Vlaamse Gemeenschapscommissie Collegebesluit nr. 20152016-0405 25-02-2016 BIJLAGE Bijlage nr. 1 Overeenkomst Tussen de Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC), Emile Jacqmainlaan 135 te 1000 Brussel, vertegenwoordigd door het College, waarvoor optreedt Dirk BROEKAERT, algemeen directeur van de algemene directie Cultuur, Jeugd en Sport, enerzijds, en de vzw Regenbooghuis (0478.920.276), Kolenmarkt 42, 1000 Brussel, vertegenwoordigd door Thierry Bériaux, voorzitter, anderzijds, wordt gelet op het collegebesluit nr. 20122013-0515 van 25 april 2013 houdende het organiek reglement op de toekenning en de controle op de aanwending van subsidies; overeengekomen wat volgt: Hoofdstuk 1.- Opdrachten en doelstellingen Artikel 1.- Relatie met de doelstellingen van de Vlaamse Gemeenschapscommissie De VGC is de basis en draaischijf voor de Vlaamse gemeenschap in het Brussels hoofdstedelijk gewest en voor diegenen die bij haar aansluiting zoeken. Gemeenschapsvorming het actief proces gericht op het versterken van de sociale band tussen mensen door middel van cultuur, op het stimuleren van mensen om opnieuw of meer gemeenschap te vormen en tegelijk om de grenzen van die gemeenschap te overstijgen behoort dan ook tot de kernopdrachten van de VGC. De vzw Regenbooghuis is de koepel van de LGBTQI (Lesbian, Gay, Bisexual, Trans, Queer & Intersexual) verenigingen van het Brussels hoofdstedelijk gewest en vormt daarmee, naast çavaria en Arc-en-Ciel Wallonie de derde LGBT(QI) koepel van het land. Als dusdanig vertegenwoordigt vzw Regenbooghuis bij haar aangesloten verenigingen naar buiten toe en verschaft hen operationele en communicatieve steun. Vzw Regenbooghuis is ook een knooppunt van informatie voor de bevolking in het algemeen en voor de LGBTQI-gemeenschap in het bijzonder. Vzw Regenbooghuis is actief binnen het sociaal-culturele veld, maar evengoed op het vlak van gezondheid en welzijn. Vzw Regenbooghuis wil de Brusselse LGBTQI groepen, individuen en sympathisanten vertegenwoordigen en een plaats geven in de stad om zo tot meer respect voor LGBTQI s in het Brussels hoofdstedelijk gewest te komen. 1
De VGC erkent de koepelfunctie en de expertise van vzw Regenbooghuis op vlak van educatie en deskundigheidsbevordering in diversiteitsdenken en meer specifiek inzake alles wat de LGBTQIgemeenschap aanbelangt. De VGC en vzw Regenbooghuis werken complementair. Artikel 2.- Opdrachten - Vzw Regenbooghuis onthaalt en verstrekt informatie op maat van de verschillende doelgroepen, volgens alle beschikbare media. Het onthaal kan fysiek zijn, maar evengoed telefonisch, via mail, sociale media, enz. Dat impliceert het actief op zoek gaan naar, bijhouden en ontsluiten van beschikbaar materiaal. Dit houdt ook vormingen in voor (bar) personeel, vrijwilligers en verenigingen over een adequaat onthaal. - Vzw Regenbooghuis ondersteunt, stimuleert en inspireert de sociaal-culturele werking van LGBTQI verenigingen. Vzw Regenbooghuis werkt gemeenschapsvormend door verenigingen samen rond tafel te zetten en door hen actief te betrekken bij de organisatie van evenementen. - Vzw Regenbooghuis verdedigt de rechten van haar doelpubliek door in te spelen op actualiteit en het vertalen van de noden en verzuchtingen van LGBTQI groepen en individuen. - Vzw Regenbooghuis voert een communicatie om zichtbaarheid van LGBTQI s te vergroten. Daarnaast dient de communicatie ook de participatie aan eigen activiteiten en aan de activiteiten van de verenigingen te verankeren, te verdiepen en te verbreden. - Vzw Regenbooghuis sensibiliseert (via) bestaande instanties in het Brussels hoofdstedelijk gewest voor LGBTQI-kwesties. Artikel 3.