niet vereist in de offerteprocedure. In plaats daarvan is voorgesteld het eerste jaar als proefjaar te gebruiken en een goede inschatting van het aantal benodigde uren te krijgen. Het afgegeven 4
uurtarief is 17,50 ex btw ( 21,18 incl btw). Verwachting is dat de vereniging met dit tarief op baanonderhoud kan besparen ten opzichte van de huidige situatie. Lestarieven Smashing hanteert hogere lestarieven dan we gewend zijn. De prijs van een les van 50 minuten met 4 personen stijgt van 9,70 naar 12,50. Voor een groep van 8 personen gaat de stijging van 5,60 naar 6,25. De lestarieven zijn conform de tarieven die Smashing bij de overige verenigingen hanteert. In de winterperiode treedt een vergelijkbare stijging op. Hierbij moet worden opgemerkt dat in geval van lesuitval door bv onbespeelbare banen Smashing de eerste uitgevallen les voor haar rekening neemt, en de tweede voor rekening van de lesser komt. Momenteel is dat andersom, eerste uitval is voor rekening van de lesser. Er zal dus sprake zijn van minder uitval voor rekening van de lesser. In ons bestuursvoorstel (beneden, punt 6) komen wij terug op deze stijging van de lestarieven. Lange termijn Het bestuur heeft bij de beoordeling van de financiële consequenties voor de vereniging op lange termijn een meerjarenbegroting opgesteld. Hierbij zijn twee scenario s met elkaar vergeleken: de situatie dat we onder de huidige financiële afspraken zouden verder gaan, en het scenario waarin we een overeenkomst aangaan met Smashing. De overige omstandigheden zijn gelijk. Belangrijkste uitgangspunten: Vanaf 2018 worden geleidelijk alle banen gerenoveerd. Ter informatie: de gravelbanen 4-8 dateren uit 1997. De drie canada tenn-banen 1-3 zijn in 2003 aangelegd. De banen 9-10 zijn in 1994 aangelegd; de banen 11-12 Tennispro Vision in 2013. Er is rekening gehouden met uitgaven voor groot onderhoud aan het clubgebouw (ruwe inschatting: 40.000 in een periode van 15 jaar). Er is geen rekening gehouden met inflatie. Uitgangspunt is dat de gevolgen van inflatie zullen worden opgevangen door geleidelijke lichte verhoging van de contributie. Bij de sponsorinkomsten is de beëindiging per 2016 van de overeenkomt met de Rabobank verwerkt. Wanneer de financiële situatie van het nieuwe contract worden afgezet tegen de voortzetting van de huidige situatie leidt dit tot het beeld voor de periode tot en met 2026 zoals weergegeven bovenaan pagina 6. 5
Meerjarenbegroting samenwerking Smashing 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 Baten 102.114 97.573 94.800 94.370 94.371 94.371 94.370 94.371 94.578 94.491 94.815 Lasten 104.145 93.330 88.271 90.283 91.532 90.690 89.513 88.289 87.993 87.959 87.959 Resultaat -2.030 4.243 6.529 4.088 2.839 3.680 4.858 6.082 6.585 6.532 6.856 Materiële vaste activa 64.512 60.768 114.868 139.473 148.974 135.224 121.474 107.724 95.000 81.136 67.273 Liquide middelen 25.282 42.979-0 0 0-0 0 20.748 12.057 44.453 77.172 Eigen vermogen 48.655 52.898 59.427 63.515 66.354 70.034 74.892 80.974 87.559 94.090 100.946 Voorzieningen 27.350 39.350 8.850 20.850-12.000 24.000 36.000 8.000 20.000 32.000 Schulden op lange termijn 2.291-35.092 43.610 71.122 41.691 11.084-0 0 - Ledencertificaten 11.500 11.500 11.500 11.500 11.500 11.500 11.500 11.500 11.500 11.500 11.500 Meerjarenbegroting huidige situatie 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 Baten 102.114 99.611 99.728 99.435 99.650 99.358 99.359 99.359 99.358 99.359 99.358 Lasten 104.145 101.385 102.326 106.247 109.795 109.306 108.674 108.016 107.481 108.382 107.709 Resultaat -2.030-1.773-2.598-6.813-10.145-9.947-9.315-8.658-8.122-9.024-8.350 