Snelstarthandleiding schoolwise Flevomeer Bibliotheek augustus 2017
Inhoud Inloggen... 2 Lenen en uitlenen... 3 Catalogus... 5 Reserveren... 6 Het koppelen van uw boeken.... 7 Maken en printen van de rugetiketten...12 Uitleenoverzicht...14 Scanlijsten...15 Kastinventarisatie...16 Saneerlijsten...17 Afschrijven...18 Welkomstbrief...19 1
Inloggen Nadat schoolwise geladen is, wordt gevraagd naar twee toegangscodes (in sommige gevallen wordt er voor het laden van het programma gevraagd of een bng bestand behouden moet worden, dit kan bevestigd worden met ja.) Aan de toegangscode zijn (door de systeembeheerder van de bibliotheek) bepaalde bevoegdheden gekoppeld. Voor het koppelen zijn andere toegangscodes dan voor het lenen en uitlenen. Dit geldt ook voor het uitprinten van sommige overzichten. Na het opstarten komt u terecht in het hoofdmenu, door op de naam van het menu te klikken kunt u een menu-optie (sub-keuze) kiezen. In de menu s kan een keuze gemaakt worden door met de pijltjestoetsen omhoog of omlaag te gaan. Menu-opties die niet beschikbaar zijn voor diegene die is ingelogd, zijn grijs. In zijn algemeenheid geldt, dat niet alle mogelijkheden van de software van belang zijn voor een schoolmediatheek. Scanvelden Als er een scanveld te zien is op het scherm, dan kan met de handscanner een barcode worden gescand. Het kan gaan om het nummer dat op een pasje staat, of om de barcode-sticker die op een boek of ander materiaal zit. Het is aan te raden om hierbij een handscanner te gebruiken, maar het is ook altijd mogelijk om het te scannen nummer te typen met het toetsenbord. Afsluiten U verlaat schoolwise door te klikken op het kruisje rechtsboven in het scherm. Er volgt een melding. Pas na de melding die u moet bevestigen, wordt schoolwise daadwerkelijk afgesloten. Voor vragen kunt u mailen naar schoolwise@flevomeerbibliotheek.nl 2
Lenen en uitlenen Voor het uitlenen en innemen klikt u eerst op balie. Het inneemscherm is altijd blauw en het uitleenscherm is altijd geel. Om tussen de twee schermen te wisselen drukt u de F3 knop in. Na elke uitleenactie dient u af te sluiten met F12. Dit hoeft niet bij innemen. Als u wisselt van leerling moet u wel afsluiten met F12. Bij het indrukken van F9 kunt u zien wat uw leerling heeft geleend. Voor het snel innemen van boeken is er de mogelijkheid om het innemen op de boekenmodus te zetten. Hierdoor hoeft u niet meer elke inneemactie met F12 af te sluiten. Als de boekenmodus geselecteerd is is het scanveld geel. De boekenmodus is ook aan en uit te zetten door het gebruik van de snetoets F8. Uitlenen begint altijd met het opzoeken van de leerling (= klant) aan wie wordt uitgeleend. Dit kan door een pasnummer te scannen, of door de betreffende leerling op te zoeken. In plaats van het scannen van het pasnummer kunnen ook de eerste letters van de achternaam worden getypt. Het scherm klant opzoeken via klantgegevens komt vanzelf naar voren. Door op enter te klikken worden alle leerlingen getoond die met deze letters beginnen. Door de juiste leerling te selecteren kun je daarna het boek uitlenen. Leerling opzoeken via Zoek Klant. Zoek een leerling op door in het scanveld het begin van de naam te typen en geef <enter>. Er verschijnt nu een Klantzoek-scherm. 3
Vul de naam (of een ander veld) in en klik op Zoek, er verschijnt nu rechts een rijtje klanten die aan de zoekopdracht voldoet. (De illustraties zijn wat wazig i.v.m. de privacy) Met de pijltje-omlaag /-omhoog kunt u door de lijst bladeren. Geef enter of dubbelklik op de gezochte naam. U kunt nu gaan uitlenen aan deze leerling. Om iets uit te lenen aan een leerling dient u de barcode op het boek / ander materiaal te scannen. Als er meerdere materialen geleend worden, kunt u achter elkaar door scannen. Op het uitleenscherm is te zien wat er geleend wordt: Toelichting op het uitleenscherm: 1. Leerlinggegevens 2. Laatste actie tijdens deze uitleensessie 3. Uitgeleende boeken/andere materialen. 4