- Te bereiken resultaten en meetindicatoren - Vzw Regenbooghuis is minstens elke werkdag open van 10:00 tot 18:00 uur. Tijdens de openingsuren kan iedereen er ook terecht voor informatie over LGBTQI verenigingen en thema s die hen aanbelangen en is de bibliotheek toegankelijk. Daarnaast is de infobar minstens geopend van woensdag tot en met zaterdag, van 18:30 tot en met 22:30 uur. - Om een adequaat onthaal te garanderen, organiseert vzw Regenbooghuis in het werkjaar 2016 minstens 3 vormingsactiviteiten voor het (bar)personeel, de vrijwilligers en verenigingen. - Vzw Regenbooghuis overkoepelt minstens 10 bij haar aangesloten Nederlandstalige verenigingen. Met die afdelingen worden minstens 3 gezamenlijke culturele of sociaal-culturele evenementen opgezet. Er wordt minimum 3 keer een overlegplatform tussen de verenigingen voorzien. - Vzw Regenbooghuis zet zelf minstens 10 acties op die tot doel hebben het respect voor LGBTQI te vergroten, De mate waarin de beleidsplannen gerealiseerd zijn en de vereiste verantwoording indien deze niet gerealiseerd zijn, zullen blijken uit de inhoudelijke en financiële verantwoordingsstukken omschreven in artikel 8. Hoofdstuk 2.- Subsidie Artikel 4.- Bedrag Een subsidie van 40.000 EUR wordt toegekend voor de uitvoering van de in artikel 2 omschreven opdrachten. 2
Artikel 5.- Betaling De subsidie wordt trimestrieel (in vier gelijke schijven) uitbetaald door overschrijving op rekeningnummer BE43 7350 0546 2401 op naam van Regenbooghuis vzw. De betalingen gebeuren telkens in de eerste maand van elk trimester van het kalenderjaar. De betaling van het vierde trimester wordt verricht na ontvangst van de inhoudelijke en financiële verantwoording omschreven in artikel 8. Artikel 6.- Verbintenis Vzw Regenbooghuis verbindt zich ertoe om de subsidie uitsluitend aan te wenden voor de realisatie van de in hoofdstuk 1 omschreven opdrachten en doelstellingen. Artikel 7. - Personeel Het personeel dat presteert voor de realisatie van de in hoofdstuk 1 omschreven werking wordt aangesteld door vzw Regenbooghuis, die als werkgever de verantwoordelijkheid draagt voor de te sluiten arbeidsovereenkomsten, het personeelsbeleid en de personeelsadministratie. Dit personeel zal uitsluitend werken voor de opdrachten die in de werking kaderen. Hoofdstuk 3.- Inhoudelijke en financiële verantwoording Artikel 8.- Verantwoordingsstukken De verantwoording voor de aanwending en besteding van de subsidies omvat een inhoudelijke verantwoording en een financiële verantwoording die uiterlijk op 31 maart 2017 worden ingediend. De inhoudelijke verantwoording bestaat uit het aftoetsen van de behaalde resultaten aan de doelstellingen en opdrachten bepaald in hoofdstuk 1 van deze overeenkomst. Deze verantwoording gebeurt via een verslag dat uiterlijk op 31 maart 2017 wordt ingediend. De financiële verantwoording bestaat uit een opgave van de kosten die werden gemaakt voor de realisatie van het doel waarvoor de subsidie werd toegekend en van de opbrengsten die in het kader van het doel zelf of uit andere bronnen werden verworven. De financiële verantwoording gebeurt via formulieren die terug te vinden zijn op http://www.vgc.be >Subsidies > Formulieren en die uiterlijk op 31 maart 2017 worden ingediend. De financiële verantwoording mag vervangen worden door een uittreksel uit de boekhouding van de begunstigde dat een gelijkwaardige informatie verschaft. Indien de begunstigde van een subsidie van 25.000 EUR en meer, een rechtspersoon is en indien de opmaak van een jaarrekening verplicht is, worden de jaarrekening met betrekking tot het jaar waarin de subsidie is toegekend en de begroting van het lopende jaar, eveneens ingediend voor 15 juni van het jaar volgend op het jaar waarin de subsidie is toegekend. Artikel 9.