Aan Het algemeen bestuur van Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden Postbus 550 3990 GJ HOUTEN Woerden, 17 april 2013 RHC Rijnstreek en Lopikerwaard Documentengegevens Briefnummer Ingekomen 9 APR. 2013 Afd./behand. Kopie / CC Aanvullende gegevens Opmerkingen Paraaf ÖT Postbus 45 3440 AA Woerden De Bleek 2 3447 GV Woerden T 0348 42 8846 F 0348 42 88 90 E rhc@woerden.nl W www.rhcrijnstreek.nl Betreft: begroting RHC Geachte dames en heren, Hierbij doe ik u, conform artikel 7 van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek en Lopikerwaard de ontwerp-begroting voor het jaar 2014 toekomen. Indien u dat wenst kunt u uw zienswijze hieromtrent bij de Archiefcommissie naar voren brengen. De begroting komt op 17 juni ter vaststelling aan de orde in de vergadering van de Archiefcommissie (het bestuur van het Regionaal Historisch Centrum). Hoogachtend, namens de Archiefcommissie J,F. van Rooijen, /Secretaris Bodegraven-Reeuwijk Lopik Montfoort Oudewater Woerden Usselstein Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden
MEMO Bij de begroting 2014 De begroting 2014 komt in grote lijnen overeen met hetgeen eerder voor dit jaar in de meerjarenraming stond vermeld. Dit betekent dat er geen ruimte is voor bijzondere nieuwe ontwikkelingen en in het kader van de bezuinigingen soberheid wordt betracht. In 2014 is voorzien in een eenmalige kostenpost voor de website en automatisering. Het RHC kan geen reserveringen opbouwen voor dergelijke investeringen, waardoor deze uitgave een stempel drukt op de begroting. De website en automatisering zijn bij het RHC met elkaar vervlochten, waarbij de digitale ontsluiting van de archieven en collecties zodanig gebeurt dat de databestanden ook geschikt zijn vöor presentatie aan het publiek. In de afgelopen jaren is ernaar toegewerkt om de gegevens om te kunnen zetten in standaard automatiseringpakketten. Dat is goedkoper, kwalitatief beter en minder foutgevoelig dan de huidige maatwerkoplossing. Bovendien bereikt het RHC hiermee de situatie dat er met scans van archiefstukken gewerkt kan worden. De aanschaf van de pakketten en de hieraan gekoppelde vernieuwing van de website kost 38.500,-, welk bedrag voor 10.000,- gedekt wordt uit de voorziening semi-statische archiefbewerking. Dit is inclusief de kosten van de afronding van het "DTB-project" betreffende de doop-, trouw- en begraafboeken van vóór de invoering van de burgerlijke stand, die al wel in de meerjarenraming was voorzien. Daamaast is in 2012/13 duidelijk geworden dat archiefdiensten zich moeten indekken voor de aanspraak op auteursrecht. In het geval van het RHC gaat dat met name om de kranten en foto's, die (helaas) afgeschermd moeten worden. Dit vergt een eenmalige investering van 7.500,-, die zich echter al binnen twee jaar terugverdient. Enig alternatief is namelijk om een dure regeling te treffen met de Lira, waarbij jaarlijks een bijdrage betaald zou moeten worden voor het volledig tonen van alle documenten. De salariskosten stijgen in de begroting iets sterker dan in de meerjarenraming voorzien. De gemeentebegroting van Woerden gaat uit van 2% stijging in 2014, dat is 0,5% meer dan in de meerjarenraming. Als er in 2014 geen nieuwe bijzondere projecten gaan lopen, waarbij buiten de doelstelling van het RHC werkzaamheden in het semi-statisch archief worden verricht die extra geld genereren, dan wordt het tijdelijk contract met de huidige medewerkster niet verlengd. De voorziening semi-statische archiefbewerking dekt dan in de nasleep de eventuele financiële verplichtingen in dit kader. Dat zal dus niet leiden tot een hogere bijdrage van de deelnemers. Het legestarief voor onderzoek aan derden is vanaf 2012 meer marktconform aangepast, zodat hiermee hogere inkomsten worden gegenereerd. Op het totaal blijft dit echter een bescheiden bedrag, mede omdat de dienstverlening op de studiezaal van het RHC op grond van de Archiefwet kosteloos moet geschieden. Het bovenstaande betreft een toelichting op de algemene lijn. Hoe de verrekening van de kosten in de door de diverse deelnemers verschuldigde bijdrage uitpakt, kan in de marge per afzonderlijke deelnemer soms iets verschillen. Dat zit voor 2014 niet zozeer in de inwonertallen (die bleven nagenoeg gelijk) maar meer in de verhouding van de archiefmeters, de andere component waarop de verdeelsleutel is gebaseerd.