Catalogus In de catalogus kan gezocht worden in de mediatheekcollectie van de school. Daarnaast is voor elke school door de bibliotheek ingesteld welke andere bibliotheken er in de catalogus geraadpleegd kunnen worden, het bibliotheeknetwerk bij de school. Tevens is geregeld of er gereserveerd mag worden. Na een zoekactie worden eerst maximaal 20 titels getoond. Zijn er meer, dan kunt u onderin het scherm klikken op 'Vul aan' of op 'Alle titels' Na het aanklikken van één titel uit de lijst met zoekresultaten ziet u een titelpagina, zie voorbeeld hieronder. Het titelscherm bestaat uit drie gedeeltes: 1. Zoekgedeelte, geef aan op wat voor soort term u wilt zoeken (schrijver, titel, reeks etc), en typ uw zoekterm. 2. Hieronder staat de titelbeschrijving 3. In het onderste gedeelte staan de exemplaren van de school. Klik op het tweede huisje (zie pijl) om te zien welke exemplaren het ingestelde bibliotheeknetwerk heeft. Overige buttons Verklaring van de relevante buttons rechtsonder. Bladeren door de zoekresultaten: klik op de < en de > toets R = Reserveren Barcode = koppel een nieuw exemplaar aan deze titel (deze is alleen te zien met de inlogcode van het koppelen) Printer = print deze titelbeschrijving 5
Reserveren Met schoolwise is het ook mogelijk om boeken te reserveren. Voor alsnog is er voor gekozen om alleen boeken te kunnen reserveren die op school aanwezig zijn. De leerlingen kunnen dit zelf doen in de portal. Op het moment is het zo ingesteld dat alleen de uitgeleende materialen gereserveerd kunnen worden. Zodra het boek wordt ingeleverd en ingenomen komt vanzelf de melding wie het boek heeft gereserveerd. Eventueel kan er een lijst uitgedraaid worden om te zien of er reserveringen zijn. Dit gebeurt met de lijst reserveringsplank. Mocht een school willen dat er ook materialen gereserveerd kunnen. worden die binnen staan, dan kan dit op aanvraag geregeld worden. Hiervoor vereist het wel extra werk voor de ouders of leerkrachten die de bibliotheek onderhouden. Een school kan een ruimte vrij maken voor de reserveringen. Om te weten welke boeken er gereserveerd zijn moet er een kastlijst uitgedraaid worden. Deze kastlijst kunt u vinden onder het tabblad reserveringen. Bij het volgende pop up scherm klik je op maak rapport en alle reserveringen komen onder elkaar te staan. Mocht je tussentijds willen weten of een leerling een boek gereserveerd heeft kun je dit ook opzoeken door de leerling op te zoeken en de sneltoets Alt I (i) in te drukken. De reserveringen komen dan in beeld. M.b.v. de kastlijst kun je de boeken uit je collectie halen. Deze scan je bij het inneemscherm en zet je vervolgens in een aparte kast. Zodra het boek is gescand verdwijnt het boek van de kastlijst en staat het op de reserveringsplank. Op het moment dat een andere leerling dit boek wil lenen krijg je vanzelf een melding. Zodra het boek is geleend door de leerling die het had gereserveerd wordt automatisch de reserveringsplank aangepast. 6
Het koppelen van uw boeken. Om schoolwise goed in te kunnen voeren is het noodzakelijk dat alle boeken opnieuw gekoppeld worden. Zorg voordat er gekoppeld wordt dat alle boeken in de schoolbibliotheek aanwezig zijn. Mocht de school gebruik maken van een wisselcollectie, dan moet deze apart gezet worden. Deze boeken hoeven niet gekoppeld te worden. Het werkt het makkelijkst als u voordat u gaat koppelen alle boeken voorziet van nieuwe barcodestickers. Mochten er boeken zijn die niet bekend zijn in de titeldatabase en dus niet gekoppeld kunnen worden, graag contact opnemen met schoolwise@flevomeerbibliotheek.nl. Deze boeken worden indien mogelijk dan door de bibliotheek zelf gekoppeld. Voor het koppelen van de boeken zijn verschillende methoden. Een aantal methoden zullen we stap voor stap beschrijven. Klik boven aan de pagina op catalogus en kies voor catalogus Koppelen via ISBN nummer Stap 1 Kies een methode voor het koppelen. De makkelijkste methode voor het koppelen is gebruik maken het koppelen via ISBN nummer. 7
Stap 2 Scan het ISBN nummer achter op het boek of typ het in. Als het boek gevonden is dubbelklik je op het gevonden boek. Er verschijnt nu een scherm met het plaatje van het boek en de uitgebreide informatie. Stap 3 Druk op het plaatje van het koppelen. (rode pijl) Stap 4 Scan de nieuwe sticker voorop het boek en druk op de knop <koppel dit exemplaar> Het bevestigen van het koppelen kan ook door de spatiebalk in te drukken. Het boek is gekoppeld! 8