- Boekhouding Vzw Regenbooghuis verbindt zich ertoe een boekhouding te voeren conform de wettelijke voorschriften ter zake. Voor de jaarrekening van de subsidietrekkers die van de VGC een bedrag groter dan 100.000 EUR ontvangen, is de controle van een commissaris die lid is van het Instituut voor Bedrijfsrevisoren vereist. Het verslag van de commissaris wordt toegevoegd aan de verantwoording. 3
Artikel 10.- Reserves Indien uit de financiële verantwoording blijkt dat er met de op basis van deze overeenkomst toegekende subsidies een financiële reserve wordt gevormd, zal deze reserve het voorwerp uitmaken van een evaluatie. Excessieve reserves kunnen in mindering gebracht worden van toekomstige subsidies, teruggevorderd worden of een herbestemming krijgen. Hoofdstuk 4.- Toezicht en sancties Artikel 11.- Toezicht De administratie van het College van de VGC oefent toezicht uit over de aanwending van de subsidie. Dit toezicht brengt het recht met zich mee om de begunstigde organisatie te bezoeken en om kennis te nemen van alle stukken en bescheiden die met de uitoefening van dit toezicht verband houden. Vzw Regenbooghuis verleent haar volle medewerking aan de uitoefening van dit toezicht en bezorgt, op eenvoudig verzoek, aan de administratie van het College van de VGC de stukken en bescheiden vermeld in dit artikel. Artikel 12.- Sancties De subsidie kan ambtshalve worden geschorst wanneer: 1. de subsidie wordt aangewend voor andere doelstellingen dan deze bepaald in deze overeenkomst; 2. de inhoudelijke en/of financiële verantwoording bedoeld in artikel 8 als onvoldoende wordt beoordeeld; 3. de voorgeschreven wettelijke voorschriften in het kader van het voeren van de boekhouding niet worden nageleefd; 4. onjuiste of bedrieglijke informatie werd verstrekt; 5. het toezicht bedoeld in artikel 11 werd verhinderd. In deze gevallen kan het College van de VGC de toegekende en uitbetaalde subsidie geheel of gedeeltelijk terugvorderen en vzw Regenbooghuis van verdere subsidiëring uitsluiten, onverminderd de toepassing van wettelijke bepalingen inzake het afleggen van onjuiste verklaringen. De gemotiveerde beslissing van het College(lid) of van de gemachtigde ambtenaar tot schorsing of tot gehele of gedeeltelijke terugvordering van de subsidie wordt aan vzw Regenbooghuis meegedeeld met een aangetekend schrijven, waarin de mogelijkheid en de voorwaarden om een bezwaarschrift in te dienen worden vermeld. Op straffe van niet-ontvankelijkheid kan vzw Regenbooghuis binnen een termijn van dertig kalenderdagen na ontvangst van de beslissing, tegen die beslissing een gemotiveerd bezwaarschrift indienen bij de administratie van het College van de VGC. Vzw Regenbooghuis kan daarin uitdrukkelijk verzoeken om gehoord te worden. Het College(lid) of de gemachtigde ambtenaar zal binnen een termijn van zestig kalenderdagen na ontvangst van dit bezwaarschrift de eerdere beslissing intrekken of bevestigen. Als vzw Regenbooghuis geen bezwaarschrift binnen de gestelde termijn heeft ingediend of als het College(lid) of de gemachtigde ambtenaar de eerdere beslissing bevestigt, blijft de subsidie geschorst of geheel of gedeeltelijk teruggevorderd. Als het College(lid) of de gemachtigde ambtenaar de eerdere beslissing intrekt of als de eerdere beslissing binnen de gestelde termijn niet wordt bevestigd, blijft de subsidie behouden. 4