Materiële vaste activa 64.512 60.768 114.868 139.473 148.974 135.224 121.474 107.724 95.000 81.136 67.273 Liquide middelen 25.282 36.962 7.608 29.186-0 0 0-0 0-0 0 Eigen vermogen 48.655 46.882 44.284 37.471 27.326 17.379 8.064-594 -8.716-17.740-26.090 Voorzieningen 27.350 39.350 8.850 20.850-12.000 24.000 36.000 8.000 20.000 32.000 Schulden op lange termijn 2.291-57.844 98.839 110.149 94.347 77.912 60.819 84.218 67.377 49.865 Ledencertificaten 11.500 11.500 11.500 11.500 11.500 11.500 11.500 11.500 11.500 11.500 11.500 De conclusie is dat bij samenwerking met Smashing de noodzakelijke renovatiewerkzaamheden zonder financiële problemen doorgang kunnen vinden, waarbij ook de huidige activiteiten gewoon kunnen worden uitgevoerd. Het betekent dat extra contributieverhoging (boven de inflatie) niet nodig is om de benodigde investeringen op te brengen. Sterker nog: er is ruimte voor nieuwe initiatieven. Voortzetting van de huidige situatie zou daarentegen wel tot financiële problemen leiden. Het verlies zou jaarlijks oplopen en voor de financiering van de renovatiewerkzaamheden moeten leningen worden aangegaan, wat weer leidt tot extra rentelasten. Extra contributieverhoging is dan nodig om het negatieve eigen vermogen te compenseren. In de nieuwe situatie is na een periode van 10 jaar een positief banksaldo ontstaan van 77.172, wat moet worden afgezet tegen de schuld op lange termijn van 49.865. Een positief verschil van 127.037. 6
6. Bestuursvoorstel De aanbestedingscommissie adviseerde aan het bestuur om de werkzaamheden te gunnen aan Smashing. Het bestuur neemt dit advies over. Dat betekent dat de ledenvergadering wordt gevraagd in te stemmen met de gunning van de offerte aan Smashing te aanvaarden. Concreet betekent dit dat met ingang van april 2017 een samenhangend contract met Smashing wordt afgesloten voor de exploitatie van horeca- en tennislessen, baanonderhoud en exploitatie van de winterhal conform de bepalingen in de offerteaanvraag. Dit contract heeft een looptijd van 5 jaar met een optie tot verlenging met vijf jaar bij wederzijdse instemming. Zoals aangegeven in onderdeel 4 is sprake van een stijging van de lestarieven. Om deze stijging te dempen wil het bestuur in overleg met Smashing de eerste jaren een deel van de pachtsom gebruiken om de stijging van de lestarieven te verminderen. Gezien de voordelen van het in één hand leggen van zowel baanonderhoud, lessen verzorgen en halexploitatie verdient het aanbeveling dat de onderhoudswerkzaamheden door Smashing worden verzorgd. Echter wel onder de voorwaarde dat dit onder voor de vereniging financieel aantrekkelijke voorwaarden gebeurt. Bij het opstellen van de contracten zou daarom kunnen worden afgesproken dat het eerste jaar als proefjaar wordt gebruikt. Als het aantal benodigde uren te hoog blijkt, moet de vereniging de handen vrij hebben om het onderhoud op andere wijze in te vullen. Concreet vraagt het bestuur de ledenvergadering: 1. In te stemmen met de gunning van de offerte aan Smashing en over te gaan tot het opstellen van een samenhangend contract waarin deze gunning is geregeld 2. In te stemmen met het voorstel om in overleg met Smashing te zorgen voor een gematigder stijging van de lestarieven door de eerste jaren een deel van de pachtsom hiervoor in te zetten. 3. In te stemmen met het voorstel het eerste contractjaar als proefjaar voor het baanonderhoud te gebruiken en af te spreken dat wanneer het aantal benodigde uren te hoog blijkt, de vereniging de handen vrij moet hebben om het onderhoud op andere wijze in te vullen. 7