Koppelen via titel Stap 1 Selecteer koppelen via titel en typ de naam van de titel. Stap 2 Selecteer de goede versie. Stap 3 Er kunnen meerdere titels zijn. Selecteer het goede boek door dubbel te klikken op de titel. Er verschijnt nu een scherm met het plaatje van het boek en de uitgebreide informatie. 9
Stap 4 Druk op het plaatje van het koppelen. (rode pijl) Stap 5 Scan de nieuwe sticker voorop het boek en druk op de knop <koppel dit exemplaar> Het bevestigen van het koppelen kan ook door de spatiebalk in te drukken. Het boek is gekoppeld! Koppelen via reeks/serie Veel scholen maken gebruik van informatie (junior) boekjes. Natuurlijk kun je deze allemaal op titel zoeken, maar er is een makkelijkere manier. Voordat je begint leg je alle boekjes op volgorde. Stap 1 Selecteer koppelen via reeks/serie en typ de naam van de serie. Stap 2 Kies de juiste serie. Voor informatie zullen dit enkele honderden boekjes zijn. Stap 3 Kies onderaan de optie <Alle titels> zodat de hele lijst getoond wordt i.p.v. 20 boeken. N.B. Bij <vul aan> worden de volgende 20 getoond. 10
Stap 4 Door op een kolom te klikken wordt de kolom in volgorde gezet. Als je dit toepast op de tweede kolom dan worden de boeken in volgorde van nummer gezet. Stap 5 Selecteer het juiste nummer. Stap 6 Druk op het plaatje van het koppelen. (rode pijl) Stap 7 Scan de nieuwe sticker voorop het boek en druk op de knop <koppel dit exemplaar> Het bevestigen van het koppelen kan ook door de spatiebalk in te drukken. Het boek is gekoppeld! Stap 8 Druk op het tabblad <catalogus> onder aan de pagina. In plaats van de volgende titel te typen kun je met de pijl > onderaan naar het volgende boek 11
Maken en printen van de rugetiketten Voordat u begint met het printen is het handig om eerst de leesboeken en de informatieve boeken te scheiden. Maak daarna stapels van 40 voor de leesboeken en 20 voor de informatieve boeken. Dit komt overeen met het aantal etiketten per vel. Stap 1 Kies voor exemplaren etiketten genereer plaatsing Stap 2 Scan de boeken (let er op dat uw cursor in het scanveld staat!) Er wordt nu een bestand/ batch gemaakt van de boeken. Het nummer geeft de datum en nummer aan en is belangrijk voor het printen. Stap 3 Kies voor exemplaren etiketten afdrukken exemplaar/ klant etiketten 12
Stap 4 Kies de batch (dit geeft de datum aan wanneer het bestand gemaakt is), en de juiste etiketten. Voor etiketten op genre (de leesboeken) kiest u rugetiket klein 4x10 en voor PIM etiketten (informatieve boeken) kiest u rugetiket groot kleur 2x10. Gebruik de juiste etiketvellen voor een goed resultaat. Het kan voorkomen dat er 40 boeken gescand zijn en dat er maar 38 worden afgedrukt. Dit heeft er dan mee te maken dat een boek toch gezien wordt als een informatief boek. Het systeem maakt hier een aparte batch van en kan apart worden afgedrukt. Handiger is het om deze weer bij een stapel informatieve boeken te leggen zodat je weer een nieuwe batch van 20 hebt. Tegenwoordig kan het ook voorkomen dat een prentenboek toch een groot gekleurd etiket krijgt. Het gaat dan bijvoorbeeld over emoties. Dit is te zien op het moment dat je de batch maakt voor het rugetiket. Er staat dan namelijk onderaan Pl. Opmerking: <thema> Bij een normaal verhalend boek is dit veld leeg en krijgt het boek een klein zwart etiket. 13
Uitleenoverzicht Boeken die op dit moment geleend zijn. Aan het eind van het jaar wil je graag kunnen zien welke boeken er nog in de vakken van de leerlingen zitten. Dit kan door middel van de functie uitleenoverzicht. Nadat je hebt geklikt op uitleenoverzicht kun je per groep een selectie maken. (of alle groepen ineens door bij de groepen te kiezen voor CTRL-A) Vervolgens wordt er een rapport gemaakt van de geselecteerde groepen. Net als het uitleenoverzicht is het ook mogelijk om een telaatlijst uit te draaien. 14