Hoofdstuk 5.- Overige bepalingen Artikel 13.- Overleg Uiterlijk in oktober 2016 vindt een overleg plaats over de uitvoering van deze overeenkomst tussen een afvaardiging van vzw Regenbooghuis en de administratie van het College van de VGC. Op basis van dit overleg kan een volgende overeenkomst worden uitgewerkt. Voor bijkomende algemene of specifieke opdrachten kan vzw Regenbooghuis bijkomende middelen verwerven van de VGC. Artikel 14.- Waarnemerschap In de Algemene Vergadering en de Raad van Bestuur van vzw Regenbooghuis worden vertegenwoordigers van het College van de VGC aanvaard als waarnemer zonder stemrecht. Dit waarnemerschap verhindert of beperkt op generlei wijze de bevoegdheid van de VGC om verantwoording te vragen aan de Raad van Bestuur indien zou blijken dat de werking van vzw Regenbooghuis in belangrijke mate afwijkt van de aangegane afspraken in het kader van de subsidiëring. Artikel 15.- Kennisgevingen Vzw Regenbooghuis stelt de administratie van het College van de VGC schriftelijk in kennis van iedere wijziging van de statuten, het huishoudelijk reglement en de samenstelling van de algemene vergadering en raad van bestuur. Deze gegevens worden samen met de inhoudelijke en financiële verantwoording bezorgd. Het niet naleven van deze verplichting kan aanleiding geven tot de sancties vermeld in artikel 12. Artikel 16.- Vrijwaring Het feit dat de VGC subsidies verstrekt, houdt geen enkele aansprakelijkheid in voor schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van activiteiten in het kader van de uitvoering van deze overeenkomst. Vzw Regenbooghuis vrijwaart de VGC van elke vordering door derden tot schadevergoeding. Artikel 17.- Communicatie Vzw Regenbooghuis vermeldt in haar communicatie de steun van de VGC. Artikel 18.- Taalbeleid Vzw Regenbooghuis engageert zich om de richtlijnen van de visietekst Taalbeleid in VGC-initiatieven en initiatieven die door de VGC ondersteund worden toe te passen in de door de VGC gesubsidieerde opdrachten of werking. Artikel 19.- Rapportering Vzw Regenbooghuis verbindt zich ertoe gegevens te registreren in de registratietool van de meet- en weetcel zodra deze toepassing operationeel wordt. In een door beide partijen overeengekomen addendum aan deze overeenkomst zullen de modaliteiten van deze registratie en de concreet gevraagde gegevens vastgelegd worden. 5
Artikel 20.- Betwisting Elk geschil met betrekking tot het sluiten, de geldigheid, de interpretatie, de uitvoering of de beëindiging van deze overeenkomst behoort tot de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbanken van het arrondissement Brussel. Deze overeenkomst wordt beheerst door het Belgisch recht. Artikel 21.- Duur van de overeenkomst Deze overeenkomst gaat onmiddellijk na ondertekening door beide partijen in en loopt tot 31 december 2016. De overeenkomst kan vroeger beëindigd worden in de volgende gevallen: - van rechtswege, indien vzw Regenbooghuis wordt ontbonden; - bij wijziging van de doelstellingen van vzw Regenbooghuis; - in onderling akkoord tussen vzw Regenbooghuis en de VGC. Opgemaakt in twee exemplaren te Brussel op 25 februari 2016 Elke partij bevestigt een exemplaar ontvangen te hebben. Gezien om gevoegd te worden bij Collegebesluit houdende de goedkeuring van een overeenkomst en de subsidiëring van vzw Regenbooghuis nr. 20152016-0405 van 25-02- 2016 De collegeleden, Bianca DEBAETS Pascal SMET Guy VANHENGEL 6