Toelichting bij de begrotingsposten: Baten: 01. Dit zijn de door de deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling te betalen bijdragen, berekend confonn de verdeelsleutel, gebaseerd op inwonertal en aantal beheerde meters archief, (zie bijlage voor de berekening) Verschillen tussen de geraamde bijdrage en de werkelijk te betalen bijdrage worden in het jaar, volgend op het begrotingsjaar, door de gemeente Woerden met de andere deelnemers verrekend. 02. Dit zijn de inkomsten uit verhuur van archiefruimte aan de landelijke Generale Synode van Christelijk-Gereformeerde Kerk. 03. Inkomsten uit leges voor door RHC-medewerkers vemcht archiefonderzoek en de levering van reproducties uit de archieven en collecties. Voorts worden werkzaamheden die niet behoren tot de kerntaak van het RHC doorberekend aan de deelnemers en als "overige inkomsten"geboekt. 04. Dit betreffen inkomsten uit de bewerking van het semi-statische archief van Bodegraven- Reeuwijk. Lasten: 01a. De totale formatie omvat 7,0fte.Er is rekening gehouden met een stijging van 2% ten opzichte van de (bijgestelde) salariskosten van 2013. 01b. Kosten die voortvloeien uit het dienstverband van de medewerkster met een tijdelijke aanstelling, gedekt uit de extra inkomsten uit werkzaamheden voor semi-statische archieven. 01c De materiële verzorger wordt op basis van detachering tewerkgesteld vanuit De Sluis. 02 De post is gebaseerd op de reiskosten bij de huidige personele bezetting. 03. Dit betreft de door de afdeling Personeel, Organisatie en Automatisering van de gemeente Woerden doorberekende kosten van die afdeling 08a. Hosting en standaard onderhoud van de website. 08b. Eenmalige aanpassing website en overgang naar standaardpakketten voor data, archievenoverzicht e.d. Kosten kunnen tot 10.000 worden gedekt uit inkomsten semi-statisch archiefbewerking. 08c. Aanpassing website voortvloeiend uit wet Auteursrecht, waarbij documenten en collecties die onder auteursrecht vallen kunnen worden afgeschermd. 10. Public relations, waaronder ook attenties voor vrijwilligers werkzaam bij het RHC. 11 a. Deze kosten worden doorbelast op basis van het aantalfte'sen betreft zaken als werving en selectie, salarisadministratie, bedrijfsgezondheidszorg, arbeidsvoorwaarden etc. llb. Deze kosten worden doorbelast op basis van het aantal vierkante meters studiezaal en administratieve ruimtes in het Stadhuis te Woerden 13. De door de gemeente Woerden doorberekende kosten van de archiefbewaarplaats worden alleen doorbelast aan de deelnemers die hun archieven hier hebben ondergebracht. Usselstein, Lopik en Oudewater beschikken zelf over wettelijk goedgekeurde archiefbewaarplaatsen; veel geraadpleegde archieven uit die gemeentes zijn in Woerden geplaatst, waartegenover weinig geraadpleegde archieven van de andere deelnemers naar de bewaarplaatsen in Usselstein, Lopik en Oudewater zijn overgebracht. Vanaf 2013 moet er extra ruimte worden bij gehuurd, omdat er geen plankruimte meer over is in de archiefbewaarplaats te Woerden.