Scanlijsten Alle leerlingen die gebruik maken van schoolwise staan vermeld op de uitgedeelde scanlijsten. Als er veranderingen zijn (nieuwe leerlingen, nieuwe groep, leerlingen van school etc.) dan kun je zelf deze lijsten opnieuw uitprinten zodat je weer een actuele lijst hebt. Je kunt de scanlijsten per groep uitprinten op stickervel of gewoon papier. Onder de optie scanlijst per groep is er de mogelijkheid om etiketten uit te printen. Boven de barcode komt dan de naam van de leerling en onder de barcode het pasnummer. In het uitrolmenu staat ook een optie om een welkomstbrief uit te printen. Een voorbeeld van deze brief is op pagina 19 afgedrukt. In deze brief staat de gebruikersnaam van de leerling. Deze is nodig om in te kunnen loggen in de portal. Als de leerling zelf al een wachtwoord had gemaakt is deze nog steeds van toepassing. Als de leerling nog geen wachtwoord heeft gemaakt, kan hij als wachtwoord zijn geboortedatum invullen dd/mm. Te allen tijde kan er ook worden ingelogd met het pasnummer. (Dit geldt voor de scholen die na 01-01-2015 zijn begonnen met schoolwise). Mocht het inloggen niet lukken, dan kan er altijd via de portal een nieuw wachtwoord worden aangevraagd. Voor gebruik op school kan de leerkracht het wachtwoord wijzigen via het docentmenu in de portal. De bovenste optie van het uitrolmenu zorgt voor een leerlingenoverzicht. Hier staan ook de gebruikersnamen van de leerlingen en leerkrachten in. 15
Kastinventarisatie Om te zien welke boeken u op dit moment in uw bibliotheek heeft (uitgeleende boeken worden niet meegenomen!) is het mogelijk een kastinventarisatie uit te draaien. Voor het kiezen van deze optie moet u ingelogd zijn met de code die ook voor het koppelen wordt gebruikt. Als u in het volgende scherm niets selecteert bij kast en een datum invult krijgt u een overzicht van de boeken die na deze datum in uw bibliotheek staan. Eventueel kunt u ook bepaalde boeken selecteren(b.v. alleen de C-boeken) Met de volgende knop kun je het rapport opslaan als een exel bestand en kun je verdere selecties maken. Op verzoek kan er aan het einde van het jaar een lijst opgevraagd worden van al uw eigen boeken. 16
Saneerlijsten In plaats van te controleren of alle boeken in de kast staan is het handiger om na een langere periode (b.v. een schooljaar) te kijken welke boeken er in die periode niet zijn geleend. Op deze manier kun je ook de boeken eruit halen die eventueel gesaneerd kunnen worden of vermist zijn. Deze saneerlijst kun je vinden onder het kopje exemplaren. Ook hier is de code voor het koppelen nodig. Bij niet vaker uitgeleend kun je zelf aangeven hoe vaak een boek in de afgelopen periode geleend mag/ moet zijn. Na het maken van het rapport komt er een lijst met boeken met drie getallen. Bijvoorbeeld 14+3+0 betekent dat het boek in het afgelopen jaar 0 keer is geleend. In het vorige jaar is het boek 3 keer geleend en de periode daarvoor is het boek 14 keer geleend. Als je bij de ontvangstdatum niets invult, worden ook de boeken getoond die je tussentijds hebt gekoppeld. Het is wel verstandig om de optie sortering op kastcode te zetten i.p.v. looproute. 17
Afschrijven Aan de hand van saneren moeten er naar verloop van tijd ook boeken verwijderd worden uit schoolwise. Het kan ook zijn dat boeken aan vervanging toe zijn omdat zij teveel beschadigd zijn en helemaal stuk gelezen. De optie voor het afschrijven vindt u ook onder het kopje van exemplaren. Om boeken af te schrijven dient u ingelogd zijn met de code voor het koppelen. Nadat u de barcode van het boek gescand heeft kun je het afschrijven bevestigen door op de rode knop afschrijven te drukken. Mocht je het boek ten onrechte hebben afgeschreven dan kun je na het scannen van de barcode het nog corrigeren door op de groene knop binnen zetten te drukken. Het boek in dit voorbeeld is in totaal 12 keer geleend. In 2016 is het 7 keer geleend, in 2015 is het 3 keer geleend en de periode daarvoor is het boek 2 keer geleend. 18
Welkomstbrief Bij het hoofdstuk scanlijsten staat een korte uitleg over de welkomstbrief. Deze brief kan eventueel op eigen briefpapier worden geprint. 19