Managementinformatiesysteem (aanvulling bij hele boek) Het opzetten van een managementinformatiesysteem Wanneer je een werkstuk moet maken, bijvoorbeeld over de houding van de Nederlanders ten opzichte van de Amerikaanse politiek, dan staan je veel informatiebronnen ter beschikking: kranten, tijdschriften, televisiekanalen, radio, internet en ga zo maar door. Er is een enorme berg informatie beschikbaar over allerlei zeer uitlopende onderwerpen. In het dagelijks leven wordt het steeds moeilijker een keuze te maken uit welke informatie we wel en welke informatie we niet willen hebben. Jaarlijks verdubbelt de informatie! En daar moet ook jij je weg in weten te vinden. Door het gebruik van de computer zijn er in bedrijven enorme hoeveelheden informatie beschikbaar. Managers moeten deze informatie gebruiken om beslissingen te nemen. Een manager die roept: Ik wil meer informatie!, is snel geholpen. Je maakt een uitdraai van de boekhouding, de klantendatabase en het personeelsinformatiesysteem, en de manager heeft een berg informatie. Ordners vol. Maar met deze informatie kan een manager niet veel. Onderneem! Managementinformatiesysteem 1
Hoe meer informatie iemand krijgt, hoe minder aandacht hij aan deze informatie besteedt. De kunst is om uit de enorme hoeveelheid informatie juist die te halen, die een manager nodig heeft om beslissingen te kunnen nemen. Een manager, managementinformatie en een onderneming kun je vergelijken met de zeevaart. De manager is de kapitein, managementinformatie zijn de instrumenten zoals het kompas, en de onderneming is een boot. Wanneer de instrumenten van slag zijn, vaart het schip niet naar de haven, maar slaat het te pletter op de kust. De kapitein nam beslissingen op basis van onjuiste informatie. Voor het verkrijgen van managementinformatie heb je in de onderneming een systeem nodig, een managementinformatiesysteem. Om te komen tot een goed managementinformatiesysteem, moet je een aantal stappen doorlopen. In eerste instantie moet een onderneming zich bewust worden van het feit dat managementinformatie noodzakelijk is. Wanneer de onderneming zich hiervan bewust is, moet de huidige situatie worden geanalyseerd en moet de visie van de onderneming duidelijk zijn. Vervolgens moet worden vastgesteld wat het succes van de onderneming bepaalt. De factoren die dit succes bepalen, noemen we kritische succes factoren (KSF s). Van elke kritische succesfactor moet worden nagegaan op welke wijze deze meetbaar kan worden gemaakt. Zo n meetfactor noemen we prestatie-indicator (PI s). Vervolgens moet je onderzoeken hoe je de informatie uit onze informatiebronnen (boekhouding, voorraadbeheer, klantendatabase) haalt en hoe je die in een leesbaar overzicht zet. En natuurlijk moet je regel matig evalueren of kritische succesfactoren, prestatie-indicatoren, tools en rapportage voldoen aan je huidige behoeften. Onderneem! Managementinformatiesysteem 2
Hierna gaan we dit proces stap voor stap bekijken. Uiteindelijk ben je in staat om zelf een eenvoudige managementrapportage te maken. Bewustwording We merken het continu: de samenleving is aan het veranderen en daarmee verandert ook de economie. Verandering is een vaststaand feit geworden. Wat vandaag één is, is morgen anderhalf, wat vandaag in is, is morgen uit. Markten worden groter, productlevenscycli worden kleiner, huishoudens worden kleiner en de hoeveelheid data verdubbelt per jaar. Beslissingen moeten in korte tijd genomen worden, en de beslissingen worden complexer. Wanneer een onderneming deze ontwikkelingen niet ziet en niet volgt, wordt zij gepasseerd door concurrenten. Een onderneming die midden in de samenleving staat, zal deze ontwikkelingen ervaren en instrumenten in handen willen hebben die haar helpen hierop in te spelen en snel te reageren. Zo n onderneming wil een managementinformatiesysteem. Een goed managementinformatiesysteem: ondersteunt de strategische ontwikkeling van een onderneming; geeft meer inzicht in de ontwikkelingen binnen de onderneming; zorgt voor snelle en betere beslissingen op alle niveaus van de onderneming; laat een onderneming sneller reageren op de concurrentie en marktontwikkelingen. Onderneem! Managementinformatiesysteem 3