Berekening biidrage deelnemers begroting 2014 Salarissen en overhead Totale kosten salarissen en overhead - onttrekkingen voorzieningen -overige inkomsten : totaal aantal inwoners = bedrag per inwoner: 599.600-10.000-2.950= 586.650 : 195.400 = 3,0023 per inwoner [Hoogheemraadschap gefixeerd inwonertal van 40.700] Deelnemer Inwonertal Bedrag per inwoner Aandeel kosten salarissen en overhead Bodegraven-Reeuwijk 32.800 3,0023 98.475,- Lopik 14.000 3,0023 42.032,- Montfoort 13.600 3,0023 40.831,- Oudewater 9.800 3,0023 29.423,- Woerden 50.300 3,0023 151.016,- Usselstein 34.200 3,0023 102.679,- Hoogheemraadschap De 40.700 3,0023 122.194,- Stichtse Rijnlanden TOTAAL 195.400 3,0023 586.650,- Depotkosten Totale depotkosten - huurinkomsten : totaal aantal gebruikte meters = bedrag per meter 49.800-2.250 = 47.550 : 3073 = 15,4735 per meter Deelnemer Metertal Bedrag per meter Aandeel depotkosten Bodegraven-Reeuwijk 574 15,4735 8.882,- Montfoort 363 15,4735 5.617,- Woerden 1433 15,4735 22.173,- Hoogheemraadschap De 703 15,4735 10.878,- Stichtse Rijnlanden TOTAAL 3073 15,4735 47.550,- Totale bijdrage per deelnemer Deelnemer Aandeel kosten salarissen en overhead Aandeel depotkosten Totaal Bodegraven-Reeuwijk 98.475,- 8.882,- 107.357,- Lopik 42.032,- 42.032,- Montfoort 40.831,- 5.617,- 46.448,- Oudewater 29.423,- 29.423,- Woerden 151.016,- 22.173,- 173.189,- Usselstein 102.679,- 102.679,- Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden 122.194,- 10.878,- 133.072,-
BATEN ONTWERP - BEGROTING Nr < 2013 > < 2014 > 01 Bijdragen deelnemers RHC: Bodegraven-Reeuwijk 98.042,- 107.357,- Lopik 38.670,- 42.032,- Montfoort 42.889,- 46.448,- Oudewater 26.877,- 29.423,- Woerden 159.703,- 173.189,- Usselstein 94.070,- 102.679,- Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden 122.449,- 133.072,- 02 Verhuur archiefruimte aan derden 2.250,- 2.250,- 03 Leges, overige inkomsten 2.750,- 2.950,- 04a Onttrekking voorziening semi-statisch archiefbewerking 23.850,- p.m. 04b Onttrekking voorziening semi-statisch archiefbewerking - 10.000,- TOTAAL 611.550,- 649.400,- Nr < 2013 > < 2014 > 01a Salarissen medewerkers 429.900,- 442.700,- 01b Tijdelijk personeel 23.850,- p.m. 01c Materiële verzorger 16.500,- 16.700,- 02 Reiskosten woon-werkverkeer 4.050,- 4.050,- 03 Doorbelasting productiecentrum poa 22.500,- 23.400,- 04 Reiskosten medewerkers 1.000,- 1.000,- 05 Abonnementen/lidmaatschappen 900,- 900,- 06 Aankoop boeken en vakliteratuur 400,- 400,- 07 Kantoorbehoeften, archiefmateriaal 4.500,- 4.600,- 08a Website, automatisering 17.500,- 18.500,- 08b Aanpassing website - 38.500,- 08c Maatregel wet auteursrecht - 7.500,- 09 Vorming en opleiding 2.500,- 1.500,- 10 Public relations 500,- 500,- lla Doorberekening gemeente Woerden hulpkostenplaats P en O 13.700,- 14.250,- llb Doorberekening gemeente Woerden werkruimtes 24.200,- 24.600,- 12 Onvoorziene uitgaven 500,- 500,- Sub-totaal overige kosten 562.500,- 599.600,- 13a Doorberekening gemeente Woerden archiefbewaarplaats 47.550,- 48.300,- 13b Huur extra archiefruimte elders 1.500,- 1.500,- Sub-totaal depot-kosten 49.050,- 49.800,- TOTAAL GENERAAL 611.550,- 649.400,- Vastgesteld in de vergadering van de Archiefcommissie d.d. [17 juni 2013*] J.F. van Rooijen, secretaris. V.J.H. Molkenboer, voorzitter
BATEN Ontwerp MEERJARENRAMING Nr 2014 2015 2016 2017 01 Bijdragen deebemers a Bodegraven-Reeuwijk 107.357,- 105.151,- 106.968,- 108.868,- b Lopik 42.032,- 40.800,- 41.488,- 42.187,- c Montfoort 46.448,- 45.682,- 46.480,- 47.325,- d Oudewater 29.423,- 28.560,- 29.042,- 29.531,- e Woerden 173.189,- 170.465,- 173.447,- 176.610,- f Usselstein 102.679,- 99.668,- 101.349,- 103.054,- g Hoogheemraadschap De 133.072,- 130.324,- 132.576,- 134.925,- Stichtse Rijnlanden 02 Verhuur archiefruimte aan 2.250,- derden 03 Leges, overige inkomsten 2.950,- 3.000,- 3.050,- 3.100,- 04 Voorziening semi-statisch archiefbewerking 10.000,- TOTAAL 649.400,- 623.650,- 634.400,- 645.600,- 2014-2017 LASTEN Nr Functie 2014 2015 2016 2017 01a 10.001 Salarissen medewerkers 442.700,-- 449.300,- 456.100,- 462.900,- 01b 10.000 Tijdelijk personeel p.m. 01c Materiële verzorger 16.700,- 16.950,- 17.200,- 17.500,- 02 10.015 Reiskosten woon-werkverkeer e 4.050,- 4.050,- 4.050,- 4.050,- 03 62.330 Doorbelasting poa 23.400,- 24.000.- 24.400.- 24.800.- 04 34.260 Reiskosten medewerkers 1.000,- 1.050,- 1.050,- 1.100,- 05 34.015 Abonnementen/lidmaatschappen 900,- 1.700,- 1.700,- 1.750,- 06 34.016 Aankoop boeken en vakliteratuur 400,- 400,-- 450,- 450,- 07 34.016 Kantoorbehoeften, archiefmateriaal 4.600,- 4.800,- 5.000,- 5.200,- 08a 34.016 Website, automatisering 64.500,- 22.500,- 23.500,- 24.500,- 08b Digitalisering 5.000,-- 5.100,- 5.200,- 09 34.105 Vorming en opleiding 1.500,- 1.600-1.600,-- 1.700,- 10 Public relations 500,- 600,- 600,-- 600,-- lla 62.353 Doorberekening gemeente Woerden 14.250,- 14.900,- 15.200,- 15.500,- hulpkostenplaats P en O llb 62.350 Doorberekening gemeente Woerden 24.600,- 25.100,- 25.600,- 26.100,- werkruimtes 12 34.016 Onvoorziene uitgaven 500,-- 500,-- 550,- 550,- Totaal overige kosten 599.600,- 572.450,- 582.100,- 591.900,- 13 62.350 Doorberekening gemeente Woerden 48.300,-- 49.200,- 50.300,- 51.200,- archiefbewaarplaats 13a Huur extra archiefruimte elders 1.500,- 2.000,- 2.000,- 2.500,- Totaal depot-kosten 49.800,- 51.200,- 52.300,- 53.700,- TOTAAL GENERAAL 649.400,- 623.650,- 634.400,-- 645.600,- Toelichting op de meerjarenraming Bij de berekening van de te betalen bijdragen van de deelnemers is uitgegaan van stabiele inwonertallen en aantallen archiefmeters. Ander uitgangspunt is dat er geen veranderingen optreden ten aanzien van de huisvesting van het RHC en de beschikbare archiefbewaarplaatsen in de diverse gemeentehuizen. Voor de belangrijkste post, de salarislasten, is rekening gehouden met een jaarlijkse stijging van 1,5%. De relatief wat sterkere stijging van de kosten van de website worden veroorzaakt door de hogere hostingkosten die met de groei van beschikbare data gepaard gaan. Nieuw is de post digitalisering, als oplossing voor de toerekening van de alléén kosten van digitalisering van die bronnen die niet eenvoudig aan specifieke deelnemers van de gemeenschappelijke regeling zijn toe te schrijven. De stijging in 2015 van de post lidmaatschappen houdt verband met de toetreding tot BRAIN, de brancheorganisatie voor archieven. Aan de inkomstenkant loopt in 2014 de verhuur af van archiefruimte, wegens beëindiging van het contract.