Tools Wanneer je de kritische succesfactoren en bijbehorende prestatieindicatoren helder hebt, moet je een manier zoeken om regelmatig en gestructureerd informatie te verzamelen en weer te geven in een rapportage. Bij de keuze en de inrichting van het managementinformatiesysteem moet je een stap terug en een stap vooruit denken. Een stap terug: waar haal je je informatie vandaan? Een stap vooruit: hoe moet de informatie uiteindelijk weergegeven worden? In managementtermen noemen we dit proces input, throughput en output. Voor de throughput gebruik je bij voorkeur een geautomatiseerd systeem. Net als bij CRM-systemen kun je kiezen voor een eenvoudige oplossing met bijvoorbeeld Excel en Word tot en met een peperduur hightechsysteem met allerlei toeters en bellen. Je moet hier een afweging maken tussen kosten en effectiviteit. Excel Managementinformatie moet voldoen aan een aantal criteria. De informatie moet: tijdig zijn; betrouwbaar; relevant; systematisch. Het managementinformatiesysteem dat je gaat inzetten, moet worden getoetst op basis van deze criteria. Een keuze voor het gebruik van Excel ligt misschien voor de hand. Excel staat op de meeste computers, dus er zijn geen investeringen noodzakelijk. En ben je een beetje handig dan maak je de mooiste rapportages. Is een bedrijf klein en overzichtelijk dan kun je dus waarschijnlijk volstaan met Excel. Neemt de omvang van het bedrijf toe, dan kleven er allerlei nadelen van het gebruik van Excel als managementinformatiesysteem. Excel als managementinformatiesysteem heeft voor- en nadelen. Onderneem! Managementinformatiesysteem 4
Voordelen Excel als MIS Geen of lage investering Flexibel Nadelen Excel als MIS Het systeem wordt steeds complexer en is alleen nog maar door de bouwer van het systeem te overzien Door de complexiteit is de juist informatie niet meer flexibel Het waarborgen van de betrouwbaarheid kost veel tijd (bijv. foutje in formule) Het systeem is meestal niet meer gedocumenteerd en moeilijk overdraagbaar Een wijziging in de bedrijfsstructuur is moeilijk aan te passen ERP ERP is standaardsoftware, die de belangrijkste bedrijfsfuncties als boekhouding, crm, inkoop, personeelszaken en dergelijke, integreert in één totaalpakket. ERP staat voor Enterprise Resource Planning, vrij vertaald: Bedrijfs Middelen Planning. ERP gaat uit van het optimaliseren van bedrijfsprocessen in één systeem. De inzet van ERP leidt tot grotere efficiency en kostenbesparingen. Voor de invoering van een ERP-systeem in een bedrijf zijn er aparte programma s voor de boekhouding, voorraadbeheer, planning en dergelijke. Inefficiënt, want dezelfde gegevens moeten keer op keer opnieuw worden ingevoerd en deze programma s kunnen niet met elkaar communiceren. Met ERP is dat anders. ERP-pakketten zijn modulair opgebouwd en de ingevoerde gegevens worden in al die modules benut. Omdat er in een ERP-pakket veel gegevens worden vastgelegd, is er in principe ook weer veel managementinformatie uit te halen. Bekende ERP-systemen zijn SAP, Peoplesoft en Baan. Alleen al in de Benelux worden er 150 verschillende ERP-pakketten aangeboden. Een ERPsysteem heeft ook weer voor- en nadelen. Voordelen ERP Efficiency (gegevens worden maar 1x ingevoerd) Overzicht in samenhang (gevolg van een beslissing wordt direct zichtbaar voor het geheel) Snelheid Kostenbesparing Nadelen ERP Je bent afhankelijk van 1 pakket en leverancier Bedrijfskritisch: het succes van de invoering van het pakket bepaalt voor een groot deel het succes van het bedrijf Een foute invoer zit direct in het hele systeem Inflexibel (je stapt niet makkelijk over naar een ander ERP-systeem) Moeilijk aansluiting met software van andere leveranciers Onderneem! Managementinformatiesysteem 5
Business Intelligence Business intelligence is een softwaretoepassing waarbij gegevens uit verschillende softwarepakketten worden gehaald, geanalyseerd en gerapporteerd. Business intelligence-software lijkt sterk op ERP. Bij ERP zijn alle verschillende softwaremodules die worden ingezet binnen de onderneming afkomstig van één en dezelfde softwareleverancier. Business intelligencesoftware wordt geleverd door een leverancier. Deze software haalt de gegevens uit verschillende softwaresystemen die door verschillende leveranciers zijn geleverd. Het invoeren van business intelligence-software is maatwerk. Wanneer de software bij drie verschillende bedrijven wordt ingevoerd, is de kans zeer groot dat zij alle drie compleet verschillende softwaresystemen gebruiken voor bijvoorbeeld hun boekhouding. Rapportage Wanneer de gegevens zijn verzameld en geanalyseerd, volgt de rapportage. Wanneer geautomatiseerde systemen zoals ERP of business intelligence worden gebruikt, zit er vaak een rapportagemodule aan vast gekoppeld. Een rapportage moet overzichtelijk zijn en prettig leesbaar. Alle gewenste gegevens moeten erin staan. Onderneem! Managementinformatiesysteem 6
Evaluatie Een managementinformatiesysteem is geen statisch systeem. Regelmatig moet je evalueren of de rapportages aansluiten op je bedrijfsvisie en huidige marktsituatie en of je nog steeds werkt met de juiste kritisch succesfactoren en prestatie-indicatoren. Zo nodig pas je het systeem hierop aan. Een managementinformatiesysteem hebben is geen doel op zich, maar is ondersteunend aan het management van de onderneming. Onderneem! Managementinformatiesysteem 7